Organizarea auditului public intern la entitatile publice

ORGANIZAREA AUDITULUI PUBLIC INTERN LA ENTITATILE PUBLICE

La nivelul institutiilor publice se organizeaza in mod obligatoriu, compartimentul de audit public intern, cu exceptia institutiilor publice mici si a acelor entitati publice subordonate pentru care conducerea de la nivelul ierarhic imediat superior a emis decizia de neinfiintare a compartimentului de audit public intern.

Institutiile publice mici sunt acele entitati care deruleaza un buget anual de pana la nivelul echivalentului in lei a 100.000 euro pe o perioada de 3 ani consecutiv In cazul in care institutiile publice mici au depasit pragul anual de 100.000 EURO, o perioada de 3 ani consecutiv, au obligatia organizarii compartiment de audit public intern pana la sfarsitul primului trimestru al anului urmator. In situatia inversa, cand institutia are compartiment de audit public intern si, intre timp devine institutie publica mica, trebuie sa instiinteze compartimentele de audit public intern din cadrul DGFP, de noul statut.

La institutiile publice care organizeaza compartiment de audit intern, obligatia infiintarii acestuia revine:

• conducatorului institutiei publice sau, in cazul altor entitati publice, organului de conducere colectiva, care are obligatia instituirii cadrului organizatoric si functional necesar desfasurarii activitatii de audit public intern;
• la institutiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entitati publice, auditul public intern se limiteaza la auditul de regularitate si se efectueaza de catre compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finantelor Publice;
• conducatorului entitatii publice subordonate care poate stabili si mentine un compartiment functional de audit public intern, cu acordul entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar daca acest compartiment nu se infiinteaza, auditul entitatii respective se efectueaza de catre compartimentul de audit public intern al entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

Compartimentul de audit public intern este organizat in subordinea directa a managerului institutiei publice si, asa cum se arata in capitolul anterior, persoanele angajate in acest compartiment, nu trebuie sa fie implicate in elaborarea procedurilor de control intern si in desfasurarea activitatilor supuse auditului public intern. Conducatorii compartimentelor de audit din institutiile publice ai caror manageri au calitatea de ordonatori principali de credite sunt numiti sau destituiti cu acordul UCAAPI, in timp ce pentru celelalte institutii publice, numirea sau destituirea conducatorilor compartimentelor de audit public intern se face cu avizul organului ierarhic superior.

Compartimentul de audit public intern din cadrul institutiilor publice are urmatoarele functii:

1. are obligatia ca pe baza normelor generale elaborate de UCAAPI sa creeze norme metodologice specifice entitatii publice in care isi desfasoara activitatea;
2. elaboreaza proiectul planului anual de audit public intern;
3. efectueaza activitati de audit  public intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si de control ale institutiei publice sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate;
4. informeaza UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul entitatii publice auditate, precum si despre consecintele acestora;
5. raporteaza periodic asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile sale de audit;
6. elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern;

G.    in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate.

A.    Elaborarea normelor metodologice specifice activitatii institutiei publice

Fiecare compartiment de audit public intern organizat la nivelul institutiilor publice are obligatia elaborarii normelor specifice activitatii desfasurate de entitatea respectiva. Trebuie avut in vedere ca activitatea desfasurata lsa nivelul sectorului public este eterogena si sunt necesare adaptari ale normelor generale la specificul fiecarei activitati. Aceste norme, dupa ce au foste elaborate de auditorii institutiilor publice, pentru a fi aplicate trebuie sa aiba avizul UCAAPI sau avizul organului ierarhic imediat superior in cazul entitatilor publice subordonate.

Desi la nivel national se duce o munca sustinuta pentru implementarea auditului public intern, ca una din cerintele esentiale de aplicare a acquis-ului comunitar in legatura cu indeplinirea cerintelor Capitolului 28 - Controlul financiar, exista inca reticente din partea unor conducatori ai acestora care nu au infiintat compartiment de audit. In normele generale elaborate de UCAAPI este prevazut terenul de 90 de zile pentru elaborarea normelor proprii. Pentru entitatile publice care nu au compartiment de audit public intern organizat, termenul de 90 de zile curge din momentul infiintarii acestora. De asemenea pentru institutiile publice subordonate care au particularitati in desfasurarea activitatii, organul ierarhic imediat superior poate decide elaborarea de norme proprii pentru fiecare unitate subordonata. Entitatile publice subordonate transmit normele proprii spre avizare la organul ierarhic imediat superior care a decis obligativitatea elaborarii acestora. Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea conducatorului entitatii publice, semnate pe fiecare pagina, de auditorul intern care le-a elaborat. Compartimentele de audit public intern abilitate sa avizeze normele proprii entitatilor publice sunt obligate sa le avizeze in termen de 30 de zile si sa instiinteze entitatea in cauza. Compartimentele de audit public intern abilitate sa avizeze normele proprii entitatilor publice, pot solicita eventuale clarificari, modificari, completari ale acestora. Conducatorii entitatilor publice vor lua masurile necesare pentru solutionarea operativa a acestor solicitari.

Nu sunt obligate la elaborarea normelor proprii urmatoarele institutii publice:

Institutiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entitati publice. Misiunile de audit public intern desfasurate la nivelul institutiilor publice mici se efectueaza in conformitate cu normele proprii Ministerului Finantelor Publice;

Entitatile publice subordonate pentru care entitatea publica de la nivelul ierarhic imediat superior a decis organizarea compartimentului de audit public intern fara obligatia elaborarii de norme proprii. Misiunile de audit public intern se desfasoara in conformitate cu normele proprii organului ierarhic imediat superior;

Entitatile publice subordonate pentru care entitatea publica de la nivelul ierarhic imediat superior a decis neinfiintarea compartimentului de audit public intern. Misiunile de audit public intern desfasurate la nivelul acestor entitati se efectueaza in conformitate cu normele proprii Ministerului Finantelor Publice.

B. Elaborarea proiectul planului anual de audit public intern

Planul de audit public intern se intocmeste anual de catre compartimentul de audit public intern.

Misiunile de audit public intern sunt selectate in functie de urmatoarele elemente de fundamentare:

a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni;

b) Anumite semnale primite de auditori, precum si sugestiile facute de conducatorul institutiei publice, ca de exemplu:

deficiente constatate anterior in rapoartele de audit

deficiente constatate in procesele-verbale incheiate in urma inspectiilor;

deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi;

alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri;

aprecieri ale unor specialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem;

analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionarii sistemului;

evaluarea impactului unor modificari petrecute in mediul in care evolueaza sistemul auditat;

c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducatorii entitatilor publice sunt obligati sa ia toate masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse in planul anual de audit public intern al entitatii publice, realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat;

d) Numarul entitatilor publice subordonate;

e) Respectarea periodicitatii in auditare, cel putin o data la 3 ani;

f)  Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;

g) Recomandarile Curtii de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern este intocmit pana la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaza si trebuie aprobat de conducatorul institutiei publice pana la 20 decembrie a anului precedent.

Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat in arhiva institutiei publice impreuna cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale.

Referatul de justificare insoteste planul de audit anual de audit public intern si intocmirea lui are ca scop justificarea modului in care au fost selectate misiunile de audit din plan. Acesta trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern urmatoarele:

rezultatele analizei riscului asociat,

criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective.

Analiza riscului asociat este un document anexat la referatul de justificare, care are ca scop justificarea modului in care s-au planificat misiunile de audit.

Planul de audit public intern cuprinde urmatoarele componente :  

scopul actiunii de auditare;

obiectivele actiunii de auditare;

identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern;

identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor   organizatorice la care se va desfasura actiunea de auditare;

durata actiunii de auditare;

perioada supusa auditarii;

numarul de auditori proprii antrenati in actiunea de auditare;

precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate, precum si a numarului de specialisti cu care urmeaza sa se incheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanta (daca este cazul);

numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi in actiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

Planul de audit public intern se poate actualiza ca urmare a unor modificari legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie a auditarii anumitor operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului, precum si la solicitarea UCAAPI sau a institutiei publice ierarhic imediat superioara de a introduce, inlocui sau elimina unele misiuni din planul de audit.

Pentru modificarea planului de audit public intern trebuie intocmit un Referat de modificare a planului de audit public intern, care trebuie aprobat de conducatorul institutiei publice. Etapele elaborarii planului de audit sunt redate in fig. 3.3.

C. Efectuarea activitatilor de audit public intern pentru evaluarea sistemelor de management financiar si de control ale institutiei publice

Auditul public intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o institutie publica, inclusiv la nivelul institutiilor subordonate, daca acestea nu au compartiment de audit organizat la nivelul lor. Obiectivul principal al auditului intern la institutiile publice este legat de formarea si utilizarea fondurilor publice, precum si de administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern are obligatia ca, cel putin o data la 3 ani, fara a se limita la acestea, sa efectueze misiuni de audit privind:

• angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare;
• platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din   fondurile comunitare;
• vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;
• concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;
• constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si stabilire a titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora;
• alocarea creditelor bugetare;
• sistemul contabil si fiabilitatea acestuia;
• sistemul de luare a deciziilor;
• sistemele de conducere si control precum si riscurile asociate unor astfel de sisteme;
• sistemele informatice.

D. Informarea UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul institutiei publice auditate si despre consecintele acestora

In urma efectuarii misiunilor de audit de catre auditorii institutiilor publice se elaboreaza raportul de audit in care, printre altele, sunt prezentate conducatorului institutiei publice, recomandari legate de deficientele constatate. In urma acestor rapoarte, conducatorul institutiei trebuie sa ia masuri pentru inlaturarea acestor deficiente. In situatia cand recomandarile din rapoartele de audit nu sunt luate in seama de conducatorul institutiei, compartimentul de audit va sintetiza recomandarile si le va transmite. Aceste sinteze trebuie insotite de documente care sa ateste relevanta recomandarilor facute conducatorului institutiei. Aceste rapoarte de sinteza se transmit in termene diferite, in functie de gradul de coordonare sau subordonare al institutiei astfel:

entitatile publice subordonate transmit trimestrial in maxim 5 zile de la incheierea trimestrului organelor ierarhice imediat superioare;

entitatile publice ale Administratiei publice locale transmit trimestrial la structurile teritoriale UCAAPI, in termen de 10 zile de la incheierea trimestrului;

entitatile publice ale Administratiei publice centrale transmit trimestrial la UCAAPI, in termen de 10 zile de la incheierea trimestrului.

E. Raportarea periodica asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile de audit

.Compartimentele de audit public intern transmit la UCAAPI, structurilor teritoriale ale UCAAPI sau organului ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatarile, concluziile si recomandarile rezultate din activitatile lor de audit.

F. Elaborarea raportului anual al activitatii de audit public intern

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatari, concluzii si recomandari rezultate din activitatea de audit, progresele inregistrate prin implementarea recomandarilor, eventualele iregularitati, fraude sau prejudicii constatate in timpul misiunilor de audit public intern, precum si informatii referitoare la pregatirea profesionala.

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI, structurile teritoriale ale UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior, astfel:

entitatile publice subordonate transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: cele ale Administratiei publice locale pana la 5 ianuarie, iar cele ale Administratiei publice centrale pana la 10 ianuarie;

entitatile publice ale Administratiei publice locale transmit la structurile teritoriale UCAAPI, pana la 15 ianuarie;

entitatile publice ale Administratiei publice centrale transmit la UCAAPI, pana la 25 ianuarie.

G. Raportarea catre conducatorul entitatii publice si structurilor de control intern abilitate, in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii

In cazul in care in urma misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii, activitatii sau operatiunii auditate, auditorii interni trebuie sa instiinteze conducatorul entitatii publice si structura de inspectie sau o alta structura de control intern stabilita de conducatorul entitatii publice, in termen de 3 zile.

In cazul identificarii unor iregularitati majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate sa o suspende cu acordul conducatorului entitatii care a aprobat-o, daca din rezultatele preliminare ale verificarii se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informatii insuficiente, etc.).