Gestionarea asupra stocului si a stocului la risc & monitorizarea neconformitatilor

GESTIONAREA ASUPRA STOCULUI SI A STOCULUI LA RISC

&

MONITORIZAREA NECONFORMITATILOR

Introducere

Scopul documentului

Acest document se doreste a fi un punct de referinta pentru toate persoanele implicate in procesul de monitorizare a SS & SR si de returnare al neconformitarilor. Ca si prim pas, documentul aduce informatii

utilizatorilor astfel incat ei sa poata executa activitatile specifice acestei operatiuni.

Audienta

Acest ghid este destinat utilizatorilor de documente si rapoarte ce au ca obiect fluxul de marfa definita ca

SS & SR si de monitorizare a neconformitatilor la nivel national.

Acest sistem cuprinde intreg fluxul informational: de proceduri, logistic, de raportare si instrumentele folosite pentru a putea avea disponibile informatiile asa cum ne dorim.

Sistemul este unul unitar aplicabil la nivelul intregii tari, monitorizarea si raportarea sunt integrate in activitatea de zi cu zi a persoanelor direct implicate in procesul de vanzare si livrare a produselor noastre.

Cum sa folosim acest document

Pentru fiecare proces specific procedurii de neconformitati sau folosirea documentelor, pasii sunt documentati in detaliu.

Activitatile descrise in procese sunt destinate a fi executate de catre intreaga audienta.

Cu toate acestea, exista referinte la alte documente in care procesele sunt descrise mai

in detaliu. Aceste informatii nu vor fi reproduse sau replicate in acest document, dar se

vor face referiri astfel incat cititorul sa le poata studia separat.

Capitolul 1

Aceasta procedura va face referire numai la produsele vandabile ale caror aspect si proprietati organoleptice sunt nealterate si nu se afla in pericol de alterare pe perioada de vanzare

1.1.1. Definitii si formula de calcul

Stoc la risc (SR) este stocul de produse a caror durata de viata ramasa este mai mica de 50% din termenul de valabilitate.

Supra Stocul ( SS ) este diferenta de cantitate dintre stocul aflat in depozit si vanzarea medie zilnica raportata la termenul disponibil al produsului.

FORMULA DE CALCUL

SS = STOC - ( TD* 75% )*VMZ

TV = termenul de valabilitate

TD = termen disponibil

VMZ = vanzarea medie zilnica

75% = procent din TD pana la data la care se mai poate livra produsul catre retail

Exemplu:

Produs Parizer Pui 500g

TV = 30

TD = 28

VMZ = 100

Stoc = 4000 buc = 40 zile

4000 kg- ( 28* 75% )*100 kg = 1900 kg  

DEPARTAMENTE  IMPLICATE

FABRICA ( cu posibilitate de a semnala si de a rezerva )

PLATFORMA FILIPESTI ( cu posibilitate de a semnala )

DEPOZITE ( cu posibilitate de a semnala si de a rezerva )

KA ( cu posibilitate de a rezerva )

C&C ( cu posibilitate de a rezerva )

DD ( cu posibilitate de a rezerva )

1.1..3 Procedura de (SS) & (SR) se aplica:

- numai pentru produsele ce au termenul de valabilitate ≥ 25 de zile.

- atunci cand nivelul de (SS) ori (SR) depaseste cu peste 25% nivelul stocului optim raportat la VMZ.

1.1.4 Semnalarea:

Sefii de Depozite, inclusiv Fabrica si Platforma Logistica, vor semnala situatiile de (SS) & (SR) imediat ce au fost sesizate.

Depozitul ce a sesizat (SS) sau (SR)-ul semnaleaza prin e-mail celelalte departamente implicate in procesul de management al stocurilor.

Mail-ul de informare este expediat catre toate persoanele desemnate ( to group ).

Tot procesul de informare si decizie trebuie sa se desfasoare in 24 de ore.

1.1.5 Alocarea & managementul stocurilor:

De indata ce informarea a fost facuta, departamentele informate isi fac anlizele si rezerva cantitatile dorite prin informarea direacta, e-mail, a depozitului ce a semnalat stocul flosind "formularul de comunicare & rezervare stoc".

Depozitul ce a semnalat (SS) sau (SR)-ul are decizia finala in ceea ce priveste repartizarea marfii catre solicitanti in functie de prioritizarea pe departamente, costuri si distanta.

Executia planului de transfer intre depozite intra in resposabilitatea departamentului logistica, tinand cont de graficul de transport.

Mesajul final va fi transmis de catre seful de depozit, din depozitul care a semnalat (SS)-ul, catre: Directorul de logistica, Manager flota auto, Sef de depozit, ASS, NSM, Planing Manager.

Pe masura ce stocurile sunt rezervate si comunicate, marfa se izoleaza pentru canalul respectiv.

EXEMPLU:

Stoc la risc Filipesti Informare: Luni 10:00 - TO: Group

Group e-mail de rezervare sau negatie TO: Filipesti CC: Group

Filipesti e-mail confirmare catre cei ce primesc cantitatile ( maxim marti 10:00 ) CC: Group

1.1.7 Formularul de  comunicare &rezervare stoc:

  

1.1.8 Managementul discount-ului pentru (SS) & (SR) pentru fiecare canal de distributie :

IKA

Managementul discount-ului pe KA se va gestiona puctual pentru fiecare client in parte in functie de relatia cu acestia de catre NKAM, Director Marketing.

DD & C&C

In cazul in care, in urma analizarii VMZ / TV / TD / Factori externi, etc . (vezi formatul xls), se ia decizia acordarii un anumit procent de discount, acesta va fi administrat astfel:

Pana la 10% - decizia revine RSMs'

Intre 11% si 30% - decizia revine NSM

Peste 30% - decizia trebuie validata cu VP

Validarea discount-ului, in cazul depasirii plafonului de responsabilitate, se face cu line manager-ul, conform punctelor de mai sus, pe baza fisierului de analiza si numai dupa ce au fost purtate discutii cu IKA si C&C.

Dupa validarea deciziei, mesajul de informre va fi trimis de catre ASS => TO: Sef Depozit;

CC: VP, Director Logistica, NSM, RSM

1.1.9 Raportarea (SS) & (SR)

Mihaela Bajenaru (Analist logistica & operatiuni) centralizeaza situatia la nivel national si pastreaza istoricul pentru raportarea lunara.

Capitolul 2

2.1.1 Conditii de baza pentru preluarea returului din trade

1) Gestionarea comenzii si a stocului din magazin

- agentul gestioneaza singur si nivelul stocului

2) Extindere a portofoliului comercializat in magazine

- DR-ul incerca diversificarea gamei de produse in magazine

3) Lansari produse noi

- Valabil pentru tot universul facturat pentru patru saptamani din momentul lansarii.

- DR va controla cantitatea introdusa . , in sesnsul ca nu plusam necontrolat.

4) Greseli operationale

- din diferite motive s-au produs inversiuni, comenzi incarcate, termene scurte, etc.

5) Vicii de calitate

- produsele au fost livrate cu vicii de calitate

Gestionarea returului este valabila doar pentru universul selectat - lista agreata DR-ASS si analizata de RSM/NSM, exceptie facand doar lansarile de produse noi si situatiile speciale semnalate de "top management".

2.1.2 Nivele de responsabilitate pentru retragerea neconformitatilor din piata

NSM = aproba cantitati mai mari de 50 Kg/comanda/client, cu informarea VP

RSM = aproba cantitati mai mari de 20 Kg pana la 50 Kg/comanda/client, cu informarea NSM

ASS = aproba cantitati mai mari de 5 Kg pana la 20 Kg/comanda/client, cu informare RSM

DR = aproba cantitati pana la 5 Kg/comanda/client

KPI-ul ( INDICATORUL DE PERFORMANTA ) pentru gestionare neconformitati este 0.5% din cantitatea vanduta pentru fiecare magazin.

Pentru a putea identifica "Neconformitatile" din piata este necesar ca:

2.2.1 AGENTUL DE VANZARI

- sa constate in magazin catitatile de produse neconforme

pentru cantitatile gasite trebuie sa completeze un formular standard ("Formular neconformitati agenti ") in format electronic, in care sa se regaseasca:produsele neconforme, motivul retragerii, cantitatile, lotul si data expirarii produselor.

IMPORTANT

In cazul cantitatilor peste 5 kg mesajul catre client in momentul constatarii de catre agent a neconformitatilor trebuie sa fie urmatorul:

"Pentru produsele neconforme se va face o solicitare de retragere care va trebui aprobata de catre superiorii implicati in acest proces" - asta nu inseamna ca produsele vor fi retrase.

Exemplu de completare:

2.2.2 DELEGATUL

- la prima vizita de livrare la un magazin la care agentul de vanzari a completat in palm formularul de neconformitati:

- delegatul trebuie:

- sa consulte raportul de neconformitati inmanat de catre operatorul de facturare.

- sa receptioneze produsele in cantitatile ce se regasesc pe raport.

- sa pastreze raportul inmanat de catre operator pentru a-l preda la depozit la sfarsitul zilei.

- sa completeze raportul centralizator pe care il are in dotare (" Formular neconformitati delegati") in care sa se regaseasca: numele firmei, produsele, cantitatile receptionate, starea si motivul produselor marcate.

- dupa terminarea rutei zilnice de livrare cantitatile de neconformitati receptionate impreuna cu raportul pentru delegati completat cu activitatea pe toata ziua trebuie sa ajunga la depozit pentru a fi receptionate de catre gestionar.

- sa duca la urmatoarea vizita facuta la clientul care a avut marfa returnata factura emisa pe cantitatile returnate, factura ce ii este inmanata de catre operatorul de facturare.

-sa predea exemplarele rosii ale facturilor de retur, la terminarea zilei, operatorilor de facturare.

2.2.3. GESTIONARUL

la receptionarea in depozit marfa trebuie sa fie insotita de raportul

" Formular neconformitati delegati" completat de catre delegat cu toate informatiile ce ii sunt in atributie si de raportul de comenzi de retragere a neconformitatilor.

- gestionarul are obligatia :

- sa cantareasca marfa la receptionare si sa modifice cantitatea din raport cu cea corecta, daca nu coincid cantitatile cu cele din raportul delegatului

- sa marcheze valorile ce corespund pentru fiecare produs in raportul delegatului in dreptul coloanelor " Protan"sau "Utilizabil" si sa treaca codurile de neconformitati care rezulta din suma valorilor marcate pentru: "Categorie", "Stare", "Motiv".

dupa ce raportul a fost semnat si stampilat de catre gestionar si persoana desemnata de la CTC (Controlul Tehnic al Calitatii), gestionarul inmaneaza raportul completat de delegat impreuna cu raportul de neconformitati al agentilor aduse de delegat operatorului de facturi.

2.2.4. OPERATORUL DE FACTURARE

- trebuie sa listeze "raportul de retur" pentru fiecare traseu de livrare si sa-l ataseze facturilor emise pentru livrarea marfii.

daca operatorul de facturare observa ca raportul primit nu are toate datele cu privire la firma si produse completate are obligatia sa dea raportul inapoi gestionarului pentru a completa informatiile lipsa.

- facturarea cantitatilor returnate din piata trebuie sa se efectueze in aceasi zi cu receptionarea produselor de catre depozit si in sistem sa se regaseasca atasate cu motivele returnarii.

- facturarea produselor trebuie sa se realizeze conform formularului de neconformitati primit de la gestionar pentru fiecare produs introducandu-se in campul "Detalii" din ecranul "Detalii articol" al programului "Wiz", "CODUL" motivului de returnare a produselor.

- dupa facturare, operatorul are obligatia sa indosarieze rapoartele delegatilor, avand in vedere ca documentele sa aiba o ordine in functie de traseu si data completarii.

- daca operatorul de facturare introduce din greseala cantitatile returnate de la o firma cu valoare pozitiva trebuie sa storneze documentul si sa opereze alta factura cu valoare negativa care sa contina in campul detalii codurile de retur.

- daca operatorul de facturare introduce cantitatile la o firma cu valoare negativa, iar acestea trebuiau introduse cu valoare pozitiva cantitatile provin din diferente de cantarire, acesta va trebui sa storneze documentul si trebuie sa opereze alta factura cu valoare pozitiva la care  in campul detalii se va introduce codul motivului de returnare.

Dupa operarea diferentelor de receptie operatorul are obligatia sa ruleze raportul de "Neconformitati" si sa-l verifice (cantitatile cu +) imediat dupa ce termina fiecare raport in parte.

2.3. Documentele de lucru si utilizarea lor

2.3.1. Documente folosite de catre Agentii de vanzari:

"Formularul de Neconformitati pentru agentii de vanzari"    -

Acest formular este completat de catre agentii de vanzari dupa ce au constatat, in magazin, produse neconforme ce trebuie retrase, completarea acestui formular constituie o propunere de returnare a unor cantitati, fiind concretizat in returnare efectiva dupa ce are acordul superiorului.

Formularul completat, in palm, la magazin, se va trimite seara la depozit prin sincronizare.

2.3.2. Documente folosite de catre Delegati:

"Formularul de Neconformitati pentru Delegati"

Acest formular este completat de catre delegat si de gestionarul de la depozit, acesta din urma facand receptia conform produselor regasite pe RAPORTUL DE NECONFORMITATI si a starii produselor returnate in momentul receptionarii la depozit, in felul urmator:

FIRMA - se completeaza cu numele firmei de la care s-au ridicat produsele.(responsabilatea delegatului)

PRODUSE - se trece denumirea produselor returnate. (responsabilatea delegatului)

CANTITATE - se trece cantitatea de marfa retrasa din magazin pentru fiecare produs. (responsabilatea delegatului)

REZULTAT - se trece rezultatul cifrelor marcate in schema logica.(responsabilitatea gestionarului)

DIFERENTA - se marcheaza prin incercuire daca produsul a fost returnat ca urmare a unei diferente. (responsabilatea delegatului)

PROTAN - se marcheaza prin incercuire daca produsul nu mai poate fi folosit si trebuie distrus.(responsabilitatea gestionarului)

UTILIZABIL - se marcheaza prin incercuire daca produsul nu trebuie sa fie distrus. (responsabilitatea gestionarului)

EXPIRAT - se marcheaza prin incercuire daca produsul este trecut de termenul de garantie (responsabilatea delegatului)

TERMEN - se marcheaza prin incercuire daca produsul nu este trecut de termenul de garantie (responsabilatea delegatului)

TERMEN REDUS - se marcheaza prin incercuire daca produsul nu este trecut de termenul de garantie, dar mai are mai putin de 25% din termenul de valabilitate pana expira (responsabilatea delegatului)

REFUZ - se marcheaza prin incercuire daca produsul nu fost returnat din magazin.(responsabilatea delegatului)

RETUR - se marcheaza prin incercuire daca produsul a fost returnat din magazin. (responsabilatea delegatului)

APROBARE  - semnatura sefului direct al agentului, doar daca nu are aprobare

telefonica de la acesta, pentru cantitati mai mari de 5 Kg.

GESTIONAR - semnatura gestionarului (responsabilitatea gestionarului)

CTC - semnatura si stampila persoanei desemnate pentru CTC ( CTC )

IMPORTANT

Codul 1 ( DIFERENTA ) - daca produsele provin in urma unor diferente se marcheaza prin incercuire valoarea din coloana "DIFERENTA", nefiind necesara si marcarea altor valori din tabel, rezultatul ( codul ) fiind cifra 1.

Codul 2 ( CORECTII ) - se aplica pentru reglarea avizelor intre depozite si se marcheaza prin completarea direct pe avizul de corectie a codului 2.

Codurile de la 5 la 13 - pentru a putea rezulta codul motivului de retur este strict necesar ca pentru fiecare sectiune (CATEGORIE, STARE, MOTIV), sa fie marcata prin incercuire valoarea in care se incadreaza produsul returnat. Aceste coduri rezulta intotdeauna din suma a trei valori marcate in schema logica , una din fiecare sectiune.

Documente folosite de catre Operatorii de facturare:

Pentru a emite facturile de returnare a produselor, operatorul trebuie sa se asigure ca are raportul "Formular de Neconformitati pentru Delegati" completat cu toate valorile necesare si pentru fiecare produs inclusiv codurile ( REZULTAT ) ce indica descrierea motivului pentru care s-a efectuat returnarea marfii.

Operatorul de facturare, in baza reportului de delegat, intocmeste facturile de retur aferente informatiilor din document folosind aplicatia Wiz, modulul folosit si pentru emiterea facturilor de tur.

Pentru introducerea clientului, produselor si a cantitatilor returnate se foloseste acelasi modul care se foloseste si in cazul facturilor de tur, cantitatile introducandu-se cu valoare negativa (-).

Pentru fiecare produs returnat, in sistem trebuie introdus CODUL DE RETUR, atributie ce ii revine operatorului de facturare. Codurile sunt introduse comform rezultatului din raportul de delegati.

Daca un produs returnat nu are introdus in sistem si codul de retur, informatiile aferente acestuia nu sunt luate in considerare in raportul de retur, provocand disfunctionalitati in identificarea proceselor ce au dus la deteriorarea produselor si gestionarea gresita a acestora.

Codul de retur se introduce de catre operatorul de facturare in aplicatia Wiz in modulul "Factura agent" in fereastra "DETALII ARTICOL"

IMPORTANT

Pentru trecerea la un alt produs, in fereastra "DETALII ARTICOL", pentru a introduce codul de retur este OBLIGATORIU SA SE FOLOSEASCA "SAGETILE DE NAVIGARE", DIN DREPTUL CAMPULUI "LINIE"CU AJUTORUL MOUSE-ului.

Daca se foloseste alt mod de navigare, intre produse in fereastra "Detalii articol", se genereaza erori iremediabile in rapoarte.

Pentru restul operatiilor ce tin de modulul de facturare gen emitere, printare, etc, se foloseste acelasi mod de lucru ca si in cazul facturilor de tur.

2.4. RAPORTAREA

Pentru a putea grupa si urmari informatiile regasite in sistem cu privire la neconformitati intr-o ordine logica si corelate cu alte informatii de identificare a magazinelor, produselor, agentilor, operatorilor de facturare, etc, s-a dezvoltat raportul "NECONFORMITATI" care este disponibil tuturor persoanelor ce trebuie sa aiba acces la acesta.

Raportul "Neconformitati" se poate rula la orice moment si pe ce perioada se doreste a se accesa informatiile.

Informatiile se pot sorta si filtra dupa oricare din coloane, in acelasi timp ele putind fi exportate intr-un fisier de tip "xls", urmand a se face diferite situatii si simulari.

SUMAR