CIRCUITUL DOCUMENTE LOR PRIVIND EVIDENTA

MARFURILOR

In cadrul sistemului de documente se cuprind documentele intocmite la locul si in momentul productiei operatiilor economice pe feluri de operatii - intrari si iesiri -care constituie purtatorii de informatii ai sistemului informational contabil.

Cu ocazia intrarilor de marfuri se folosesc: "Factura", primita de la furnizor o data cu marfurile cumparate si "Nota de receptie si constatare diferente", intocmita cu ocazia receptiei acestora; "Bonul de predare - transfer - restituire" cu ocazia intrarii de marfuri de la alte subunitati ale intreprinderii; sau "Bonul de primire", cu ocazia primirii de bunuri in consignatie.

Cu ocazia iesirilor de marfuri se intocmesc urmatoarele documente: "Factura", "Dispozitia de livrare", "Aviz de insotire a marfii", cu ocazia vanzarii.

In vederea asigurarii aprovizionarii cu marfuri unitatile patrimoniale trimit catre furnizori comenzi, iar pe baza acestora vor incheia Contracte economice. Unele societati inlocuiesc contractele economice cu confirmarea la comanda, serviciul de aprovizionare organizeaza o evidenta operativa care cuprinde: Registrul de comenzi si Fisa de urmarire a executarii comenzilor. In cazul in care se executa comanda si contractul de aprovizionare, societatea cumparatoare primeste de la furnizor Avizul de insotire a marfii sau factura.

Documente folosite pentru intrarile de marfuri;

Avizul de insotire a marfii se emite de compartimentul vanzari si serveste ca document pentru eliberarea si scaderea din depozit a marfurilor destinate vanzarii, trimise spre prelucrare la terti, ca document pentru intocmirea facturii si ca document de incarcare a gestiunii primitorului. Este un document justificativ care insoteste marfurile pe timpul transportului.

Factura fiscala, care se intocmeste in momentul livrarii bunurilor, cu sau fara aviz de insotire a marfii. Factura reprezinta actul justificativ pentru decontarea livrarilor care sunt efectuate. Factura este documentul care sta la baza cumpararilor de marfuri.

Factura cuprinde :

denumirea produsului ;

cantitatea ;

pretul unitar al marfurilor fara T.V.A., care inmultit cu cantitatea cumparata pentru fiecare sortiment de marfa, permite stabilirea valorilor partiale, acestea insumate dau valoarea totala a marfii ;

reducerile de pret, daca se practica de catre societatea furnizoare ;

pretul ambalajelor, daca acesta nu este cuprins in pretul marfii ;

pretul transportului de marfuri, daca acesta este platit de client ;

T.V.A. care apare distinct pe factura si prin insumarea cu valoarea

totala a marfurilor, respectiv contravaloarea serviciului de transport efectuat de furnizor, da totalul de plata al facturii.

Nota de intrare receptie si constatare de diferente, care se intocmeste, la primirea si receptia bunurilor, an cazurile cand exista diferente la receptie, cand sunt depozitate in mai multe locuri si cand sunt refuzate la plata, fiind tinute doar in pastrare. Acest document serveste la:

receptia bunurilor intrate in gestiune;

intrarea bunului in gestiune;

act probatoriu in justitie;

document de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica.

Fisa de magazie este un document de evidenta operativa a stocurilor de marfuri din depozit si se intocmeste pentru fiecare fel, calitate sau sortiment de marfa.

Comanda este un document de dispozitie care contine ordinul de efectuare a unei operatii economice, precum si indicatiile necesare executarii ei, nefacand dovada executarii operatiei. Un alt document de dispozitie ar fi dispozitia de livrare[2].

Intrarea bunurilor in gestiune se realizeaza prin procesul de receptie a stocurilor, proces care presupune parcurgerea anumitor etape:

-receptia transportului pe baza documentului denumit proces-verbal de constatare ;

-recaptia cantitativa, urmand ca pe baza constatarilor gestionarul sa intocmeasca nota de receptie si constatare de diferente;

-receptia calitativa, realizata de catre specialisti, tehnologi.

In cazul decalajelor intre etapa de aprovizionare si etapa de receptie a marfurilor se procedeaza astfel:

-bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare cat si in contabilitate pe baza receptiei si a celorlalte documente insotitoare;

-bunurile sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrare in gestiune

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat ori inregistrat in contabilitate.

Documentele referitoare la valorile materiale intrate in unitate (facturi, note de intrare - receptie, avize de expeditie) dupa inregistrarea in fisele de magazie, se predau serviciului aprovizionare. Dupa verificare, avizare si inregistrare in evidenta tehnico - operativa a aprovizionarii, aceste documente se transmit la compartimentul financiar - contabil.

Documente folosite pentru iesirea din gestiune a marfurilor.

Dispozitia de livrare, avizul de insotire a marfii si factura fiscala, pentru iesirile in afara unitatii patrimoniale.

Bon de vanzare, utilizat pentru vanzarea de marfuri prin unitatile cu amanuntul.

Documentele referitoare la valorile materiale iesite din depozitele unitatii se predau direct la compartimentul contabilitate.

In functie de specificul activitatilor mai pot fi intocmite si alte documente de evidenta operativa cum sunt:

Raportul de gestiune (zilnic sau periodic), cu ajutorul caruia se tine evidenta operativa a marfurilor si ambalajelor in unitatile de desfacere cu amanuntul;

Registrul stocurilor, care este utilizat ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale si de verificare a concordantei inregistrarilor din fisele de magazie cu cele din contabilitate;

Borderoul de primire a obiectelor in consignatie, borderoul de iesire a obiectelor din consignatie, cu ajutorul carora se centralizeaza intrarile si miscarile obiectelor primite spre vanzare in consignatie;

Borderoul de predare a documentelor

In general documentele de evidenta a stocurilor evidentiaza intrarile, iesirile si existentele de la un moment dat si pentru un anumit loc de depozitare. De asemenea, ele reprezinta sursele de informatii pentru controlul operativ si contabil[3].