Auditul de mediu

AUDITUL DE MEDIU

Auditul de mediu constituie un instrument util pentru verificarea si sprijinirea procesului de imbunatatire a performantei de mediu.

In practica romaneasca a protectiei mediului, alaturi de termenul de "bilant de mediu" se utilizeaza si cel de "audit de mediu". Daca bilantul de mediu este "o procedura de a obtine informatii asupra cauzelor si consecintelor efectelor negative cumulate anterioare si anticipate, care face parte din actiunea de evaluare a impactului asupra mediului", auditul de mediu reprezinta o analiza mai complexa cu luarea in considerare si a aspectelor de management, spre deosebire de bilantul de mediu care se limiteaza la aspectele de mediu si la impactul asociat acestora.

(1) Definitii

In contextul auditului de mediu se vor utiliza mai frecvent urmatorii termeni:

- concluzie a auditului - apreciere sau opinie profesionala exprimata de catre un auditor asupra subiectului audiat, bazata numai pe interpretarea pe care auditorul o da constatarilor auditului;

- criterii de audit - politici, practici, proceduri sau cerinte fata de care auditorul compara datele relevante pentru audit colectate referitoare la obiectul auditat (nota - cerintele pot include standarde, ghiduri, cerinte organizationale specifice si prevederi legale sau reglementari, dar fara a se limita la acestea);

- data relevanta pentru audit (dovada) - informatie verificabila, inregistrari sau declaratii privind faptele (nota - data relevanta pentru audit, care poate fi calitativa sau cantitativa, se utilizeaza de auditor pentru a determina daca sunt indeplinite criteriile de audit; data relevanta pentru audit se bazeaza, de regula, pe interviuri, examinarea documentelor, observarea activitatilor si a conditiilor, rezultatele existente ale masuratorilor sau incercarilor, sau alte mijloace din domeniul auditului);

- constatari ale auditului - rezultate ale evaluarii datelor de audit colectate si comparate cu criteriile de audit convenite (nota - constatarile auditului constituie baza raportului de audit);

- echipa de audit - grup de auditori, sau un singur auditor, desemnat pentru efectuarea unui anumit audit; echipa de audit poate include si experti tehnici, precum si auditori in curs de formare (nota - unul dintre auditorii echipei de audit detine functia de auditor sef);

- auditat - organizatie supusa auditarii;

- auditor de mediu - persoana calificata pentru efectuarea auditurilor de mediu (nota - criteriile de calificare pentru auditorii de mediu sunt prezentate in ISO14012);

- client (solicitant) - organizatie care comanda auditul (nota - clientul poate fi auditatul sau orice alta organizatie care are dreptul prin reglementari sau prin contract sa comande un audit);

- audit de mediu - proces sistematic si documentat de verificare a datelor de audit, obtinute si evaluate in mod obiectiv, pentru a determina daca activitatile, evenimentele, conditiile, sistemele de management de mediu stabilite sau informatiile asupra acestora sunt in conformitate cu criteriile de audit incluzand si comunicarea catre client a rezultatelor acestui proces;

- auditor sef - persoana calificata pentru conducerea si efectuarea auditurilor de mediu (nota - criteriile de calificare pentru auditorii sefi sunt prezentate in ISO 14012);

- organizatie - companie, societate comerciala, firma, intreprindere, autoritate sau institutie publica sau privata, parte sau combinatie a acestora, care are propria sa structura functionala si administrativa (nota -  definitie adaptata din ISO 14001:1996);

- obiectiv al auditului de mediu - activitate, eveniment, conditie, sistem de management de mediu si/sau informatiile aferente;

- expert tehnic - persoana care pune la dispozitia echipei de audit cunostinte specifice sau rezultatul expertizei sale, dar care nu participa ca auditor;

auditul SMM - procesul metodic si documentat de verificare a datelor relevante pentru audit, obtinute si evaluate in mod obiectiv, urmarind sa stabileasca daca SMM-ul organizatiei corespunde criteriilor de audit, inclusiv de comunicare a rezultatelor obtinute catre solicitant.

(2) Cerinte ale auditului de mediu

Se recomanda ca un audit de mediu sa se concentreze pe un obiectiv bine definit si sa aiba la baza o documentatie clara. De asemenea, trebuie stabilita cu precizie si claritate partile sau partea careia ii revine in responsabilitate obiectivul analizat. Este bine ca auditul sa se efectueze numai daca, dupa consultarea clientului, auditorul sef apreciaza ca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

- informatiile referitoare la obiectivul auditului sunt suficiente si adecvate;

- exista resurse corespunzatoare pentru sustinerea procesului de audit;

- persoana supusa auditului (auditatul) coopereaza in mod corespunzator.

1 Principii generale necesar a fi respectate la realizarea unui audit de mediu

(1) Obiectivele in domeniul auditului de mediu

Se recomanda ca auditul sa se axeze pe obiectivele definite de catre client. Pentru atingerea acestor obiective, domeniul auditului este determinat de catre auditorul sef in urma consultarii cu clientul. Domeniul prezinta intinderea si fixeaza limitele auditului. Se recomanda ca obiectivele si domeniul sa fie comunicate auditatului inainte de realizarea auditului.

(2) Obiectivitate, independenta si competenta

Pentru garantarea obiectivitatii procesului de audit, a constatarilor si a concluziilor acestuia se recomanda ca membrii echipei de audit sa nu fie implicati in activitatile auditate. Pe intreaga durata a procesului, acestia trebuie sa dea dovada de obiectivitate, de impartialitate si de echidistanta fata de orice conflict de interese.

Utilizarea ca membri ai echipei de audit a personalului din interiorul sau exteriorul organizatiei auditate este la latitudinea clientului. Se recomanda ca membrii echipei alesi din interiorul organizatiei sa nu fie subordonati ai celor ce raspund direct de obiectivul care urmeaza sa fie auditat.

Este indicat ca membrii echipei de audit sa dispuna de un ansamblu corespunzator de cunostinte, competenta si experienta pentru a-si indeplini responsabilitatile auditului.

(3) Profesionalism

In conducerea unui audit de mediu, se recomanda ca auditorii sa dea dovada de preocupare, promptitudine, competenta profesionala si discernamant.

Se recomanda ca relatiile dintre membrii echipei de audit si client sa fie relatii de incredere si confidentialitate. Este indicat ca membrii echipei de audit sa nu dezvaluie informatiile sau documentele obtinute in timpul auditului, sau raportul final unei terte parti, fara aprobarea expresa a clientului si, daca este cazul, fara aprobarea auditatului, in afara de cazul in care acest lucru este cerut de lege.

De asemenea, se recomanda ca auditorul sef sa urmeze procedurile care au in vedere asigurarea calitatii auditului.

(4) Proceduri metodice

Un audit de mediu trebuie condus si realizat respectand prezentele principii precum si procedurile elaborate pentru un anumit tip de audit.

Aceste proceduri si metodologii trebuie sa fie coerente.

(5) Criterii, dovezi si constatari ale auditului

Se recomanda ca determinarea criteriilor de audit sa constituie o prima etapa esentiala a auditului de mediu. Aceste criterii, cu un nivel de detaliere adecvat, ar trebui sa fie convenite intre auditorul sef si client si apoi comunicate auditatului.

Se racomanda ca informatiile adecvate sa fie colectate, analizate, interpretate si inregistrate pentru a fi utilizate ca dovada de audit in procesul examinarii si evaluarii pentru a determina daca sunt indeplinite criteriile de audit.

Calitatea si cantitatea datelor relevante pentru audit ar trebui sa permita auditorilor de mediu competenti, ce lucreaza independent unii de altii, sa ajunga la o constatare similara, rezultata din evaluarea acelorasi date relevante pentru audit fata de aceleasi criterii de audit.

(6) Increderea in constatarile si concluziile auditului

Se recomanda ca procesul de audit de mediu sa fie astfel conceput incat sa furnizeze clientului si auditorului nivelul de certitudine asteptat in ceea ce priveste increderea in constatarile auditului si in toate concluziile auditului.

In mod inevitabil, datele relevante colectate in timpul auditului de mediu constituie numai un esantion al informatiilor disponibile, acest lucru fiind partial datorat faptului ca un audit de mediu se efectueaza pe o durata limitata, cu resurse limitate. Aceasta contribuie la crearea unui element de incertitudine inerent unui audit de mediu si se recomanda ca toti utilizatorii rezultatelor auditului de mediu sa fie constienti de aceasta

incertitudine.

(7) Raport la audit

Constatarile auditului si / sau un rezumat al acestora, se recomanda sa fie comunicate clientului intr-un raport scris. Se recomanda ca auditatul sa primeasca o copie a raportului de audit, cu exceptia cazului in care clientul exclude acest lucru.

Informatiile referitoare la audit care pot fi incluse in raporturile de audit cuprind, fara a se limita la acestea, urmatoarele date:

a) identificarea organizatiei auditate si a clientului auditului;

b) obiectivele convenite si domeniul auditului;

c) criteriile convenite fata de care s-a realizat auditul;

d) durata auditului si datele la care a fost realizat;

e) identificarea membrilor echipei de audit;

f) identificarea reprezentantilor auditatului care participa la audit;

g) o declaratie privind natura confidentiala a continutului;

h) lista de difuzare a raportului de audit;

i) rezumatul derularii procesului de auditare incluzand toate obstacolele intalnite;

j) concluziile auditului.

In acord cu solicitantul, se recomanda ca auditorul sef sa determine care din punctele mentionate mai sus sa figureze in raport, precum si eventualele puncte suplimentare.

2. Auditul sistemelor de management de mediu

Auditul SMM are drept scop ajutarea unei organizatii sa-si stabileasca si atinga politicile, obiectivele, standardele si alte cerinte privind mediul. In cele ce urmeaza vom prezenta o procedura de realizarea a auditului unui SMM, asa cum se preconizeaza in ISO 14011.

(1) Obiective, roluri si responsabilitati in cadrul auditului sistemului de management al mediului (ASMM)

Obiective ale auditului

Se recomanda ca un ASMM sa aiba definite precis obiectivele urmarite. Obiective tipice pentru un audit sunt urmatoarele:

a) sa determine conformitatea SMM al unui auditat cu criteriile de performanta stabilite, pentru auditul SMM;

b) sa determine daca SMM auditatului a fost implementat si mentinut corespunzator;

c) sa identifice zonele de imbunatatire posibila in SMM al auditatului;

d) sa evalueze modul in care se realizeaza procesul de revizuire al SMM, precum si capacitatea acestuia de a asigura in permanenta ca SMM este adecvat si eficient;

e) sa evalueze SMM al unei organizatii atunci cand se doreste stabilirea unei relatii contractuale cu un furnizor potential sau partener de "joint venture".

Roluri, responsabilitati si activitati in cadrul ASMM

In cadrul derularii unui proces de audit, partile implicate au diferite atributii, pozitii diferite, deruland activitati diferite.

Auditorul sef

Auditorul

Echipa de audit

Auditat

Derularea si etapele procesului de auditare

Realizarea auditului presupune mai multe etape si anume: initierea auditului, pregatirea auditului, realizarea auditului.

Initierea auditului

Aceasta etapa presupune stabilirea clara a domeniului si o examinare preliminara a documentatiei.

Stabilirea domeniului auditului

Domeniul auditului descrie intinderea si fixeaza limitele auditului, in spatiu si timp precizand de exemplu, locul, durata, activitatile organizatiei, precum si modul de raportare. Domeniul este stabilit de solicitant si auditorul sef. Se recomanda, in general, ca auditatul sa fie consultat atunci cand se determina domeniul auditului. Orice modificare ulterioara a domeniului auditului necesita un acord intre solicitant si auditorul sef.

Resursele angajate pentru realizarea auditului trebuie sa fie suficiente pentru acoperirea domeniului prevazut.

Examinarea preliminara a documentatiei

La inceputul procesului de audit, auditorul sef examineaza documentele organizatiei, cum sunt declaratiile politicii privind mediul, programele, inregistrarile sau manualele care permit sa se raspunda cerintelor SMM .

Pentru aceasta, se recomanda utilizarea tuturor informatiilor relevante referitoare la organizatia auditata. Daca se considera ca documentatia existenta nu corespunde necesitatilor auditului, solicitantul trebuie informat. Nu este necesar sa se investeasca resurse suplimentare inainte de a primi punctul de vedere al solicitantului.

Pregatirea auditului

Aceasta etapa presupune intocmirea unui plan, stabilirea responsabilitatilor in cadrul echipei si pregatirea documentelor de lucru.

Planul de audit

Se recomanda intocmirea unui plan de audit flexibil pentru a permite schimbari in functie de informatiile primite in cursul auditului si pentru a permite o buna utilizare a mijloacelor si resurselor alocate.

Planul trebuie sa includa:

a) obiectivele si domeniul auditului;

b) criteriile pentru audit;

c) identificarea unitatilor functionale si organizationale care vor fi auditate;

d) identificarea functiilor si/sau a persoanelor care lucreaza in cadrul organizatiei auditate avand responsabilitati directe importante referitoare la SMM;

e) identificarea acelor elemente ale SMM-ului auditatului care au prioritate in audit;

f) procedurile care includ auditarea elementelor SMM, in functie de tipul organizatiei auditate;

g) limbile folosite pentru realizarea auditului si a raportului (unde este cazul);

h) identificarea elementelor de referinta;

i) perioada de timp prevazuta pentru realizarea principalelor activitati ale auditului;

j) datele si locurile unde trebuie efectuat auditul;

k) identitatea membrilor echipei de audit;

l) calendarul reuniunilor care au loc cu conducerea auditatului;

m) cerintele de confidentialitate;

n) formatul, structura si continutul raportului de audit, data prevazuta pentru finalizarea si distribuirea raportului;

o) cerintele pentru pastrarea documentelor.

Se recomanda ca planul de audit sa fie comunicat solicitantului, membrilor echipei de audit si auditatului. Solicitantul trebuie sa analizeze si sa aprobe acest plan.

Daca auditatul are de formulat obiectii asupra oricarei prevederi din planul de audit, aceste obiectii trebuie aduse la cunostinta auditorului sef. Se recomanda sa se ajunga la o intelegere intre auditorul sef, auditat si solicitant, inainte de a incepe efectuarea auditului. Orice plan de audit revizuit trebuie sa fie aprobat de partile interesate inainte sau in timpul efectuarii auditului.

Documente de lucru

Documentele de lucru necesare pentru a usura investigatiile auditorului pot include:

a) formulare pentru consemnarea dovezilor si a constatarilor auditului;

b) proceduri si liste de verificare destinate evaluarii elementelor SMM;

c) inregistrarile reuniunilor.

Se recomanda ca documentele de lucru sa fie pastrate confidential cel putin pana la finalizarea auditului; documentele care contin informatii confidentiale sau care se refera la proprietatea industriala trebuie sa fie protejate in mod adecvat de catre membrii echipei de audit.

Realizarea auditului

Etapa de realizare a auditului presupune o prima reuniune de deschidere, urmata de strangerea datelor relevante pentru audit (dovezi), definitivarea principalelor constatari ale auditului si in sfarsit reuniunea de inchidere.

Reuniunea de deschidere

Reuniunea de deschidere are urmatoarele scopuri:

a) sa-i prezinte pe membrii echipei de audit conducerii auditatului;

b) sa faca o trecere in revista a obiectivelor si a planului de audit si sa stabileasca de comun acord un calendar de audit;

c) sa prezinte un sumar al metodelor si procedurilor care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului;

d) sa determine modurile oficiale de comunicare intre echipa de audit si auditat;

e) sa confirme punerea la dispozitie a resurselor si a echipamentelor necesare echipei de audit;

f) sa confirme data si ora reuniunii de inchidere;

g) sa incurajeze participarea activa a auditatului;

h) sa treaca in revista impreuna cu echipa de audit, procedurile de urgenta si de protectie din locurile importante.

Strangerea datelor relevante (dovezilor)

Dovezile de audit trebuie stranse in numar suficient astfel incat sa permita verificarea conformitatii SMM al auditatului cu criteriile auditului SMM.

Se recomanda ca dovezile de audit sa fie stranse prin convorbiri, prin examinarea documentelor si prin observarea activitatilor si a conditiilor in care se desfasoara acestea. Neconformitatile fata de criteriile auditului SMM trebuie inregistrate.

Informatiile obtinute in urma convorbirilor trebuie sa fie verificate cu alte informatii ce provin din surse independente, cum sunt observatiile, inregistrarile si rezultatele masuratorilor existente. Se recomanda ca declaratiile neverificate sa fie inregistrate ca atare.

Membrii echipei de audit trebuie sa examineze baza programelor de prelevare a datelor si a procedurilor, pentru a garanta eficienta controlului calitatii prelevarilor si a procedurilor de masurare utilizate de auditat ca parte a activitatilor SMM.

Constatari ale auditului

Se recomanda ca echipa de audit sa analizeze toate datele relevante (dovezile) auditului pentru a determina neconformitatea SMM fata de criteriile auditului SMM. Echipa de audit trebuie sa se asigure ca aceste constatari ale neconformitatii au la baza o documentatie clara si precisa si se bazeaza pe dovezile de audit.

Este bine ca toate constatarile auditului sa fie analizate impreuna cu responsabilul auditatului pentru ca acesta sa ia cunostinta de toate constatarile privind neconformitatea.

Reuniunea de inchidere

Dupa finalizarea etapei de strangere a dovezilor de audit si inainte de a pregati raportul auditului, se recomanda ca membrii echipei de audit sa tina o reuniune cu conducerea auditatului si cu responsabilii pentru functiile auditate. Scopul principal al acestei reuniuni este de a prezenta auditatului constatarile auditului astfel incat auditatul sa i-a la cunostinta si sa inteleaga clar aceste constatari.

Este bine ca punctele de dezacord sa se clarifice daca este posibil inainte de finalizarea raportului de catre auditorul sef. Deciziile finale privind importanta si descrierea constatarilor auditului apartin auditorului sef, desi auditatul sau solicitantul pot sa nu fie de acord cu aceste constatari.

Raportul intocmit ca urmare a auditului (raportul auditului)

Pregatirea raportului auditului

Toate constatarile auditului insotite eventual si de un rezumat al acestora se recomanda sa fie consemnate intr-un raport scris care sa fie pus la dispozitia clientului. Este bine ca si auditatul sa primeasca o copie a acestui raport, cu exceptia cazului cand clientul exclude acest lucru.

Raportul auditului este pregatit sub conducerea auditorului sef care raspunde de exactitatea acestuia si de intocmirea completa a acestuia.

Subiectele ce se trateaza in raportul auditului se recomnda sa fie cele fixate in planul de audit. In cazul in care se dovedeste totusi o schimbare in momentul intocmirii raportului, aceasta ar trebui sa faca obiectul unui acord intre partile interesate.

Continutul raportului auditului

Raportul auditului trebuie sa fie datat si semnat de catre auditorul sef.

Asa cum am mai aratat, se recomanda ca raportul sa contina constatarile auditului si/sau un rezumat al acestora cu referinte la datele relevante (dovezile) care le sustin.

In functie de acordul intervenit intre auditorul sef si solicitant, raportul auditului poate contine urmatoarele informatii:

a) denumirea si date de identificare privind organizatia auditata si solicitantul;

b) domeniul, obiectivele si planul de audit care fac obiectul acordului partilor interesate;

c) criteriile convenite si lista documentelor de referinta luate in consideratie pentru realizarea auditului;

d) durata auditului si datele la care a fost realizat;

e) date de identitate a reprezentantilor auditatului care au participat la audit;

f) date de identitate a membrilor echipei de audit;

g) o declaratie privind natura confidentiala a continutului sau;

h) lista de difuzare a raportului auditului;

i) un rezumat al procesului de audit cuprinzand dificultatile intalnite;

j) concluziile auditului, cum sunt:

- conformitatea SMM cu criteriile pentru auditul SMM;

- calitatea implementarii si mentinerii sistemului;

- capacitatea procesului de revizuire efectuata de conducerea interna a organizatiei de a asigura caracterul adecvat, eficienta si imbunatatirae continua a SMM.

Difuzarea raportului auditului

Prima etapa in difuzarea raportului auditului o constituie transmiterea acestuia catre solicitant care la randul sau stabileste modul de difuzare in conformitate cu planul de audit. Se recomanda ca o copie a raportului auditului sa fie transmisa la auditat cu exceptia cazului in care solicitantul exclude acest lucru.

In acelasi timp orice alta difuzare in exteriorul organizatiei auditate necesita aprobarea auditului.

Rapoartele auditului sunt proprietatea exclusiva a solicitantului, de aceea trebuie sa se respecte caracterul lor confidential si sa fie protejate in mod adecvat de catre auditori si de toti destinatarii raportului.

Finalizarea raportului auditului se recomanda a fi facuta la termenul prevazut in planul de audit. Daca acest lucru nu se poate asigura in intervalul de timp prevazut, este necesara informarea solicitantului si auditorului in mod oficial, inclusiv asupra motivelor de intarziere, cu fixarea unei noi date de finalizare.

Pastrarea documentelor

Toate documentele de lucru, proiectele rapoartelor si rapoartele finale referitoare la audit trebuie pastrate conform acordului incheiat intre solicitant, auditorul sef si auditat, in functie de cerintele specifice.

Incheierea auditului

Un audit se considera incheiat atunci cand toate activitatile care au fost definite in planul de audit au fost indeplinite.