Crearea si salvarea fisierelor care contin registre de calcul

Obiectivele lectiei:

In aceasta lectie veti invata sa creati noi registre de calcul si sa salvati fisierele care contin registre de calcul.

Crearea unui nou registru de calcul

Puteti sa creati un registru de calcul gol, sau puteti folosi un sablon, pentru a crea unul mai complex. Un sablon este un registru de calcul preformatat, pe care il puteti modifica in functie de necesitatile proprii. Excel contine sabloane pentru facturi, rapoarte financiare si alte foi de calcul ce se utilizeaza frecvent.

Iata cum puteti sa creati un nou registru de calcul:

Deschideti meniul File si selectati New. Pe ecran va aparea caseta de dialog New. Dupa cum puteti vedea in figura 6.1, aceasta caseta de dialog contine doua etichete: General si Spreadsheet Solutions.

Pentru a crea un registru de calcul gol, executati clic pe eticheta General si apoi pe pictograma Workbook.

Pentru a crea un registru de calcul pornind de la un sablon, executati clic pe eticheta Spreadsheet Solutions. Pe ecran veti vedea pictograme pentru mai multe tipuri de foi de calcul folosite mai frecvent. Executati clic pe pictograma corespunzatoare tipului de registru de calcul pe care vreti sa-l creati.

Eticheta Spreadsheet Solutions

Eticheta General

Pictograma Workbook

Dupa ce faceti selectarea, executati clic pe OK, sau apasati tasta Enter. Pe ecran va fi deschis un nou registru de calcul avand pe bara de titlu o denumire prestabilita; Excel va numerota filele; de exemplu, daca aveti deja deschis un registru de calcul Book1, pe bara de titlu a noului registru de calcul va aparea Book2.

Figura 6.1 Executati clic pe pictograma corespunzatoare tipului de registru de calcul pe care vreti sa il creati.

Creati mai rapid un registru de calcul. Daca doriti sa creati un registru de calcul gol (deci nu cu ajutorul unui sablon Spreadsheet Solutions), puteti sa evitati caseta de dialog New executand clic pe butonul New de pe bara cu instrumente standard. Excel va deschide o fereastra cu un nou registru de calcul, fara sa mai deschida caseta de dialog New.

Deschidere rapida Cand deschideti aplicatia Excel, in mod normal veti gasi un registru de calcul gol, in care puteti incepe sa lucrati. Puteti insa sa selectati un anumit sablon. Executati clic pe butonul Start de pe bara de sarcini din Windows si sa selectati New Office Document; Excel va deschide caseta de dialog New Office Document. Executati clic pe eticheta Spreadsheet Solutions, selectati tipul de registru de calcul pe care vreti sa il creati, apoi executati clic pe OK.

Salvarea si denumirea unui registru de calcul

Tot ceea ce introduceti intr-un registru de calcul va fi salvat in memoria temporara a calculatorului; daca iesiti din Excel, veti pierde datele respective. Ca atare, este important sa salvati in mod regulat fisierele care contin registre de calcul, pe hard-disc sau pe o discheta.

Prima data cand salvati un registru de calcul pe hard-disc, trebuie sa-i alocati o denumire. Pentru a denumi un registru de calcul, efectuati pasii urmatori:

Executati clic pe butonul Up One Level pentru a intra in directorul de nivel superior

Executati clic aici pentru a salva registrul de calcul

Deschideti meniul File si selectati Save sau executati clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Save As (vezi figura 6.2).

Introduceti o denumire pentru registrul de calcul

Selectati unitatea de disc si directorul

Figura 6.2 Caseta de dialog Save As.

Introduceti denumirea pe care vreti sa o alocati registrului de calcul, in caseta de text File Name. Puteti sa folositi pina la 218 caractere, inclusiv orice combinatie de litere, cifre si spatii (ca in Vanzarile pe trimestrul patru - 1996).

In mod normal, Excel salveaza registrele de calcul in directoeul My Documents. Pentru a salva fisierul respectiv in alt dosar, selectati-1 din lista Save In. Puteti sa treceti la dosarul de nivel superior executand clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din partea superioara a casetei de dialog. Puteti sa treceti pe alta unitate de disc selectand-o in caseta Save In. Iata cateva din locatiile pe care le veti gasi in aceasta lista:

Desktop. Salveaza fisierul ca pictograma pe suprafata de lucru din Windows. Aceasta optiune nu este recomandata. Daca doriti ca fisierul sa fie disponibil pe suprafata de lucru, creati-i o comanda directa, conform indicatiilor din cursul de Windows 95/98.

My Computer My Computer este categoria mare in care intra toate unitatile de disc ale calculatorului, cum ar fi A: si C:. In general veti salva fisierele pe unitatea C:, in directorul My Documents.

Network Neighborhood Puteti sa selectati Network Neighborhood daca vreti sa salvati fisierul intr-o retea LAN. Pe ecran va aparea o lista a unitatilor de disc din retea (Network Computer Drives), de unde puteti alege.

Executati clic pe butonul Save, sau apasati tasta Enter.

Director prestabilit. In mod normal, fisierele sunt salvate in directorul My Documents. Puteti sa schimbati optiunea prestabilita pentru a selecta un director propriu, daca doriti. Deschideti meniul Tools, selectati Options si executati clic pe eticheta General. Executati clic pe caseta de text Default File Location si introduceti calea de acces completa pentru unitatea de disc si directorul pe care vreti sa le folositi (directorul trebuie sa existe deja pe disc). Executati clic pe OK.

Pentru a salva un fisier pe care l-ati mai salvat anterior (si care este denumit), nu trebuie decat sa executati clic pe butonul Save. (Puteti, eventual, sa apasati Ctrl+S ori sa folositi comanda File, Save.) Excel va salva automat registrul de calcul si toate modificarile facute, fara sa mai deschida caseta de dialog Save As.

Excel in reteaua Web Puteti sa salvati registrul de calcul intr-un sit FTP din Internet (sau intr-o retea intranet), cu conditia sa aveti permisiunea pentru aceasta. Mai intai, pentru a adauga situl FTP in caseta de dialog Save As, deschideti lista Save In si selectati Add/Modify FTP Locations. In caseta de text Name of FTP Site, introduceti adresa sitului, de exemplu, ftp://ffp.microsoft.com. Selectati fie Anonymous, fie User, si introduceti o parola, daca este cazul. Executati clic pe Add. Dupa ce situl va fi inclus in caseta de dialog Save As, puteti sa il selectati din dosarul Internet Locations (FTP) din lista Save In.

Salvarea unui registru de calcul sub alta denumire

Uneori, poate doriti sa modificati un registru de calcul, pastrand insa o copie a versiunii originale, sau sa creati un nou registru de calcul prin modificarea unuia existent. Puteti face aceste lucruri salvand registrul de calcul sub alta denumire sau in alt dosar. Iata ce pasi trebuie sa efectuati in acest scop:

Deschideti meniul File si selectati Save As. Veti vedea caseta de dialog Save As, ca in cazul in care ati salva registrul de calcul pentru prima data.

Pentru a salva registrul de calcul sub alta denumire, scrieti noua denumire a fisierului peste cea veche, in caseta de text File Name.

Pentru a salva fisierul pe alta unitate de disc sau in alt dosar, selectati litera unitatii sau directorul din lista Save In.

Pentru a salva fisierul sub alt format (cum ar fi Lotus 1-2-3 sau Quattro Pro), executati clic pe sageata de derulare Save As Type si selectati formatul dorit.

Executati clic pe butonul Save sau apasati tasta Enter.

Copii de siguranta. Puteti sa instruiti programul sa creeze o copie de siguranta pentru fiecare fisier pe care il salvati. In acest fel, daca se intampla ceva cu fisierul original, puteti sa folositi copia de siguranta. Pentru a activa functia pentru crearea copiilor de siguranta, executati clic pe butonul Options din caseta de dialog Save As, alegeti Always Create Backup si apoi executati clic pe OK. Pentru a folosi copia de siguranta, selectati File, Open pentru a deschide caseta de dialog Open, apoi selectati Backup Files din lista Files of Type. Executati dublu clic pe copia de siguranta a fisierului din lista cu fisiere si directoare, pentru a deschide fisierul.

In aceasta lectie ati invatat sa creati noi registre de calcul si sa le salvati. In lectia urmatoare veti invata sa deschideti si sa inchideti fisierele care contin registre de calcul