Organizarea si etapele inventarierii

ORGANIZAREA SI ETAPELE INVENTARIERII

Inventarierea patrimoniului este o obligatie care se realizeaza cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul anului, pe parcursul functionarii unitatii, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii

la cererea organelor de control;

in cazul modificarii preturilor;

atunci cand sunt indicii ca sunt lipsuri sau plusuri in gestiune;

la predarea-primirea gestiunilor;

ca urmare a unor calamitati  naturale sau in caz de forta majora.

Raspunderea pentru organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului de catre regii autonome, societati comerciale, institutii publice, unitati cooperatiste si alte persoane juridice, precum si de catre persoanele fizice care au calitatea de comerciant, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia administrarii patrimoniului

Inventarierea presupune urmatoarele etape: pregatirea inventarierii, inventarierea propriu-zisa (constatarea, descrierea si evaluarea elementelor inventariate), stabilirea rezultatelor (diferentele dintre situatia faptica si cea scriptica) si regularizarea lor (determinarea valorii de utilitate a elementelor patrimoniale si inregistrarea diferentelor constatate).

A). Pregatirea inventarierii presupune luarea unor masuri de natura organizatorica si contabila

a)         Masurile de natura organizatorica presupun:

precizarea obiectului si sferei de cuprindere a inventarierii;

numirea comisiilor de inventariere;

crearea conditiilor corespunzatoare de lucru a comisiei de inventariere;

masuri care trebuie luate de catre comisie pentru afectuarea inventarierii.

Numirea comisiilor de inventariere se face prin decizie scrisa de catre persoanele care raspund de organizarea si efectuarea ei conform legii. In decizia de numire se mentioneaza: componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si terminare a ei. Comisia de inventariere este formata din cel putin doua persoane, dar la gestiunile mici poate fi efectuata de o singura persoana. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii si contabilii care tin evidenta gestiunii respective.

Masurile ce vizeaza crearea conditiilor corespunzatoare de lucru a comisiei de inventariere cuprind:

-organizarea depozitarii marfurilor pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora;

-tinerea la zi a evidentei tehnico-operative a gestiunilor de marfuri si confruntarea periodica a datelor cu cele din contabilitate;

-participarea la lucrarile de inventariere a intregii comisii de inventariere;

-asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se evidentiaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare, etc.;

-asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate a unor persoane competente din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise;

-dotarea cu aparate si instrumente pentru masurare, cantarire, cataloage, formulare si rechizite necesare;

-dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate; etc

Principalele masuri organizatorice ce trebuie luate de catre comisia de inventariere sunt:

-inchiderea si sigilarea in prezenta gestionarului ori de cate ori se intrerup lucrarile si se paraseste gestiunea;

-declaratia scrisa de la gestionar din care sa rezulte daca: gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare; are in gestiune bunuri apartinand tertilor cu sau fara documente; are plusuri sau minusuri; are valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate, primite sa eliberate; detine numerar din vanzarea bunurilor; are documente de predare-primire neoperate in evidenta gestiunii sau nepredate la contabilitati;

-identificarea tuturor locurilor de depozitare a valorilor materiale ce urmeaza a fi inventariate;

-sa bareze si sa semneze ultima operatie, fisele de magazie;

-la unitatile de desfacere cu amanuntul care folosesc metoda global-valorica se va intocmi de catre gestionar inaintea inceperii inventarierii raportul de gestiune, care cuprinde valoarea documentelor de intrare si iesire a marfurilor si a numeralului depus la casierie si predarea lui la contabilitate;

-sa controleze modul de functionare a aparatelor si instrumentelor de masura si cantarire;

-sa sisteze operatiile de predare, primire, livrare a bunurilor, iar daca nu este posibil ele se vor efectua in prezenta comisiei cu mentiunea "primit sau eliberat in timpul inventarierii".

b)       Masurile de natura contabila cuprind:

inregistrarea la zi a tuturor operatiilor economice;

verificarea exactitatii inregistrarilor in conturi si stabilirea soldurilor conturilor sintetice si analitice in vederea compararii lor cu situatia faptica.

B). Inventarierea propriu-zisa este principala etapa a inventarierii al carei continut il reprezinta constatarea, descrierea si evaluarea elementelor supuse inventarierii.

Constatarea reprezinta stabilirea direct si concret la fata locului a existentei, marimii si starii reale a elementelor patrimoniale la data inventarierii. Stocurile de marfuri se constata faptic prin numarare, cantarire, masurare, culoare, dupa caz, cu exceptia bunurilor aflate in ambalaje originale intacte, care se desfac prin sondaj. Este obligatorie consemnarea in listele de inventariere a modului cum s-a facut inventarierea si a datelor care au stat la baza calculelor.

Elementele constatate se inscriu in listele de inventariere, in care alaturi de cantitate se specifica si principalele caracteristici distinctive referitoare la calitatea, starea si structura lor.

Listele de inventariere se intocmesc pe locuri de pastrare pe categorii de bunuri si pe persoane gestionare, asa cum au fost constatate. Se intocmesc liste de inventariere separate pentru bunurile corespunzatoare calitative de cele necorespunzatoare, separate pentru bunurile proprii care nu se afla in unitate la data inventarierii, precum si pentru cele apartinand altor unitati economice sau persoane.

Listele de inventariere se semneaza fila cu fila de catre membrii Comisiei de inventariere si de catre gestionar.

Pe ultima fila gestionarul mai face urmatoarele mentiuni: daca toate cantitatile au fost constatate in prezenta sa, daca bunurile respective se afla in raspunderea sa; daca mai are bunuri ramase neinventariate; precum si eventualele obiectii pe care le are de facut.

Dupa constatarea si descrierea elementelor inventariate se face evaluarea lor cu preturile folosite la inregistrarea lor in contabilitate.

C). Stabilirea si regularizarea rezultatelor inventarierii, este ultima etapa a inventarierii, in care se determina mai intai rezultatele inventarierii, adica plusurile sau minusurile, prin compararea cantitatilor si valorilor constatate faptic cu cele din contabilitate, diferenta reprezinta "plus de inventar", iar in situatia inversa "minus de inventar

Diferentele in plus sau in minus constatate la inventariere sa trateaza in contabilitate diferit, daca acestea sunt : a) diferente cantitative si b) valorice.

a) Diferentele cantitative  intre stocurile faptice si cele scriptice evaluate la valoarea de intrare in patrimoniu se inregistreaza in contabilitate ca plusuri sau minusuri de inventar, dupa efectuarea in prealabil a compensarilor adminse de lege. Daca cantitatile si valorile constatate faptice sunt mai mari decat cele din contabilitate, diferenta reprezinta plus de inventar, iar in situatia inversa minus de inventar.

Daca plusurile si minusurile constatate la inventariere s-au produs in aceasi perioada, la acelasi gestionar, la sortimente asemanatoare unde sunt posibile confuzii si in cazul unei activitati normale de serviciu, este posibila compensarea plusurilor cu minusurile pentru cantitati egale de plusuri si minusuri, deci se interzice compensarea valorica. Pentru a se asigura concordanta dintre datele din contabilitate cu realitatea, concretizata in datele inventarierii, se efectueaza inregistrari menite sa rectifice in plus sau in minus datele din contabilitate cu plusurile cantitative, respective cu minusurile cantitative constatate, adica are loc regularizarea rezultatelor inventarierii.

b) Diferentele valorice  ( plus sau minus) rezultate prin compararea valorii contabile (Vc) sau a valorii nete contabila (Vcn) si valoarea de inventar (Vi) sunt tratate potrivit principiului prudentei, asa cum au fost prezentate si descrise in capitolul privind evaluarea elementelor in contabilitate.

Rezultatele inventarierii si concluziile cu privire la cauzele lipsurilor sau plusurilor, a vinovatilor pentru acestea, precum si propunerile de masuri corespunzatoare sunt consemnate in procesul-verbal de inventariere, care dupa semnarea lui de catre conducerea intreprinderii, sta la baza efectuarii regularizarii rezultatelor inventarierii, adica inregistrarea plusurilor si a minusurilor in scopul punerii de acord a datelor contabile cu constatarile faptice.

Regularizarea rezultatelor inventarierii difera in functie de natura elementelor patrimoniale, cauzele diferentelor si prevederilor legislatiei financiare. In principiu, plusurile se inregistreaza ca intrari in patrimoniul unitatii, iar lipsurile sunt iesiri din patrimoniul unitatii care se imputa persoanelor vinovate. Inaintea regularizarii se pot face unele compensari intre plusuri si minusuri, numai in cazul in care exista riscul de confuzie intre sortimentele aceluiasi produs si in cadrul aceleiasi perioade si la acelasi gestionar.

La terminarea inventarierii comisia intocmeste un proces-verbal de inventariere, din care rezulta: perioadele si gestiunile inventariate, caracterul plusurilor si minusurilor constatate, compensarile efectuate, bunurile depreciate, vinovatii, valorificarea rezultatelor inventarierii, constituirea si regularizarea provizioanelor, etc. Pentru degradari, lipsuri, plusuri de bunuri, comisia solicita explicatii scrise de la persoanele respective, in functie de care se stabileste caracterul diferentelor.

Pentru a se asigura concordanta dintre datele din contabilitate cu realitatea, concretizata in datele inventarierii, se efectueaza inregistrari menite sa rectifice in plus sau in minus datele din contabilitate cu plusurile, respectiv cu minusurile cantitative constatate.

Lipsurile de inventar se inregistreaza ca iesiri din patrimoniul unitatii. Lipsurile de inventar la marfuri se inregistreaza in debitul contului 607"Cheltuieli privind marfurile" si creditul contului 371 "Marfuri.

Lipsurile la inventariere pot fi imputabile si neimputabile.

Lipsurile imputabile pot proveni din neglijente si sustrageri, valoarea lor recuperandu-se de la cei vinovati. Imputarea se face la pretul pietei existent la data producerii pagubei sau a constatarii acesteia.

Lipsurile neimputabile se produc ca urmare a manipularii si pastrarii mijloacelor materiale.

Plusurile constatate la inventar, ca urmare a tinerii necorespunzatoare a evidentelor, functionarea necorespunzatoare a aparatelor de masurat, intentii de sustragere, etc., se inregistreaza ca orice intrare de mijloace economice. Prin inregistrarea in contabilitate a plusurilor si a minusurilor constatate la inventariere se asigura corelatia dintre contabilitate si realitate si intocmirea unui bilant real.

La sfarsitul anului, in baza datelor cuprinse in listele de inventariere, procesele verbale de inventariere si a bilantului contabil anual, se intocmeste "Registrul-inventar", document obligatoriu de inregistrare anuala si grupata a rezultatelor inventarierii patrimoniului si a continutului unor posturi de bilant, servind ca proba in litigii.