Tiparirea unui registru de calcul

Obiectivele lectiei:

In aceasta lectie veti vedea cum puteti tipari un registru de calcul sau o parte din el, si cum puteti imbunatati aspectul documentului tiparit folosind anteturi si subsoluri.

Schimbarea optiunilor de configurare a unei pagini

Un registru de calcul este o colectie de foi de calcul, care seamana cu paginile unui carnet. Puteti sa tipariti intregul carnet deodata, sau numai cateva pagini din el.

inainte de a tipari o foaie de calcul, trebuie sa verificati daca este configurata corect pentru a putea fi tiparita. Pentru aceasta, deschideti meniul File si selectati Page Setup. Veti vedea caseta de dialog Page Setup din figura 10.1.

Executati clic cu butonul din dreapta pe bara de titlu a registrului de calcul Pentru a avea acces rapid la comenzile legate de registrele de calcul, executati clic cu butonul din dreapta pe bara de titlu a registrului. Daca acesta este afisat pe intregul ecran (iar bara de titlu nu este vizibila din aceasta cauza), pentru a deschide meniul de comenzi rapide executati clic cu butonul din dreapta pe caseta Control-menu. De exemplu, pentru a verifica optiunile de configurare ale paginii, executati clic cu butonul din dreapta pe bara de titlu sau pe caseta Control-menu si selectati Page Setup.

In lista urmatoare sunt prezentate optiunile de configurare a paginii, grupate in functie de etichetele in care se afla.

Eticheta Page

Orientation. Selectati Portrait pentru a tipari pe foaia asezata vertical, si Landscape pentru a tipari pe foaia asezata orizontal. (Landscape mareste latimea si micsoreaza inaltimea paginii.)

Figura 10.1 Caseta de dialog Page Setup.

Scaling. Puteti sa micsorati sau sa mariti registrul de calcul pentru a corespunde unui anumit format de pagina.

Paper Size. In configuratia prestabilita, aceasta este de 8,5x11 inci, dar puteti sa alegeti alte dimensiuni din lista prezentata.

Print Quality. Puteti sa tipariti foaia de calcul alegand optiunea de calitate draft pentru a tipari rapid si a reduce efortul imprimantei, sau puteti sa tipariti folosind o calitate ridicata, pentru o versiune finala. Calitatea tiparirii este masurata in dpi (dots per inch - puncte pe inci); cu cat este mai mare aceasta valoare, cu atat este mai buna si calitatea tiparirii.

First Page Number Puteti sa stabiliti pentru prima pagina, daca doriti, un numar diferit de 1. Optiunea Auto (prestabilita) stabileste ca numerotarea paginilor sa inceapa cu 1, daca tiparirea incepe cu prima pagina, sau sa inceapa numaratoarea cu numarul corespunzator paginii care este tiparita prima.

Eticheta Margins

Top, Bottom, Left, Right Puteti sa modificati valorile pentru toate marginile.

Header, Footer. Puteti sa specificati la ce distanta doriti sa fie tiparite antetul si subsolul fata de marginea paginii. (Pentru a include un antet sau un subsol in registrul de calcul trebuie sa folositi eticheta Header/Footer.)

Center on Page. Puteti sa centrati datele registrului de calcul intre marginile din stanga si din dreapta (Horizontally - pe orizontala) si intre marginile de sus si de jos (Vertically - pe verticala).

Eticheta Header/Footer

Header, Footer Puteti sa introduceti un antet (cum ar fi un titlu) care sa apara la inceputul fiecarei pagini, sau un subsol (de exemplu, pentru numerotarea paginilor) care sa fie tiparit la sfarsitul fiecarei pagini.

Custom Header Custom Footer Puteti folosi butoanele Custom Header sau Custom Footer spre a crea anteturi si subsoluri pentru introducerea orei, a datei, a denumirii foii de calcul de pe eticheta si a denumirii fisierului care contine registrul de calcul.

Eticheta Sheet

Print Area. Puteti sa tipariti un fragment dintr-un registru sau dintr-o foaie de calcul indicand domeniul de celule pe care vreti sa-1 tipariti. Puteti sa scrieti adresa domeniului sau sa executati clic pe pictograma Collapse Dialog Box din dreapta casetei de text, pentru a inchide caseta de dialog Page Setup, si sa trageti apoi mouse-ul peste celule, pentru a le selecta. Daca nu selectati o zona de tiparit, Excel va tipari fie intreaga foaie, fie intregul registru de calcul - in functie de optiunile selectate in eticheta Page.

Nu tipariti asta! In mod normal, daca exista o parte a foii de calcul pe care nu vreti sa o tipariti, o puteti evita selectand partea pe care vreti sa o tipariti si tiparind numai sectiunea respectiva. Insa, daca datele pe care vreti sa le ascundeti se afla in zona de  tiparit, ce puteti face? Intr-un astfel de caz, puteti sa ascundeti coloanele, randurile sau celulele respective, pentru a nu fi tiparite (vezi lectia 2).

Print Titles Daca aveti un rand sau o coloana de intrari care vreti sa fie repetate ca titluri pe fiecare pagina, scrieti grupul ce compune randul sau coloana respectiva, sau selectati-le cu mouse-ul (vezi lectia 9).

Print Ii puteti spune programului cu exactitate cum doriti sa fie tiparite anumite elemente ale registrului de calcul; de exemplu, daca doriti sa fie tiparite liniile de retea (liniile care formeaza celulele); puteti opta si pentru tiparirea in alb-negru a unei foi de calcul color.

Page Order Puteti sa indicati cum sa fie citite si tiparite datele din foaia de calcul: in sectiuni de sus in jos sau in sectiuni de la stanga la dreapta. In acest fel, Excel poate stabili modul de tiparire a zonelor din afara suprafetei care incape in pagina. De exemplu, daca unele coloane din dreapta nu incap pe prima pagina si unele randuri nu mai incap la sfarsitul primei pagini, puteti sa specificati care va fi urmatoarea zona ce va fi tiparita.

Cand terminati introducerea optiunilor, executati clic pe butonul OK.

Revizuirea inainte de tiparire

Dupa ce stabiliti configuratia paginii si partea pe care vreti sa o tipariti, trebuie sa vedeti cum va arata pagina la tiparire. Pentru a revizui o lucrare de tiparit, deschideti meniul File si selectati Print Preview sau executati clic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va fi afisat registrul de calcul in forma pe care o va avea dupa tiparire, ca in figura 10.2.

Print Preview tn Page Setup Puteti sa revizuiti o lucrare de tiparit si cand configurati pagina sau chiar in caseta de dialog Print. Cand aveti deschisa caseta de dialog Page Setup, executati clic pe butonul Print Preview. In caseta de dialog Print, executati clic pe butonul Preview.

Figura 10.2 Puteti sa vedeti registrul de calcul inainte de a-l tipari.

O privire de aproape Puteti sa mariti sau sa micsorati o zona din documentul afisat in fereastra Preview, executand clic pe ea cu mouse-ul (al carui indicator are acum forma unei lupe). Puteti sa folositi si butonul Zoom din partea de sus a ecranului Print Preview.

Tiparirea registrului de calcul

Dupa ce configurati pagina si revedeti aspectul registrului de calcul, vine momentul sa tipariti. Puteti sa tipariti datele selectate, foile selectate sau intregul registru de calcul.

Pentru a tipari un registru de calcul, efectuati pasii urmatori:

Daca doriti sa tipariti un fragment din foaia de calcul, selectati-1 (vezi lectia 9, pentru informatii suplimentare). Daca doriti sa tipariti una sau mai multe foi din acelasi registru de calcul, selectati etichetele lor (vezi lectia 8). Pentru a tipari intregul registru de calcul, treceti peste acest pas.

Deschideti meniul File si selectati Print (sau apasati Ctrl+P). Pe ecran va aparea caseta de dialog Print, ca in figura 10.3.

Pentru a tipari rapid. Daca executati clic pe butonul Print in loc sa folositi comanda  File, Print. Excel  tipareste foaia de calcul curenta ,fara sa mai puteti selecta alte optiuni

Selectati ultima pagina de tiparit care vreti sa le tipariti

Selectati prima pagina de tiparit

Selectati numarul de exemplare pe care vreti sa le tipariti

Figura 10.3 Caseta de dialog Print

Selectati optiunile pe care vreti sa le folositi:

Page Range va permite sa tipariti una sau mai multe pagini. De exemplu, daca zona selectata pentru tiparire cuprinde 15 pagini si nu vreti sa tipariti decat paginile 5-10, selectati Page(s) si introduceti numerele primei si ultimei pagini in casetele From, respectiv To.

Print What va permite sa tipariti celulele selectate, foile de calcul selectate, sau intregul registru de calcul.

Copies va permite sa tipariti mai multe exemplare ale celulelor selectate, ale foilor de calcul selectate sau ale registrului de calcul.

Collate va permite sa tipariti mai intai doar un exemplar din ceea ce ati selectat, pentru tiparire, si abia apoi celelalte exemplare. Aceasta optiune este disponibila atunci cand tipariti ceva in mai multe exemplare.

4. Executati clic pe OK sau apasati tasta Enter.

In timp ce este tiparita lucrarea, puteti sa continuati lucrul in Excel. Daca imprimanta lucreaza la o alta comanda trimisa de dumneavoastra (sau de altcineva, in cazul unei imprimante de retea), Windows amana tiparirea lucrarii pana cand ea va putea fi preluata de imprimanta.

Uneori, poate fi nevoie sa anulati o comanda de tiparire in timpul sau inaintea tiparirii. De exemplu, sa presupunem ca ati uitat, adaugati niste cifre in foaia de calcul, sau constatati ca ati uitat sa formatati niste date vreti sa rezolvati aceste probleme inainte de a tipari lucrarea. Intr-un astfel de caz, este foarte simplu sa stergeti comanda pentru tiparire. Pentru a putea vedea coada de asteptare si a sterge comanda pentru tiparirea unei lucrari, efectuati pasii urmatori:

Executati dublu clic pe pictograma Printer de pe bara de sarcini din Windows, iar pe ecran va fi afisata coada de asteptare a imprimantei, ca in figura 10.4.

Executati clic pe lucrarea pe care vreti sa o eliminati.

Deschideti meniul Document si selectati Cancel Printing.

Goliti coada de asteptare! Pentru a elimina toate fisierele din coada de asteptare a imprimantei, deschideti meniul Printer si selectati Purge Print Documents. Prin aceasta comanda anulati toate lucrarile de tiparit, fara a sterge si fisiereIe de pe disc.

Caracteristica noua. O data cu Excel 97 va aflati in posesia unui instrument care va ajuta sa trimiteti foi de calcul direct catre persoanele care au nevoie de ele, fara sa le mai tipariti. Deschideti meniul File, selectati Sent To, apoi selectati optiunea dorita: Mail Recipient (pentru a trimite un registru de calcul printr-un mesaj e-mail), Routing Recipient (pentru a transmite un registru de calcul intr-o retea locala prin intermediul programelor Microsoft Mail sau cc:Mail, pe adresa mai multor persoane) sau Exchange Folder (pentru a transmite - a copia - registrul de calcul intr-un server Microsoft Exchange).

Figura 10.4 Pentru a intrerupe tiparirea unui document, folositi coada de asteptare a imprimantei.

Selectarea unei zone de tiparit

Folosind optiunea Print Area, ii indicati programului Excel ce parte din foaia de calcul vreti sa tipariti. Aceasta optiune va permite sa delimitati un fragment ca pagina separata, si sa tipariti acea pagina. Daca fragmentul este prea mare pentru a incapea intr-o singura pagina, Excel il imparte in mai multe pagini. Daca nu selectati o zona de tiparit, Excel va tipari fie intreaga foaie, fie intregul registru de calcul - in functie de optiunile selectate in caseta de dialog Print.

Sa includ sau sa nu includ? Cand hotarati care celule trebuie selectate pentru a fi tiparite, aveti grija sa nu includeti in zona de tiparit titlul, subtitlul si capetele de coloana si de rand.In caz contrar, Excel va tipari de doua ori aceste etichete. Puteti sa tipariti titlurile si capetele de coloana si de rand pe fiecare pagina, efectuand pasii din sectiunea urmatoare, Tiparirea capetelor de coloana si de rand.

Pentru a selecta o zona de tiparit si a tipari foaia de calcul in acelasi timp, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul File si selectati Page Setup. Pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup.

Executati clic pe eticheta Sheet pentru a vedea optiunile pentru pagina.

Executati clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Print Area. Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page Setup.

Selectati cu mouse-ul celulele pe care vreti sa le tipariti (vezi lectia 9). Dupa cum puteti vedea in figura 10.5, zona selectata va fi inconjurata de un chenar cu linie intrerupta, iar referintele absolute la celule pentru celulele respective au in dreptul lor simbolul dolarului ($) in caseta de text Print Area. (Daca vreti sa tipariti grupul de celule, nu trebuie sa includeti simbolul $ in referintele de celula. Vezi lectia 13, pentru informatii suplimentare legate de referintele absolute la celule.)

Executati clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni in caseta de dialog Page Setup.

Executati clic pe Print in caseta de dialog Page Setup pentru a deschide caseta de dialog Print. Apoi, executati clic pe OK pentru a tipari foaia de calcul.

Selectati cu mouse-ul celulele dorite

Executati clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni in caseta de dialog Page Setup

Aici apar adresele celulelor selectate

Figura 10.5 Selectarea zonei de tiparit.

Stabiliti zona Pentru a stabili o zona fara sa o tipariti, selectati celulele pe care vreti sa le tipariti ulterior, deschideti meniul File, selectati Print Area, apoi Set Print Area.

Eliminarea zonei de tiparit Pentru a elimina zona de tiparit, deschideti meniul File, selectati Print Area, apoi Clear Print Area.

Modificarea intreruperilor de pagina

Cand tipariti un registru de calcul, Excel stabileste intreruperile de pagina in functie de formatul hartiei, de margini si de zona selectata pentru tiparire. Pentru ca paginile sa arate mai bine si ca intreruperile sa fie facute in mod logic, este util sa evitati intreruperile automate de pagina si sa folositi propriile intreruperi de pagina. Dar, inainte de a introduce intreruperi de pagina, incercati urmatoarele variante:

Stabiliti latimile coloanelor individuale pentru a folosi cat mai optim spatiul (vezi lectia 18).

Puteti sa tipariti registrul de calcul pe orizontala (folosind orientarea Landscape).

Selectati valori mai mici pentru marginile din stanga, din dreapta, si cele de sus si de jos.

Daca, dupa ce ati incercat aceste variante, va fi in continuare necesar sa inserati intreruperi de pagina, Excel va ofera o optiune pentru a vedea exact unde vor aparea intreruperile de pagina, spre a le putea modifica. Efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul View si selectati Page Break Preview.

Daca pe ecran apare un mesaj, executati clic pe OK. Foaia de calcul va fi afisata cu intreruperi de pagina, ca in figura 10.6.

Pentru a muta o intrerupere de pagina, trageti linia intrerupta in pozitia dorita. Pentru a sterge o intrerupere de pagina, scoateti-o in afara ecranului.

Pentru a insera o intrerupere de pagina, intrati in prima celula din coloana, la dreapta punctului in care vreti sa fie inserata intreruperea de pagina, sau pe randul situat sub acesta. De exemplu, pentru a insera o intrerupere de pagina intre randurile 24 si 25, intrati in celula A25. Deschideti meniul Insert si selectati Page Break. La stanga coloanei selectate sau deasupra randului selectat va aparea o linie intrerupta.

Pentru a iesi si a reveni in modul de afisare normal, deschideti meniul View si selectati Normal.

Trageti intreruperea de pagina, pentru a o muta

Figura 10.6 Inainte de tiparire, verificati intreruperile de pagina.

Tiparirea capetelor de coloana si de rand

Excel va ofera o metoda de selectare a etichetelor si titlurilor aflate in partea de sus si la marginea din stanga a unei foi de calcul mai mari, pentru a fi tiparite pe fiecare pagina a foii de calcul. Aceasta optiune este utila atunci cand foaia de calcul este prea mare pentru a fi tiparita pe o singura pagina. Daca nu o folositi, coloanele sau randurile care nu incap vor fi tiparite pe pagini succesive, fara nici o eticheta de identificare.

Pentru a tipari capetele de coloana si/sau de rand pe fiecare pagina, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul File si selectati Page Setup. Pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup.

Executati clic pe eticheta Sheet pentru a vedea optiunile pentru pagina.

Pentru a fi repetate etichetele coloanelor si titlul foii de calcul, executati clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top. Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page Setup.

Selectati cu mouse-ul randurile care vreti sa fie tiparite pe fiecare pagina, ca in figura 10.7. Zona selectata va fi inconjurata de un chenar cu linie intrerupta, iar referintele absolute la celule din caseta de text Rows to Repeat at Top apar insotite de simbolul dolarului ($).

Executati clic pe pictograma Collapse Dialog, pentru a reveni in caseta de dialog Page Setup.

Pentru a repeta capetele randurilor, executati clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top. Din nou, Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page Setup.

Selectati etichetele randurilor care vreti sa fie repetate pe fiecare pagina.

Executati din nou clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni in caseta de dialog Page Setup.

Pentru a tipari foaia de calcul, executati clic pe Print; se va deschide caseta de dialog Print. Apoi, executati clic pe OK.

Selectati cu mouse-ul capetele de coloana care vreti sa fie repetate

Figura 10.7 Specificati capetele de coloana care vreti sa fie tiparite pe fiecare pagina

Selectati cu atentie zona de tiparit. Daca selectati randuri sau coloane care trebuie repetate, iar acele randuri sau coloane fac parte din zona de tiparit, ele vor fi tiparite de doua ori. Pentru a rezolva o astfel de problema, selectati din nou zona de tiparit, lasand in afara selectiei randurile sau coloanele care vreti sa fie repetate. Pentru informatii suplimentare, vezi sectiunea prezentata mai devreme in aceasta lectie - Selectarea unei zone de tiparit.

Adaugarea de anteturi si subsoluri

Excel va permite sa adaugati anteturi si subsoluri pentru a tipari informatii la inceputul si la sfarsitul fiecarei pagini. Informatiile pe care le puteti introduce pot fi text, numere de pagina, data si ora curente, denumirea fisierului care contine registrul de calcul si denumirea de pe eticheta a foii de calcul.

Puteti sa folositi anteturile sau subsolurile sugerate de Excel, sau va puteti crea unele proprii. Puteti sa folositi si comenzi speciale pentru a controla aspectul antetului sau al subsolului. De exemplu, puteti sa folositi caractere aldine sau italice, ori sa subliniati textul din antet sau subsol. De asemenea, puteti sa aliniati textul la stanga, la dreapta sau sa-1 centrati (vezi lectia 18).

Pentru a adauga anteturi sau subsoluri, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul View si selectati Header and Footer, sau executati clic pe eticheta Header and Footer din caseta de dialog Page Setup. Pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup (vezi figura 10.8).

Figura 10.8 Utilizarea optiunilor Header/Footer pentru adaugarea de anteturi si subsoluri.

Pentru a selecta un antet, executati clic pe sageata de derulare Header. Excel va afisa o lista cu sugestii pentru anteturi. Parcurgeti lista si executati clic pe antetul dorit. In partea de sus a etichetei Header/Footer va aparea un model al antetului selectat.

Nu gasiti ceea ce vreti? Daca nici unul dintre anteturile sau subsolurile prezentate nu va este pe plac, executati clic pe butonul Custom Header sau Custom Footer si introduceti aici optiunile proprii.

Pentru a selecta un subsol, executati clic pe sageata de derulare Footer. Excel va afisa o lista cu tipuri de subsoluri. Parcurgeti lista si executati clic pe subsolul dorit. In partea de sus a etichetei Header/Footer va aparea un model al subsolului selectat.

Executati clic pe OK pentru a inchide caseta de dialog Page Setup si

reveniti in foaia de calcul; sau executati clic pe butonul Print pentru a deschide caseta de dialog Print, si executati clic pe OK pentru a tipari foaia de calcul.

Nu vreti anteturi sau subsoluri? Pentru a elimina antetul si/sau subsolul, selectati None din lista de sugestii Header/Footer.

Scalarea foii de calcul pentru a intra in pagina

Daca foaia de calcul este prea mare pentru a fi tiparita pe o pagina, chiar si dupa ce modificati orientarea si marginile, va trebui sa folositi optiunea Fit To. Aceasta optiune conduce la micsorarea foii de calcul, astfel incat sa se incadreze in numarul de pagini specificat. Puteti sa specificati si lungimea si latimea documentului.

Pentru a realiza aceasta operatie, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul File si selectati Page Setup. Pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup.

Executati clic pe eticheta Page pentru a vedea optiunile pentru pagina.

In casetele de text Fit to XX Page(s) Wide By si XX Tall, introduceti numarul de pagini in care vreti sa se incadreze datele.

Executati clic pe OK pentru a inchide caseta de dialog Page Setup si a reveni in foaia de calcul; sau executati clic pe butonul Print pentru a deschide caseta de dialog Print, si apoi pe OK pentru a tipari foaia de calcul.

In aceasta lectie ati invatat sa tipariti o foaie de calcul. In lectia urmatoare veti vedea cum puteti adauga si elimina celule, randuri si coloane.