tehnician in turism - organizarea agentie de turism

 

 

TEHNICIAN IN TURISM
ORGANIZAREA AGENTIE DE TURISM

CAPITOLUL I

1. AGENTIA DE TURISM

Agentia de tursim este o unitate specializata care organizeaza , ofera si vinde pachete de servicii turistice sau componente ale acestora .

Activitatea sa consta in :

-vanzarea unor servicii turistice izolate

-organizarea si comercializarea unor pachete de servicii turistice

Agentia de turism este un intermediar intre o persoana si locul unde aceasta vrea sa mearga si presupune deplasarea temporara si sejurul unei persoane sau a unui grup de persoane intr-o localitate decat cea resedinta in scop de :

-odihna

-afaceri

-alte motive

Practicarea turismului presupune pe de o parte , existenta unor importante resurse turistice , capabile sa atraga un numar mare de turisti , iar pe alta parte o serie de activitati care se materializeaza in servicii turistice , in vedere satisfacerii diverselor nevoi aparute pe perioada calatoriei si a sejurului , si anume :

-gazduire pe perioada sederii

-transport pana la locul sejurului si retur

-alimentatie

-agrement

-odihna etc.

Prestarea tuturor acestor servicii turistice presupune existenta unor categorii de agentii de turism . Daca toate aceste servicii sunt facute corect atunci turistul cu siguranta va mai apela la serviciile sale .

2. Agentia de turism-principalul

intermediar in turism

In calitatea lor de intermediar , agentiile de turism indeplinesc un rol important care poate fi potrivit din perspectiva industriei turismului , cat si din cea a turistului

Rolul agentiei de turism este acela de a distribui produse si servicii turistice si de a asistaclientul in deciziile privitoarela achizitionarea acestora.

In vederea desfasurarii activitatii specifice , o agentie de turism trebuie sa indeplineasca o serie de cerinte :

Ī sa angajeze un director posesor de brevet de turism

Īsa incheie o polita de asigurare pentru risc de faliment

Īsa solicite si sa obtina licenta de turism .

Specialistii de marketing sunt pregatiti sa dezvolte o strategie de distributie care sa duca la atingerea obiectivelor planificate. In general, exista trei optiuni strategice.

- distributia intensiva presupune distribuirea produselor sau serviciilor printr-un numar cat mai mare de unitati de desfacere. Este cea mai potrivita modalitate de distributie pentru bunurile de larg consum, serviciile de consum (servicii bancare, transporturi, asigurarile de viata) si o parte a bunurilor industriale;
- distributia selectiva este utilizata de catre intreprinderile care produc bunuri pentru care cumparatorii prefera sa petreaca mai mult timp pentru a le achizitiona chiar din unitati de desfacere specializate (biciclete, echipamente). Aceasta strategie permite producatorilor sa realizeze un control mai eficient si cu costuri mai mici asupra distributiei si sa colaboreze doar cu anumiti intermediari selectati in acest scop;
- distributia exclusiva - utilizata de producatorii care doresc sa pastreze controlul asupra distribuirii produselor lor, urmarind o buna imagine a acestor produse dar si adaosuri comerciale ridicate. Este frecvent intalnita in cazul autoturismelor de clasa, aparatura electronica, vestimentatie de marca.

O clasificare mai complexa, dupa un numar mai mare de criterii este prezentata in tabelul urmator:

Intreprinderea hotaraste sa dezvolte acea strategie de distributie care ii serveste cel mai bine scopurile ducand la atingerea misiunii sale si a obiectivului strategic global.

3. CATEGORII DE AGENTII ECONOMICE

DIN TURISM

Dupa modul de realizare si comercializare a produselor turistice agentia de turism se imparte in doua categorii: agentie de turism turoperatoare si agentie de turism detailista.

Agentia de turism turoperatoare are ca obiect de activitate organizarea si vanzarea pe cont propriu a pachetelor de servicii turistice sau a componentelor acestora, direct sau prin intermediari, pe cand agentia de turism detailista vinde sau ofera spre vanzare in contul unei agentii de turism turoperatoare, pachetele de servicii sau componente ale acestora .

Agentiile de turism trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii, dupa cum urmeaza:

Agentia de turism tour-operatoare

- Agentul economic trebuie sa aiba prevazute in obiectul de activitate " servicii turistice"
- Agentul economic trebuie sa fie inregistrat la oficiul registrul comertului
- Starea si aspectul cladirii in care functioneaza agentia sa fie buna si salubra.
- Amplasarea agentiei in cladire sa fie la demisol, parter, mezanin, sau la etajul 1
- Suprafata comerciala a agentiei sa fie peste 16 mp si sa fie folosita in exclusivitate pentru turism
- Sa existe grup sanitar propriu pentru personal sau acces facil la un alt grup sanitar din cladire
- Persoana care conduce activitatea agentiei de turism trebuie sa fie posesoare a brevetului de tursm
- Asigurarea cu personal calificat ca agent de turism si cu ghizi, posesori ai atestatului de ghid de urism, corespunzator serviciilor comercializate
- Sa existe polita de asigurare pentru riscul de insolvabilitate sau faliment al agentiei
- Sa utilizeze autocare omologate si clasificate
- Sa asigure servicii de cazare si masa numai in structuri de primire turistice clasificate de ANT.
- Firma cu datele de identificare ale persoanei fizice autorizate sau persoanei juridice, inscriptionand numele, denumirea comerciala, obiectul de activitate sau alte texte specifice identificarii
- Mobilier adecvat activitatii care se desfasoara
- Mijloace de telecomunicatii:
- Telefon si fax
- Placheta cu numarul de telefon al Ministerului Turismului, (ANT) precum si al Autoritatii Nationale pentru Protectia Consumatorilor, conform anexei nr. 5 la normele metodologice, amplasata in spatiul comercial.

    Agentia de turism detalista

- Agentul economic trebuie sa aiba prevazute in obiectul de activitate "servicii turistice"
- Agentul economic trebuie sa fie inregistrat la oficiul registrul comertului
- Starea si aspectul cladirii in care functioneaza agentia sa fie buna si salubra
- Amplasarea agentiei in cladire sa fie la demisol, parter, mezanin, sau la etajul 1, usor accesibila
- Suprafata comerciala a agentiei sa fie peste 10 mp
- Suprafata comerciala sa fie folosita in exclusivitate pentru turism
- Sa existe grup sanitar propriu sau cu acces facil la grup sanitar din cladire
- Persoana care conduce activitatea agentiei de turism trebuie sa fie posesoare a brevetului de turism
- Asigurarea cu personal calificat ca agent de turism si cu ghizi, posesori ai atestatului de ghid de turism, corespunzator serviciilor turistice comercializate
- Sa aiba polita de asigurare pentru riscul de insolvabilitate sau faliment al agentiei
- Sa utilizeze autocare omologate si clasificate
- Sa utilizeze servicii de cazare si masa numai in structuri de primire turistice clasificate.
- Firma cu datele de identificare ale persoanei fizice autorizate sau persoanei juridice, inscriptionand numele, denumirea comerciala, obiectul de activitate sau alte texte specifice identificarii
- Mobilier adecvat activitatii desfasurate
- Mijloace de telecomunicatii:
- Telefon si fax
- Placheta cu numarul de telefon al (ANT) precum si al Autoritatii Nationale pentru Protectia Consumatorilor, conform anexei nr. 5 la norme le metodologice, amplasata in spatiul commercial.

CAPITOLUL II

1. ELEMENTE STRUCTURALE ALE AGENTIEI DE

TURISM

In sensul hotararii guvernamentale nr. 238 din 2001, brevetul de turism este documentul prin care se atesta capacitatea profesionala in domeniul turismului, persoanei fizice care asigura conducerea agentiei de turism sau a structurii de primire a turistilor.

Pentru a obtine brevetul de turism, cei interesati au nevoie de urmatoarele documente:

cerere de eliberare a brevetului,

dovada privind detinerea permisului de munca in Romania, in cazul cetatenilor straini,

curriculum vitae (prezentate detaliat pregatirea si experienta profesionala),

declaratie atasata CV-ului: Declar pe propria raspundere ca datele cuprinse in prezentul inscris sunt reale, iar in cazul in care se constata contrariul, sa imi fie anulat brevetul de turism',

copie act identitate,

copie acte care atesta pregatirea profesionala,

copie documente de atestare a perioadei lucrate in turism,

atestat de limba straina de circulatie internationala, cu exceptia cabanierului si a directorului agentiei de turism delaliiste,

atestat de limba romana pentru cetatenii straini,

certificat cazier judiciar.

In functie de nivelul si de pregatirea profesionala, precum si de indeplinirea criteriilor minime prevazute in anexa nr. 2 la prezentele norme metodologice se elibereaza brevet de turism pentru urmatoarele functii :
1) manager in activitatea de turism;
2) director de agentie de turism touroperatoare;
3) director de agentie de turism detailista;
4) director de hotel;
5) director de restaurant;
6) cabanier.

Posesorul brevetului de turism poate ocupa si alte functii decat cele inscrise pe acesta, astfel:

a) managerul in activitatea de turism poate ocupa oricare dintre functiile prevazute mai sus.
b) directorul de agentie de turism touroperatoare poate ocupa fie functia inscrisa in brevet, fie functia de director de agentie de turism detailista;
c) directorul de hotel poate asigura fie functia inscrisa in brevet, fie conducerea operativa a activitatilor unui alt tip de unitate de cazare

2.STRUCTURA TEHNICA A UNEI AGENTII

DE TURISM

Pentru a functiona, o agentie de turism trebuie sa posede Licenta de turism (anexa 1). Licenta de turism se obtine in baza unei documentatii si a unei taxe.

Documentatia cuprinde printre altele si copia dupa brevetul de turism al persoanei care conduce agentia (anexa 2).

Licenta de turism cuprinde numele agentiei de turism, in cazul nostru LUCKY TRAVEL, sediul agentiei si titularul, in cazul nostru BUCURESTI, str. HRISTO BOTEV, NR. 5, SECTOR 3, titularul fiind S.C. DINAMIC PATICOM S.R.L., urmeaza numarul de inregistrare la Registrul Comertului si data, adica J40/25351/1993 din 09.11.1993, tipul serviciilor pe care are capacitatea de a le desfasura, in cazul nostru TOUR - OPERATOARE si numele si numarul documentelor in baza carora a fost eliberata, in speta H.G. nr. 238/2001 si a Ord. M.T. nr. 170/2001, apoi semnaturile indescifrabile si stampila ministrului si a directorului general, nr. 1581 localitatea Bucuresti si data emiterii 26.06.2002.

Inainte de sezoanele turistice este nevoie ca agentia sa se faca cunoscuta. Pentru a fi cunoscuta si a intra in atentia consumatorilor, afara de reclame in presa si televizor, fluturasi, prospecte, s.a.m.d, agentia trebuie sa aiba si programul turistic (excursie) care este detalierea itinerariului si a tuturor serviciilor care le asigura, precum si obiectivele ce urmeaza a fi vizitate cu specificarea perioadei si a duratei de timp.

Acest program cuprinde:

a) Tema;

b) raseul dupa o tema aleasa cu indicarea obiectivelor si a localitatilor de pe aTcest traseu;

c) Prezentarea generala: numarul de zile, durata, distanta, mijloacele de transport, pretul, informatii diverse si eventualele conditii de participare;

d) Programul pe zile si ore pentru diverse activitati si obiective ce vor fi vizitate;

e) Conditiile de comercializare:

regulamentul de turisti;

producatorul;

modalitatile de plata, eventualele reduceri.

Un alt document la fel de important si nelipsit de langa programul tehnic este ANALIZA DE PRET. Analiza de pret trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente de cheltuieli:

1. cheltuieli directe din prestatiile tertilor;
2. cheltuieli directe din prestatii auto;
3. asigurari (numai pentru extern);
4. T.V.A.;
5. cota de participare la fondul de dezvoltare al turismului.

Insumand toate aceste elemente de cheltuieli stabilim pretul de vanzare al programului sau programelor intocmite.

Pe baza celor doua elemente programul turistic si analiza de pret, agentia de turism primeste comenzi si lanseaza in acelasi timp comenzi.

Comanda cuprinde numele si prenumele consumatorului, varsta acestuia/acestora, nr. de pasaport.

De asemeni, prin comanda (anexa 3) se specifica tipul serviciilor, adica: destinatia (ruta), perioada, nr. de persoane - adulti si copii, tipul unitatii de cazare (vila, hotel, etc.), categoria unitatii de cazare, unitatea de alimentatie, tipul, categoria, denumirea, transportul, data si ora plecarii, locul de plecare, data si ora sosirii, locul de sosire, transferuri, ora de preluare si predare, categoria si felul mijloacelor de transport, programul turistic (excursii, vizite), informatii generale (formalitati de sanatate, asigurari medicale obligatorii etc., solicitari speciale ale turistilor, bugetul alocat calatoriei, esalonarea platilor, modalitatea de plata (numerar, CEC, etc.), informatii si telefoane, persoane de contact de la destinatie, alte informatii.

In baza acestei comenzi in timp de 60 de zile turistul si la randul sau agentia nu primeste confirmarea, inseamna ca voiajul nu a fost rezervat si atunci au dreptul la rambursarea imediata a sumelor platite.

In cazul in care primeste confirmarea bonului de comanda (anexa 6) se trece la incheierea contractului de comercializare a pachetelor de servicii turistice (anexa 4) si a Biletului de excursie sau a chitantei si a facturii fiscale (anexa 4 si 5). Prin ultimele documente, adica Biletul de excursie, chitanta si factura fiscala se incaseaza contravaloarea actiunii turistice de la turist.

Biletul de excursie cuprinde numele persoanei de la care s-a incasat, localitatea si adresa, suma incasata, ce reprezinta suma respectiva, nr. de locuri din mijlocul de transport, itinerariul si numarul locului din mijlocul de transport.

Inainte cu 15 zile de plecarea in excursie, turistul primeste informatii utile legate de: ruta, orar, escale, locul din mijlocul de transport, telefonul de urgenta, reprezentanta locala, etc. Aceasta anexa la bonul de comanda "informatii suplimentare inaintea plecarii" anexa 7 este insotita si de eventualele Modificari fata de programul turistic initial (anexa 8), care pot fi acceptate sau nu in termen de 5 zile de la primire, comunicandu-se agentiei.

Biletele de excursie se inregistreaza intr-un formular special "Recapitulatia operatiunilor de incasari - restituiri".

Un alt document important este Diagrama autocarului, folosita pentru repartizarea turistilor, precum si numele ghidului repartizat pe autocarul respectiv. Aceasta ajuta ghidului cu maxim 48 de ore inainte de inceperea excursiei pentru a-si intocmi delegatia in 2 exemplare, din care unul la ghid si celalalt la registrul de casa.

Delegatia da dreptul ghidului sa execute si sa intocmeasca documente si deconturi de cheltuieli in numele turistilor. Dupa incheierea actiunii ghidul preda delegatia.

Delegatia cuprinde codul actiunii, seria, numele ghidului, grupul pe care il reprezinta , tara de provenienta, numarul persoanelor care fac parte din grup si durata excursiei, numarul si seria actului de identitate, numarul filelor de CEC fara limita de suma numerotate de la nr. la nr.

Plata serviciilor turistice se poate face cu CEC sau cu decont bancar de catre ghid.

Pentru excursiile in afara tarii mai sunt utilizate voucherul (anexa 9) si polita de asigurare (anexa 10) care cuprinde nume, prenume si datele de identificare din C.I, valabilitatea politei, tipul acesteia, de turist sau de afaceri, destinatia finala si numarul de zile. In plus, contul pachetului de cheltuieli medicale pentru:

Austria, Elvetia, statele Schengen - conform conditiilor generale;

Statele limitrofe - 5.000 EURO;

Alte destinatii: optional - 10.000 EURO, respectiv 30.000 EURO.

si semnatura asiguratului.

Biletul de excursie externa reprezinta suma incasata, restul de achitat, itinerarul, numele si prenumele persoanei de la care s-a incasat suma.

Toate aceste activitati si formulare se intocmesc pe baza unui contract (anexa 6) care se incheie in urma acceptarii programului si emiterea comenzii de prestatii (Bonul de comanda).

Contractul de comercializare a pachetelor de servicii turistice cuprinde:

1. Partile contractante cu adresa si elementele de identificare a partilor contractante;
2. Variantele de servicii turistice pe care le comercializeaza agentia;
3. Obiectul contractului;
4. Aparitia raporturilor contractuale;
5. descrierea serviciilor turistice contractate;
6. Pretul serviciilor;
7. Modalitati de plata;
8. Dreptul si obligatiile agentiei;
9. Drepturile si obligatiile turistului;
10. Asigurari;
11. Renuntari, penalizari, despagubiri;
12. Reclamatii;
13. Dispozitii finale;
14. Semnaturi originale si stampile daca este cazul

3. Activitatea unei agentii organizata

pe baza instrumentelor

FISA POSTULUI

Director de imagine (Echipa de conducere)

Asigura o buna promovare a firmei.

Reprezinta firma in cazul un contracte importante.

Timp de lucru 8 ore zilnic cu exceptia zilelor de sambata cand programul este de 6 ore si a duminicilor sau a sarbatorior legale care sunt libere.

Necesita studii in domeniu, vorbitor de cel putin o limba straina.

Trebuie sa fie o persoana prezentabila, capabila sa lucreze in echipa dar si sa fie subordonata managerului general.

Manager economic (Echipa de conducere)

Detine bilantul contabil .

Se asigura ca plata salariilor a fost facuta (sisau eventualele penalizari).

Ia decizii in privinta unor sponsorizari.

Timp de lucru 8 ore zilnic cu exceptia zilelor de sambata cand programul este de 6 ore si a duminicilor sau a sarbatorior legale care sunt libere.

Necesita studii in domeniu.

Trebuie sa fie o persoana  prezentabila capabila sa lucreze in echipa dar si sa fie subordonata managerului general.

Jurist (Echipa de conducere)

Avizeaza din punct de vedere juridic contractile si sponsorizarile.

Timp de lucru 3 zile/saptamana.

Necesita studii in domeniu (licenta in drept), sa vorbeasca cel putin o limba straina.

Trebuie sa fie o persoana prezentabila capabila sa lucreze in echipa dar si sa fie subordonata managerului general

Informatician (Echipa de conducere)

Se ocupa cu administrarea paginii web a firmei si a retelei interne.

Timp de lucru 2 zile/saptamana.

Necesita studii in domeniu, sa vorbeasca cel putin o limba straina.

Anexa 1

Anexa 2

BIBLIOGRAFIE

1.Alexandra Crina Chiriac , ConstantinLuca

"Marketing turistic,, Editura "Oscar Print

2.Steliana Cojocariu . Vioria Rondelli

"Managementul calitatii serviciilor din turism"

Editura "THR CG"

3.Daniela Raluca ,Steliana Cojocariu

"Manualul directorului agentiei de turism"

Editura "THR-CG"

4. Crina Boljan , Radu Vladescu

" Agentia de turism" Editura "Corint"

5. Informatii dupa Internet -diferite site-

www.preferatele.com . www.epreferatele.com . etc .