Planificarea activitatii de vanzare

Planificarea activitatii de vanzare

in planificarea activitatii de vanzare se disting sapte faze:

a) stabilirea misiunii,

b) strategii,

c) obiective pe termen lung,

d) obiective pe termen scurt,

e) bugete,

f)  politici,

g) proceduri.

1.Planificarea la nivelul agentiei

Activitatea agentiei este coordonata de directorul de vanzari. El contribuie la intocmirea si implementarea strategiilor de vanzare care in amanunt cuprind:

- stabilirea obiectivelor,

- a politicilor,

- a procedurilor activitatii de vanzare.

Strategii de vanzare

Fiecare agentie poate stabili una sau mai multe strategii de vanzare,

a) stabileste raza teritoriala pe care actioneaza. Identifica potentialii clienti in raza

teritoriala pe care actioneaza. Daca raza teritoriala este prea mare, stabileste posibilitatea deschiderii de noi agentii sau puncte de lucru atat pentru o mai buna identificare a posibilitatilor de vanzare, cat si pentru o mai buna servire a asiguratilor.

b) o alta strategie poate fi perfectionarea serviciilor de control al daunelor, perfectionarea managementului riscului si a serviciilor tehnice, daca societatea nu are un serviciu de management al riscului.

c) o alta strategie consta in stabilirea unei metode de obtinere a noilor asigurati - aceasta

printr-o informare sustinuta si sistematica asupra produselor de asigurare aflate in portofoliul agentiei. Aceasta se poate concretiza prin expedierea de buletine informative care sa cuprinda informatii telegrafice despre produsele de asigurare considerate necesare in viata si activitatea adresantului. Acestea trebuie sa cuprinda si o casuta postala unde potentialul asigurat poate sa expedieze buletinul cu solicitarile pe care le are sau cu serviciile pe care le solicita agentiei de asigurare;

Tot in strategia de acaparare de noi asigurati intra si identificarea contractelor de asigurare pe care cei vizati le au incheiate la alte companii de asigurare, datele la care expira acestea si incercarea de a-i atrage la compania de asigurare prin oferirea de clauze, riscuri sau prime de asigurare mai atractive;

Atunci cand potentialii asigurati solicita o intalnire printr-un buletin informativ, aceasta este transferata agentilor de asigurari care vor perfecta instruirea;

Agentul de asigurare isi stabileste strategia proprie impreuna cu seful agentiei, in concordanta cu strategia agentiei. Agentul primeste un portofoliu de asigurati pe care il va administra sau este obligat sa-si creeze un portofoliu propriu. De cele mai multe ori el va folosi o combinatie a celor doua.

Alte tipuri de strategii

- legate de - volumul de afaceri,

- portofoliul de produse,

- specializarea pe produse.

Strategiile legate de volumul de afaceri sunt proiectate pentru a dezvolta agentia pana la un anumit nivel. Strategiile care vizeaza portofoliul de produse implica un proiect clar de crestere a numarului de contracte dintr-un anumit produs de asigurare si de scadere a numarului de contracte dintr-un alt produs de asigurare.

Strategiile intocmite de agentii de asigurare sunt de regula pe termen scurt si deoarece acestea trebuie sa aiba o continuitate si sa corespunda cu strategia pe termen mediu a agentiei, dupa ce sunt indeplinite, se stabilesc noi obiective, care implica noi strategii.

Obiective generale ale activitatii de vanzare

- procesul incepe cu stabilirea in linii mari a misiunii agentiei si a unor strategii pe termen scurt care trebui sa aiba continuitate in fiecare an;

- daca conditiile exterioare agentiei se schimba, se pot modifica atat misiunea agentilor de asigurare, cat si strategiile;

- pe termen lung, strategiile sunt de preferat sa se modifice foarte putin;

- de la an la an se pot modifica obiectivele generale care se refera la activitati mai putin cuprinzatoare decat strategiile si trebuie indeplinite pana la sfarsitul perioadei planificate (de regula un an fiscal);

- obiectivele generale sunt masurabile, limitate in timp, controlabile si formulate pentru obtinerea unor rezultate concrete.

Obiectivele specifice de vanzare

- sunt stabilite ca si obiectivele generale, deosebirea principala consta in intervalul de timp pana la indeplinirea lor;

- ele pot fi mult mai concrete, pentru ca trebuie atinse intr-un timp mult mai scurt; ele nu sunt afectate in aceeasi masura de evenimente neprevazute.

Bugetul activitatii de vanzare

- scopul stabilirii unui buget este indeplinirea obiectivelor pe termen scurt si pe termen lung cu mijloacele banesti necesare;

- pentru indeplinirea acestor obiective sunt importante resursele umane si de timp care trebuie mobilizate toate in limita bugetului stabilit;

- directorul de vanzari trebuie sa aloce fondurile disponibile si sa fie informat asupra modului in care agentul de asigurari aloca timpul necesar;

- cand volumul vanzarilor creste trebuie intocmit un buget de alocare a personalului auxiliar.

Politica de vanzare

- nu specifica un mod de actiune, dar prevede anumite constrangeri in modul de desfasurare a operatiilor de vanzare;

- ea asigura uniformitatea comportamentala in interiorul organizatiei si continuitatea deciziilor;

- politicile definesc regulile de lucru generale, ajutandu-i pe angajati sa actioneze in anumite situatii;

- ele imbunatatesc fluxul operatiilor in cadrul agentiei, accelereaza viteza de lucru prin eliminarea timpilor necesari adoptarii deciziilor.

Procedurile de vanzare

- explica in amanunt modul in care trebuie facuta vanzarea;

- pe masura ce activitatea agentiei creste se perfectioneaza si activitatea de vanzare, este necesar ca procedurile existente sa fie completate. Neglijarea acestora are drept rezultat suprapunerea unor activitati, munca ineficienta ce afecteaza atat vanzarea de polite cat si calitatea serviciilor prestate clientilor;

- agentiile trebuie sa ofere agentilor coduri de proceduri care sa ajute agentul atat la propria-i pregatire cat si la mentinerea controlului calitatii serviciilor prestate.

8.2.2. Planificarea activitatii individuale a agentului de asigurare

Expunerea misiunii ca vanzarea de produse de asigurare trebuie sa fie adaptata nevoilor potentialilor asigurati, agentul trebuie sa-si expuna produsele de care clintul are nevoie, intr-un mod cat mai atragator;

Expunerea misiunii agentului trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

a) sa fie exprimata in termeni generali,

b) sa faca referire la satisfacerea nevoilor clientilor,

c) sa fie generica (nu trebuie mentionate produse specifice),

d) sa fie orientativa.

Misiunea trebuie exprimata in termeni generali, in functie de cariera si aptitudinile agentului de asigurare, fara a specifica pietele vizate de agent sau proceduri de vanzare ale acestuia, nimic specific.

Continutul misiunii agentului trebuie sa se refere la nevoile de asigurari ale potentialilor asigurati carora o sa li se adreseze agentul de asigurare. Agentul poate sa vanda produse de asigurare de viata, sanatate, bunuri si raspundere pentru clientii sai. Daca el intentioneaza sa vanda doar produse de asigurari de bunuri, el isi va exprima misiunea in termeni generali, urmand ca strategiile de vanzare sa fie exprimate mai specific.

Caracterul generic - misiunea nu trebuie sa faca referire la produsele specifice ce vor fi vandute de agentul de asigurare, ci doar generic la "nevoia de asigurare",

Caracterul orientativ - expunerea misiunii agentului trebuie sa fie incheiata cu directia de evolutie a carierei agentului, dar in acelasi timp sa fie generala pentru a-i permite acestuia sa-si dezvolte activitatea.

Stabilirea strategiilor

acestea arata modul specific de lucru al agentului in scopul indeplinirii misiunii sale. De asemenea acestea arata celorlalte persoane din organizatie directia in care agentul doreste sa actioneze;

in functie de strategiile definite, se identifica pietele specifice pe care agentul va actiona, iar daca se doreste sporirea numarului agentilor dintr-o agentie, atunci se intocmesc strategii privind pregatirea profesionala a agentilor;

strategiile se intocmesc in forma scrisa, pentru a putea fi cunoscute de toti cei interesati;

strategiile se elaboreaza pe termen scurt si trebuie sa aiba o anumita continuitate si consecventa de la o perioada la alta.

Obiectivele pe termen lung - trebuie sa satisfaca urmatoarele cerinte:

a) sa fie specifice,

b) sa fie masurabile,

c) sa fie limitate in timp,

d) sa fie orientate catre obtinerea de rezultate finale,

e) sa fie importante si rezonabile,

f)  sa fie controlabile,

g) sa fie exprimate in forma scrisa.

a) mai precis cuvintele si frazele folosite in expunerea obiectivelor pe termen lung trebuie sa fie clare si lipsite de ambiguitate, pentru a transmite cu exactitate intentiile agentilor. Aceasta pentru ca cei care contribuie la indeplinirea planului agentului sa inteleaga care le sunt atributiile. De asemenea exprimarea clara si concisa a obiectivelor ajuta la indeplinirea cu exactitate a obiectivelor controlului;

b) un obiectiv este masurabil daca poate fi utilizat ca etalon pentru aprecierea gradului in care a fost indeplinit;

c) planul de lucru trebuie in asa fel conceput incat oricine il lectureaza trebuie sa inteleaga obiectivele sale si termenul limita pana la care acestea trebuie realizate. Termenul de realizare se specifica clar: an calendaristic, an fiscal.

d) obiectivele pe termen lung reprezinta rezultatele finale ale unor activitati concrete si de lunga durata si trebuie definite ca atare. Probleme pot aparea atunci cand unele activitati nu pot fi finalizate pana la termenele fixate, solutionarea acestora necesitand mai mult timp. In aceasta situatie se vor stabili rezultatele partiale ce trebuie obtinute la sfarsitul perioadei planificate;

e) importanta si caracterul rezonabil al unui obiectiv pe termen lung nu pot fi determinate decat de catre agent, insa ceea ce are importanta pentru agent poate sa nu fie important pentru ceilalti. Un obiectiv este important daca indeplinirea lui este necesara si utila agentului in vederea punerii in practica a strategiilor si indeplinirii misiunii specificate in plan. Obiectivul trebuie corelat cu celelalte obiective ale agentului si ale firmei de asigurari;

- obiectivul este rezonabil daca realizarea acestuia se inscrie intre anumite limite realiste. Din punct de vedere psihologic nu este eficienta stabilirea unor standarde de performanta care nu pot fi atinse sau care nu pot fi realizate cu eforturi minime;

f) posibilitatile de realizare a obiectivelor trebuie sa se afle sub controlul agentului. Daca succesul planului depinde de activitati care nu se afla in sfera de control a agentului, atunci acesta nu a stabilit obiectivele si standardele in mod corespunzator;

g) trebuie sa se afle sub forma scrisa pentru a putea fi consultate oricand, de oricine doreste.

Acestea includ nivelul incasarilor din prime, pregatirea profesionala, numarul de asigurati, numarul de asigurari nou incheiate pe clase de asigurari, etc.

Obiective pe termen scurt - pot fi considerate rezultate partiale prin care se realizeaza obiectivele pe termen lung. Ele se definesc in termeni exacti impreuna cu directiile concrete de actiune.

Bugetul - reprezinta o alocare de resurse care nu se limiteaza la bani, dar care de obicei sunt exprimate in valori banesti deoarece acestia sunt cea mai buna masura a rezultatelor unei activitati. Scopul unui buget este alocarea unor resurse limitate care trebuie privite atat din punct de vedere al banilor cat si al timpului.

Planificarea timpului reprezinta alocarea timpului de lucru al agentului pentru indeplinirea eficienta a diferitelor obiective fixate.

Politicile introduc anumite constrangeri asupra activitatilor din cadrul unui plan. Ele nu stabilesc cursul unei actiuni, ci limitele acesteia.

Ex. un agent poate avea ca politica personala "expedierea prin posta a cel putin 5 scrisori saptamanal potentialilor asigurati". Aceasta politica indica faptul ca este acceptabila trimiterea a 5 scrisori oricarora dintre potentialii asigurati ai agentului, dar un numar de trei asigurari nu este acceptat.

Procedurile - stabilesc modalitatile specifice de actiune.

Ex. un agent decide sa foloseasca un program de corespondenta prin posta cu dealerii de automobile. Nu se vor expedia scrisori pentru a avea intalniri cu acestia tuturor in aceeasi zi, ci cate 4-5 zilnic pentru a se putea stabili intalnirile. Agentul va fi sigur ca isi va putea stabili intalniri cu toti 5 intr-o singura zi.

- intotdeauna, cand activitatile de care depinde succesul agentului sunt delegate altor persoane, este absolut necesara existenta unei proceduri scrise.