Delegarea

DELEGAREA

Definitie. Delegarea consta in atribuirea temporara de catre un manager a uneia dintre sarcinile sale de serviciu unui subordonat, insotita de competenta si responsabilitatea corespunzatoare.

Delegarea este o deplasare temporara de sarcini, competente si responsabilitati de la niveluri ierarhic superioare la niveluri ierarhic inferioare. Aceasta are un caracter temporar  deoarece, in caz contrar este vorba despre descentralizare.

Principalele elemente componente ale procesului de delegare sunt: insarcinarea, atribuirea competentei formale, incredintarea responsabilitatii.

Insarcinarea consta in atribuirea de catre un manager, unui subordonat, a efectuarii sarcinii ce ii revine de drept prin organizarea formala. Aceasta implica delimitarea sa de celelalte sarcini, impreuna cu precizarea perioadei in care trebuie realizata, a rezultatelor scontate si a criteriilor de apreciere a lor.

Prin atribuirea competentei formale se asigura subordonatului libertatea decizionala si de actiune necesara realizarii sarcinii respective. Pentru a deveni efectiva, autoritatea formala trebuie dublata de autoritatea cunostintelor.

Incredintarea responsabilitatii asigura refacerea "triunghiului de aur" al organizarii pentru sarcina in speta. In virtutea responsabilitatii acordate, noul executant este obligat sa realizeze sarcina delegata, in functie de rezultatele obtinute fiind recompensat sau sanctionat. De retinut este faptul ca in cazul delegarii se produce dedublarea responsabilitatii, in sensul ca, desi executantul raspunde integral de realizarea sarcinii si de utilizarea competentei acordate, managerul care a efectuat delegarea isi mentine in fata superiorilor responsabilitatea finala pentru realizarea sarcinii.

Problema-cheie in utilizarea cu succes a metodei delegarii este solutionarea corespunzatoare a dilemei incredere - control. Este vorba despre increderea pe care subordonatul simte ca o are seful in el si la controlul pe care ultimul il efectueaza subalternului. O delegare eficienta presupune o imbinare rationala a increderii cu controlul. Raportul dintre acestea doua variaza in functie de mai multi factori precum natura sarcinii, nivelul de pregatire a subordonatului, gradul de motivare, autoritatea sefului etc.

Pentru o solutionare corespunzatoare a dilemei control-incredere, deci pentru o utilizare eficienta a delegarii, este necesar sa se respecte un set de reguli:

sa nu se delege realizarea unei sarcini de importanta majora, in special cele strategice si cu implicatii umane majore - ale caror consecinte esentiale sunt dificil, sau chiar imposibil de evaluat de catre subordonati;

precizarea clara, in scris, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor delegate;

crearea unei ambiante favorabile delegarii, adica a unui climat de incredere in posibilitatile subordonatilor de a solutiona problema, acceptand si posibilitatea comiterii de greseli;

definirea cat mai riguroasa a rezultatelor ce se asteapta, prin precizarea de la inceput de criterii clare de evaluare si intr-o proportie cat mai mare cuantificabile;

verificarea, de regula, nu a modului cum sunt realizate sarcinile delegate ci a rezultatelor obtinute, respectand competentele si responsabilitatile acordate respectivului subordonat. 

Utilizarea eficace a delegarii presupune din partea managerilor o abordare sistemica, delegand cu prioritate sarcinile de mai mica importanta, pentru care exista capabil sa le solutioneze in mod adecvat. In acest scop se pot parcurge urmatoarele etape:

I. Gruparea sarcinilor aferente respectivului post de conducere in trei categorii: posibile, probabile si imposibile. Sarcinile posibile sunt sarcinile delegabile pentru care exista in momentul respectiv un executant corespunzator printre subordonati; sarcinile probabile sunt sarcinile delegabile pentru care nu exista in momentul respectiv  subordonati in masura sa le realizeze in mod adecvat; sarcinile imposibile sunt acelea care prin natura si implicatiile lor nu sunt delegabile, sunt sarcini majore.

II. Aprobarea sefului ierarhic pentru a delega partial sau integral sarcinile inscrise in categoria celor posibile.

III. Transmiterea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor delegate persoanei selectionate in acest scop. Este important ca acesteia sa i se explice de ce i se deleaga respectiva sarcina, cauzele pentru care a fost aleasa si, concret, ce rezultate trebuie obtinute.

IV. Evaluarea rezultatelor delegarii.

Utilizarea delegarii prezinta anumite avantaje, precum: se foloseste mai rational capacitatea managerilor prin degrevarea de solutionare a unora din problemele de mai redusa importanta; potentialul executantilor si managerilor este valorificat la un nivel superior; climatul de munca favorizeaza intr-o masura sporita initiativa, creativitatea etc. Principalele limite ale utilizarii metodei delegarii sunt: posibilitatea de diminuare a responsabilitatii in munca a persoanelor implicate si neexecutarea intocmai a sarcinilor din cauza inlocuirii temporare a managerului cu un executant.

Metoda delegarii are un caracter universal, utilizandu-se in toate categoriile de firme si la fiecare nivel managerial. Cu un plus de frecventa se recomanda utilizarea sa la nivelul managementului superior.