Coordonarea si controlul oamenilor

coordonaREA si controlUL OAMENILOR

Implicati oamenii care au cu adevarat autoritate

Confirmati cu supervizorii persoanelor ca acestea pot afecta atat timp cat este necesar pentru a va ajuta. Faceti urmatoarele acorduri la plecare:

reduceti sansele ca seful lor sa le atribuie din neglijenta lucrari impiedicandu-i sa realizeze lucrarea in termen;

stabiliti o relatie stransa cu seful lor pentru a-i putea cere sa va ajute cand lucrarea nu este facuta la timp si apreciati persoana cand este cazul;

obtineti un angajament de realizare de la cineva care are autoritatea asupra resurselor necesare pentru a face lucrarea. Asigurati-va ca persoana in cauza stie ca vreti sa discutati cu seful sau si cand anume, altfel va crede ca nu aveti incredere in ea.

Specificati rezultatele finale, termenele propuse si nivelul  eforturilor.

Uneori, persoanele nu indeplinesc sarcinile la nivelul asteptarilor pentru ca:

au inteles gresit rezultatele pe care le asteptati;

au inteles gresit planificarea;

au subestimat eforturile necesare pentru a ajunge la aceste rezultate.

Fiti specifici cu privire la ce si cand doriti si cat efort estimati a fi necesar.

Obtineti un angajament!

Obtineti un angajament specific pentru a realiza activitatile promise. Evitati platitudinile si generalitatile cum ar fi:

voi incerca;

voi da ce-i mai bun (voi face tot posibilul);

stiti ca lucrez din greu;

cred ca proiectul este extraordinar.

Inregistrati angajamentul in scris.

Confirmarea tuturor acordurilor verbale in scris inseamna urmatoarele:

clarificarea acordurilor la care ajungeti;

serveste la amintirea promisiunii facute.

O confirmare scrisa accentueaza seriozitatea angajamentului. Pentru anumite motive, uneori oamenii cred ca pot promite lucruri verbal si nu trebuie sa onoreze aceste promisiuni. Dar daca se face in scris, are un aer oficial.

Accentuati urgenta si importanta sarcinilor.

Spuneti-le oamenilor ca activitatea lor este importanta in planul general al proiectului. Oamenii vor depune cele mai mari eforturi daca stiu ca activitatea lor este importanta (daca fac diferenta intre cu si fara ei implicati in proiect).

Vorbiti si altor persoane de angajamentul oamenilor.

Nu va testati puterea  pe care o aveati asupra persoanelor; mai bine vorbiti si altor persoane despre activitatea pe care oamenii s-au angajat sa o indeplineasca. Cel mai pretios bun profesional este reputatia voastra. Cu cat stiu mai multi oameni despre activitatea pe care oamenii au promis sa o faca, cu atat mai mare va fi recunoasterea cand activitatea este facuta (sau nu este facuta).

Stabiliti de comun acord un plan de monitorizare a activitatii persoanelor. Discutati cand si cum ii veti urmari:

accentuati ca sarcina este importanta si ca nu concepeti ca persoana sa nu o indeplineasca in termenul promis;

ajutati la identificarea cat mai rapida a oricaror probleme care se pot ivi;

acordati-va girul ca aceasta activitate se desfasoara corect.

Cand dezvoltati programul de monitorizare:

verificati persoana cand a  planificat sa inceapa sa faca parti din sarcina;

planificati urmarirea termenelor si a reperelor intermediare necesar a fi atinse.

Monitorizati activitatea persoanelor.

Verificati mersul lucrarilor cand ati spus ca doriti sa o faceti. Urmarirea prin intermediul angajamentelor trimite un mesaj ca asteptati ca ceilalti sa si le indeplineasca pe ale lor. Puteti conchide ca apelurile telefonice, vizitele fulger sau alte metode de urmarire sunt suficiente. Cand faceti verificarea persoanelor, accentuati ca ati sunat-o pentru a o intreba daca are vreo problema sau daca o puteti ajuta cu ceva in legatura cu sarcina repartizata.

Recunoasteti intotdeauna bunele performante.

Cand oamenii isi realizeaza activitatea asa cum au promis:

spuneti-le cat de mult apreciati eforturile lor;

spuneti-le si altora, inclusiv echipei, sefilor persoanelor si ordonatorilor cheie ai proiectului.

Actionati daca aveti autoritatea.

Nu uitati: daca o persoana se angajeaza sa faca o activitate pentru voi, acea persoana va da dreptul sa actionati asupra ei ca si cum aveti autoritate asupra ei.