Cum creati fisierul de tip baza de date?

Cum creati fisierul de tip baza de date?

Pentru a crea un fisier de tip baza de date (database), mai intai actionati butonul New din linia cu instrumente standard, sau apelati comanda File | New. Veti vedea ca apare imediat pe ecran, in partea dreapta a ferestrei program, panoul de activitati New File.

In panoul de activitati New File exista mai multe chenare care contin legaturi pentru deschiderea unor fisiere care exista deja, sau a unor fisiere noi. In chenarul Open a file se gasesc legaturi spre numele unor fisiere de tip baza de date care exista deja si pe care le puteti deschide. Facilitatile pentru crearea unor baze de date noi sunt afisate in chenarele New (creare fisier nou pornind de la zero), New from existing file (creare pornind de la un fisier existent) si New from template (creare cu ajutorul unui asistent expert - wizard, pornind de la niste sabloane). 

Pentru a crea o baza de date fara ajutorul unui asistent expert (wizard) continuati astfel

In panoul de activitati New File, actionati legatura Blank Database din chenarul New, pentru a aparea fereastra de dialog File New Database.

In campul File name apare un nume generic oferit de Access pentru baza de date (db1, db2, ). Puteti sa pastrati acest nume, sau daca vreti puteti sa-l schimbati cu un nume semnificativ pentru continutul bazei de date (de exemplu, puteti alege numele "Farmacie" pentru o baza de date din domeniul farmaceutic), apoi alegeti cu ajutorul listei ascunse Save in calea pana la folderul unde vreti sa salvati fisierul de tip baza de date.

Actionati butonul Create, pentru a incepe crearea bazei de date. Pe ecran apare o fereastra baza de date (Database), al carui titlu este chiar numele fisierului de tip baza de date pe care vreti sa-l creati (de exemplu "Farmacie"), iar in memoria externa se creaza un fisier de tip baza de date cu numele pe care l-ati ales si cu extensia ".mdb" (Microsoft DataBase).

In partea stanga a ferestrei se afla o suita de instrumente Objects, alcatuita din mai multe butoane aranjate pe verticala (Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, etc), pe care le puteti folosi pentru a crea elementele componente ale bazei de date (tabele, interogari, formulare, rapoarte, pagini Web de acces, etc). Mai intai veti crea tabelele. Daca vreti sa creati primul tabel, actionati butonul Tables, apoi urmati pasii indicati in sectiunea urmatoare. Daca vreti sa creati altadata aceste elemente, inchideti deocamdata fisierul baza de date, actionand butonul de inchidere, care se afla in coltul dreapta-sus a acestei ferestre.

Observatii

Dupa cum se vede in figura de mai sus, cand deschideti un fisier de tip baza de date (database), pe ecran apare o fereastra al carei titlu este alcatuit din numele fisierului urmat de tipul baza de date (in cazul nostru titlul este "Farmacie:Database"). Aceasta fereastra va ofera facilitati pentru a crea elementele componente ale bazei de date si pentru a opera asupra lor. Mai intai creati unul sau mai multe tabele, apoi introduceti date in aceste tabele. Dupa aceea, creati alte obiecte (interogari, formulare, rapoarte, pagini Web), cu ajutorul carora puteti sa efectuati mai usor diferite operatii (sa vizualizati, sa modificati, sa tipariti, etc.) asupra  informatiilor din baza de date.

Dupa cum se vede din titlul ferestrei, baza de date este creata in mod implicit in format Access 2000, pentru putea fi folosita atat de utilizatorii care lucreaza cu Access 2000, cat si de cei care lucreaza cu versiuni mai noi (Access 2002, Access 2003, etc.). Ulterior puteti converti baza de date in formatul versiunii mai noi (Access 2002, 2003, etc.), dar dupa ce ati facut aceasta conversie, accesul la baza de date este limitat la utilizatorii care lucreaza cu versiunea noua. Aceasta conversie este ireversibila. Bazele de date Access respecta regula generala a compatibilitatii software de jos in sus, ceea ce inseamna ca in versiunile noi pot exista anumite caracteristici care nu sunt disponibile in Access 2000. Pentru conversia bazelor de date puteti folosi comanda Tools | Database Utilities | Convert Database.

Pentru a crea o baza de date cu ajutorul unui asistent expert (wizard) procedati astfel

In panoul de activitati New File, actionati legatura General Templates din chenarul New from template, pentru a aparea fereastra de dialog Templates. In partea superioara a acestei ferestre de dialog exista doua etichete:

General - in care regasiti facilitatile din chenarul New din panoul de activitati New File.

Databases - in care apar mai multe modele (sabloane) de baze de date, dintre care puteti alege unul.

Actionati eticheta Databases pentru a aparea modelele disponibile de baze de date. Cand alegeti unul din modele, in partea dreapta a ferestrei apare o imagine Preview pentru modelul respectiv.

Pot exista modele de baze de date create pentru diferite scopuri, cum ar fi monitorizarea pacientilor in cadrul unor unitati medicale (dispensare, spitale, clinici, etc), gestiunea unor colectii (arta, antichitati, vinuri, etc), sau urmarirea si conducerea unor afaceri. Puteti parcurge colectia de modele care exista, pentru a le vizualiza unul cate unul cu Preview, apoi sa decideti pe care sa-l folositi. Daca v-ati decis asupra unui model, actionati cu dublu clic asupra lui pentru a-l deschide.

Pe ecran apare fereastra de dialog File New Database cu un nume implicit in campul File name, acest nume depinzand de modelul ales (de exemplu InventoryControl1). Puteti sa acceptati acest nume, sau puteti sa-l schimbati, apoi actionati butonul Create, pentru a incepe crearea bazei de date in mai multi pasi, cu ajutorul asistentului expert (wizard).