Culegerea informatiilor de la cetateni

Culegerea informatiilor de la cetateni

Instrumentele si tehnicile de culegere a informatiilor de la cetateni pot fi folosite de catre reprezentantii administratiei, comitetele consultative, grupurile de actiune, grupurile de interes, ca si de catre ONG-uri - pentru a descoperi nevoile, perspectivele, opiniile, ideile sau dorintele cetatenilor, acestea urmand a fi folosite in procesul de luare a deciziilor la nivel local.

Unele dintre aceste instrumente sunt ieftine si usor de folosit, nefiind necesare abilitati tehnice speciale, iar costurile sunt minime (pot fi realizate cu personalul existent sau cu voluntari si relativ repede). Altele necesita asistenta de specialitate si - in general - solicita timp si bani. Alegerea instrumentului potrivit reprezinta o abilitate importanta care se dobandeste prin experienta.

In general, cel mai eficient instrument este cel care ofera cele mai precise si utile informatii.

familiarizarea cursantilor cu cele mai utile instrumente si tehnici de culegere a informatiilor de la cetateni.

intelegerea deplina a necesitatii utilizarii acestor instrumente in activitatea curenta a administratiei publice locale.

insusirea abilitatilor de alegere corecta a celor mai potrivite metode, in functie de caz.

in programe de pregatire privind participarea cetatenilor la procesul decizional local;

in programe privind educatia civica;

in programe ce sunt axate pe relatia administratie publica-cetatean;

in programe ce sunt axate pe Comunicare in administratia publica, Management public, Strategii de dezvoltare locala, Evaluarea performantelor in sectorul public.

1. Cum se poate realiza un interviu?

Interviul reprezinta o modalitate simpla si rapida de a afla opiniile unor grupuri de interes diferite intr-o situatie data, corespunzatoare unui program sau unei politici.

Daca sunt necesare informatii mai precise si de la un numar mai mare de cetateni, sunt disponibile alte instrumente si tehnici. Interviurile reprezinta, totusi, o metoda buna pentru initierea unui sistem de culegere de informatii.

Instructiuni pentru realizarea unor interviuri eficiente

(a)   asigurati-va ca ati definit cu precizie scopul interviurilor si ca cei care le vor conduce l-au inteles foarte bine pentru a-l putea reda cu claritate interlocutorilor;

(b)  un element de baza al interviului, ce trebuie precizat interlocutorului, este durata acestuia. In general, un interviu tipic nu trebuie sa dureze mai putin de 30 de minute;

(c)   de asemenea, explicati interlocutorilor cum vor fi utilizate informatiile pe care ei le furnizeaza si categoria (categoriile) de persoane ce urmeaza a fi intervievate;

(d)  incercati sa fiti cat mai respectuos cu interlocutorii in timpul interviului - acestia se vor simti flatati de faptul ca punctele lor de vedere sunt considerate importante;

(e)   interviul trebuie sa decurga intr-o atmosfera relaxata, confortabila - iar umorul este uneori o conditie indispensabila pentru o reusita deplina;

(f)   evitati intrebarile inchise (la care raspunsul este "da" sau "nu") - intrebarile cu raspuns deschis (fara indrumari sau variante de raspuns) fiind cele mai cuprinzatoare; nu manipulati interlocutorii!

(g)  dupa interviu, trebuie realizat un raport sumar al acestuia cat de repede posibil, pe baza notitelor/inregistrarilor facute (permisiunea de a inregistra interviul trebuie ceruta fiecarui interlocutor in parte). Este de preferat sa realizati raportul inainte de urmatorul interviu, pentru ca materialul este recent si clar, iar raportul va fi exact;

(h)  asigurati confidentialitatea raspunsurilor inregistrate si nu folositi numele interlocutorilor daca aceasta este dorinta lor. Daca rezultatele sunt expuse publicului, asigurati anonimatul celui intervievat.

Interviul este o tehnica de unu-la-unu. Daca obiectivul vizat este acela de a obtine punctele de vedere ale unui grup asupra unei probleme, atunci una din metodele cele mai nimerite este sesiunea de "brainstorming".

2. Ce reprezinta sesiunea de "brainstorming"?

Sesiunea de "brainstorming" este o tehnica ce se poate realiza relativ repede, fara costuri prea mari, si nu necesita abilitati specializate. Esenta unei sesiuni de "brainstorming" este concentrarea pe o anumita problema si stimularea grupurilor de a genera idei si de a rezolva problema respectiva.

Sesiunea de "brainstorming" este un instrument de culegere a informatiilor semnificativ, utilizat pentru obtinerea unor solutii optime avand in vedere resursele umane disponibile. Astfel, ne asiguram ca cea mai creativa solutie nu este trecuta cu vederea si implicam grupurile de interes in procesul de luare a deciziilor. De altfel, marea majoritate a grupurilor se simt bine atunci cand se tine cont de parerea lor. Sesiunea de "brainstorming" ramane cea mai rapida, usoara si ieftina modalitate la indemana administratiei, pentru rezolvarea problemelor prin implicarea grupurilor de interes in cadrul acestui proces.

3. Cum putem culege informatii de la cetateni prin Tehnica Grupului Nominal (TGN)?

Tehnica Grupului Nominal este un proces mult mai complex, solicita mai multa planificare si munca individuala, iar rezultatele produse reflecta, in general, mai mult consens decat cele ale unei sesiuni de "brainstorming".

Atat sesiunea de "brainstorming" cat si TGN sunt tehnici de grup care genereaza si prioritizeaza un numar mare de idei. Principala diferenta dintre cele doua, este ca TGN solicita persoanelor sa-si genereze initial ideile mai degraba individual, decat intr-un proces interactiv de grup, de aceea se promoveaza termenul de nominal.

Constrangerea majora in ceea ce priveste marimea grupului este legata de faptul ca aceasta tehnica presupune, intr-o prima etapa, "spargerea" grupului mare intr-un numar de grupuri mici. Astfel, unul sau chiar doi dintre membrii personalului trebuie sa lucreze cu fiecare dintre grupurile mici si ar fi foarte bine daca grupurile ar putea sa lucreze toate in aceeasi sala, care trebuie sa fie una mai mare.

Timpul ar fi o alta constrangere, pentru ca cei care planifica procesul trebuie sa stabileasca timpul limita al fiecarei etape a procesului care se inscrie intr-un timp total pe care grupul si-l doreste sau poate sa-l puna la dispozitie pentru intreaga sesiune.

TGN poate fi folosit in domenii multe si diferite. De exemplu, aceasta tehnica a fost folosita de catre administratiile din Polonia, impreuna cu analiza SWOT, pentru a genera idei pentru planurile strategice de dezvoltare economica.

TGN presupune:

Organizare si introducere. Grupul mare este impartit in grupuri mai mici cu cinci pana la noua persoane, fiecare dintre aceste grupuri fiind asezat la o masa, separat de celelalte. La fiecare masa se afla unul sau doi dintre reprezentantii organizatorilor, un flipchart, sau coli de hartie si creioane. Au loc introducerile.

Intrebarile. Una sau doua intrebari (pregatite foarte atent inainte) sunt prezentate grupului si puse la dispozitia acestuia, pe masa. Intrebarea/ intrebarile trebuie sa fie specifice si nu generale si realizate astfel incat sa genereze idei concrete. Iata cateva exemple: (a) Ce masuri trebuie luate pentru a putea face cartierele sa arate mai placut? (b) Ce resurse pot fi folosite pentru a se realiza acest lucru?

Ideile. Participantii (individual sau pe perechi) au 10-15 minute fiecare pentru a raspunde la intrebari si pentru a nota raspunsurile pe hartie. Liderul grupului mic solicita membrilor grupului idei noi si le noteaza pe ale fiecaruia in parte pe flipchart sau pe hartie (un asistent iar putea veni in ajutor cu notarea ideilor) pana cand nu mai apar alte idei noi. Participantii nu trebuie limitati la primele idei pe care le-au notat initial, ci lasati sa se exprime liber in continuare, acest lucru fiind stimulativ pentru discutiile purtate.

Discutia si intelegerea. Grupul discuta fiecare aspect pentru a realiza intelesul deplin al ideii si pentru a se asigura ca ceea ce s-a consemnat, a fost formulat cat mai clar posibil. Oricine poate lua parte la proces, desi liderul poate realiza acest lucru singur.

Selectarea si clasarea ideilor. Fiecare participant al unui grup mic este rugat sa selecteze si sa clasifice un numar specific de idei, cate o idee pe un carton separat. Apoi sunt clasificate ideile, notate pe cartoane de la cea punctate cu cinci pana la cea cu un singur punct. Fiecare carton trebuie sa contina o idee si un numar.

Punctarea. Cartoanele sunt colectate si amestecate iar punctele sunt adunate pentru a se determina punctajul pentru toate ideile care au fost exprimate. Fiecare membru al grupului poate monitoriza procesul. Cinci sau mai multe idei exprimate la fiecare intrebare (liderul grupului trebuie sa gaseasca o solutie de departajare) sunt clar identificate astfel incat grupul sa poata sa vorbeasca despre avantajele si dezavantajele acestora.

Realizarea consensului. Grupul discuta fiecare dintre ideile exprimate. Aceasta poate conduce la o revizuire a clasificarii daca grupul nu mai este de acord cu clasificarea facuta initial datorita noilor informatii si viziuni aparute ca urmare a discutiilor. Acesta este produsul final care este raportat in plenul sesiunii.

Consensul intr-un grup mai mare. Daca timpul permite, poate avea loc o discutie in plen cu o noua runda de selectii si clasificari pe marginea celor mai importante idei ale intregului grup. Daca acest lucru este realizat, se va proceda la sintetizarea ideilor cel mai bine clasate, care sunt similare, astfel incat sa se evite repetitiile. Acest pas poate fi amanat pentru o sesiune urmatoare, daca timpul este prea scurt. Altfel, aceasta sarcina poate fi lasata in grija unui grup mai mic, ca o sarcina importanta sau unui comitet constituit tocmai pentru aceasta problema specifica.

Cand se utilizeaza focus-grupurile?

Focus-grupurile (interviurile de grup) sunt intalniri interactive facilitate, cu grupuri mici de cetateni. Moderatorul lor conduce participantii la discutii printr-un set de intrebari despre un anumit subiect.

Cetatenii sunt invitati sa ia parte la astfel de discutii in grup si numai cei invitati pot participa, pentru ca focus-grupurile nu sunt intalniri deschise. Initial, sunt 7-12 participanti care provin dintr-o anumita categorie sociala sau un grup de interes (ex. profesori, pensionari, membrii ai unor asociatii de proprietari, studenti, tinere mame, etc.). Participantii sunt rugati sa ia parte la o discutie care se structureaza pe un set de intrebari - "chestionar".

Moderatorul focus-grupului, sau un asistent, realizeaza o transcriere sau un rezumat scris al intrebarilor. Focus-grupul este repetat de cateva ori, folosindu-se acelasi set de intrebari, pana cand acesta nu mai genereaza alte noi raspunsuri. In acel moment, organizatorii focus-grupului pot sa fie satisfacuti de faptul ca au informatii complete despre atitudinile si opiniile participantilor referitoare la subiectele dezbatute in cadrul discutiilor de grup.

Focus-grupurile reprezinta o modalitate relativ simpla, rapida si ieftina de a avea un feedback din partea cetatenilor. Ele pot fi folosite intr-o varietate de situatii, ca de exemplu:

planificarea strategica - pentru a testa propunerile sau solutiile inainte ca acestea sa fie definitiv adoptate;

evaluarea - pentru a afla nevoile unui grup specific;

testarea - noile servicii ale administratiei, programe, manifestari, sloganuri, preturi, rate si taxe, proceduri de facturare, etc.;

pregatirea serviciilor /satisfacerea clientului - pot fi folosite inainte, in timpul si dupa pregatirea sau prestarea serviciilor;

planificarea sondajelor - se foloseste pentru testarea chestionarului unui sondaj;

un mod rapid si eficient de obtinere a feedback-ului - pentru manageri, lideri, politicieni, etc.

Focus-grupurile pot avea multiple utilitati in cadrul unei activitati specifice. De exemplu, in contextul planificarii investitiilor, focus-grupurile pot fi folosite pentru:

a ajuta la conceperea unui chestionar prin care sa se determine prioritatile cetatenilor, fie la nivel general fie in cadrul unui grup specific de interese;

a ajuta la determinarea prioritatilor in cadrul unui sector specific sau pentru a testa prioritatile propuse de catre administratia locala;

a determina atitudinile care ar putea afecta succesul sau esecul unui proiect (Vor separa cetatenii deseurile astfel incat o noua facilitate de eliminare a deseurilor sa poata fi efectiv folosita?)

Cheia pentru o serie de focus-grupuri de succes este realizarea unui chestionar bine gandit. Aceasta trebuie realizat foarte atent. Trebuie sa cuprinda 7-10 intrebari deschise, sa inceapa cu intrebari generale si sa conduca la intrebari cat mai specifice.

Moderatorii focus-grupului lucreaza in echipa, aceasta fiind alcatuita dintr-un moderator si un asistent. Moderatorul focus-grupului nu este liderul grupului si nu trebuie sa conduca discutiile ori sa sugereze grupului anumite concluzii.

Un bun moderator:

Odata ce discutiile au evoluat, este sarcina moderatorului sa le ghideze cursul ramanand complet neutru si nepartinitor in acelasi timp. Moderatorul trebuie sa mentina concentrarea grupului, asigurandu-se ca fiecare participnt are posibilitatea sa se exprime. Aceasta inseamna ca trebuie sa se asigure ca discutiile nu sunt dominate de o singura persoana si ca, pana si cea mai timida persoana din grup a avut ocazia sa-si aduca propria contributie la discutii.

Daca moderatorul nu este multumit pentru ca grupul nu a aratat tot ce stie sau simte fata de o anumita intrebare, o practica buna este aceea a folosirii "argumentarilor". "Argumentarile" sunt fraze care antreneaza grupul sa aprofundeze intrebarea si sa furnizeze mai multe informatii despre ceea ce gandeste. Iata cateva exemple in acest sens: 'va rog sa descrieti ceea ce doriti sa spuneti!', 'explicati, va rog!', 'nu inteleg!', 'puteti sa dati exemple?', 'va rog, continuati', 'altceva?' etc.

Moderatorul trebuie sa incurajeze exprimarea diferitelor pareri. Chiar si dupa doua pauze de cate 5 minute vor aparea mai multe puncte de vedere. Nu va fie teama sa folositi pauzele. Dupa adresarea ultimei intrebari, multumiti grupului pentru participare.

Ultima etapa a procesului discutiilor de grup este completarea unui raport. Intocmirea raportului este responsabilitatea moderatorului si acesta trebuie intocmit imediat dupa terminarea sesiunii, de preferat inainte de cel de-al doilea sau al treilea focus-grup.

Moderatorul ar putea sa fie ajutat la scrierea raportului de catre asistent, in special daca sesiunea nu a fost inregistrata si notitele asistentului constituie baza raportului.

5. Cand se utilizeaza sondajele de opinie?

Sondajele sunt folosite pentru a descoperi realitatile (incluzand atitudini si pareri) despre membrii unei categorii a populatiei.

Exista trei feluri de sondaje:

a.Sondaje pentru intregul grup

Cand initiatorii sondajului doresc sa descopere realitatea dintr-un grup mai mic, ei realizeaza un sondaj care se adreseaza fiecarui membru in parte.

b.           Sondaje esantionate - realizate pe un esantion reprezentativ

In general, un sondaj este folosit pentru a evalua opiniile unui grup mai larg, ca de exemplu intreaga populatie a unei comunitati, ori o parte insemnata a acesteia. Pentru aceasta, un sondaj este de obicei realizat pe un grup considerat a fi un esantion reprezentativ al populatiei si nu pe fiecare persoana in parte. Astfel, informatiile colectate de la o parte a populatiei sunt considerate a fi reprezentative pentru intreaga populatie.

c. Sondaje aleatorii

Pentru a obtine rezultate reale, putem spune ca un chestionar trebuie sa fie distribuit unei majoritati semnificative, unui esantion reprezentativ pentru populatia sondata. Opusul unui sondaj care se realizeaza pe un esantion reprezentativ este un sondaj in cadrul caruia chestionarul se distribuie oricui il solicita. Astfel de sondaje se mai numesc cateodata si "sondaje aleatorii". Rezultatele unor astfel de sondaje pot fi interesante, dar nu constituie o baza reala pentru prezicerea comportamentului unei mari majoritati a populatiei. Chiar daca 50% dintre cetatenii orasului ar raspunde acestui sondaj, acest 50% din populatie nu ne informeaza neaparat in mod real despre opiniile celeilalte jumatati care nu raspunde la acest sondaj.

Unei administratii locale care doreste sa realizeze un sondaj de opinie trebuie sa i se adreseze urmatoarele intrebari:

de ce fel de informatii aveti nevoie?

este sondajul cel mai bun mod de a obtine informatii?

odata ce am obtinut informatiile, cum avem de gand sa le folosim?

Un sondaj este mult mai util atunci cand realizatorii lui solicita raspunsuri simple la intrebarile directe - intrebari la care se poate raspunde cu "Da" sau "Nu" sau prin alegerea unuia dintre mai multe raspunsuri alternative date. Sondajele trebuie folosite numai cand realizatorii lor asteapta si intentioneaza sa foloseasca rezultatele si doresc sa le faca publice. In mod constant, un sondaj trebuie sa prezinte intrebari serioase si nu sa ofere optiuni care nu sunt acceptabile din punct de vedere politic sau care nu sunt realizabile.

Sondajele pot fi instrumente importante in planificarea bugetelor administratiei, pentru investitii si dezvoltare economica. De exemplu, printr-un sondaj pot fi intreabati cetatenii despre nivelul lor de satisfactie fata de serviciile administratiei, ca de exemplu repararea strazilor, curatenie, iluminatul public, spatiile publice, colectarea deseurilor, dezapezire, supravegherea cainilor vagabonzi, transportul public, etc. Unele sondaje pot evalua opinia generala a cetatenilor cu privire la importanta fiecaruia dintre aceste servicii.

Iata cateva exemple de subiecte ale sondajului:

Cati salariati sau someri are comunitatea? Cati anume provin din diferite categorii sociale (ex. Cati dintre acestia au intre 20 si 30 de ani? Cati dintre acestia au pregatire medie si cati au pregatire superioara? Cati sunt barbati si cate sunt femei?)

Ce practici de conservare a apei sau energiei sunt necesare? Pe care dintre acestea sunt dispusi oamenii sa le accepte?

Ce modalitate de transport folosesc oamenii pentru a merge la scoala sau la serviciu? Cat de departe calatoresc? Cat de satisfacuti sunt de optiunile oferite de transportul public in comun?

Cati oameni au acces la pietele publice? Cum ar putea fi amenajate pietele pentru a deveni mai accesibile, eficiente si convenabile ?

Care este cererea comunitatii pentru cursurile de educare a adultilor pe diferite teme (de exemplu calificarea noilor angajati, o calificare superioara a celor mai vechi, cultura si recreere)?

Cati oameni au acces la diferitele parcuri, cati si-ar dori sa aiba acces, ce modificari (ca de exemplu noi facilitati) ori imbunatatiri (pentru o mai buna intretinere) le-ar placea oamenilor sa observe in parcurile la care au acces?

Realizarea esantionului

Cheia pentru un esantion bun consta nu numai in marimea acestuia, ci in gradul de reprezentativitate pentru populatia pentru care se realizeaza sondajul. Totusi, in analizele statistice, se considera ca greselile de esantionare descresc usor daca marimea esantionului este de peste 400 de chestionare. Marimea esantionului produce in general, o eroare de 5% sau mai putin - destul de mult pentru marea majoritate a rezultatelor.

Este esential ca fiecare categorie sociala, de varsta, sex, profesionala, de educatie, prezenta in populatia vizata de sondaj sa fie reprezentata in esantion in functie de ponderea pe care o detine in ansamblul intregii populatii.

In cele mai multe cazuri este de recomandat sa se obtina asistenta specializata pentru realizarea esantionului, revizuirea chestionarului, personal instruit care sa adreseze intrebarile (daca acesta este necesar) si pentru interpretarea rezultatelor. Sondajele intamplatoare, fara un esantion determinat stiintific, nu pot produce rezultate reale. Rezultatele acestora pot fi folosite pentru evaluari imediate, pentru a informa si pentru a arata publicului ca parerile lui sunt considerate a fi importante. Oricum, ar putea constitui o greseala ca deciziile sa se bazeze pe rezultatele unui sondaj ne-stiintific.

Reprezentativitatea unui esantion este foarte importanta. De exemplu, nu ati putea obtine rezultate bune din realizarea unui esantion general, selectat pe baza unei liste de numere de telefon. De ce? Deoarece esantionul nu va include acele persoane care nu detin un post telefonic si astfel s-ar putea adresa doar acelora cu posibilitati materiale ridicate.

Chestionarul

Rezultatele sondajului vor fi bune sau nu si in functie de chestionar. De aceea este necesara realizarea foarte atenta a intrebarilor. De preferat ar fi ca intrebarile sa fie simplificate, specifice, scurte si logice. Simetria este, de asemenea, foarte importanta - aceasta pentru ca formatul intrebarilor trebuie sa fie asemanator, iar intrebarile care se contrazic trebuie eliminate.

Date fiind aceste cerinte, chestionarul trebuie sa fie rezultatul muncii unui grup mic si trebuie sa se realizeze participativ sau sa fie revizuit de catre principalele grupuri de interes ale administratiei locale, ca de exemplu de catre sefii compartimentelor ori de catre alesi. Chestionarul trebuie sa fie realizat clar, fara ambiguitati.

Pentru acuratete si legitimitate in clasificarea rezultatelor, intrebarile trebuie sa fie o alegere impusa. Aceasta inseamna ca intrebarea trebuie sa forteze persoana care completeaza chestionarul sa raspunda cu Da sau Nu, sa aleaga dintre mai multe optiuni prezentate, ori sa indice un numar, loc, etc. Unele administratii vor include intrebari deschise ca de exemplu: "Numiti trei lucruri care va plac la acest oras."

Testati chestionarul.

Aceasta se poate realiza folosind un esantion mic ori in cadrul unui "focus-group". Faceti completari, modificari, acolo unde este necesar, bazandu-va pe rezultatele testarii. Testul nu se face pentru continutul intrebarilor, ci pentru a clarifica intrebarile si chestionarul in sine. Daca participantii nu inteleg intrebarile sau formatul chestionarului, rezultatele nu ar fi clare si ar putea fi periculoase. De exemplu, daca participantii nu inteleg intrebarea, raspunsurile ar putea produce un rezultat pe care nimeni nu si l-ar dori.

Majoritatea chestionarelor pentru sondaje vor incepe cu un paragraf introductiv / explicativ sau chiar doua, pentru a se indica scopul sondajului, sau pentru a furniza un context si a asigura persoana care raspunde, sau completeaza sondajul, de anonimatul raspunsurilor sale. Asigurati-va ca sondajul este anonim.

6. Cum putem culege informatii prin audieri si dezbateri publice?

'Audierile publice' si 'dezbaterile publice' sunt intalniri care faciliteaza schimbul de informatii intre reprezentantii administratiei si cetatenii interesati. Reprezentantii administratiei trebuie sa realizeze aceste intalniri intr-un mod creativ si trebuie ales sau conceput un format prin care cea mai buna forma sa corespunda scopului intalnirii si nevoilor cetatenilor.

Audierile publice sunt de obicei mult mai formale decat intalnirile publice. O audiere publica este caracterizata prin ascultarea atenta, de catre alesi, a opiniilor exprimate de cetatenii participanti la audiere. O audiere publica este de obicei organizata atunci cand administratia are un plan, se ocupa de campania de informare publica si intentioneaza sa faca un angajament. Aceasta trebuie sa fie organizata inainte ca administratia sa semneze o aprobare pentru o constructie noua, sau inainte ca primaria sa admita un buget propus spre aprobare consiliului local. In acest context, o audiere publica permite cetatenilor interesati sa-si exprime punctele de vedere asupra planurilor aproape finalizate si permite reprezentantilor administratiei sa auda punctele de vedere ale cetatenilor si sa aprecieze daca planul necesita modificari de ultim moment.

Caracteristica esentiala a unei audieri publice este posibilitatea oferita reprezentantilor administratiei locale de a asculta si de a lua in considerare parerile cetatenilor inainte sa fie luata decizia finala.

Cateva exemple de teme de audieri publice:

proiectul de buget al primariei;

planuri pentru programe de dezvoltare economica;

planuri strategice pentru reamenajarea centrului orasului;

planul multi-anual pentru dezvoltarea de capital;

un plan pentru managementul de mediu pe domeniul public.

Sugestii pentru organizarea unei audieri publice:

audierea publica este deschisa pentru toti cetatenii interesati;

audierea publica este larg mediatizata inainte ca ea sa aiba loc;

publicitatea asigura informatii pe tema subiectului audierii;

audierea se desfasoara intr-un loc si la o ora convenabila pentru cei care intentioneaza sa participe;

reprezentantii ai administratiei implicati in procesul decizional sunt prezenti si sunt pregatiti sa asculte;

audierea incepe de obicei cu o scurta prezentare facuta de un reprezentant oficial al primariei asupra problemei sau a actiunii propuse spre revizuire. In continuare, audierea este deschisa comentariilor cetatenilor;

este utila prezenta unui facilitator profesionist pentru a mentine audierea publica intr-o anumita directie, pentru a sublinia limita, durata timpului alocat si pentru a reaminti participantilor regulile de desfasurare a intalnirii;

orice persoana care se inregistreaza ca vorbitor poate sa ia cuvantul, dar vorbitorii sunt limitati la o perioada de timp (de regula 3 minute);

functionarii publici asculta cu atentie dar nu raspund vorbitorilor;

la sfarsitul audierii, liderii multumesc cetatenilor pentru comentariile acestora; audierea se poate incheia in acest punct, sau responsabilul de sedinta ar putea rezuma concluziile audierii;

raportul unei audieri va fi disponibil publicului si presei. Cei care au scris acest raport trebuie sa raspunda cu atentie intrebarilor ridicate in cadrul audierii publice.

Termenul de dezbatere publica a fost folosit in Romania pentru a descrie o intalnire publica care ofera o ocazie oficiala pentru schimbul de informatii. De exemplu, dezbaterile publice au oferit o oportunitate pentru un schimb de informatii pe tema bugetelor planificate ale primariei. Impartasind caracteristici atat ale intalnirilor si cat si ale audierilor publice, dezbaterile publice sunt, intr-o oarecare masura, un format unic in Romania.

Culegerea informatiilor de la cetateni se poate realiza prin:

Interviuri - modalitate simpla si rapida prin care se pot afla opiniile unor grupuri de interes, in ceea ce priveste un program sau o politica a administratiei locale.

Sesiunea de "brainstorming" - este o tehnica ce se poate realiza relativ repede, fara costuri prea mari si care nu necesita abilitati specializate. Esenta unei sesiunii de "brainstorming" este concentrarea pe o anumita problema si stimularea grupurilor de a genera idei si de a rezolva problema respectiva.

Tehnica Grupului Nominal - solicita persoanelor sa-si genereze initial ideile intr-un mod individual, mai degraba decat intr-un proces interactiv de grup, de aceea se promoveaza termenul de nominal.

Focus-group" - urile (interviurile de grup) - sunt intalniri interactive facilitate cu grupuri mici de cetateni. Moderatorul lor conduce participantii la discutii printr-un set de intrebari despre un anumit subiect.

Sondajele - sunt folosite pentru a descoperi realitatile (incluzand atitudini si pareri) diverselor categorii de populatie. Exista trei feluri de sondaje.

(a)                 Sondaje pentru intregul grup;

(b)                 Sondaje esantionate - realizate pe un esantion reprezentativ;

(c)                 Sondaje aleatorii.

Audierile publice - sunt caracterizate prin ascultarea atenta, de catre oficialii alesi, a opiniilor exprimate de catre cetatenii participanti la audiere. O audiere publica este de obicei organizata atunci cand administratia are un plan, se ocupa de campania de informare publica si intentioneaza sa faca un angajament.

Dezbateri publice - au fost folosite in Romania pentru a descrie o intalnire publica care ofera o ocazie oficiala pentru schimbul de informatii. De exemplu, dezbaterile publice ce au fost realizate in Romania cu sprjinul RTI au oferit o excelenta ocazie pentru un schimb real de informatii pe tema proiectului de buget local al comunitatii.

Prin aceste exercitii se urmareste:

identificarea atitudinii cursantilor fata de necesitatea culegerii de informatii de la cetateni;

identificarea modalitatilor de culegere a acestor informatii;

identificarea experientei cursantilor in ceea ce priveste culegerea de informatii de la cetateni;

identificarea de catre cursanti a mijloacelor de culegere a informatiilor de la cetateni si adaptarea acestora la specificul comunitatii reprezentate.

Reflectati la modul in care a fost organizata o actiune de culegere de informatii de la cetateni in comunitatea dumneavoastra. Va amintiti tema actiunii? Care credeti ca au fost rezultatele? Care credeti ca au fost partile pozitive si care au fost partile negative ale actiunii? Au existat probleme de interes pentru comunitatea dumneavoastra care ar fi trebuit/trebuie sa faca obiectul unor actiuni de culegere de informatii de la cetateni?

NOTE - INSTRUCTOR

scop: evaluarea de catre cursanti a necesitatilor privind culegerea de informatii de la cetateni in comunitatea lor;

durata: 10-15 minute;

grup: lucru individual;

colectare info: prezentare individuala.

Definiti grupurile de interes ce ar putea fi incluse in sesiuni de "brainstorming" pentru urmatoarele probleme:

(a) Cum ar putea administratia sa gaseasca resurse pentru reamenajarea spatiilor de joaca?

(b) Cum trebuie sa actioneze administratia pentru mentinerea vechilor agenti economici si pentru atragerea unor noi investitii?

(c) Ce masuri trebuie sa ia administratia pentru a reduce poluarea din oras?

NOTE - INSTRUCTOR

scop: identificarea grupurilor din comunitate sau din afara ei, interesate de o anumita problema.

durata: 15-20 minute;

grup: lucru in grupuri de trei persoane;

colectare info: prezentare a grupului.

Definiti cateva probleme specifice ale administratiei locale din comunitatea dvs. ce ar putea fi rezolvate prin sesiuni de "brainstorming". Definiti si grupurile de interes corespunzatoare ce ar urma sa participe la aceste sesiuni.

NOTE - INSTRUCTOR

scop: identificarea domeniilor pentru care este necesara culegerea de informatii de la cetateni si a grupurilor ce actioneaza in acele domenii;

durata: 15-20 minute;

grup: individual;

colectare info: prezentare individuala.

Construiti un chestionar (maximum 10 intrebari) ce urmeaza a fi folosit intr-un sondaj de opinie pe una din urmatoarele doua teme:

(1) calitatea serviciilor hoteliere in hotelul unde sunteti cazati;

(2) nevoi de instruire in randul reprezentantilor administratiei publice prezenti la acest modul de instruire.

Apoi, aplicati chestionarul in randul celorlalti participanti la modulul de instruire. Prezentati rezultatele grupului.

NOTE - INSTRUCTOR

scop: dobandirea abilitatilor necesare realizarii unui chestionar;

durata: 30-45 minute;

grup: lucru in grupuri de trei persoane;

colectare info: prezentare a grupului.

Amintiti-va de o audiere publica desfasurata in comunitatea dumneavoastra. Precizati scopul acesteia, modul de organizare si rezultatele. Identificati punctele tari si pe cele slabe.

NOTE - INSTRUCTOR

scop: identificarea capacitatii de evaluare a cursantilor, cu privire la actiuni desfasurate in comunitatea acestora.

durata: 15-20 minute;

grup: lucru individual;

colectare info: prezentare individuala.

Studiu de caz: Audiere publica pentru stabilirea prioritatilor privind investitiile pentru comunitate.

Consiliul Local si Primaria unui oras doresc sa organizeze o audiere publica pentru a afla care este parerea populatiei privind investitiile necesare orasului.

Consilierii locali, alesii populatiei, ar putea sprijini anumite investitii, care cred ca sunt dorite de populatie si ar fi relativ usor de realizat intr-un timp mai scurt, devenind vizibile inainte de terminarea mandatului Consiliului. Astfel, consilierii ar putea avea sperante de a fi realesi.

Executivul Primariei are in vedere alte prioritati privind investitiile. Personalul de specialitate al Primariei ar sprijini investitii pe termen mai lung, cu impact mare asupra comunitatii, dar fara efecte vizibile pe termen scurt. Acest tip de investitii sunt mai costisitoare, trebuie identificate surse de venit pentru a fi realizate, iar Consiliul Local nu este dispus sa le aprobe si sa riste pentru activitati fara impact sau rezultate imediate.

Atat Consiliul Local, cat si executivul Primariei doresc sa afle care este de fapt parerea cetatenilor?

NOTE - INSTRUCTOR

scop: familiarizarea participantilor cu elementele unei audieri publice ca tehnica a consultarii populatiei;

durata: 45 minute;

grup: Participantii primesc cate o copie a textului studiului de caz, apoi se impart in 3 grupuri de discutie. Fiecare din cele 3 grupuri va discuta pe baza urmatoarelor intrebari:

Cum ati organiza o astfel de audiere publica?

La ce propuneri va asteptati din partea cetatenilor?

In ce masura ati tine cont de propunerile si sugestiile cetatenilor?

Cum ar afla cetatenii despre impactul parerii lor asupra deciziei finale a Consiliului Local?

colectare info: Dupa 40 de minute, grupurile sunt invitate sa prezinte pe rand, in plen, rezultatele discutiilor, pe planse scrise. Dupa prezentarea grupurilor, facilitati o discutie care sa faca o comparatie intre rezultatele prezentate concluzionand pe principiile generale si aplicabile ale consultarii publicului.

Imaginati-va ca o administratie locala doreste sa amenajeze un spatiu verde in zona centrala a orasului. Realizati un plan prin care urmariti sa culegeti informatii de la cetateni cu privire la acest proiect.

NOTE - INSTRUCTOR

scop: adaptarea instrumentelor de culegere a informatiilor de la cetateni la o situatie reala;

durata: 45 minute;

grup: lucru in grupuri de patru persoane;

colectare info: prezentare a grupului.

Chestionar pentru sondarea opiniei cetatenilor in calitate de consumatori de servicii publice

Elaborati un chestionar pentru a afla perceptia consumatorilor asupra calitatii unui serviciu public.

Puteti alege servicii publice oferite cetatenilor de administratia dumneavoastra locala sau de alti prestatori de servicii publice: distributia apei potabile, salubritatea orasului, servicii de asistenta la domiciliu pentru persoanele defavorizate, transportul in comun, distributia gazului metan, protectia consumatorului, etc.

Ce doriti sa aflati folosind acest chestionar?

Cine va fi solicitat sa completeze chestionarul?

Cine si cum va folosi rezultatele?

NOTE - INSTRUCTOR

scop: Dezvoltarea capacitatii de identificare a nevoii de informatii. Dezvoltarea abilitatilor de obtinere a acestor informatii folosind instrumente de comunicare specializate.

durata: 90 minute;

grup: lucru in grupuri de cinci persoane.

colectare info: Fiecare grup va elabora un chestionar pe baza modelului anexat si a intrebarilor continute in prezentarea situatiei. Dupa 30 de minute, grupurile isi aplica chestionarele unul altuia (grupul A il aplica pe grupul B, Grupul B pe grupul C, etc.). Sesiunea aplicativa dureaza tot 30 minute. In timpul ramas, ultimele 30 minute, grupurile vor analiza in plen modul in care chestionarele au fost utile si relevante pentru scopul propus;