Aprovizionarea se face cu mijloace de transportr proprii insotite de delegatii unitatii, sau sint aduse de catre furnizor, caz in caere sint percepute cheltuieli de transport.
La sosirea marfii aceasta este receptionata de catre gestionar si comisia de receptie care confrunta cantitatile din factura cu cele existente faptic.
De asemenea se face si o verificare a calitatii marfurilor primite.
Daca nu s-au constatat diferente se intocmeste nota de intrare receptie al carei numar este trecut pe spatele facturii; gestionarul semneaza de primirea marfii:
Daca se constata diferente tot pe spatele facturii se mentioneaza marfa refuzata la plata si numarul notei de intrare receptie dupa care se semneaza de cei care au receptionat marfa.
De aici factura merge la contabilitate unde este trecuta in registrul de scadenta.
Registrul de scadenta nu este un document tipizat; el este liniat intr-un registru si cuprinde urmatoarele rubrici:
-nr. Curent
-data
-furnizorul
-nr. Factura
-valoare
-modalitate de plata
-data scadentei
-delegatul care insoteste marfa
-TVA deductibil
-nr. Notei de intrare receptie si constatere de diferente
NOTA DE INTRARE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE
Serveste ca:
-document pentru receptia valorilor materiale, piese de schimb, utilaje.
-document justificativ pentru incarcarea in gestiune
-act de proba in litigii cu carausii si furnizorii pentru diferentele constatate la receptie
-document justificativ de inregistrare in evidenta marfurilor si in contabilitate
Se intocmeste normal pe masura efectuarii receptiei de catre comisia de receptie la locul de depozitare, in doua exemplare
Circula la:
-magazie dupa semnarea de catre comisia de receptie, delegatii furnizorului si gestionar
-la compartimentul de aprovizionare pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate si certificarea efectuarii platilor catre furnizor
-la compartimentul financiar - contabil pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica
Se arhiveaza la compartimentul financiar - contabil
Nota de intrare receptie la sfirsitul lunii este contabilizata pe fiecare gestiune si apoi pe total gestiuni cu rubricile
-marfa
-ambalaje
-cota
-cheltuieli
-TVA deductibil
-total valoare
Pe baza acestui centralizator se intocmeste nota contabila 1. - pentru intrari marfuri in gestiune.
DESFACEREA - LIVRAREA marfurilor din magazie catre clienti se face pe baza de factura fiscala care se intocmeste normal in trei exemplare de catre compartimentul desfacere si se semneaza de catre reprezentantii acestuia.
Factura fiscala serveste ca:
-document de insotire a marfii pe timpul transportului
-document de incarcare in gestiunea primitorului (clientului)
-document justificativ de inregistrare in contabilitate (furnizorului si cumparatorului)
Circula la:
-compartimentul financiar, pentru acordarea vizei de control preventiv
-la persoanele care dispun incasari si plati din contul de la banca al unitatii
-la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se adauga dispozitia de livrare)
-la compartimentul financiar - contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3)
Se arhiveaza:
-la compartimentul desfacere (exemplarul 2)
-la compartimentul financiar - contabil (exemplarul 3)
La sfirsitul fiecarei zile se intocmeste borderoul de livrare in doua exemplare pe fiecare gestiune in parte de catre serviciul desfacere.
