Sistemul informatic

SISTEMUL INFORMATIC

"Sistemul informatic reprezinta componenta sistemului informational, care asigura o prelucrare automata, cu mijloace electronice de calcul, a datelor si informatiilor."[1]

Ansamblul de elemente implicate in procesul de prelucrare si transmitere a datelor pe cale electronica alcatuiesc un sistem informatic. Sistemul informatic este partea automatizata a sistemului informational folosind un ansamblu de echipamente hardware si programe software care asigura prelucrarea datelor, personalul ce exploateaza tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc. Se poate spune deci, ca sistemul informational include sistemul informatic, acesta din urma fiind o componenta esentiala a primului.

Sistemul informatic este un sistem de tip "utilizator-calculator", care produce informatie pentru a asista factorul uman in procesele decizionale , de executie si gestiune.

"Sistemul informatic (Information system) include toate resursele unei organizatii care sunt implicate in colectarea, administrarea utilizarea si diseminarea informatiilor."[2]

1. CLASIFICAREA SISTEMELOR INFORMATICE

Sistemele informatice acopera cele mai diverse domenii.

In functie de specializare, avem: sisteme specializate (proiectate pentru a rezolva un anume tip de problema dintr-un anume domeniu); sisteme de uz general (cu ajutorul carora se poate rezolva o gama larga de probleme din mai multe domenii); sisteme locale (programele necesare prelucrarilor de date aflate pe un singur sistem de calcul); sisteme in retea (sistemul functionand intr-o retea de calculatoare, datele si programele putand fi distribuite mai multor statii de lucru ce fac parte din acea retea). Cea mai des intalnita varianta este cea a sistemelor de lucru in retea, avantajele fiind evidente: transfer de date intre statii foarte rapid, costuri minime.

In functie de finalitatile lor sistemele informatice sunt: sisteme informatice pentru operare curenta si sisteme informatice pentru gestiune. (Figura 17)

Sistemele informatice pentru operare curenta includ sisteme de prelucrare a tranzactiilor, sisteme pentru suportul si controlul proceselor industriale si sisteme pentru operatii de birou si comunicatii.

Sistemele informatice pentru gestiune includ sistemele de gestiune a resurselor materiale, umane, financiare, sisteme de asistare a deciziilor si sisteme de cunostinte.

Sistemul de asistare a deciziilor cuprinde sistemele interactive de asistare a deciziei, sisteme expert, sisteme de informatii pentru conducatori si sisteme de ajutor la decizia colectiva.

Figura 19. Clasificarea sistemelor informatice in functie de finalitate

REGULILE DE BAZA ALE UNUI SISTEM INFORMATIC

Pentru realizarea unui sistem informatic eficient , trebuiesc avute in vedere anumite reguli de baza, deduse din practica.

1. Abordarea globala modulara - la proiectarea sistemului trebuie avuta in vedere legatura acestuia cu lumea exterioara, posibilitatile de comunicare cu alte sisteme similare, compatibilitatea cu sisteme de alta natura, posibilitatea includerii sistemului intr-un sistem mai complex, sau posibilitatea includerii altor sisteme.

Criteriul eficientei economice - principalul criteriu ce sta la baza realizarii sistemului este cel economic. La proiectare trebuie avut in vedere ca raportul dintre rezultatul sau rezultatele directe sau indirecte obtinute prin implementarea si folosirea sistemului economic si totalitatea costurilor de realizare sa fie cat mai mare.

3. Orientarea spre utilizatori - la realizarea sistemului trebuie sa se aiba in vedere cerintele si preferintele utilizatorilor. Trebuie purtata o discutie cu utilizatorii in prealabil si pe baza sugestiilor si preferintelor lor sa se treaca la proiectarea propriu-zisa.

4. Asigurarea unicitatii introducerii datelor - o serie de date trebuiesc utilizate in mai multe locuri in cadrul sistemului informatic. La proiectarea sistemului, trebuie ca datele sa fie introduse o singura data, iar sistemul sa distribuie automat datele in celelalte locuri in care este nevoie de ele.

5. Antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului - acest principiu decurge tot din orientarea spre utilizator. Trebuie discutat cu utilizatorul inainte de a trece la proiectare, pentru a inlatura de la inceput o serie de neajunsuri, trebuiesc discutate modalitatile de introducere a datelor si adaptarea aplicatiei la nevoile utilizatorului, modul de calcul si prelucrare al datelor.

6. Solutie generala, independenta de configuratia actuala a sistemului informatizat - sistemul proiectat nu trebuie sa fie dependent de dotarea tehnica actuala a beneficiarului, ci trebuie avute in vedere eventuale noi achizitii de tehnica de calcul, o eventuala schimbare a sistemului informatic.

7. Posibilitatea de dezvoltare ulterioara - trebuiesc avute in vedere posibilitatea ca sistemul sa poata fi imbunatatit in raport de cerintele viitoare ale firmei beneficiare.

PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC

Principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic sunt :

Analiza sistemului existent - se studiaza sistemul informatic existent si se stabilesc neajunsurile sale si cerintele ce urmeaza a fi satisfacute de viitorul sistem informatic. In acesta etapa stabilindu-se rentabilitatea folosirii sistemului informatic.

Proiectarea sistemului informatic - se concepe sistemul, elementele componente ale acestuia, structura lor si modul de realizare. Datorita complexitatii, aceasta etapa este la randul ei descompusa in doua etape : proiectarea de ansamblu (se stabileste arhitectura de ansamblu, modul de descompunere pe componente, intrarile si iesirile sistemului; se finalizeaza printr-o schema de ansamblu a sistemului in care sunt incluse toate aceste elementele) si proiectarea de detaliu (fiecare element descris in etapa anterioara este descris in detaliu).

3. Elaborarea programelor - se scriu programele sistemului intr-un limbaj ales anterior.

4. Implementarea sistemului - dupa ce a fost realizat sistemul se trece la implementarea sa.

5. Exploatarea si intretinerea sistemului - aceasta este faza finala a proiectului in care se trece la exploatarea acestuia. Este necesara in paralel si o serie de operatii de intretinere a acestuia.

SISTEME INFORMATICE

PENTRU ACTIVITATEA FINANCIARA

Sistemele informatice au o aplicare imediata in cadrul rezolvarii unor probleme de natura economica. Deci una dintre ramurile cele mai informatizate este economia.

Pentru a satisface anumite nevoi, este necesar sa se consume anumite bunuri, anumite resurse. Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poarta numele de resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunzator, in vederea satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stringente. Activitatea desfasurata de om pentru gasirea si prelucrarea resurselor economice se numeste activitate economica.

Intreprinderile desfasurand activitate de productie, veniturile obtinute din valorificarea acestora permit acestora continuarea activitatii si chiar a dezvoltarii. In acest caz, nevoile sunt cele de a ramane in competitie pe piata, iar resursele sunt constituite din materia prima folosita, forta de munca, mijloacele de productie, etc.

Pentru realizarea acestei dorinte, unitatile economice trebuie sa-si perfectioneze continuu activitatea.

Utilizarea tehnicii de calcul, mareste considerabil eficienta economica. Unul dintre mijloacele prin care activitatea economica este automatizata este dat de sistemele informatice de gestiune economica.

In cadrul unitatilor economice sunt o multitudine de activitati ce pot fi supuse informatizarii. Acestea pot fi impartite in grupe, in functie de compartimentele in care se desfasoara.

Fiecare dintre compartimentele unei unitati economice poate fi informatizat intr-o masura mai mare sau mai mica, ideal insa ar fi ca toate acestea sa fie inglobate intr-un sistem informatic global de gestiune economica la nivelul intregii intreprinderi.

Sistemele expert in domeniul economico - financiar vin in sprijinul managerului in procesul de luare a deciziilor. Scopul acestora este de reproducere de catre calculator a rationamentelor umane, astfel incat conducatorii pot sa ia decizii in rezolvarea problemelor economice la un moment dat, in timp oportun, inlocuind cu succes expertii in domeniu.

Un sistem informatic financiar-contabil pune in evidenta trei componente clasice: prelucrarea tranzactiilor contabile, subsistemul de gestiune financiara si subsistemul de control de gestiune.

Prelucrarea tranzactiilor contabile este asigurata prin intermediul unui modul informatic distinct, in care principalele functii sunt legate de achizitia facturilor de materii prime si materiale si vanzarea produselor de catre intreprindere. (Figura

Fig. 20. - Schema contabilitatii generale

Sistemul informatic financiar - contabil este caracterizat de existenta mai multor aplicatii independente, dezvoltate de echipe independente si la momente diferite, fara a se realiza o integrare a lor.

Aplicatiile informatice incluse in modulul de contabilitate generala asigura ca functii de baza emiterea de facturi catre clienti, pentru produsele expediate, respectiv incasarea facturilor de la furnizorii de materii prime, materiale, consumabile, etc.

Plecand de la inregistrarea acestor tranzactii, prelucrarea curenta a informatiilor consta in actualizarea unui ansamblu de conturi. Aceste conturi constituie baza de date esentiala a sistemului informatic contabil si reflecta situatia patrimoniala a intreprinderii. Procedurile specifice integrate in sistem permit o exploatare a starii conturilor, obtinandu-se periodic bilantul contabil si contul de rezultate. (Anexa 1 si 2).

Odata stabilite regulile de inregistrare a tranzactiilor sistemul informatic contabil se supune, in sens strict, unei logici de prelucrare simple, centrat pe o baza de date contabile.

Eficienta sistemului informatic creste insa, in conditiile in care baza de date contabile poate fi exploatata si prin intermediul altor module informatice precum cel al gestiunii financiare si control bugetar.

Gestiunea financiara este una din activitatile vitale ale intreprinderii, care asigura nu numai cunoasterea situatiei actuale, dar si posibilitatea previzionarii fluxurilor financiare, menite sa asigure respectarea constrangerilor fundamentale de solvabilitate.

Preluarea tranzactiilor cu caracter financiar este alimentata de informatiile provenite din contabilitatea generala, referitoare la generarea creantelor si a datoriilor intreprinderilor. Cunoasterea acestora permite anticiparea miscarilor de trezorerie, care vor avea loc la expirarea termenelor de plata si incasare. Urmarirea costurilor pe proiecte de investitii vor permite, intr-o anumita masura, sa se previna unele efecte asupra fondurilor viitoare din trezorerie.

Sistemul informatic ofera facilitatea urmaririi permanente a costurilor finantarilor, precum si posibilitati de plasament.

Controlul bugetar integrat in sistemul informatic contabil si financiar, modulul care vizeaza controlul bugetar este fondat pe previziunea evenimentelor financiare viitoare si confruntarea cu situatia constatata.

Prelucrarea informatiilor pentru controlul bugetar este relativ simpla si consta in confruntarea datelor reale si previzionate pe capitole de buget, calculandu-se si abaterile corespunzatoare. Acest lucru nu ar fi posibil daca, in cadrul sistemului informatic, nu ar fi asigurata integritatea modulelor de contabilitate generala si a celui de gestiune financiara.

Sistemul informatic contabil si financiar prezinta solutii de informatizare a activitatilor, cu o serie de particularitati impuse de normalizarea contabila.

Prin natura lui, sistemul informatic contabil si financiar asigura un puternic caracter de integrare a datelor, provenite din alte sisteme informatice functionale.

Fiind un domeniu bine cunoscut, automatizat inca de la debutul aparitiei calculatoarelor in intreprinderi, gestiunea contabila si financiara cunoaste putine esecuri sub aspectul informatizarii. Software-urile sunt diversificate, testate si disponibile pe piata, oferind solutii de buna calitate pentru prelucrarea tranzactiilor.