 |  |
|
Informarea cetatenilor cu privire la activitatile administratiei publice locale
Introducere
Acest capitol prezinta caile si sursele de informare a cetatenilor cu privire la activitatile si actiunile administratiei publice locale.
Capitolul poate fi prezentat integral intr-o zi in cazul unor stagii de pregatire saptamanale.
In cazul in care participarea cetateneasca nu reprezinta decat o componenta de o zi a unui modul complex de pregatire, se pot utiliza numai generalitati din fiecare subcapitol.
Obiective
Intelegerea importantei informarii cetatenilor cu privire la actiunile administratiei publice locale.
Identificarea cailor si mijloacelor prin care se poate realiza acest lucru.
Intelegerea mecanismului prin care se realizeaza comunicarea cu cetatenii.
Dobandirea capacitatii de adaptare a instrumentelor de comunicare la necesitatile concrete ale comunitatii pe care o reprezinta.
Identificarea experientelor altor comunitati in comunicarea cu cetatenii.
Unde poate fi utilizat acest capitol:
in programe de pregatire privind participarea cetatenilor la procesul decizional local;
in programe privind informarea publica;
in programe ce sunt axate pe Strategii de dezvoltare locala, Comunicare in administratia publica, Informatica pentru administratia publica (subcapitolul referitor la Internet);
1. Ce sunt CIC-urile (Centre de Informatii pentru Cetateni)?
1.1 Tipuri de CIC-uri
CIC-ul reprezinta o interfata intre administratia locala si cetateni, fiind preocupat in mod direct de a raspunde la intrebarile cetatenilor, ca si nevoilor acestora cu privire la serviciile publice.
Un CIC poate fi o resursa bogata pentru o institutie publica si o legatura interactiva cu publicul. Oricum, pentru ca liderii administratiei sa aiba sprijinul cetatenilor, este necesara infiintarea unui CIC ca un instrument activ si eficient al guvernarii si al participarii cetatenesti. CIC-urile trebuie sa faca parte integranta din activitatile administratiei si sa fie dotate cu echipamente, personal suficient si alte resurse care sa le faca viabile si functionale.
Exista 3 tipuri de CIC-uri:
CIC-uri care ajuta cetatenii sa depuna cereri, serviciile oferite fiind informatii, sprijin, formulare, persoane de contact, ca si solutii urgente atunci cand situatia o cere. Majoritatea CIC-urilor furnizeaza aceste servicii de baza.
|
Primaria din Mangalia a ales un mod creativ de a infiinta un CIC. A fost constituita o echipa formata din trei persoane, fiecare provenind dintr-un compartiment important al primariei, pentru a ajuta planificarea activitatii in cadrul CIC-ului. Aceste trei persoane au devenit automat si functionari ai CIC-ului. Apoi au fost identificate trei CIC-uri de succes existente in acel moment la nivelul tarii (Slobozia, Sibiu si Targu Mures) pe care cei trei membrii ai echipei le-au studiat in detaliu. Primaria a preluat de la CIC-urile vizitate numai acele elemente considerate a fi potrivite pentru Mangalia (ex: programul de soft al primariei din Sibiu) si le-a folosit ca baza pentru dezvoltarea propriului CIC. Personalul a fost instruit de catre echipa CIC-ului Consiliului Judetean Constanta. Pana astazi, CIC-ul a capatat o buna reputatie printre cetateni si a devenit un model si pentru alte administratii. |
CIC-uri care, pe langa activitatile realizate de cele din prima categorie, urmaresc petitiile cetatenilor in timp, informandu-i despre stadiul rezolvarii lor.
|
Unul dintre primele CIC-uri care au fost infiintate in Romania este cel al Consiliului Judetean Ialomita. CIC-ul are o baza de date completa, care cuprinde viata oficiala si sociala a comunitatii si poate sa faca fata oricaror intrebari venite din partea cetatenilor. CIC-ul este conectat in retea cu toate compartimentele Consiliului Judetean si are un sistem de urmarire a cererilor pe care le depun cetatenii. Este vorba despre un sistem de management al documentelor, care monitorizeaza traseul fiecarui document din momentul in care acesta intra in cladire, pana la solutionarea sa. Documentul este trimis spre solutionare persoanelor responsabile de acel domeniu din cadrul CJ si pot fi urmarite de la orice computer al CIC-ului, de catre orice cetatean, in orice moment, prin numarul sau de inregistrare. Acest soft a fost realizat de Consiliul Judetean Ialomita. |
CIC-uri care furnizeaza serviciile de baza si se ingrijesc de prelucrarea actelor pentru cetateni (clienti).
Mai mult decat atat, cateva CIC-uri furnizeaza informatii de interes comunitar, ca de exemplu, despre evenimente importante in care urmeaza sa fie implicata comunitatea, ONG-uri, oportunitati educationale, evenimente culturale si sportive, festivaluri, targuri, etc.
|
Acest sistem a fost adoptat la Pitesti. CIC-ul din Pitesti este impartit in patru compartimente care definesc structura primariei, si anume: Administratie Publica/Asistenta Sociala/Stare Civila; Economic/Taxe/Venituri; Amenajarea teritoriului si Urbanism Patrimoniu si Domeniu Public si Privat; Personalul CIC-ului provine din aceste compartimente. |
|
CIC-Tg. Mures s-a dezvoltat spectaculos in ultimii doi ani. Centrul este deservit de 5 persoane care furnizeaza informatii generale cu privire la activitatea Primariei, la care se asociaza alte 4 persoane delegate zilnic de cele 4 directii ale Primariei (Tehnica si Patrimoniu, Urbanism, Economica si Servicii Sociale) pentru a furniza informatii de specialitate. Doi din cei 5 angajati ai CIC-ului realizeaza activitatea de registratura, iar ceilalti sunt specializati in oferirea informatiilor. CIC ofera, practic, serviciile tipice unui Ghiseu Unic: informatii complete privind activitatea, serviciile si programele Primariei, verificarea documentelor clientilor, inregistrarea documentelor, eliberarea documentelor finale catre cetateni, in termenele legale. Contact: Primaria Tg. Mures-CIC tel.: 0265-163096 |
1.2 CIC-urile si Sistemul de Informatica Manageriala (MIS)
Marea majoritate a CIC-urilor functioneaza pe baza unui soft, care este considerat elementul principal al operatiunilor acestora.
In Sibiu, baza de date include bugetele anilor trecuti, hotararile consiliului local din 1996, toate acestea in peste 48.000 de documente. CIC-ul detine 6 computere care beneficiaza de o retea interna, sistemul totalizand 80 de computere si acces la Internet (vezi pagina de web www.primsb.ro).
La Primaria Municipiului Timisoara a fost pus in aplicare Sistemul Geografic Informatic -GIS. Sistemul opereaza cu baze de date complexe referitoare la toate datele tehnice ale dotarilor edilitare ale orasului si ale functiunilor acestora. Folosind sinteze din aceste date, Serviciul de Relatii cu Publicul poate pune la dispozitia cetatenilor informatii referitoare la numele strazilor si numerotarea imobilelor, planurile de reparatii ale strazilor, situatia exacta a plantarilor de spatii verzi si arbori in fiecare zona a orasului, numarul de locuri de joaca pentru copii, amplasarea acestora, starea lor si planificarea reparatiilor, situatia demografica pe oras si zone ale orasului, posibilitati de constructie pe anumite terenuri, in functie de dotarile edilitare existente in fiecare zona, etc.). Existenta sistemului GIS asigura automat accesul la informatii foarte exacte, complete si care se actualizeaza permanent.
1. CIC-urile si societatea civila
Personalul CIC-ului poate fi ajutat de voluntari, nu numai pentru grupurile consultative cetatenesti ci si in functionarea zilnica. De exemplu, la Sura Mare, o comuna din judetul Sibiu, s-a infiintat un CIC in care voluntarii vor constitui personalul centrului, pana la instituirea unor posturi oficiale. Acesta este un demers viabil, specific comunitatilor mici. Desigur, voluntarii trebuie sa aiba cunostinte solide despre administratie.
Totodata, CIC-urile desfasoara si programe care au ca principala componenta societatea civila, unul din obiectivele acestor programe fiind asigurarea transparentei institutiilor vizate de aceste programe.
|
CIC-ul Consiliului Judetean Ialomita a infiintat ceea ce se numeste "Web Team". Aceasta este constituita din elevii de liceu din Slobozia care sunt interesati de computere si Internet si care sunt recomandati de catre liceele lor. Scopul acestei echipe este de a invata mai multe despre Internet si de a comunica cu alte persoane care au interese similare. Echipa a primit din partea CIC-ului primariei un computer si acces la internet, realizand o pagina web cu informatii folositoare despre istoria scolii, facilitati, cursuri, lideri, profesori, evenimente speciale si activitati. Unul dintre scopurile echipei este acela de a comunica cu alti elevi sau grupuri interesate nationale si internationale si de a crea o retea Web Team cu alte scoli din judet si din afara lui. Este o dorinta clara a acestor tineri sa ajute si pe altii sa-si creeze o pagina de web si sa se conecteze la retea. Adresa lor este: www.cicnet.ro/educatie/Lmv; e-mail Webteam@cicnet.ro. |
Un alt model de implicare a tinerilor in viata comunitatii prin intermediul CIC-ului este Firma Virtuala pentru Elevi, proiect realizat la Primaria Brasov.
|
Firma virtuala este un program adresat elevilor de liceu din clasa a unsprezecea si administrata de catre Primarie, prin Centrul de Informatii pentru Cetateni. Programul are ca obiectiv crearea unei firme care ,,se preface" ca produce anumite bunuri sau servicii, dar care functioneaza ca orice firma obisnuita. Are un sediu, un nume, o oferta de vanzari, un cont in banca, face tranzactii comerciale cu alte firme virtuale, apeleaza la credite in banca pentru dezvoltare si investitii, incheie parteneriate pentru investitii mari, importa si exporta bunuri sau servicii si promoveaza produsele si imaginea firmei. Scopul acestui program este familiarizarea tinerilor cu posibilitatea de a porni si derula afaceri pe cont propriu imediat dupa terminarea liceului. Avantajele firmei virtuale: Tinerii invata procedurile de management al firmei si operatiunile financiare pe baza unui soft care reproduce exact procedurile aprobate si utilizate de Uniunea Europeana. Astfel ei vor fi familiarizati cu cele mai noi tehnici financiare si de management, pe care le vor folosi in activitatea viitoare. Firma poate da faliment, ca orice firma, iar echipa ia toata munca de la capat. Elevii lucreaza efectiv intr-o economie de piata, chiar daca aceasta este virtuala. Ei beneficiaza de asistenta din partea unor intreprinderi mici si mijlocii, cu diferite profiluri, care le impartasesc din experienta lor in managementul firmei, asa cum se deruleaza el in Romania. Astfel, elevi vor cunoaste procedurile de management si sistemul financiar romanesc pentru functionarea firmelor mici si mijlocii. Activitatea curenta a firmei virtuale este supravegheata de catre functionarii Centrului de Informatii pentru Cetateni si de generatia precedenta - este a doua generatie de elevi care participa la acest program. Produsele concrete ale firmei sunt monitorizate si promovate prin publicatia Primariei. In acest an au fost create doua firme care au ca obiect de activitate editarea unei reviste pentru adolescenti (firma care editeaza revista se numeste Teen Media Vision, iar revista Refresh - tel. 0268-478829) si o agentie de turism (Business and Pleasure Tours - bptours@yahoo.com). Contact: Primaria Brasov - CIC Tel/fax.: 0268-472627 e-mail cic@primbv.rdsbv.ro |
Exista in Romania Centre de Informatii pentru Cetateni care deruleaza programe pentru tineri pentru a promova transparenta administratiei locale si a atrage tinerii in procesul decizional, un exemplu in acest sens fiind Primaria pe intelesul elevilor.
|
Primaria Brasov a initiat programul de informare a elevilor in cadrul orelor de dirigentie si Educatie civica intitulat Primaria pe intelesul elevilor. 9 scoli si 14 licee si-au exprimat dorinta de a participa la program, cu un total de peste 550 de ore. Obiectivul programului este ca elevii (dar si cadrele didactice!) sa se familiarizeze cu structura si modul de functionare a administratiei publice locale. Orele se desfasoara interactiv - deci cu participarea elevilor, a profesorilor si a functionarilor Primariei. Prezentarea Consiliului Local ca for deliberativ, a Primariei ca institutie publica in serviciul cetatenilor, cu toate elementele componente, a primarului ca sef al executivului si a tuturor serviciilor oferite cetatenilor, se face pe baza unor materiale tiparite (imagini, afise, desene, caricaturi) oferite de Asociatia Pro Democratia. Activitatea Primariei este comentata din perspectiva impactului actiunilor si serviciilor asupra cetatenilor orasului, dar si din perspectiva tinerilor ca membri ai comunitatii si viitori alegatori. Programul de prezentare a administratiei publice locale este adaptat grupelor de varsta ale elevilor. Pentru clasele mici (clasele II-IV) functionarii Primariei antreneaza copiii in explicarea serviciilor Primariei pornind de la imaginile caricaturale ale diferitelor activitati: Primarul apare ca Superman, Directia Relatii-Comunicare este reprezentata de un tobosar, Directia Arhitectura Urbanism de un omulet care se joaca cu cuburile, Directia Gospodarie Comunala de un omulet cu matura la umar, impingand un container de gunoi, iar Directia Impozite si Taxe Locale de un omulet care duce multe aspiratoare cu care absoarbe banii pentru oras. In licee (clasele IX-XII), pe langa prezentarea structurii si serviciilor oferite de administratia locala, este prezentat si procesul electoral, pentru a familiariza elevii cu obligatiile si drepturile ce le revin in calitate de viitori alegatori, deci cetateni implicati in luarea deciziilor majore pentru comunitate. Propunerile, ideile, sesizarile si reclamatiile elevilor vor fi centralizate de catre Centrul de Informatii pentru Cetateni din Primarie, vor primi raspuns de la serviciile de specialitate ale Primariei, se vor pune in aplicare in masura posibilitatilor si toate rezultatele vor fi date publicitatii. Contact: Primaria Brasov-CIC, tel/fax. 0268-472627, e-mail cic@primbv.rdsbv.ro) |
2. Cum putem utiliza Internetul ca mijloc de informare a cetatenilor?
Multe administratii - locale si nationale - folosesc Internetul ca o modalitate utila de informare si colectare de informatii prin intermediul site-urilor proprii. Aceste site-uri ale organismelor administrative, includ, in general, urmatoarele tipuri de informatii:
O descriere a organizatiei si a misiunii ei.
Planul strategic, incluzand obiectivele pe termen lung si scopurile anuale.
Organigrama.
Informatii de contact pentru toate oficiile: numele persoanei de contact, adresa de e-mail, telefon, fax, numerele de mesagerie vocala.
Un ghid de telefon cu nume, locatii si numerele de telefon ale angajatilor.
Informatii despre buget, incluzand circuitul bugetar si oportunitatile de participare a publicului.
Achizitionarea si contractarea de informatii (pentru agentii economici care doresc sa lucreze cu agentia).
Oportunitati curente de angajare.
Oportunitati curente de voluntariat, incluzand comitetele consultative cetatenesti.
Aparitiile recente si publicatiile.
"FAQ" (Intrebari adresate frecvent).
Cu toate ca numarul de utilizatori de Internet din Romania este destul de redus, multe administratii locale din Romania au pagini web pe care le folosesc pentru a furniza informatii importante. Sibiul are un site impresionant si poate fi accesat la www.primsb.ro . Lista de mai sus este o lista a aspectelor informationale facute publice, chiar si pe Internet. Unele dintre optiunile de internet nu afiseaza unele informatii, cum ar fi buletinele publice ale consiliilor, biblioteci si ziare.
Spre exemplificare prezentam si pagina Primariei Brasov :
Cum colaboram cu mass-media pentru a informa cetatenii?
Majoritatea administratiilor publice locale au deja o colaborare buna cu mass-media - radio, posturile TV si presa. Unele au chiar propriile lor publicatii, posturi de radio si TV sau programe la unele mijloace de informare locale.
In relatia cu mass-media trebuie avute in vedere doua aspecte esentiale:
Mass-media reprezinta un instrument de control public asupra actiunilor administratiei publice;
Mass-media este un instrument cu ajutorul caruia administratia poate informa cetatenii cu privire la actiunile sale.
Un bun exemplu de colaborare a autoritatilor locale cu mass-media, este emisiunea OF-ul brasovean, realizata prin colaborarea Primariei Brasov cu postul local Radio 1.
|
In fiecare dimineata, dupa stirile locale de la ora 8:00, redactorul emisiunii colecteaza cinci intrebari/sesizari/reclamatii/propuneri de la cetateni, care intra in direct in emisiune prin telefon. In intervalul 8:15-8:30 reprezentantii CIC-ului solicita raspunsurile/informatiile de la serviciile/institutiile autorizate. La ora 8:30 un reprezentant al CIC-ului intra in direct telefonic in emisiune si da raspunsuri pentru cele cinci probleme ale zilei. Cetatenii sunt foarte activi si vin cu probleme diverse, care ii afecteaza in mod direct, sau afecteaza zonele in care locuiesc. Majoritatea intrebarilor se refera la probleme generale ale comunitatii, astfel ca foarte multi cetateni sunt interesati de raspunsuri. Deoarece subiectele intrebarilor sunt foarte variate, CIC contacteaza diverse servicii/institutii care au responsabilitatea si capacitatea de a rezolva problema si comunica apoi cetatenilor, care este procedura de rezolvare a problemei si telefonul serviciului/institutiei respective. CIC informeaza executivul bilunar, despre problemele ridicate de cetateni si modul in care au fost solutionate. |
Orice administratie poate incuraja mass-media sa dezvolte un demers constructiv. Acest lucru se poate realiza prin intermediul biroului de relatii cu presa sau al purtatorului de cuvant.
O astfel de persoana care mediaza relatia institutiei cu mass-media, ar trebui sa indeplineasca urmatoarele conditii:
|
T Sa fie o persoana importanta de contact pentru administratie si pentru mass-media; T Sa cunoasca toti ziaristii acreditati de institutie; T Sa cunoasca organizarea, programele si politicile administratiei; T Sa aiba capacitatea de a educa mass-media pe tema administratiei locale; T Sa inteleaga si sa respecte rolul mass-media; T Sa fie impartial in relatia cu media, evitand favorurile; T Sa asigure receptarea mesajelor institutiei de catre mass-media prin comunicate de presa, conferinte de presa etc.; T Sa tina la curent reprezentantii administratiei locale cu intrebarile care vin din partea mass-mediei. |
Purtatorul de cuvant are la dispozitie o forma variata de instrumente si demersuri pentru a ajuta administratia sa avanseze o initiativa, sa informeze sau sa educe publicul despre anumite evenimente importante, politici, programe sau probleme. Cheia este sa foloseasca instrumentele disponibile, intr-un mod efectiv, serios si sa le incorporeze intr-un plan cu date, locuri si responsabili, toti identificati la cel mai inalt nivel posibil.
|
O ilustrare excelenta a strategiei de media a fost dezvoltata de catre Ramnicu - Valcea pentru promovarea unei audieri publice a bugetului pe anul 2000. Planul de actiune cuprindea o succesiune de pasi: q Pas 1 - A fost prezentat un sondaj cu privire la audierea publica: "Spune-ne ce sa facem cu banii tai!" q Pas 2 - Au fost distribuite prin mass-media si CIC buletine informative despre administratie si despre audierea publica planificata. q Pas 3 - Au fost organizate patru conferinte de presa pentru a se anunta data si locul audierii publice si pentru a se furniza informatiile necesare despre buget. q Pas 4 - Au fost distribuite invitatii generale la audierea publica cu asistenta din partea Consiliului Copiilor si Tinerilor. q Pas 5 - Invitatii nominale au fost trimise directorilor institutiilor publice, consilierilor locali, managerilor diferitelor societati comerciale importante, ONG, si mass-media. q Pas 6 - O serie de noi anunturi, transmisiuni TV si radio, interviuri in presa si talk show-uri au fost programate cu media. q Pas 7 - Sute de brosuri au fost puse in biroul CIC-ului pentru a se distribui cetatenilor care veneau sa solicite informatii sau doreau aprobari sau explicatii. q Pas 8 - Aproximativ 200 de afise prin care se anunta si se explica audierea publica, incluzand sloganul, au fost puse in locuri publice importante pentru circulatie. q Pas 9 - Audierea publica a fost transmisa la TV si la radio. q Pas 10- Rezultatele audierii au fost facute publice in media. |
Media poate sa fie un bun asistent al administratiei locale in pastrarea publicului informat, educat, implicat in procesul administrativ, asa cum putem vedea in cazul primariei din Ramnicu Valcea cu audierea publica pe buget. Oricum, doua lucruri trebuie sa reamintim despre mass-media si acestea sunt:
a) Functioneaza cu termene limita stranse, si
b) Trebuie sa organizeze in asa fel faptele incat sa reiasa reportaje concrete.
Administratiile pot ajuta mass-media, furnizand informatii concrete, reale care se pot constitui in evenimente de presa. Comunicatele de presa si Conferintele de presa sunt doua modalitati de a ajuta mass-media sa-si faca munca.
De exemplu, daca trimiteti un comunicat de presa, titlul si primele fraze trebuie sa capteze esenta intregului anunt. Echilibrul dintre acestea ar trebui sa furnizeze detalii esentiale. Numele unei persoane de contact cu un numar de telefon ar trebui sa fie listat pentru informatii suplimentare.
|
COMUNICAT DE PRESA PENTRU FORMAREA UNUI GRUP DE ACTIUNE - GRUP DE ACTIUNE PENTRU VIITORUL ORASULUI ARLINGTON Pentru publicare Sambata, Ianuarie 29, 2000 Contact: Richard Bridges (703) 228-3247 (voce), (703) 228-4611 (TTY) CONSILIUL APOROBA SCHIMBAREA VIZIUNII GRUPULUI DE ACTIUNE Comitetul Consiliului Arlington a aprobat modificarea (propunerea de declaratie) pentru un grup operativ privind viitorul orasului Arlington: O viziune noua pentru secolul 21. Aceasta va incepe un proces de 18 luni pentru reexaminarea directiilor politice si recomandarea modificarilor, aditionale si amanate catre acele scopuri prin care sa asigure Arlington ca va ramane o comunitate vie si sanatoasa in secolul 21. "Acest grup de actiune ne va sprijini in ceea ce am realizat pana acum si ne va furniza recomandari pentru viitor," a declarat Barbara Favola, presedintele Consiliului. "In timp ce grupul de actiune va desemna membrii, dorinta Consiliului este ca prin acest grup operativ sa maximizeze participarea publica prin implicarea a cat mai multi cetateni in acest proces." Favola a identificat cinci directii politice existente pe care grupul de actiune le va evalua in discursul sau din cadrul Consiliului din 1 ianuarie: (1) pastrarea si imbunatatirea calitatii vietii din cartiere; (2) cultivarea unui nivel ridicat al sigurantei publice; (3) considerarea durabilitatii economice si fiscale; (4) promovarea unei comunitati sanatoase; (5) mentinerea unei calitatii superioare a invatamantului. . Aceasta schimbare va solicita grupului de actiune sa intocmeasca un raport scris pe care sa-l adreseze Consiliului, pana in luna iulie 2001. |
In cadrul unei conferinte de presa, trebuie sa tineti cont de urmatoarele aspecte:
Vorbiti in numele interesului public si nu al administratiei.
Prezentati la inceput faptele cele mai importante - este ceea ce isi vor aminti oamenii.
Nu va certati cu media, incercati sa clarificati problemele si aspectele nedorite.
Raspundeti la intrebari in mod direct, dar oferiti detalii acolo unde este nevoie.
Daca trebuie sa raspundeti cu "Nu stiu", nu va opriti aici. Spuneti ca veti obtine un raspuns, dar asigurati-va ca veti si face acest lucru.
Nu exagerati. Spuneti adevarul chiar daca raneste.
Niciodata nu spuneti "nu comentez" (no comment).
Fiti pozitiv.
4. Cum tinem un discurs pentru informarea publicului?
Discursul in public nu este o activitate usoara, deoarece presupune timp pentru a invata deprinderea de fi un bun vorbitor.
Iata cateva aspecte care ar trebui avute in vedere pentru o prezentare publica de succes:
Deschidere. Memorati primele doua minute ale prezentarii dumneavoastra. Manifestati atentie si interes si creati o prima impresie buna. Precizati care sunt numele si functia dumneavoastra (de exemplu, purtator de cuvant), specificati care este programul.
Obiective. De ce suntem aici? Cand totul s-a terminat, ce doriti sa faceti, ce credeti, ce actiuni doriti sa intreprindeti? Raspundeti la intrebarea, "Cu ce a ramas publicul dupa aceasta prezentare'?
Pregatire. Repetati, repetati si repetati. Nu cititi. Notitele trebuie sa includa numai cuvinte si fraze cheie.
Continut. Folositi in prezentare fapte, referiri, exemple, analogii, citate concludente. Asigurati-va ca aveti o buna organizare a prezentarii - logica, usor de urmarit.
Participare. Implicati publicul. Planificati dinainte intrebarile, solicitati acordul si opinia oamenilor.
Mijloace vizuale. Mijloacele vizuale folosite ar trebui sa fie simple, usor de citit si de inteles - de exemplul afisele. Folositi imagini, desene, grafice, culori. Imaginile ar trebui sa fie clare, simple si semnificative.
Interes. Mentineti interesul si atentia publicului. Folositi intrebari, demonstratii, dovezi, povestiri, umor, mijloace vizuale, analogii, exercitii, studii de caz, exemple, etc.
Convingere. Sunteti de acord? Ati sprijini ideea? Fiti sinceri, calzi si prietenosi. Vorbiti in cunostinta de cauza, cu entuziasm si convingere. Stabiliti credibilitate.
Contact vizual. Nu va uitati in podea, in tavan, pe notite, ori in gol. Nu fixati publicul. Acordati 3 - 5 secunde pentru a privi fiecare persoana - deplasati-va, nu ramaneti cu privirea in acelasi loc.
Vocea. Vocea ar trebui sa fie ferma, clara si sincera. Modificati intonatia si ritmul. Evitati pauzele, balbele, ticurile verbale.
Miscare. Nu stati intr-un singur loc. Folositi gesturi naturale pentru a capta atentia, dar nu va miscati excesiv deoarece puteti distrage atentia publicului de la prezentare.
Tinuta. Mentineti o expresie faciala placuta. Zambiti. Mentineti o postura relaxata si o tinuta profesionala. Evitati sa atrageti atentia prin vestimentatie si maniere.
Incheiere. Memorati ultimele doua minute. Rezumati punctele de vedere importante
5. Cum se poate realiza o campanie de constientizare a publicului?
Multe dintre actiunile realizate cer administratiei locale sa lanseze ceea ce se numeste Campania de constientizare a publicului.
Administratia trebuie sa constientizeze publicul si mai ales sa primeasca raspunsul lui la unele aspecte specifice ale unei situatii, de exemplu, atunci cand se realizeaza o campanie de vaccinare impotriva unei eventuale epidemii de gripa sau atunci cand este aproape de a fi dat in folosinta un nou sistem imbunatatit de trafic, in centrul orasului, iar administratia trebuie sa informeze publicul despre noul sistem de strazi cu sens unic.
Astfel de campanii necesita un plan care foloseste o gama larga de modalitati de informare a publicului, incluzand mass-media (presa, TV, radio), intalnirile publice, anunturile, buletinele, semnele, afisele in locurile publice si alte cai disponibile ale administratiei.
Un exemplu din SUA de campanie de constientizare a publicului va ajuta la o imagine mai clara.
|
Proiectul privind epurarea apei din portul Boston este unul dintre cele mai mari proiecte de acest fel din SUA. Planificarea lui a inceput in 1980, iar finalizarea lui s-a estimat la sfarsitul lui 2000. Proiectul a demarat intr-un climat de lipsa de incredere totala a publicului datorita preocuparilor pentru mediu si sanatatea publica. A fost necesara introducerea unor cresteri ale taxelor de apa si canalizare. Publicul ar fi acceptat aceste cheltuieli numai daca ar fi crezut ca erau necesare si proiectul ar fi fost bine administrat. Inca de la inceput, Autoritatea Resurselor de apa din Massachusetts (MWRA) a oferit o informare riguroasa a publicului si a dezvoltat un program de participare cetateneasca. A creat un departament de relatii comunitare in cadrul structurilor sale de conducere, pentru a informa comunitatea si pentru a supraveghea participarea cetateneasca. Iata cateva tehnici de informare a publicului pe care MWRA le-a folosit in cadrul acestui proiect: q O publicatie bi-lunara privind problemele curente si progresul realizat, care era expediata unui numar de peste 12.000 de persoane. q Trei inregistrari a cate 15 minute in care erau subliniate beneficiile si problemele proiectului si care erau prezentate la TV si in scoli. q Publicitate prin contracte cu mass-media, in care erau incluse comunicate de presa si interviuri. Cu cit proiectul evolua, rapoartele prezentate prin intermediul mass-media deveneau favorabile. q Relatari zilnice despre o problema majora din cadrul proiectului. q Pagina de web interactiva. Rezultate - Grupurile care la inceput se opuneau, acum lucreaza in stransa colaborare in cadrul proiectului si au primit suport material din fondurile federale. - Nici o izbucnire brusca - taxele pentru apa si canalizare au crescut, dar publicul este convins ca aceasta crestere este necesara si ca banii lor au fost foarte bine folositi. - O schimbare remarcabila s-a produs in cadrul acestui proiect pentru portul Boston. Viata marina a revenit acolo unde nu a mai fost vazuta de multa vreme. |
Rezumat
Acest capitol cuprinde cateva demersuri cheie necesare pentru a prezenta informatiile publicului. Oferirea de acces efectiv la informatii si educarea publicului cu privire la evenimentele importante, este la fel de esentiala ca si asigurarea oportunitatilor pentru ca cetatenii sa-si exprime ideile si opiniile lor fata de administratie. De fapt, cetatenii bine informati vor aduce cea mai folositoare contributie participativa la administratia locala. O administratie cu intentii serioase in ceea ce priveste participarea cetateneasca nu isi poate permite sa ignore nici una dintre cele doua aspecte ale acestei ecuatii critice.
Informarea cetatenilor cu privire la actiunile administratiei publice locale se poate realiza prin intermediul:
CIC-urilor;
buletinelor informative;
buletinelor oficiale;
intalnirilor publice;
conferintelor de presa;
programelor si anunturilor tv si radio;
paginii web;
afisajului stradal.
Exercitii
Prin aceste exercitii se urmareste:
identificarea atitudinii cursantilor fata de necesitatea informarii cetatenilor cu privire la actiunile administratiei publice locale;
identificarea modalitatilor de informare a cetatenilor;
identificarea experientei cursantilor in ceea ce priveste informarea cetatenilor;
identificarea de catre cursanti a mijloacelor de informare a cetatenilor si adaptarea acestora la specifiul comunitatii reprezentate.
Exercitiul nr.
Exista un CIC in cadrul administratiei dumneavoastra locale? Exista un Serviciu de relatii publice? Reflectati cateva minute la modul in care comunitatea percepe acest serviciu. Daca ati fi in locul unui cetatean al comunitatii dumneavoastra, ce ati putea spune despre acest serviciu? Cand ati apelat ultima oara la serviciile lui? Cu ce rezultat?
NOTE - INSTRUCTOR
scop: identificarea experientelor comunitatii in organizarea CIC-urilor si relatiilor publice, evaluarea de catre cursanti a acestor experiente.
durata: 10-15 minute;
grup: lucru individual;
colectare info: prezentare individuala.
Exercitiul nr. 2
Reflectati la modul in care in comunitatea dumneavoastra a fost organizata o campanie de informare. Va amintiti tema campaniei? Care credeti ca au fost rezultatele? Care credeti ca au fost partile pozitive si care au fost partile negative ale campaniei? Au existat probleme de interes pentru comunitatea dumneavoastra care ar fi trebuit/ar trebui sa fie obiectul unei campanii de informare? Cum ar trebui organizata campania pentru a ajunge informatia la cei vizati?
NOTE - INSTRUCTOR
scop: evaluarea de catre cursanti a necesitatilor de informare si a campaniilor de informare desfasurate in comunitatea lor;
durata: 10-15 minute;
grup: lucru individual;
colectare info: prezentare individuala.
Exercitiul nr. 3
Reflectati la modul in care administratia dumneavoastra locala colaboreaza cu mass-media. Cum sunt prezentate evenimentele comunitatii in presa locala? Este informatia suficienta, obiectiva si relevanta? Ce credeti ca ar trebui sa faca administratia locala pentru ca informarea cetateanului sa fie cat mai buna? Ce ar trebui sa faca reprezentantii mass-mediei? Cum este cel mai eficient sa se implice media in campaniile de informare a publicului?
NOTE - INSTRUCTOR
scop: evaluarea de catre cursanti a relatiei institutiei in care isi desfasoara activitatea cu mass-media, identificarea cailor de imbunatatire a acestei relatii;
durata: 10-15 minute;
grup: lucru individual;
colectare info: prezentare individuala.
Exercitiul nr. 4
Studiu de caz: informarea publicului privind modul de aplicare al unei legi.
Legea venitului minim garantat prevede asigurarea unui anumit venit minim pentru fiecare familie din Romania. Familiile cu venituri foarte mici au dreptul la un ajutor social pana la completarea venitului minim garantat. Beneficiarii ajutorului social au dreptul si la un ajutor banesc pentru plata incalzirii locuintei.
Participantii primesc cate o copie a textului studiului de caz, apoi se impart in grupuri de discutie de cate 3 persoane. Fiecare grup va discuta pe baza urmatoarelor intrebari:
Cum ati organiza intr-o perioada de doua saptamani, informarea clara si completa a publicului asupra continutului si modului de aplicare a legii?
Schitati etapele unei campanii de informare, factorii implicati in derularea ei si responsabilitatile acestora.
Formulati rezultatele asteptate si modul in care se poate masura realizarea lor.
Dupa 40 de minute, grupurile sunt invitate sa prezinte pe rand, in plen, rezultatele discutiilor, pe foi de flipchart scrise. Dupa prezentarea grupurilor, facilitati o discutie care sa faca o comparatie intre rezultatele prezentate, concluzionand asupra principiilor generale si aplicabile in consultarea publicului.
NOTE - INSTRUCTOR
scop: dezvoltarea abilitatilor de comunicare si a capacitatii organizatorice la nivel individual si de echipa;
durata: 60 minute;
grup: lucru in echipe de trei persoane;
colectare info: prezentare pe echipe.
Exercitiul nr. 5
Elaborarea materialelor informative
Primaria/Consiliul Judetean doreste sa informeze publicul asupra serviciilor oferite de un anumit compartiment pentru diferite situatii cum ar fi:
Introducerea de noi servicii pentru populatie;
Diversificarea gamei de servicii oferite (telefonul cetateanului-984);
Extinderea categoriilor de populatie care beneficiaza de un anumit serviciu;
Modificarea/extinderea programului de relatii cu publicul;
Simplificarea sau modificarea procedurilor pentru obtinerea unui document/serviciu;
Evenimente ale comunitatii care au loc in mod regulat (intruniri pe cartiere cu Comitetele Consultative Cetatenesti) sau in anumite perioade ale anului, conform unor regulamente si/sau decizii locale (Zilele Orasului, campania privind curatenia de primavara in cartiere, etc.) sau la anumite intervale de timp (recensamantul populatiei);
Programe derulate de autoritatea locala de sine statator sau in parteneriat cu alte institutii sau organizatii (programul de colectare a deseurilor de hartie, programul de combatere a violentei in familie, programul de asistenta la domiciliu a persoanelor varstnice, etc.).
Creati un model de brosura/fluturas informativ referitor la activitatea serviciului ___________ sau pentru evenimentul _____ _______ ______ _______.
In elaborarea materialelor participantii se vor ghida dupa urmatoarele intrebari:
Ce informatii sunt strict necesare?
Este nevoie de informatii suplimentare? Care?
Isi poate cetateanul rezolva problema folosind informatiile din fluturas?
Care este formatul optim al materialului tiparit? Cate exemplare?
Ce serviciu il va distribui? Cum va realiza acest lucru?
NOTE - INSTRUCTOR
scop: dezvoltarea aptitudinilor de comunicare si transmiterea informatiilor in scris.
durata: 60 minute;
grup: lucru in echipe de 5-6 persoane;
colectare info: prezentare a grupului.
Exercitiul nr. 6
Colaborarea cu mass-media
Este util si necesar ca autoritatile locale sa colaboreze cu mass media pentru a transmite informatii comunitatii si pentru a comunica direct cu membrii acesteia.
Colaborarea cu mass-media se poate realiza printr-o diversitate de procedee:
Rubrica permanenta in ziarul local cuprinzand informatii utile pentru cetateni;
Articole in ziarele locale privind activitatile curente ale administratiei locale sau evenimentele comunitatii;
Anunturile administratiei locale referitoare la viitoare licitatii pentru achizitionarea de bunuri si/sau servicii pentru cetateni;
Anunturi ale administratiei locale privind anumite servicii oferite populatiei (avizul unic pentru autorizatiile de constructie, sau autorizarea intreprinzatorilor ca persoane fizice sau asociatii familiale);
Anunturi privind campaniile: distribuirea ajutoarelor banesti pentru plata incalzirii, recensamantul populatiei, etc.;
Publicarea sondajelor de opinie in presa scrisa locala pentru a afla parerea populatiei asupra unei actiuni sau serviciu initiat de administratia locala;
Emisiuni radio sau TV in direct, cu posibilitatea interventiei telefonice a spectatorilor, pe teme de interes pentru comunitate.
Concepeti regia unei emisiuni radiofonice zilnice de informare pentru cetateni si simulati desfasurarea ei.
Participantii se impart in doua grupe. O grupa va fi reprezentata de realizatorii emisiunii, care pot pregati programul orientandu-se dupa urmatoarele intrebari:
De ce facem emisiunea?
Cui ne adresam?
Ce vrem sa comunicam?
Ce vrem sa aflam?
Care vor fi rezultatele/urmarile emisiunii?
Cum va folosi administratia locala aceste rezultate? Dar cetatenii?
Cealalta grupa va fi reprezentata de cetatenii care intra in direct in emisiune si pun intrebari sau fac reclamatii. Participantii vor alege un ascultator ,,problema" care intervine in mod repetat in emisiune, indiferent de problema discutata, un ascultator ,,foarte documentat in problemele comunitatii", un ascultator care ,,nu poate sa se exprime clar", un ascultator preocupat numai de ,,legalitate" etc. Imaginatia si experienta participantilor sunt importante in elaborarea rolurilor.
Emisiunea se deruleaza timp de 15 minute.
In final, in ultimele 15 minute, urmeaza o sesiune de fixare a concluziilor referitoare la continutul si regia emisiunii si la modul de participare, la gradul de satisfactie al cetatenilor fata de informatiile furnizate. Sesiunea va fi moderata de instructor.
NOTE - INSTRUCTOR
scop: dezvoltarea unei strategii de colaborare intre administratia locala si mass media pentru realizarea transparentei activitatii administratiei spre mai buna informare a cetateanului, identificarea tipului de informatii care pot fi transmise si modul de transmitere (avantajele si limitele unei emisiuni radio, durata unui raspuns, etc.).
durata: 60 minute;
grup: doua grupe;
colectare info: prezentarea grupurilor.
Exercitiul nr. 7
Publicatia primariei/consiliului judetean.
Numeroase administratii locale editeaza publicatii proprii pentru informarea cetatenilor. Scopul lor este de a face mai transparenta activitatea si rezultatele administratiei locale si de a informa membrii comunitatii asupra serviciilor de care beneficiaza, a regulamentelor de care trebuie sa tina seama, procedurilor pe care trebuie sa le indeplineasca, cat si despre evenimentele comunitatii.
Aceste publicatii contin informatii utile pentru cetateni (servicii oferite cetatenilor de autoritatea locala direct sau prin prestatorii specializati), pentru grupuri de interes (cum sunt asociatiile de proprietari) si pentru comunitati in ansamblu.
Legea privind liberul acces la informatia publica nr. 544/2001, prevede chiar obligativitatea autoritatilor locale de a edita publicatii pentru comunitatile pe care le deservesc.
Aceste publicatii sunt de obicei realizate prin efortul functionarilor publici din diferite compartimente ale institutiei publice, iar tiparirea lor se face cu bani din bugetul local. Publicatiile sunt saptamanale sau lunare, sunt vandute la preturi rezonabile sau sunt oferite gratuit cetatenilor.
Schitati continutul unei publicatii informative a institutiei pe care o reprezentati.
Va propunem o publicatie de 16 pagini format A4, dar ramane la alegerea dumneavoastra daca optati pentru alte formate (va rugam sa motivati alegerea).
O grupa va fi reprezentata de redactorii publicatiei, care pot pregati programul orientandu-se dupa urmatoarele intrebari:
Ce tipuri de informatii trebuie incluse in publicatie? Ce nu trebuie introdus?
Ce informatii sunt strict necesare?
Este nevoie de informatii suplimentare? Care?
Exista o diversitate a materialelor cuprinse in publicatie?
Isi poate cetateanul rezolva problema folosind informatiile din publicatie?
Care este formatul optim al materialului tiparit? Dar tirajul?
Cum ar trebui sa se faca distributia publicatiei?
Cealalta grupa va fi reprezentata de cetateni, cititorii publicatiei.
1. Redactorii vor consulta cetatenii asupra continutului publicatiei, folosind o metoda la alegere: sondaj, chestionar, focus grup etc.
2. In urma consultarii, redactorii vor elabora o schita a publicatiei, care va fi prezentata pe o plansa.
Cetatenii ,,citesc" publicatia si isi exprima opiniile legate de continut (redactorii prezinta publicatia pe flipchart).
Varianta
Exercitiul se poate desfasura si pe principiul schimbului de experienta intre echipe.
Participantii se impart pe echipe;
In cadrul fiecarei echipe cei care provin din administratii locale care au publicatii proprii vor explica modul in care acestea sunt realizate si editate. Echipa va alege apoi formula care i se pare cea mai bine realizata si o va prezenta in plen.
Sesiunea de prezentari in plen dureaza 30 minute.
Dupa prezentarea echipelor, se poate organiza o discutie orientata (20 minute) pe tema principiilor si metodelor de realizare a unei publicatii proprii, in virtutea Legii nr. 544/2001 a accesului liber la informatia publica (Cap. II, Sectunea 1, art. 5).
NOTE - INSTRUCTOR
scop: Crearea abilitatilor angajatilor publici de a transmite informatiile cetatenilor. Dezvoltarea capacitatii administratiei locale de a informa cetatenii corect, clar si la timp prin propria publicatie, despre propria activitate si despre viata comunitatii.
durata: 90 minute;
grup: doua grupe;
colectare info: prezentare a grupului
Materiale vizuale
Acest document nu se poate descarca
| E posibil sa te intereseze alte documente despre: |
| Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate QReferat.com | Folositi documentele afisate ca sursa de inspiratie. Va recomandam sa nu copiati textul, ci sa compuneti propriul document pe baza informatiilor de pe site. { Home } { Contact } { Termeni si conditii } |
Documente similare:
|
Cauta document |