Registrul de casa (anexa)

REGISTRUL DE CASA (Anexa)

Serveste ca:

document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative;

document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;

document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati.

La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formular se bareaza.

Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al Registrului de casa pentru ziua in curs.

Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.

Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privind efectuarea operatiunilor de casa (exemplarul 2).

Exemplarul 1 ramane la casier.

Se arhiveaza:

la casierie (exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

denumirea unitatii;

denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

numarul curent; numarul actului de casa; numarul anexelor; explicatii; incasari; plati;

report/sold ziua precedenta;

semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.

Pentru platile prin banca se intocmeste si se transmit catre banca Ordine de plata. Ordinul de plata reprezinta un instrument de plata de credit care circula de la unitatea bancara a emitentului catre unitatea bancara a clientului beneficiar. Ordinul de plata poate fi oricand pana la data executarii, anulat de catre emitent. De asemenea banca accepta sau refuza Ordinul de plata in functie de sumele pe care le are emitentul in cont. Compartimentul incasare plati intocmeste Ordinul de plata in doua exemplare pe care le transmite bancii. Banca dupa efectuarea platii vizeaza unul din exemplarele Ordinului de plata  pe care il restituie emitentului anexat la Extrasul de cont. Compartimentul incasare plati verifica executarea ordinului de catre banca, confruntand Extrasele de cont cu Ordinele de plata emise, dupa care contabilizeaza platile astfel efectuate in Registrul de banca.

Incasarile efectuate de catre societate prin Ordine de plata se determina din Extrasele de cont primite de la banca si de asemenea se contabilizeaza pe baza acestora. Daca apar nelamuriri, Compartimentul incasare plati  poate solicita platitorului o copie dupa Ordinul de plata prin care acesta a efectuat plata.

Sumele platite de catre unitate din contul de la banca se regasesc in extrasul de cont pe coloana "debit" iar incasarile efectuate prin contul de la banca se regasesc pe coloana "credit".2.2.4 Contabilitatea mijloacelor fixe.

Evidenta operativa a contabilitatii mijloacelor fixe impune consemnarea completa si la timp a tuturor operatiunilor privind miscarea mijloacelor fixe.

Intrarile de mijloace fixe care nu necesita montaj si nici probe tehnologice si care sunt date in folosinta in momentul receptionarii lor de la furnizor sunt consemnate in Procesul verbal de receptie. Acesta se emite pe baza documentelor justificative, ce difera in functie de caile de intrare in gestiune si anume: intrarea prin cumparare cu titlu oneros este consemnata in Factura intocmita de furnizor, Avizul de insotire a marfii si Contractul de vanzare-cumparare. De cele mai multe ori factura reprezinta documentul de baza pentru inregistrarea in contabilitate; aportul in natura de la asociati si actionari este reliefat in Contractul de societate si documentele de expertiza tehnica; valoarea si caracteristicile imobilizarilor din productie proprie sunt reflectate in proiectele si devizele lucrarilor, Fisa de cont analitic pentru costuri efective etc.

Intrarile de mijloace fixe care necesita montaj, dar nu si probe tehnologice, precum cladirile si constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice se consemneaza in Procesul verbal de receptie provizorie.

Receptionarea utilajelor supuse montajului si probelor tehnologice se inregistreaza in documentul Proces verbal de punere in functiune. Intrarea imobilizarilor prin concesionare, locatie de gestiune, inchiriere se oglindeste in Procesul verbal de predare -primire, ce are la baza contractul de concesionare sau locatie de gestiune.

Miscarea mijloacelor fixe de la o sectie la alta, de la un serviciu la altul, in cadrul aceleiasi unitati, se consemneaza in documentul Bonul de miscare a mijloacelor fixe. Acesta serveste la justificarea predarii-primirii mijloacelor fixe, insotindu-l pe timpul transportului si la inregistrarea lor in evidenta operativa si in contabilitatea analitica.

Iesirea mijloacelor fixe prin casare, adica scoaterea definitiva din functiune prin demontare, daramare etc. este consemnata in Procesul verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe elaborat de comisia de casare.

Pentru a se stabili existenta efectiva a mijloacelor fixe pe locuri de folosinta si pe responsabili se utilizeaza Lista de inventariere si de evidenta a mijloacelor fixe. Ea serveste si la inventarierea mijloacelor fixe si a consemnarii rezultatelor ei.

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe trebuie sa fie organizata de o maniera care sa asigure individualizarea fiecarui mijloc fix, cunoasterea existentei si miscarii lor pe locuri de folosinta, gradul de depreciere pe structura categoriilor de mijloace fixe. De aceea, ea se organizeaza pe locuri de folosinta (sectii, servicii etc.), pe categorii de mijloace fixe si, in cadrul acestora, pe obiecte de evidenta. Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se poate tine fie folosind Registrul numerelor de inventar si Fisa mijlocului fix, fie utilizand Registrul pentru evidenta mijloacelor fixe. Mijloacele fixe, fiind foarte numeroase, se pot deosebi intre ele in functie de insusirile tehnice, destinatie, grad de depreciere etc.

Pentru identificarea fiecarui mijloc fix si pentru asigurarea controlului lor se atribuie fiecarui obiect de evidenta un numar de inventar (simbol cifric). Numerele de inventar ale mijloacelor fixe scoase din functiune sau vandute nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate ulterior, ele raman libere pana la o noua numerotare. Odata cu achizitionarea mijlocului fix, se intocmeste Procesul verbal de receptie, Fisa mijlocului fix. Potrivit legii si hotararii AGA se stabileste sistemul de amortizare utilizat, prin Planul de amortizare si se ataseaza fisei analitice a mijlocului fix. Indiferent de felul lor, imobilizarile corporale sunt delimitate pe obiecte de evidenta. Fiecare mijloc fix este evidentiat in Registrul numerelor de inventar.