Sisteme informationale si sisteme informatice

Sisteme informationale si sisteme informatice

Supravietuirea societatilor comerciale intr-un mediu concurential atat de puternic (la care trebuie sa se adapteze continuu) este conditionata si de obtinerea de informatii vitale cu privire la piata (dinamica, dimensiuni, structura), la competitie, surse de aprovizionare, piete de desfacere, public tinta. Acest lucru este posibil doar prin intermediul unui sistem informational bine organizat care sa permita obtinerea de informatii reale in timp util.

1. Sistemul informational si rolul sau in cadrul organismelor economice

Sistemul informational al unei intreprinderi sufera modificari in timpul ciclului sau de viata, modificari legate de schimbarile ce se petrec in interiorul ei, cat si in mediul extern. Sistemele tind sa se extinda si sa se formalizeze pe masura ce organizatia devine tot mai complexa.

Sistemul informational reprezinta un cadru organizat format dintr-un ansamblu de resurse care asigura colectarea, controlul si gestionarea datelor prin parcurgerea unor etape succesive in scopul furnizarii informatiilor, printr-o retea de comunicatii, diferitilor utilizatori pentru ca acestia sa isi realizeze obiectivele propuse

O alta definitie prezinta sistemul informational ca fiind totalitatea metodelor, procedeelor si mijloacelor utilizate in culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza si transmiterea datelor pentru fundamentarea si urmarirea deciziilor la toate nivelurile unei entitati economico-sociale

Sistemul informational poate fi asemanat unei retele de comunicatii deoarece asigura caile prin care informatia ajunge in orice punct al intreprinderii si chiar din exteriorul ei. Sistemul ca retea de comunicatii are doua aspecte :

unul informal (conversatiile, discutiile dintre salariati si manageri), dand nastere la sistemul informational informal;

unul formal (activitati ce se desfasoara pe baza unor proceduri prestabilite), rezultand sistemul informational formal.

Deseori, sistemul informational al unei intreprinderi este denumit si sistem de prelucrare a datelor . In acest context, este necesara stabilirea diferentei intre notiunea de data si cea de informatie. Astfel, datele sunt concepute ca un set de caractere care sunt memorate si prelucrate si care constituie intrari in sistemul informational, iar informatiile se refera la iesirile proceselor de prelucrare a datelor, procese concepute sa satisfaca din punct de vedere informational persoanele ce le vor folosi pentru luarea deciziilor.

Sistemul informational este cel care transforma intrarile (input-uri) in iesiri (output-uri), trei etape fiind implicate in procesul de transformare (figura nr. 1.11):

etapa intrarii in sistem sau colectarea datelor;

etapa prelucrarii sau procesarea datelor;

etapa iesirilor din sistem sau generarea informatiilor.

Fig. nr. 1.11. Componentele generale ale unui sistem informational

Finalitatea sistemului informational este furnizarea de informatii sub o forma direct utilizabila, la momentul oportun, in scopul asigurarii unei bune functionari a sistemului operational, precum si a luarii deciziilor la diferite niveluri.

Utilizatorii informatiilor generate de sistemul informational se impart in doua categorii :

• utilizatori interni - managerii si salariatii;
• utilizatorii externi - creditori, furnizori, clienti, actionari, organisme ale statului.

Un sistem informational are nevoie de resurse ca sa functioneze. Resursele pot fi materiale, financiare, umane. Sistemele informationale sunt descrise in functie de resursa predominanta pe care o poseda. Astfel, daca domina :

• resursa umana atunci sistemul se numeste sistem informational manual
• resursa materiala (echipamente) acesta se numeste sistem informational automat;
• calculatoarele si echipamentele se numeste sistem informational computerizat sau sistem informatic.

Sistemele informationale realizeaza cinci functiuni sau sarcini :

1. Colectarea datelor care presupune parcurgerea mai multor pasi :

"atragerea" (culegerea) datelor, precum si masurarea lor;

inregistrarea datelor prin scrierea lor in documentele sursa;

validarea datelor pentru asigurarea acuratetii lor;

clasificarea datelor;

transmiterea datelor spre locurile de prelucrare.

2. Prelucrarea datelor ce are ca scop transformarea acestora in informatii :

transcrierea datelor pe alte documente;

gruparea datelor pe tranzactii similare

sortarea datelor dupa una sau mai multe caracteristici;

calcularea si compararea datelor cantitative.

3. Gestionarea datelor:

memorarea datelor in baze de date si fisiere;

actualizarea datelor pentru reflectarea ultimelor evenimente;

restaurarea datelor prin accesare si sortare.

4. Controlul si securitatea datelor care presupune validarea datelor (amintita anterior), autorizarea, verificarea si revizia lor
5. Generarea (producerea) informatiilor in scopul folosirii de catre utilizatori care presupune:

raportarea prin pregatirea rapoartelor cu ajutorul datelor prelucrate si/sau stocate; deseori este necesara analiza si interpretarea lor

comunicarea, adica transmiterea efectiva catre utilizatori.

Misiunea sistemului informational este de a sprijini procesele decizionale si operationale cu informatii corecte in timp real, asigurand o buna comunicare intre diferite niveluri ierarhice de supervizare, atat pe orizontala, cat si pe verticala, contribuind astfel la imbunatatirea activitatii firmei, a calitatii si performantei produselor realizate .

Sistemul informatic apare ca o componenta a sistemului informational in care mijloacele tehnice de prelucrare sunt reprezentate de calculatoarele electronice.

Sub impactul noilor tehnologii informationale, sistemele informationale " au o noua fata ". Cuvintele cheie sunt :

Retele integrate de servicii digitale ( ISDN = Integrated Service Digital Network ) care asigura transmiterea vocii, a datelor si a imaginilor in miscare prin intermediul liniilor telefonice;

Posta electronica ( e- mail ), prin care se realizeaza comunicarea intre doua sau mai multe persoane, prin intermediul mesajelor scrise;

Voice-mail-ul, care presupune transmiterea mesajelor vocale prin intermediul retelelor de calculatoare;

Serviciile multimedia, care integreaza comunicatiile in banda larga, prin intermediul tehnologiei de transfer asincron (Asynchronous Transfer Mode);

Telefonia mobila, prin care se poate comunica la distanta fara a mai fi necesara existenta cablurilor telefonice;

Comunicatiile prin satelit, ce permit captarea de emisiuni TV, schimbul de informatii fara a mai fi necesara cablarea;

Schimbul electronic de informatii, transferul electronic de fonduri, comertul electronic , afacerile electronice.

3. Sistemul informatic

Sistemul informatic este partea componenta a sistemului informational care asigura prelucrarea rationala si eficienta a datelor indeosebi cu ajutorul echipamentelor electronice de calcul si, in primul rand, al calculatoarelor electronice.

Evolutia galopanta a tehnologiilor informatice din ultimii ani a condus la automatizarea unei parti considerabile a sistemului informational care se localizeaza nu numai la faza de prelucrare, ci si la fazele de preluare a datelor si de valorificare a informatiilor obtinute. Astfel sistemul informational devine, din ce in ce mai mult, un sistem informatic , desi inca nu se poate pune un semn de egalitate intre cele doua tipuri de sisteme deoarece:

in partea formala a sistemelor informationale raman inca sarcini manuale importante: preluari date, interpretare rezultate etc.;

partea neformala a unui sistem informational ramane aproape exclusiv manuala;

exista alte instrumente neinformatice care indeplinesc functii in interiorul sistemului informational: copiatoare, mijloace audio-vizuale, telefaxuri.

Notiunea de sistem informatic este legata de informatizarea activitatii organizatiei, adica de folosirea resurselor informatice pentru organizarea si administrarea informatiilor. Informatizarea transforma sistemele informationale manuale in sisteme informatice prin:

substituirea mijloacelor de lucru (automatizarea sarcinilor);

miniaturizarea echipamentelor, reducerea timpilor de lucru, eliminarea erorilor, prelucrarea unui volum mare de date si distribuirea eficienta a informatiilor;

ameliorarea performantelor prin introducerea sistemelor interactive;

calitatea prezentarii informatiilor;

comunicarea extinsa datorata interconexiunii generalizate.