Intrebari pentru faza de planificare

Intrebari pentru faZA DE planificare

De ce se face proiectul?

Imediat dupa ce ati preluat proiectul faceti-va o imagine clara si completa a motivelor pentru care se face proiectul. Determinati urmatoarele:

ce situatii au condus la proiect?

cine a avut ideea originala?

cine altcineva asteapta avantaje din realizarea proiectului?

ce se poate intampla daca proiectul nu se face?

Aprecierea corecta a tintelor proiectului ajuta la o mai buna planificare, un angajament mai bun din partea membrilor echipei, imbunatatirea realizarii proiectului (vezi capitolul 2 pentru justificarea obiectivelor in planul de realizare).

Pe cine trebuie sa implicati?

Determinati persoanele care pot juca un rol in succesul proiectului respectiv:

ordonatorii - persoane care asteapta rezultate de la proiect;

suporterii - persoane care pun umerii la succesul proiectului;

observatorii - persoane interesate de proiect.

Dupa ce aveti o lista completa, decideti pe cine implicati, cand si cum doriti sa-i implicati, bazandu-va pe timpul si resursele pe care le aveti disponibile (vezi capitolul 7 pentru mai multe informatii despre identificarea audientei proiectului).

Ce rezultate veti obtine?

Specificati toate rezultatele planificate a fi produse si asigurati-va ca:

ati descris clar fiecare produs, serviciu sau impact;

rezultatele sunt masurabile;

ati inclus tinte de indeplinit.

Ordonatorii proiectului trebuie sa confirme faptul ca aceste rezultate corespund cu nevoile si asteptarile lor (vezi capitolul 2 pentru mai multe detalii despre cum sa incadrati obiectivele proiectului).

La ce restrictii trebuie sa faceti fata?

Identificati toate informatiile, procesele si liniile directoare care vor conditiona ce si cum puteti face in proiect. Faceti distinctie intre:

limitari - restrictii ce vin de la oameni din afara echipei proiectului;

nevoi - restrictii stabilite de voi si echipa proiectului.

Vezi capitolul 2 pentru mai multe informatii despre restrictiile proiectului.

Ce ipoteze ati facut?

Identificati toate informatiile pe care le folositi pentru planificarea proiectului si care pot fi inexacte. Documentati si adaugati la aceste ipoteze diferite parti ale planului proiectului pe masura ce sunt dezvoltate (vezi capitolul 2 pentru detalii suplimentare despre ipotezele proiectului).

Ce activitati trebuie facute?

Identificati toate activitatile ce se cer pentru a realiza proiectul. Pentru fiecare activitate specificati:

lucrarile ce trebuie facute: procesele si pasii de realizat;

inputuri: toate persoanele, facilitatile, echipamentele, materialele, fondurile si informatiile necesare pentru a indeplini activitatile;

rezultatele la care veti ajunge: produse, servicii, situatii ce se vor realiza pe durata indeplinirii activitatii;

durata: timpul calendaristic necesar pentru indeplinirea activitatii.

Vezi capitolul 3 pentru detalii cum sa descrieti activitatile proiectului.

Cand incepeti si finalizati fiecare activitate?

Dezvoltati o schema detaliata cu definirea clara a activitatilor si a reperelor intermediare. Luati in calcul urmatoarele:

interdependentele: ce trebuie finalizat inainte de a incepe o activitate;

resurse disponibile: cand aveti nevoie de o resursa anume si cand va fi disponibila.

Vezi capitolul 4 pentru informatii privind desfasurarea proiectului.

Cine va realiza lucrarile proiectului?

Specificati urmatoarele informatii pentru persoanele de care aveti nevoie sa lucreze in proiect:

identificati fiecare persoana dupa nume, descrierea pozitiei sau a titlului sau aptitudinile si cunostintele cerute pentru a duce la bun sfarsit sarcinile;

cand pentru aceeasi lucrare vor lucra mai multe persoane, descrieti rolul fiecarei persoane si cum isi vor coordona oamenii eforturile;

specificati nivelul eforturilor fiecarei persoane ce va fi implicata;

daca o persoana va lucra cu fractiune de norma la o activitate, specificati cu exactitate timpul de lucru pe durata activitatii.

Consultati-va cu oamenii ce vor realiza sarcinile pentru a avea mai multe informatii (vezi capitolul 5 pentru a va ajuta in estimarea necesarului de personal).

De ce alte resurse aveti  nevoie?

Identificati toate echipamentele, utilitatile, serviciile, cererile si fondurile de care aveti nevoie pentru a realiza lucrarile proiectului. Specificati cantitatea din fiecare resursa si momentul cand este nevoie de aceasta (vezi capitolul 5 pentru discutiile despre cum sa identificati alte resurse decat cele de personal).

Ce poate merge mai prost?

Identificati acele parti din proiect despre care ganditi ca nu sunt in concordanta cu planul. Alegeti acele riscuri care credeti ca reprezinta cel mai mare potential de pericol pentru succesul proiectului si dezvoltati planuri care sa minimizeze impactul lor negativ (vezi in capitolul 10 detalii despre controlul riscurilor proiectului).