Managementul informatizat al proiectelor - Modernizarea unei ferme de animale

Managementul informatizat al proiectelor   

Modernizarea unei ferme de animale

I.Descriere

Societatea comerciala SC Agro Carmolact intentioneaza modernizarea unei ferme zootehnice pentru vaci de lapte care sa asigure o productie de lapte constanta si de calitate superioara pentru societatea Carmolact Prod SRL, principalul actionar al societatii si cel mai mare procesator de lapte din judetul Bistrita Nasaud.

Obiectivele specifice ale proiectului sunt:

- introducerea si dezvoltarea de tehnologii si procedee noi

-diversificarea productiei

- ajustarea profilului, nivelului si calitatii productiei la cerintele pietei, inclusiv a celei ecologice, precum si producerea si utilizarea energiei din surse regenerabile prin echipmente si tehnologiile de productie ce vor fi utilizate.

Realizarea procesului investitional va fi asigurat de firma de consultanta X care are rolul de Project Manager.

Proiectul va implica analiza cerintelor si obiectivelor firmei Agro Carmolact SRL, initierea proiectului, planificarea activitatilor, stabilirea resurselor, componentelor de cost si a necesarului de finantare, analiza riscurilor si a performantelor proiectului

1.Crearea proiectului

Pentru crearea proiectului s-a folosit comanda File/Create Project/New. Proiectul a fost denumit Proiect ferma bovine, avand data de inceput 21.05.2009 si data propusa pentru finalizare 04.11.2011

2.Structura WBS

Structura WBS orientata pe fazele identificate in proiect este urmatoarea:

3. Stabilirea activitatilor

Firma de consultanta a stabilit ca derularea proiectului se fie realizata in mai multe etape principale:

1.Documentarea si studiul de piata ce cuprinde urmatoarele activitati:

1.1 Stabilirea cerintelor si cercetarea pietei

1.2 Organizare licitatie

1.3 Analiza ofertelor si alegerea solutiei de modernizare

1.4 Aprobarea solutiei de modernizare

2.Dezvoltarea planului de finantare:

2.1 Estimarea sumei necesare

2.2 Prognozarea situatiei financiare pe urmatorii 3 ani

2.3 Plan de afaceri intocmit

3. Proiectare si construire-cuprinde 4 faze:

3.1 Proiectare Idcad, cu urmatoarele activitati:

3.1.1 Proiectare adapost odihna

3.1.2 Proiectare sala de muls

3.1.3 Proiectare fanar

3.1.4 Proiectare depozit furaje

3.1.5 Proiectare platforma dejectii

3.2 Elaborarea devizelor de lucrari

3.3 Comandarea materialelor

3.4 Constructii-cu activitatile :

3.4.1 Primirea materialelor de constructii

3.4.2 Constructii adaposturi bovine

3.4.3 Constructii sala de muls

3.4.4 Construire fanar

3.4.5 Construire depozit furaje

3.4.6 Construire platforma dejectii

4. Organizarea si realizarea achizitiilor :

4.1 Achizitionare echipamente sector de vaci

4.2 Achizitionare utilaje sala muls

4.3 Achizitionare dotari furaje

4.4 Achizitionare echipamente gestionare si stocare dejectii

5. Predarea la beneficiar

5.1 Montarea si realizarea testarilor tehnologice

5.2 Pregatirea personalului de exploatare

6. Intretinere

7. Recuperare investitie

Tabelul Gantt al activitatilor definite este urmatorul:

1. Graficul Gantt al activitatilor

4. Stabilirea relatiilor de conditionare intre activitati

Echipa de proiect a decis ca activitatile definite in cadrul proiectului vor avea urmatoarele conditionari:

2.Relatiile de conditionare intre activitati

Se poate observa ca majoritatea relatiilor de conditionare intre activitati sunt de tipul 'inceput-sfarsit', exceptand activitatile de tip Hammock 'Managementul proiectelor' (a carei data de inceput coincide cu cea a activitatii 'Stabilirea cerintelor si cercetarea pietei', si se sfarseste odata cu incheierea activitatii 'Pregatirea personalului de exploatare) si 'Etapa recuperare investitie' (incepe in acelasi timp cu activitatea 'Intretinere' si i-a sfarsit odata cu activitatea 'Investitie finalizata').

5.Stabilirea exceptiilor de la calendar

Dat fiind faptul ca proiectul se desfasoara pe o perioada mai mare de 2 ani, activitatile vor fi intrerupte in sarbatorile legale, cum ar fi "1 decembrie" si "Rusalii".Acestea le vom adauga ca si exceptii de la calendar(se observa ca in Spider Project sunt definite implicit ca si exceptii de la calendar zilele nelucratoare de Craciun si Anul Nou ):

3.Definirea exceptiilor de la calendar

Pentru aceasta vom defini 2 calendare suplimentare, unde vor fi incluse exceptiile.

4.Definirea calendarelor

Aceste calendare ne vor ajuta sa modelam calendarul activitatii 'Estimarea sumei necesare'(08.06.2009)-Calendar2, respectiv fazei 'Recuperarea investitiei'-Calendar3

6.Alocarea calendarului 3 la faza 'Recuperarea investitiei

7.Alocarea calendarului 2 la activitatea 'Estimarea sumei necesare'

6.Alocarea resurselor

6.1 Resurse si materiale

Resursele alocate pentru desfasurarea proiectelui sunt:

Alocarea resurselor se poate vizualiza in diagrama Gantt a resurselor:

8.Diagrama Gantt a resurselor

In cadrul proiectului au fost stabilite si resurse de tip Multi - Resource:

Dupa alocarea resurselor se va realiza calculul planificarii la nivelul intregului proiect. Se vor stabili datele de inceput si de sfarsit ale activitatilor in functie de conditionarile setate. Se va folosi optiunea "Scheduling"(vezi 'proiect_modernizare.sprj').

6.2Definirea materialelor

In cadrul proiectului au fost definite si resurse de tip material, care au fost alocate activitatilor in cantitati diferite. Resursele materiale create sunt vizibile in fereastra de mai jos:

6.3.Definirea componentelor de cost

Analizand structura proiectului s-a decis alocarea urmatoarelor componente de cost:

Costul pe ora al resurselor va fi definit in Tabelul de resurse, afisand coloana Manopera[per hour], in care vom introduce valorile corespunzatoare salariului pentru fiecare resursa alocata.

Componenta de cost 'Alte cheltuieli' va contine cheltuielile cu materialele, energia electrica, transport etc.

Deoarece achizitionarea echipamentelor este realizata cu ajutorul subcontractorilor de achizitii va avea o componeta de cost separata, stabilindu-i un cost fix diferit in functie de tipul echipamentului cumparat.

In cadrul componentelor de cost vor fi create si componentele Cheltuieli de exploatare si Venituri din exploatare, avand in vedere ca investitia se recupereaza.

Cheltuielile cu materialele vor fi urmatoarele:

In cadrul proiectului au fost definite 4 centre de cost, ale caror componente sunt afisate in fereastra de mai jos:

7.Analiza necesarului de resurse

Este necesar sa analizam necesarrul de resurse si materiale inaintea si dupa planificarea cu constrangerea resurselor. Aceasta se poate realiza elaborand graficele de resurse sau tabelele de resurse.

Elaborand graficul periodic al necesarului de resurse prin cantitatea alocata, inainte de aplicarea constrangerii de resurse, se va obtine urmatoarea histograma:

9.Graficul periodic al necesarului de resurse inainte de constrangere

Culoarea rosie indica o supralocare in cazul majoritatii resurselor, cu exceptia Inginerilor Constructori.

Sa analizam acum diferentele care vor aparea in cazul planificarii cu constrangerea resurselor.

10.Graficul cumulativ al resurselor dupa constrangerea resurselor

Comparativ cu planificarea inaintea constrangerii resurselor se observa ca nu exista nicio resursa nealocata.

8.Necesarul de materiale

S-a realizat analiza necesarul de materiale din prisma celor 2 componente de cost definte:

-Materiale de constructie(BCA,LEMN)
-Consumabile(Cartus imprimanta, Hartie)

    11.Graficul periodic al necesarului de materiale inante de constrangerea resurselor

12.Graficul perioadic al necesarului de materiale dupa constrangerea resurselor

Se observa diferente in ceea ce priveste necesarul de resurse doar in cazul materialelor consumabile.

Pentru a cunoaste numarul de ore alocate unei resurse se pot elabora tabele periodice si cumulative ale necesarului de resurse.

13.Tabel cumulativ al necesarului de resurse inainte de planificare

14.Diagrama periodica a necesarului de resurse

15.Graficul cumulativ al necesarului de materiale inainte de constrangere

16.Graficul cumulativ al necesarului de materiale dupa constrangere

In ceea ce priveste cantitatea de materiale utilizata comparata inainte si dupa constrangerea resurselor se observa ca necesarul de materiale dupa constrangere creste, insa necesarul de resurse este mai scazut , scazand costurile proiectului.

9.Analiza cheltuielilor

Graficul de Cheltuieli cumulativ, realizat inaintea planificarii cu constrangeri de resurse este urmatorul:

17.Graficul cumulat si periodic al costului total inainte de constrangerea resurselor

10.Calculul valorii actualizate nete

18.Calcul NPV

Rata de rentabilitate a proiectului are o valoare mare(netinand cont de rata de actualizare), deci proiectul se accepta.

19.VAN inainte de constrangerea resurselor

20.VAN dupa cnstrangerea resurselor

Observam ca valoarea actualizata neta creste in cazul in care aplicam constrangerea resurselor.

Urmeaza sa analizam cash-flow-urile, eloborand diagramele cumulative ale centrului de cost Cash-Flow.

21.Cash-flow inainte de constrangerea resurselor

22.Cash-flow dupa constrangerea resurselor

Planificarea cu constrangerea de resurse va conduce la o capacitate de finantare mai mare a firmei,vor creste cheltuielile, insa concomitent cu veniturile), lucru datorat faptului ca in desfasurarea proiectului am considerat si activitatea de recuperare a investitiei.

23.Grafic periodic si cumulativ al cheltuielilor de proiect dupa constrangerea resurselor

11.Elaborarea scenariului de finantare

Pentru elaborarea scenariului de finantare se va urmari tabelul distributiei cheltuilelilor pentru fiecare luna.

24.Tabel periodic al cheltuielilor lunare

Vor exista surse de finantare dupa cum urmeaza:

-Finantare1-de la inceputul proiectului pana la incheierea 'fazei de dezvoltare a planului de finantare'

-Finantare2-de la inceperea activitatii de 'proiectare adapost odihna' pana la incheierea activitatii de 'Intretinere'.

Am folosit activitatea Finantare 3 doar pentru a marca incheierea fazei de finantare.

S-a definit o noua componenta de cost 'Finantare modernizare', asociata centrului de cost 'Cash-flow modernizare'

25.Cash flow-modernizare

Deoarece graficul de Cash-flow are valori pozitive putem afirma ca firma isi va recupera investitia.

II.Identificarea riscurilor

1.Identificarea riscurilor

Unul din riscurile existente in proiect il reprezinta desfasurarea fazei de organizare si realizare a achizitiilor, deoarece aceste activitati sunt legate de stocul subcontractorilor.Luand in considerare importanta achizitionarii echipamentelor in desfasurarea proiectului, activitatile corespunzatoare fazei de 'Organizarea si realizare a achizitiilor ar putea suferi amanari.

Exista posibilitatea ca ofertele primite in timpul alocat activitatii de licitatie sa nu satisfaca in totalitate cerintele firmei.

Poate sa mai intervina riscul ca angajatii firmei sa nu fie instruiti suficient in cea ce priveste utilizarea echipamentelor, avand ca efect esecul proiectului.

Exista riscul ca unele cerinte si obiective sa nu fie incluse.

2.Stabilirea planului de reducere a riscurilor

Pentru reducerea riscurilor trebuiesc avute in vedere urmatoarele aspecte:

-existenta unei planificari in ceea ce priveste achizitionarea, acest lucru realizandu-se prin stabilirea unor angajamente de livrare cu subcontractorii de achizitii pentru fiecare echipament ce urmeaza a fi achizitionat inainte de incepere propriu-zisa a activitatii de achizitionare.

-reactualizarea cererii de oferta

-in cadrul pregatirii personalului se va pune accent pe descrierea tehnica a echipamentelor.

-colaborea cu un analist care sa realizeaza cercetari suplimentare

3.Elaborarea scenariilor pesimist, optimist si cel mai probabil

In cadrul scenariului optimist se vor modifica duratele urmatoarelor activitati astfel:

- Organizarea licitatiei: data finalizare 29.05.2009, considerand ca licitatia s-a desfaurat la data planificata si au fost transmise ofertele de la subcontractorii de achizitii inaintea timpului estimat initial

- Achizitionare echipamente sector vaci: durata activitatii va fi de 5 zile, considerand ca achizitionarea de echipamente sector vaci s-au desfaurat la data planificata si s-a realizat inaintea timpului estimat initial

- Achizitionare utilaje sala muls: durata activitatii va fi de 3 zile, considerand ca achizitionarea de utilaje pentru sala de muls s-a desfasurat la data planificata si s-a realizat inaintea timpului estimat initial

- Achizitionar dotari furaje: durata activitatii va fi de 2 zile, considerand ca achizitionarea de dotari furaje s-a desfaurat la data planificata si s-a realizat inaintea timpului estimat initial

- Achizitionare echipamente gestionare si stocare dejectii: data finalizare: 27.08.2009, considerand ca achizitionarea de echipamente de gestionare si stocare a dejectiilor s-a desfaurat la data planificata si s-a realizat inaintea timpului estimat initial

- Durata activitatii Pregatirea personalului va fi 3 zile, considerand ca instruirea a fost suficienta si exploatarea va incepe mai repede decat a fost planificata.

-Se va include o activitate de analiza si revizuire a cerintelor in toate versiunile proiectului, cazul nostru ii va fi alocata valoarea 0.

In cadrul scenariului pesimist se vor modifica duratele activitatilor astfel:

- Organizarea licitatiei va fi intarziata cu 2 zile din cauza insuficientei ofertelor

- Achizitionare echipamente sector vaci vor fi intarziate cu 3 zile din cauza lipsei in stocul subcontractorilor a echipamentelor pentru sectorul de vaci

- Achizitionare utilaje sala de muls vor fi intarziate cu 10 zile din cauza lipsei in stocul subcontractorilor a utilajelor pentru dotarea salii de muls

- Achizitionare dotari furaje vor fi intarziate cu 4 zile din cauza lipsei in stocul subcontractorilor a dotarilor pentru pastrarea furajelor

- Achizitionare echipamente platforma dejectii vor fi intarziate cu 6 zile din cauza lipsei in stocul subcontractorilor a echipamentelor pentru realizarea platformei de dejectii

- Durata activitatii Pregatirea personalului va fi amanata cu 5 zile, considerand ca instruirea nu a fost suficient de explicita si exploatarea va incepe mai tarziu decat a fost planificata.

-Se va include o activitate de analiza si revizuire a cerintelor in toate versiunile proiectului, cazul nostru ii va fi alocata valoarea 2.

Dupa realizarea planificarii proiectul se va termina in 11.11, fiind intarziat cu 7 zile fata de planificarea initiala.

4.Simularea riscurilor

Vom face analiza riscului in versiunea optimista a proiectului, stabilind probabilitatea dorita pentru indeplinirea costului total tinta a proiectului de 75% si a datei de incheiere tinta 60%

Barele de culoare albastra reprezinta planificarea calculata invers de la data de sfarsit tinta cu o probabilitate de indeplinire de 75%.

Calculam probabilitatile de indeplinire a datelor tinta

Pentru activitatea 'proiectare si construire', sotul total tinta are o probabilitate de calcul de 99,96%.Raportat la scenariul optimist, rezerva de venit total este de aproximativ 1638000.

III.Actualizarea datelor proiectului

Scenariul de proiect a carui evolutie o vom analiza va fi cel optimist. Frecventa de actualizare a starii proiectului va fi lunara. In fiecare luna vom inregistra si analiza datele privind progresul proiectului din Formularul de Monitorizare.

Din fereastra Include in Monitoring selectam data de incepere a proiectului 05/21/2009 si data pana la care se va face monitorizarea 06/21/20092009 pentru prima luna, bifam optiunea Schedule pentru a selecta doar acele activitati care trebuiau sa se desfasoare in luna monitorizata.

Monitorizare 21/05/2009-21/06/2009

Scenariul de proiect a carui evolutie o vom analiza va fi cel optimist. Frecventa de actualizare a starii proiectului va fi lunara. In fiecare luna vom inregistra si analiza datele privind progresul proiectului din Formularul de Monitorizare.

Din fereastra Include in Monitoring selectam data de incepere a proiectului 02.03.2009 si data pana la care se va face monitorizarea 02.04.2009 pentru prima luna, bifam optiunea Schedule pentru a selecta doar acele activitati care trebuiau sa se desfasoare in luna monitorizata.

Din analiza datelor observam ca majoritatea activitatiilor s-au desfasurat asa cum era planificat : Stabilirea cerintelor si cercetarea pietei, Analiza suplimentara, Revizuire analiza, Organizare licitatiei, Analiza ofertelor si alegerea solutiei de modernizare, Aprobarea solutiei de modernizare si nu vom modifica campurile aferente lor.

S-a realizat 22,53% din activitatea Managementul proiectului .

Activitatea Estimarea sumei necesare abia fiind demarata, indeplinindu-se doar 18,75% din activitate, consideram ca va fi decalata, cu 6 zile.

Consideram ca au mai trecut 2 luni si vom efectua monitorizarea pentru perioada 21.06.2009-21.08.2009. Procedam ca la prima monitorizare.

Actualizare 2

Monitorizare 2

Observam ca activitatea de primire a materialelor se va incheia cu o zi mai repede.Vom inlocui Volume[Done] cu 100 si vom tranfera datele in proiect..

Monitorizare 3

Activitatile aferente perioadei urmatoare cuprinsa intre 08/21/2009 si 09/21/2009 s-au incheiat in mare parte conform planificarii. Sa consideram ca valoarea echipamentelor de achizitii pentru sectorul de vaci cresc de la 600000 euro la 650000 euro., iar unul din inginerii constructori alocati pentru executtia acestei activitati a demisionat.

Cheltuielile de proiect in aceasta faza sunt mai mici decat in a doua actualizare.

Monitorizare 4