Controlul stocurilor

Controlul stocurilor

Controlul stocurilor reprezinta sistemul formal si informal de evidenta care asigura disponibilitatea materialelor si/sau marfurilor in cantitatile necesare desfasurarii profitabile a activitatilor firmei. Cele mai multe materiale si accesorii de aprovizionat in activitatile de prelucrare se achizitioneaza in mod repetat, asa ca pot fi previzionate. Comerciantii cu amanuntul fac mai mult o aprovizionare sezoniera in marea lor majoritate si au prin urmare dificultati in a realiza previziunea vanzarilor. De asemenea, aprovizionarile la comanda, speciale sau in cantitati unice se fac in functie de fiecare caz in parte. In toate cazurile insa scopul il constituie obtinerea cantitatii necesare atunci cand este nevoie, fara a avea prea multe stocuri.

1 Obiectivele controlului stocurilor

Desi atat aprovizionarea cat si controlul stocurilor au acelasi obiectiv - obtinerea bunurilor in cantitatile necesare, de calitatea dorita si la momentul potrivit, controlul stocurilor are unele obiective mai specifice.

Asigurarea continuitatii activitatii. Firmele eficiente lucreaza in mod continuu. O intrerupere a procesului de productie sau in comercializarea anumitor bunuri cauzeaza pierderi substantiale. Pierderea clientilor este consecinta cea mai grava.

Maximizarea vanzarilor. In conditiile unei cereri suficiente, vanzarile vor fi mult mai mari, daca bunurile sunt furnizate la timp si in cantitatile solicitate.

Protejarea activelor Una din functiile esentiale ale controlului stocurilor o constituie protejarea stocurilor impotriva furturilor, risipei sau deteriorarilor. Eficienta  masurilor de paza, prelucrare si depozitare afecteaza cantitatea si calitatea stocurilor utilizabile.

Investitii minime in stocuri Controlul eficient al stocurilor permite determinarea unui nivel mai scazut al stocurilor fara a cauza deservicii clientilor sau productiei. Prin urmare si investitia facuta va fi mai mica. Costurile depozitarii si ale asigurarii vor fi si ele diminuate, pericolul deteriorarii si invechirii fiind mai redus.

Furnizarea de informatii conducerii Informatiile obtinute in urma controlului stocurilor servesc pentru determinarea cantitatii optime de aprovizionat si stabilirea momentului de reaprovizionare. De asemenea, rata de rotatie a stocurilor poate fi un indicator in evaluarea performantelor manageriale. In sfarsit, prea multe erori in documentele privind stocurile denota o munca de birou ineficienta.

2 Tipuri de stocuri

Stocurile pot avea trei forme, in functie de gradul lor de prelucrare: materii prime, semifabricate, produse finite.

1. Produse finite. Multa lume isi inchipuie ca stocurile sunt doar marfurile care le vad pe rafturi in magazine. Acestea sunt intr-adevar stocuri, insa doar de produse finite. Ele se numesc produse finite intrucat sunt disponibile pentru vanzare consumatorului sau utilizatorului final. Toate firmele au produse finite.

2. Materiile prime. Toate stocurile incep ca materii prime. Ele reprezinta bunurile din primul stadiu de prelucrare. Exista o mare diversitate de materii prime. Ele pot fi marfuri de baza, ca minereu de fier, petrol, cherestea, carbune, bumbac. Acestea pot fi transformate in otel, benzina, scanduri, cocs, ata, care la randul lor pot fi materii prime  pentru alte ramuri care le pot transforma in alte materii prime pentru alte ramuri. Materii prime sunt si motoarele, ceasurile, difuzoarele etc. ce sunt doar componentele unui produs complex pentru unele intreprinderi, in timp ce pentru altele sunt produse finite. Deci ceea ce pentru o firma este produs finit pentru o alta poate fi doar materie prima.

3.Semifabricate. Semifabricatele sunt materii prime care au parcurs unele stadii de productie, insa nu si-au terminat in intregime procesul de prelucrare.

3.Costul stocurilor

Indiferent de tipul stocurilor, acestea presupun realizarea unor costuri legate de gestiunea lor cum sunt: finantarea, invechirea, diminuarea, manipularea, imobilizarea, asigurarea , comanda stocurilor.

1. Costul achizitiei. Costul achizitiei este cel mai evident dintre costurile stocurilor. Stocul este un element de activ care trebuie sa fie compensat de un element de pasiv - costul imprumutului banilor necesari achizitionarii stocurilor sau al schimbarii modului de utilizare a numerarului propriu. Numai in cazul fericit in care se poate vinde stocul inainte de termenul de plata al acestuia nu este nevoie de finantarea achizitiei.

2.Costul invechirii. Schimbarile tehnologice rapide si modificarea continua a preferintelor consumatorilor pot duce la invechirea stocurilor. Acestea vor mai putea fi vandute doar la preturi reduse, uneori chiar sub costuri.

3.Costul diminuarii Stocurile pot fi deteriorate sau chiar furate. In primul caz, stocurile vor putea fi vandute la un pret mai redus, iar furtul se transforma intr-un stoc nevandut. In industria alimentara costul diminuarii este destul de ridicat din cauza pierderii calitatii bunurilor.

4.Costul manipularii. In mod normal, atunci cand este cumparat stocul este livrat. El trebuie receptionat, manipulat, depozitat.

5.Costul imobilizarii. Stocurile depozitate presupun imobilizari ale capitalului de lucru, care ar putea fi folosit in alte domenii. Stocurile suplimentare atrag dupa ele marirea cheltuielilor de depozitare, asigurare etc.

6.Costul asigurarii. Pentru evitarea riscurilor legate de furtul stocurilor sau pericole cum sunt focul, apa, stocurile trebuie asigurate.

Prin insumarea costurilor de mai sus se obtine costul total al stocurilor. Pe langa acesta mai exista si costul comenzii, care cuprinde cheltuielile legate de lansarea  si prelucrarea comenzilor de aprovizionare si care tinde sa devina constant.

4 Gestiunea stocurilor

Gestiunea stocurilor reprezinta procesul cumpararii bunurilor si/sau serviciilor in cantitatile necesare, de calitate corespunzatoare si la momentul potrivit. Intreprinzatorii trebuie sa fie constienti de importanta determinarii unui nivel optim al stocurilor. Un stoc prea mic va duce la ruptura stocurilor si discontinuitate in productie sau livrare, iar un stoc prea mare imobilizeaza bani care ar putea fi folositi mai eficient in alte scopuri. Gestiunea stocurilor are o importanta deosebita intrucat stocurile reprezinta cca. 20% din capitalul unei firme de productie si pana la 80% din cel al unei firme comerciale cu amanuntul. Stocurile reprezinta o investitie de capital importanta si, de aceea, ele trebuie sa aiba o eficienta  corespunzatoare.

Determinarea necesarului de stocuri se poate face dupa diferite metode. In functie de caracterul lor, ele pot fi simple sau informale si continue sau formale, situatie in care se tine evidenta permanenta a articolelor stocate. 

a. Sistemele informale cele mai obisnuite sunt: controlul vizual, sistemul celor doua cutii, metoda ABC,  comenzi deschise.

Controlul vizual consta in verificarea vizuala zilnica a tuturor stocurilor si retinerea articolelor care trebuie reaprovizionate. Metoda are eficienta in special in cazul firmei mici, in care intreprinzatorul este si vanzator sau implicat direct in productie si cunoaste ceea ce doresc clientii sau care sunt necesitatile productiei, de unde pot fi procurate aceste articole si timpul lor de livrare.

Sistemul celor doua cutii presupune existenta a doua cutii sau lazi pentru fiecare articol. De regula, cutiile sunt puse una peste alta, insa pot fi si alaturate. Cand  articolele din prima cutie sunt vandute, se deschide cea de-a doua cutie si se face comanda pentru o alta cutie. Metoda se poate folosi cu succes la magazinele metalo-chimice.

Metoda ABC pleaca de la premisa ca din numarul total de articole un procent mic din acestea au costurile cele mai mari, in timp ce o un procent mai mare de articole au un cost mai redus. In felul acesta, articolele firmei sunt impartite in trei grupe, in functie de impactul lor asupra costurilor: grupa A, care este formata din articolele ce detin o pondere de 70% din valoarea stocurilor; grupa B, care este formata din articole ce detin o pondere de 20% din valoarea stocurilor; grupa C, care este formata din restul stocurilor. Dupa stabilirea acestor grupe se va determina tipul de control cerut de fiecare grupa. Astfel, grupa A poate cere un control formal dupa fiecare vanzare sau la sfarsitul zilei, cu o reaprovizionare dupa criterii de eficienta, grupa B cere un control mai rar, cu o aprovizionare in loturi, iar grupa C, cu articole necostisitoare, poate folosi un control informal, cu o aprovizionare cand este nevoie. De asemenea, articolele din grupa A trebuie stocate in cele mai accesibile zone, cele din grupa B in zone mai putin accesibile, iar cele din grupa C in zonele relativ inaccesibile.

Comenzile deschise sunt acorduri generale incheiate intre cumparator si furnizor in care se prevad descrierea articolelor solicitate, pretul si perioada pentru care este valabil acordul. Ele se folosesc pentru articolele frecvent achizitionate, ca sampon, aparate de barbierit, dulciuri etc.

b. Sistemele formale ce pot fi utilizate in gestiunea stocurilor sunt: fise de evidenta a stocurilor, cantitatea economica de comandat, sistemele automate.

Fisele de evidenta a stocurilor presupun inregistrarea fiecarei vanzari din stoc. Prin estimarea consumului pe o anumita perioada si a timpului de transport, se determina intervalul de reaprovizionare.

Cantitatea economica de comandat pleaca de le premisa minimizarii costului total al stocurilor, in conditiile echilibrarii costurilor anuale ale lansarii comenzilor si a costurilor de stocare. Costurile lansarii  comenzilor sunt invers proportionale cu marimea comenzilor. Costurile de stocare sunt direct proportionale cu marimea comenzilor. Costul total este o functie aditiva a acestor doua costuri. Prin calcului cantitatii economice de comandat se determina costul total  minim.

Sistemele automate de gestiune a stocurilor sunt sistemele automate de la locul vanzarii, care inregistreaza automat articolul vandut si sistemul codificarii prin intermediul barelor, care are aceeasi menire, fiind mult mai rar.