Managementul proiectelor - notiuni introductive

MANAGEMENTUL PROIECTELOR - NOTIUNI INTRODUCTIVE

1.Obiectivele unitatii de invatare 1

Dupa studiul acestei unitati de invatare vei avea cunostinte despre :

notiunea de proiect si principalele caracteristici ale proiectelor asa cum sunt ele reliefate de literatura de specialitate;

tipologia proiectelor in functie de diferite criterii de clasificare;

specificul si diferentele existente intre programe si portofolii de proiecte;

procesele din cadrul unui proiect si ciclul de viata al proiectelor;

definirea si caracteristicile managementului proiectelor.

2.Definirea notiunii de proiect. Caracteristicile proiectelor

Managementul proiectelor este o ramura specializata a managementului aparuta in anii 1950 pentru coordonarea si controlul activitatilor complexe din industria moderna. Aparitia si dezvoltarea sa sunt legate indeosebi de initierea si derularea programelor spatiale ale N.A.S.A., de concurenta intre natiuni pentru suprematie in domeniul militar, de presiunea clientilor care doreau ca proiectele lor sa fie realizate cat mai repede, astfel incat sa poata sa-si recupereze cat mai rapid investitiile.

Aparut in S.U.A., managementul proiectelor a fost preluat rapid si in Europa, primele incercari de standardizare a practicilor in domeniu datand din 1979 si apartinand unui institut din Marea Britanie - The Chartered Institute of Building. Acesta a devenit in prezent, alaturi de alte organizatii, cum ar fi Institutul pentru Managementul Proiectelor (The Project Management Institute), un organism care certifica atat managerii de proiect, cat si programele de instruire in domeniu din intreaga lume. De asemenea, la nivel european, s-au elaborat proceduri privind calitatea in domeniul managementului proiectelor, proceduri inscrise in standardele Organizatiei Internationale de Standardizare (I.S.O.).    Desi din punct de vedere al stiintei managementului, managementul proiectelor este o achizitie relativ recenta, abordarea specifica are o istorie milenara. Astfel, cele mai vechi proiecte sunt considerate a fi piramidele egiptene si spunem asta deoarece structura organizatorica utilizata era una specifica managementului prin proiecte si anume existau supervizori din partea faraonului care nu erau cuprinsi in structura obisnuita a statului si care jucau rolul managerului de proiect in timp ce lucratorii erau atat permanenti cat si temporari, angajati doar pentru aceste proiecte.

Notiunea de proiect isi are originea in limba latina din cuvantul "projectus" care insemna a propulsa, a arunca inainte. In limbajul comun este asimilat ideii de plan conceput pentru a realiza ceva si care are un caracter provizoriu urmand a fi definitivat.

Exista mai multe definiri ale notiuni de proiect ca obiect de studiu al managementului proiectelor.

Astfel ,proiectul este un efort temporar intreprins in scopul crearii unui produs, serviciu sau rezultat unic. (PMI PMBOK, 2004)

Demersul in care resursele umane, materiale si financiare sunt organizate intr-un mod specific pentru realizarea unor lucrari dintr-un domeniu de activitate, cu specificatii date, cu restrictii de cost si timp, urmand un ciclu de viata standard pentru a realiza  schimbari benefice definite prin obiective cantitative si calitative. (Asociatia Project Management Romania, 2002)

sau

Organizatie temporara, creata si organizata intr-un mod nou, pentru a executa procese de care depinde realizarea unor obiective cantitative si calitative, prin controlul si coordonarea resurselor umane, tehnice, logistice si financiare, cu restrictii de cost si timp, urmand un ciclu de viata standard. (Asociatia Project Management Romania, 2002)

Uniunea Europeana, in contextul unor ample programe de dezvoltare regionala si nu numai, a initiat de asemenea un demers propriu in cristalizarea si cumularea principalelor cunostinte necesare derularii proiectelor derulate in cadrul acestor programe. Prin finantarea de catre Uniunea Europeana, acest efort s-a concretizat intr-un manual indrumar de managementul ciclului proiectelor cunoscut in practica managementului de proiect sub acronimul PCM - Project Cycle Management Guidelines.

O definitie data in acest este:

Proiectul reprezinta o serie de activitati orientate spre realizarea unor obiective specifice intr-o perioada de timp limitata si cu un buget definit. (EU - PCM, 2004)

Complementar fata de alte abordari pentru un proiect trebuie sa se mai aiba in vedere, in viziunea UE:

partile interesate in realizarea proiectului denumiti stakeholderi si care trebuie sa fie identificati clar;

aranjamente clare de coordonare, management si financiare;

un sistem de monitorizare si evaluare;

analiza economica si financiara ce demonstreaza ca beneficiile intrec costurile.

Pe baza celor de mai sus definim notiunea de proiect ca fiind:

Proiectul - un proces temporar ce cuprinde o serie de activitati si care trebuie sa se inscrie intr-o perioada de timp bine definita, o suma de resurse alocate si care trebuie sa atinga un obiectiv clar definit.

Din toate aceste abordari desprindem patru caracteristici majore ale unui proiect:

1. O perioada de derulare bine definita
   O prima caracteristica ce diferentiaza activitatea curenta de un proiect este incadrarea intr-o perioada de timp ce are un inceput si un sfarsit. Intervalul temporal cuprins intre aceste doua repere poate fi de ordinul minutelor (de exemplu: un proiect scolar), de ordinul zilelor si/sau lunilor (de exemplu: pregatirea unui eveniment) sau chiar de ordinul anilor sau zecilor de ani (de exemplu: constructia unei cladiri de mari dimensiuni).
   
   
2. Obiective clar definite
   Obiectivele clar definite constituie cea mai importanta premisa a unui proiect si a desfasurarii managementului proiectului. In afara obiectivului major, a scopului proiectului in categoria obiectivelor trebuiesc incluse si termene intermediare de realizare,  rezultate asteptate sau iesiri ale proiectului si cerinte pe care trebuie sa le indeplineasca privind aspecte diverse inclusiv consumul de resurse.
   
   
3. O suma de resurse alocate
   Un proiect are anumite resurse alocate pentru atingerea obiectivelor preconizate. Aceste resurse sunt de obicei bine precizate sau sunt cuprinse intre niste limite in care trebuie sa se incadreze. Resursele alocate unui proiect pot fi: financiare, materiale, umane, informationale etc.
   
   
4. Unicitatea
   Un alt aspect important legat de ceea ce diferentiaza proiectul de alte activitati desfasurate este unicitatea. Unicitatea insa trebuie privita sub doua aspecte:
1. in primul rand este vorba despre scopul proiectului - proiectul isi propune sa realizeze ceva ce nu a mai fost facut pana atunci;
2. modul de realizare, modul de combinare al resurselor, tehnicile folosite etc. sunt unice.

3.Tipologia proiectelor

Proiectele pot fi clasificate in functie de diferite criterii astfel:

dupa gradul de complexitate proiecte complexe (integrate sau independente), proiecte simple;

dupa sursa de finantare proiecte cu finantare publica, proiecte cu finantare privata, proiecte cu finantare mixta;

dupa rezultatul proiectului proiecte pentru constructii (constructii noi, reabilitari, modernizari etc:) cu destinatie publica sau privata; proiecte de produs (larg consum, industrial etc.), proiecte informatice (realizarea de programe de calculator, sisteme expert etc.) proiecte de infrastructura informatica si telecomunicatii, proiecte de dezvoltare industriala, proiecte de dezvoltare a resursei umane etc.;

dupa domeniul de activitate proiecte pentru invatamant, proiecte pentru sanatate, proiecte pentru industrie; proiecte pentru agricultura, proiecte pentru turism; proiecte pentru energie, proiecte pentru protectia mediului, proiecte pentru administratia publica etc.;

dupa durata finantarii proiecte pe termen lung ( peste 2 ani), proiecte pe termen mediu (1-2 ani) proiecte pe termen scurt (sub 1 an).

4.Programe si portofolii de proiecte

Un program reprezinta un grup de proiecte corelate ce sunt conduse intr-un mod coordonat pentru a obtine rezultate din derularea lor ca ansamblu. Asemanarile si deosebirile intre programe si proiecte sunt prezentate in tabelul urmator:

Tabelul 1 Caracteristicile programelor si ale proiectelor

Managementul programelor inseamna integrarea, managementul si controlul a mai multor proiecte.Diferentele intre managementul proiectelor si managementul programelor sunt prezentate in tabelul 2:

Tabelul 2 Diferentele intre managementul proiectelor si al programelor

Un alt concept utilizat in managementul de proiect este cel de portofoliu de proiecte.

Un portofoliu de proiecte reprezinta o suma de proiecte derulate de organizatie in acelasi timp.  

Managementul portofoliului de proiecte reprezinta ansamblul proceselor prin care se determina ce tip de proiecte vor fi incluse in portofoliu, se evalueaza si prioritizeaza proiectele, monitorizeaza performanta de ansamblu si ajusteaza continutul portofoliului astfel incat sa se atinga obiectivele propuse la nivel de organizatie si portofoliu.

5. Procesele din cadrul unui proiect

Proiectele sunt formate din procese. Un proces reprezinta o serie de actiuni caracterizate prin intrari, iesiri, instrumente si tehnici utilizate pentru obtinerea acestor iesiri. Procese in cadrul unui proiect se grupeaza in urmatoarele categorii:

Procese de initiere

Procese de planificare

Procese de executie

Procese de control

Procese de incheiere

Figura  Procesele in cadrul unui proiect

Procese de initiere cuprind procesele ce dau nastere proiectului si aici includem:

procesul decizional la nivelul managementului organizatiei legat de stabilirea obiectivelor proiectului si a specificatiilor generale a proiectului;

in unele cazuri se stabileste bugetul maxim al proiectului;

se numeste managerul de proiect si modul in care proiectul se integreaza in organizatie;

se defineste abordarea utilizata la nivelul proiectului - metodologia proiectului.

Procesele de planificare cuprind definesc detaliat proiectul si componentele sale:

planificarea sferei de cuprindere a proiectului, a rezultatelor pe care le va furniza proiectul;

definirea activitatilor;

secventierea activitatilor;

estimarea duratelor activitatilor;

elaborarea planului calendaristic;

planificarea resurselor necesare;

estimarea costurilor resurselor necesare pentru realizarea activitatilor;

bugetarea costurilor;

elaborarea costurilor;

planificarea calitatii;

planificarea organizatorica;

recrutarea personalului;

planificarea comunicarii;

identificarea riscurilor li a implicatiilor asupra proiectului;

planificarea achizitiilor.

Procesele de executie sunt cele care duc nemijlocit la atingerea obiectivelor proiectului si aici includem:

executarea planului;

asigurarea calitatii;

managementul resurselor umane - construirea echipei de proiect;

furnizarea rezultatelor asteptate;

comunicarea cu stakeholderii proiectului.

Procesele de control masoara realizarile proiectului comparativ cu specificatiile initiale si pot implica reluarea proceselor de planificare a proiectului.  Includem in aceasta categorie:

gestionarea schimbarilor;

controlul sferei de cuprindere;

monitorizarea atingerii obiectivelor;

monitorizarea si auditarea consumului de resurse;

controlul calitatii;

comunicarea starii proiectului stakeholderilor,  in principal proprietarului proiectului.

Procese de inchidere sunt in general de natura administrativa si cuprind:

arhivarea documentatiei proiectului;

dizolvarea echipei de proiect;

6.Ciclul de viata al unui proiect

Ciclul de viata al unui proiect - reprezinta ansamblul fazelor[1] prin care trebuie sa treaca un proiect pentru a fi considerat incheiat.

In functie de tipul de proiect implicat structura ciclului unui proiect poate cunoaste diverse configuratii.

Prezentam in continuare diverse modele ale ciclul de viata pentru proiecte:

Un model pentru ciclul de viata al proiectelor din constructii e prezentat in figura urmatoare:

Figura 2. Ciclul de viata al unui proiect de constructii

Fig.3. Ciclul de viata al unui proiect general al unui proiect (adaptat dupa model PMBOK Project management for succes in teaching and learning)

7.Definirea managementului proiectelor

Managementul proiectelor cuprinde procese decizionale logice si progresive, o organizare adecvata, management financiar si comercial eficace, acorda o atentie deosebita intocmirii documentelor si sarcinilor administrative si aplica metode si tehnici de management traditionale adaptate corespunzator.

Scopul managementului proiectelor este de a preveni cat mai multe dintre pericolele si problemele ce apar si de a planifica, organiza si controla activitatile astfel incat proiectul sa poata fi finalizat cat mai bine posibil, in pofida tuturor riscurilor existente[2].

Managementul proiectelor este un proces dinamic, condus in cadrul unui set definit de constrangeri care organizeaza si utilizeaza resurse adecvate intr-o maniera controlata si structurata pentru a atinge anumite obiective clar definite.

Managementul proiectelor trebuie sa fie:

centrat pe obiective;

centrat pe schimbare;

multidisciplinar;

inovativ (pentru a cauta noi idei si a rezolva probleme noi);

centrat pe control (pentru a asigura finalizarea);

orientat spre performanta;

flexibil (pentru a face fata rapid schimbarilor).

Managementul proiectelor[3] consta in planificarea, organizarea, coordonarea si controlul proiectului, de la inceperea pana la terminarea acestuia, cu scopul de a realiza cerintele clientului privind producerea unui produs viabil din punct de vedere functional si financiar, cu respectarea standardelor de calitate, a costurilor si termenelor de executie convenite.

Managementul proiectelor presupune fixarea unor puncte de reper in raport cu care se vor stabili liniile directoare de urmat, observarea progresului in realizarea lucrarilor si corectarea executiei proiectelor in functie de diferentele constatate intre situatia reala si reperele planificate.

La realizarea proiectelor de mare complexitate (aeronave, vapoare, constructii de toate felurile etc.)  participa mai multe organizatii diferite: beneficiar, investitor, organisme finantatoare, autoritatea publica, constructor, proiectant, consultanti, furnizori de materiale si echipamente etc., ceea ce impune sporirea ponderii activitatilor de coordonare si reglare a tuturor intrarilor necesare. Astfel, managerul de proiect trebuie sa lucreze, in mod predominant, cu persoane din alte organizatii decat cea din care face parte. In asemenea circumstante, autoritatea sa este conferita prin termeni contractuali si este mai putin directa decat a unui manager obisnuit.

Managementul proiectelor este realizat, in cele mai multe cazuri, de catre personal apartinand unor organizatii diferite, care colaboreaza strans pentru a realiza diversele obiective, adesea contradictorii, ale partilor implicate.

Responsabilitatea pentru exercitarea managementului proiectelor revine, asa cum s-a precizat, unor organizatii diferite, in functie de preferintele si competentele clientului si natura aranjamentului contractual dintre parti.

Teste de autoevaluare pentru unitatea de invatare 1

1. Cele patru caracteristici majore ale unui proiect sunt:

a) o perioada de derulare bine definita, obiective clar definite, o suma de resurse alocate, unicitatea;

b) o perioada de derulare bine definita, obiective clar definite, o suma de resurse alocate, repetabilitatea;

c)  scop precizat, obiective clar definite, o suma de resurse alocate, repetabilitatea;

d) o perioada de derulare bine definita, o suma de resurse alocate, buget variabil, scop clar definit;

e)profitabilitatea, rentabilitatea, durata de implementare, complexitatea

2.

3. Ciclul de viata al unui proiect reprezinta:

a) un ansamblu de faze care se desfasoara pentru implementarea proiectului;

b) un ansamblu de faze care se desfasoara pentru planificarea si executia proiectului;

c)  o serie de activitati cuprinse intre momentul formarii echipei de proiect si momentul dizolvarii acesteia;

d) o serie de actiuni caracterizate prin intrari, iesiri si mijloace utilizate pentru obtinerea acestor iesiri;

e) ansamblul fazelor prin care trebuie sa treaca un proiect pentru a fi considerat incheiat.

3.Cum se manifesta procesele din cadrul unui proiect pe parcursul ciclului de viata al proiectului conform modelului PMBOK?

Raspunsuri si comentarii la testele de autoevaluare pentru unitatea de invatare 1

a

2.e

3. In faza de definire a proiectului se manifesta cu precadere procesele de initiere concretizate prin stabilirea managerului de proiect. In faza de planificare apar procesele de planificare iar in faza de executie predomina procesele de executie si control. In ultima faza a ciclului de viata, conform modelului PMBOK, apar cu precadere procese de control si incheiere.

Bibliografia unitatii de invatare 1

1. Lock D., "Management de proiect", Editura Codecs, 2000

2. Radu V. (coordonator), Ionita I, Ciocoiu C.N., Banacu S.C, Dobrea R. C., Curteanu D., Simion C.P., Vrancut M., Anghel F. G., Radu M. I. - "Managementul  proiectelor", Editura Universitara, 2008

3. Radu V., Curteanu D. Managementul proiectelor de constructii, Editura Economica, Bucuresti, 2002

4. *** - A Guide to the Project Management Body of Knowledge- PMBOK Guide, Project Management Institute, editia a treia, 2004

5. - The Chartered Institute of Building, 'Code of Practice for Project Management for Construction and Development', Longman, 1998