Cum introduceti date intr-o foaie de calcul?

Cum introduceti date intr-o foaie de calcul

Tipuri de date

Intr-o foaie de calcul puteti introduce urmatoarele categorii de date sau informatii: valori constante, comentarii, formule si hiperlegaturi (hyperlinks). Valorile constante pot fi numere, date calendaristice, ore, sau texte, fiecare valoare fiind introdusa direct intr-o celula. O formula incepe cu semnul egal (=) dupa care urmeaza o expresie aritmetica sau logica ai carei operanzi sunt valori constante, adrese de celule, nume si functii. Operatorii din formula se aplica asupra operanzilor si rezulta o valoare noua care apare in celula. O valoare constanta nu se schimba decat atunci cand selectati celula care contine acea valoare si o modificati. O valoare rezultata dintr-o formula se schimba imediat cand se modifica operanzii care alcatuiesc acea formula. Ca rezultat al unei formule se poate obtine un numar, o valoare logica, sau o valoare de eroare daca formula nu este corecta.

Cum introduceti date intr-o celula

Indiferent de categoria datei pe care vreti sa o introduceti intr-o celula, mai intai trebuie sa selectati celula respectiva pentru a deveni celula activa. Puteti face acest lucru cu mouse-ul (un clic), sau folosind tastele de directie. Dupa aceea puteti sa introduceti date folosind tastatura. Datele pe care le introduceti se vad in celula activa si in linia de introducere, care se afla deasupra foii de calcul, sub liniile cu instru­mente.

In partea dreapta a liniei de introducere se afla zona de editare (sau zona de introducere), unde se afiseaza valoarea constanta sau formula continuta in celula curenta. Cand linia de introducere este activa, in zona de editare se afla un cursor care indica locul unde veti introduce sau veti modifica valoarea celulei curente. La stanga zonei de editare se afla butonul de confirmare care are semnificatia OK si butonul de anulare care are semnificatia Cancel. Aceste butoane sunt afisate numai cand linia de introducere este activa si le puteti folosi pentru a confirma operatiile facute , sau pentru a renunta la ele . In partea stanga se afla zona de referinta, care este de fapt o lista ascunsa in care este vizibila adresa celulei active, numele functiei utilizate, sau numele selectarii curente, daca exista.

Cum introduceti numere?

Un numar trebuie sa inceapa cu o cifra (de la 0 la 9), un semn (+ sau -) sau o paranteza deschisa. Un numar fara semn este considerat pozitiv. In mod implicit se foloseste punctul (.) ca marca zecimala, dolarul ($) ca simbol monetar, iar virgula (,) pentru separarea grupelor de trei cifre (multipli de mii). Daca prin configurarea sistemului s-au schimbat conventiile de utilizare a simbolurilor de mai sus, Microsoft Excel tine cont de aceste schimbari. Numerele introduse in celule sunt aliniate implicit la dreapta.

Pentru a introduce un numar intr-o celula

procedati in felul urmator:

Selectati celula in care doriti sa introduceti numarul.

Introduceti numarul, care va aparea in linia de introducere si in celula activa. Un numar negativ trebuie sa inceapa cu semnul minus (-), sau sa fie plasat in paranteze.

Actionati cursorul mouse‑ului pe butonul OK din linia de introducere, sau apasati tasta Enter.

Un numar introdus intr-o celula, este aliniat la dreapta.

Observatie:

Daca dupa ce ati introdus un numar in celula apare semnul # # # # # # #, numarul este corect introdus, dar nu poate fi afisat pe ecran intrucat depaseste latimea coloanei. Problema se rezolva repede, daca apelati comanda Format Column Autofit Selection

Cum introduceti date calendaristice si ore?

In Microsoft Excel puteti folosi date calendaristice in diferite formate care sunt conforme cu unul din urmatoarele modele: modelul american (luna-zi-an), modelul european (zi-luna-an) si modelul asiatic (an-luna-zi). In tabelul urmator sunt date exemple de formate pentru date calendaristice si pentru ore.

Exemple de formate pentru date calendaristice si ore

In formatele pentru date calendaristice puteti folosi ca separator carac­terul liniuta (-) sau bara (/).

Pentru a introduce o data calendaristica sau o ora,

procedati in felul urmator:

Selectati celula receptoare.

Introduceti data calendaristica sau ora in formatul dorit.

Actionati cursorul mouse‑ului pe butonul OK din linia de intro­ducere, sau apasati tasta Enter.

Observatie:

Intrucat in formule nu puteti introduce constante de tip data sau ora in format numeric, veti introduce aceste constante sub forma de sir de caractere intre ghilimele ('). Cand analizeaza formulele introduse, Microsoft Excel converteste aceste constante in numere. De exemplu, valoarea rezultata din formula  ='30/sep/2003' -'31/aug/2003' este 30, adica numarul de zile dintre cele doua date.

Cu toate ca aveti posibilitatea sa introduceti datele calendaristice si orele in formate diferite, Microsoft Excel inregistreaza toate datele calenda­ristice sub forma unor siruri de numere si toate orele sub forma unor fractii zecimale, pastrand si formatul pe care l‑ati ales. In acest fel, Microsoft Excel poate sa compare intre ele date sau ore introduse in formate diferite.

Cum introduceti texte?

Un text este un sir de caractere introdus intr-o celula, pe care Microsoft Excel nu-l interpreteaza ca numar, ca data, ca ora, ca formula, ca valoare logica sau ca valoare de eroare. Un text poate contine litere, cifre si anumite caractere speciale care se pot imprima. Lungimea maxima a unui text care poate fi continut intr-o celula, este de 255 caractere. Daca doriti sa introduceti un numar ca text, de exemplu un cod postal sau un numar de telefon, introduceti in fata acelui numar un apostrof ('). Textele introduse in celule sunt aliniate implicit la stanga.

Pentru a introduce un text intr-o celula, procedati in felul urmator:

Selectati celula receptoare.

Tastati textul. Textul pe care il introduceti va aparea imediat in celula si in linia de introducere

Actionati cursorul mouse‑ului pe butonul (semnificatia OK), sau apasati tasta Enter pentru a valida textul introdus.

Observatie:

Cand un text depaseste latimea coloanei, este afisat peste celulele din dreapta daca acestea sunt goale. Daca nu sunt goale, ramane vizibila doar prima parte a textului, desi el este prezent in intregime. Pentru a vedea textul complet, mariti latimea coloanei cu ajutorul comenzii: Format Column Autofit Selection

Cum folositi comentariile in Excel ?

Cand lucrati cu foi de calcul in comun cu alti utilizatori, este util sa folositi anumite comentarii care va ajuta sa intelegeti si sa folositi mai bine si mai eficient informatiile din acele foi de calcul.

Cum introduceti comentariile?

Pentru a introduce comentarii intr-o celula a unei

foi de calcul, procedati astfel:

Selectati celula in care vreti sa introduceti comentariul.

Apelati comanda Insert Comment. Pe ecran apare un cliseu care are in partea superioara numele dumneavoastra (daca v-ati identificat ca utilizator).

Introduceti mesajul care doriti sa fie asociat ca si comentariu pentru celula respectiva.

Incheiati prin actionarea cursorului intr-o alta celula a foii de calcul.

Observatie:

Pentru a schimba numele utilizatorului care apare in partea de sus a cliseului cand introduceti comentariul, apelati comanda Tools Options, actionati butonul General, apoi schimbati numele utilizatorului in eticheta User name.

Cum stergeti comentariile?

Pentru a sterge comentariile care apartin

unei celule, procedati astfel:

Selectati celula care contine comentariul.

Apelati comanda Edit Clear Comments.

Vor fi sterse numai comentariile, celelalte informatii ramanand intacte.

Cum utilizati comentariile?

Celulele care contin comentarii active au in coltul din dreapta-sus cate un punct rosu. Daca vreti sa vizualizati comentariul din interiorul unei celule, plasati cursorul mouse-ului pe celula respectiva. Pe ecran apare alaturi de celula un cliseu cu numele dumneavoastra, sub care se gaseste comentariul din celula.

Cum operati asupra comentariilor?

Pentru a vizualiza toate comentariile din foaia de calcul apelati la comanda View Comments. Aceasta comanda functioneaza ca un comutator care are doua stari: activat si dezactivat. In starea activat, alaturi de comanda Comments apare un marcaj si toate comentariile din foaia de calcul devin vizibile, iar pe ecran apare linia cu instrumente Reviewing care va ajuta sa operati asupra comentariilor. In starea dezactivat comentariile sunt invizibile, dar fiecare comen­tariu devine vizibil atunci cand pozitionati cursorul mouse‑ului pe celula care il contine.