Organizarea evidentei operative si a contabilitatii analitice a marfurilor

ORGANIZAREA EVIDENTEI OPERATIVE SI A CONTABILITATII ANALITICE A MARFURILOR

Complexitatea activitatii comerciale impune o organizare a circuitului comercial a marfurilor specifica metodelor si tehnicilor adoptate de catre fiecare societate comerciala, pentru evidenta operativa si analitica a stocurilor de marfuri, precum si a celor de evaluare a fluxurilor de circulatie a acestora.

Conceptul de "gestiune" are semnificatii teoretice si implicatii practice distincte in functie de contextul in care este folosit si anume

Administrarea generala cu maxima eficienta a patrimoniului sau a unor bunuri apartinand unei persoane fizice sau juridice de catre reprezentantul acesteia.

Totalitatea bunurilor incredintate unei persoane, denumite generic "gestionar" in vederea

pastrarii si manuirii lor.

Totalitatea operatiunilor de primire, pastrare si eliberare a bunurilor sau valorilor banesti efectuate de gestionar.

Ultimele doua acceptiuni sunt avute in vedere in abordarea metodelor de evidenta operativa si analitica a stocurilor de marfuri. Conditiile infiintarii gestiunilor de marfuri nu sunt legiferate. Cu toate acestea doctrina contabila recomanda unele criterii orientative pentru infiintarea gestiunii de marfuri cum ar fi:

Volumul operatiilor de predare-primire dintr-o perioada de timp data. Este cel mai important criteriu in functie de care se stabileste numarul de gestiuni dintr-o unitate patrimoniala. Astfel, intr-o unitate patrimoniala de dimensiuni reduse poate fi infiintata o singura gestiune pentru toate marfurile pe care le detine, in timp ce intr-o unitate patrimoniala de dimensiuni mari este necesar sa se infiinteze gestiuni specializate pe principalele categorii de marfuri.

Volumul, suprafata si amplasamentul spatiului de depozitare, care conduce, de asemenea la infiintarea de gestiuni distincte. In functie de acest criteriu se pot infiinta depozitele centrale sau generale care deservesc intreaga unitate patrimoniala sau depozite de repartizare care deservesc de regula, unitati operative proprii, chioscuri, standuri etc.

Indiferent de criteriile adoptate pentru infiintarea gestiunilor de marfuri, acestea trebuie astfel organizate incat pentru fiecare categorie de stoc a carui evidenta contabila se realizeaza cu ajutorul uni cont distinct, aceasta sa poata fi identificata faptic si spatial.

Pentru facilitarea controlului gestionar al bunurilor stocabile doctrina contabila a elaborat iar practica gestionara a confirmat mai multe metode de evidenta operativa si analitica a gestiunilor de marfuri, dintre care, cele mai folosite sunt[2]:

a)  Metoda cantitativ-valorica

b)  Metoda operativ contabila sau pe solduri

c)  Metoda global valorica

Metoda cantitativ-valorica consta in tinerea la gestiuni a unei evidente cantitative pe feluri de stocuri cu ajutorul "fiselor de magazie" deschise pentru fiecare element in parte , in care gestionarul calculeaza stocurile cantitative dupa fiecare operatiune de intrare sau de iesire din stoc .

Cu ocazia inventarierilor periodice fisa de magazie permite confruntarea operativa a stocului scriptic cu cel faptic si determinarea plusurilor sau minusurilor de inventar cantitative.

Evidenta contabila analitica se conduce cantitatea  valoric la compartimentul contabilitatii gestiunii stocurilor cu ajutorul "fiselor de cont analitic pentru valori materiale"(vezi anexa nr.6). Se deschide cate o "Fisa de cont pentru valori materiale" pentru fiecare element stocabil in parte, pentru care s-a deschis cate o "Fisa de magazie" distincta la locul de depozitare.

Concomitent cu inregistrarea fiecarui document de intrare-iesire in "Fisa de cont analitic pentru valori materiale" se pot inlocui situatii centralizatoare respectiv "Situatia materialelor intrate" si "Situatia materialelor iesite" in care intrarile si iesirile sunt grupate pe conturile corespondente ale conturilor  de stocuri. In acest fel aceste situatii centralizatoare stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara a stocurilor de marfuri.

Principalele operatiuni pe care le presupune aceasta metoda sunt:

La locurile de depozitare a bunurilor

primirea-predarea bunurilor in baza documentelor de dispozitie privind intrarea si iesirea lor din gestiune;

evaluarea cantitatilor intrate in sau iesite din stoc in conformitate cu procedeele de evaluare practicate de unitatea patrimoniala si acceptate de doctrina si legislatia contabila;

inregistrarea documentelor dispozitive de intrare-iesire in "Fisele de cont analitic pentru valori materiale" .

La compartimentele contabilitatii gestiunii marfurilor

verificarea necesitatii, exactitatii si oportunitatii operatiunilor de intrare-iesire de stocuri si confirmare a corectitudinii;

evaluarea cantitatilor intrate sau iesite din stoc in conformitate cu procedeele de evaluare acceptate de legislatia si doctrina contabila adoptate de unitate;

inregistrarea documentelor de intrare-iesire in "Fisele de cont analitic pentru valori materiale" si eventual in situatii centralizatoare a intrarilor si iesirilor de stocuri;

inregistrarea intrarilor si iesirilor in contul de stocuri de marfuri;

intocmirea balantei de verificare analitica a contului de marfuri.

Schematic realizarea evidentei operative si analitice a gestiunilor de marfuri potrivit metodei cantitativ-valorice este prezentata in figura 5.3.

Figura nr. 5.3. Schema realizarii evidentei operative analitice de marfuri prin metoda cantitativ-valorica

Metoda cantitativ-valorica de evidenta operativa si analitica a gestiunilor de marfuri, prezinta avantajul ca poate furniza in orice moment date cu privire la existenta si miscarea marfurilor. Are insa dezavantajul ca necesita un volum mare de munca prin faptul ca inregistrarea miscarilor cantitative de marfuri se face pentru necesitati de control in vederea asigurarii integritatii lor, atat in fisele de magazie cat si in fisele de cont analitice de la contabilitatea gestiunii stocurilor.

Metoda operativ- contabila sau pe solduri consta in tinerea la gestiuni numai a unei evidente cantitative pe "Fise de magazie" si la contabilitate o evidenta numai valorica pe "Fise de cont pentru operatii diverse". Lunar se face controlul exactitatii si concordantei din evidenta cantitativa de la gestiuni cu cea valorica, prin intocmirea "Registrului stocurilor", in care se evalueaza stocurile existente din fisele de magazie pe feluri, totalizate pe grupe si pe gestiuni.

Astfel, soldul final al unei gestiuni (SF) se determina pornind de la soldul initial (SI), la care se adauga intrarile in timpul lunii (I) si se scade iesirile (E)

SF= SI+I-E/

Aceasta metoda se poate aplica cu bune rezultate in cazul aplicatiilor computerizate in cadrul carora existenta si miscarile cantitative a stocurilor sunt urmarite operativ iar cele valorice periodic, cu ocazia inregistrarilor efectuate in contabilitatea gestiunii stocurilor de marfuri.

Metoda centralizatoare de intrare - iesire se recomanda a fi folosita in cadrul acelor unitati patrimoniale care au o nomenclatura redusa de elemente stocabile. Comparativ cu metoda cantitativ-valorica, aceasta metoda consta in inlocuirea "Fiselor de cont analitic pentru valori materiale" cu "Centralizatorul intrarilor-iesirilor de marfuri", care se deschide separat pentru intrari si separat pentru iesiri, in acre se opereaza cantitativ, document cu document. Periodic, de regula lunar, intrarile si iesirile din "Centralizator" se evalueaza si se centralizeaza cu ajutorul formularului "Evidenta analitica a marfurilor". Daca in acest formular se preiau la inceputul lunii stocurile din formularele precedente la care se adauga miscarile curente aceasta poate servi si ca balanta de verificare analitica, cantitativ-valorica a gestiunilor de marfuri.

Aceasta metoda are in practica o aplicabilitate redusa deoarece reclama multe centralizatoare cu multe coloane de intra si iesiri si reclama dubla inregistrare a miscarilor cantitative, o data in "Fisele de magazie" apoi in "Centralizatorul intrarilor-iesirilor de marfuri".

Metoda global-valorica poate fi practicata atunci cand nu exista obligatia legala, iar managerii unitatilor patrimoniale nu dispun tinerea unei evidente cantitativ-valorice pentru marfurile ce fac obiectul unei gestiuni. Conform acestei metode evidenta operativa a elementelor stocabile se realizeaza la locul de depozitare cu ajutorul "Fiselor de magazie", iar la compartimentul contabilitate gestiune a stocurilor se realizeaza numai o evidenta global-valorica cu ajutorul "Fisei de cont pentru operatii diverse".

Verificarea concordantei dintre stocurile existente la locuri de depozitare si soldul global valoric din "Fisa de cont pentru operatii diverse" se face lunar sau la alte perioade prin:

evaluarea stocurilor scriptice din "Fisele de magazie" prin procedeele concordante cu evaluarea intrarilor si iesirilor si confruntarea sumei acestora cu soldul global valoric din "Fisa de cont pentru operatii diverse";

inventarierea faptica a stocurilor, confruntarea cu stocurile scriptice din "Fisa de magazie", evaluarea stocurilor faptice din listele de inventariere si confruntarea sumei lor cu soldul global valoric din "Fisa de cont pentru operatii diverse"

Aceasta metoda prezinta serioase avantaje dintre care cel mai semnificative ar fi reducerea volumului de munca prin eliminarea "Fiselor de cont analitic pentru valori materiale" de la compartimentul contabilitatii gestiunii stocurilor.