MANAGEMENTUL REDUCERII CHELTUIELILOR CU APROVIZIONAREA SI DESFACEREA

1.Rolul aprovizionarii

"Intr-o formulare sintetica, aprovizionarea resurselor materiale reprezinta activitatea prin care se asigura elementele materiale necesare consumului productiei, in volumul, structura si la termenele care sa sprijine o activitate continua si la capacitate maxima, cu un profit cat mai ridicat, a unitatilor economice"[1].

Aprovizionarea joaca un rol deosebit de important in asigurarea bunei desfasurari a fazei a doua a circuitului economic - productia. De aceea, managementul firmei trebuie sa-si indrepte atentia cu precadere in directia asigurarii tuturor reperelor necesare desfasurarii continue a procesului tehnologic de realizare a produsului finit stabilit initial.

2.Fazele procesului aprovizionarii.

Fazele acestui amplu proces al aprovizionarii se descompun in urmatoarele etape:

studiul (analiza) pietei de furnizare;

alegerea furnizorului;

incheierea contractului:

o  negocierea;

o  incheierea propriu-zisa a contractului.

aprovizionarea efectiva:

o  transportul:

alegerea mijlocului de transport;

incarcarea acestuia;

parcurgerea distantei.

o  receptia;

o  depozitarea.

livrarea elementelor materiale catre locul de productie sau de desfacere.

3.Studiul pietei de furnizare.Cai de reducere a cheltuielilor in aceasta faza.

Studiul (analiza) pietei de furnizare este un element esential in ce priveste identificarea ocaziilor si constrangerilor in fata carora se afla intreprinderea economica.

"Analiza pietei de furnizare reprezinta o etapa importanta in elaborarea strategiei in aprovizionarea materiala"[2] .

In continuare pornind de la necesarul cantitativ si sortimental al resurselor ce trebuie aprovizionate, se desfasoara investigarea pietei de furnizare pentru a constata daca produsele necesare firmei se afla in piata, la ce preturi, care furnizori le comercializeaza si in ce conditii.

Inca din aceasta etapa de investigare a pietei trebuie sa se sigure resurse la preturi convenabile, in limita celor stabilite prin proiect sau de ce nu, sub acestea, cu conditia asigurarii calitatii.

Un cumparator - consumator poate adopta una dintre solutiile:

sa achizitioneze materialul cu pretul cel mai mic dar de o calitatea mai indoilnica;

sa achizitioneze un material de calitate cu pretul cel mai ridicat;

sa combine solutiile de mai sus si sa-si stabileasca alegerea intr-un camp situat intre cele doua extreme.

Desigur ca optiunea cumparatorului - consumator va fi cea stabilita de proiect cat si de necesitatea asigurarii unui pret concurential. De aceste constrangeri nu se poate face abstractie mai ales de catre un management performant, care urmareste ca din afacerea de care se ocupa sa realizeze maxim de profit cu minim de efort.

In aceasta etapa, caile si modalitatile de reducere a costurilor pot fi urmatoarele:

identificarea in piata a acelor resurse de care firma are nevoie, conform proiectului afacerii;

alegerea acelor resurse care sa corespunda standardelor si preturilor proiectate;

utilizarea unor substituenti, care din punct de vedere calitativ sa nu se deosebeasca de materialul clasic prevazut in proiect dar care, din punct de vedere al pretului de achizitie sa prezinte avantaje pentru firma;

folosirea tehnicii de calcul pentru analiza si prospectarea pietei, in scopul reducerii timpului de studiu si a elaborarii unor decizii operative in ceea ce priveste alegerea resurselor, avand in vedere rapiditatea cu care se desfasoara evenimentele in piata.

4.Alegerea furnizorului si incheierea contractului.Cai de reducere a cheltuielilor in aceasta faza.

In a doua etapa a aprovizionarii, pentru alegerea furnizorului si incheierea contractului se procedeaza la o selectie a firmelor potentiale, care sa asigure necesarul de resurse, in cantitatea, sortimentele, calitatea si la termenele prevazute de procesul tehnologic.

Dintre acestea, in urma unor analize determinate stiintific, care au la baza criterii de pret, calitate, pozitia in piata, experienta, capacitatea tehnica etc. se va opta pentru un singur furnizor si eventual inca o rezerva, cu caracteristici foarte apropiate de furnizorul principal ales.In finalul selectiei, analiza efectuata de managementul entitatii, va alege furnizorul, avand in vedere doua elemente determinante asupra carora trebuie sa-si indrepte atentia in conditiile in care cantitatea, termenele de livrare si modalitatea de transport sunt identice: pretul si calitatea. Va alege desigur, pentru aceeasi calitate, produsul care are pretul cel mai mic sau pentru acelasi pret, va alege produsul in functie de calitate.

" . Centrul de gestiune-profit ca sistem modern de management in domeniu, impune reconsiderarea relatiilor cu furnizorii, astfel incat acestia se transforma din producatori-vanzatori in parteneri de afaceri stabili cu toate avantajele si riscurile decurgand din aceasta noua pozitie"[3]. Totodata autorii citati considera ca aceasta calitate de "partener agreat" se acorda furnizorului in urma analizelor rezultate dintr-un ansamblu de probleme care vizeaza:

evaluarea aptitudinii de calitate a furnizorului;

organizarea, strategia si politica de calitate a conducerii firmei-furnizor;

conceptia produsului sau produselor, fiabilitatea acestora;

conceptia tehnica, tehnico-economica si organizatorica a proceselor de fabricatie sau industrializare a produselor;

starea executiei utilitatii, precum si a conditiilor de utilizare a mijloacelor diversificate - control, masurare, incercari;

expertizarea calitatii produselor pe fluxul de fabricatie precum si controlul calitatii proceselor, in sine;

calitatea produselor dupa livrare, a conditiilor de miscare, pana la cumparator-utilizator;

calitatea mediului, precum si a conditiilor la locurile de munca;

calitatea personalului, pe structuri profesionale, categorii de pregatire, varsta etc.

Si in final toate acestea se exprima in concluziile auditului, printr-o cotare si o masurare prin calcul a nivelului de aptitudini al furnizorului analizat.

In aceasta etapa, a procesului de aprovizionare, caile de reducere a costurilor sunt in special legate de obtinerea unor facilitati cum ar fi:

asigurarea transportului de catre furnizor in cadrul aceluiasi pret;

asigurarea unui discount pentru cantitati importante ale produselor care se achizitioneaza;

facilitati in decontarea facturilor;

service-ul ulterior asigurat de furnizor.

De modul cum managementul va negocia aceste facilitati, costurile vor fi mai mici sau mai mari.

Incheierea contractului presupune mai intai o negociere a clauzelor acestuia. "Negocierea conditiilor viitoare de vanzare-cumparare, etapa complexa care implica o strategie bine definita si elaborata de catre fiecare factor, de pe pozitia de furnizor sau cumparator, de rezultatele negocierii va depinde intr-o foarte mare masura eficienta integrarii activitatii ulterioare a producatorilor si cumparatorilor de materiale si produse, de echipamente tehnice"[4] -

Principalele caracteristici ale negocierii, sunt urmatoarele:

"procesul de negociere este un fenomen social ce presupune existenta unei comunicari intre oameni, in general, intre cele doua parti, in particular;

negocierea este un proces organizat, in care se doreste, pe cat posibil, evitarea confruntarilor si care presupune o permanenta competitie;

negocierea este un proces cu o finalitate precisa, ce presupune armonizarea intereselor. Ea are drept obiectiv realizarea unui acord de vointa, a unui consens si nu neaparat a unei victorii, ambii parteneri trebuie sa incheie procesul de negociere cu sentimental ca au realizat maximum posibil din ceea ce si-au propus. Altfel spus, negocierea se considera incununata de succes atunci cand toate partile sunt castigatoare sau considera ca au invins."[5]

Incheierea negocierii se finalizeaza odata cu semnarea si parafarea contractului.

Caile de reducere a costurilor in aceasta etapa deja le-am enuntat, la acestea adaugandu-se desigur, reducerile de pret de achizitie obtinute de negociator.

5.Cheltuielile cu transportul, receptia si stocarea resurselor.Cai de reducere a cheltuielilor in aceasta etapa.

Cheltuielile cu transportul, receptia si stocarea produselor ocupa un loc important in cadrul cheltuielilor cu aprovizionarea tehnico-materiala a firmei. In dimensionarea cheltuielilor de transport se reflecta sistemul de aprovizionare adoptat de firma, tipurile de mijloace de transport folosite si gradul de utilizare al acestora, rationalitatea rutelor, consumul de carburanti si lubrifianti, taxele de consum etc.

Caile de reducere a costurilor de transport al produselor difera in functie de:

a) - existenta unui parc propriu de mijloace de transport;

b) - folosirea unor mijloace de transport inchiriate;

c) - efectuarea transportului cu mijloacele furnizorului.

Cazurile "b" si "c" se incadreaza in categoria cheltuielilor care se realizeaza pe baza unor contracte ferme, incheiate intre cei doi parteneri iar reducerea acestora depinde in cea mai mare masura de abilitatea negociatorilor.

In ceea ce priveste punctul "a", care se refera la existenta unui parc propriu de mijloace de transport, reducerea cheltuielilor se realizeaza prin urmatoarele cai:

folosirea integrala a mijloacelor de transport (transport plin-plin);

reducerea distantelor de transport printr-o aprovizionare, pe cat posibil, de la furnizorii apropiati (folosirea celor mai scurte rute);

reducerea cheltuielilor de incarcare-descarcare;

diminuarea (eliminarea) transbordarilor de marfuri;

utilizarea unor autovehicule prevazute cu mijloace de manipulare mecanizata a marfurilor;

folosirea mijloacelor de transport cu cele mai mici consumuri de carburanti si lubrifianti;

utilizarea celor mai adecvate mijloace si cai de transport, functie de lotul de marfa ce trebuie transportat.

Odata ajunse la destinatie produsele sunt supuse operatiunii de receptie cantitativa si calitativa. Se impune reducerea timpului alocat acestei operatiuni, din mai multe motive:

eliberarea rapida a mijlocului de transport pentru a-si putea relua ciclul;

verificarea cantitativa si calitativa a marfurilor supuse receptiei asigura un circuit normal in cadrul proceselor economice ale firmei;

se realizeaza o aprovizionare ritmica a productiei conform graficelor intocmite anterior sau a locului de desfacere a marfurilor;

se asigura calitatea produsului finit;

se evita reclamatiile ulterioare ale consumatorilor si remedierile de produse;

se evita rebuturile.

Pentru asigurarea continuitatii procesului de productie sau de desfacere firma trebuie sa asigure un stoc de produse. "Gestiunea economica a stocurilor asigura aprovizionarea continua a procesului de productie cu resursele materiale necesare, existenta acestora in depozitele intreprinderii, acumularea lor prealabila, astfel incat, la primirea comenzii, sa se poata alimenta imediat sectiile de fabricatie, locurile de munca cu materiale, in cantitatile si sortimentatia ceruta".[6]

Principalele cai de reducere a cheltuielilor cu privire la stocare consideram a fi urmatoarele:

dimensionarea corecta a stocurilor pe baza unor criterii stiintifice, care sa asigure minimizarea cheltuielilor pentru constituirea, mentinerea si conservarea lor;

pe baza unor programe stabilite stiintific este necesar sa se reduca timpul de stocaj, printr-o circulatie cat mai rapida a produselor. Un rulaj rapid al marfurilor asigura reducerea substantiala a cheltuielilor si aduce venituri importante pentru firma;

folosirea unor sisteme moderne de depozitare si transport a produselor stocate.

Asa cum precizeaza autorul mentionat anterior in aceeasi lucrare: "Pe baza unei analize recente a datelor inregistrate in unele tari dezvoltate, costul anual al mentinerii unui stoc reprezinta intre 18-20% din valoarea materiilor prime si materialelor stocate",[7] reducerea cheltuielilor cu stocarea produselor este o problema care trebuie sa ocupe un loc important in strategia manageriala a firmei, ce nu trebuie abandonata in nici-un moment.

De aceea, managementul firmei trebuie sa analizeze operativ situatia stocurilor si sa stabileasca masuri rapide in conditiile in care acestea depasesc necesarul firmei sau daca nu sunt asigurate la nivelul necesarului impus de procesul de fabricatie, stiut fiind faptul ca ambele situatii conduc la perturbatii in desfasurarea normala a activitatii economico-financiare a firmei.

6.Alimentarea cu resurse materiale a locurilor de munca.Cai de reducere a cheltuielilor in aceasta etapa.

Elementele materiale care au fost aprovizionate si stocate sunt destinate fie alimentarii sectiilor si locurilor de munca in vederea realizarii unor produse noi, fie desfacerii directe catre consumatori.

Pentru asigurarea unor cheltuieli cat mai reduse cu livrarea catre productie sau desfacere, ca principale cai pot fi:

respectarea graficelor elaborate in acest sens;

construirea depozitelor si magaziilor cat mai aproape de locul de productie sau desfacere;

folosirea mijloacelor moderne mecanizate si automatizate de depozitare si transport;

reducerea numarului operatiunilor de manipulare prin asigurarea unor rute corespunzatoare si evitarea supraaprovizionarii locurilor de productie sau a golurilor in aprovizionarea acestora;

folosirea depozitelor si ca loc de desfacere a produselor catre consumatori, prin amenajari ieftine si folosirea aceluiasi personal din structura organizatorica a depozitului.

In lucrarea "Managementul aprovizionarii si desfacerii" autorii dau urmatoarea definitie: "Vanzarea produselor reprezinta actul prin care se asigura valorificarea rezultatelor productiei". In continuare autorii sublimeaza ca " este un moment al activitatii de desfacere care finalizeaza toate actiunile pe care le face intreprinderea de productie, agentul de vanzare pentru ca produsul sa fie solicitat si acceptat de clienti. Prin acest act se realizeaza, de fapt, scopul celui care produce si/sau vinde, respectiv acela de a-si recupera cheltuielile facute cu fabricatia si pregatirea produsului pentru vanzare si obtinerea, in acelasi timp, a unui profit"[8].

7.Cai de reducere a cheltuielilor in faza de desfacere (distributie) a produselor (marfurilor).

Pe langa modalitatile de reducere a cheltuielilor prezentate in faza de aprovizionare, in faza de desfacere a produselor (marfurilor) pot exista urmatoarele cai:

• incheierea unor contracte ferme pentru desfacerea produselor si evitarea realizarii unor produse pe stoc in speranta vanzarii ulterioare a acestora. In acest caz s-ar imobiliza mijloace circulante iar efortul firmei ar creste nejustificat, fapt ce ar conduce la blocaje financiare, cu toate neajunsurile ce rezulta dintr-o asemenea situatie;
• alegerea celei mai adecvate modalitati de desfacere a produselor, care sa asigure cel mai mic efort financiar (numar mic de salariati, evitarea unor manipulari repetate etc.). Din acest punct de vedere exista diverse variante:

o  desfacere en-gros prin depozite specializate;

o  desfacere en-detail prin magazine mai mici sau mai mari;

o  desfacere en-gros si en-detail prin mari magazine gen Metro, Selgros, Billa, Real, Carrefour etc..

o  folosirea formelor moderne de desfacere, care sa contribuie la cresterea volumului vanzarilor de marfuri:

acordarea de bonusuri;

folosirea sistemului credit furnizor;

escompt;

transportul la domiciliu;

asistenta tehnica gratuita;

autoservirea (ca sistem de comercializare cu pret redus);

vanzari prin:

personal specializat (la domiciliul clientului);

posta;

telefon;

automate;

chioscuri amplasate in marile magazine etc..

• recrutarea personalului sa se faca in functie de anumite calitati caracteristice activitatii ce urmeaza sa o desfasoare:
• solicitudine;
• comunicare;
• cunoasterea unor limbi de circulatie internationala;
• tinuta;
• cunoasterea caracteristicilor produselor;
• corectitudine etc..

BIBLIOGRAFIE

1. BABAU, I. - Modalitati de reducere a cheltuielilor cu aprovizionarea si desfacerea, articol, Tribuna Economica, nr. 3/2005, Bucuresti;
2. BABAU, I. - Modalitati de analiza si organizare a firmei in vederea extinderii vanzarii produselor si serviciilor, articol;
3. BALAURE V. (coordonator) - Marketing, Editura Uranus, Bucuresti, 2000;
4. BARBULESCU C. - Pentru cresterea competitivitatii intreprinderilor romanesti pe piata Uniunii Europene, Editura Economica, Bucuresti, 2004;
5. BASANU GHE., PRICOP M. - Managementul aprovizionarii si desfacerii, Editura Economica 2004;
6. CARSTEA Gh. (coordonator) - Analiza strategica a mediului concurential, Editura Economica, Bucuresti, 2002;
7. DINU E. - Strategia firmei, Editura Economica, Bucuresti, 2000;
8. DOBRESCU E., IVAN M. - Afaceri financiare, Editura Nemira, Bucuresti, 2003;
9. DOBROTA N. (coordonator) - Dictionar de economie, Editura Economica, Bucuresti, 1999;
10. FALKNER D., BOWMAN C. - Elemente de strategie concurentiala, Editura Teora, Bucuresti, 2000;
11. FUNDATURA D. - Managementul resurselor materiale, Editura Economica, Bucuresti, 1999;
12. HEEPER A., SCHMIDT M. - Tehnici de negociere, Editura BICALL Bucuresti, 2007;
13. KOTLER P. - Managementul marketingului, Editia a II-a, Editura Teora, Bucuresti, 2000;
14. KOTLER P. - Cum sa cream, cum sa castigam si cum sa dominam pietele, Editura Curier marketing, Bucuresti, 2003;
15. PISTOL GH., PISTOL L., - Negocieri comerciale, uzante si protocol, Editura Economica, Bucuresti, 2000;
16. PORTER E.M. - Strategie concurentiala, Editura Teora, Bucuresti, 2001;
17. PRICOP M., DRAGHICI C. - Sisteme moderne in managementul aprovizionarii, Tribuna Economica, Bucuresti, 1999;
18. SIMIONESCU A., SCHVAB M., BUD N. - Managementul aprovizionarii, Editura Economica, Bucuresti, 2004.