Necesitatea unui sistem de management eficace al portofoliului de proiecte

Necesitatea unui sistem de management eficace al portofoliului de proiecte

Punerea in aplicare a proiectelor fara un sistem de prioritati eficace, corelat cu strategia creaza multiple probleme. Din practica managemntului protofoliului de proiecte se desprind trei tipuri de probleme care au o anumita frecventa. Sistemul de portofoliu de proiecte poate reduce sau elimina efectele negative ale acestor probleme.

1. Distanta dintre realitate si obiective. In organizatiile a caror ciclu de viata al produselor este scurt, in general toti actorii de la toate nivelele organizatiei participa de maniera regulata la punerea in aplicare si ala planificarea strategica. Insa in peste 80% din organizatii numai conducerea stabileste strategia, lasand aplicarea in seamna unor gestionari functionali. In aceste cazuri de cele mai multe ori gestionarii determina alte strategii si obiective in detaliu. Fiecare grup functional al organizatiei de difereite nivele ierarhice ale organizatiei lucreaza de maniera independenta la punerea la punct a obiectivelor si strategiilor, ceea ce naste numeroase probleme, dintre care mentionam:

a) responsabilii functionali sunt adesea in conflict si devin neincrezatori;

b) exista adesea reuniuni pentru a stabili sau modifica prioritatile;

c) executantii schimba adesea proiectul, potrivit prioritatilor de moment. Ei nu stiu care sunt proiectele cele mai importante.

d) executantii lucreaza la mai multe proiecte deodata si sunt ineficienti.

e) resursele sunt inadecvate si insuficiente.

Deoarece nu exista legaturi bine definite, mediul organizational este perturbat de la punerea in aplicare a strategiei organizationale si in consecinta punerea in practica a proiectelor se dovedeste ineficace. Distanta dintre realitate si obiective provine din lipsa de intelegere a strategiei organizationale si din absenta consensului intre nivelele intermediare si superioare ale organizatiei. Fiecare nivel lucreza la propriul proiect, considerandu-l cel mai important, ceea ce ducer la consum de resurse intr-un mod ineficient.

Exercitiul 7 (Joc de roluri)

1. Constituiti grupuri de cate 10 persoane si identificati-va cu o organizatie si alegeti-va un manager?

2. Stabiliti strategia si obiectivele organizatiei?

3. Stabiliti un numar de 9 proiecte care sa faca parte din portofoliul de proiecte al strategiei organizatiei.

4. Stabilitia prioritatile portofoliului de proiecte ale strategiei organizatiei?

5. Motivati alegerea?

2. Politicile organizationale sunt stabilite in general in functie de calitatea si cantitatea finantarii si de proiectele prioritare. Acest mecanism este adevarat numai atunci cand criteriile si procesul de selectie a proiectelor sunt rau definite si nu au vreo legatura directa cu misiunea organizatiei. Alteori, selectia proiectelor nu este fondata pe fapte sau pe ratiuni valabile, ci mai debraba pe forta de persasiune si puterea actorilor care promoveaza proiectele. De multe ori proiectele sunt promovate pe criteriul autoritatii "noncomerciale" a unei persoane.

A desemna un promotor de proiect poate sa joace un rol important in selectia si punerea in aplicare a proiectelor pentru produse noi. Promotorii de proiect sunt in general cadre superioare, care sprijina si sustin in plan politic un proiect precis. Rolul lor este determinant in aprobarea si securizarea proiectului pe intreaga durata a etapei de dezvoltare. Managerii de proiect bine informati recunosc importanta de a a avea "prieteni" in culisele puterii care pot sa apere un proiect.

Politicile pot juca un rol nu numai in selectia de proiecte, dar si in aspiratiile legate de proiecte. Indivizii pot sa sporeasca puterea lor in sanul unei organizatiigestionand proiecte extraordinare si imporante. Puterea si statutul sporesc in mod natural la persoanele novatoare, care isi asuma riscuri fata de cei care sunt mai ponderati. La fel se pune problema pentru manageri. Ei pot deveni persoane foarte importante in sanul organizatiei daca conduc proiecte, care contribuie pe larg la misiunea organizatiei sau care regleaza o criza urgenta.

Exercitiul 8.

1.  Pezentati in maximum 10 randuri ce feceti pentru a putea sa va promovati proiectul dumneavostra in cadrul unui portofoliu de proiecte?

3. Multiplicarea activitatilor si conflictelor in materie de resurse. In general organizarea proiecteloornaleaza intr.-un mediu de proiecte multiple. Acest tip de medornarovoca probleme multiple de interornadenta in ceea ce priveste tratamentul proiectelor si partajul resurselornalgerii proiecteleor cauta sa recruteze cele mai bune resurse pentru proiectele lor. Problemele legate de partaj si de calornalasurselor proiectelor provoca multiplicarea lor exponentiala. intr-un mediu cu proiecte multiple, provocarile sunt ornaroase. Avanatajul sau inconvenientele legate de stabilirea calendarului resurselor se doveste mult mai important decat in cazul proiectelor unice.

Impartirea resurselor face apel la un mod de functionare multilaterala. Aceasta inseamna ca o echipa poate incepe o activitate si sa o puna de o parte pentru a amorsa un alt proiect, apoi sa-l reaia pe primul. Resursele umane care lucreaza simultan la mai multe proiecte sunt mai putin eficace. Sistemul de functionare multilaterala are ca efect sporirea intarzaierilor si costurilor. Modificarea prioritatilor agraveaza si mai mult problemele legate functionarea multilaterala. Acest mod de functionare este specific intreprinderilor care au foarte multe proiecte in raport cu resursele.

Aceasta supraincarcare a capacitati de functionare conduce inevitabil la confuzii si la utilizare ineficare a resurselor organizationale limitate. Distanta dintre realitate si obiective, conflictele pentru putere si functionarea multilaterala nu faciliteaza repartitia resurselor intre proiecte. Molarul si increderea angajatilor sunt deci inevitabil ruinate, caci ei vor gasi cu greu o logica in ceea ce fac. Acest sistem de prioritati direct legat de planul strategic, de mediul organizational bazat pe proiecte multiple intampina serioase probleme.

Pentru a evita astfel de probleme este important sa fie utilizat sistemul de selectie a prioritati proiectelor serioase. De aceea este foarte important sa se creeze un ansamblu de citerii de integrare si un sistem care sa poata evalua si selectiona proiectele in acord cu strategia si obiectivele cele mai inalte ale organizatiei. Este nevoie de un sistem de prioritati destinate sa selecteze proiecte unice, care sa fie clasificate in functie de contributia lor la planul strategic al organizatiei. Din ce in ce mai mult, organizatiile care aveau obiceiul de a gestiona proiecte independente isi schimba strategia in directia stabilirii de de portofolii de proiecte adecavate prin care sa atinga obiectivelor strategice.

Avantajele sistemului portofoliului de proiecte rentabile sunt din ce in ce mai recunoscute in organizatiile care aplica managemntul prin proiecte. Aceste avantaje constau in:

a) stabilesc reguli clare de conduita in procesul de selectie a proiectelor;

b) creaza o legatura intre selectia de proiecte si parametrii strategici;

c) stabileste o lista de prioritati de proiecte fondate pe un ansamblu de criterii comune si nu pe determinari politice si emotionale;

d) aloca resursele necesare proiectelor in acord cu orientarile strategice;

e) repartizeaza riscurile dintre proiecte;

f) justifica incetarea proiectelor care nu se armonizeaza cu strategia organizatiei;

g) amelioreaza comunicarea si favorizeaza intelegerea asupra scopurilor proiectelor;

Excercitiul 9.

1. Care sunt avantajele portofoliului de proiecte pe care le-ati selectat la exercitiul 7, prin prisma sistemului portofoliului de proiecte ?