Editarea si manipularea foilor de calcul

EDITAREA SI MANIPULAREA FOILOR DE CALCUL

In vederea prelucrarii unui document Excel deja existent, primul pas este acela de deschidere a documentului.

Oricare ar fi tipul de corectie al datelor (adaugarea, inlocuirea, copierea, mutarea, stergerea), primul pas este acela de selectie a unei celule sau a unui domeniu de celule din cadrul documentului.

Corectarea datelor

Corectarea datelor prin adaugare

Primul pas este fixarea celulei active prin clic stanga dupa care se initiaza accesul in interiorul celulei prin dublu clic stanga. Va pozitionati cu ajutorul sagetilor sau a mouse-ului in pozitia in care se doreste a se adauga noul text. Din acest moment se poate adauga noul text. Se va observa cum toate caracterele nou introduse se vor adauga spre dreapta dupa punctul curent de inserare.

Corectarea datelor prin inlocuirea datelor

Etapele de inlocuire a datelor prin procedeul de suprascriere a noului text sunt :

Se fixeaza punctul de inceput al suprascrierii in cadrul unei celule active;

Se actioneaza tasta <Ins>;

Se tasteaza datele dorite -se observa cum rand pe rand caracterele de dupa punctul de inceput al suprascrierii dispar si apar altele noi in locul lor.

Pentru a dezactiva aceasta caracteristica se va actiona din nou tasta <Ins>.

Selectarea datelor si a elementelor unei pagini de calcul

Selectarea datelor si a elementelor unei foi de calcul este utila in vederea realizarii unor operatii de copiere, mutare, inserare sau stergere, operatii realizabile in cadrul unei celule active, asupra unui domeniu continuu sau discontinuu de celule.

Regulile pentru selectarea datelor si a elementelor unei foi de calcul sunt prezentate in tabelul care urmeaza.

Deselectarea se realizeaza foarte simplu prin eliberarea tastelor sau prin operatia clic stanga cu mouse-ul oriunde in interiorul sau in exteriorul selectiei.

Refacerea situatiilor anterioare unei modificari

Se intampla ca in urma oricarui tip de modificare adusa continutului unui registru de calcul, sa doriti din diferite motive, sa reveniti intr-o anumita faza anterioara uneia din aceste operatii. Nimic mai simplu. Refacerea unei faze anterioare in care s-a aflat documentul dumneavoastra se realizeaza extrem de usor prin accesarea comenzii Undo prezenta in meniul Edit sau ca buton in bara cu instrumente standard.

Ce se intampla daca ati renuntat la prea multe modificari ?In acest caz veti accesa succesiv, comanda Repeat, prezenta in meniul Edit (Fig. 4.2.2), pentru a reface continutul documentului dumneavoastra pana in momentul pe care-l doriti.

Cautarea si inlocuirea datelor

Daca doriti sa cautati un cuvant sau o expresie in cadrul unei foi de calcul sau registru de calcul se va folosi comanda Find prezenta in meniul Edit iar pentru cautarea si inlocuirea datelor se va folosi comanda Replace din acelasi meniu. La activarea acestor comenzi va apare caseta de dialog din Fig.

Informatia care se doreste a fi cautata se va introduce in caseta Find what  iar informatia cu care va fi inlocuita aceasta informatie se va introduce in caseta Replace with. Accesati butonul Replace All daca se doreste actualizare in toata foaia de calcul activa (Fig.4.2.4, a)) sau in intregul registru de calcul (Fig.4.2.4, b)). Diferenta intre cele doua cautari cu inlocuire se observa in alegerea optiunii Sheet sau Workbook din caseta cu lista derulanta Within vizualizata prin accesarea butonului Options prezenta in pagina corespunzatoare etichetei Replace.

Daca se doreste o actualizare aleatorie (nu se inlocuieste intotdeauna informatia cautata)  se vor accesa pe rand (acolo unde este cazul) butoanele Find Next si Replace.

Copierea datelor

Operatia de copiere presupune inmagazinarea datelor initial selectate intr-o variabila de memorie de tip Clipboard (o parte din memoria volatila a calculatorului) iar apoi copierea acesteia intr-un anumit loc din document. Puteti sa copiati o parte din informatia unei celule, intregul continut al unei celule, informatia dintr-un domeniu aleator sau continuu de celule.

Copierea datelor cu ajutorul mouse-ului

Varianta 1 :

Se selecteaza datele;

Se activeaza meniul Edit ;

Se activeaza comanda Copy ;

Se fixeaza cu clic stanga o noua pozitie de plasare a datelor selectate ;

Se activeaza meniul Edit ;

Se activeaza comanda Paste

Varianta 2 :

Se selecteaza datele ;

Se activeaza butonul Copy  din bara cu instrumente standard ;

Se fixeaza cu clic stanga o noua pozitie de plasare a datelor selectate

Se activeaza butonul Paste  din bara cu instrumente standard .

Varianta 3 :

Se selecteaza datele ;

Se activeaza cu clic dreapta meniul imediat al suprafetei de lucru Excel ;

Se activeaza comanda Copy cu clic stanga ;

Se fixeaza cu clic stanga o noua pozitie de plasare a datelor selectate ;

Din meniul imediat care-si face din nou aparitia se va activa cu clic stanga comanda Paste .

Bineinteles, respectand logica acestei operatii puteti realiza diferite combinatii intre aceste trei variante prezentate. Efectul va fi acelasi.

Copierea datelor cu ajutorul tastaturii

Urmariti pasii urmatori si veti reusi sa realizati intotdeauna cu succes o operatie de copiere ajutati fiind doar de tastatura :

Se selecteaza datele ;

Se activeaza combinatia de taste <Ctrl>+<C> ;

Se fixeaza cu clic-stanga o noua pozitie de plasare a datelor selectat ;

Se activeaza combinatia de taste <Ctrl>+<V>

Mutarea datelor

Mutarea datelor cu ajutorul mouse-ului

Varianta 1 :

Se selecteaza datele ;

Se activeaza meniul Edit ;

Se activeaza comanda Cut ;

Se fixeaza cu clic stanga o noua pozitie de plasare a datelor selectat ;

Se activeaza meniul Edit ;

Se activeaza comanda Paste

Varianta 2 :

Se selecteaza datele ;

Se activeaza butonul Cut   din bara cu instrumente standard ;

Se fixeaza cu clic-stanga o noua pozitie de plasare a datelor selectat ;

Se activeaza butonul Paste  din bara cu instrumente standard .

Varianta 3 :

Se selecteaza datele ;

Se activeaza cu clic dreapta meniul imediat al suprafetei de lucru Excel ;

Se activeaza comanda Cut cu clic stanga ;

Se fixeaza cu clic stanga o noua pozitie de plasare a datelor selectat ;

Din meniul imediat care-si face din nou aparitia se va activa cu clic stanga comanda Paste .

Mutarea datelor cu ajutorul tastaturii

Aceasta operatie presupune parcurgerea in ordine a urmatorilor pasi :

Se selecteaza datele ;

Se activeaza combinatia de taste Ctrl+X ;

Se fixeaza cu clic-stanga o noua pozitie de plasare a datelor selectat ;

Se activeaza combinatia de taste Ctrl+V

Stergerea datelor

Si aceasta operatie se poate realiza usor atat cu mouse-ul cat si cu tastatura..

Stergerea datelor cu ajutorul mouse-ului

Pasii de urmat pentru stergerea unui grup mai mare de caractere sunt :

Selectati caracterele destinate stergerii ;

Activati comanda Cut daca doriti sa-l eliminati din pozitia initiala sau sa-l pozitionati altundeva.

Comanda Cut poate fi activata utilizand una din cele trei variante:

a) din meniul Edit ;

b) activand butonul Cut  din bara cu instrumente  de lucru standard ;

c) activand comanda Cut din meniul imediat al suprafetei de lucru Excel.

Stergerea datelor cu ajutorul comenzii Clear din meniul Edit

Selectati caracterele destinate stergerii ;

Activati meniul Edit/comanda Clear cu variantele All (date si formatari), Formats (numai formatarea ), Contents (numai datele din selectie), Comments (numai comentariul din selectie)

 Stergerea datelor cu ajutorul tastaturii

Cel mai simplu mod de stergere este acela de pozitionare a indicatorului mouse-ului inaintea sau dupa caracterul sau cuvantul care urmeaza a fi sters si activarea tastei Delete (sterge caracterul din dreapta punctului curent de inserare) sau a tastei Backspace ← (sterge caracterul din stanga punctului curent de inserare).

Pasii de urmat pentru stergerea unui grup mai mare de caractere sunt :

Selectati datele

Activati tasta Delete daca nu mai aveti nevoie de datele selectat .

Copierea si mutarea datelor intre mai multe documente Excel

Pentru a realiza diferite operatii de modificare asupra continutului unui document, ajutati fiind de informatiile din alte documente, mai intai, este necesar ca aceste documente sa fie deschise. Practic, din acest moment, fiecarui document i se va putea aduce orice fel de modificare.

Pasii de urmat pentru a copia anumite date dintr-un document in altul, presupunand ca deja cele doua documente sunt deja deschise, sunt:

Se acceseaza documentul principal si ne pozitionam prin punctare cu clic stanga in locul unde dorim sa inseram noile date ;

Se acceseaza cu clic stanga butonul din bara de task-uri corespunzator documentului auxiliar

Se cauta datele dorite a fi copiate in documentul principal

Se marcheaza datele

Se initiaza una dintre variantele de copiere

Se acceseaza cu clic stanga butonul din bara de task-uri corespunzator documentului principal ;

Se realizeaza comanda Paste in pozitia punctului se inserare din documentul principal ;

Daca se doreste o copie a datelor selectate si intr-o alta pozitie din documentul principal, se va realiza din nou comanda Paste si in acea pozitie.

Pasii de urmat pentru a muta date dintr-un document in altul, presupunand ca deja cele doua documente sunt deja deschise, sunt:

Se acceseaza documentul principal si ne pozitionam prin punctare cu clic stanga in locul unde dorim sa inseram;

Se acceseaza cu clic stanga butonul din bara de task-uri corespunzator documentului auxiliar 

Se cauta datele dorite a fi mutate in documentul principal ;

Se marcheaza datele

Se initiaza una dintre variantele de mutare a datelor selectate (accesarea comenzii Paste sau prin prinderea si tragerea selectiei deasupra documentului principal plasand datele selectate in pozitia punctului de inserare- procesul se va incheia in acest moment utilizand varianta a doua) ;

Se acceseaza cu clic stanga butonul din bara de task-uri corespunzator documentului principal

Se realizeaza comanda Paste in pozitia punctului se inserare din documentul principal ;

Daca se doreste o copie a datelor selectate si intr-o alta pozitie din documentul principal, se va realiza din nou comanda Paste si in acea pozitie.

O alta varianta de copiere sau mutare a unei foi dintr-un registru in altul, se realizeaza prin deschiderea celor doua registre, prinderea foii din registrul sursa si tragerea ei in pozitia dorita din registrul destinatie. Diferenta intre copiere si mutare se face prin accesarea sau neaccesarea tastei CTRL concomitent cu procesul de tragere.

Utilizarea seriilor de date

MS Excel va ofera facilitatea de a crea serii de numere, date calendaristice, zile consecutive ale saptamanii, zile lucratoare, lunile anului sau ani. Aceste serii se pot construi pe randuri sau coloane. Continutul primei celule sau a primelor celule din fiecare rand sau coloana este destinat ca valoare initiala, valoare de plecare pentru seriile care se vor genera. Deci, dupa ce veti introduce valorile de inceput, selectati domeniul in care doriti crearea seriei (Fig. 4.2.5) si selectati meniul Editcomanda Filloptiunea Series. Va apare caseta de dialog Series. Realizati setarile dorite. Efectul  poate fi observat dupa validarea selectiilor (Fig. 4.2.6).

Aceasta operatie de creare de serii se poate realiza si cu ajutorul mouse-ului:

Se selecteaza celula sau grupul de celule care se doreste a fi extins

Se trage manerul de umplere  spre stanga, dreapta, in sus sau in jos, in functie de directia in care se doreste generarea seriei

Eliberati butonul mouse-ului.

Introducerea unei serii cu AutoFill

Aceasta facilitate oferita de Excel va permite sa repetati valori, sa continuati serii sau sa extindeti o lista pe baza primelor date introduse. Datele asupra carora isi face efectul activarea AutoFill sunt numere, date calendaristice, zilele saptamanii sau lunile anului.

Pentru a utilize aceasta facilitate, parcurgeti pasii:

introduceti prima valoare sub forma unei valori numerice (prima valoare din lista sau dintr-o serie)

apropiati indicatorul mouse-ului de coltul din dreapta jos al celulei (marcajul de umplere) in care ati introdus prima valoare pana in momentul in care acesta se schimba intr-o cruce neagra si ingrosata

daca trageti marcajul de umplere peste domeniul de celule concomitent cu apasarea continua a tastei <CTRL>=> domeniul de celule selectat se va completa corespunzator.

daca in prima celula ati introdus un text (Ianuarie, Februarie, Martie,), prin tragerea marcajului de umplere  concomitent cu apasarea continua a tastei <CTRL>, se va realiza copierea primei valori in domeniul selectat.

Daca veti trage marcajul de umplere cu ajutorul butonului drept al mouse-ului, va apare un meniu imediat care va va ajuta sa realizati ceea ce doriti.

Tragerea marcajului de umplere peste zone cu date deja existente determina inlocuirea datelor existente cu noile date.

Inserarea de randuri sau coloane

Aceasta operatie se realizeaza foarte rapid prin marcarea unui rand sau mai multor randuri adiacente, a unei coloane sau mai multor coloane adiacente si accesarea comenzii Insert din meniul imediat (Fig. 4.2.7) sau  a comenzii Rows din meniul Insert. Efectul se poate observa in Fig. 4.2.8).

   

Stergerea de randuri sau coloane

Aceasta operatie se realizeaza printre marcarea randurilor sau a coloanelor care se doresc a fi eliminate si accesarea tastei Delete sau a comenzii Delete din meniul imediat sau din meniul Edit (Fig. 4.2.9).

Unirea celulelor

   Poate fi operatia de transformare a unui grup de celule intr-o singura celula. Marcati grupul de celule, accesati comanda Format Cells prezenta in meniul imediat sau comanda Cell din meniul Format, alegeti eticheta Alignment, validati caseta Merge cells (Fig. 0) si accesati butonul OK.

Separarea celulelor

   Operatia de separare a celulelor este inversa celei de unire a celulelor. Marcati celula obtinuta printre unirea celulelor , accesati comanda Format Cells prezenta in meniul imediat sau comanda Cells din meniul Format, alegeti eticheta Alignment, devalidati caseta Merge cells (Fig. 1) si accesati butonul OK.

Inserarea celulelor

  Operatia de inserare a celulelor se realizeaza identic cu operatia de inserare de randuri sau de coloane. In functie de ceea ce doriti sa realizati, marcati o celula sau un grup de celule adiacente, accesati comanda Insert din meniul imediat sau comanda Cells din meniul Insert (Fig.4.2.12). Efectul poate fi aparitia casetei de dialog Insert (Fig.4.2.13). In functie de locul in care doriti sa inserati grupul de celule selectat, alegeti una din variantele propuse de primele doua butoane radio.

  

Utilizarea facilitatilor oferite de Paste Special

De asemenea, Excel va ofera o facilitate extraordinara si anume aceea de Paste Special. Ce va ofera aceasta facilitate?! Va ofera posibilitatea de a realiza o operatie de copiere sau mutare a unor date respectand anumite optiuni. Pentru a utiliza aceasta comanda initiati o operatie de copiere: marcati ceea ce doriti sa copiati dupa care accesati comanda Copy, va pozitionati in locatia de destinatie si accesati comanda Paste Special din meniul Edit sau din meniul imediat corespunzator marcajului. Va apare caseta de dialog cu acelasi nume in care veti alege, prin accesarea unui buton de selectie (buton radio) din zona Paste, tipul informatiei care se va copia in locatia aleasa (Fig. 5

Important de specificat este si posibilitatea de compunere a datelor marcate cu datele din locatia de destinatie. Aceasta operatie se obtine prin setarea corespunzatoare a unor optiuni prezente in zona Operation din aceeasi caseta de dialog Paste Special.

Mai exista doua optiuni:Skip blanks si Transpose.

Stergerea celulelor

Operatia de stergere a celulelor se realizeaza printre parcurgerea a doi pasi:

marcarea celulelor

actionarea tastei Delete sau a comenzii Delete din meniul imediat sau din meniul Edit

Inserarea foilor de calcul

Implicit, la crearea unui nou registru de calcul, MS.Excel va ofera trei foi de calcul goale, fiecare din acestea identificata printr-o eticheta. Daca aveti nevoie de un numar mai mare, accesati cu clic stanga una dintre etichetele in fata careia doriti sa inserati noua foaie de calcul si activati comanda Insert din meniul imediat sau comanda Worksheet din meniul Insert. Se marcheaza atatea etichete cate foi de calcul noi doriti sa inserati.

Stergerea foilor de calcul

Pentru stergerea unei foi de calcul sau a mai multor foi de calcul, marcati-le dupa care accesati comanda Delete din meniul imediat sau comanda Delete sheet  prezenta in meniul Edit.

Mutarea si copierea foilor de calcul

Operatia de mutare se realizeaza prin simpla prindere si tragere a etichetei de  foaie in noua pozitie sau prin accesarea comenzii Move or Copy din meniul imediat corespunzator elementului de tip foaie de calcul. Va apare caseta de dialog din Fig. 4.2.16 in care alegeti noua pozitie a foii dvs.

In cazul operatiei de copiere se vor parcurge aceiasi pasi, dar, in plus, se va valida si caseta Create a copy (Fig. 4.2.17).

Redenumirea foilor de calcul

Pentru redenumirea unei foi de calcul, se va selecta eticheta foii de calcul si se va accesa comanda Rename din meniul imediat. Vechea denumire va deveni marcata. In acest moment puteti sa redenumiti foaia de calcul. Pentru validarea redenumirii actionati tasta ENTER.