Auditul financiar, auditul intern si cenzorii

Auditul financiar, auditul intern si cenzorii

Asigurarea unui control activitatii desfasurate de catre societate are in vedere atat interesul actionarilor, cat si al tertilor, care numai astfel se pot angaja, in cunostinta de cauza, in eventuale relatii contractuale.

Potrivit dispozitiilor Legii nr. 31/1990, modificata situatiile financiare ale societatilor comerciale, supuse obligatiei legale de auditare, vor fi auditate de catre auditori financiari, persoane fizice sau persoane juridice, in conditiile prevazute de lege.

In cazul societatilor comerciale ale caror situatii financiare anuale nu sunt supuse, potrivit legii, auditului financiar, adunarea generala ordinara a actionarilor va hotari contractarea auditului financiar sau numirea cenzorilor.

Numirea cenzorilor

Ceea ce caracterizeaza activitatea desfasurata de cenzori este atat competenta lor in ceea ce priveste asigurarea controlului din punct de vedere contabil, financiar si juridic, cat si independenta acestora.

Competenta ar rezulta din faptul ca activitatea specifica de cenzor ar fi de dorit sa fie exercitata numai de catre o persoana atestata in acest sens. O asemenea conditie este partial indeplinita de legea romana.

Astfel, art. 159 alin. 4 din Legea nr. 31/1990, modificata impune ca cel putin unul dintre cenzori sa aiba calitatea de contabil autorizat in conditiile legii sau de expert contabil.

In cazul societatilor pe actiuni, numirea cenzorilor are caracter obligatoriu. De regula, numarul de cenzori si identificarea acestora se realizeaza prin actul constitutiv, ei fiind alesi de adunarea constitutiva. De altfel, art. 8 din Legea nr. 31/1990, republicata, stabileste cu caracter imperativ la lit. h) ca in actul constitutiv trebuie sa figureze si elementele de identificare ale cenzorilor atat persoane fizice, cat si persoane juridice.

Intr‑o societate pe actiuni trebuie numiti minimum trei cenzori, si tot atatia cenzori supleanti. Norma juridica ce stabileste aceasta regula are caracter supletiv, deoarece prin actul constitutiv se poate deroga, in sensul ca pot fi numiti mai mult de trei cenzori si tot atatia supleanti, cu conditia ca numarul acestora sa fie intotdeauna numar impar.

Durata mandatului unui cenzor este, conform art. 159 alin. 2 de 3 ani, neexistand nici un fel de limitare cu privire la realegerea lor dupa expirarea mandatului. Realegerea cenzorilor este posibila in cadrul adunarii generale ordinare.

Independenta cenzorilor este asigurata de faptul ca prin lege sunt stabilite o serie de incompatibilitati pentru ascederea la functia de cenzor, cat si de faptul ca o data ales se asigura o anumita stabilitate in functia respectiva.

Astfel, conform art. 161 din Legea nr. 31/1990, republicata, pot fi numiti cenzori numai actionarii in afara cazului cenzorului expert contabil, care poate fi tert ce exercita profesia, individual ori in forme asociative.

Totodata, nu se impune calitatea de actionar cenzorului extern independent, care poate fi atat persoana fizica, cat si persoana juridica. Alegerea sau numirea unui cenzor extern independent intervine cu caracter de obligativitate in cazurile expres mentionate de lege. Astfel, de exemplu, conform O.U.G. nr. 28/2002 privind valorile mobiliare, serviciile de investitii financiare si pietele reglementate, situatiile financiare anuale ale societatilor emitente de valori mobiliare aflate sub incidenta legii trebuie verificate si certificate de cenzori externi independenti.

In cazul cenzorilor externi independenti functioneaza obligativitatea inregistrarii acestora, ei desfasurandu‑si activitatea ca profesiune deoarece sunt membrii unui corp profesional aparte. Inregistrarea acestora este asigurata de Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare. Totodata, conditiile in care pot fi inclusi in acest corp, precum si incompatibilitatile specifice sunt cele stabilite de Comisia Nationala pentru Valorile Mobiliare.

Conform legii romane, nu pot dobandi calitatea de cenzori:

q rudele sau afinii pana la al patrulea grad inclusiv sau sotii administratorilor;

q persoanele care primesc sub orice forma pentru alte functii decat aceea de cenzor, un salariu sau remuneratii de la administrator sau de la societate;

q persoanele carora le este interzisa functia de administrator sau care nu pot fi fondatori (adica, in conformitate cu art. 138 coroborat cu art. 6 alin. 2 din Legea nr. 31/1990, republicata, nu au capacitate de exercitiu deplina sau au fost condamnate pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals si uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, ori pentru alte infractiuni prevazute de Legea societatilor comerciale);

Obiectul controlului asigurat de cenzori

Controlul exercitat de cenzor se concretizeaza practic intr‑o verificare a respectarii legii de catre cei abilitati sa indeplineasca acte juridice. Din acest punct de vedere cenzorii nu apar ca organ de decizie la nivelul societatii comerciale.

In doctrina de specialitate s‑a pus problema naturii juridice a prestatiilor desfasurate de cenzori. Astfel, in principal se considera ca cenzorii isi desfasoara activitatea in baza mandatului primit de la adunarea generala care i‑a numit in functie. In acest sens, insasi legea stabileste, in art. 159 alin. 3, ca cenzorii trebuie sa‑si exercite personal mandatul lor.

Relatia fundamentata pe mandat functioneaza numai in cazul cenzorilor numiti in adunarea generala a actionarilor societatii. In schimb, in cazul cenzorilor externi, atata vreme cat acestia, in esenta, au calitatea de terti fata de societate, nefiind actionari, si pentru activitatea prestata, activitate care reprezinta obiectul profesiunii lor, beneficiaza de o anumita remunerare, functioneaza regulile specifice unui contract de prestari servicii. Si cenzorii interni beneficiaza la randul lor de o remunerare in schimbul prestatiilor efectuate, numai ca aceasta remunerare este fixata prin actul constitutiv sau, ulterior, de catre adunarea generala la numirea altor cenzori.

Atributiile cenzorilor

In sarcina cenzorilor legea retine urmatoarele obligatii: 

q sa supravegheze gestiunea societatii;

q sa verifice daca situatiile financiare sunt legal intocmite si in concordanta cu registrele societatii;

q sa verifice daca registrele sunt regulat tinute si daca evaluarea patrimoniului s‑a facut potrivit legii;

q sa intocmeasca raportul catre adunarea generala a actionarilor;

q sa controleze pe neasteptate, sa faca in fiecare luna inspectia casieriei societatii si sa verifice existenta titlurilor sau valorilor apartinand societatii;

q sa convoace adunarea generala, cand nu a fost convocata de administrator;

q sa aduca la cunostinta administratorilor sau Adunarii generale neregulile din activitatea societatii;

q sa participe la adunarile generale ale actionarilor, fara drept de vot;

q sa vegheze ca dispozitiile legii si ale actului constitutiv sa fie respectate;

q sa constate depunerea garantiei de catre administratori.  

Din modul in care sunt prevazute obligatiile cenzorilor in cuprinsul art. 163 din lege, rezulta faptul ca acestia, practic, supravegheaza modul in care este gestionata societatea.

Evident ca pentru a realiza aceste atributii, cenzorii trebuie sa fie informati cu privire la actele si activitatile concrete ale societatii. Ca atare, ei sunt in drept a beneficia lunar de situatii intocmite de administratori cu privire la modul concret de desfasurare al operatiunilor societatii. De asemenea, ei iau parte la sedintele consiliului de administratie, evident fara a putea interveni in decizia acestuia.

In aceste conditii practic, cenzorii beneficiaza de multe informatii, insa asupra continutului acestora au obligatia de confidentialitate, lor fiindu‑le interzis sa comunice tertilor sau actionarilor, altfel decat intr‑un cadru organizat, (de exemplu, intr‑o adunare generala) informatiile pe care le cunosc in legatura cu operatiunile societatii, informatii detinute insa in timpul exercitarii mandatului de cenzor.  

Avand in vedere faptul ca in legatura cu cele constatate in realizarea mandatului cenzorii au obligatia raportarii in fata adunarii generale a actionarilor, pentru realizarea raportului cu privire la situatiile financiare se impune o prealabila deliberare intre cenzori. Intocmirea raporturilor si stabilirea propunerilor ce urmeaza a fi prezentate in cadrul unui unic raport, presupune unanimitatea punctelor de vedere ale cenzorilor. In situatia in care exista neintelegeri, se vor intocmi rapoarte separate, care, toate, vor fi prezentate adunarii generale. Daca pentru raportul cu privire la situatiile financiare se impune activitatea colegiala a cenzorilor, se admite prezentarea separata de catre fiecare cenzor a altor aspecte ce sunt specifice functiei pe care o indeplinesc in cadrul societatii.

Deliberarile cenzorilor se inscriu intr‑un registru special de delibe­rari, in care vor fi mentionate si orice alte constatari efectuate de catre cenzori in exercitiul mandatului lor.

Sesizarea cenzorilor

Potrivit art. 164 alin. 1 din Legea nr. 31/1990, republicata, oricare actionar are dreptul sa reclame cenzorilor faptele pe care le considera ca trebuie cenzurate. Astfel sesizati, cenzorii au obligatia de a verifica faptele sustinute de actionari, si in masura in care sesizarile sunt intemeiate le vor avea in vedere la intocmirea raportului prezentat in faza adunarii generale a actionarilor.

Daca la sesizarea oricarui actionar, cenzorul este obligat numai sa verifice faptele sustinute de actionar, si numai in masura in care acestea sunt intemeiate le va prezenta in fata adunarii generale, in situatia in care cenzorii sunt sesizati cu o reclamatie din partea actionarilor care reprezinta cel putin o patrime din capitalul social, ei au obligatia ca, indiferent de punctul lor de vedere, sa prezinte adunarii generale situatia respectiva, inclusiv observatiile si propunerile lor asupra faptelor reclamate. Prin actul constitutiv al societatii se poate stabili insa obligatia cenzorilor de a‑si expune punctul de vedere cu privire la reclamatia primita si in situatia in care sunt sesizati de un procentaj mai mic de actionari.

In sfarsit, in conformitate cu art. 154 alin. 3 din Legea nr. 31/1990, republicata, daca cenzorii socotesc intemeiata reclamatia actionarilor reprezentand o patrime din capitalul social, ei sunt obligati sa convoace imediat adunarea generala. Adunarea generala este in masura sa adopte o hotarare asupra faptelor si actelor reclamate.

Raspunderea cenzorilor

In exercitarea functiei lor, cenzorii raspund civil contractual, conform regulilor generale din domeniul contractului de mandat, art. 166 din Legea nr. 31/1990, republicata, stabilind in alin. 1 faptul ca intinderea si efectele raspunderii cenzorilor sunt determinate de regulile mandatului . Actiunea in raspundere contra cenzorilor (ca de altfel si contra fondatorilor, administratorilor si directorilor societatii) apartine societatii, care va decide cu privire la introducerea ei in instanta in cadrul adunarii generale a actionarilor. Raspunderea cenzorilor este o raspundere solidara.

Totodata, se poate retine in sarcina cenzorilor, in exercitarea manda­tului primit si o raspundere penala, in conditiile art. 277  din Legea societatilor comerciale.

In sfarsit, cenzorii pot raspunde ‑ atat civil, cat si penal ‑ si in conditiile Legii nr. 85/2006 privind procedura insolventei.

VERIFICATI-VA CUNOSTINTELE

Adunarea Generala a Actionarilor unei societati comerciale pe actiuni a hotarat numirea a doi cenzori, pe durata nedeterminata, cu posibilitatea ca, in caz de impiedicare obiectiva de indeplinire a functiilor incredintate, sa poata mandata o alta persoana, cu conditia ca aceasta persoana sa fie expert contabil autorizat, in conditiile legii.

Intrebare:

Masurile adoptate de Adunarea Generala a Actionarilor privitoare la cenzori sunt legale?

Care sunt situatiile de incompatibilitate a cenzorilor si ce sanctiuni se pot aplica?

Societatea comerciala "VS" SRL este o societate de expertiza contabila si audit financiar care a incheiat un contract cu SC " M" SA pentru efectuarea activitatilor de control a activitatii financiar-contabile a acesteia, desemnand in calitate de cenzor pe numitul S.A. In urma efectuarii controlului, S.A a comunicat de indata actionarilor, date referitoare la activitatea desfasurata de administratori, pentru ca acestia sa convoace adunarea generala.

Intrebare:

Comunicarea de catre cenzor catre actionari a operatiunilor societatii care au facut obiectul controlului este legala?

Precizati care sunt situatiile in care cenzorii sunt obligati sa delibereze impreuna.

5. Actionarii S.C si M.N au chemat in judecata societatea "ML" SA, pentru ca instanta sa pronunte o hotarare de revocare a cenzorului F.L. pentru neindeplinirea obligatiilor prevazute de art.163 din Legea nr.31/1990, republicata.

Intrebare :

Instanta de judecata poate sa se pronunte asupra revocarii cenzorului?

Aratati care este natura juridica a raporturilor juridice existente intre societatea comerciala supusa controlului si cenzorii care efectueaza controlul de gestiune.