Utilizarea procesorului de texte - word

UTILIZAREA PROCESORULUI DE TEXTE - WORD

1. Deschiderea aplicatiei Word:

Start - Programs - Microsoft Word

Cand exista o pictograma pe ecran sub care scrie Microsoft Word se poate porni aplicatia printr-un dublu clic pe aceasta.

Pe ecran apare imaginea specifica acestui program ce contine: o bara de meniuri, o bara de instrumente, pagina alba pentru document.

2. Deschiderea unui document nou si salvarea acestuia

Un document nou se poate deschide:

prin optiunea New din meniul File

prin clic pe simbolul din bara de instrumente

folosind combinatia de taste Ctrl + N

Salvarea documentului se face:

apeland optiunea Save din meniul File;

un clic pe pictograma din bara de instrumente;

folosind combinatia de taste Ctrl + S

3. Deschiderea unui document existent

Se foloseste una din urmatoarele cai:

se alege din meniul File optiunea Open;

se face clic pe pictograma din bara de instrumente;

combinatia de taste Ctrl + O.

Indiferent ce varianta de deschidere alegeti apare urmatoare fereastra de dialog in care trebuie specificat locul unde este fisierul ce trebuie deschis.

daca aveti deschisa fereastra Windows Explorer documentul se poate deschide printr-un dublu clic.

4. Salvarea documentelor cu alt nume sau in alt format

Se apeleaza functia Save as din meniul File. Dupa alegerea acestei optiuni pe ecran apare caseta de dialog Save as in care se stabileste tipul documentului si calea unde se doreste a se salva.

5. Salvarea in format web

Se poate realiza prin:

apelarea functiei Save as si apoi se allege tipul Web Page cu extensia *.htm sau *.html

optiunea Save as Web Page din meniul File.

6. Inchiderea documentului

Pentru a inchide un document fara a inchide aplicatia se foloseste comanda File - Close sau se apasa butonul

7. Utilizarea si crearea sabloanelor

Fiecare document word are un anumit stil ce il caracterizeaza. Stilul documentului reprezinta structura de baza a acestuia si contine anumite setari referitoare la dimensiunea, stilul fontului, barele de instrumente, diferite formatari speciale.

Atunci cand se creeaza un document nou prin meniul File - New apare o fereastra de dialog din care se poate alege stilul predefinit al documentului ce urmeaza a fi creat. Se pot alege stiluri pentru CV, faxuri, rapoarte. In partea dreapta a ferestrei se poate vedea aspectul de ansamblu al documentului impreuna cu stilul ales.

Selectarea unui stil se realizeaza cu un simplu clic, iar pentru a aplica stilul respectiv apasati butonul ok.

In cazul unui stil ales se introduce textul in campurile predefinite. Nu se poate insera nimic altceva. Nu se pot efectua modificari. Campurile care nu sunt necesare se pot sterge cu Backspace.

8. Introducerea textului

Textul este introdus prin actionarea tastaturii: in momentul cand se ajunge la capatul randului, cursorul sare pe randul urmator. Daca s-a gresit introducerea se apeleaza functia Undo pentru a anula greseala facuta. Aceasta functie se gaseste in meniul Edit - Undo Typing sau pictograma aflata pe bara de instrumente. De asemenea combinatia de taste Ctrl + Z realizeaza anularea ultimei operatii.

Opus functiei Undo este functia Redo, care realizeaza refacerea ultimei operatii anulate. Functia Redo se gaseste tot in meniul Edit.

Pentru introducerea unui paragraf nou se apasa tasta Enter.

Observatie: nu se foloseste tasta Enter la sfarsitul fiecarui rand, deoarece atunci cand vreti sa modificati dimensiunea caracterelor se modifica intregul aspect al documentului.

9. Introducerea simbolurilor si a caracterelor speciale

Caracterele speciale care nu exista pe tastatura se numesc simboluri si se introduc in text astfel: Insert - Symbol.

Apeland aceasta comanda se deschide o fereastra cu optiuni. Se selecteaza caracterul - simbol dorit si prin apasarea butonului Insert caracterele vor fi introduse in text.

10. Selectarea unui caracter, cuvant, fraza, paragraf sau a intregului document

Selectarea unui text se poate realiza in diferite moduri folosind tastatura sau mouse-ul.

- se pozitioneaza cursorul in dreptul caracterului sau cuvantului pe care vrem sa-l selectam, tinand apasat butonul din stanga al mouse-ului deplasam cursorul peste caracterul sau cuvantul care se doreste a fi selectat. Textul selectat va aparea scris cu alb pe fond negru.

Observatie: textul se poate marca numai intr-o singura directie - dreapta/stanga, stanga/dreapta, de sus in jos sau de jos in sus.

Renuntarea la selectie se realizeaza printr-un clic orinde pe ecran.

selectarea unei fraze: deplasati cursorul mouse-ului cu buton stanga apasat de-a lungul frazei care trebuie selectata;

marcarea unui paragraf se realizeaza printr-un dublu clic in partea stanga a paragrafului sau printr-un triplu clic pe paragraful respectiv.

selectarea se mai poate realiza tinand apasata tasta Shift si oricare din sagetile de la tastatura, in functie de directia dorita.

marcarea intregului text se realizeaza astfel: Edit - Select All sau prin combinatia de taste Ctrl + A

11. Copierea, stergerea si mutarea textului

Copierea si mutarea textului este posibila datorita existentei Clipboard-ului.

Clipboard - o memorie temporara folosita la pastrarea pe termen scurt a cuvintelor, imaginilor sau diagramelor.

Pentru a copia un text in alta parte a documentului sau intre documente diferite

se alege optiunea Copy din meniul Edit;

combinatia de taste Ctrl + C

clic pe pictograma aflata pe bara de instrumente.

Observatie: inainte de a alege optiunea Copy textul trebuie sa fie selectat.

Dupa copierea textului acesta se poate introduce in locul in care se doreste astfel:

se alege optiunea Paste din meniul Edit;

combinatia de taste Ctrl + V;

clic pe imaginea din bara de instrumente.

Pentru a muta un text in alta parte a documentului sau intre documente diferite se procedeaza astfel:

se alege optiunea Cut din meniul Edit

combinatia de taste Ctrl + X

clic pe pictograma din bara de instrumente.

Stergerea textului se realizeaza prin apasarea tastelor Backspace (stergerea inainte de cursor si Delete (stergerea dupa cursor)

12. Gasire si inlocuire

In cazul documentelor mari cautareaunor cuvinte sau fraze este greoaie. Pentru aceasta se foloseste functia Find care se apeleaza din meniul Edit sau prin combinatia de taste Ctrl + F. Se deschide urmatoarea fereastra de dialog. Cuvantul pe care doriti sa-l cautati se introduce in campul Find what. Pentru a cauta cuvantul se apasa butonul Find next. De fiecare data cand cuvantul cautat a fost gasit cautarea este intrerupta si acest cuvand apare selectat. Pentru a reporni procesul de cautare se apasa din nou butonul Find next.

De obicei este necesara inlocuirea cuvantului gasit cu un altul. Acesta se introduce in fereastra care apare cand folosim optiunea Replace din meniul Edit sau combinatia de taste Ctrl + H.

Cuvantul dorit se introduce in campul Replace with. Inlocuirea se realizeaza prin apasarea butonului Replace.

Daca se doreste inlocuirea in intreg documentul se apasa butonul Replace All

13. Formatarea fonturilor

Dupa introducerea textului acesta trebuie formatat. Se procedeaza astfel:

- din meniul Format se alege optiunea Font.

- In prima parte se poate modifica tipul de font, stilul si dimensiunea acestuia, doar printr-un simplu clic pe optiunea dorita.

- se poate modifica culoarea fontului, stilul sau culoarea de subliniere a cuvintelor apeland optiunea Font color sau Underline Style

- in fereastra de dialog Font mai apar si efecte care pot fi activate prin marcarea cu un simplu clic. Fiecare efect selectat va fi atribuit numai textului selectat. Toate modificarile efectuate se observa in partea din josul ferestrei numita Preview

Pentru a economisi timp aceste lucruri se pot face utilizand butoanele din bara de instrumente astfel:

pentru a scrie mai ingrosat se alege optiunea Bold prin apasarea butonului sau combinatia de taste Ctrl + B;

pentru a scrie inclinat se alege optiunea Italic prin apasarea butonului sau combinatia de taste Ctrl + I;

pentru a sublinia textul se alege optiunea Underline prin apasarea butonului sau combinatia de taste Ctrl + U;

pentru a schimba culoarea fontului se apasa butonul ;

pentru a schimba fontul sau dimensiunea acestuia alegeti caracterele dorite din meniurile derulante existente in bara de instrumente.

14. Formatarea paragrafelor

Pentru a vedea cate paragrafe aveti in document si locul in care exista paragrafe se apasa butonul existent pe bara de instrumente. Dupa apasarea acestui buton in document vor aparea semne care arata locul unde exista un paragraf.

Pentru a reveni la forma initiala se apasa din nou butonul.

Pentru a formata spatiul dintre randuri si diferite moduri de vizualizare a paginii se poate apela functia Paragraph din meniul Format. Se va deschide urmatoarea fereastra de dialog:

Pentru a obtine aceleasi rezultate se pot folosi butoanele din bara de comenzi:

aliniere la stanga - aliniere la dreapta

centrat   - aliniere stanga-dreapta

Definirea spatierii dintre randuri se realizeaza prin utilizarea meniului derulant Line spacing

15. Folosirea listelor (numerotare, marcatori)

Formatarea paragrafelor existente intr-un document se poate realiza si prin folosirea marcatorilor din meniul Format - Bullets and Numbering. In urma acestei operatii se va deschide o fereastra de dialog din care putem alege simboluri diverse pentru a evidentia anumite paragrafe. Tipurile de marcatori sunt:     - bulleted - se introduc diferite simboluri pentru a se remarca anumite paragrafe

numbered - ofera posibilitatea de a ordona paragrafele din document cu ajutorul cifrelor arabe sau a literelor;

- outline numbered - ofera posibilitatea organizarii paragrafelor sub forma unei schite numerotate.

Pentru a introduce automat un marcator se pot folosi butoanele corespunzatoare din bara de instrumente:

16. Folosirea chenarelor

Pentru a adauga anumite borduri unor portiuni de text se foloseste optiunea Borders and Shading din meniul Format. Se deschide fereastra de dialog:

Pentru a obtine incadrarea textului trebuie mai intai selectat.

Pentru a adauga un chenar intregului document din fereastra Borders and Shading se va alege optiunea Page Border si din meniul derulant Apply to se va alege Whole Document. Daca se doreste umbrirea anumitor paragrafe se foloseste optiunea Shading din fereastra de dialog Borders and Shading

17. Stabilirea formatului paginii

Formatul paginii se stabileste folosind optiunea Page Setup din meniul File. Se deschide urmatoarea fereastra de dialog:

Stabilirea dimensiunilor paginii este necesara pentru imprimare. De obicei se alege format A4. pentru aceasta se alege optiunea Paper Size din fereastra Page Setup

18. Introducerea antetului si a subsolului

Antetul se introduce atunci cand avem nevoie ca un anumit text sa apara pe fiecare pagina a documentului. Se foloseste optiunea Header and Footer din meniul View. Dupa alegerea acestei optiuni se va deschide urmatoarea fereastra de dialog:

Textul normal apare gri si nu se poate modifica decat atunci cand se apasa butonul Close. Dupa apasarea acestui buton textul antetului devine gri si nu se mai poate prelucra. In afara acestei bare de instrumente in partea de sus a ecranului apare o sectiune incadrata ce reprezinta pozitia antetului si unde se introduce textul care vrem sa se repete pe fiecare pagina.

In bara de instrumente exista urmatoarele butoane:

- inserare numar pagina - introduce in ordine crescatoare numere pe fiecare pagina a documentului;

- inserarea numarului total de pagini - introduce numarul de pagini create ale documentului;

- inserare data - introduce data curenta;

- inserare ora - introduce ora curenta;

- inserare autor - se alege optiunea Insert Autotext din fereastra anterioara si apoi din lista derulanta Author, Page, Date

Deoarece numerotarea paginilor nu se face intotdeauna incepand cu 1 se poate formata numarul de pagina actionand butonul . Rezultatul este deschiderea unei ferestre de dialog Page Number Format. In aceasta fereastra din meniul derulant Number Format se poate alege stilul dorit si se poate stabili numarul de pagina cu care sa inceapa numerotarea paginilor din documentul respectiv.

Numere de pagina se pot introduce folosind Insert - Page Numbers. In fereastra care se deschide se alege pozitia numarului de pagina si tipul de aliniere.

Dupa crearea antetului se poate crea subsolul prin apasarea butonului care va face trecerea cursorului la subsol.

19. Tabele

Crearea unui tabel se face astfel: Insert - Table din meniul Table. Aceasta optiune duce la deschiderea unei ferestre de dialog in care trebuie precizat numarul de randuri si de coloane. Prin apasarea butonului Ok se obtine tabelul dorit. Pentru un format special de tabel se poate folosi optiunea AutoFormat din care se poate alege modelul dorit.

- deplasarea dintr-o coloana in alta  se folosesc sagetile de la tastatura sau un simplu clic in celula in care doriti sa introduceti text.

- pentru selectarea unei coloane din tabel se pozitioneaza cursorul mouse-ului deasupra coloanei si cand apare o mica sageata neagra un simplu clic.

- pentru a selecta un rand din tabel se pozitioneaza mouse-ul in dreptul randului si cand apare o sageata alba indreptata spre dreapta un simplu clic.

- pentru selectarea intregului tabel se face clic pe steluta aparuta in partea stanga a tabelului.

- selectarea unei coloane sau a unui rand se poate face si pe calea Table - Select

- Pentru a schimba dimensiunea unei celule se procedeaza astfel:

prin pozitionarea cursorului si tragerea de coloana sau randul pe care doriti sa-l modificati;

automat prin apelarea functiei Table Properties din meniul Table. Se va deschide o fereastra in care pentru fiecare rand si coloana puteti preciza dimensiunile exacte.

- Pentru a schimba culoarea de umplere a unei celule si a liniei se foloseste bara de instrumente pe care o porniti prin apasarea butonului . Se va

deschide urmatoarea fereastra:

- Pentru a insera o linie sau o coloana Table - Insert si din meniul derulant care se deschide alegeti ce vreti sa inserati.

- Stergerea coloanelor se face cu ajutorul comenzii Delete din meniul Table

- Pentru a uni doua celule se foloseste comanda Merge Cells din meniul Table dupa ce acestea au fost selectate;

Pentru scindarea celulelor se foloseste comanda Split Cells din meniul Table.

20. Inserarea obiectelor si a imaginilor

- Pentru introducerea diferitelor obiecte in document se procedeaza astfel: Insert - Object. Se deschide o fereasta din care puteti alege ce vreti sa inserati.

foaie de calcul - Microsoft Excel Worksheet

grafic - Microsoft Excel Chart

- Pentru inserarea clipart-urilor: Insert - Picture - Clipart sau prin apasarea butonului din bara de instrumente de desenare aflata in partea de jos a ecranului. Se deschide o fereastra din care ne putem alege clipart-ul dorit.

- Pentru inserarea unei imagini se foloseste functia Insert Picture - From File sau se apasa butonul din bara de instrumente de desenare. Apare o fereastra din care alegem imaginea dorita. La sfarsit se apasa butonul Insert din fereastra de imagini si imaginea va fi introdusa in document.

- Pentru a introduce in document un grafic se foloseste calea: Insert - Picture - Chart. Aceasta functie deschide o fereastra in care se pot introduce datele si realiza graficul.

- Pentru a copia, muta imaginea sau obiectul in alta parte a documentului se foloasesc functiile: Copy (Ctrl + C) - Paste (copiere) si Cut (Ctrl +X)- Paste (mutare

- Redimenasionarea imaginii sau a unui grafic:

se selecteaza imaginea dorita;

cursorul va avea diverse forme in functie de punctul deasupra caruia este plasat.

- Pentru a sterge imaginea se selecteaza si apoi se apasa Back Space sau Delete.

21. Desenarea obiectelor

Pentru desenare se foloseste bara de instrumente Drawing. Aceasta bara se activeaza prin apasarea butonului si va aparea in partea de jos a ferestrei sub forma:.

- de aici se pot alege diferite forme (dreptunghiuri, cercuri, sageti);

  - caseta de text; - culoarea de umplere;

   - diferite modele de scriere; - culoarea liniei;

- culoare text - tipuri de linii si sageti;

  - adaugare umbre formelor alese.

22. Imprimarea documentului

Dupa ce documentul a fost creat este necesara vizualizarea acestuia inainte de imprimare. Pentru aceasta se foloseste optiunea Print Preview din meniul File sau se apasa imaginea din bara de instrumente. Se va deschide o fereastra in care se va vedea cum arata documentul.

Daca sunt fixate deja marginile paginii se poate trece la imprimare File - Print sau Ctrl +P sau clic pe butonul existent in bara de instrumente.

Se va deschide urmatoarea fereastra de dialog: