Transmiterea prezentarilor in powerpoint

Submeniul comenzii Send To din meniul File iti pune la dispozitie cateva metode diferite de transmitere electronica a prezentarilor.

n Mail recipient (destinatarul mesajelor postale) - Cand trimiti o prezentare catre un destinatar de mesaje e-mail, Power Point va atasa un antet de e-mail la

prezentare. Poti selecta unul sau mai multi destinatari, sa adaugi un subiect mesajului, apoi prezentarea va fi trimisa sub forma unui mesaj. Cand mesajul este citit pe calculatorul destinatarului, prezentarea va apare in interiorul ferestrei mesajului e-mail ca in exemplul de mai jos.

n Mail recipient (as Attachment) (sub forma de document atasat). Cand trimiti o prezentare unui destinatar de e-mail sub forma unui fisier atasat, PowerPoint va deschide noul formular de mesaj de e-mail din programul de e-mail al calculatoru- lui si vei atasa prezentarea curenta la mesaj.

Poti selecta unul sau mai multi destinatari, sa adaugi un subiect mesajului, apoi vei trimite prezentarea ca fisier atasat mesajului.

n Routing Recipient (destinatar prin rutare). Vei opta pentru rutare daca doresti ca mai multi destinatari sa-ti trimita comentariile lor asupra prezentarii tale.

Cand trimiti o prezentare prin rutare, aceasta se va transmite ca fisier atasat la un mesaj de e-mail.

Se va deschide o caseta de dialog Add Routing Slip unde vei introduce numele destinatarilor in campul To. Numele destinatarilor le poti alege din Global Address List daca executi clic pe butonul Address. In campul Subject vei gasi implicit dupa Routing: numele fisierului pe care-l rutezi. Daca doresti sa modifici subiectul vei executa clic in camp si vei tasta noul subiect. In campul Message text: vei edita mesajul ce va insoti rutarea. Apoi vei bifa optiunea de livrare a mesajului la optiunea Route to recipients. In mod implicit mesajul este livrat pe rand destinatarilor: One after another, astfel incat al doilea destinatar va primi mesajul dupa ce primul destinatar va primi, va deschide mesajul si va face eventualele comentarii. Daca doresti ca mesajul sa ajunga la toti destinatarii in acelasi timp vei bifa optiunea All at once. Daca doresti ca toate comentariile sa se intoarca la tine vei lasa bifata optiunea Return when done. Daca comentariile trebuie sa ramana la ultimul destinatar atunci vei ridica bifa. Daca doresti sa urmaresti la ce destinatar a ajuns documentul si cat mai are pana ajunge din nou la tine vei bifa optiunea Track status. Cand ai terminat de completat toate datele vei executa clic pe butonul Route pentru ca prezentarea sa urmeze calea stabilita. Daca vrei sa inchizi caseta de dialog fara a ruta prezentarea vei executa clic pe butonul Add Slip.

Sageti de modificare a ordinei destinatarilor

Buton de eliminare a destinatarilor din lista

Acest buton deschide Global Address List din Outlook

n Exchange Folder.. Vei utiliza aceasta optiune cand doresti ca prezentarea sa fie trimisa intr-un folder public localizat pe un server Microsoft Exchange la care au acces si alti utilizatori ai retelei.

Cand alegi aceasta optiune se va deschide caseta de dialog: Send To Exchange Folder. Vei selecta Public Folders, executi clic pe semnul din dreptul folder-ului All Public Folders dupa care vei selecta subfolder-ul in care doresti sa fie trimisa prezentarea, apoi executi clic pe butonul OK.

n Microsoft Word. Vei apela la aceasta optiune cand doresti sa-ti salvezi sau sa-ti vizualizezi prezentarea ca document de tip Word.

Se va deschide caseta de dialog Write-Up.

Aici vei stabili aspectul paginii in Word. In mod implicit aplicatia Word va pozitiona insemnarile corespunzatoare fiecarui slide in partea lui dreapta, optiunea Notes next to slides. In aceasta caseta de dialog mai ai urmatoarele optiuni:

Blank lines next to slides - in dreapta fiecarui slide aplicatia Word va insera linii goale si vei avea posibilitatea sa faci insemnarile aferente direct in document.

Notes below slides - insemnarile aferente fiecarui slide vor fi pozitionate sub slide-ul corespunzator.

Blank lines below slides - aplicatia Word va insera linii goale sub slide-uri pentru a-ti permite editarea insemnarilor direct in document.

Outline only - in documentul pe care-l vei crea in Word vei regasi doar rezumatul prezentarii.

In partea de jos a casetei ai optiunea Add slides to Microsoft Word. Aceasta optiune iti permite adaugarea slide-urilor in documentul nou creat. In mod implicit este bifata optiunea Paste. Daca bifezi optiunea Paste link orice modificare adusa slide-urilor se va reflecta si in documentul de tip Word.Cand vei deschide documentul de tip Word acesta isi va actualiza continutul si vei regasi modificarile facute in prezentare.

Aplicatia Word va deschide un document nou denumit generic Document 1. Prezentarea transformata intr-un document Word va arata ca in figura de mai jos. Vei avea posibilitatea sa-ti editezi insemnarile si sa le aplici formatele puse la dispozitie de aplicatia Word.

Dupa ce vei termina de aranjat insemnarile si vei dori sa salvezi modificarile facute vei apela la optiunea Save din meniul File sau la butonul Save (  ) de pe bara de unelte standard, sau la combinatia de taste CTRL + S. Cand salvezi prima data prezentarea ca document Word se va deshide caseta de dialog Save As In caseta Save in vei alege folder-ul unde doresti sa salvezi documentul nou creat. In caseta File name vei tasta numele documentului. Cand ai introdus toate elementele apasa tasta Save. In urma salvarii pe hard disk va apare un fisier cu numele pe care l-ai scris in campul File name si care va contine prezentarea sub forma unui document creat cu aplicatia Word.

In caseta Save As mai intalnesti urmatoarele butoane care iti ofera urmatoarele facilitati:

Permite intoarcerea la un ecran anterior.

Permite intoarcerea la un nivel de subordonare superior.

  Permite accesul rapid la browser ul de Internet.

    Permite stergerea obiectului selectat.

   Permite crearea unui nou folder in folderul afisat in campul Look in.

Permite alegerea a diferite moduri de vizualizare a continutului unui folder precum si vizualizarea continutului fisierului.

  Permite gasirea, stergerea, tiparirea, maparea de drivere, etc.

O serie de alte butoane iti ofera alte facilitati:

	Permite vizualizarea fisierelor cel mai recent utilizate.
	Permite vizualizarea continutului folderului My Documents.
	Permite vizualizarea continutului Desktop-ului.
	Permite crearea de legaturi spre foldere de pe calculatorul personal sau din reteau la care esti conectat sau la Internet.
	Permite accesul la foldere din Internet sau Intranet.

n Genigraphics - este o companie specializata in grafica computerizata si care te poate ajuta la transformarea slide-urilor in diapozitive de 35 mm.

Aplicatia PowerPoint are instalat wizard-ul Genigraphics. Daca raspunzi la intrebari pana la sfarsit wizard-ul va trimite prezentarea la atelierul Genigraphics.

In prima fereastra de dialog va trebui sa alegi tipul de produs sau serviciu pe care-l doresti. Implicit este selectata optiunea Presentation Materials ( Materiale de prezentare). Cealalta optiune Creative Support and Services iti poate crea prezentarea pe CD, pe caseta video, ca si template, etc.

In a doua caseta de dialog Product Selection vei stabili materialele pe care doresti sa le comanzi pentru prezentare: tipul de proiector, data la care vei tine prezentarea, tipul de material dorit, daca doresti si copie pe hartie a diapozitivelor pentru participanti. In aceasta caseta de dialog este indicat sa consulti lista de preturi percepute de Genigraphics. Acestea le poti afla daca executi clic pe butonul Pricing List.Daca te hotarasti sa continui vei apasa butonul Next.

Vei deschide urmatoarea caseta de dialog, Presentation Selection. In partea de sus a casetei vei selecta care prezentare doresti s-o trimiti. In mod implicit este selectata optiunea Active Presentation, prezentarea curenta.

Numele prezentarii curente se afla intre paranteze. Cealalta optiune Previously saved presentation iti da posibilitatea sa trimiti prezentarea salvata anterior, iar butonul Browse te va ajuta sa navigi prin structura de foldere si fisiere din calculator.

In partea inferioara a ferestrei exista doua casete:

Caseta What processing options would you like? ( Ce optiuni de prelucrare preferi? ). In mod implicit este bifata optiunea Include hidden slides ( inclusiv slide-urile ascunse ). Cealalta optiune Image each build step as a separate slide (fiecare etapa din prezentare ca slide separat ) va avea ca efect procesarea fiecarei etape din proiect ca slide individual.

Caseta How do you want this presentation sent? ( Cum doresti sa trimiti prezentarea?) iti pune la dispozitie mai multe optiuni:

v   Send via Internet - este selectata in mod implicit si te ajuta sa-ti trimiti prezentarea prin intermediul Internet-ului;

v   Send via modem - iti permite sa transmiti prezentarea prin intermediul unei linii telefonice si a modem-ului;

v   Send via disk - iti permite sa transmiti prezentarea pe disketa.

Urmatoarea caseta de dialog iti da posibilitatea sa alegi cand doresti sa primesti diapozitivele, modalitatea de plata, tipul de carte de credit folosita, numarul de cont, data la care expira contul. Doar dupa ce-ai introdus un numar de cont valid vei putea sa continui apasand butonul Next. Vei continua sa raspunzi la intrebari, apasand butonul Next.Cand ai raspuns la toate intrebarile apasa butonul Finish. In functie de modul pe care l-ai ales pentru a transmite prezentarea Wizard-ul o va salva pe disketa.

Apoi Wizard-ul iti va cere sa-ti introduci datele personale. Cand ai terminat de introdus datele cerute vei executa clic pe butonul Next. La sfarsit vei executa clic pe butonul Finish.

Aceasta este ultima etapa. Acum va trebui sa astepti sa-ti soseasca diapozitivele la data si ora specificate.