Evidenta operativa si analitica

Evidenta operativa si analitica

Obiectul evidentei operative il constituie inregistrarea si reflectarea fenomenelor primare care au loc in unitate, adica intrarea si iesirea de valori materiale si banesti, introducerea in comun sau in folosinta, precum si existenta lor intr-un anumit loc al unitati sau la o anumita data.

Evidenta tehnico - operativa se organizeaza pe compartimente de activitate ale unitatii.

Ea trebuie tinuta la zi, pe masura producerii operatiunii de predare - primire a valorii materiale si efectuarea acesteia numai pe baza de documente justificative.

Documentele justificative[1] trebuie sa cuprinda ca elemente:

denumirea documentelor;

denumirea si sediul unitatii care a intocmit documentul;

numarul si denumirea partilor care participa la efectuarea operatiunilor;

continutul operatiunilor si temeiul legal al efectuarii ei;

datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;

semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii, ale persoanelor insarcinate cu exercitarea vizei de control financiar preventiv si a persoanelor in drept sa aprobe operatiunea respectiva;

alte elemente impuse de caracterul operatiunii.

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta, creion chimic, masina de scris, fara stersaturi si razaturi. Erorile se corecteaza prin taierea cu linie a textului si a cifrelor gresite, astfel ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Documentele care stau la baza intrarii mijloacelor fixe in unitate sunt:

"Procesul verbal de receptie" pentru mijloacele fixe independente care nu necesita montaj si nici probe tehnologice;

"Procesul verbal de receptie" (preliminara sau definitiva) in cazul utilajelor care necesita montaj, dar nu necesita probe tehnologice, precum si a cladirilor si constructiilor speciale cu caracter administrativ si social - cultural;

"Procesul verbal de punere in functiune" pentru utilajele care necesita montaj si probe tehnologice;

"Proces verbal de transformare" pentru receptionarea inventarului gospodaresc de natura mijloacelor fixe rezultat din prelucrarea materialelor in atelierele proprii ale unitatii;

"Procesul verbal de predare - primire" a mijloacelor fixe transferate;

"Bonul de miscare a mijloacelor fixe" pentru miscarea mijloacelor fixe in cadrul unitatii;

"Contractul de inchiriere" sau "Procesul verbal de inchiriere" pentru luarea in primire a mijloacelor fixe inchiriate;

"Procesul verbal de dare in custodie" pentru mijloacele fixe primite in custodie.

Mijloacele fixe pot iesi definitiv din gestiune prin casare, vanzare, donatie iar temporar prin concesiune, locatie de gestiune si inchiriere. Casarea, adica scoaterea definitiva din functiune a mijloacelor fixe prin demontare, daramare, etc. este consemnata in urmatoarele documente:

Specificatia privind mijloacele fixe propuse spre scoaterea din functiune (casare) intocmite de sectiile, laboratoarele sau serviciile care propun casarea, prin care acestea se monteaza;

Procesul verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe, de declasare a unor bunuri materiale, elaborat de catre comisia de casare, reprezinta documentul prin care se constata indeplinirea conditiilor de casare, de aprobare si executare a ei, de consemnare a materialelor rezultate din casare, si ca document de inregistrare  in evidenta operativa si in contabilitate.

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe trebuie astfel organizata incat sa asigure individualizarea fiecarui mijloc fix, cunoasterea existentei si miscarii lor pe locuri de folosinta si a gradului de depreciere pe structura categoriilor de mijloace fixe.

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se poate tine fie folosind Registrul numerelor de inventar si Fisa mijlocului fix, fie utilizand Registrul pentru evidenta mijloacelor fixe.

Unitatile patrimoniale dispun de mijloace fixe numeroase care se deosebesc intre ele din punct de vedere al constructiei, insusirilor tehnice, destinatie, gradul de depreciere, etc. de aceea, pentru identificarea cu usurinta a fiecarui mijloc si pentru a se asigura controlul lor indiferent de locul de folosinta, se atribuie fiecarui obiect de evidenta un numar de inventar care se trece in toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv. Aceasta se realizeaza cu ajutorul Registrului numerelor de inventar, in care se scrie denumirea fiecarui mijloc fix intrat, caracteristicile de identificare si numarul de inventar ce i se atribuie, in ordinea succesiva a numerelor. Dupa inscrierea mijlocului fix intrat in Registrul numerelor de inventar se completeaza Fisa mijlocului fix care cuprinde date privind denumirea, numarul de inventar, codul de clasificare, valoare de functiune, amortizarea calculata.