Formulare si baze de date

Un alt tip de tabel care se poate crea in Excel este baza de date Excel.

Scopul crearii bazei de date este de a stoca o cantitate mare de informatii in format tabelar in vederea folosirii facilitatilor de organizare si afisare selectiva a informatiilor oferite de programul Excel.

Crearea si gestionarea unei baze de date se poate face in Excel prin utilizarea formularelor de date.

Proiectarea unui formular pentru o baza de date

Pentru crearea unui formular de date se parcurg urmatoarele etape:

Se introduc intr-o linie, in celule separate, numele campurilor (coloanelor) corespunzator datelor care vor fi introduse;

Se introduce pe linia urmatoare o inregistrare model completand cu date campurile corespunzatoare;

Se selecteaza cele doua linii;

Se selecteaza din meniul vertical: Data optiunea: Form;

Introducerea, stergerea, vizualizare, modificarea si cautarea inregistrarilor

Cu ajutorul formularului de date creat se pot:

adauga inregistrari noi bazei de date - selectand butonul New;

sterge inregistrari existente (dupa ce au fost selectate) - selectand butonul Delete;

vizualiza inregistrarile din baza de date - pentru parcurgerea bazei de date se poate folosi bara derulanta de pe margine;

modifica inregistrarile bazei de date.

cauta inregistrari dupa anumite criterii:

ne pozitionam pe prima inregistrare din baza de date;

selectam butonul: Criteria;

introducem criteriile dupa care se face cautarea;

selectam butonul: Find Next -> ne pozitionam pe prima inregistrare care satisface criteriile impuse;

daca se doreste gasirea tuturor inregistrarilor care satisfac criteriile impuse, se selecteaza butonul Find Next pana vom fi avertizati printr-un semnal sonor ca nu mai sunt astfel de inregistrari.

Observatie:

Deplasarea de la un camp la altul se face apasand tasta Tab sau selectand campul respectiv cu clic pe butonul stang al mouse-ului.

Trecerea la o noua inregistrare se face apasand tasta Enter.

Crearea unui formular de date pornind de la un tabel Excel existent:

Se selecteaza tabelul avand grija ca prima linie sa contina numele campurilor;

Se selecteaza din meniul vertical Data optiunea: Form .

Sortarea datelor dintr-o baza de date

Pentru a ordona inregistrarile dintr-o baza de date creata in Excel, se parcurg etapele:

Se pozitioneaza indicatorul de celula in interiorul bazei de date;

Se selecteaza optiunea Sort din meniul Data;

Din lista derulanta Sort By, se selecteaza numele primului camp dupa care se doreste sa se faca sortarea. Sortarea poate fi ascendenta daca este selectat butonul radio: Ascending sau descendenta daca se selecteaza: Descending. Daca se doreste sortarea inregistrarilor dupa mai multe chei de sortare ( maxim trei) se vor folosi listele derulante: Then By similar Sort By.

Se pastreaza selectat butonul radio: Header Row din My List Has.

Filtrarea unei baze de date creata in Excel

Scopul: pentru afisarea numai a inregistrarilor dorite.

Filtrarea automata a unei baze date se poate face astfel:

Se pozitioneaza indicatorul de celula in interiorul bazei de date;

Din meniul Data se alege optiunea: Filter dupa care: Auto Filter;

Pentru a filtra baza de date in scopul afisarii inregistrarilor dorite, se executa clic pe butonul listei derulante corespunzatoare campului in care se afla datele dupa care se face selectia inregistrarilor si se introduce criteriul de selectie.