Managementul aprovizionarii si desfacerii : concept, continut, trasaturi

Managementul aprovizionarii si desfacerii : concept, continut, trasaturi

In activitatea oricarei firme, mediul sau ambiant joaca un rol esential in definirea strategiilor sale, in sesizarea si folosirea oportunitatilor de dezvoltare, constituind practic suportul realizarii obiectivelor de crestere economica, de profitabilitate sau doar de supravietuire.

Mult timp, activitatea agentilor economici a fost studiata doar din punct de vedere al capacitatilor de productie si a profitului obtinut, analiza mediului global sau a celui concurential fiind fie ignorate, fie rezumate la analiza cotei-parti de piata a firmei[1].

Teoreticienii si practicienii analizei-diagnostic au inteles apoi ca firma functioneaza ca un sistem deschis al sistemului global, fiind permeabila la influentele mediului sau, pe care la randul ei este susceptibila de a-l influenta in mai mica sau mai mare masura, in functie de diverse caracteristici precum: marimea firmei, cotaparte de piata, natura activitatii sale, tipul de piata pe care evolueaza, competitivitatea sectorului.

Managementul aprovizionarii si respectiv al desfacerii sunt concepte unitare complexe, carora le este proprie o structura extinsa de activitati componente, care au in vedere, ca elemente de ansamblu probleme de conducere -coordonare, previziune - programare - contractare, de organizare, antrenare, derulare efectiva, de urmarire - control, analiza si evaluare.

In ceea ce priveste managementul aprovizionarii - componenta a functiunii comerciale a intreprinderii - aceasta asigura echilibrul intre necesitatile si disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economica.

Principalul obiectiv al activitatii de de aprovizionare se concretizeaza in asigurarea completa si complexa a unitatii economice cu resurse materiale si tehnice corespunzatoare calitativ, la locul si termenele solicitate cu un cost minim.

Pentru realizarea acestui obiectiv, se initiaza si desfasoara in principiu mai multe activitati specifice cu grad de complexitate si dificultate diferit.

Intre acestea amintim:

Identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si in primul rand a celei productive;

Fundamentarea tehnico-economica a planului si programelor de aprovizionare materiala si energetica a unitatii;

Dimensionarea pe baza de documentatie tehnica a consumurilor materiale si energetice;

elaborarea proiectului de aprovizionare anual si de perspectiva pentru intreaga activitate pe baza prospectarii pietei consumatorilor, asigurand dezvoltarea maxima a tuturor capacitatilor de depozitare si vehiculare si a celorlalte resurse pe care le are societatea;

analiza cererilor de la beneficiari in vederea determinarii volumului si structurii necesarului de materiale care sa fie cumparate de la producatorii din teritoriu in vederea distributiei en-gros si en-detail;

incheiera de contracte economice pentru materii prime si materiale solicitate de cumparatori (contracte de cumparare de la furnizori, contracte de vanzare cu beneficiarii- consumatorii);

receptionarea in termen a materiilor prime si materialelor aprovizionate , depozitarea si gestionarea acestora conform prevederilor legale;

tinerea evidentei fizice si valorice din depozitele proprii si intreprinderea masurilor de valorificare;

urmarirea indeplinirii ritmice si integrale a programului de aprovizionare;

raspunde de integritatea si modul de pastrare al produselor in depozitele proprii;

raspunde de incheierea de contracte economice cu furnizorii, urmarirea si realizarea contractelor conomice;

asigurarea dimensionarii judicioase a stocurilor, adoptarea de masuri pentru evitarea firmarii de stocuri supranormative si preintampinarea ruperii de stoc.

Managementul desfacerii produselor reprezinta activitatea prin care se asigura vanzarea rezultatelor productiei. Aceasta actiune implica stabilirea cailor, modalitatilor, formelor prin care urmeaza a fi vandute produsele fabricate si a pietelor care pot practica circuitul economic al intreprinderii.[2]

Managementul desfacerii productiei industriale este componenta a functiunii comerciale a intreprinderii ce are ca obiectiv principal vanzarea produselor din profil propriu de fabricatie in conditii de eficienta.

Managementul trebuie sa dezvolte o atitudine pozitiva privind schimbarea folosind toate mijloacele posibile de a actiona in acest sens, de aceasta atitudine depinzand supravietuirea unei organizatii vis-a-vis de cresterea competitiei pe pita, de restrictiile guvernamentale sau presiunile de grup.

Activitatile specifice ale desfacerii sunt urmatoarele:

Elaborarea studiilor de marketing in vederea asigurarii portofoliului de comenzi si a contractelor comerciale, al cunoasterii cererii si situatiei comerciale, al cunoasterii cererii si situatiei concurentei, a preturilor, a noilor produse, a noilor produse care pot fi asimilate, a produselor a caror fabricatie trebuie oprita, sau redusa, a celor care trebuie modernizate, a conditiilor la care trebuie sa raspunda pentru a satisface in mai mare masura preferintele clientilor carora li se adreseaza. La aceasta activitate se mai adauga: elaborarea si prezentarea de oferte, de cataloage comerciale, de pliante si prospecte, de monstre; participarea la targuri si expozitii din tara si strainatate. Aceste mijloace de prezentare implica efectuarea de actiuni de reclama;

Colectarea comenzilor emise de clienti si constituirea portofoliului de comenzi, incheierea de contracte comerciale in stricta concordanta cu cererile clientilor si capacitatile de productie disponibile. Aici se are in vedere contractarea integrala a productiei in corelatie cu potentialul tehnic, material si energetic asigurat;

Elaborarea planului strategic si a programelor de livrare-vanzare a produselor contractate pe sortimente concrete si pe caile de distributie-vanzare stabilite;

Urmarirea stadiului executiei produselor in procesele de fabricatie, prevenirea realizarii de produse necorespunzatoare caliatativ, impulsionarea factorilor de productie pentru respectarea programelor de fabricatie. Aceasta actiune conditioneaza in continuare indeplinirea obligatiilor fata de clienti stipulate in contractele de livrare;

Crearea sau modernizarea si extinderea retelelor proprii de desfacere a produselor pe piata interna si externa. Daca retelele proprii de vanzare exista, creeaza conditii pentru materializarea operativa a deciziilor referitoare la imbunatatirea calitatii produselor, modernizarea lor, testarea unor noi produse, imbunatatirea sistemului de distributie. Retelele proprii de desfacere se amenajeaza atat la sediul producatorului, cat si in teritoriu, asiguradu-se astfel aproprierea sursei de furnizare de locul de consum;

Organizarea unor retele proprii de service sau modernizarea sau extinderea celor existente, pentru a se asigura eliminarea operativa a deficientelor de functionalitate a produselor, sporirea interesului cumparatorilor la produsele ce se vand, a increderii acestora fata de utilitatile oferite de producator. In aceasta activitate este important modul de organizare si sfera de servire asigurata unitatilor de acest gen pentru a se raspunde promt si calitativ interventiilor solicitate de cumparatorii produselor. Unitatile de "service" trebuie dotate cu utilaje, instalatii, dispozitive, aparatura de mare eficacitate si utilitate, amplasate rational din punct de vedere teritorial pentru a acoperi operativ sfera de servire stabilita. Daca conditiile de "service" sunt bine organizate pot contribui in mare masura la penetrarea pe diferite piete, la promovarea vanzarilor, la extinderea actiunilor de modernizare;

Extinderea relatiilor de vanzare pe baza de comenzi, conventii si contracte prezinta o actiune care asigura certitudinea in activitatea de desfacere pentru o anumita perioada. In interiorul acestei perioade producatorul-furnizor va actiona direct sau prin retele proprii de desfacere, pentru o conlucrare judicioasa cu partenerii in scopul increderii acestora. Elementele stimulatoare pentru stabilirea unor relatii contractuale pe perioade mai lungi de timp sunt si cele care au in vedere asigurarea unor inlesniri la preturile de desfacere, rabaturi comerciale, aplicarea unui model de servire stimulator;

Construirea unor stocuri de desfacere optime, care sa asigure ritmicitatea livrarilor, in concordanta cu clauzele prevazute in contractele comerciale incheiate si sa poata satisface implicit eventualii clienti intamplatori, dar care pot reprezenta pentru viitor utilizatori sau solicitanti constanti, stabili si al caror consum se poate amplifica.

Asigurarea unor conditii rationale de depozitare a produselor finite si formare a loturilor de livrare. Livrarea produselor in conditii de integritate calitativa si cantitativa implica desfasurarea activitatilor de primire-receptie, de sortare, etichetare, ambalare, marcare si formare a loturilor destinate livrarii sau vanzarii pe spatii dimensionate rational, cu amenajari si dotari adecvate. Produsele care sunt depopzitate trebuie asezate pe un mobilier modern, care asigura stivuirea pe inaltime dupa sisteme eficiente evitandu-se afectarea unor suprafete prea mari pentru asemenea scop fara justificare tehnica si economica;

Informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmarire a derularii livrarilor, de intocmire a documentatiei de livrare. Informatizarea activitatii de desfacere la nivelul intreprinderii contribuie semnificativ la imbunatatirea procesului de servire a partenerilor de contract, a clientilor;

Organizarea activitatii operative de livrare-vanzare a produselor finite, servirea ritmica a clientilor programati si neprogramati in concordanta cu cererile acestora specificate in contracte, in comenzile emise;

Urmarirea derularii operative a livrarilor catre clienti, a realizarii contractelor incheiate pe total, din care pe principalii cumparatori, a evolutiilor stocurilor de desfacere;

Coordonarea si controlul activitatii depozitelor de desfacere, organizarea primirii si receptiei produselor finite de la sectiile de fabricatie, a actiunii de formare a loturilor complexe si complete de livrare;

Organizarea rationala a activitati de informare sistematica asupra comportamentului produselor fabricate si livrate la utilizatori, de urmarire a functionalitatii acestora la utilizatori, la interventie prompta pentru remedierea defectiunilor sesizate si semnalate, de aplicarea sugestiilor pozitive provenite de la clienti. Volumul mare de informatii trebuie prelucrat si transmis operativ compartimentelor interesate, care pot interveni pentrua a asigura fiecarui produs gradul de utilitate solicitata si parametrii functionali prevazuti. Prin aceasta actiune unitatea isi atrage aprecierea clientilor si determina stabilitatea de durata a relatiilor cu partenerii reali si potentiali.

Managementului desfacerii productiei asigura baza motivationala pentru organizarea si desfasurarea fabricatiei de produse.[4] Activitatea de desfacere-vanzari furnizeaza elementele pentru fundamentarea programelor de fabricatie, caracteristicile la care trebuie sa raspunda produsele, conditiile in care urmeaza a se exploata sau utiliza acestea, cerintele pe care trebuie sa le satisfaca "sectorul productiei" pentru a corespunde comenzii sociale. Productia industriala este cea care conditioneaza activitatea de aprovizionare materiala, punandu-I la dispozitie datele si informatiile prin care se determina dimensiunea si structura resurselor materiale care trebuie asigurate, momentele calendaristice la care sunt necesare, perioada pe care se intinde actiunea.