informatic - proiectarea sistemului informatic privind evidenta furnizoriilor si a produselor oferite de acestia

 

PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND EVIDENTA FURNIZORIILOR SI A PRODUSELOR OFERITE DE ACESTIA

C U P R I N S

CAPITOLUL 1. Analiza și modelarea sistemului informațional existent

1.1. Prezentarea generala a organizației

1.2. Analiza structurii organizatorice

1.2.1. Prezentarea organigramei

1.2.2. Descrierea critica a organigramei

1.3. Analiza structurii funcționale

1.4. Analiza legislației

1.5. Analiza sistemului informatic

1.6. Analiza documentelor și a altor surse informaționale

1.6.1. Inventarul documentelor

1.6.2. Evaluarea documentelor

1.7. Flowchart-ul

1.8. Modelarea prelucrarilor

1.9. Modelarea datelor

1.10. Evaluarea critica a sistemului informațional

CAPITOLUL 2. Proiectarea sistemului informatic

2.1. Obiectivele proiectarii sistemului

2.2. Proiectarea ieșirilor

2.3. Proiectarea bazei de date

2.4. Proiectarea codurilor

2.5. Proiectarea intrarilor

2.6. Proiectarea interfeței cu utilizatorul

CAPITOLUL 3. Implementarea sistemului informatic

3.1. Prezentarea intefeței sistemului

3.2. Prezentarea ieșirilor

CAP.1  ANALIZA SI MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

1.1PREZENTAREA GENERALA A ORGANIZATIEI

Real si-a deschis primul hipermarket in Polonia inca din 1997, avand acum la nivel national un portofoliu de 49 de hipermarketuri prin preluarea magazinelor operatorului francez Geant.
  In 1998 a urmat deschiderea primului magazin in Turcia, unde alte 11 hipermarketuri au fost deschise in total. In vara lui 2005 a fost inaugurat primul, din cele 11 actuale, hypermarket Real in Rusia, si incepand din 2006 a intrat si pe piata din Romania.

In total au aparut peste 100 de hipermarketuri ale acestei firme in afara Germaniei, si intr-un timp foarte scurt.  Un proiect ambitios de expansiune la nivel international, indeosebi in Rusia si Romania, intareste si confirma orientarea catre crestere sustinuta a firmei Real care este hotarata sa-si continue dezvoltarea internationala si pe viitor.

Real Hypermarket Romania SRL a intrat pe piata de retail din Romania in martie 2006, cand a fost deschis primul magazin in Timisoara. Au urmat alte 23 hipermarketuri, deschise in centre economice importante ale tarii, astfel incat reteaua numara la momentul actual 24 hipermarketuri.

Real Hypermarket se afla in stransa legatura cu tara  in care functioneaza. Real reprezinta un utilizator pe scara larga a ofertei locale de produse si creeaza intre de 300 - 350 de locuri de munca in fiecare magazin. 80% din produsele oferite spre vanzare sunt asigurate de la producatorii nationali.

Magazinele Real sunt amplasate fie de sine statator fie  in parcuri de retail. 
Zona de Galerie pozitionata  in fata hipermarketului Real ofera clientilor o serie de alternative la cumparaturi, suplimentand in acest mod propriul nostru portofoliu de produse. Acesta este de altfel motivul pentru care hipermarketurile Real prezinta o atractivitate unica.

Galeria comerciala eleganta, ambientul placut, existenta spatiilor  largi de parcare,  diversele servicii oferite clientilor fac din Real hypermarket un centru comercial de succes. 

In cadrul Metro Group, Real reprezinta conceptul de succes al hipermarketului cu autoservire intr-un spatiu mare de vanzare cu amanuntul.

Firma are o conceptie de marketing bazata pe comert, considerand ca potentialii clienti doresc produse de calitate si cele mai bune preturi, dorind pe termen lung, fidelizarea clientelei, extinderea in marile orase ale tarii si acapararea unei cote de piata cat mai mari.

Pornind de la conceptia de marketing se pleaca de la piata, iar concentrarile vor fi nevoile consumatorilor, mijlocul fiind intreaga activitate de marketing , scopul fiind maximizarea profitului si in acelasi timp,  satisfacerea consumatorilor.

Hypermarketul real asupra caruia realizam aceat proiect are seduil in Timisoara pe Calea Aradului nr.1 , fiind primul Real deschis in Timisoara in data de 16 martie 2006.

In cazul in care hypermarket-ul din Timisoara se dovedeste a fi un succes, se doreste realizarea unui alt obiectiv,anume extinderea lantului in mai multe orase din tara: Bucuresti, Constanta, Cluj, Brasov.

Deci ,obiectivul fundamental il reprezinta satisfacerea clientilor, atat privind produsele puse in vanzare, cat si serviciile oferite de angajati.

Axandu-se pe strategia de dezvoltare, se doreste fidelizarea clientilor, atat datorita calitatii produselor si serviciilor, cat si prin programe promotionale.

Firma isi va concentra atentia asupra unei publicitati permanente, in conditiile in care economia romaneasca se afla intr-o stare de incertitudine.

1.2 ANALIZA STRUCTURII ORGANIZATORICE

PREZENTAREA ORGANIGRAMEI

1.2.2 DESCRIEREA CRITICA A ORGANIGRAMEI

Organigrama prezentata poarta denumirea de structura ierahic-liniara si este primul tip de structura utilizata care isi are originea din sistemul de conducere din armata. In cadrul ei se respecta cu strictete principiul unitatii de conducere ( comanda), in sensul ca fiecare persoana este subordonata unui singue sef.

Avantaje:

-autoritatea si responsabilitatea sunt bine definite;

-conducerea se poate realize operativ prin dispozitii verbale;

-permite corelarea dispozitiilor privind diverse domain de activitate ale firmei;

-asigura o formare multilateral a managerilor;

Dezavantaje:

-concentrarea tuturor problemelor ce privesc diverse domenii de activitate in mana unei singure personae conduce la luarea unei decizii mai putin fundamentale in anumite domenii deoarece oricat de bine pregatita ar fi un manager nu poate avea o competenta multilateral;

-lipsesc legaturile intre executanti, majoritatea legaturilor fiind intre sefi si subordonati.

1.3. Analiza structurii func ionale

Diagram cuprinde principali actori implicati: aprovizionare, magazie, contabilitate, furnizor, departament sef raion ,departament dispo, bayer.

Aprovizionarea este una din activitatile componente ale functiei comerciale prin intermediul careia intreprinderea intra in relatii economice cu alte societati comerciale.

APROVIZIONARE-MAGAZIE

Reprezinta operatia de identificare si verificare cantitativa si calitativa a marfurilor, a materiilor prime si materialelor ce se primesc in aceasta.

Receptia are drept obiectiv verificarea mai multor aspecte privind calitatea, cantitatea, indeplinirea intocmai a contractului care reglementeaza relatiile dintre furnizor si beneficiar si intre acestia si intreprinderea de transport.

Operatia de receptie asigura cantitativ si mai ales calitativ existenta in intreprinderea comerciala, de alimentatie publica a tuturor valorilor necesare pentru buna desfasurare a activitatilor complexe care se desfasoara aici.

APROVIZIONARE-CONTABILITATE

In contabilitate dupa verificarea calitativa si cantitativa a produselor primate de la furnizor, este primita factura care este  trecuta in registrul de scadenta.

Daca se constata diferente de marfuri, se trimite spre contabilitate nota de intare receptie si constatare de diferente, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica. Aceasta se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

  Pe baza acestui centralizator se intocmeste nota contabila 1. pentru intrari marfuri in gestiune. 

APROVIZIONARE- FURNIZOR

Pentru a putea fi inregistrat in registru receptive marfa, trebuie sa aiba asupra lui urmatoarele documente: avizul de insotire, anexa la aviz, documente suplimentare de insotire a marfi care confirma calitatea siguranta si provenienta marfii ( ex. Certificate de conformitate, certificate de calitate, adeverinte anezate la declaratia vamala a marfii, adeverinte la scrisoarea de trasura, certificate veterinare, certificate de garantie).

APROVIZIONARE- DEPARTAMENT SEF RAION

Seful de raion are sarcina de a urmari evidenta stocurilor, la produsele pe care le are in subordinea sa, pentru a constata necesarul de aprovizionare pe care in cele din urma il tranzmite la departamentul disop pentru efectuarea comenzi propriu-zise.

APROVIZIONARE- DEPARTAMENT DISPO

In cadrul acestiu departament, necesarul de aprovizionare realizat de seful de raion, este verificat si aprobat, pe baza caruia se intocmeste comanda de aprovizionare.

APROVIZIONARE- BAYER

Acestia primesc comanda intocmita de departamentul dispo, in cadrul magazinului Real, urmand sa o trimita aceasta comanda furnizorilor, acestia urmand sa transporte marfa.

1.4. Analiza legisla iei

Toate activitatile au la baza o serie de acte normativa iar activitatea analizata in prezenta lucrare nu face exceptie. Principalele acte normative pe care se bazeaza activitatea societatilor

Legea 31/1990-Legea societatilor comercial

Legea nr. 22/18/11/69 -privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor organizatiilor socialiste

OMF 425/98

Legea contabilitatii nr82/1991

HG 831/19/12/1997

OR 2388/95

HG 2139/04

HG1553/2003

HG 941/90
1.5. Analiza sistemului informatic

1.5.1 Configuratia spatilor de lucru

1.5.2 Arhitectura retelei

1.6. Analiza documentelor i a altor surse informa ionale

1.6.1. Inventarul documentelor

1.6.2. Evaluarea documentelor

1.7. Flowchart-ul

In cadrul departamentului dispo, pe baza necesarului de aprovizionare se intocmeste conamda de aprovizionare care este tranzmisa furnizorilor.

Pe baza comenzii de aprovizionare, furnizorul efectueaza livrarea marfurilor, si tranzmite depozitului marfurile impreuna cu factura de achizitie (de vanzare a furnizorului) impreuna cu avizul de insotire al marfii, ambele fiind intr-un exemplar.

La depozit, se realizeaza receptia marfurilor, iar pe baza facturii si avizului de insotire se intocmeste nota de raceptie si constatare de diferente in doua exemplare. Un exemplar din nota de receptie si constatare de diferente, impreuna cu factura de achizitie, se trimit catre contabilitate (unde se opereaza intrarea marfurilor in fisa contului 371) unde se arhiveaza.

Cel de-al doilea exemplar din nota de receptie si constatare de diferenta, opereaza in fisa de magazie dupa care impreuna cu avizul de insotire se arhiveaza la depozit.

in cazul transferului  de marfuri de la o magazie la alta, se foloseste bonul de pradare transfer si restituire, care se intocmeste in doua exemplare. Primul exemplar se completeaza si apoi se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, iar cel de-al doilea exemplar, dupa completare se arhiveaza la magazie.

1.8. Modelarea prelucrarilor

Continutul DFD

Diagrama fluxului de date

1.9. Modelarea datelor

1.10. Evaluarea critica a sistemului informa ional

CAPITOLUL 2. Proiectarea sistemului informatic

2.1. Obiectivele proiectarii

Prin realizarea acestui proiect se doreste sa se atinga mai multe obiective principale, cat si

mai multe subobiective. Prin intermediul acestora se doreste realizarea unui sistem cat mai

eficient, din punct de vedere al transmiterii de informatii, intr-un timp cat mai scurt si cu o

precizie cat mai mare, si care sa asigure o baza credibila in luarea deciziilor.

Astfel printre asertiunile de baza se enumera:

obiective de conducere. Aceste obiective pot fi detaliate in subobiective, si anume:

asigurarea bunei functionari a utilitatilor puse la dispozitia studentilor;

asigurarea ordinii si disciplinei in camin;

optimizarea activitatii de precazare si cazare a studentilor

obiective informationale. Aceste obiective pot fi detaliate in subobiective, si anume:

asigurarea unor informatii pertinente, ca baza credibila in luarea deciziilor;

furnizarea rapida de informatii privitoare la situatia studentilor cu privire la taxa

de camin

realizarea unui sistem capabil sa prelucreze informatiile in-put in forma dorita si

specifica domeniului de activitate studiat;

reducerea timpului de lucru, si implicit al celui de raspuns;

asigurarea prelucrarii automate a datelor, in defavoarea prelucrarii lor manuale.

obiective tehnologice. Aceste obiective pot fi detaliate si ele la randul lor, in

subobiective, si anume:

asigurarea unui control eficient asupra intrarilor si iesirilor in/din sistem;

asigurarea unei prelucrari eficiente si eficace a datelor.

obiective informatice. Aceste obiective pot fi detaliate in subobiective, si anume:

asigurarea utilizarii unei tehnici de calcul eficiente, in corespondenta cu cererile

de iesire;

asigurarea securitatii datelor;

obtinerea evidentei studentilor in mod informatizat, mai eficient si mai rapid.

Pentru ca obiectivele urmarite sa fie indeplinite, este necesar ca definirea in sistem a

prelucrarii datelor de intrare sa aiba ca efect iesirea informatiilor necesare.

2.2. Proiectarea ieșirilor

Iesirile sistemului reprezinta scopul pentru care se face proiectarea sistemului. Pe langa iesirile care apar in toate unitatile, mai exista si iesiri care sunt specifice fiecarei unitati si care depind de o multitudine de factori, fiind necesare in procesul decizional.

In continuare vor fi prezentate situatiile de iesire specifice activitatii analizate

- activitatea: evidenta de dpozitare  a intrarilor,iesirilor si stocurilor bunurilor.

- subactitivitatea: contabilitatea analitica in cadrul metodei operativ contabil(pe solduri)

- frecventa: zilnica

- numar de exemplare: 1

- destinatia: magazie

-se arhiveaza: magazie

- activitatea: receptia bunurilor aprovizionate, incarcare in gestiune.

- frecventa: zilnica

- numar de exemplare: 2

- destinatia: magazie, contabilitate

-se arhiveaza: 1 la magazie, 2 la contabilitate

2.3. Proiectarea bazei de date

CREATE TABLE FURNIZORI (

CUI TEXT(10) PRIMARY KEY,

den_fur TEXT(30) ,

sediul TEXT(30),

tel_fax TEXT(10),

IBAN TEXT(24),

Banca TEXT(20));

CREATE TABLE FACTURI (

serie_fact TEXT(5) PRIMARY KEY,

nr_fact SINGLE PRIMARY KEY,

CUI TEXT(30) ,

data datetime ,

den_prod TEXT(20),

UM TEXT(4),

cant_prod SINGLE,

val SINGLE );

CREATE TABLE NRCD (

nr_NRCD SINGLE PRIMARY KEY,

nr_fact SINGLE,

serie_fact TEXT(5),

den_prod TEXT(20),

cod_prod SINGLE,

data DateTime,

cant SINGLE,

UM TEXT(5),

pret_um SINGLE,

val SINGLE );

CREATE TABLE necesar_aprov (

nr_nec SINGLE PRIMARY KEY,

dep TEXT(10),

cod_prod SINGLE,

den_prod TEXT(20),

cant SINGLE );

CREATE TABLE comanda_aprov (

nr_com SINGLE PRIMARY KEY,

SID SINGLE,

dep TEXT(10),

nr_nec SINGLE,

den_fur TEXT(30),

sediul TEXT(30),

den_prod TEXT(20),

cant SINGLE,

val SINGLE );

CREATE TABLE PRODUSE (

cod_prod SINGLE PRIMARY KEY,

den_prod TEXT(20),

UM TEXT(4) );