Initierea proiectului

Initierea proiectului

1. Identificarea si formularea proiectului

Demararea oricarui proiect este legata intotdeauna de necesitatea solutionarii unei probleme cu care se confrunta un grup, o comunitate, o organizatie. Primul pas, deci, va consta in identificarea problemei care trebuie rezolvate.

Formularea unui proiect presupune realizarea unui ansamblu de activitati prin care se descriu contextul proiectului, obiectivele generale, rezultatele vizate de acesta.

Pentru aceasta este necesara definirea unui set de indicatori, care vor sta la baza monitorizarii proiectului pe toata durata acestuia. In selectarea acestora, pentru fiecare aspect cuantificat si descris cu ajutorul lor, se va urmari ca acestia sa fie SMART:

specifici (masoara doar ceea ce este important pentru aspectul descris);

masurabili;

accesibili la un cost acceptabil;

relevanti pentru obiectivul respective;

temporali - definiti in timp.

Initierea oricarui proiect trebuie sa porneasca de la raspunsurile la cateva intrebari esentiale:

Este identificata o necesitate cu care toata lumea este de acord?  Daca nu, puteti contribui la formularea acelei nevoi? Puteti realiza satisfacerea acelei cerinte bazandu-va pe expertiza dvs. actuala? Daca nu, cat de mari sunt riscurile si eforturile in obtinerea abilitatilor necesare, fara a depasi termenele si bugetul alocat?

Clientul proiectului dispune de bugetul necesar pentru a plati munca echipei de proiect? Daca nu, cand va dispune de fondurile necesare? Daca acest lucru nu se va realiza in viitorul apropiat, este indicat sa nu se piarda prea mult timp si efort pentru o oferta prea detaliata, fara a se pierde insa din vedere, putand fi o buna oportunitate de proiect viitor;

Persoana de contact are autoritatea sa aprobe proiectul? Daca nu, i s-a delegat acesteia autoritatea? Daca persoana de contact nu are rol de decizie sau nu dispune de putere formala sau informala pentru finanta proiectul ori nu are acces direct la persoana care ia deciziile oportunitatea de proiect nu merita un mare efort;

Cat de indepartat este momentul fazei initiale a ciclului de viata al proiectului? Daca banii deja sunt alocati proiectului este momentul pentru initierea proiectului? Daca inceperea derularii proiectului este mai indepartata  in timp, se vor consuma acum mai putin timp si resurse.

1.1. Stabilirea scopului proiectului

In realizarea unui proiect un pas important il reprezinta delimitarea scopului proiectului. In stransa corelatie cu acesta vor fi definite obiectivele strategice ale acestuia.

Pentru aceasta este necesara o analiza a unor informatii precum:

factori externi: amplasarea si conditiile locale, aspecte privind sanatatea si siguranta, impactul asupra mediului inconjurator;

resurse;

durata;

context legal, economic, tehnic, social;

activitati interferente;

utilizatori / beneficiari.

Este necesara, de asemenea, identificarea potentialilor clienti / beneficiari (externi / interni), grupurile tinta interesate de rezultatele proiectului.

Clientul, impreuna cu managerul de proiect vor stabili obiectivele proiectului. Pentru a intelege si a se documenta relativ la cerintele si obiectivele proiectului, managerul de proiect va intervieva clientul pentru a determina ce se include in sfera proiectului, ce activitati sunt necesare a fi realizate si alte consideratii aditionale. Pentru a cunoaste ce isi doreste clientul, managerul de proiect ii va adresa un set de intrebari pentru a clarifica fiecare din urmatoarele aspecte:

a) obiectivele clientului

Ce isi doreste de fapt?

Este un moment specificat la care doreste realizarea proiectului?

Care sunt specificatiile care nu trebuie avute in vedere in proiect?

Cum va fi cuantificat produsul final?

Cum vede el functionarea produsului final?

Care vor fi utilizarile produsului final?

b) identificarea contextului proiectului

De ce isi doreste realizarea proiectului?

De ce acum?

Ce a mai incercat inainte si cum a reusit?

Care sunt riscurile?

Ce prevede legat de impactul pe care acest produs il va avea asupra organizatiei si a pietei?

Exista si alte implicatii viitoare care trebuie considerate pe langa beneficiile pe termen scurt?

Cat va costa?

Care sunt beneficiile tangibile si intangibile care trebuie obtinute?

In continuare, vor fi stabilite mijloacele de realizare a proiectului. Se va realiza o prima estimare si planificare a utilizarii resurselor (resurse umane, echipamente materiale, date, surse de finantare).

In vederea implementarii se vor avea in vedere drept criterii de selectie a modalitatilor de implementare:

raportul resurse necesare / beneficii;

gradul de risc / incertitudine.

Fiecare proiect se caracterizeaza printr-un set de cerinte specifice legate de:

contractul de finantare;

aprobari (legale, de reglementare, financiare);

aprovizionare;

comunicarea cu echipa proiectului;

planificarea / esalonarea in timp.

Orice proiect este supus si unui numar de constrangeri, limitari situate in afara controlului echipei de proiect si care trebuie gestionate. Acestea nu sunt neaparat probleme sau riscuri. Cu toate acestea, managerul de proiect trebuie sa fie cunoasca aceste constrangeri, deoarece acestea se refera la conditii in care trebuie sa se incadreze executia proiectului. Constrangerile de timp, de exemplu, implica faptul ca anumite evenimente trebuie sa aiba loc la anumite date sau trebuie sa se incadreze in anumite termene. Resursele sunt, de cele mai multe ori, limitate, generand astfel constrangeri in realizarea proiectului.

Trebuie sa se aiba in vedere si faptul ca, asa cum se preciza in prefata acestei curs, multe proiecte esueaza. Este necesara, deci, cunoasterea cauzelor care pot duce la esecul proiectului.

Se va proceda, deci, la identificarea factorilor perturbatori care pot afecta:

- inceperea proiectului;

- conducerea proiectului;

- rezultatele proiectului.

Se evidentiaza, de asemenea, potentialele modificari:

-ale obiectivelor proiectului;

-ale contextului proiectului (reglementari fizice, activitati perturbatoare)

-ale resurselor proiectului

si modul de gestionare a problemelor generate de acestea.

Sunt stabilite si sunt aprobate de clienti/beneficiari si finantatori criteriile/procedura aplicabila pentru orice fel de modificare.

1. Analiza persoanelor potential interesate/afectate/implicate in derularea proiectului

Putem vorbi de un context social in care orice proiect isi desfasoara activitatea. O analiza a impactului proiectului asupra persoanelor potential interesate (persoane implicate, persoane afectate pozitiv sau negativ) ne ajuta sa definim relatia pe care consideram ca o putem avea in viitor fata de ele.

O prima categorie de persoane interesate direct in realizarea proiectului sunt clientii, respectiv persoanele sau grupul care sunt beneficiarii directi ai proiectului sau ai serviciului. Acestea sunt persoanele pentru care proiectul este initiat

Exista o multime de potentiale grupuri sau persoane (fizice sau juridice) - nu doar clienti sau actionari - care ne pot afecta activitatea si respectiv modifica viitorul proiectului. Toti acestia au asteptari personale in raport cu compania noastra ceea ce ne obliga sa luam in calcul cum ne-am putea imbunatati serviciile si produsele pentru a fi pe placul tuturor. Veti spune ca este imposibil sa-i multumim pe toti, dar daca nu incercam, numarul multumitilor va fi extrem de mic!

Beneficiarii indirecti sunt, in general, participanti la proiect - stakeholders, respectiv anumite persoane sau grupuri care detin un interes in rezultatul proiectului. In mod normal, participantii la proiect apartin companiei si pot include clienti interni, reprezentanti ai managementului, salariati, adminstratori, etc. Un proiect poate avea de asemeni si participanti externi la proiect, incluzind furnizori, investitori, grupuri comunitare si organizatii guvernamentale.

Pe parcursul realizarii proiectului este necessari sa se deruleze si un proces de consultare a celor interesati in rezultatele proiectului. Pentru aceasta sunt necesare parcugerea urmatorilor pasi:

Identificarea tuturor stakeholderilor;

Identificarea celor mai importanti stakeholderi;

Prezentarea proiectului si a obiectivului general in functie de interesele fiecaruia;

Obtinerea sprijinului stakeholderilor;

Informarea lor continua pana la sfarsitul proiectului

In procesul de analiza a persoanelor potential interesate deosebim  urmatoarele etape:

1. Definirea persoanelor potential interesate relevante pentru proiect

In acesta prima etapa este esential sa determinati cine sunt cei care pot influenta succesul proiectului dvs. O prima clasificare face distinctie intre persoanele potential interesate din interiorul si din exteriorul proiectului.

O lista a persoanelor potential interesate reuneste:

Finantatorul proiectului

Stackeholderii: persoane sau grupuri care au cateva sau toate caracteristicile urmatoare: participa la proiect, sunt afectati de rezultatul financiar al proiectului, in sensul ca pot sa castige sau sa piarda, au investit bani, timp, resurse, sunt responsabili, intr-un fel sau altul de un aspect al proiectului;

Clientii, interni si externi

Furnizorii de materiale si servicii;

Managementul;

Contractantii;

Organele guvernamentale;

Echipa de proiect;

Managerul de proiect.

a. Persoane potential interesate din echipa de proiect

In cadrul echipei se afla persoane sau grupuri de persoane cu diferite interese care se regasesc practic in gradul de implicare al acestora in activitati. Iata cateva exemple: personal executiv; reprezentantii de vanzari; presedintele grupului de companii; departamente; managerul general; angajatii de la Head Office; managerii de departamente.

b. Persoane potential interesate din mediul extern

In contextul social in care compania dvs. isi desfasoara activitatea, implicit un anumit numar de persoane ori grupuri de persoane vor manifesta interes, ce trebuie luat in calcul. Acestia pot fi: beneficiari; clienti; colaboratori; alte companii; autoritati locale/ centrale; autoritati de control; persoane publice.

Analiza importantei persoanelor potential interesate in raport cu compania.

O data indentificati potentialii interesati, urmatoarea etapa este sa estimati importanta acestora pentru companie si cum va pot afecta in bine sau rau activitatea.

3. Estimarea performantei companiei in raport cu persoanele potential interesate identificate.

Se dovedeste deopotriva important sa estimam si modul in care compania dvs. reuseste sa satisfaca asteptarile fiecarui grup identificat pentru a realiza in final o strategie de imbunatatire a relatiilor cu persoanele potential interesate. Definirea strategiei de imbunatatire a relatiilor cu persoanele potential interesate relevante pentru companie. Aceasta este de fapt finalitatea analizei, imbunatatirea modului de lucru si satisfacerea asteptarilor celor interesati in activitatea companiei. Pentru fiecare grup de persoane in parte este important sa se defineasca ce este de facut pe viitor ca acesta sa-si sporeasca increderea in companie si sa o sustina.

1.1. Clientii proiectului

In ceea ce priveste raspunsul la intrebarea "Cine sunt clientii proiectului?" se pot formula urmatoarele scenarii:

clientul este un intreg departament al unei organizatii;

exista clienti multiplii;

nimeni un vrea sa isi asume atributul de client al proiectului.

Cine se pot constitui in surse de clienti pentru proiecte ? Se pot identifica mai multe astfel de surse si anume :

persoana din al carei buget proiectul este finantat ;

persoana care doreste realizarea lui atat de mult incat isi depune intreaga energie pentru a obtine succesul proiectului ;

persoana reprezentand aria care are cel mai mare interes legitim in rezultatul proiectului;

persoana care are forta politica de a face ca toate ariile companiei sa se implice an realizarea proiectului;

decidentul de nivel inalt care are forta de a face ca lucrurile sa mearga.

1. Rolul managerului de proiect

Rolul managerului de proiect este nu de a realiza sarcini, nici de a avea responsabilitate tehnica, ci rolul lui este unul de conducere. Rolul include:

Definirea domeniului si obiectivelor proiectelor;

Pregatirea planului;

Organizarea personalului;

Crearea si mentinerea activitatii de comunicatii necesare;

Stabilirea mecanismelor de control necesare;

Coordonarea tuturor activitatilor;

Monitorizarea orarelor, costurilor si calitatii;

Evitarea surprizelor de cost si de orar;

Motivarea tuturor partilor implicate in proiect.[1]

1.3. Rolul echipei de proiect

Membrii echipei de proiect sunt responsabili pentru:

T    Intelegerea muncii care trebuie facuta;

T    Planificarea detaliata a lucrarilor, daca este necesar;

T    Realizarea lucrarilor repartizate in limitele asteptarilor de buget, durata si calitate;

T    Informarea managerului de proiect asupra situatiilor dificile, schimbarilor continutului, riscurilor si preocuparilor privind calitatea;

T    Comunicarea starii curente si gestionarea asteptarilor

1.4. Rolul consultantilor

In cazul unor anumite proiecte se poate face apel la consultanti datorita serviciilor calificate pe care acestia le pot oferi in sprijinul succesului proiectului. Motivele care stau la baza recurgerii la utilizarea consultantilor pot fi:

- expertiza acestora in anumite domenii neacoperite de personalul permanent al organizatiei;

- necesitatea largirii echipei de proiect, prin atragerea de resurse umane suplimentare, in special in perioade de varf ale activitatii;

- obiectivitatea si impartialitatea solutiilor pe care acestia le pot oferi;

- oportunitati de instruire profesionala a personalului institutiei in domeniul noilor tehnici si metode;

- performante mai rapide si de calitate mai inalta in domeniul respectiv decat se pot obtine cu personalul existent, care are si alte responsabilitati in afara proiectului;

Consultantii pot fi: consultanti independenti liber profesionisti, consultanti independenti care lucreaza in asociatie cu alti parteneri, intr-o organizare de echipa pentru un proiect sau grupuri de consultanti organizate si inregistrate luridi ca si firme de consultanta

In alegerea consultantilor se vor avea in vedere urmatoarele criterii de selectie:

cunostintele de specialitate de care dispune firma sau organizatia de consultanta;

experienta si competenta firmei de consultanta;

capacitatea de asigurare a raspunderii si a calitatii;

stabilitatea financiara a firmei de consultanta

buna reputatie.

Pe de alta parte, consultantii vor analiza urmatoarele informatii la acceptarea unor noi contracte:

despre proiect: daca este profitabil, siguranta, modalitatea si esalonarea platilor, factorii de risc;

despre client: daca este un client unic, flexibil, sau un conglomerat de entitati individuale cu interese divergente;

despre activitatea pe care urmeaza s-o desfasoare: daca termenii de referinta sunt clari, daca specificatiile sunt bine definite.

1.3. Cauze ale esecului proiectelor

Principalele cauze ale esecului proiectelor pot fi grupate in doua categorii:

Cauze interne

planificarea si organizarea defectuoasa a activitatilor;

neconcordanta intre proiect si obiectivele organizationale;

evaluarea eronata a resurselor necesare/disponibile;

organizare deficitara;

asteptari nerealiste;

lipsa de abilitate in depasirea conflictelor individuale si a celor de personalitate intre participantii la proiect;

Cauze externe

Factorii de mediu externi (economici, sociali, legislativi, politici, etc.). ;

Modificarea conditiilor initiale de desfasurare a proiectelor.

In ceea ce priveste solicitantii de finantare nerambursabila, cele mai frecvente erori intalnite in intocmirea proiectelor sunt:

Neeligibilitatea proiectului sau a activitatilor;

Neconformitate administrativa;

Neeligibilitatea solicitantului, partenerilor sau a grupurilor tinta;

Neincadrarea bugetului in limitele finantarilor nerambursabile si ale procentului de cofinantare a proiectului;

Supraestimarea costurilor eligibile;

Incompatibilitate intre buget si metodologie;

Durata necorespunzatoare a proiectului;

Documentatie incompleta;

Nerespectarea "Ghidului solicitantului"[3].

1.4. Stabilirea cerintelor de management integrat al proiectului

In aceasta etapa sunt stabilite cerintele operationale ale proiectului. Pentru aceasta este necesara investigarea contextului proiectului si identificarea specificatiilor proiectului.

Proiectul va fi descompus proiectul in structuri elementare, luand ca si criterii rezultatele, sarcinile sau functiunile, centrele de cost, etc.

Ideile relevante de proiect sunt dezvoltate in planuri operationale, fiind direct implicate in aceasta faza toate persoanele interesate. Se evalueaza fezabilitatea si sustenabilitatea proiectului si se ia decizia de inaintare (sau nu) a unei cereri formale de finantare.

Proiectul este insotit de un set de documente necesare pe parcursul initierii, implementarii si derularii proiectului:

a) specificatiile proiectului;

b) definirea proiectului;

c) programul proiectului (graficul Gantt este utilizat in mod uzual pentru a reprezenta activitatile si reperele temporale);

d) bugetul de venituri si cheltuieli;

e) schite, planuri;

f) manuale (de utilizare, sistem, de instalare, de intretinere, al clientului);

g) concluzii (la finalizarea proiectului);

h) alte piese scrise.

Alegerea proiectului

In alegerea unui proiect dintr-un numar de proiecte alternative se procedeaza la o evaluare a acestora, proces care se deruleaza in mai multe etape:

identificarea riscurilor;

determinarea potentialelor consecinte pe care le genereaza riscurile;

identificarea mijloacelor prin care se diminueaza sau se elimina riscurile;

evaluarea implicatiilor de ordin financiar ale asumarii riscurilor.

Tehnicile de selectie a proiectelor pot fi de natura:

a) non-numerica - se aplica in cazul in care proiectele nu se detin suficiente informatii, cand obtinerea lor ar fi prea costisitoare, cand este necesara o reactie rapida, evaluarea proiectelor facandu-se pe baze subiective. Aceste tehnici de selectie se aplica in situatii precum: schimbarea conditiilor legale, crizele operationale, obtinerea avantajului competitiv, proiectele care vizeaza acordarea unor facilitati angajatilor, etc..

O tehnica de acest tip este pozitionarea, evaluarea realizandu-se pe baza unor parametrii majori pentru a ordona un grup de proiecte.

b) numerica - in categoria metodelor bazate pe date numerice se incadreaza:

perioada de recuperare a investitiei

unde   T_r - perioada de recuperare a investitiei;

I - valoarea investitiei;

p_an - profitul anual.

indicele de recuperare a investitiei

valoarea prezenta neta

unde    V_p - valoarea prezenta;

V_v - valoarea viitoare;

r_d - rata dobanzii sau costul capitalului;

n - numarul de ani.

rata profitabilitatii;

unde    R_p - rata profitabilitatii;

V_pn - valoarea prezenta neta.

analiza de senzitivitate si simularea

TESTE DE AUTOEVALUARE

1. Managementul se defineste ca fiind:

a. integrarea si coordonarea eficace si eficienta a resurselor in scopul atingerii obiectivelor dorite;

b. actiunea unica, specifica, compusa dintr-o succesiune logica de activitati componente coordonate si controlate, cu caracter inovational de natura diferita, realizat intr-o maniera organizata metodic si progresiv;

c. un plan prin care se intentioneaza realizarea unor actiuni viitoare, sau schema a unui sistem tehnic sau a unei constructii care contine calculele, desenele si explicatiile necesare

Proiectul este:

a. capacitatea utilizarii cu maximum de eficienta a resurselor disponibile la un moment dat, pentru atingerea unor rezultate maxime;

b. conceperea unei strategii competitive si o judicioasa stabilire a obiectivelor; organizarea mijloacelor si elaborarea unor structuri dinamice; un control consecvent si eficient.

c.actiunea unica, specifica, compusa dintr-o succesiune logica de activitati componente coordonate si controlate, cu caracter inovational de natura diferita, realizat intr-o maniera organizata metodic si progresiv;

3. Managementul proiectelor presupune:

a. orientarea prioritara pe termen lung;

b. un proces dinamic, desfasurat in mod stiintific, de transformare a intrarilor constand din resurse materiale, informationale, financiare si umane in rezultatul dorit;

c. dezvoltarea problemelor dupa metoda "incercarilor si erorilor";

Faza din cadrul ciclului de viata a proiectului in care se stabilesc activitatile si se repartizeaza sarcinile membrilor echipei de proiect este:

5. Care este semnificatia acronimului SMART folosit pentru indicatorii utilizati pentru monitorizarea proiectului?

S M A ..

R..   T ..

6. Care sunt persoanele potential interesate din echipa de proiect?

7. Care sunt persoanele potential interesate de proiect din exterior?

8. Cine pot fi clientii proiectului?

9. Care este rolul managerului de proiect?

10. Care sunt responsabilitatile echipei de proiect?

11. Care sunt criteriile de selectie a consultantilor?

1 Enumerati cauzele interne ale esecului proiectelor.

13. Enumerati cauzele externe ale esecului proiectelor.

14. Dati 4 exemple de documente care insotesc proiectul pe parcursul derularii acestuia.

15. In ce situatii se folosesc tehnicile de selectie non-numerica a proiectelor?

16. Simularea si analiza de senzitivitate sunt tehnici de selectie a proiectelor: . . . . . . . . . . . . .

Raspunsuri corecte :

1a, 2c, 3b, 4. maturitatea sau executia (implementarea), 5. specifici, masurabili, accesibili, revizuibili, temporali 16. numerice

BIBLIOGRAFIE

1. Ardusatan Gavril. - Ideile de afaceri si evaluarea lor, Baia Mare, 2004.
2. Beaton R., Maser Chr., -Reuniting Economy and Ecology in Sustainable Development, Lewis Publishers, Boca Raton, New York, London, Washington D.C., 1999;
3. Fundatia CDIMM Maramures, Management de proiect - elemente fundamentale, Baia Mare, 2008
4. Haiduc, C., - Proiect economic privind intreprinderile mici si mijlocii, " Vasile Goldis" University Press Arad, 1999.
5. Haiduc, C., - Economia si managementul firmelor mici si mijlocii, " Vasile Goldis" University Press, Arad, 2000.
6. Haiduc Cristian, Soim Horatiu, Chiuzbaian Amelia, Managementul proiectelor economice "Vasile Goldis" University Press, Arad, 2005.
7. Helfer, J.P., Kalika, M., Orsoni, I - Management. Strategie et Organisation Librairie Vuilbert, Paris , 1996.
8. Kazamer Andrea - Managementul proiectelor, Crest Resource Center, 2004
9. Knudson J., Bitz I. - Project Management, AMACOM Books, ISBN 0814450431, 1991
10. Kotler, Ph., -Managementul marketingului, Ed. Teora, Bucuresti, 1997;
11. Maynard H.B., -Manual de inginerie industriala, Ed. Tehnica, Bucuresti, 1976;
12. Nicolescu, O.; Verboncu, I.- Management, Ed. Economica, Bucuresti, 1995.
13. Paina N. (coord.), -Bazele marketingului, Universitatea Crestina "Dimitrie Cantemir", Cluj-Napoca, 1996;
14. Palmer D. - Financial Management Review, Management Reporting, Project Management - an Overview, no.231, www.FinancialManagementDevelopment.com
15. Paun M. -Analiza sistemelor economice, Editura ALL, Bucuresti,1997;
16. Puente Maria, - Everyone wants a shot at being millionaire ASA TODAY, August 16,2000;
17. Thietart, R.A. -Le management, Presses Universitaires de France, Ed. 4, 1989