Obiective in conducerea proceselor de stocare; elementele functionale de caracterizare a acestora

Obiective in conducerea proceselor de stocare; elementele functionale de caracterizare a acestora

Conducerea proceselor de stocare, ca una din activitatile de baza ale gestiunii economice, imbraca forme diferite. De exemplu, intr-un fel se pune problema conducerii unui proces de stocare, care are loc in conditiile in care cererea pentru consum este constanta, care se manifesta cu o ritmicitate cunoscuta si pentru care aprovizionarea se face in loturi fixe, la intervale egale, anterior stabilite, si altfel cand cererea pentru consum este variabila, intamplatoare, cu o anumita distributie statistica, iar aprovizionarea se realizeaza in loturi diferite, la intervale egale sau neegale.

Avand in vedere particularitatile diferitelor procese de stocare, activitatea de conducere a acestora are, totusi, unele trasaturi comune; astfel, orice proces de stocare necesita prevederea desfasurarii lui si a conditiilor in care urmeaza a se efectua. Formarea stocurilor este predeterminata de o comanda, de o decizie de cumparare a resurselor materiale necesare, iar realizarea eficienta a procesului impune o organizare rationala si un control sistematic al modului de derulare a acestuia. In conturarea 'strategiei in domeniul stocurilor' si stabilirea politicii de actiune pentru formarea, detinerea si utilizarea lor, se are permanent in vedere sa se asigure raspunsul la 'intrebarile':

ce trebuie aprovizionat si stocat ?

in ce cantitate ?

cand trebuie emisa comanda de aprovizionare sau initiata actiunea de cumparare achizitionare?

ce efort financiar-valutar va fi antrenat de o modalitate sau alta de actiune?

care sunt consecintele politicii adoptate in conducerea proceselor de stocare

asupra eficientei activitatii economice a unitatii?

Pe aceasta baza, se stabilesc 'obiectivele' de urmarit in conducerea proceselor de stocare pentru a obtine efecte economice favorabile; intre acestea amintim:

formarea unor stocuri minim necesare, asortate, care, prin dimensiune, sa asigure desfasurarea normala, la parametrii proiectati, a activitatii de ansamblu a unitatilor economice prin alimentarea continua a subunitatilor si punctelor de consum in conditiile unui efort (cost) de stocare cat mai mic;

mentinerea stocurilor efective in limitele estimate

prevenirea fenomenelor de lipsa de resurse materiale in stoc si de suprastocare, de formare a stocurilor cu miscare lenta sau fara miscare

pastrarea integritatii calitative, a caracteristicilor fizico-chimice a resurselor pe timpul stocarii

satisfacerea pe seama stocurilor constituite a cererilor pentru consum, cele ale clientilor in stricta corelatie cu politica adoptata de conducerea firmei (admiterea sau nu pe anumite perioade de timp a lipsei de stoc sau a suprastocarii). Realizarea obiectivelor specifice proceselor de stocare necesita urmatoarele

'modalitati de actiune': folosirea in dimensionarea stocurilor a unor modele economico-matematice adecvate scopului urmarit, care tin cont de factorii concreti care le conditioneaza existenta si nivelul de constituire, de cheltuielile specifice pe care le antreneaza procesul de formare a lor; aplicarea in procesul de urmarire-control a derularii proceselor de stocare, a evolutiei stocurilor efective fata de limitele estimate, a unor metode si tehnici de mare eficacitate si utilitate practica, cu accentuat caracter preventiv pentru fenomene dereglatoare sau stari irationale; valorificarea intrun timp scurt a stocurilor devenite disponibile pentru deblocarea operativa a fondurilor financiare astfel imobilizate; asigurarea unor conditii de depozitare-pastrare judicioase in scopul prevenirii degradarilor de materiale stationate in stocuri; folosirea unui sistem informational simplificat, cuprinzator, asezat integral pe baze informatice, care sa evidentieze, in orice moment, starea proceselor de stocare si sa permita ca, in timp util, sa se adopte si sa se aplice masurile care se impun dupa caz si situatie; mentinerea unor legaturi permanente cu furnizorii, urmarirea sistematica a livrarilor programate pentru prevenirea intarzierilor, a expedierii unor resurse necorespunzatoare calitativ; aplicarea masurilor eficiente de prevenire a sustragerilor sau de securitate contra incendiilor s.a.

Stabilirea 'politicii de gestiune a stocurilor' este nemijlocit legata de cunoasterea 'elementelor functionale' care asigura caracterizarea proceselor de stocare si care contribuie la dimensionarea stocurilor ; intre acestea amintim:

a) Cererea pentru consum (r) - element de baza care conditioneaza nivelul si ritmul eliberarilor de materiale din stocuri si implicit volumul si ritmul aprovizionarilor care asigura reintregirea lor. Aceasta reprezinta motivatia de baza pentru initierea si desfasurarea proceselor de aprovizionare-stocare. Cererea poate fi cunoscuta pe toata perioada de gestiune, caz in care procesul de formare a stocurilor si, respectiv, modelele de dimensionare a acestora sunt deterministe. Cererea poate fi insa necunoscuta dar previzibila, cum este cazul materialelor destinate fabricatiei produselor solicitate la prezentare intamplatoare sau pe baza de comenzi imprevizibile, ca si al resurselor necesare activitatii auxiliare, a celor destinate efectuarii unor reparatii accidentale; in acest caz, ea poate fi considerata ca o variabila aleatoare cu distributie data, iar modelele economico-matematice de calcul sunt de natura probabilistica. In aceste conditii, natura si caracteristicile cererii se stabilesc pe baza de observatii, prin studii de prognoza, serii de date statistice etc.; masa datelor culese se prelucreaza cu ajutorul statisticii matematice, acestea reprezentand 'informatia initiala' care conduce atat la alegerea modelului de calcul cat si la procedeele de optimizare. De regula, cererea de materii prime, de componente si subansambluri este dependenta de esalonarea calendaristica si dimensionala a programelor de fabricatie.

Cererea poate fi ritmica sau nu, in cantitati fixe sau variabile pe intervalul dintre aprovizionarile succesive, programata sau neprogramata - asemenea caracteristici fiind determinate de cele ale programelor de fabricatie, de executie a livrarilor, a prestatilor care constituie de fapt faza de manifestare.

b. Cantitatea sau necesarul de aprovizionat pentru perioada de gestiune luata in calcul (Na) care exprima volumul de resurse ce urmeaza a fi asigurat de la terti furnizori; in modelele de optimizare se ia, frecvent, in calcul si necesarul pentru indeplinirea programului de productie (Npl).

c. Lotul de livrare (n) reprezinta cantitatea de materiale care se aduce la un moment dat de la furnizor. Baza de calcul este necesarul de aprovizionat Na; aceasta inseamna ca, de cantitatea de materiale care se prevede sau se comanda sa se aduca de la furnizor, cu ocazia unei reaprovizionari, depinde marimea lotului de livrare. Acest element imbraca, in practica si teoria economica de specialitate, si denumirea de lot de reaprovizionare sau cantitate comandata (cantitatea de comanda-aprovizionare).

d. Parametrii de timp care intervin in procesele de stocare :

perioada de gestiune care, de obicei, se considera a fi de un an (conventional 360 zile); ea poate fi delimitata si la nivel de semestru sau trimestru, in functie de specificul activitatii unitatii economice (cu productia continua sau sezoniera), de natura cererii pentru consum, de caracteristicile surselor de furnizare sau de conditiile de transport ,

intervalul de timp dintre doua aprovizionari succesive (I) reprezinta perioada de timp care se scurge intre o intrare anterioara de resursa materiala in unitatea economica si cea imediat urmatoare, sau intre doua reintregiri succesive ale stocului curent cu resurse de la furnizor sau intre doua livrari succesive ale acestui factor catre un client sau consumator;

durata de comanda-aprovizionare ) reprezinta timpul care se scurge din momentul calendaristic la care s-a emis comanda de aprovizionare (sau s-a initiat actiunea de aprovizionare) pana la sosirea partizii de materiale livrate de furnizor in depozitele unitatii cumparatoare (consumatoare), inclusiv receptia acesteia.

In functie de durata de comanda-aprovizionare si intervalul dintre aprovizionarile succesive se definesc momentele calendaristice (ti) de lansare a comenzilor sau initiere a actiunilor de asigurare. De regula, durata de comanda-aprovizionare este constanta, modificarea inregistrandu-se cand se schimba sursa de furnizare;

momentul calendaristic de declansare a actiunii de aprovizionare (ti), reprezentat de data la care se emit comenzile de aprovizionare sau se ia legatura cu furnizorul pentru efectuarea livrarilor urmatoare programate (se poate denumi si data de aprovizionare). Acesta poate fi programat sau neprogramat (caz in care este dependent de evolutia cererii si durata de comanda-aprovizionare;

e. Costurile, respectiv cheltuielile care sunt antrenate de comandarea-cumpararea resurselor materiale si derularea procesului de aprovizionare-stocare (cheltuielile cu aducerea materialelor, depozitarea, stocarea etc.); acestea se diferentiaza pe urmatoarele categorii:

costul cumpararii (de achizitie) prin care se exprima valoarea cantitatii de resursa prevazuta pentru achizitionare la un moment dat sau pe intreaga perioada de gestiune; este rezultatul produsului dintre cantitatea fizica achizitionata si pretul (negociat) de vanzare al furnizorului, stabilit in functie de

conditia 'franco' acceptata de cei doi parteneri, dupa caz. Este un cost care nu influenteaza calculele de optimizare a comenzilor de aprovizionare-stocare (cu exceptia situatiilor in care, pentru anumite niveluri ale cumpararilor fizice - cantitatilor fizice achizitionate -, furnizorii acorda rabaturi comerciale sau bonificatii);

costul de lansare a comenzii (Cl), care include toate cheltuielile ce se fac incepand cu intocmirea comenzii trimiterea acesteia la furnizor, cheltuielile de transport al lotului de livrare, inclusiv cu deplasarile de delegati ai cumparatorului la furnizor. In general, aceste cheltuieli se precizeaza ca o suma globala pe un lot 'n' comandat sau pentru o comanda. In acest caz se includ numai acele cheltuieli pe care le face cumparatorul din momentul initierii actiunii de comandaaprovizionare (emitere si transmitere comanda, telex, fax, telefon etc.) si pana la sosirea lotului comandat la destinatie (exclusiv costul cumpararii);

■ costul de stocare (Cs), care cuprinde suma cheltuielilor ce trebuie efectuate sau care trebuie suportate pe timpul stationarii resurselor materiale in stoc, si anume: cheltuieli cu primirea-receptia, transportul in interiorul depozitului, de manipulare, depozitare propriu-zisa, conservare, paza, evidenta, eventuale perisabilitati normale, efectul stocarii resurselor materiale (al imobilizarii astfel a fondurilor financiare aferente - dobanzi, taxe, impozite etc.); cheltuielile cu amortizarea spatiilor de depozitare, a dotarilor aferente, a celor cu plata salariilor lucratorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul depozitelor; cheltuielile cu uzura morala a resurselor materiale. Costurile de stocare cuprind categorii de cheltuieli care, prin natura lor, pot fi variabile in raport cu marimea cantitatii stocate (cum sunt,

de pilda: dobanzile bancare pentru creditarea cumpararii si stocarii materialelor, efectul imobilizarii fondurilor financiare, eventuale taxe, cheltuielile de conservare-pastrare sau cu uzura morala) si conventional constante (cheltuielile cu amortizarea fondurilor fixe, cu paza si securitatea contra

sustragerilor sau incendiilor, cu evidenta, cu iluminatul s.a.);

costul suplimentar aferent lipsei materialelor in stoc, de penalizare sau de penurie (Cp); acesta apare la un moment dat cand cererea este mai mare decat stocul si, deci, nu poate fi acoperita; in acest caz, se fac cheltuieli suplimentare pentru satisfacerea operativa a cererii pe alte cai (reaprovizionari suplimentare de la terti detinatori, urgentarea sosirii mai devreme a loturilor programate, folosirea de materii prime de alta calitate sau dimensiune-configuratie) sau se accepta lipsa de stoc, suportandu-se pierderile de profit, penalizarile sau alte cheltuieli neeconomice ca urmare a nerealizarii sau realizarii cu intarziere a programelor de fabricatie, a contractelor sau comenzilor etc. Intotdeauna, epuizarea stocului inainte de sosirea unui nou lot de materiale conduce la asemenea cheltuieli suplimentare, care cresc proportional cu partea din cererea nesatisfacuta si cu durata lipsei resursei respective. Pe baza acestor 'elemente functionale' se delimiteaza 'tipul de gestiune' in care se incadreaza forma concreta de manifestare a proceselor de stocare si se stabilesc conditiile si nivelul economic de formare a stocurilor, modalitatea de urmarire si control, sistemul de evidenta s.a.