Etapele analizei posturilor de munca

Etapele analizei posturilor de munca

Procesul de cautare a informatiilor specifice desfasurarii activitatii unei companii, a posturilor necesare desfasurarii activitatii pe care aceasta o desfasoara, a activitasilor auxiliare, culegerea si prelucrarea informatiilor necesare proiectarii sau reproiectarii posturilor, a stabilirii conexiunilor dintre ele in vederea obtinerii rezultatelor dorite cu eforturi cat mai reduse intr-o perioada determinata de timp, este definit ca fiind analiza muncii si a posturilor dintr-o companie.

Activitatea de analiza a postului presupune atat descrierea atributiilor specifice unui post de munca cat mai ales a calitatilor si competentelor profesionale pe care postul le cere ocupantului sau.

Analiza postului are o importanta deosebita pentru ocupantul sau in procesul de dimensionare a activitatilor si sarcinilor specifice, in stabilirea unui sistem de recompensare a sa, de asigurare a unui sistem de sanatate si/sau de valori culturale si profesionale iar pentru organizatia din care face parte pentru stabilirea normelor si criteriilor de planificare, recrutare si selectie a personalului.

Scopul analizei posturilor este identificarea elementelor specifice posturilor, respectiv, descrierea posturilor regasite in indatoririle, responsabilitatile cerute ocupantului postului si specificatia posturilor reprezentata prin cerintele privind pregatirea profesionala, experienta, trasaturi de personalitate necesare ocupantului de post. Rezultatele analizei posturilor sunt folosite la proiectarea sau reproiectarea acelora dintre ele care sunt vitale pentru atingerea obiectivelor companiei.

Consideram ca rolul cel mai important al analizei posturilor este sustinerea activitatilor de personal, adica al asigurarii cu personal calificat sau inalt calificat al companiei, acesta avand ponderea cea mai mare dar nu cea mai importanta in cadrul procesului de analiza. Este bine cunoscut faptul ca succesul unei companii depinde de nivelul de calificare si calitatea angajatior companiei.

Procesul de analiza a posturilor presupune parcurgerea unor etape care prelucrate dupa V. A. Chisu[1], ar fi:

analizarea organigramei - este primul pas in procesul de analiza a posturilor, deoarece schimbarile intervenite in activitatea companiei in perioada anterioara efectuarii analizei, se regasesc in sarcini noi pentru posturile vechi sau posturi nou create in structura organizatorica. Se analizeaza posturile cheie necesare atingerii obiectivelor propuse ale companiei, stabilirea obiectivelor analizei - trebuie sa derive din obiectivele generale ale companiei. O analiza care-si indeplineste misiunea poate conduce la proiectarea unor posturi noi, reproiectarea unora existente sau chiar redimensionarea pachetelor salariale oferite, in functie de atributiile ocupantului postului sau de importanta postului in indeplinirea obiectivelor companiei. Detaliile obiectivelor sunt stabilite de catre analistul postului in stransa coreletie cu seful ierarhic direct al posturilor a caror analiza se face.

stabilirea posturilor care vor fi supuse analizei - important de stabilit, in aceasta etapa este daca se urmareste analiza posturilor de conducere din companie sau a celor de executie. Functie de natura posturilor care se vor analiza, se vor mobiliza resurse materiale si umane precum si timpul limita in care analiza trebuie efectuata, alegerea metodelor de lucru, a felurilor si a volumului de informatii necesare. Metodele de analiza se aleg functie de obiectivele urmarite dar si functie de costurile pe care le implica efectuarea analizei cunoscand faptul ca metodele complexe necesita cost ridicat si timp indelungat pentru obtinerea rezultatelor iar numarul posturilor analizate este de obicei redus. Cand se doreste obtinerea unor informatii complexe si cu grad de subiectivism scazut se recurge la utilizarea simultana a mai multor tehnici de analiza: chestionare de specialitate, interviuri, fotografieri sau autofotografieri ale timpului de munca, etc. Informatiile care se obtin sunt legate de continutul muncii, durata necesara executarii diferitelor munci considerate standard (strunjirea unei piese, vinderea unei asigurari, a unui anumit tip de asigurare sau prezentarea unei asigurari) dar si cerinte de comportament ale muncitorilor sau a celor care vand produse de asigurare sau obtinerea de informatii despre echipamentele absolut necesare desfasurarii in bune conditii a activitatilor de analiza si vanzare a asigurarilor.

descrierea postului si a calitatilor necesare persoanei care-l va ocupa. Descrierea postului trebuie sa contina sarcinile efective care trebuiesc indeplinite de cel ce va ocupa postul si nu modul in care vor trebui executate acestea. La posturile de conducere operativa si la cele de manager formularile vor fi facute sub forma unor responsabilitati si datorii care se executa la intervale determinate de timp sau doar ocazional, in timp ce la posturile de executie (de strunjire, de reaparatie a unui aparat sau contractare si incheiere de asigurari), acestea se vor reflecta in sarcini concrete si indicatori specifici sarcinilor de executat. O descriere exacta a sarcinilor de executat permite efectuarea evaluarii performantelor celor care ocupa postul respectiv, mai ales a acelor posturi in care, la organizarea si realizarea sarcinilor specifice angajatul isi aduce contributia sa semnificativa. Contributia ocupantului postului la indeplinirea sarcinilor de executat genereaza majorarea satisfactiei persoanei care-l ocupa. De aceea descrierea postului trebuie, bine facuta. Ea trebuie actualizata periodic in concordanta cu schimbarile intervenite in structura postului.

elaborarea fisei postului. Documentatia care atesta analiza postului presupune descrierea sarcinilor pentru toate posturile analizate in termeni cantitativi si calitativi, conditiile de munca, durata zilei de munca, etc. Fisa postului se elaboreaza in termeni care sa motiveze indeplinirea sarcinilor care-i revin ocupantului sau, sa-i stimuleze interesul pentru perfectionarea profesionala, sa-i ofere posibilitatea de progres profesional si social.

procesul de analiza a posturilor se finalizeaza cu informarea persoanelor care ocupa posturile care au facut obiectul analizei, despre rezultatele obtinute. Acestia vor avea o privire de ansamblu asupra responsabilitatilor care le revin in perioada imediat urmatoare, a cerintelor de pregatire si perfectionare profesionala pentru indeplinirea responsabilitatilor cerute, posibilitatile de dezvoltare a postului in perspectiva si o posibila evolutie a carierei profesionale a ocupantului postului. Rezultatele analizei posturilor, finalizate prin elaborarea fiselor posturilor analizate si in care se regasesc obiectivele urmarite ale companiei au la baza informatii relevante, clare si specifice obtinute de analisti in perioada efectuarii analizei. Aceste informatii se obtin numai daca specialistii care efectueaza analiza, au pregatire de specialitate in ceea ce priveste metodele de analiza a posturilor, cunosc indeaproape postul analizat, sectorul, industria din care face parte si problemele cu care se confrunta la momentul efectuarii analizei.

Literatura franceza, respectiv una din lucrarile  de referinta care o are ca autor pe Jean Marie Peretti - Ressources Humaine, defineste ca urmatoarele, sunt etapele analizei posturilor:

Stabilirea listei tuturor posturilor existente in companie;

Alegerea posturilor cheie si a reprezentantilor activitatilor, avand in vedere repartizarea lor in companie (10-15% din posturi).

Elaborarea instrumentelor sau a documentelor necesare pentru culegerea informatiilor;

Stabilirea persoanelor care vor analiza posturile (titularii insisi, specialisti din cadrul companiei sau din afara);

Alegerea metodelor si tehnicilor care vor fi utilizate (observarea, chestionarul, interviul, etc)

Informarea personalului si a reprezentantilor acestuia pentru obtinerea sugestiilor si a avizelor necesare;

Pregatirea sau instruirea analistilor pantru a se asigura obiectivitatea necesara;

Alegerea persoanelor care se vor intervieva, trei sau patru persoane din posturile cheie (doi titulari de posturi si doi responsabili ierarhici);

Realizarea analizelor de post si difuzarea acestora celor interesati pentru eventuale propuneri si recomandari;

Transformarea analizei descriptive intr-o analiza normativa (trecerea de la descrierea postului la definirea postului)

Analiza altor posturi ca urmare a definirii posturilor cheie.

Avand in vedere particularitatile activitatilor de analiza si coordonare precum si a sectorului si a industriei din care face parte postul analizat, trebuiesc alese acele metode si instrumente de analiza care ajuta specialistii sa obtina obiectivele urmarite. Erorile care pot aparea se pot elimina prin combinarea metodelor de analiza folosite, prin sisteme de control si autocontrol a rezultatelor obtinute prin metode simple si nu in ultimul rand prin imbunatatirea comunicarii dintre specialistii care fac analiza si ocupantii posturilor care fac obiectul analizei.