Privire generala asupra functiilor smis

PRIVIRE GENERALA ASUPRA FUNCTIILOR SMIS

SMIS este structurat in Module care includ Meniul Principal al sistemului, fiecare constand in Functii.

Structura sistemului reprezinta diferite entitati de afacere ale intregului sistem de management si implementare NSRF. Aceste entitati de afacere din interiorul sistemului de management NSRF se bazeaza pe responsabilitatile unor autoritati specifice dintre care unele au fost generate cu acest scop precis, iar altele au existat si inainte si si-au asumat sau isi vor asuma alte responsabilitati suplimentare.

Modulele in care este structurat SMIS sunt urmatoarele:

Programarea, care se refera pe de o parte la sarcinile initiale de Programare necesare pentru definirea NSRF si Programelor Operationale, iar pe de alta parte, la sarcinile continue de Programare Aditionala, o data ce NSRF si PO au fost aprobate, se desfasoara de-a lungul Perioadei de Programare si se inregistreaza sub forma unui Document Cadru pentru Implementare. Se refera de fapt la planificarea dinamica a implementarii Programelor Operationale pe durata unui intreg ciclu de viata, incluzand matricele de finantare ale NSRF si PO.

Managementul Proiectului, care se refera la managementul in totalitate al ciclului de viata al Proiectelor, de la pregatire, aplicare, evaluare, aprobare, contractare si implementare pana la completarea si inchiderea Proiectului.

Monitorizarea, informatia generata in timpul implementarii contractelor este inregistrata pe o baza regulata in acest modul, pentru a putea fi luate masurile corective necesare si a se actiona in consecinta. Contractul de monitorizare "zilnic" este subiectul colectarii, inregistrarii, validarii si certificarii unei cantitati semnificative de informatii la acest nivel. In plus, este necesar sa inregistram problemele intalnite atat la nivelul PO, cat si la nivelul NSRF, si de asemenea problemele generate de solutiile impuse, de rezultatele actiunilor de corectare, datele la care se asteapta solutiile etc. Monitorizarea PO si NSRF se face printr-o acumulare automata a valorii reale a datelor esentiale (vezi mai jos - parametrii) care sunt inregistrate la un nivel inferior al sistemului (proiecte si contracte).

Evaluarea, care se refera la managementul activitatilor de evaluare si rapoartelor privind NSRF si PO.

Audit & Control, Benficiari, Organisme Intermediare si Autoritati de Conducere sunt obiectul auditului si controlului realizate de institutii la diferite nivele. Acest modul permite tuturor institutiilor implicate in audit si control la diferite nivele sa adauge propriile comentarii si concluzii la care au ajuns de-a lungul procesului de audit.

Circuitul Fondurilor contine informatiile cerute pentru gestionarea cheltuielilor la ambele niveluri (organism intermediar si autoritate de conducere) aparute in timpul implementarii Programelor Operationale NSRF si pe aceasta baza, Cererea de Fonduri Europene; informatii privind fluxul banilor de la Comisie ca efect al cererilor Beneficiarilor (fluxul rambursarii de la CPA catre beneficiar atat ca plata directa, cat si indirecta).

Parametri. O caracteristica fundamentala a SMIS se refera la gestionarea datelor esentiale - parametrii. Aceasta functionalitate este ceruta pentru a se permite SMIS sa actioneze ca un punct central, comun de standardizare a gestionarii si clasificare a datelor comune folosite de Sistem.

Sistemul permite utilizatorilor (carora li s-a dat rolul de administratori SMIS) sa inregistreze in subsistemul de parametri al SMIS datele esentiale care sunt stabilite inainte de inceperea implementarii NSRF. Parametrii sunt apoi selectati la un nivel si un domeniu al SMIS potrivite, de catre un utilizator SMIS care este responsabil cu intrarile de date in acel nivel sau domeniu al sistemului. O valoare tinta a datelor esentiale este fixata de catre utilizatori de cate ori este nevoie.

Fiecare dintre Module consta in Functii care in anumite cazuri contin Subfunctii, iar acestea la randul lor activeaza arii functionale, in termeni de forme (ecrane) ale sistemului.

In alte cazuri Functiile nu mai contin Subfunctii dar in schimb, ele activeaza direct ariile functionale ale sistemului. Modulele impreuna cu Functiile lor si cu Subfunctiile respective, de cate ori sunt aplicabile, includ Meniul Principal al SMIS a carui structura din punctul de vedere al afacerii este dupa cum urmeaza.

Modulul de Programare consta in urmatoarele Functii:

• Managementul Structurii NSRF
• Matricea 1 si 2 a Finantarii NSRF
• Matricea Finantarii Programului Operational (PO)
• Matricea Finantarii PO-urilor Aditionale

Functia Managementul Structurii NSRF acopera entitatile de afacere care se refera la definirea atributelor principale si a caracteristicilor NSRF, precum si la Programele Operationale iar aici includ urmatoarele Subfunctii:

• Definirea NSRF
• Managementul Programelor Operationale
• Managementul Axelor Prioritare
• Managementul K.A.I.
• Managementul Operatiilor

Celelalte trei Functii acopera definirea Planurilor Financiare atat ale NSRF, cat si ale Programelor Operationale incluzand Planurile financiare suplimentare, detaliate, care vor evolua in viitor in cadrul Documentelor Cadru pentru Implementare.

Modulul Gestionarii Proiectului acopera entitatile de afacere care se refera la identificarea, pregatirea, aplicarea, evaluarea, aprobarea si gestionarea ciclului de viata al unui proiect pana la stadiul de aprobare. Acest modul include urmatoarele Functii:

Proiecte propuse

Formularul de inregistrare a proiectului

Foaia de control a criteriilor de evaluare a proiectului

Managementul deciziilor in legatura cu proiectul

Managementul contractului

Functia formularului de inregistrare a proiectului actioneaza intern o Functie suplimentara, Formularul de inregistrare a sub-proiectului, care permite inregistrarea sub-proiectelor ca si componente ale proiectului (una sau mai multe) care devin in cele din urma un singur contract.

Modulul de Monitorizare acopera entitatile de afacere care se refera la monitorizarea globala a progresului implementarii Contractelor (care mai intai au fost sub-proiecte), Proiectelor, Programelor Operationale si in cele din urma NSRF in intregime. Aceasta se realizeaza prin trei functii:

• Proiect/Sub-proiect (monitorizare)
• Programe Operationale (monitorizare)
• Monitorizare NSRF

Functia Proiect/Sub-proiect include o sub-functie care ajuta in monitorizarea Proiectului, o sub-functie impartita la randul ei in doua (Monitorizare Financiara si Forme de Monitorizare Tehnica), permitandu-se astfel monitorizarea unui contract atat din punct de vedere financiar, cat si tehnic. O a treia functie este de fapt o cercetare prin care utilizatorul poate gasi informatii detaliate cu privire la proiectul specific pe care il cauta.

Sub-functiile mentionate mai sus sunt aratate in meniul principal al sistemului dupa cum urmeaza:

Formulare de monitorizare a sub-proiectelor actionand doua sub-functii, si anume Formularul de monitorizare financiara si Formularul de monitorizare tehnica

Formularul de monitorizare a proiectului

Cercetarea de proiect

Functiile Programelor Operationale constau intr-un numar de sub-functii, asa cum se arata mai jos, care sunt clasificate fie intr-un tip de functie de monitorizare a datelor, fie intr-un tip de functie de generare a raportului.

Consultanti

Probleme

Previziuni legate de cheltuieli

Raportul progresului financiar, care este un generator de raport

Raportul progresului financiar procedural, care este un generator de raport

Raportul matricei de fnantare a proiectului, care este un generator de raport

Costurile totale, care este un generator de raport

Cheltuielile publice, care este un generator de raport

Raportul cheltuielilor per K.A.I. (Masura curenta), care este un generator de raport

Functia NSRF include de asemenea sub-functii care sunt fie folosite pentru inregistrarea datelor de monitorizare, fie sunt functii de generator de raport dupa cum urmeaza:

Consultanti

Probleme

Cheltuieli totale per parte, care este un generator de raport

Cheltuieli totale per obiectiv, care este un generator de raport

Modulul de Evaluare include doua Functii, una dedicata Evaluarii NSRF, si alta Evaluarii PO, dupa cum urmeaza:

Evaluare NSRF

Evaluare PO

Modulul de Audit&Control include trei functii, una dedicata Auditului realizat de catre Autoritatea de Audit si numita Functia de Audit si celelalte doua referitoare la verificarile interne de audit si control care pot fi realizate de catre orice alta autoritate a Sistemului de Management NSRF. Functiile sunt:

Audit

Audit intern

Control

Modulul Fluxului Fondurilor acopera entitatile de afacere care se refera la gestionarea si monitorizarea fluxului fondurilor printre autoritatile respective, precum si la monitorizarea actiunilor de corectare a fondurilor. Consta in Functii care sunt folosite atat pentru monitorizarea si gestionarea procedurilor de circulatie a fondurilor, cat si pentru activarea rapoartelor specifice. Functiile sunt:

Previziuni in legatura cu cererile de plata

Influxul

Veniturile proiectului

Raportul veniturilor proiectului, care este un generator de raport

Suspendarea conturilor autoritatilor

Managementul deciziei de alocare

Managementul contului de alocare

Darea de seama asupra cheltuielilor IB

Dare se seama asupra chletuielilor MA

Modulul Parametrilor este partea esentiala a sistemului din moment ce in acest modul toti parametrii necesari care initiaza si mentin operatiile sistemului sunt inregistrati in Functii, dintre care unele constau si in sub-functii. Acest modul este privit ca o entitate de afacere separata care va fi folosita de catre utilizatori specifici, autorizati si ca urmare trebuie sa se adreseze unui grup tinta specific.

2. APLICATIA SMIS NSRF 

Aplicatia SMIS NSRF include toate procedurile pentru urmatoarele arii functionale:

Cadrul National Strategic si de Referinta

Parametrii

Aplicatia de Securitate pentru Drepturile Utilizatorilor (administrarea proceselor SMIS)

Prima arie include procesele de Programare, Management al Proiectului, Monitorizare, Evaluare, Audit si Managementul Fluxului Fondurilor.

A doua arie se ocupa cu mare varietate de procese care acopera necesitatile sistemului pentru administrarea datelor clasificate.

A treia arie administreaza toate chestiunile legate de securitate pe care le implica NSRF. NSRF sustine accesibilitatea datelor in conformitate cu dreptul la acces al fiecarui utilizator (profil) si in conformitate cu grupurile de utilizatori specifice.

Pentru ca un cursant sa inteleaga navigarea, Meniul primului nivel SMIS contine asa-numitele Module, ca de exemplu Programare, Monitorizare etc.

Al doilea nivel al Meniului SMIS din cadrul unui Modul poarta denumirea de Functii ale acelui Modul, ca de exemplu Managementul Structurii NSRF, Matricea Finantarii PO.

Al treilea nivel, aplicabil oricand, este denumit Sub-Functia unei Functii.

Prin Meniul Redirectionare se poate apela la mai multe Functii in timp ce ne aflam deja intr-o functie sau sub-functie a sistemului.

Pe ecranul principal al unei functii (daca nu include si sub-functii) sau al unei sub-functii, partea cu date deasupra Taburilor, de cate ori sunt aplicabile, se numeste sectiunea Datelor Comune ale formularelor si referinta la variatele Taburi se realizeaza prin referinta la titlul Tabului sau direct ca un Tab.

In multe cazuri intr-un formular (daca nu include Taburi) sau intr-un Tab campul de informatii (inregistrarile) sunt grupate si formeaza o Sectiune careia de obicei i se atribuie un titlu.

Mai departe, exista campuri de informatii individuale intr-un Tab sau un Formular sau o Fereastra deschisa printr-o anumita tasta. Fiecare camp de informatii are o eticheta.

2.1. TRASATURILE STANDARD ALE SMIS

In aceasta sectiune, atat Administratorul, cat si Utilizatorul li se ofera intelegerea de baza a functionalitatii standard a tuturor tipurilor de ecrane si a elementelor lor continute in Sistemul Unic Informatic de Management. (SMIS in engleza)  

Reguli de baza pentru crearea interfatei utilizatorului

Regulie de baza care sunt urmate in crearea interfatei utilizatorului sunt:

Simplicitatea

Coeziunea - Afinitatea

Functionalitatea

Eficacitatea

2.1.1. Elementele Interfatei Utilizatorului

Acest paragraf descrie in detaliu functionalitatea standard a tuturor tipurilor de campuri comune si functii in ecranele aplicatiei NSRF.

2.1.1.1 Tipuri de campuri

(tabel pagina 12)

2.1.1.2 Bara de instrumente - Functia Tastelor

(tabel pagina 13)

2.1.1.3 Functii ale butoanelor

(tabel pagina 15)

2.1.2 Modul Procesarii Datelor

Acest mod poate fi unul dintre urmatoarele:

• Insert: este activ, cand ecranul se dechide sau dupa apasarea butonului Sterge (Clear). In acest mod, un utilizator autorizat poate introduce noi date.
• Intrare Interogare: este activa, dupa apasarea butonului Intrare Interogare (Enter Query). In acest mod, un utilizator autorizat poate accesa tasta de baza si apoi recupera (butonul Interogare - Query) inregistrarea.
• Interogare (Query): este activa, dupa apasarea Intrare Interogare (Enter Query) si apoi Interogare (Query). In acest mod un utilizator autorizat poate vizualiza inregistrarile recuperate.
• Actualizare (Update): este activa, dupa apasarea Intrare Interogare (Enter Query) si apoi Interogare (Query) iar utilizatorul face modificari ale datelor inregistrarii recuperate. In acest mod, un utilizator autorizat poate actualiza date.

2.1.3. Abrevierile tastelor

Utilizatorul poate folosi tastele "Tab" sau "Enter" pentru a trece de la un camp de informatii la altul, in functie de succesiunea taburilor.

2.2. Tipuri de Ecrane ale Aplicatiilor

Aplicatia SMIS este divizata in urmatoarele tipuri de ecrane, in functie de diferite functionalitati standard:

• Ecran principal administrativ
• Ecranul listelor de valori
• Descide o functionalitate, Functie sau Sub-functie intr-un ecran nou (de ex.: Istoria Modificarilor)
• Ecranul crearii unei noi versiuni

2.2.1 Ecran principal administrativ

(pagina 18)

Butoane functionale

Bara de instrumente  

Actiuni

Acest tip de ecran suporta urmatoarele actiuni legate si de datele care sunt incluse in ecranele Meniului de Redirectionare (daca sunt vreunele):

Inserare date

Utilizatorul introduce (cel putin) campurile obligatorii pentru a salva (prin apasarea butonului Salvare) o noua inregistrare. Sistemul valideaza campurile obligatorii, afiseaza un mesaj cum ca schimbarile au fost aplicate, creeaza automat o noua inregistrare si adauga informatii legate de Utilizator, Grupul sau pozitia uitlizatorului si data - timpul tranzactiei.

Aceasta actiune este activata numai in Modul Inserare.

Cautare de date

Utilizatorul, pentru a recupera o inregistrare existenta trebuie sa apese Intrare Interogare (Entry Query), apoi sa acceseze tasta de baza si apoi sa apese Interogare (Query). Daca tasta primara nu este disponibila, utilizatorul o poate gasi folosind ecranele Listelor de valori prin apasarea butonului Lista de Valori.

Aceasta actiune este activa numai in modul Intrare Interogare.

Actualizare date

Utilizatorul pentru a actualiza o inregistrare existenta, trebuie sa-l caute mai intai (Cercetare date) si apoi sa faca schimbarile si sa le salveze (prin apasare Salvare).

Sistemul valideaza campurile obligatorii ale inregistrarii si adauga informatiile legate de utilizator, pozitia utilizatorului sau grupului si data -timpul tranzactiei.

Aceasta actiune este activa in Modul Actualizare.

Sterge date

Utilizatorul, pentru a sterge o inregistrare existenta trebuie sa o recupereze mai intai (Cauta date) si apoi s-o stearga (apasare Sterge).

Trebuie sters mai intai orice document/informatie aditionala pentru ca inregistrarea originala, de baza sa fie stearsa.

Aceasta actiune este acitva in Modul Interogare sau Actualizare.

Vizualizeaza Istoria Modificarilor

Utilizatorul, pentru a vedea Inserarile si informatiile recent actualizate ale unei inregistrari trebuie sa recupereze aceasta inregistrare mai intai si apoi sa apese tasta Istoria Modificarilor.

NOTA: Sistemul bazat pe profilul de siguranta al utilizatorului, permite sau nu accesul la actiunile de mai sus.

2.2.2 Ecranul Listei de valori

La acest tip de ecran se ajunge printr-un alt ecran (orice tip de ecran).

(pagina 20)

Taste Functionale

OK: Intoarce randul selectat la ecranul anterior.

Anuleaza: Inchide ecranul Listei de valori si revine la ecranul anterior.

2.2.3. Ecranul Istoria Modificarilor

La acest tip de ecran se ajunge printr-un alt ecran (Ecranul Administrativ Principal sau Ecranul Meniului de Redirectionare) prin tasta Istoria Modificarilor.

(pagina 21)

Descrierea campurilor

Inserare date: datele inserate inregistrarii corespunzatoare

Importat de la: numele utilizatorului care a inserat inregistrarea

Data actualizarii: data la care inregistrarea corespunzatoare a fost actualizata

Actualizat de: numele utilizatorului care a actualizat inregistrarea

Taste Functionale

OK: Inchide ecranul Istoriei Modificarilor si revine la cel anterior.

2.2.4 Ecranul Creeaza o Versiune Noua

La acest tip de ecran se ajunge printr-un alt ecran (Ecran Administrativ Principal) prin tasta Creati de la Copiati.

(pagina 21)

Descrierea campurilor

Status: optiunile statusului sunt In lucru, Propus, Aprobat.

Taste functionale

Copy: Creeaza o copie a inregistrarii corespunzatoare cu statusul selectat si atribuie o versiune ID.

Exit: Inchide Creati de la ecranul Copiati si revine la ecranul anterior.

2.3 Inregistrare in Aplicatia SMIS-NSRF

2.3.1 Inregistrare utilizator

Acest proces permite unui utilizator sa se conecteze la mediul de aplicatie.

(pagina 22)

Descrierea campurilor

Data: data curenta este oferita direct

Utilizator: camp obligatoriu; trebuie introdus numele utilizatorului

Parola: camp obligatoriu; trebuie introdusa parola utilizatorului

Taste Functionale

Conectare baza date: valideaza valorile introduse in campurile Utilizator si Parola si realizeaza logarea (conectarea) la aplicatia bazei de date

Anuleaza: anuleaza sesiune de logare a utilizatorului si revine la sistemul de operare (iese din aplicatie).

Schimbare parola: deschide ecranul Schimbare Parola.

2.3.2 Schimbare parola

Prin ecranul Schimbare Parola un utilizator poate schimba codul de acces personal (parola).

In timpul primei incercari, schimbarea codului de acces personal este obligatorie.

(pagina 23).

Descrierea campurilor

Utilizator: camp obligatoriu; se introduce numele utilizatorului

Parola veche: camp obligatoriu; se introduce parola curenta a utilizatorului (cea veche)

Parola noua: camp obligatoriu; se introduce o noua parola care trebuie sa aiba cel putin 3 litere si 3 cifre. Nu trebuie sa fie identica cu cea veche sau cu numele utilizatorului.

Confirmare parola: camp obligatoriu; se introduce din nou parola noua pentru confirmare.

Taste Functionale

Actualizare: salveaza schimbarea parolei utilizatorului

Anuleaza: revine la ecranul principal de Logare

2.3.3 Selectare profil

Prin acest proces un utilizator care a fost denumit Administrator autorizat poate selecta sa intre in sistem ca un Utilizator sau ca Administrator. In cazul in care alege profilul Administrator el poate gestiona profilele utilizatorilor.

(pagina 24).

Taste Functionale

Selectati: dupa selectarea unui anumit profil, aceasta tasta deschide ecranul Meniului principal (ramificat). 

3. MODULUL MANAGEMENTULUI DE PROIECT

In cadrul acestui modul, ciclul de viata al proiectului este definit si gestionat prin Functii specifice care permit inregistrarea si continuarea cu aplicatiile proiectului, pastrandu-se cursul proiectului preconizat, prin proiecte individuale ajunse la etapa de aprobare sau respingere si mai departe, la gestionarea contractelor care-si au originea in proiectele aprobate. Functiile care tin de Modulul Managementului de Proiect sunt enumerate in Fig 3-1 de mai jos, si anume Proiecte propuse, Formular de inregistrare a proiectelor, Foaia de control a criteriilor de evaluare a proiectului, Managementul deciziilor legate de proiect si Managementul contractului.

(pagina 25)

3.1 FUNCTIA PROIECTE PROPUSE: Interfata Aplicatie-Utilizator

Administrarea datelor din Proiectele propuse se realizeaza prin ecranul Proiecte propuse si ecranele lor TAB.

• Elemente de proiect.
• Descrierea proiectului
• Autoritatile proiectului
• Plasare geografica

(pagina 26)

Descrierea campurilor

Codul SMIS: codul numeric unic atribuit de catre sistem fiecarui proiect inregistrat; este generat automat de catre sistem dupa prima procedura de "salvare de date".

NSRF: codul numeric si titlul Cadrului National Strategic de Referinta (NSRF); poate fi selectat dintr-o lista de valori si este un camp de informatie obligatoriu.

PO: codul numeric s titlul Programului Operational caruia ii apartine proiectul inregistrat; poate fi selectat dintr-o lista de valori, de exemplu lista Programelor Operationale introduse in NSRF. Este un camp de informatie obligatoriu.

Prioritatea: codul numeric si titlul Axei de prioritate careia ii apartine proiectl inregistrat; poate fi selectata dintr-o lista de valori, ca de exmplu lista Axelor de prioritate deja definite pentru PO selectate.

KAI: codul numeric si titlul KAI careia ii apartine proiectul inregistrat; poate fi selectat dintr-o lista de valori, ca de exemplu lista KAI introdusa pentru Axa de prioritate selectata.

Operatiune: codul numeric si titlul Operatiunii careia ii apartine proiectul inregistrat; poate fi selectat dintr-o lista de valori, ca de exemplu lista de Operatiuni introduse pentru KAI selectat.

Titlul romanesc: titlul proiectului in limba romana - camp obligatoriu

Titlul englezesc: titlul proiectului in limba engleza

Nr de inregistrare beneficiar: numarul de inregistrare al Formularului de Aplicare ca document expediat de catre beneficiar catre Organsimul Intermediar (IB) sau catre Autoritatea de Management (MA).

Data inregistrarii: data la care formulare de palicare a fost inregistrat ca document espediat catre IB sau MA.

Numar de inregistrare IB/MA: numarul de inregistrare dat Formularului de aplicare ca document primit de IB sau MA

Data de inceput planificata: data cand proiectul este planificat a incepe

Data de finalizare planificata: data cand proiectul este planificat a se incheia

Categoria de actiune: Categoria de actiune la care se refera proiectul ce urmeaza a fi implementat. Se selecteaza dintr-o lista de categorii care au fost inregistrate la nivelul KAI/Managementul Operatiunii (la oricare dintre ele este aplicabil).

Tema prioritara: tema la care se refera proiectul ce urmeaza a fi implementat. Poate fi selectata dintr-o lista de Teme prioritare definite si inregistrate la nivelul managementului KAI/Operatiune.

Tip de activitate economica: tipul de activitate economica la care se refera proiectul ce urmeaza a fi implementat; poate fi selectat dintr-o lista de valori care-si au originea in Sub-functia respectiva in Modulul Parametrilor.

Tipul de teritoriu: tipul de teritoriu la care se refera proiectul ce urmeaza a fi implementat; poate fi selectat dintr-o lista de tipuri de teritorii definite si inregistrate la nivelul managementului KAI/Operatiunii.

Forma de finantare: forma de finantare la care se refera proiectul ce urmeaza a fi implementat; poate fi selectata dintr-o lista de forme de finantar definite si inregistrate la nivelul managementului KAI/Operatiunii.

Numarul propunerii: codul numeric al categoriei de propuneri la care s-a facut aplicatia pentru proiectul luat in considerare

Numar estimativ al Sub-proiectelor: dupa titlu

Schemele de grant: se bifeaza casuta care indica daca proiectul luat in considerare se refera la scheme de grant sau nu.

Ajutor de la stat: se bifeaza casuta care indica daca proiectul luat in considerare face obiectul unui ajutor de la stat sau nu.

Buget: se refera la valoarea bugetului in moneda care a fost deja selectata.

Moneda: moneda in care este inrgistrat bugetul proiectului; se selecteaza dintr-o lista de valori.

Suma ajutorului nerambursabil: partea din bugetul proiectului care reprezinta ajutorul nerambursabil.

Statusul proiectului: este atribuit automat de catre sistem trecandu-se prin diferite modificari ale statusului in functie de procedurile intrarilor de date, ca si cu rezultatele verificarilor Administrative si de Eligibilitate car sunt inregistrate in formularele corespunzatoare.

Comentarii: se refera la casuta in care utilizatorul isi poate inregistra comentariile referitoare la proiectul luat in considerare.

Tastele Functionale

1. Bara de instrumente (referinte la paragrafele 2.1.2)
2. Bifare - Nu/Da: se da clic pe butonul de bifare pentru a se schimba din Nu in Da dupa ce toate datele au fost inregistrate in Functia Proiecte Propuse, indicandu-se pe de o parte ca datele inregistrate sunt verificate si corecte iar pe de alta parte, permitindu-se ca datele din Proiectul propus sa fie folosite in continuare in alte proceduri.
3. Balanta KAI: atrage un calcul intern prin care suma bugetelor tuturor proiectelor aprobate este scazuta din pragul KAI iar suma respectiva este afisata, indicandu-se suma disponibila a fi alocata noilor proiecte.
4. Tipul ajutorului de stat
5. Administrativa
6. Eligibilitatea
7. Copierea in Formularul de inregistrare a proiectului: atrage schimbarea statusului proiectului de la "In curs de verificare a eligibilitatii" la "In curs de verificare tehnica si financiara" si toate datele inregistrate in Functia Proiecte Propuse pentru proiectul luat in considerare sunt transferate automat catre Functia Formular de Inregistrare Proiect sub acelasi cod unic SMIS.
8. Istoria Modificarilor: pentru a se folosi acest buton, utilizatorul trebuie sa recupereze un anumit Proiect, in primul rand. Se da clic pe el si este afisat ecranul "Istoria Modificarilor".
9. Raportul. 

3.3.1 Descrierea Proiectului

Acest tab e folosit pentru a inregistra sumarul informatiilor de baza legate de proiectul propus, extrase din formularul de aplicare. Informatiile sunt structurate in casute separate de informatii in care este inregistrat respectivul text.

(pagina 30)

Descrierea campurilor

Obiective: se refera la obiectivele proiectului propus

Rezultate asteptate: se refera la rezultatele asteptate in urma implementarii proiectului propus

Context: se refera la o descriere a contextului proiectului, explicandu-se daca este parte dintr-o operatiune mai larga, in care caz partile sale sunt independente din punct de vedere tehnic si financiar

Grupul tinta: se refera la o prezentare a grupurilor tinta asupra carora proiectul luat in considerare isi concentreaza interventiile ce urmeaza a fi implementate

Activitati: se refera la o scurta descriere a activitatilor din proiect si a sub-activitatilor prevazute a fi implementate

Argument: se refera la o descriere completa a justificarii si motivelor din spatele nevoii de implementare a proiectului.

3.3.2 Autoritatile Proiectului

Permite definirea autoritatilor implicate in implementarea proiectului luat in considerare. Este folosit pentru inregistrarea in principal a Organismelor Intermediare sau a Autoritatilor de Management direct implicate in proiectul respectiv si Beneficiarul potential care a aplicat pentru fondurile strucurale.

(pagina32)

Descrierea campurilor

Categoria Autoritatii: categoria autoritatii poate fi selectata printr-o lista de valori oferite de sistem, permitandu-se sa se aleaga intre categorii de IB si Benficiari.

Autoritatea: poate fi selectata din doua liste de valori diferite in functie de de categoria selectata. In cazul IB, lista autoritatilor este aceea definita la nivelul Mangementului KAI/Operatiuni in timp ce in cazul Beneficiarului lista de valori provine din Modulul Parametrilor.

Persoana de contact: in aceasta sectiune sunt inregistrate numele complet, functia si datele de contact ale persoanei inregistrate pentru fiecare autoritate definita.

Taste Functionale

1. Istoria Modificarilor: pentru a folosi acest buton, utilizatorul trebuie sa recupereze mai intai o anumita Autoritate a proiectului. Dupa ce va da clic, va fi afisat ecranul Istoria Modificarilor.

3.3.3 Plasare geografica

(pagina 34)

Descrierea campurilor

Tara: tara este selectata dintr-o lista predefinita de valori, asa cum s-a definit la nivelul managementului KAI. Codul si numele tarii sunt afisate in mod automat o data ce au fost selectate din lista.

Regiunea: regiunes este selactata dintr-o lista predefinita de valori, asa cum s-a definit la nivelul managementului KAI. Acest cod si nume ale regiunii sunt afisate in mod automat o data ce au fost selectate din lista.

Taste Functionale

1. Istoria Modificarilor: pentru a utiliza acest buton, utilizatorul trebuie sa recupereze mai intai o Plasare geografica. Dupa ce va da clic pe ea, va fi afisat ecranul Istoria Modificarilor.

3.3.4 Tipul Ajutorului de la Stat

Este un buton functional care se activeaza numai daca a fost bifat indicatorul Ajutor de la Stat, permitindu-i utilizatorului sa inregistreze in ecranul dat tipul sau tipurile de ajutor de la stat care reprezinta cadrul guvernamental legal pentru co-finantarea proiectului luat in considerare.

(pagina35)

Descrierea campurilor

Tipul Ajutorului de la Stat: se refera la codul numeric al ajutorului de la stat si poate fi selectat dintr-o lista de valori deja setata in Modulul Parametrilor.

Descriere: se refera la descrierea Ajutorului de la Stat care este afisat in mod automat o data ce cidul numeric al Ajutorului de la Stat este selectat dintr-o lista de valori.

Taste Functionale

1. Inapoi: acest buton e folosit pentru a inchide formularul curent si a se reveni la Functia Proiecte Propuse.

3.3.5 Administrativ

Activeaza un formular in care criteriul administrativ si rezultatele verificarii respective a proiectului sunt inregistrate.

(pagina 36)

Descrierea campurilor

Criteriul S/N: numarul curent al crieteriului administrativ inregistrat. Este introdus manual de catre utilizator.

Descrierea criteriului: se refera la o descriere inregistrata pentru fiecare criteriu administrativ. Este introdus manual de catre utilizator.

Da/Nu: buton radio care care indica daca proiectul luat in considerare se supune sau nu fiecarui criteriu administrativ inregistrat.

Satisfacerea criteriilor: buton radio care indica daca proiectul luat in considerare satisface toate criteriile administrative sau nu. Selectia acestui indicator atrage o schimbare a statusului proiectului de la "In verificare administrativa" fie la "Respins", fie la "In verificare pentru eligibilitate", in functie de selectia Nu sau Da.

Taste Functionale

1. Inapoi: acest buton este folosit pentru a inchide formualrul curent si a se reveni la Functia Proiecte Propuse.

3.3.6 Eligibilitatea

Activeaza un formular in care sunt inregistrate criteriile eligibilitatii si rezultatele respectivei verificari ale proiectului considerat.

(pagina 37)

Descrierea campurilor

Criteriul S/N: numarul curent al criteriului eligibilitatii inregistrat. Este introdus manual de catre utilizator.

Descrierea criteriului: se refera la o descriere inregistrata pentru fiecare criteriu al eligibilitatii. Este introdus manual de catre utilizator.

Da/Nu: buton radio care care indica daca proiectul luat in considerare se supune sau nu fiecarui criteriu al eligibilitatii inregistrat.

Satisfacerea criteriilor: buton radio care indica daca proiectul luat in considerare satisface toate criteriile eligibilitatii sau nu. Selectia acestui indicator atrage o schimbare a statusului proiectului de la "In verificare a eligibilitatii" fie la "Respins", fie la "Copiere in Formularul de Inregistrare a Proiectului". Dupa ce se da clic, sistemul transfera automat toate datele proiectului propus catre Formularul de Inregistrare a Proiectului si schimba de asemenea statusul proiectului la "In verificare financiara si tehnica".

Taste Functionale

1. Inapoi: acest buton este folosit pentru a inchide formularul curent si a se reveni la Functia Proiecte Propuse. 

3.3.7 Raport

Activeaza un formular generator de raport prin care pot fi generate rapoarte referitoare la proiectele propuse.

(pagina 38)

Descrierea campurilor

Moneda: permite selectarea monedei dintr-o lista predefinita de valori pentru a se putea afisa sumele respective in raport (schimbate) in moneda selectata.

Printuri

Cod & Descriere: se refera la diferite coduri numerice si descrierile respective asunt listate automat si pot fi selectate. Fiecare ofera un format diferit al raportului care va fi generat.

Taste Functionale:

1. Back: acest buton es folosit pentru a inchide formualrul curent si a se reveni la Functia Proiecte Propuse.
2. Raport: o data ce atributele raportului au fost selectate prin clic pe acest buton, raportul este generat in format PDF si poate fi in consecinta stocat sau printat.

3.3.8 Verificare si Validare

Verificarile care sunt realizate, in scopul validarii, in timpul  managementului Listei proiectului sunt date mai jos:

1. Data planificata pentru finalizare trebuie sa fie intre Inceputul Cheltuielilor Eligibile ale PO si datele de Finalizare.
2. Daca proiectul a fost copiat in Formularul de Inregistrare a Proiectului, atunci nu se mai permite nicio alta modificare.
3. Functionalitatea Copierii in Formularul de Inregistrare a Proiectului nu poate fi anulata sau inversata.
4. Autoritatile Proiectului trebuie introduse (tab obligatoriu).
5. Plasarea Geografica trebuie introdusa (tab obligatoriu).

FUNCTIA PROIECTE PROPUSE: Folosirea Procedurilor

FUNCTIA FORMULAR DE INREGISTRARE PROIECT - Interfata Aplicatie-Utilizator

Definirea parametrilor proiectului si inregistrarea lor in Formularul de Inregistrarea a Proiectului (PRF) este esenta procedurilor de implementare a unui Program Operational.

Aparent, PRF este esenta informatiilor dinamice deoarece ofera mijloacele de inregistrare si monitorizare a informatiilor care sunt generate in timpul implementarii Programelor Operationale si reflecta de fapt ciclul de viata al proiectului, ca si subproiectele sale prin care se va realiza implementarea. Un proiect poate fi implementat printr-unul sau mai multe sub-proiecte si fiecare sub-proiect se refera la o singura obligatie legala (contact) pe baza careia cheltuielile publice vor fi atrase, verificate si drept urmare certificate drept Cheltuieli Eligibile si in final supuse verificarii de catre Comisia Europeana.

Continutul informatiilor PRF reflecta cele mai vitale informatii, absolut necesare Autoritatii de Management pentru efectuarea verificarii tehnice si financiare si pentru aprobarea sau respingerea in final a proiectului.

PRF face obiectul modificarilor si astfel versiuni ale PRF sunt generate pentru a se pastra o anumita traiectorie si pentru a deveni disponibil intregul istoric al schimbarilor proiectelor initiale supuse verificarii si aprobate. Ultima verificare si aprobare PRF este aceea care este folosita de Sistemul de Mangement NSRF.

Formularul de inregistrare a sub-proiectelor este de fapt parte a Formularului de Inregistrare a Proiectului si este folosit pentru a inregistra informatiile respective care vor fi mai departe monitorizate in Modulul de Monitorizare.

Informatiile inregistrate pentru sub-proeicte sunt de acelasi gen ca si in cazul proiectelor. Singura diferenta la acest nivel este aceea ca sunt cerute si inregistrate mai multe detalii din moment ce Sub-proiectul devine de fapt un contract si astfel necesita includerea unor informatii precise si detaliate.

Detaliile sub-proiectului s-ar putea sa nu fie aparente in etapa in care parametrii proiectului sunt definiti. Astfel, un Proiect inregistrat in PRF ar putea fi aprobat fara sa fie incluse informatii legate de sub-proiectele sale. In etapa in care parametrii sub-proiectului sunt setati si inregistrati este necesara o modificare PRF folosindu-se functionalitatea versiunilor.

Sub-proiectele inregistrate si aprobate initial sunt in cele din urma contractate. Procedura de contractare in majoritatea cazurilor redefineste unii dintre parametrii sub-proiectului, care la randul lor trebuie inregistrati in Formularul de Inregistrare a Proiectului si Sub-Proiectului cerandu-se o alta modificare PRF. Aceasta procedura este repetata de cate ori este nevoie pe durata ciclului de viata a proiectului si sub-proiectelor acestuia. Acesta este motivul pentru care PRF este caracterizat ca fiind esenta informatiilor dinamice generate si actualizate in mod regulat in timpul impementarii NSRF.

Administrarea Formularului de Inregistrare a Proiectului se realizeaza prin ecranul Formular de Inregistrare Proiect si prin ecranele sale Tab.

Elemente Generale

Elemente Tehnice

Autoritati

Indicatori

Matricea Fondurilor

Cheltuieli Eligibile

Plasare Geografica

Plan de Finantare

Pasi de management

(pagina 49)

Descrierea campurilor

SMIS Code: codul numeric unic atribuit automat de catre sistem fiecarui proiect inregistrat, o data ce datele au fost verificate. Este inregistrat manual de catre utilizator ca si criteriu de interogare pentru a se putea efectua recuperarea proiectului care a fost initial inregistrat in Functia Proiecte Propuse.

NSRF: codul numeric si titlul Cadrului National Strategic de Referinta. Este afisat automat de catre sistem dupa executarea interogarii.

PO:codul numeric si titlul Programului Operational caruia apartine proiectul inregistrat. Este afisat automat de catre sistem dupa executarea interogarii.

Priority: codul numeric si tilul Axei de Prioritate careia ii apartine proiectul. Este afisat automat de catre sistem dupa executarea interogarii.

KAI: codul numeric si tilul KAI caruia ii apartine proiectul. Este afisat automat de catre sistem dupa executarea interogarii.

Operatiune: codul numeric si tilul Operatiunii careia ii apartine proiectul. Este afisata automat de catre sistem dupa executarea interogarii.

Categoria de Actiune: categoria la care se refera proiectul ce urmeaza a fi implementat asa cum este definita in Functia Proiecte Propuse. Este afisata automat de catre sistem dupa executarea interogarii.

Titlul Proiectului: se refera la titlul proiectului asa cum a fost inregistrat in Functia Proiecte Propuse. Este afisat automat de catre sistem dupa executarea interogarii. Este un camp obligatoriu si poate fi modificat de catre utilizator.

Versiunea PRF: numarul Versiunii Formularului de Inregistrare a Proiectului care este automat atrbuit de catre sistem.

Proiect S/N: se refera la numarul curent la proiectului luat in considerare in cadrul KAI/Operatiunii careia ii apartine. Este atribuit automat de catre sistem oferind fiecarui proiect nou inregistrat un numar crescator dar care poate fi schimbat de catre sistem.

Numar Acord de Finantare: se refera la numarul Acordului de Finantare semnate intre Beneficiar si MA, ca urmare a aprobarii proiectului. Este inregistrat manual e catre utilizator.

Data Acordului de Finantare: se refera la data la care a fost semnat Acordul de Finantare si este inregistrata manual de catre utilizator.

Etapa PRF: codul numeric si descrierea stadiului curent al Formularului de Inregistrare a Proiectului. Este selectat dintr-o lista predefinita de valori. Etapa PRF indica daca PRF este inca in stadiul initial de aprobare sau daca este in vreo etapa de modificare a proiectului aprobat initial. De fapt, determina cate modificari au fost generate ca urmare a aprobarii initiale a PRF si trebuie mentionat ca fiecare astfel de modificare este un rezultat al unei modificari al deciziei initiale a MA de aprobare. Este un camp obligatoriu.

Numarul Categoriei Propunerii: codul numeric al categoriei propunerii careia ii apartine proiectul considerat. Este afisat automat de catre sistem si a fost deja definit in Functia Proiecte Propuse.

Status Proiect: este completat automat de catre sistem prin trecerea de la un status la altul, in funcsie de Deciziile de Proiect luate de Autoritatile de Management si inregistrate in Functia Management Decizii Proiect in cadrul Modului prezent.

Suspendare: este o casuta care se bifeaza si prin care se indica daca procedura de Verificare a Proiectului a fost suspendata de MA dintr-un oarecare motiv.

Data suspendarii: este data la care procedura de verificare a proiectului considerat a fost suspendata de catre MA.

Schemele de grant: casuta de bifat indicand daca proiectul considerat se refera la o Schema de Grant sau nu. Sistemul prezinta automat selectia determinata in Functia Proiecte Propuse in timpul inregistrarii initiale a proiectului. Selectia initiala poate fi schimbata in PRF de catre utilizator.

Ajutor de la Stat: casuta de bifat indicand daca proiectul considerat se refera sau nu la Ajutor de la Stat. Sistemul prezinta automat selectia determinata in Functia Proiecte Propuse in timpul inregistrarii initiale a proiectului. Selectia initiala poate fi schimbata in PRF de catre utilizator.

Proiect Major: indica daca proiectul apartine categoriei Proiecte Majore.

Buget Eligibil: o parte a bugetului care este eligibila pentru confinantare; este manual introdusa de catre utilizator. Este un camp obligatoriu.

Moneda: moneda in care este inregistrat bugetul proiectului. Este selectata dintr-o lista de valori si o data selectata sumele sunt automat schimbate de catre sistem in valuta selectata. Trebuie notat ca moneda implicita in PRF si in intregul ciclu de viata a proiectului a fost copiata din Proiect Propus in PRF.

Valoarea TVA: valoarea TVA corespunzatoare relevanta pentru Bugetul Proiectului. Este introdusa manual de catre utilizator.

Alte sume neeligibile (Exclusiv TVA): alte sume neeligibile care sunt parte a bugetului proiectului, cu exceptia TVA-ului.

Bugetul Total: bugetul total al proiectului care este automat calculat de catre sistem prin adunarea sumelor inregistrate in campurile de informatii descrise anterior.

Sumele din Ajutorul Nerambursabil: partea din bugetul eligibil al proiectului care se refera la ajutorul nerambursabil. Este afisat automat de catre sistem asa cum a fost definit in Functia Proiecte Propuse.

Motive ale Schimbarii: este o casuta text in care utilizatorul inregistreaza motivele din spatele oricarei schimbari impuse datelor dupa verificarea PRF. O data ce indicatorul Verificare a fost setat la Da, sistemul cere automat ca utilizatorul sa inregistreze motivele schimbarilor in campul de informatii curent. Altfel, schimbarile nu vor putea fi salvate.

Sectiunea date

Data de inceput a proiectului: se refera la data de inceput a proiectului care este automat completata de catre sistem dupa cum a fost definita in Functia Proiecte Propuse ca Data Planificata de Incepere. Este un camp de informatii obligatoriu care poate fi schimbat de cate utilizator.

Data de final a proiectului: se refera la Data de Finalizare a Proiectului care este completata automat de sistem dupa cum a fost definita in Functia Proiecte Propuse ca Data Planificata de Finalizare. Este un camp de informatii obligatoriu care poate fi schimbat de catre utilizator in PRF.

Data de finalizare a acordului de finantare: se refera la data de incheiere a Acordului de Finantare semnata intre Beneficiar si MA ca urmare a aprobarii proiectului.

Data aprobarii proiectului: data la care decizia de aprobare este luata de catre MA mentionandu-se ca proiectul considerat este in mod oficial aprobat. Este completata automat de catre sistem dupa ce Decizia Proiecte a fost inregistrata in Functia Management Decizie Proiecte.

Data completarii PRF: data la care utilizatorul a inceput sa inregistreze date in PRF, in plus fata de cele copiate automat din Functia Proiecte Propuse.

Data verificarii: se refera la data la care a fost selectat indicatorul Verificare "Da". Este completat automat de catre sistem dupa verificarea formularului PRF.

Butoane Functionale

1. Bara de instrumente
2. Verificare - Nu/Da: se da clic pe butonul de verificare pentru a se schimba din Nu in Da dupa ce toate datele au fost inregistrate in Functia Formular de Inregistrare Proiect indicandu-se pe de o parte ca datele inregistrate sunt verificate si corecte si pe de alta parte permitandu-se acestor date din Functia Formular de Inregistrare Proiect sa fie folosite mai departe de alte Functii si Module ale sistemului.
3. Copiere: acest buton este utilizat pentru a se genera o noua versiune a PRF-ului curent prin copierea datelor existente intr-o alta versiune PRF in timp ce toate datele sunt pastrate in versiunea anterioara.

Clic pe buton si se deschide ecranul "Copiati Formular de Inregistrare Proiect". Crearea versiunii noi necesita inregistrarea datelor de completare generate de versiune, ca si datele pe care noua versiune le trimite spre verificare MA. Utilizatorul ar trebui sa completeze ambele campuri si sa apese butonul "Copiati". Un nou ID al versiunii PRF este creat si numarul versiunii PRF este de asemenea schimbat in mod automat.

(pagina 53)

4. Raport: pentru a folosi acest buton, utilizatorul trebuie sa recupereze un anumit proiect mai intai. Dupa ce da clic pe el, apare ecranul "Selectare Moneda".

(pagina53)

Utilizatorul trebuie sa selecteze moneda care va fi folosita pentru raport si apoi sa dea clic pe butonul "Raport". Formularul de Inregistrare Proiect si sub-proiectele (daca exista) sunt transferate intr-un document PDF si afisate ca atare.

5. Clasificare UE

Cu un clic pe acest buton se activeaza ecranul Clasificarea UE in care patru din cele cinci Dimensiuni care caracterizeaza un Proiect sunt afisate ca deja definite in Functia Proiecte Propuse si copiate in PRF. Utilizatorul poate modifica dimensiunea selectata prin butonul de selectare a valorilor care ofera o lista de valori pentru fiecare dimensiune. Pentru Tema Prioritatii, Tipul de teritoriu i Forma de finantare, valorile listate sunt acelea definite la nivelul Management KAI/Operatiune, in timp ce valorile Tipului activitatii economice vin din Modulul Parametri.

(pagina 54)

6. Tipul Ajutorului de la Stat
7. Vedere Generala asupra schimbarilor proiectului: pentru a se folosi acest buton, utilizatorul trebuie sa recupereze mai intai un anumit proiect. Se da clic pe el si se deschide ecranul "Vedere generala asupra schimbarilor".
8. Sub-proiecte: utilizatorul apasa acest buton pentru a introduce datele sub-proiectelor. Se da clic pe el si se deschide ecranul "Sub-proiecte" (vezi paragraf).