Inventarierea entitatii

Inventarierea entitatii

Intre datele inregistrate in contabilitate si realitatea de pe teren pot sa apara unele diferente de ordin cantitativ, calitativ sau valoric. Acest lucru impune confruntarea datelor din contabilitate cu realitatea "din teren"  pentru cunoasterea exacta a situatiei entitatii.

1. Conceptul si functiile inventarierii

Inventarierea este un procedeu comun mai multor discipline economice, fiecare atribuindu-i o anumita acceptiune.

In cazul contabilitatii, inventarierea reprezinta o lucrare preliminara elaborarii situatiilor financiare, respectiv a bilantului prin care se stabileste situatia reala a activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale intrprinderii. Nu se pot intocmi situatiile financiare anuale fara sa se "intocmeasca" in prealabil inventarul.

Inventarierea consta in ansamblul operatiilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ, de datorii si capitaluri proprii, cantitativ - valoric sau numai valoric la o anumita data si de stabilire a valorii lor actuale, in vederea elaborarii unui bilant real, care sa ofere o imagine fidela, clara si completa a  pozitiei financiare si rezultatelor unei entitati.

Prin urmare,  in cadrul situatiilor financiare sunt valorificate informatiile ce provin din doua surse:

- contabilitatea curenta, respectiv contabilitatea financiara;

- inventarierea.

Constatarea existentei elementelor inventariate se face prin observarea directa in cazul bunurilor materiale si pe baza de registre sau de documente justicative pentru elementele nemateriale, creante si datorii.

Toate elementele inventariate se inscriu de catre comisia de inventariere in listele de inventar, care pot fi de forma:

Rezultatele inventarierii si modul lor de regularizare se consemneaza intr-un proces verbal de inventariere, in care se inscriu:

perioada de gestiune inventariata;

persoanele care au facut inventarierea;

plusurile si minusurile constatate la inventariere;

compensarile efectuate;

bunurile depreciate;

creantele si datoriile incerte si in litigii;

creantele, datoriile si lichiditatile in devize;

alte elemente specifice inventarierii.

Importanta inventarierii rezulta din functiile acesteia, dintre care cele mai semnificative sunt

1. Functia de control al concordantei datelor din contabilitate si realitate.

Intre datele inregistrate in contabilitate pe baza documentelor justificative si realitatea de pe teren pot sa apara nepotriviri de ordin cantitativ sau valoric, ca urmare a influentei unor factori obiectivi sau subiectivi, cum sunt:

. pierderi din greutate si valoare a stocurilor ca urmare a proprietatilor fizico-chimice, a modului de pastrare, transport manipulare etc.;

. nereguli in gestionarea bunurilor (sustrageri, furturi, risipa, consumuri exagerate);

. starea defectuoasa a aparatelor de masurat;

. erori sau omiteri la inregistrarea in contabilitate a unor operatiuni economice;

. stocuri fara miscare, de prisos la unele sortimente de bunuri;

. comenzi anulate de catre clienti la unele produse in curs de executie;

. calamitati naturale sau alte cauze de forta majora.

Comparand soldurile conturilor din contabilitate cu situatia faptica stabilita prin inventariere, rezulta plusurile si minusurile de inventar, care se inregistreaza in contabilitate pentru punerea de acord a acesteia cu realitatea, stabilirea persoanelor vinovate si luarea de masuri pentru limitarea pagubelor si cresterea eficientei economice.

2. Functia de stabilire a situatiei reale (nete) a entitatii: intrucat inventarierea confirma realitatea activelor si datoriilor, ea sta la baza determinarii situatiei financiare reale a societatii la un moment dat.

Functia de calcul si de evidenta a stocurilor si a iesirilor lor din lepozite. Firmele mici si mijlocii pot utiliza, potrivit Legii contabilitatii, pentru organizarea contabilitatii sintetice a stocurilor metoda inventarului intermitent. Aceasta consta in stabilirea iesirilor si inregistrarea lor in contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la finele perioadei. Valoarei iesirilor (Ve) se determina periodic ca diferenta intre valoarea stocurilor initiale (Si) plus valoarea intrarilor (I) si valoarea stocurilor finale stabilite prin inventariere:

Ve = Si +1 - Sf

4. Aprecierea la finele exercitiului a valorilor contabile a elementelor la valoarea actuala, respectiv a valorii de utilitate, in functie de evolutia faptelor economice, a cresterilor sau deprecierilor valorilor contabile.

Felurile inventarierii

Inventarierea se poate clasifica dupa urmatoarele criterii: sfera de cuprindere, periodicitate si scop.

1. Dupa sfera de cuprindere inventarierea este generala si partiala.

Inventarierea generala cuprinde intregul ansamblu de elemente al unitatii precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice. Entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea generala la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul anului pe parcursul functionarii, in cazul fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii precum si in urmatoarele situatii

. modificarii preturilor;

. la cererea organelor de control;

. ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;

. in cazul predarii - primirii si reorganizarii gestiunilor;

. ca urmare a calamitatilor naturale sau altor cauze majore.

Inventarierea partiala cuprinde numai o parte din intregul univers al entitatii, o anumita categorie de bunuri (imobilizari, materiale etc.) sau numai anumite gestiuni.

2. In functie de perioada la care se executa (periodicitate) se disting urmatoarele tipuri de inventariere: inventariere anuala, periodica, ocazionala si inopinata.

Inventarierea anuala este obligatorie inainte de inchiderea conturilor pentru toate unitatile, avand ca scop reflectarea in bilant a situatiei reale a entitatii. Ea fiind o lucrare premergatoare intocmirii bilantului, cuprinde toate bunurile proprii si cele ce apartin altor unitati, insa se gasesc in unitatea respectiva in pastrare, inchiriere, prelucrare, precum si toate disponibilitatiile banesti, drepturile si obligatiile entitatii, fiind o inventariere generala si completa.

Inventarierea periodica se efectueaza la anumite perioade: luna, trimestru, decada, an. De regula este o inventariere partiala. Astfel, mijloacele banesti se inventariaza lunar, marfurile din magazinele cu amanuntul de doua sau de trei ori pe an, imobilizarile corporale anual.

Inventarierea ocazionala (extraordinara) este impusa de situatii de exceptie, cum ar fi: predarea-primirea gestiunilor, calamitati, divizarea sau comasarea de gestiuni, modificari de preturi, la cererea organelor de control etc. Aceasta poate fi generala sau partiala.

Inventarierea inopinata se efectueaza fara anuntarea prealabila a gestionarului, dar in prezenta lui, la date stabilite de cenzori daca sunt indicii de existenta a plusurilor sau a minusurilor in gestiune. De regula este partiala.

3. Dupa scop inventarierea poate fi inventariere de constatare si inventariere pentru determinarea valorii de utilitate a elementelor bilantiere.

Organizarea inventarierii si etapele acesteia

Raspunderea pentru organizarea si efectuarea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite, sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.

Inventarierea este o lucrare complexa care se deruleaza in mai multe etape:

pregatirea inventarierii

inventarierea propriu-zisa

stabilirea si regularizarea rezultatelor inventarierii.

Pregatirea inventarierii este o etapa premergatoare procesului de inventariere propriu-zis, etapa de care depinde eficienta celorlalte etape. Aceasta necesita luarea unor masuri de natura organizatorica si contabila prin care sa se asigure desfasurarea corecta a ei

a) precizarea obiectului inventarierii;

b) numirea comisiilor de inventariere si a subcomisiilor;

c) masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru a comisiei de inventariere;

d) masuri care trebuie luate de catre comisie pentru efectuarea inventarierii.

Obiectul inventarierii il pot constitui stocurile, imobilizarile, disponibilitatile banesti, creantele etc., putand fi inventariere generala, partiala inopinata etc.

Numirea comisiilor de inventariere si a subcomisiilor se face prin decizie scrisa de catre persoanele care raspund de organizarea si efectuarea ei potrivit legii. In decizia de numire se mentioneaza obligatoriu:   

componenta comisiei,

numele responsabilului comisiei,

modul de efectuare a inventarierii,

gestiunile supuse inventarierii,

data de incepere si terminare a ei.

Comisia de inventariere este formata din cel putin doua persoane, iar la gestiunile mici poate fi efectuata de o singura persoana. Daca este cazul, comisiile de inventariere sunt coordonate de catre o comisie centrala care organizeaza, instruieste si controleaza efectuarea operatiilor de inventariere. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii de depozite si contabilii care tin evidenta gestiunii respective.

Lucrarile premergatoare de natura contabila cuprind:

- inregistrarea tuturor operatiilor economice si financiare in contabilitatea sintetica, analitica si in evidenta operativa (fise de magazie, rapoarte de gestiune etc.);

- verificarea exactitatii inregistrarilor prin confruntarea datelor din contabilitate cu cele din evidenta operativa si prin intocmirea balantelor de verificare sintetice si analitice.

Inventarierea propriu-zisa presupune constatarea, descrierea si evaluarea elementelor entitatii.

Constatarea este operatia de stabilire directa si concreta (faptica), la locurile de depozitare, a existentei si marimii elementelor prin cantarire, masurare, cubare, in functie de natura acestora. Fac exceptie bunurile materiale aflate in ambalaje originale intacte, care se despacheteaza si verifica prin sondaje, materialele de masa (ciment in vrac, nisip, balast, rezervoare de benzina etc.) ce se inventariaza prin calcule tehnice si analize de laborator.

Elementele de activ si de pasiv a caror existenta nu poate fi constatata prin inventarieri fizice se verifica pe baza datelor din contabilitate. Astfel, inventarierea mijloacelor banesti de la banci, a drepturilor si obligatiilor entitatii fata de furnizori, creditori, banci, clienti etc., se face prin confirmarea soldurilor din contabilitate de catre acestia, a confruntarii sumelor din contabilitate cu extrasele de cont ale bancii si cu documentatia ce a stat la baza inregistrarii lor. Disponibilitatile in valuta si in lei din casierie se inventariaza prin confruntarea soldurilor din registrul de casa cu cele din contabilitate.

Pe baza constatarilor facute, elementele inventariate se inscriu in listele de inventariere unde, pe langa cantitatea faptica si scriptica, se descriu principalele caracteristici privind calitatea, starea lor, pretul unitar si diferentele constatate.

Listele de inventariere se intocmesc separat pentru[4]:

bunurile apartinand altor persoane fizice sau juridice ( luate in custodie, consignatie, etc.);

bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate;

bunurile fara desfacere sau greu vandabile;

comenzi in curs, abandonate sau sistate;

creantele si obligatiile incerte sau in litigiu.

Acestea se semneaza fila cu fila de catre comisia de inventariere si de catre gestionari, iar pe ultima fila gestionarul mentioneaza urmatoarele: cantitatile s-au stabilit in prezenta lui, bunurile respective se afla in pastrarea sau raspunderea lui, daca are bunuri neinventariate si eventualele obiectii.

Evaluarea elementelor bilantiere cu ocazia inventarierii se face astfel:

bunurile de natura imobilizarilor, stocurile, se evalueaza la valoarea actuala, denumita si valoare de inventar.

bunurile depreciate se evalueaza la valoarea de utilitate a fiecarui element, stabilita in functie de utilitatea bunului pentru firma si de pretul pietii.

Daca valoarea de inventar este mai mare decat valoarea din contabilitate, potrivit principiului prudentei, in listele de inventariere se inscriu valorile din contabilitate, iar in cazul in care valoarea de inventar stabilita in functie de utilitatea bunului si pretul pietei este mai mica decat valoarea din contabilitate, in listele de inventariere se va inscrie valoarea de inventar.

Creantele si datoriile se evalueaza la valoarea lor nominala, iar cele incerte sau in litigiu la valoarea de utilitate stabilita in functie de valoarea lor probabila de incasat, respectiv de plata. In ceea ce priveste creantele, datoriile si disponibilitatile banesti in devize se evalueaza la cursul in vigoare in ultima zi a exercitiului.

Stabilirea si valorificarea rezultatelor inventarierii

In aceasta etapa se determina rezultatele inventarierii prin trecerea in listele de inventariere a soldurilor scriptice din contabilitate, stabilindu-se diferentele contabile in plus sau minus fata de marimile faptice.

Diferentele in plus sau in minus constatate la inventariere se trateaza in contabilitate diferit daca acestea sunt diferente cantitative sau diferente valorice.

Diferentele cantitative intre stocurile faptice si cele scriptice evaluate la valoarea de intrare in gestiune se inregistreaza in contabilitate ca plusuri sau minusuri de inventar, dupa efectuarea in prealabil a compensarilor admise de lege. Daca cantitatile si valorile constatate faptic sunt mai mari decat cele din contabilitate diferenta reprezinta plus de inventar, iar in situatia inversa, minus in inventar.

Pentru a se asigura concordanta dintre datele din contabilitate si cele constate, concretizate in datele inventarierii, se efectueaza inregistrari menite sa rectifice in plus sau minus datele din contabilitate cu plusurile cantitative, respectiv cu minusurile cantitative constatate, adica are loc regularizarea rezultatelor inventarierii.

Diferente valorice (plus sau minus) rezultate prin compararea valorii contabile cu valoarea de inventar  sunt tratate potrivit principiului prudentei astfel:

. Pentru elementele de activ plusurile de valoare nu se inregistreaza in contabilitate, minusurile de valoare se inregistreaza in contabilitate pe seama cheltuielilor cu provizioanele sau cu amortizarile suplimentare. Valoarea activelor se mentine la valoarea contabila (de intrare).

. Pentru elementele de datorii si capitaluri proprii cum sunt cele de natura datoriilor, minusurile de valoare  nu se inregistreaza in contabilitate, iar plusurile de valoare se inregistreaza in contabilitate prin constituirea pe seama cheltuielilor de provizioane, valoarea pasivelor se mentine la valoarea contabila (intrare).

Rezulta ca, in contabilitatea curenta, elementele inventariate isi mentin valoarea de intrare.

Rezultatele inventarierii se consemneaza de catre comisia de inventariere in procesul verbal de inventariere din care rezulta:

persoanele ce au participat la inventariere;

perioada si gestiunile inventariate;

caracterul plusurilor si al minusurilor constatate, vinovatii;

compensarile efectuate;

bunurile depreciate, creantele si datoriile in litigiu;

valorificarea rezultatelor inventarierii;

constituirea si regularizarea provizioanelor, privind deprecierea elementelor bilantiere.

Procesul verbal de inventariere, dupa aprobarea propunerilor comisiei, serveste compartimentului de contabilitate pentru punerea de acord a datelor din contabilitate cu realitatea.

Inregistrarea diferentelor cantitative la inventariere:

plusurile cantitative constatate la inventariere, ca urmare a tinerii necorespunzatoare a evidentelor, functionarii defectuoase a aparatelor de masurat, intentiilor de sustragere etc. se inregistreaza ca orice intrare de mijloace economice:

plusul de imobilizari corporale se inregistreaza ca o intrare de imobilizari si o crestere a subventiilor pentru investitii, astfel:

21 xx "Imobilizari corporale' = 131 "Subventii pentru investitii'

plusurile constatate la stocurile cumparate se inregistreaza ca o intrare in conturile de stocuri si o reducere a cheltuielilor:

301 " Materii prime"= 601 "Cheltuieli cu materiile prime'

302 "Materiale consumabile' = 602 "Cheltuieli cu materiale

consumabile'

plusuri la marfuri:

371 "Marfuri' =   %

607 "Cheltuieli cu marfurile'

3782 " Diferente de pret la marfuri'

plusurile de inventar constatate la produse si productie in curs de executie determina cresterea produselor, concomitent cu cresterea variatiei stocurilor:

34 xx "Produse'= 711 "Variatia stocurilor'

plusurile constatate in casierie produc cresterea numerarului si a veniturilor:

5311 "Casa in lei'= 768 "Alte venituri financiare'

lipsurile cantitative la inventariere pot fi imputabile si neimputabile:

lipsurile neimputabile se produc ca urmare a manipularii si pastrarii mijloacelor materiale, inregistrarea lor in contabilitate se face ca orice iesire de mijloace, marindu-se cheltuielile exercitiului:

q  minusuri la active imobilizate:

a) integral amortizate

281 "Amortizarea imobilizarilor corporale ' = 21 xx "Imobilizari corporale '

b) partial amortizate

281 "Amortizari privind = 21 xx "Imobilizari corporale'(valoarea de intrare)

imobilizarile corporale

6583"Cheltuieli privind

activele cedate .

q  minusurile de inventar la stocuri cumparate determina micsorare stocurilor si cresterea cheltuielilor:

601 "Cheltuieli cu materiile" = 301 "Materii prime prime'

602 "Cheltuieli cu materiale consumabile'= 302 "Materiale consumabile'

q  marfuri:

= 371 "Marfuri"

607 "Cheltuieli cu marfurile"

3782"Diferente de pret la marfuri"

q  lipsuri la produse si productie in curs de executie:

711 "Variatia stocurilor'= 34xx "Produse'

Daca lipsurile la inventariere sunt provocate de calamitati, aceste maresc cheltuielile extraordinare, fiind inregistrate in contul 671 "Cheltuie privind calamitatile si alte evenimente extraordinare'.

lipsurile imputabile pot proveni din neglijente sau sustrageri, valoare lor recuperandu-se de la cei vinovati. Imputarea se face la valoarea actuala (c inlocuire), existenta la data producerii, sau constatarii pagubei. La evaluare pagubei se tine seama de gradul de uzura stabilit prin probe legale, iar daca aceasta nu este posibila se imputa la valoarea integrala. Inregistrarea lipsurilor imputabile ocazioneaza doua operatii:

q  includerea pe conturi de cheltuieli a valorii contabile, ca si in cazul lipsurilor neimputabile, pentru scaderea din gestiune a stocurilor.

6 xx "Conturi de cheltuieli' = 3xx "Conturi de stocuri'

q  operatia de imputare:

428 "Alte datorii si creante in    = %

legatura cu personalul'  758 "Alte venituri din exploatare'

4427 "TVA colectata'

Prin inregistrarea in contabilitate a diferentelor cantitative (plusuri si minusuri) constatate la inventariere se asigura corelatia dintre contabilitate si realitate si intocmirea unui bilant real.

Inregistrarea diferentelor valorice: pentru elementele de activ minusul de valoare reprezinta o depreciere a acestora si se inregistreaza in contabilitate prin:

constituirea pe seama cheltuielilor a provizioanelor pentru deprecieri in cazul deprecierii reversibile:

inregistrarea unei amortizari suplimentare in cazul deprecierii ireversibile:

In mod asemanator, prin constituirea unui provizion se inregistreaza plusul de valoare in cazul datoriilor, valoarea acestora mentinandu-se la valoarea de intrare.

La sfarsitul anului, in baza datelor cuprinse in listele de inventariere, procesele verbale de inventariere si a bilantului contabil anual, se intocmeste "Registrul-inventar':

(Unitatea)     Nr. Pagina

REGISTRUL - INVENTAR

LA DATA DE 31 DECEMBRIE . .