Prezentarea companiei PETROM - OMV

Prezentarea companiei PETROM - OMV

Capitolul 3 - Implementarea proiectului de productie a biodieselului in cadrul companiei PETROM OMV cu ajutorul software-ului Microsoft Project

3.1 Aplicatia informatica Microsoft Project - prezentare generala

Microsoft Project este un program complex de gestionare a proiectelor in mod eficient, ce utilizeaza tehnologia informatica si are in vedere introducerea si organizarea activitatilor de proiect, configurarea resurselor, alocarea de resurse la activitati, precum si alti parametri de configurare a planului proiectului, care sa conduca la indeplinirea sau depasirea obiectivelor.

Software-ul Microsoft Project este o aplicatie ce ofera numeroase functii pentru planificarea, implementarea si analiza proiectelor de management, metoda utilizata din ce in mai mult de managerii firmelor performante. Principala sa functionalitate este gestionarea unui proiect managerial de la conceptie la executie, iar functiile sale de baza sunt

tine evidenta tuturor informatiilor referitoare la cerintele de lucru, durata si resursele necesare unui proiect;

vizualizeaza planul unui proiect in formate standard, bine definite, asociind diagrame de tip Gantt;

permite configurarea activitatilor specifice unui proiect managerial, organizarea lor pe subactivitati, intreruperea unor activitati, configurarea resurselor necesare derularii proiectului si alocarea lor diferitelor activitati, observarea gradului de sub-alocare sau supra-alocare a resurselor si echilibrarea acestui proces de alocare;

planifica activitatile si resursele eficient, in functie de posibilitatile de echilibrare ale celor trei laturi aferente triunghiului de proiect: obiective, timp, costuri;

asigura monitorizarea pe toata durata derularii proiectului a costurilor, grupandu-le pe categorii, in functie de specificatiile utilizatorului;

permite vizualizarea drumului critic asociat proiectului managerial, punand in evidenta activitatile care nu au rezerve de timp disponibile si care daca nu sunt terminate la timp, afecteaza durata intregului proiect;

permite schimbul de informatii referitoare la proiect cu toate persoanele dintr-o retea Intranet sau din Internet, in ultimul caz impunandu-se salvarea informatiilor din cadrul proiectului in format html;

comunica eficient cu persoanele implicate in proiect, lasand in acelasi timp controlul final (decizia) in responsabilitatea managerului de proiect.

Unul dintre cele mai importante elemente noi aduse in versiunea Microsoft Project este aplicatia bazata pe web Microsoft Project Central, care permite executarea unei game largi de activitati de comunicare si raportare intre managerul de proiect si persoanele implicate.

Microsoft Project include noi facilitati care vin in sprijinul planificarii proiectelor manageriale. O firma poate alege fie o versiune Professional Single User, in cazul in care gestioneaza proiecte independente, fie o versiune EPM (Enterprise Project Management), daca doreste sa gestioneze concomitent mai multe proiecte manageriale, intre care exista interdependente (spre exemplu, exista resurse alocate in mai multe proiecte). Principalele avantaje ale versiunii EPM sunt[2]:

comunicarea si colaborarea in timp real cu membrii echipelor de proiect si cu stakeholderii firmei atat prin sisteme Intranet cat si Extranet;

standardizarea proceselor de management al proiectelor in cazul firmelor multinationale;

depistarea rapida a resurselor supraalocate, datorata participarii la proiecte diferite si oferirea unor alternative de echilibrare.

In plus, versiunea Enterprise Project Management poate fi usor integrata in sistemul informatic managerial din cadrul unei firme.

3.2 Planificarea unui proiect de management a relatiilor de productie cu potentialii investitori in domeniul producerii de biodiesel

Planificarea unui astfel de proiect presupune realizarea unui consens intre top managementul unei firme si stakeholderii sai, a caror interes major este reprezentat de mentinerea si dezvoltarea unor parteneriate strategice.

Pentru realizarea strategiei este necesar indeplinirea mai multor conditii si obiective :

a.  abilitatea managerului de proiect de a-l adapta strategiei de ansamblu a organizatiei;

b. integrarea tehnologiilor biodiesel in sistemul informatic de planificare a resurselor intreprinderii ;

c.  instaurarea unui parteneriat strategic bazat pe multiplicarea interactiunilor intre o firma si partenerii sai;

d. asimilarea rapida a cunostintelor necesare membrilor echipei de proiect in cadrul unor programe de training.

Un proiect de management al dezvoltarii relatiilor decizionale privind productia de biodiesel presupune trei etape: prima este planificarea proiectului, in care se stabilesc obiectivele, se selecteaza managerul de proiect, se definesc sarcinile tuturor participantilor si se fixeaza standardele de performanta; a doua etapa consta in derularea efectiva a proiectului, in cadrul careia sunt urmarite termenele de realizare a diferitelor activitati; iar ultima etapa este cea de evaluare a eficientei proiectului si a aportului acestuia la strategia de ansamblu a unei organizatii.

Utilizarea managementului prin obiective in gestiunea informatizata a luarii deciziilor manageriale implica atat o planificare a obiectivelor cat si o monitorizare a activitatilor specifice, pe baza urmatoarelor sarcini: definirea obiectivelor de dezvoltare, definirea resurselor de care este nevoie pentru realizarea obiectivelor, alocarea resurselor la activitatile planificate, inregistrarea derularii proiectului pe etape, compararea situatiilor reale cu cele previzionate si realizarea unor ajustari ale activitatilor prin aplicarea unor restrictii astfel incat proiectul sa fie finalizat la termenul stabilit, fara costuri suplimentare.

Dintre regulile care asigura succesul managementului prin obiective in cadrul strategiilor de management a proiectului "Biodiesel", putem mentiona:

stabilirea unor obiective si termene de realizare a etapelor proiectului realiste;

stabilirea unui buget previzionat pentru fiecare obiectiv;

instituirea unor programe de training pentru toti membrii echipelor de proiect, coordonate de catre managerul de proiect si care au drept principal scop familiarizarea cu noile cerinte impuse de standarde;

selectarea unei persoane adecvate ocuparii postului de manager de proiect (in primul rand, sa aiba abilitati relationale, dublate de cunostinte solide in management, marketing, finante, probleme tehnice);

verificarea periodica a modului cum decurg activitatile din cadrul proiectului managerial;

utilizarea unor infrastructuri informatizate ca suport al gestiunii proiectului si nu ca substitut al planificarii sale efective.

In structura organizatorica a firmei PETROM OMV, care doreste sa implementeze un proiect "Biodiesel", au loc unele schimbari temporare, creandu-se o structura matriceala specifica. Principalul avantaj consta in faptul ca sunt reunite competente specializate din diferite domenii specifice managementului prin proiect. O caracteristica distincta a matricei este ca angajatii departamentelor care fac parte din echipa de proiect au in mod continuu o subordonare multipla atat pe linie de proiect, cat si fata de managerul functional.

Complexitatea unui proiect Biodiesel poate fi determinata in functie de doua dimensiuni:

1. numarul departamentelor implicate - daca obiectivul fundamental in cadrul unui proiect Biodiesel este eficientizarea luarii deciziilor cu ajutorul unei aplicatii informatice, atunci implicarea doar a departamentului de tehnologia informatiei este suficienta; in schimb, daca se urmareste previziunea cotelor de piata, analiza multidimensionala a informatiilor obtinute in urma implementarii proiectului, este necesara implicarea unui numar mai mare de departamente.

2. numarul componentelor sistemului Biodiesel - se refera la subsistemele ce urmeaza sa fie incorporate in cadrul sistemului informatic destinat activitatilor specifice managementului luarii deciziilor (subsistemul planificarii activitatilor, subsistemul planificarii resurselor, subsistemul alocarii de resurse la activitati). Cu cat numarul departamentelor implicate in proiect si a componentelor sistemului decizional este mai mare, cu atat proiectul va furniza un suport real pentru procesele de afaceri centrate pe eficientizarea activitatii de management.

Responsabilitatile majore ale managerilor de proiect includ: atingerea scopului urmarit cu resursele disponibile, in conditiile constrangerilor de timp, buget si tehnologii, negocierea cu fiecare manager din cadrul departamentelor implicate in proiect pentru a elimina posibilitatea aparitiei unor situatii de supraalocare a resurselor, luarea rapida a deciziilor atunci cand apar perturbatii in desfasurarea proiectului si rezolvarea oricarei stari conflictuale potentiale.

La acest proiect pot participa angajati ai departamentelor Finante-Contabilitate, Resurse umane, Marketing, precum si specialisti in domeniul IT din interiorul sau exteriorul companiei PETROM OMV.

Departamentul Marketing al companiei PETROM OMV poate utiliza tehnologia informatiei si comunicatiilor pentru realizarea unor programe de atragere si fidelizare a clientilor, prezentarile comerciale ale promotiilor pe website-uri constituind modalitati de promovare eficiente in mediul e-business. Specialistii in marketing implicati in proiect pot initia si alte actiuni, precum crearea unor programe de loialitate, previziuni ale comportamentului clientilor, analiza valorii diferitelor segmente de clienti, optimizarea canalelor de distributie, personalizarea ofertelor, astfel incat sa obtina un raspuns eficient din partea clientilor.

Principalele obiective specifice ale unui proiect Biodiesel din perspectiva departamentului de marketing sunt:

a. Rata de loialitate a clientilor ridicata

Orice manager de marketing constientizeaza faptul ca migrarea clientilor catre concurenti determina pierderi semnificative ale veniturilor potentiale si devine imposibila recuperarea investitiilor initiale in atragerea clientilor. In prezent, companiile utilizeaza tehnologii predictive sofisticate care evidentiaza profilul clientilor predispusi sa migreze catre concurenti; diminuarea acestui risc poate fi obtinuta prin actiuni de marketing personalizate destinate motivarii acestei categorii de clienti.

Aplicarea principiului focalizarii asupra clientilor conduce in mod specific la:

Investigarea si intelegerea nevoilor si asteptarilor clientilor;

Armonizarea obiectivelor organizatiei cu nevoile si asteptarile clientilor;

Cunoasterea nevoilor si asteptarilor clientilor de catre intrega organizatie;

Masurarea satisfactiei clientilor si luarea unor decizii in functie de rezultatele masurarilor;

Managementul sistematic al relatiilor cu clientii (CRM);

Asigurarea unei abordari echilibrate intre satisfacerea clientilor si a altor parti interesate (ca de exemplu: proprietari, angajati, furnizori, finantatori, comunitati locale si societatea in ansamblul sau).

b. Previziunea comportamentului clientilor

In conditiile actuale in care managerii de marketing ai firmelor urmaresc anticiparea nevoilor clientilor, previziunea comportamentului lor devine o responsabilitate majora. Modelarea comportamentului clientilor se bazeaza pe urmatoarele aspecte: analiza achizitiilor si a inclinatiilor de consum ale clientilor, observarea achizitiilor repetitive, analiza si evaluarea mixului de marketing practicat in diferite perioade de timp.

c. Modelarea valorii clientilor si determinarea profitabilitatii lor

Procesarea unui volum foarte mare de date referitoare la achizitiile trecute ale clientilor si costul ridicat al aplicatiilor informatice destinate activitatilor specifice CRM nu au constituit obstacole in calea construirii unor programe de management a valorii clientilor, pe cele trei etape ale ciclului lor de viata: atragerea noilor clienti, fidelizarea celor existenti si dezvoltarea relatiilor de afaceri cu acestia in timp.

d. Optimizarea canalelor de comunicare cu clientii

Evolutia preferintelor clientilor isi pune amprenta asupra alegerii celor mai eficiente canale de comunicare. Realizarea unei comunicari de marketing prin canale multiple (on-line si off-line) genereaza o crestere a interactivitatii relatiilor dintre o firma si clientii sai.

Comunicarea de marketing se refera la obligativitatea organizatiei de a-si defini si implementa un sistem eficace de comunicare cu clientii in legatura cu:

a.  Informatiile despre produs;

b. Modul de tratare a cererilor de oferta, a contractelor sau comenzilor, inclusiv amendamentele la acestea;

c.  Feed-back-ul de la client, inclusiv modul de tratare a reclamatiilor acestuia.

Comunicarea deschisa cu clientul a fost demonstrata practic ca fiind benefica in construirea unei relatii de incredere si parteneriat intre organizatie si client, bazat pe un flux constant si transparent de informatii.

e. Nivelul ridicat al personalizarii mesajelor de marketing

Personalizarea constituie capabilitatea unei firme de a adapta comunicarea de marketing la preferintele individuale ale clientilor.

Tehnologiile de personalizare aplicabile bazelor de date si website-urilor acceseaza informatiile obtinute cu acordul clientilor, respectand principiul marketingului bazat pe permisiune, si le utilizeaza in vederea crearii unor oferte adaptate fiecarui segment de clienti.

f. Realizarea de vanzari aditionale

Unul dintre obiectivele majore urmarite de managerii de marketing consta in fructificarea oportunitatilor de realizare a vanzarilor aditionale, care ofera o imagine clara asupra produselor sau serviciilor ce reusesc sa determine cresterea profitabilitatii clientilor.

Angajatii din Departamentul Finante-Contabilitate implicati in proiect trebuie sa furnizeze rapoarte privind profitabilitatea implementarii procesului tehnologic de producere a biodiesel-ului, sa prezinte costurile implicate de o strategie concurentiala, corelate cu veniturile estimate, sa faca analiza accesarii de resurse de finantare pentru activitatile proiectului. Principalii indicatori care trebuie determinati in cadrul unui proiect Biodiesel sunt: rata de rentabilitate a investitiilor, rata profitabilitatii prin retehnologizare si rata de amortizare a investitiilor efectuate

Specialistii in domeniul IT creeaza infrastructura sistemului informatic de implementare a aplicatiei Microsoft Project privind luarea deciziilor manageriale si sunt responsabili de buna functionare a sistemului si a fluxurilor de informatii. Principalele sarcini ale informaticienilor implicati in proiectul Biodiesel sunt: proiectarea componentelor sistemului informatic destinat managementului luarii deciziilor, in functie de necesitatile proiectului, la nivel strategic, tactic si operational, achizitia echipamentelor hardware si implementarea aplicatiei software, configurarea retelei Intranet, testarea sistemului, trainingul utilizatorilor sai si crearea unui plan care sa monitorizeze, evalueze si actualizeze componentele sistemului informatic.

In cazul in care intr-o organizatie nu exista un departament IT, se apeleaza la serviciile unei firme specializate care poate pune la dispozitie informaticieni foarte bine pregatiti, cu experienta in alte proiecte .

Principalul rol al specialistilor din Departamentul Resurse Umane in cadrul unui proiect Biodiesel consta in dezvoltarea de programe de training pentru toti participantii la proiect, pentru familiarizarea angajatilor cu noile tehnologii biodiesel, in vederea luarii unor decizii optime.

De asemenea, recrutarea si selectia managerului de proiect, precum si a membrilor echipei de proiect, constituie responsabilitati majore ale specialistilor in domeniul resurselor umane; in faza finala a proiectului Biodiesel, angajatii acestui departament trebuie sa stabileasca modalitatile de recompensare atat a managerului de proiect cat si a echipei in functie de performantele obtinute.

Resursele umane sunt cele mai importante, intrucat constituie un potential de competente si abilitati, reperzinta sursa celorlalte resurse, datorita modului in care acestea sunt procurate si combinate pentru a proiecta o activitate.

Un concept important in cadrul compartimentului de resurse umane este Planificarea resurselor umane pentru realizarea fiecarei activitati a proiectului Biodiesel.

Planificarea necesarului de resurse umane pentru proiectul Biodiesel se face in functie de disponibilitatea si posibilitatea detasarii unor persoane din cadrul celorlalte departamente pentru activitatea desfasurata, precum si prin angajarea de noi persoane cu o calificare superioara.

Pentru a atinge performantele stabilite de top management este necesar sa se realizeze antrenarea si motivarea personalului ce desfasoara activitati in cadrul proiectului Biodiesel.

Antrenarea vizeaza implicarea personalului in realizarea sarcinilor si obiectivelor stabilite, presupune si un autoimpuls in directionarea comportamentului de actiune, precum si un reper pentru autoinvatare si autoperfectionare, este precedata de functia de motivare.

Motivarea reprezinta functia psihologica prin care se coordoneaza si se directioneaza comportamentul cu ajutorul fortelor si energiilor interioare si exterioare spre indeplinirea unui scop.

Factorii ce determina motivarea in bune conditii a angajatilor pot fi evidentiati de:

intelegerea de catre manageri a necesitatii si avantajelor motivarii in transmiterea deciziilor catre subordonati,

aplicarea pincipiului delegarii de autoritate,

intelegerea de catre manageri a nevoilor si necesitatilor angajatilor,

identificarea asteptarilor acestora,

practicarea unui proces de motivare diferentiata in functie de caracteristicile,

aptitudinile si competentele fiecarui angajat,

aplicarea principiului echitatii in repartizarea sarcinilor.

Functiile motivatirii angajatilor pot fi reprezentate de:

antrenarea acestora in vederea realizarii obiectivelor,

intelegerea deplina a strategiei organizatiei,

cresterea interesului pentru munca desfasurata,

cresterea responsabilitatii pentru activitatea desfasurata,

evidentierea asteptarilor angajatilor privind progresul in cariera,

armonizarea intereselor cu cele ale organizatiei,

cresterea aportului la luarea deciziilor,

imbunatatirea productivitatii si extinderea productiei,

cresterea perfomantelor.

De asemenea, in management un rol important il au si deciziile privind evaluarea performantelor profesionale si managementul recompenselor.

Obiectivele evaluarii performantelor angajatilor pot fi reprezentate de:

cresterea gradului de motivare a personalului,

documentarea legitimitatii deciziilor privind angajatii,

conceperea de standarde noi sau imbunatatirea standardelor de

performanta existente,

stabilirea de norme si normative de munca,

imbunatatirea calitatii deciziilor, a proceselor si a produselor,

redimensionarea unor sarcini de munca,

imbunatatirea specificatiilor posturilor,

cresterea gradului de autoevaluare individuala,

imbunatatirea echitatii.

Recompensarea poate fi materiala sau nemateriala, directa sau indirecta si se refera atat la angajati cat si la conducerea firmei.

In functie de fiecare tip de recompensare, individul resimte diferit modalitatea de recompensare datorita motivatiilor intrinseci sau extrinseci, obiective sau subiective. Recompensarea se bazeaza pe doua coordonate esentiale: pe de o parte echitatea interna, desemnata prin asigurarea unui echilibru intre angajatii posturilor de pe acelasi nivel ierarhic, realizat prin analiza si evaluarea postului si a performantelor in mod obiectiv; pe de alta parte prin competitivitatea externa, desemnata de metodologia de recompensare folosita de concurenti.

Factori care influenteaza nivelul recompensarii personalului:

modul in care au fost indeplinite sarcinile,

performantele inregistrate,

sarcinile suplimentare rezolvate,

contributia directa la cresterea veniturilor intreprinderii,

activitati desfasurate in cadrul unor proiecte de finantare sau dezvoltare,

nivelul calitatii produselor realizate si noutatea adusa acestora.

Practic, in cadrul acestui proiect de dezvoltare se impun cerinte de instruire a personalului, care corespund in mare masura cu etapele unei activitati de instruire bine organizata, si trebuie sa aiba in vedere urmatoarele etape:

Identificare nevoilor de dezvoltare ale afacerii;

Evaluarea nivelului de instruire si experienta necesare in raport cu aceasta

dezvoltare;

Identificarea si stabilirea nevoilor individuale de instruire profesionala;

Planificarea activitatilor de instruire (interna sau externa) de regula pentru un

an cu asigurarea bugetelor necesare;

Alocare resurselor necesare pentru instruire;

Organizarea, efectuarea si inregistrarea instruirii;

Evaluarea rezultatelor instruirii prin atestarea, autorizarea, sau certificarea

personalului dar si prin evaluarea performantelor sale post-instruire la locul de munca.

Un alt aspect important il reprezinta crearea conditiilor de desfasurare a procesului de munca in mod ergonomic. Aceasta presupune ca factorii mediului ambiant: microclimatul, presiunea, zgomotul,culorile si muzica sa fie asigurati sau mentinuti in parametrii optimi.

Modalitati de apreciere a eficientei proiectului Biodiesel

- Tabel 3.1 -

De asemenea, in cadrul departamentului trebuie creat un program pentru managementul carierei, care sa aiba in vedere coordonatele individuale si cele organizationale privind interesele ambelor parti. Programul trebuie sa contina aspecte privind tipurile de cariera pe care le pot urma angajatii in functie de caracteristici, competente, creativitate, stil de viata, competitie; precum si sa evidentieze stadiile carierei: explorare, stabilitate, mijlocul carierei si retragerea. Evolutia in treptele carierei se face pe baza capacitatii de a lucra cu oamenii, a aptitudinilor de comunicare, de autoorganizare si intelectuale.

3.3 Modelarea si gestiunea informatizata a proiectului "Biodiesel" cu aplicatia informatica Microsoft Project

3.3.1 Configurarea activitatilor specifice proiectului Biodiesel

Configurarea activitatilor specifice unui proiect managerial in vizualizarea Gantt Chart constituie prima initiativa in cadrul gestiunii informatizate a proiectului. Aplicatia Microsoft Project permite organizarea activitatilor in functie de complexitatea lor, astfel incat se apeleaza frecvent la operatiunea de "indentare" a activitatior, care consta in divizarea unor activitati complexe in subactivitati. Legarea activitatilor reprezinta cheia organizarii proiectului managerial; in majoritatea cazurilor, activitatile sunt legate printr-o relatie de tip Finish-to-Start, care este predefinita in Microsoft Project prin butonul Link Tasks din bara cu instrumente standard si desemneaza faptul ca data de sfarsit a activitatii predecesoare determina data de inceput a activitatii succesoare. Apar insa situatii in care managerul de proiect poate impune ca doua activitati sa se desfasoare simultan, legatura dintre ele fiind desemnata printr-o relatie de tip Start-to-Start, in care data de inceput a activitatii predecesoare determina data de inceput a activitatii succesoare. Avantajul major al legaturii Start-to-Start consta in diminuarea duratei proiectului, dar in acelasi timp poate genera un grad de alocare ridicat sau chiar o supra-alocare a resurselor implicate in activitatile respective.

Pentru a realiza o simulare a gestiunii informatizate a proiectului de dezvoltare "Biodiesel" cu ajutorul aplicatiei informatice Microsoft Project, am considerat oportuna configurarea a 9 activitati principale, continute de 3 parti ale proiectului (planificare, desfasurare efectiva si evaluare): stabilirea surselor de finantare, stabilirea obiectivelor de proiect, selectarea managerului de proiect, selectarea persoanelor ce vor participa la proiect, planificarea sarcinilor echipei de proiect, analiza necesitatii de producere a biodiesel-ului la compania PETROM SA, recrutarea si specializarea personalului pentru producerea de biodiesel, realizarea investitiilor pentru extinderea domeniului de activitate prin producerea de biodiesel, elaborarea unui plan de marketing pentru promovarea biodiesel-ului produs de PETROM SA.

Planificarea proiectului Biodiesel

I. Stabilirea surselor de finantare

Prima activitate din cadrul simularii proiectului managerial este determinarea bugetului necesar desfasurarii activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivelor.

Resursele financiare se refera la suportul banesc necesar desfasurarii activitatilor componente ale proiectului si care poate fi obtinut prin creditari, sponsorizari sau prin aport la capitalul propriu. Sponsorizarea unui proiect se acorda dupa efectuarea unui studiu de fezabilitate si prin dovedirea viabilitatii si oportunitatii proiectului.

II.Stabilirea obiectivelor de proiect

Stabilirea obiectivelor proiectului si gruparea lor in obiective fundamentale, derivate si specifice constituie premisele atragerii resurselor si alocarii lor diferitelor activitati.

Obiectivele fundamentale in cadrul proiectului Biodiesel sunt:

implementarea de sisteme de management pentru luarea deciziilor,

cresterea cotei de piata a companiei Petrom,

retehnologizarea si modernizarea procesului productie

diversificarea productiei,

cresterea performantelor productive,

cresterea investitiilor privind protectia mediului,

extinderea domeniului de activitate prin producerea de biodiesel.

Obiectivele derivate si specifice pot fi reprezentate de:

implementarea aplicatiei Microsoft Project,

managementul relatiilor cu clientii,

modernizarea tehnologiei de extractie a uleiului vegetal,

introducerea procesului tehnologic de fabricare a biodiesel-ului,

eliminarea elementelor de tehnologie depasite si corelarea capacitatilor de productie

pe verticala,

construirea sau achizitionarea unei instalatii de epurare a apei uzate tehnologic,

achizitionarea echipamentelor si instalatiilor necesare,

demararea procedurilor de conformitate cu legislatia in vigoare.

III. Selectarea managerului de proiect

Selectia managerului de proiect si desemnarea membrilor echipei de proiect reprezinta cheia succesului proiectului, intrucat competentele, abilitatile si atitudinea fata de lucrul in echipa a resurselor umane selectate determina realizarea performantelor.

In vederea facilitarii procesului de selectie a managerilor de proiect poate fi conceput un formular structurat in cinci sectiuni carora le corespund: abilitati personale, de leadership, de planificare, de construire a echipei de proiect si de management a conflictelor. Fiecare sectiune, la randul ei, este reprezentata de o scala de evaluare a calitatilor necesare unui manager de proiect, avand cinci trepte: de la 1 - nesatisfacator la 5 - excelent.

Abilitati personale - participare anterioara in cadrul unor proiecte manageriale, competente manageriale, gandire inovativa, orientare catre schimbare, cunostinte dobindite in domeniile: marketing, productie, finante, resurse umane si utilizarea programelor informatice destinate managementului proiectelor;

Abilitati de leadership - abilitati de integrare a membrilor echipei de proiect, implicarea in rezolvarea problemelor cu care se confrunta echipa, capacitatea de a motiva toti participantii la proiect, abilitatea de a induce membrilor echipei de proiect o atitudine proactiva, capacitatea de a atrage intr-un proiect cei mai buni specialisti din departamente diferite;

Abilitati de planificare - abilitati de negociere cu top-managementul pentru obtinerea resurselor necesare proiectului, capacitatea de a planifica proiectul pe module, delimitate prin puncte de reper masurabile, orientatrea catre un management previzional, facilitarea implicarii top-managementului in procesul de planificare, abilitati de echilibrare a celor trei dimensiuni specifice unui proiect: buget, resurse, obiective;

Abilitati de construire a echipei de proiect (team buiding) - abilitati de recrutare a echipei, abilitatea de planificare a necesarului de resurse umane pentru derularea proiectului, crearea unui climat propice performantei in cadrul echipei de proiect, spirit de echipa, abilitati de comunicare si relationale;

Abilitati de management a conflictelor - identificarea surselor de conflict potentiale, intelegerea interactiunilor dintre compartimentele implicate in proiect, observarea interdependentelor dintre sarcinile participantilor la proiect, rezolvarea rapida a oricarei probleme aparute in derularea proiectului, capacitatea de a induce o stare de spirit pozitiva membrilor echipei de proiect.

Comisia de selectie poate evalua fiecare candidat la ocuparea postului de manager de proiect cu ajutorul unui program informatic care va afisa punctajul obtinut de catre fiecare participant la procesul de selectie.

Experienta acumulata in proiectele derulate in trecut, competentele specializate si adaptabilitatea la lucrul in echipa si la un program de lucru prelungit, capacitatea de a lucra sub presiunea termenelor de finalizare a activitatilor si atitudinea proactiva fata de clienti reprezinta conditiile necesare pentru selectarea membrilor echipei de proiect.

IV. Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect

Persoanele ce vor participa la proiect trebuie sa se detaseze temporar de activitatile pe care le desfasurau in mod obisnuit si sa fie subordonati managerului de proiect. Angajatii si project- managerul vor forma o echipa pe toata durata desfasurarii proiectului, de la luarea deciziei de investitie, trecand prin procesul de executie si pana la implementare.

Pentru a fi eficienta, o echipa trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

sa fie devotata unui scop comun,

sa comunice eficient,

sa anticipeze reactiile celorlalti,

sa aiba capacitate empatica,

membrii echipei sa se cunoasca bine intre ei,

sa cunoasca bine obiectivele propuse a fi realizate in echipa,

fiecare membru al echipei sa-si subordoneze propriile interese realizarii unui scop comun,

sa se bazeze pe fair-play,

sa fie deschisa spre noutati sau imbunatatiri.

V. Planificarea sarcinilor echipei de proiect

Planificarea sarcinilor ce trebuie indeplinite se concretizeaza in subactivitati pe care fiecare membru al echipei trebuie sa le realizeze ca un proces de munca simplu sau ca o parte a unui proces de munca mai complex. Sarcinile trebuie distrbuite corespunzator angajatilor si sa fie detaliate suficient.

Pentru efectuarea sarcinilor de munca angajatii companiei Petrom trebuie sa dispuna de o pregatire si o experienta profesionala adecvata atat in domeniul tehnic, cat si in domeniul alimentar prin cunoasterea tennologiei folosite si a proceselor chimice si biochimice care au loc in timpul fabricarii biodiesel-ului.

Fig. 3.1 - Organizarea activitatilor specifice planificarii proiectului Biodieselin cadrul PETROM

Organizarea activitatilor proiectului Biodiesel

VI. Analiza necesitatii de producere a biodieseului la compania PETROM SA

Se va efectua o cercetare de piata prin metoda subcontractarii unei firme de consultanta in domeniu, deoarece compania nu dispune de resurse specializate in astfel de cercetari.

Fig. 3.2 - Organizarea activitatilor de analiza a necesitatii de producere a biodiselului de catre compania PETROM OMV S.A.

VII. Recrutarea si specializarea personalului pentru producerea de bidiesel

Intrucat producerea biodiesel-ului este o activitate noua pentru compania PETROM OMV SA este necesar sa se efectueze un proces de recrutare de personal specializat. Recrutarea se va face tinand seama de sarcinile ce trebuie indeplinite, de specificul procesului tehnologic, de cerintele extinderii productiei, de metodele folosite.

Abilitati si deprinderi necesare personalului:

cunostinte tehnice privind functionarea instalatiilor de biodiesel,

cunoastere procesului tehnologic, specific producerii biodiesel-ului,

posibilitatea si disponibilitatea indeplinirii unor sarcini complexe,

asumarea indeplinirii responsabilitatilor si obiectivelor derivete si specifice,

Urmatoarea etapa o reprezinta organizarea unui interviu de selectie pentru noii angajati. In

cadrul desfasurarii interviului se stabileste daca angajatii respectivi au disponibilitatea pentru a desfasura activitati pentru producerea de biodiesel, daca pot sa desfasoare aceste activitati, se compara candidatii intre ei pentru ai selecta pe cei mai buni.

Viitorii angajati trebuie sa detina:

deprinderi si abilitati in utilizarea instalatiilor pentru producerea de biodiesel,

experienta in producerea biodiesel-ului,

sa fie motivati sa lucreze in acest domeniu,

cunostinte despre compania PETROM SA,

sa stie sa-si puna in evidenta conostintele.

De asemenea este necesar sa se organizeze cursuri de perfectionare si instruire a personalului in domeniul producerii de biodiesel. Aceste cursuri vor favoriza adaptarea si cresterea performantelor pe baza de competente si aptitudini.

Avand in vedere eficientizarea activitatii personalului, se impune revizuirea fiselor de post si specificatiilor acestora privind sarcinile, obiectivele si responsabilitatile. Sarcinile trebuie definite clar, in corelatie cu obiectivele. In cadrul companiei Petrom sarcinile pot fi reprezentate de sarcini de aprovizionare, de productie, verificare a clitatii, depozitare, livrare.

In procesul luarii deciziilor manageriale privind implementarea procesului tehnologic de fabricere a biodiesel-ului un rol important il are cresterea abilitatilor de comunicare si negociere a managerilor cu furnizorii de echipamente bidiesel si materie prima, cu clientii prezenti si potentiali, precum si cu angajatii ce pot contribui cu priceperea si calitatile lor la cresterea si imbunatatirea productiei.

Angajatii trebuie sa fie motivati sa participe la luarea deciziilor privind interesele companiei.

Implicarea personalului

Implicarea personalului unei organizatii la cresterea succesului afacerii si a satisfactiei clientilor este un atu important deoarece mai multe idei pot genera noi resurse. Astfel, personalul de la toate nivelurile din organizatie reprezinta resursa esentiala a acesteia si implicarea lui totala permite ca abilitatile sale sa fie utilizate in beneficiul organizatiei.

Avantaje cheie:

In cadrul organizatiei, persoanele sunt mai motivate, angajate, implicate;

Spiritul inovator si creativitatea sunt puse in slujba indeplinirii obiectivelor organizatiei;

Persoanele sunt responsabile si raspunzatoare pentru prestatia proprie.

Persoanele sunt dornice sa participe si sa contribuie la imbunatatirea continua.

Aplicarea principiilor implicarii angajatilor conduce in mod specific la:

intelegerea importantei contributiei si a rolului lor la nivelul organizatiei;

identificarea elementelor care ii impiedica sa fie perfomanti;

intelegerea problemelor si asumarea raspunderii de a le rezolva;

autoevaluarea performantelor prin prisma obiectivelor si a scopurilor personale;

cautarea intr-o maniera activa a oportunitatilor de a-si spori competenta, cunostintele si experienta;

impartasirea libera a cunostintelor si a experientei

discutarea deschisa despre problemele lor.

Responsabilitate si autoritate

Se refera la o cerinta pe cat de veche pe atat de importanta in buna functionare a oricarei organizatii: nevoia de a defini clar si fara echivoc responsabilitatile si autoritatile din cadrul organizatiei. Aceasta abordare are avantajul ca, pe de o parte, toate sarcinile necesare a fi indeplinite pentru bunul mers al afacerii, dar si pentru obtinerea satisfactiei clientului sunt alocate corespunzator, iar, pe de alta parte sunt definite si comunicate raspunderile pentru luarea deciziilor importante ale afacerii.

Definirea acestor responsabilitati si autoritati se poate face in Fisele de post dar si in alte categorii de documente interne: proceduri de sistem sau de lucru, decizii interne etc.

Managementul de la cel mai inalt nivel trebuie sa promoveze in randul angajatilor un sentiment al responsabilitatii pentru a-i determina sa:

respecte procedurile documentate ale sistemului de management decizional;

utilizeze materialele si echipamentele in mod corect si in conformitate cu instructiunile aplicabile;

fie constienti de problemele existente sau potentiale in implementarea fabricarii biodiesel-ului

raporteze toate erorile, defectele, pierderile etc.;

propuna metode de reducere a riscului de aparitie a unor probleme in indeplinirea sarcinilor si obiectivelor

De asemenea este definita si responsabilitatea si autoritatea managerului de proiect. Acesta trebuie sa fie un membru al echipei de management de la cel mai inalt nivel din organizatie intrucat are nevoie de autoritatea de a organiza si planifica toate actiunile din organizatie necesare pentru implementarea si mentinerea sistemului de management al luarii deciziilor privind producerea de biodiesel.

Managerul de proiect trebuie sa:

a.  Se asigure ca procesele necesare sistemului de management al luarii deciziilor sunt stabilite, implementate si mentinute adecvat cu natura si dezvoltarea afacerii;

b. Raporteze echipei de management de la cel mai inalt nivel din organizatie (eventual periodic cu ocazia analizei efectuate de management) despre functionarea si adecvarea sistemului de management decizional si orice necesitate de imbunatatire;

c.  Asigure promovarea in cadrul organizatiei a constientizarii cerintelor clientilor.

Fig. 3.3 -Organizarea activitatilor de recrutare si specializare a personalului pentru producerea de biodiesel de catre PETROM OMV

VIII. Realizarea investitiilor pentru extinderea domeniului de activitate prin producerea de biodiesel

Accesarea de resurse financiare este un mijloc prin care se poate implementa proiectul de dezvoltare. Aceste resurse se pot obtine prin aport la capitalul propriu al firmei, prin sponsorizari, prin subventionari guvernamentale, prin accesul la finantare europeana dovedita prin planul de afaceri al proiectului si prin studiul de fezabilitate.

Pentru achizitionarea de echipamente si instalatii necesare producerii biodiesel-ului au loc urmatoarele etape:

-se procedeaza la contactarea unor furnizori de echipamente si instalatii pentru producerea de biodiesel,

-se fac cereri de oferta cu prevederea specificatiilor tehnice si functionale,

-se studiaza ofertele, se negociaza oferta cu potential de achizitionare,

-se alege oferta optima dupa criterii tehnice si financiare,

-se implementeaza oferta aleasa.

Rolul agentilor achizitori este urmatorul:

Indeplinirea obiectivului de achizitii (cantitate, calitate, pret);

Identificarea potentialului real al zonelor de actiune;

Gasirea tuturor producatorilor de materii prime (adrese, numere de telefon,

firme, suprafete cultivate, locatii);

Completarea bazelor de date cu toate informatiile directe si adiacente (solicitari

si asteptari, furnizorii si clentii acestora, soiuri cultivate, spatii de depozitare si dotari cu utilaje si masini);

Dezvoltarea relatiilor parteneriale cu potentialii furnizori;

Dezvoltarea si mentinerea de relatii cu institutii si organizatii locale de profil;

Identificarea tuturor surselor de floarea-soarelui, altele decat producatorii

(intermediari, prestatori de servicii in agricultura care pot lua floarea-soarelui in

compensare);

Informarea continua despre piata de floarea-soarelui (exportatori, concurenta,

preturi, oportunitati).

Un aspect important in relatiile de management este constituirea de parteneriate reciproc avantajoase cu clientii sau furnizorii care dispun de resurse potentiale si experienta in producerea de biodiesel.

Relatii reciproc avantajoase cu furnizorul

O organizatie si furnizorii sai sunt interdependenti, iar o relatie reciproc avantajoasa creste abilitatea ambilor de a crea valoare. De aceea in ultmii ani a aparut conceptul de parteneriat catre care tind din ce in ce mai mult relatiile comerciale intre furnizor si clientul sau.

Avantaje cheie:

Abilitatea sporita a ambelor parti de a crea valoare;

Flexibilitatea fata de o piata in schimbare sau fata de nevoile si clientilor;

Optimizarea costurilor si resurselor;

Capacitate mai mare de previziune a dezvoltarii propriei afaceri.

Aplicarea principiilor relatiilor reciproc avantajoase conduce in mod specific la:

Stabilirea de relatii care echilibreaza castigurile pe termen scurt cu consideratiile pe termen lung;

Punerea in comun cu partenerii a experientei si a resurselor;

Identificarea si selectarea furnizorilor cheie;

Comunicarea deschisa si clara;

Punerea in comun a informatiilor si a planurilor de viitor;

Stabilirea unor activitati de dezvoltare si imbunatatire;

Incurajarea si recunoasterea imbunatatirilor si realizarilor furnizorilor.

In al treilea rand trebuie sa se demareze procedurile de conformitate cu legislatia in vigoare, reprezentata prin Directiva UE 2003/30/CE si  HG 1844 din  22.12.2005, emia de Guvernul Romaniei, publicata in Monitorul Oficial nr. 44 din 18 ianuarie 2006.

Directiva UE 2003/30/CE prevede promovarea utilizarii biocombustibililor si a altor combustibili regenerabili, in special in sectorul transporturilor, ca parte a politicii UE de reducere a dependentei de importul de energie si de scadere a emisiilor de gaze ce genereaza efectul de sera. De asemenea, in directiva mentionata sunt prevazute termene pentru ca statele membre sa ia masuri astfel incat pe pietele lor sa fie promovati biocombustibilii care sa inlocuiasca 2% din energia continuta in benzina si motorina utilizate, pana la sfarsitul anului 2005, si circa 20% pana in anul 2020.

HG 1844 din  22.12.2005 are ca scop promovarea utilizarii biocarburantilor si a altor carburanti regenerabili in vederea inlocuirii benzinei sau motorinei, pentru a contribui la unele obiective, cum ar fi: indeplinirea angajamentelor privind schimbarile climatice, asigurarea securitatii in aprovizionarea compatibila cu mediul si promovarea utilizarii surselor regenerabile de energie.

In aceasta hotarare se definesc cativa termeni referitori la producerea de biodiesel:

a)  biocarburanti - carburanti lichizi sau gazosi utilizati pentru transport, produsi din biomasa;

b)  biomasa - partea biodegradabila a produselor, deseurilor si reziduurilor din agricultura, inclusiv substantele vegetale si animale, silvicultura si industriile conexe, precum si partea biodegradabila a deseurilor industriale si urbane;

c)  alti carburanti regenerabili - carburanti regenerabili, altii decat biocarburantii, rezultati din surse regenerabile de energie,

d)  continut de energie - puterea calorifica inferioara a unui carburant.

Lista produselor considerate biocarburanti cuprinde cel putin urmatoarele:
a)   bioetanol - etanol produs din biomasa si/sau fractia biodegradabila a deseurilor, vederea utilizarii ca biocarburant;

b) biodisel - ester metilic, de calitatea motorinei, produs din ulei vegetal sau animal, in vederea utilizarii ca biocarburant;

c) biogaz - carburant gazos produs din biomasa si/sau din partea biodegradabila a deseurilor, care poate fi purificat pana ajunge la calitatea gazului natural, in vederea utilizarii ca biocarburant sau gaz de lemn;

d) biometanol - metanol extras din biomasa, in vederea utilizarii ca biocarburant;
e) biodimetileter - dimetileter extras din biomasa, in vederea utilizarii ca biocarburant;
f) bio-ETBE (etil-tert-butil-eter) - ETBE produs pe baza de bioetanol. Procentajul volumic de bio-ETBE, calculat ca biocarburant, este de 47%;

g) bio-MTBE (metil-tert-butil-eter) - carburant produs pe baza de biometanol. Procentajul volumic de bio-MTBE, calculat ca biocarburant, este de 36%;
h) biocarburanti sintetici - hidrocarburi sintetice sau amestecuri de hidrocarburi sintetice, care au fost extrase din biomasa;

i) biohidrogen - hidrogen extras din biomasa si/sau din partea biodegradabila a deseurilor, in vederea utilizarii ca biocarburant;

j) ulei vegetal pur - ulei produs din plante oleaginoase prin presare, extractie sau procedee comparabile, brut ori rafinat, dar nemodificat din punct de vedere chimic, in cazul in care utilizarea sa este compatibila cu un tip de motor si cu cerintele corespunzatoare privind emisiile.

Biocarburantii pot fi disponibili in oricare dintre urmatoarele forme:
a) biocarburanti puri sau in concentratie ridicata in derivatele uleiurilor minerale, in conformitate cu standardele specifice de calitate pentru utilizarea in transport;
b) biocarburanti amestecati in derivate ale uleiurilor minerale, in conformitate cu normele europene adecvate, care descriu specificatiile tehnice ale carburantilor utilizati in transport - standardele SR EN 228:2004 si SR EN 590:2004;

In vederea implementarii procesului tehnologic de producere a biodiesel-ului este necesar sa se procedeze la modernizarea capacitatii de productie existente.

In ceea ce priveste eliminarea elementelor de tehnologie depasite si corelarea capacitatilor de productie pe verticala a reiesit necesitatea retehnologizarii procesului de productie al companiei Petrom OMV prin urmatoarele obiective de investitii :

Montare cazane de abur cu functionare pe coji de floarea soarelui si a instalatiilor aferente,

Construire dotari necesare si montare echipamente tratare ape uzate tehnologic,

Retehnologizare proces extractie,

Retehnologizare proces scindare soap stock, 

Modernizarea si cresterea capacitatii sectiei rafinarie, modernizarea spatiilor de depozitare ulei rafinat vrac,

Modernizarea liniei de imbuteliere, prin achizitionarea si integrarea in flux a unei masini automate de suflat peturi si amenajarea unui spatiu corespunzator pentru depozitarea materialelor auxiliare necesare procesului de imbuteliere si a produselor finite;

Imbunatatirea procesului de purificare a gazelor arse la cosul de fum al cazanului CR11 existent prin montarea unui sistem format din exhaustor, multiciclon si cos fum, cu eficienta crescuta;

Automatizarea functionarii cazanului Standard Kessel in vederea optimizarii procesului de producere a aburului tehnologic si a reducerii manoperei de operare;

Cresterea capacitatii de prelucrare a sectiilor brute la semintele de floarea soarelui si modernizarea proceselor tehnologice de fabricatie existente; modernizarea spatiilor de depozitare materii prime si produse finite;

Modernizarea laboratorului de analize fizico-chimice al societatii.

Procesul tehnologic de fabricare a biodiesel-ului este o continuarea a procesului tehnologic de fabricare a uleiului, care prin prelucrari succesive duce la obtinerea de boidiesel. Pentru aceasta unele instalatii sunt adaptate la producerea de biodiesel, iar altele sunt achizitionate de la furnizori. Este un process complex ce necesita abilitati de a lucra cu instalatii automatizate.

Diversificarea productiei tinand cont de gama variata de uleiuri vegetale solicitata pe piata dar si de posibilitatile tehnologice ale firmei, reprezinta o alternativa pentru concurenta de pe piata uleiului de floarea soarelui si in acelasi timp o varianta demna de luat in seama pe termen mediu. Deoarece concurenta este din ce in ce mai acerba si cerintele clientilor sunt mai diversificate, se impune elaborarea unor strategii privind satisfacerea in bune conditii a nevoilor consumatorilor. Pentru aceasta este necesar sa se procedeze la cresterea gamei sortimentale de uleiuri vegetale prin achizitionarea de materie prima de specii diferite de plante oleaginoase, cum ar fi: rapita, inul, germenii de porumb, soia.

La compania Petrom OMV, materia prima principala de fabricare a biodieselului consta in procesarea uleiului este floarea soarelui, dar in perioadele cand nu se gaseste se foloseste drept materie prima germenii de porumb. Aceste modificari datorate schimbarii tipului de materie prima necesita unele adaptari ale pocesului tehnologic de fabricare a uleiului in sensul reglarii echipamentelor si utilejelor pentru desfasurarea optima a etapelor procesului de productie: presarea, extractia, rafinarea si imbutelierea.

In vederea cresterii eficientei, este necesar sa se faca si unele schimbari tehnologice prin modernizarea tehnologiei de extractie si eliminarea locurilor inguste din fluxul tehnologic.

Un rol important in buna desfasurare a procesului tehnologic il are faza de pregatire a productiei, care se realizeaza prin conditionarea materiei prime in legatura cu temperatura, umiditatea, corpurile straine si calitatea acesteia.

Modernizarea tehnologiei de extractie se refera la cresterea performantelor tehnologice prin imbunatatirea nivelului parametrilor mai sus enumerati.

Eliminarea locurilor inguste din fluxul tehnologic tine de organizarea ergonomica a locului de munca, in sensul eficietizarii transportului intern atat al materiei prime, semifabricatelor, cat si al produselor finite. Deasemenea se are in vedere si imbunatatirea conditiilor de munca ale muncitorilor direct productivi prin realizarea de cai de acces la instalatii suficient de bine semnalizate.

Un alt aspect important il reprezinta efectuarea controlului productiei, precum si a prestarii de servicii aditionale legat de livrarea produselor.

Controlul productiei si al furnizarii serviciilor se refera la faptul ca organizatia trebuie sa planifice si sa realizeze productia si furnizarea de servicii in conditii controlate pentru a asigura obtinerea satisfacerii cerintelor clientilor. Aceste conditii controlate includ:

a.  Disponibilitatea informatiilor care descriu caracteristicile produsului;

b. Disponibilitatea instructiunilor de lucru, daca sunt necesare, inclusiv tehnologii de proces, fise tehnologice etc.;

c.  Utilizarea echipamentelor adecvate pentru activitatile productie, montaj si service;

d. Disponibilitatea si utilizarea dispozitivelor de masurare si monitorizare;

e.  Implementarea masurarii si monitorizarii;

f.  Implementarea activitatilor de eliberare, livrare si post-livrare.

Inainte de implementarea procesului tehnologic de producere a biodiesel-ului este oportuna realizarea unei testari initiale a productiei de biodiesel. Testarea se realizeaza pentru a verifica parametrii si capacitatea de productie a instalatiilor si echipamentelor. Un rol important il are si asigurarea garantiei de functionare eficienta a echipamentelor din partea funizorilor.

Abordarea bazata pe proces

Abordarea bazata pe proces este un concept care presupune ca rezultatul dorit este obtinut mai eficient atunci cand activitatile si resursele aferente sunt conduse ca un proces.

Avantaje cheie:

Costuri mai scazute si cicluri mai scurte de timp prin folosirea eficienta a resurselor;

Rezultate imbunatatite, constante si predictibile;

Oportunitati de imbunatatire focalizate si priorizate.

Aplicarea principiilor abordarii procesuale conduce in mod specific la:

Definirea sistematica a activitatilor necesare in vederea obtinerii rezultatului dorit;

Stabilirea de responsabilitati si raspunderi clare pentru activitatile cheie;

Analiza si masurarea capabilitatii activitatilor cheie;

Indentificarea interfetelor activitatilor cheie in cadrul si intre functiile organizatiei;

Focalizarea asupra unor factori ca de exemplu: resursele, metodele si materialele care vor contribui la imbunatatirea activitatilor cheie ale organizatiei;

Evaluarea riscurilor, a consecintelor si a impactului activitatilor asupra clientilor, furnizorilor si a altor parti interesante.

Societatea SC Petrom OMV SA se confrunta cu probleme de mediu datorita noilor norme impuse de cerintele legislatiei europene legate de mediu.

Problemele de mediu, identificate la nivelul societatii de catre autoritatea locala de protectia mediului, pe care avem obligatia sa le rezolvam in timp scurt, sunt :

- emisiile de produse de ardere solide si gazoase de la centrala termica,

- deversarea de ape uzate tehnologice, preepurate, in reteaua de canalizare a orasului care nu dispune de statie de tratare,

- emisii de compusi organici volatili rezultati din procesul tehnologic de extractie.

Pentru o desfasurare in conditii optime a procesului de munca, precum si pentru protectia mediului ambiant este necesar si obligatoriu elaborarea unei strategii de reducere a emisiilor de produse de ardere solide si gazoase de la centrala termica in compania Petrom.

Se va avea in vedere procese de investitii in retehnologizarea si modernizarea unor echipamente si instalatii, motarea de filtre ecologice la gurile de evacuare a gazelor de ardere in atmosfera, deasemenea se impune construirea sau achizitionarea unei instalatii de epurare a apei uzate tehnologic.

Fig. 3.4 - Organizarea activitatilor pentru realizarea investitiilor de extindere a domenuilui de activitate prin producerea de biodiesel de catre PETROM OMV S.A.

XI. Elaborarea unui plan de marketing pentru promovarea biodiesel-ului produs de PETROM OMV SA

Biodiesel-ul este produsul principal ce se obtine in procesul tehnologic.

Despre Biodiesel

Biodiesel este un combustibil cu caracteristici identice cu ale motorinei, 100% natural, dar, spre deosebire de motorina, nu este un derivat al petrolului, ci este derivat din ulei vegetal sau animal. In general, uleiurile vegetale sunt cele de floarea soarelui, de soia, sau uleiurile de rapita, precum si ulei de masline, palmier, etc.

Rapita  Floarea soarelui

Pentru a produce biodiesel cu ajutorul acestor uleiuri, este necesara o reactie chimica, care este denumita transesterificare. Aceasta este reactia chimica care face ca glicerolul prezent in ulei sa fie inlocuit de metanol, folosit ca un catalizator, rezultatul este ester metil .

Calitatea biodiesel-ului depinde de calitatea ingredientelor folsite: grasimi, alcool, catalizatori.

Metanol    Catalizatori

Un exemplu este metil esterul de rapita. O forma reziduala a transesterificarii, este glicerina. Aceasta poate fi refolosita, o metoda fiind confectionarea de sapunuri.

In Uniunea Europeana se produc peste 1,4 milioane de tone de biodiesel si 0,4 milioane de tone de bioetanol, lideri de piata fiind Germania si Franta.

Biodieselul se extrage din semintele de rapita; pe plan european se obtin in mod obisnuit circa 3 tone de samanta de rapita la hectar, din care se poate extrage o tona de ulei crud de rapita. Acest ulei crud poate fi folosit direct in motoare, pana la 100% in perioada de vara, ca un adaos de 40% toamna, si iarna intr-o concentratie mai mica. Prin procedeul de esterificare se obtine biodiesel, un ulei vegetal, ce se amesteca la orice temperatura cu carburantul obisnuit. Biodieselul folosit drept combustibil trebuie produs conform unor norme industriale stricte (ASTM D6751) pentru a asigura performantele necesare. Biodiesel este deja adesea incorporat in motorina vanduta la pompa, dar in procentaje relativ scazute si variabile in functie de tara.

Majoritatea tarilor din spatiul Uniunii Europene, cu grad mai mare de dezvoltare, precum Austria, Italia, Franta, Germania, Spania, folosesc acest biodiesel. De exemplu in Germania peste 200.000 de masini folosesc combustibil ecologic, aducandu-se o contributie majora la reducerea poluarii. In Maui, tot biodieselul se fabrica din ulei de gatit, colectat de la restaurante, facand-ul astfel combustibil reciclat, in proportie de 100%., si costa 2,59 $, pentru vehiculele de drum, fiind unul din cele mai mici preturi pentru biodiesel din lume.

In acest moment, ca urmare a diminuarii resurselor de combustibili fosili si a normelor ecologice tot mai rigide, se cauta inlocuirea combustibililor fosili cu noi combustibili de natura vegetala. Folosirea la scara larga a combustibililor fosili nu va continua la nesfarsit, pe masura ce resursele subsolului se vor diminua, pretul titeiului va creste, iar in ritmul actual, daca nu apar noi solutii, se prefigureaza o importanta criza economica. Una dintre solutii este Biodieselul.

Biodieselul este un carburant alternativ cu ardere curata, care in mod traditional este realizat prin prelucrarea unor resurse regenerabile precum uleiuri vegetale sau animale, aplicand un proces simplu de rafinare.

Inca din momentul in care s-a descoperit posibilitatea inlocuirii motorinei cu acest combustibil ecologic, biodiesel, putem spune ca s-a nascut o noua aripa a industriei, cea a productiei de combustibili de natura vegetala.

In anii precedenti, primii cercetatori care au facut pasul in testarea acestui tip de combustibil au fost sceptici, insa testele efectuate de acestia, atat utilizand biodiesel pur cat si amestecuri de biodiesel cu alti combustibili fosili, au aratat ca nu au de ce sa se teama, succesul fiind unul garantat.

Biodieselul a fost testat pe masini cu motoare de serie, modificarile necesare pentru utilizarea de biodiesel pur fiind nesemnificative si deloc costisitoare, dar datorita spiritului conservator al omului, s-a optat pentru utilizarea biodieselului in amestec cu combustibili fosili, fara a mai necesita modificari ale motoarelor pe care a fost utilizat. Rezultatul a fost unul incurajator, si de aceea acum asistam la dezvoltarea acestei aripi industriale in intreaga lume, si cel mai important, si in Romania.

Avantajele folosirii biodiesel-ului sunt urmatoarele:

- emisiile de gaze poluante sunt foarte scazute, bocarburantii emit cu peste 90% mai putin bioxid de carbon si compusi de sulf,

- poate substitui dieselul obisnuit fara a fi nevoie de a se face modificari sau reglaje la motor si mentine capacitatea sarcinii utile si raza dieselului,

se poate folosi la toate tipurile de motoare diesel,

- este un combustibil cu caracteristici identice cu ale motorinei,

- garantiile producatorilor de biodiesel acopera defecte de materiale si de mana de lucru, dar se extind si la biodieselul ars de motor,

- testele si demonstratiile au aratat ca biodieselul nu este cu nimic diferit fata de combustibilul petrolier, in termeni de uzura si performanta a motorului,

- poate fi depozitat in aceleasi conditii ca si dieselul petrolier, exceptie facand rezervoarele cu margini de beton,

- este de aproximativ 10 ori mai putin toxic decat sarea de bucatarie si se biodegradeaza la fel de repede ca zaharul,

- este singurul combustibil alternativ care indeplineste 100% cerintele ecologice,

- este o solutie de viitor pentru a face fata pe termen lung, diminuarii rezervelor de petrol,

- folosirea sa nu necesita modificarea lantului cinematic, decat, in functie de vechimea vehiculului, instalarea unui filtru de carburant,

- biodiesel ne permite sa continuam lupta impotriva incalzirii planetei din cauza emisiilor de gaz cu efect de sera: spre deosebire de carburantii fosili, nu creste nivelul de dioxid de carbon prezent in atmosfera. De fapt, in timpul cresterii, planta absoarbe prin fotosinteza o cantitate de dioxid de carbon echivalenta cu cea emisa la arderea carburantului,

- este netoxic si biodegradabil, avand un miros placut

- motoarele diesel sunt mult mai eficiente decat cele pe benzina,

- reduce zgomotul motorului fata de dieselul obisnuit

- avand punct de aprindere de 101 grade C fata de motorina ce are 50 de grade C, este mai putin inflamabila, avand avantaje la transport,stocare si depozitare.

Managementul relatiilor cu clientii

Procese referitoare la relatia cu clientii

In cadrul acestei companiei Petrom OMV relatiile cu clientii sunt de doua tipuri: relatii de comercializare cu clientii individuali si relatii de comercializare cu clientii persoane juridice.

Fiecare dintre aceste categorii de clienti au asteptari si cerinte diferite in functie de caracteristicile pietei pe care se afla: piata bunurilor de consum sau piata industriala.

Un prim pas important in obtinerea satisfactiei clientilor este determinarea cu acuratete a cerintelor acestuia referitoare la produsul sau serviciul pe care le solicita:

a.  Cerintele specificate de catre clienti, inclusiv cerintele referitoare la activitatile de livrare si post-livrare;

b. Cerintele nespecificate de catre clienti, sau implicite, dar necesare pentru utilizarea specificata sau intentionata, atunci cand aceasta este cunoscuta;

c.  Cerintele legale si de reglementare referitoare la produs. In acest domeniu se pune din ce in ce mai mult accentul pe respectarea reglementarilor legale referitoare la protectia mediului si a muncii si la securitatea vietii si a sanatatii;

d. Orice alte cerinte suplimentare determinate de organizatie pentru a asigura cresterea satisfactiei clientului, a bazei de clienti si a afacerii in general.

Un rol important il are completarea Bazei de date cu informatii directe si adiacente despre clienti si furnizori (solicitari, asteptari, soiuri cultivate de plante oleaginoase).

Un al doilea pas important il constituie analiza cerintelor referitoare la produs pe care organizatia este obligata sa o efectueze pentru a se asigura ca:

a.  Cerintele referitoare la produs sunt definite corect si complet;

b. Cerintele din contract sau comanda care difera de cele exprimate anterior (eventual in oferta) sunt rezolvate;

c.  Organizatia are capabilitatea sa indeplineasca cerintele astfel definite.

Analiza cerintelor referitoare la produs sau serviciu, exprimate in oferte, contracte sau comenzi, specificatii tehnice atasate acestora, inclusiv a comenzilor verbale, trebuie efectuata neaparat inainte de a angaja organizatia in livrarea produsului sau serviciului catre client.

Orientarea catre client

Succesul oricarei afaceri depinde de clientii acesteia si de aceea, compania PETROM OMV trebuie:

Sa inteleaga necesitatile actuale si viitoare ale clientului

Sa satisfaca cerintele clientului si

Sa se preocupe sa depaseasca asteptarile acestuia.

Avantajele cheie:

Venituri si o piata mai mare obtinute prin raspunsuri flexibile si rapide la cerintele clientului si oportunitatilor oferite de piata;

Utilizarea mai eficienta a resurselor organizatiei in scopul cresterii satisfactiei clientului;

Cresterea loialitatii clientilor, care va conduce la incheierea repetata de afaceri.

Pentru a-si satisface necesitatile de productie, compania Petrom achizitioneaza materii prime pentru fabricarea biodieselului de la mai multi furnizori. De aceea se impune evidentierea

activitatii persoanelor ce negociaza pentru cumpararea de materii prime.

Fig. 3.5 - Organizarea activitatilor pentru elaborarea unui plan de marketing in vederea promovarii biodiesel-ului produs de PETROM OMV SA

3.3.2 Configurarea resurselor si alocarea lor activitatilor specifice proiectului Biodiesel

Orice proiect managerial implica trei categorii de resurse: umane, de echipament si materiale. Aplicatia Microsoft Project ofera utilizatorilor sai posibilitatea configurarii resurselor necesare indeplinirii obiectivelor unui proiect managerial in vizualizarea Ressource Sheet, concentrandu-se pe doua aspecte ale resurselor: disponibilitatea si costul. Disponibilitatea determina momentul si masura in care o anumita resursa poate contribui la realizarea unei activitati, iar costurile se refera la suma care va fi necesara pentru plata respectivei resurse.

In modelul de proiect Biodiesel utilizat in cadrul simularii, resursele umane implicate sunt reprezentate de catre managerul general, managerul de proiect, coordonatori vanzari, coordonator aprovizionare, specialisti resurse umane, specialisti marketing, analist financiar, consultanti IT, responsabil SMC, instalatori. Gradul de alocare in proiect este desemnat in campul Max Units, iar tariful la care sunt platiti pentru timpul de lucru standard si pentru orele de lucru suplimentare este evidentiat in campurile Std. Rate si Ovt. Rate.

Resursele de echipament (prese ulei, reactor, separator, recuperator, centrifuga) formeaza infrastructura necesara derularii actiunilor prevazute in proiect, in timp ce resursele materiale (materie prima pt biodiesel, energie electrica, apa, gaze) asigura suportul desfasurarii activitatilor. In cazul resurselor de echipament, costurile sunt inserate in campul Cost/Use, iar pentru resursele materiale sunt evidentiate costuri unitare. Resursele de echipament biodiesel pot fi vizualizate in fig. 3.6

Fig. 3.6 - Configurarea diferitelor categorii de resurse implicate in proiectul Bioiesel

Alocarea resurselor presupune atribuirea lor activitatilor in scopul indeplinirii obiectivelor. Unei activitati i se pot aloca una sau mai multe resurse, indiferent de categoria din care acestea fac parte. O data cu alocarea mai multor resurse unei activitati, durata de timp aferenta acesteia se modifica, intrucat Microsoft Project utilizeaza o metoda denumita planificare bazata pe eforturi (effort-driven scheduling) care se bazeaza pe principiul ca munca necesara pentru o activitate ramane constanta indiferent de numarul resurselor alocate, insa durata de timp se va diminua pe masura ce se adauga resurse suplimentare.

Alocarea resurselor se realizeaza cu ajutorul functiei Assign Ressources, existenta in meniul Tools. Orice alocare presupune atribuirea unui procent pentru resursele umane si de echipament si a unei cantitati exprimate in unitatea de masura stabilita in vizualizarea Ressource Sheet pentru resursele materiale. Trebuie sa mentionam faptul ca nu pot fi realizate alocari de resurse decat in cazul subactivitatilor, deoarece acestea reprezinta componentele activitatilor complexe.

Microsoft Project permite stergerea alocarii unei resurse la una sau mai multe activitati in orice moment a derularii proiectului, cand apar situatii de tipul indisponibilitatii respectivei resurse. Operatiunea de stergere a resursei se realizeaza cu ajutorul butonului Remove din fereastra Assign Ressources, dupa o selectare prealabila a sa.

Fig. 3.7 - Alocarea resurselor in cadrul proiectului BIODIESEL

3.4 Simularea aplicarii functiilor destinate gestiunii informatizate a proiectului Biodiesel

Modalitatea in care a fost conceputa alocarea resurselor de catre managerul de proiect Biodiesel genereaza trei situatii distincte:

sub-alocare: capacitatea maxima a resursei nu este acoperita prin alocarea sa;

alocare completa: capacitatea maxima a resursei corespunde cu atribuirile de sarcini;

supra-alocare: capacitatea maxima a resursei este depasita prin atribuirile de sarcini.

Gradul de alocare a resurselor precum si durata de timp totala dedicata diferitelor activitati pot fi vizualizate cu ajutorul ferestrei Ressource Usage din meniul View al aplicatiei Microsoft Project. (fig. 3.8)

Fig. 3.8- Vizualizarea gradului de utilizare a resurselor implicate in proiectul Biodiesel

In cazul in care se constata un nivel de alocare al resurselor inferior celui planificat initial in vizualizarea Ressource Sheet, managerul de proiect poate actiona in doua moduri: fie decide cresterea gradului de alocare a resurselor aflate in aceasta situatie, fapt ce determina o diminuare a duratelor activitatilor implicate, fie mentine nivelul de alocare a resurselor conform planificarii initiale, determinand astfel o reducere a costurilor proiectului si oferind posibilitatea implicarii resurselor respective in alte actiuni sau proiecte ale organizatiei.

Cazurile de supra-alocare a resurselor sunt evidentiate in fereastra Ressource Usage prin asocierea unor indicatoare sub forma unor semne de exclamare. Microsoft Project ii furnizeaza unui manager de proiect posibilitatea de a echilibra resursele supra-alocate, prin aplicarea functiei Level Ressources din meniul Tools. Prin operatiunea de echilibrare a resurselor supra-alocate (over-allocated ressource leveling), se amana executarea unor activitati in vederea corectarii gradului de alocare a resurselor.

Se observa in fig. 3.8 ca nici o resursa nu este supraalocata, nefiind evidentiata prin culoarea rosie.

Managerul de proiect Biodiesel poate decide pe parcursul derularii proiectului intreruperea unei activitati, principala cauza fiind constituita de indisponibilitatea resurselor implicate in activitatea respectiva.

Intreruperea unei activitati este realizata in Microsoft Project cu ajutorul functiei Split Task, existenta in meniul Edit, dupa o selectare prealabila a activitatii si pozitionarii in graficul Gantt pe perioada de timp pentru care se doreste intreruperea activitatii.

Aplicarea functiei Split Task in vederea intreruperii cu doua zile a activitatii "Modernizarea capacitatilor de productie" va determina prelungirea duratei activitatii si implicit a intregului proiect. (fig. 3.9)

Fig. 3.9 - Intreruperea unei activitati in proiectul Biodiesel

In majoritatea proiectelor manageriale apare nevoia configurarii unor activitati repetitive. In cazul simularii proiectului Biodiesel, am considerat oportuna inserarea unei activitati repetitive "Sedinte de analiza a derularii proiectului BIODIESEL", in fiecare zi de vineri, incepand cu prima saptamana ce succede finalizarea etapei de planificare a proiectului Biodiesel. Microsoft Project ofera utilizatorilor sai posibilitatea configurarii unei astfel de activitati prin aplicarea functiei Recurring Task din meniul Insert. (fig. 3.10)

Fig. 3.10 - Configurarea unei activitati repetitive

In numeroase proiecte manageriale, costurile resurselor reprezinta principalul factor care limiteaza obiectivele urmarite. Managerul de proiect poate vizualiza costurile totale defalcate pe fiecare activitate in parte, prin accesarea meniului View si selectarea optiunii Table:Cost din Microsoft Project. (fig. 3.11)

Fig. 3.11 - Vizualizarea costurilor aferente activitatilor din proiectul Biodiesel

Microsoft Project ofera utilizatorilor sai posibilitatea de a sorta, grupa sau filtra datele intr-o vizualizare. Sortarea reprezinta cea mai simpla modalitate de a reorganiza activitatile unui proiect, operatiune ce poate fi aplicata prin selectarea optiunii Sort din meniul Project. Gruparea datelor intr-o vizualizare permite organizarea activitatilor in functie de criteriile specificate, iar filtrarea datelor dintr-un proiect managerial se aseamana cu operatiunea de interogare a bazelor de date. In cazul proiectului Biodiesel, putem simula operatiunea de afisare a activitatilor ce contin cuvantul cheie "recrutare" cu ajutorul ferestrei Custom AutoFilter, care se autoinsereaza in urma activarii butonului AutoFilter de pe bara cu instrumente standard. (fig. 3.12) (am realizat o cautare dupa cuvantul cheie "recrutare").

Fig. 3.12 - Aplicarea tehnicii de filtrare a activitatilor din proiectul "Biodiesel"

Publicarea informatiilor cuprinse in proiectul Biodiesel simulat se poate realiza fie cu ajutorul functiei Publish din meniul Collaborate, fie prin salvarea fisierului realizat in Microsoft Project ca pagina web, care poate fi accesata de orice persoana implicata in proiect, aplicand functiile Save As Web Page si Export to Html using standard template. Pagina web va contine informatiile referitoare la proiectul Biodiesel, grupate in functie de activitati, categorii de resurse si gradul de alocare al resurselor. (fig. 3.13)

Fig. 3.13 - Salvarea informatiilor din proiectul BIODIESEL intr-o pagina web

In concluzie, aplicarea functiilor de management a proiectelor confera utilizatorilor acestui software posibilitatea de a planifica si gestiona eficient un proiect si asigura optimizarea echilibrului intre cele trei laturi specifice triunghiului managementului prin proiecte: obiective, resurse, buget. Organizarea activitatilor specifice unui proiect, estimarea rapida a duratelor activitatilor in urma alocarii resurselor, afisarea situatiilor de supra-alocare a resurselor si posibilitatea rezolvarii lor, generarea unor rapoarte in care pot fi vizualizate costurile proiectului defalcate pe activitati si resurse, existenta functiilor de filtrare si grupare a datelor, functia de colaborare on-line activata in versiunea Microsoft Project Server reprezinta principalele puncte forte ale aplicatiei Microsoft Project, care a reusit sa se evidentieze pe piata solutiilor informatice destinate managementului organizatiilor.

Testarea sistemului informatic Microsoft Project in cadrul unei simulari evidentiaza eventualele probleme ce ar putea surveni in timpul luarii deciziilor de investitie si negocierii tranzactiilor ce se vor efectua.

Aplicarea principiilor abordarii sistematice in managementul proiectului BIODIESEL conduce in mod specific la:

Structurarea unui sistem prin care sa se atinga obiectivele organizatiei PETROM S.A. in maniera cea mai eficienta

Intelegerea interdependentelor dintre procesele sistemului;

Abordarile structurate armonizeaza si integreaza procesele;

Asigurarea unei mai bune intelegeri a rolurilor si responsabilitatilor necesare in vederea atingerii obiectivelor comune si prin aceasta reducerea barierelor dintre functiuni;

Intelegerea capabilitatilor organizationale si determinarea limitelor legate de resurse inainte de a trece la actiune;

Stabilirea tintelor si definirea modului in care ar trebui sa opereze activitatile specifice din cadrul unui sistem;