Cum creati un tabel intr-o baza de date?

Cum creati un tabel intr-o baza de date?

Pentru a crea un tabel intr-o baza de date, trebuie mai intai sa deschideti fisierul de tip baza de date. Daca vreti sa deschideti un fisier baza de date care exista deja in memoria externa, folositi comanda File | Open, sau butonul Open din linia cu instrumente standard, pentru a aparea pe ecran panoul de activitati, apoi folositi legaturile din chenarul Open a file pentru a alege fisierul pe care vreti sa-l deschideti. Pentru a deschide un fisier nou de tip baza de date, trebuie sa apelati comanda File | New, sau sa actionati butonul New din linia cu instrumente standard (vezi sectiunea anterioara). In ambele cazuri, pe ecran apare o fereastra asociata de tip baza de date (Database), al carui titlu este chiar numele fisierului baza de date pe care il deschideti.

In partea stanga a ferestrei sunt aliniate pe verticala mai multe butoane, care va ajuta sa creati elementele componente ale bazei de date (tabele, interogari, formulare, rapoarte, pagini Web de acces, etc). Sub titlul ferestrei se afla o linie cu instrumente pe care o puteti folosi pentru a opera asupra elementelor componente ale bazei de date. Actionati butonul Tables din suita de butoane Objects aliniate pe verticala in partea stanga a ferestrei, deoarece doriti sa creati un tabel. In fereastra apar trei metode pentru crearea unui tabel:

Create table in Design view - folosind aceasta metoda puteti proiecta un tabel in modul de vizualizare Design.

Create table by using wizard - folosind aceasta metoda puteti construi un tabel cu ajutorul unui asistent expert (wizard) pentru tabele.

Create table by entering data - folosind aceasta metoda puteti introduce datele direct intr-un tabel macheta. Dezavantajul acestei facilitati este ca nu puteti modifica structura tabelului.

Cum folositi modul de vizualizare Design?

Pentru a proiecta un tabel in modul de vizualizare Design, procedati astfel:

Actionati cu dublu clic metoda Create table in Design view in fereastra de mai sus. Aceasta este metoda folosita cel mai des pentru crearea unui tabel. Pe ecran apare o fereastra de proiectare a tabelului (de tip Table) in care trebuie sa definiti toate campurile care vreti sa apara in tabelul pe care-l creati. Titlul acestei ferestre este chiar numele tabelului pe care-l creati si care la inceput este un nume generic, atribuit in mod implicit de Access: Table1, Table2, etc.

In aceasta fereastra de proiectare a tabelului, trebuie sa completati pentru fiecare camp urmatoarele rubrici:

Field Name - Numele campului, care trebuie sa fie unic pentru fiecare camp. Acest nume poate avea o lungime de cel mult 64 de caractere, inclusiv spatiile.

Data Type - Tipul datei care se poate inregistra in campul respectiv. Cand activati aceasta rubrica, apare o lista ascunsa pe care o puteti desfasura pentru a alege tipul datei. Pentru fiecare tip de data, in partea inferioara a ferestrei apar anumite proprietati (dimensiune, format, etc). Daca doriti ajutor pentru alegerea tipului datei, dupa ce ati introdus cursorul in rubrica Data Type, apasati tasta F1 (Help).

Description - Descrierea campului, care este optionala, avand numai un rol documentar.

Daca doriti sa inserati un camp intre doua campuri existente deja, selectati in tabel linia care descrie campul in fata caruia doriti sa inserati noul camp, apoi folositi comanda Insert | Rows. Daca doriti sa eliminati un camp, selectati linia care il descrie, apoi folositi comanda Edit | Delete, sau apasati tasta Del.

Dupa ce ati terminat de proiectat tabelul, puteti sa-l salvati cu ajutorul comenzii File | Save As. Cu aceasta ocazie puteti sa dati tabelului un nume semnificativ (de exemplu, Clienti, Produse, etc), inlocuind in acest fel numele generic oferit de Access (Table1, Table2, etc).

Inainte de a face salvarea tabelului, Access va transmite un mesaj prin care va atentioneaza ca nu ati definit o cheie primara (primary key) pentru acest tabel. Cheia primara nu este obligatorie, dar este necesara cand vreti sa stabiliti o relatie dinspre acest tabel, spre alte tabele din baza de date. De aceea, Access va intreaba daca vreti sa defineasca el o cheie primara implicita.

Daca raspundeti "No", tabelul ramane fara cheie primara, iar daca raspundeti "Yes", Access va creaza o cheie primara de tip AutoNumber in care memoreaza automat pentru fiecare inregistrare un numar distinct, in ordine secventiala. Acesta este cel mai simplu mod de a defini o cheie primara. Pentru a crea cheia primara, Access insera un camp nou in prima pozitie a tabelului, care are numele "ID" introdus in rubrica Filed Name, iar tipul selectat in rubrica Data Type pentru acest camp este AutoNumber.

Campul respectiv este definit automat ca fiind cheia primara (primary key) a tabelului. In figura de mai sus se vede simbolul de cheie primara in stanga numelui "ID" din prima rubrica.