Introducerea datelor in foaia de lucru (calcul)

INTRODUCEREA DATELOR IN FOAIA DE LUCRU (CALCUL)

Identificarea diferitelor tipuri de date

In cadrul unei foi de lucru se poate introduce informatie de tipul: text, numere intregi sau reale, date calendaristice, ore, constante logice de forma TRUE sau FALSE, formule matematice sau constante de eroare. O celula, cea mai mica unitate de pastrare a informatiei, poate retine un singur tip de informatie. Fiecare celula este identificata prin combinatia de nr.coloana si nr.rand. Prin indicator de celula activa se intelege un chenar ingrosat care apare in jurul unei celule curente. In partea dreapta jos a celulei active se poate observa un mic dreptunghi numit maner de umplere. Intr-o celula pot fi introduse maximum 32000 caractere.

Identificarea etichetelor de coloane si de randuri

Dupa cum se observa in Fig. 4.1.15, o pagina de lucru este de fapt un tabel. Fiecare celula poate fi identificata la intersectia unei coloane si a unui rand. Pentru usurinta in identificarea celulelor, au fost etichetate toate coloanele si toate randurile din tabel. Coloanele sunt etichetate cu cele 26 litere din alfabet, grupate de la A->Z, AA->AZ, BA->BZ, CA->CZ, DA->DZ, EA->EZ, FA->FZ, GA->GZ, HA->HZ, IA->IV iar randurile sunt etichetate cu numere intregi  consecutive de la 1 la 65536 (intr-o pagina de lucru exista 256 de coloane si 65536 randuri). Adresa sau numele celulei curente poate fi intotdeauna indicata in caseta de nume.

Intotdeauna, la deschiderea unei pagini de calcul, indicatorul de celula activa este automat plasat in pozitia A1 (coloana A, randul 1).

Ajustarea latimii coloanei sau a inaltimii randului

Operatia de ajustare a latimii unei coloane sau a inaltimii unui rand se realizeaza prin parcurgerea urmatorilor pasi:

se prinde marginea din dreapta respectiv marginea de jos a unei celule apartinatoare coloanei sau randului vizat pentru redimensionare

se trage spre dreapta respectiv in jos pana  la atingerea noii latimi de coloana respective noii inaltimi de rand.

Introducerea textului

Textul contine toate caracterele alfabetice, caracterele speciale. Acest tip de informatie se aliniaza automat la stanga celulei.

Introducerea textului presupune, in primul rand, introducerea caracterelor unul dupa altul construind in acest fel cuvinte, propozitii si/sau paragrafe.

Pentru introducerea corecta a textului se impun respectarea urmatoarelor reguli cunoscute deja din modulul anterior (Procesarea documentelor MS Word):

se introduce un singur spatiu intre cuvintele din text- prin actionarea tastei <Spatiu>;

textul se introduce continuu fara actionarea tastei <Enter> la sfarsitul randurilor

se introduce obligatoriu un singur spatiu dupa fiecare semn de punctuatie;

nu se introduce spatiu intre parantezele care incadreaza un text si textul respectiv

centrarea textului se face folosind functia de aliniere centrala,  niciodata prin introducerea de spatii sau prin actionarea repetata a tastei <Tab>;

majuscula de la inceputul frazelor sau al numelor proprii se introduce prin tastarea combinatiei de taste <Shift>+<litera> ;

tasta <CapsLock> se actioneaza in cazul in care se introduc de regula doar majuscule(titluri).

Aveti doua posibilitati de a edita un text : inserare sau suprascriere. Prin inserare,  orice introducere se adauga la textul existent incepand din pozitia curenta a prompter-ului iar prin suprascriere se inlocuieste vechiul text cu noul text incepand de asemenea din pozitia curenta a prompter-ului (fixata la un moment dat de catre dumneavoastra).  Comutarea intre cele doua moduri de introducere a textului se realizeaza prin actionarea tastei <Ins> plasata in zona III corespunzatoare tastelor pentru pozitionare/deplasare cursor.   

Pentru a forta trecerea la linia urmatoare in cadrul unei celule, se va folosi combinatia <Alt>+<ENTER> iar pentru a insera un tabulator <CTRL>+<Alt>+<Tab> .

Folosirea caracterelor speciale si a simbolurilor

Caracterele speciale si simbolurile sunt caracterele care nu fac parte din setul standard de caractere prezent pe tastatura dumneavoastra.

Caracterele speciale si simboluri de baza sunt incluse in trei grupuri :

a) Simbolurile =simbolurile matematice, sagetile, simbolul de marca inregistrata, simbolul de copyright si literele din alfabetul grecesc ;

b) Textul normal =caractere speciale care includ accente si alte marcaje speciale;

c) Wingdings=pictograme si simboluri speciale intr-o gama foarte variata.

Inserarea de caractere speciale si a simbolurilor se poate realiza utilizand comanda Symbol . prezenta in meniul Insert. Pasii care urmeaza a fi parcursi de dumneavoastra pentru a reusi sa inserati un caracter special sau un simbol sunt:

Fixati punctul curent de inserare cu clic stanga in documentul curent;

Selectati meniul Insert ;

Selectati comanda Symbol -va apare o casuta de dialog Symbol (Fig.

In functie de ceea ce doriti selectati una din etichetele Symbol sau Special Characters ;

Daca alegeti setul de simboluri, alegeti tipul setului de simboluri dorite din caseta derulanta Font ;

Executati clic stanga pe simbolul sau caracterul special dorit

Validati alegerea prin clic stanga pe butonul Insert

Dupa ce ati inserat toate simbolurile si/sau caracterele speciale se va parasi caseta de dialog Symbol prin actionarea butonului Cancel.

  Introducerea numerelor

Caracterele de tip numeric intra in structura numerelor intregi sau reale, a datelor calendaristice sau a orelor. Toate caracterele de tip numeric sunt implicit aliniate la dreapta.  

Modificarea sintaxei datelor care contin caractere de tip numeric se poate realiza prin  parcurgerea urmatorilor pasi:

selectati o celula sau un domeniu cu celule

selectati meniul Format

accesati comanda - va apare caseta de dialog Format Cells (Fig. 4.1.17)

Alegeti eticheta Number

Selectati tipul de data numerica din caseta cu lista Category

Acolo unde se impune conform cerintelor, setati formatul numerelor cu ajutorul casetei

Validati setarile prin accesarea butonului .

Daca doriti ca numerele sa fie recunoscute ca text este necesar sa inserati in fata numerelor caracterul apostrof ('). Atentie! Nu se pot realiza operatii matematice cu ajutorul datelor de tip text!

Introducerea datelor calendaristice si a orelor

Datele de tip data calendaristica respectiv ora, se aliniaza implicit la dreapta celulei. Formatul datei calendaristice poate fi de tipul DD/MM/YY (29/12/2003), MMM-YY (Dec-03)  iar a orei curente poate fi de tipul HH:MM:SS AM/PM (16:30:23 PM). Aceste formate pot fi modificate la dorinta utilizatorului urmand calea meniul Format/comanda Format Cell/eticheta Numbercaseta CategoryDate (Fig. 4.1.18 ,a) respectiv eticheta Numbercaseta CategoryDate (Fig. 4.1.18 ,b) si alegerea tipului dorit din caseta cu lista Type.

    Data curenta poate fi introdusa automat prin combinatia de taste <CTRL> si <;> iar ora curenta prin combinatia de taste  <CTRL> si <:>.

In cazul in care dupa o validare a introducerii, acest tip de date nu se aliniaza la dreapta, asa cum este normal in cazul unei date calendaristice sau a unei ore, datele respective sunt recunoscute de catre Excel ca fiind date de tip text.

Adaugarea comentariilor in celule

Daca doriti sa adaugati un comentariu la o celula, parcurgeti pasii urmatori:

selectati celula la care doriti sa atasati un comentariu

selectati meniul

activati comanda - va apare o caseta de text cu numele utilizatorului (Fig. 4.1.19)

introduceti comentariul dorit (ex. diferenta de pret) in caseta de text

validati introducerea textului printr-un clic stanga cu mouse-ul in exteriorul casetei de text

Cum deja ati si observat, celulele care au atasate comentariu se identifica printr-un triunghi rosu in coltul din dreapta sus.

Pentru modificarea unui comentariu parcurgeti pasii:

selectati celula la care s-a atasat deja un comentariu

selectati meniul

selectati comanda

modificati textul din comentariu.

Pentru stergerea unui comentariu parcurgeti pasii:

selectati celula care detine comentariu

apasati tasta Delete sau Backspace.