Stat de Functii

Descriere

Statul de functiuni al cadrelor didactice este un raport care se emite la nivel de an universitar si catedra. Inregistrarile din statul de functiuni sunt grupate pe specializari si tip de studii. Aplicatia, printr-o serie de operatii va duce practic la emiterea a trei rapoarte, Recapitulatie, Stat de functii si Acoperire pentru plata cu ora.

Pentru elaborarea statului de functiuni se vor parcurge urmatoarele etape:

configurare si import date (import planuri de invatamant, import cadre didactice, configurare formatii de lucru si coeficieti de calcul ore conventionale)

realizare recapitulatie;

asocierea disciplinelor din recapitulatie la titulari;

asocierea disciplinelor din recapitulatie la posturile vacante;

generare stat de functiuni - raport realizat pe baza datelor introduse anterior;

acoperire pentru plata cu ora;

Statul de functiuni va fi elaborat pentru fiecare an universitar. Etapele descrise mai sus sunt specifice fiecarui an universitar, deci vor trebui efectuate pentru elaborarea statului de functiuni in fiecare an universitar.

Nu se vor pastra informatii de la un stat de functiuni la altul deoarece planurile de invatamant, disciplinele, o parte din cadrele didactice si formatiile de lucru difera de la un an universitar la altul.

Aplicatia este structurata in trei module, module ce vor fi prezentate in acest manual de utilizare.

Prezentarea interfetei

In urma accesarii aplicatiei, utilizatorul trebuie sa se autentifice pe baza unui "Utilizator" si a unei "Parola", avand posibilitatea de a bifa un checkbox prin care se va memora in cache-ul browserului utilizatorul si parola pentru logari ulterioare.

Imediat dupa logare, utilizatorul are acces la cele trei module ale aplicatiei, afisate in meniul din stanga, meniu expandabil care ofera ulterior acces la submodule si operatii necesare emiterii rapoartelor.

Meniul este customizabil, acest lucru se poate realiza folosind butoanele de pe bara din partea de jos. In partea dreapta sus este afisat numele utilizatorului curent, in vecinatatea caruia se afla butonul de delogare. In urma apasarii acestuia, suntem readusi pe pagina de logare cu "Utilizator" si "Parola". In coltul dreapta jos este afisata versiunea curenta a produsului.

Universitate (sincronizare date din UMS)

Primul pas pe care il va efectua utilizatorul va consta in sincronizarea datelor, accesibila in submeniul "Sincronizare" din meniul "Universitate", operatiile de sincron fiind cele prin care se importa date din aplicatia integranta, UMS.

Accesand acest submeniu "Sincronizare", utilizatorul are acces la lista datelor de sincronizat dupa cum urmeaza:

sincronizarea Universitatii ;

sincronizarea Facultatilor;

sincronizarea Catedrelor;

sincronizarea Activitatilor Didactice;

sincronizarea Anilor Universitari ;

sincronizarea Tipurilor de Studii;

sincronizarea Formelor de Invatamant;

sincronizarea Domeniilor;

sincronizarea Specializarilor;

sincronizarea Disciplinelor si Activitatilor;

sincronizarea Profesorilor;

In urma efectuarii operatiilor de sincron, se importa sau se modifica informatii importate anterior despre fiecare element sincronizat in parte.

Utilizatorul va incepe prin a selecta anul aferent caruia I se vor aplica operatiile de sincron, dupa care va apasa discheta ce va salva anul selectat in vederea procesarilor ulterioare (astfel sincronizarea va fi setata sa se efectueze doar pe acel an). Operatiile de sincron se afla pe bara de sus, imediat sub campul anului sau apeland click dreapta pe ecranul in care apar datele de sincronizat. Astfel avem acces la operatia de "Sincronizeaza" care se aplica unui singur element, la operatia de "Sincronizeaza toate" pentru a sincroniza toate elementele, si la operatia de "Refresh" pentru a updata statusul din ultima coloana.

Observam pe ecranul de sincronizare a datelor, patru coloane care contin: denumirea elementului de sincronizat, Data pornirii ultimei sincronizari, Timpul rularii ultimei sincronizari masurat in secunde, Starea ultimei sincronizari care poate avea patru valori dupa cum urmeaza:

In asteptare - status care apare in urma pornirii sincronizarii. Statusul apare in dreptul elementelor care urmeaza sa fie sincronizate, daca s-a apelat operatia de "Sincronizeaza Toate" sau daca din anumite motive sincronizarea datelor curente este intarziata;

Ruleaza - status intermediar aferent datelor in curs, care arata ca sincronizarea inca nu este finalizata;

Succes - status care apare in urma finalizarii sincronizarii, daca sincronizarea s-a efectuat fara erori;

Eroare - status care apare in urma finalizarii sincronizarii, daca au aparut erori pe parcursul sincronizarii;

In partea de jos apare un log al ultimei sincronizari, log specific fiecarei date sincronizate din lista, care ne afiseaza:

Nr. de obiecte create - numarul de elemente noi importate din UMS (care nu existau anterior in aplicatia Stat de Functi);

Nr. de obiecte modificate - numarul de elemente ce existau in aplicatie inaintea sincronizarii, dar carora li s-au modificat diferite valori (ex.: numarul orelor de seminar aferente unei discipline);

Nr. de obiecte sterse - numarul de elemente existente in aplicatie anterior sincronizarii, dar care au fost sterse din UMS.In urma sincronizarii acestea vor fi sterse si din aplicatie;

Nr. de obiecte marcate pentru stergere - numarul de elemente care nu pot fi sterse deoarece sunt referite intr-un raport, sau sunt folosite intr-o mapare.In urma stergerii acelei mapari sau a acelui raport si a reapelarii operatiei de sincron, acele elemente vor putea fi sterse la o sincronizare ulterioara;

Nr. de obiecte identice - numarul de obiecte nemodificate in urma sincronizarii;

Nr. de erori - numarul de erori aparute in urma sincronizarii.

Nomenclatoare (etapa de configurare date necesare constructiei statului de functii)

Acest modul al aplicatiei permite definirea unor elemente necesare constructiei si generarii Recapitulatiei si de asemenea permite adaugarea unor exceptii de la informatiile importate prin sincronizare din UMS.

a.   Posturi academice

Primul nomenclator din acest modul este nomenclatorul de "Posturi academice". Acesta permite utilizatorului sa adauge in primul rand posturile academice necesare construirii statului de functii (profesor, lector, conferentiar, preparator si asistent) si sa defineasca la nivel de status post (post de titular/ post vacant) numarul minim si maxim de ore pe fiecare tip de post in parte.

Astfel utilizatorul va incepe prin selectia anului pentru care va defini numarul de ore aferent posturilor academice. Apoi va accesa bara de operatii prin care va putea Adauga un nou post academic, va putea Modifica un post existent deja sau va putea Sterge un post academic. Forma de adugare a unui post academic poate fi vizualizata in ecranul urmator:

Selectand apoi un post academic introdus, se vor defini numarul minim si maxim de ore aferent fiecarui post academic prin intermediul unei bare identice de adaugare, modificare si stergere. Acest interval de ore minime si maxime va fi definit atat pentru posturile de titulari cat si pentru cele vacante, deoarece gradul de incarcare cu ore la posturile vacante poate sa fie uneori mai mare decat la posturile de titulari.

b.   Forme de invatamant

Urmatorul nomenclator este destinat formelor de invatamant. Acesta afiseaza formele de invatamant aduse in urma importului, si permite utilizatorului adaugarea de tipuri noi de forme de invatamant, sau modificarea celor deja existente.

Adaugarea de forme noi de invatamant sau modificarea acestora se efectueaza prin butoanele existente pe bara de sus, sau accesand click dreapta si alegerea unei operatii din meniul popup:

c.    Tip studii standard

Acest nomenclator permite vizualizarea si gestionarea tipurilor de studii si modul de includere a acestora in statele de functii. Astfel, pentru studiile doctorale statele de functii se vor construi la nivel de facultate iar pentru studiile de licenta, master si an pregatitor la nivel de catedra.

Se vor defini tipurile de studii standard ce intra in discutie la alcatuirea unui stat de functii, nivelul la care se se realizeaza statul de functii pentru acel tip de studii si o "pozitie" care va fi folosita in gruparea informatiilor in recapitulatie in functie de ordinea pe care o vom defini in acest ecran.

d.   Discipline

Nomenclatorul de discipline este nomenclatorul care afiseaza Disciplinele importate in urma operatiilor de sincronizare, permitand desigur si modificarea acestora. Disciplinele afisate sunt la nivel de catedra, ajungandu-se la contextul dorit prin selectia comboboxurilor din partea de sus a paginii, comboboxuri aferente Universitatii, Facultatii si Catedrei.

De asemenea se poate adauga o disciplina noua, care nu a fost importata, sau se poate sterge o disciplina existenta. Disciplinele sunt afisate pe o forma cu doua coloane, care afiseaza Codul disciplinei si Denumirea acesteia.

e.    Profesori

Nomenclatorul de profesori este nomenclatorul care afiseaza cadrele didactice importate in urma operatiilor de sincronizare, permitand desigur si modificarea acestora. Cadrele didactice afisate sunt la nivel de catedra, ajungandu-se la contextul dorit prin selectia comboboxurilor din partea de sus a paginii, comboboxuri aferente Universitatii, Facultatii si Catedrei.

De asemenea se poate adauga un cadru didactic nou, care nu a fost importat, sau se poate sterge un cadru didactic care din anumite considerente nu se va folosi la constructia statelor de functii. Cadrele didactice sunt afisate pe o forma cu cinci coloane, care afiseaza Numele, Prenumele, CNP-ul, Titlul academic si Functia.

Aplicatia permite definirea unui nomenclator de cadre didactice externe. Aici se vor defini toate persoanele care sunt externe UVT, nu sunt introduse in UMS si se vor folosi in special la acoperirea posturilor vacante, ce vor fi platite in regim plata cu ora.

Definirea acestor persoane se va face bifand optiunea "Extern" din nomenclatorul de profesori. Aceste cadre didactice externe se introduc la nivel de universitate si definirea unei astfel de persoane se va face in mod asemanator cu definirea cadrelor didactice la nivel de catedra.

Stat de functii

a.   Activitati academice / facultate

Aceasta activitate permite maparea activitatilor academice provenite in urma importului din UMS cu activitatile academice standard: Curs, Seminar, Laborator, Proiect. Aceasta mapare se efectueaza la nivel de facultate si an universitar, pe contextul definit in partea de sus a ecranului:

Forma activitatilor academice contine doua coloane, una aferenta disciplinelor standard si una aferenta disciplinelor aduse prin sincron. In urma alegerii contextului, forma activitatilor se autopopuleaza cu activitatile importate din UMS, iar utilizatorul va selecta fiecare inregistrare in parte si o va mapa cu activitatea standard dorita. De asemenea utilizatorul poate sterge activitatile pe care nu le va folosi sau le poate readauga:

b.   Activitati academice / disciplina

Acesta activitate permite definea unor exceptii de la regula definita la nivel de facultate. Astfel daca pentru o disciplina dorim sa mapam o activitate didactica cu o alta activitate standard, vom efectua maparea la fel ca in activitatile academice la nivel de facultate, ulterior in aplicatie tinandu-se cont de aceasta mapare in locul celei la nivel de facultate. Disciplina se va alege prin intermediul unui selector de context mult mai detaliat decat anteriorul, avand acces la Tipul de studii, Domeniu, Specializare, Forma de Invatamant, An de studiu si Disciplina

c.    Configuratie scolara / facultate

Aceasta activitate permite definirea nivelului (serie, grupa, subgrupa) la care se va efectua fiecare activitate academica (curs, seminar, laborator, proiect) a unei anumite facultati intr-un anumit an universitar. Forma prezenta are doua coloane, prima continand activitatea academica standard, iar cealalta continand structura academica la nivelul careia se va efectua activitatea.

In urma accesarii operatiei "Adauga" sau "Modifica" aferenta unui element deja existent in lista, se deschide o forma popup pe care se aduc activitatile standard si structurile academice.

d.   Configuratie scolara / disciplina

Aceasta activitate permite definirea nivelului la care se va efectua o anumita activitate didactica a unei anumite discipline, disciplina selectabila prin selectorul de context mult mai detaliat decat la
Configuratia scolara facultate

e.    Tip studii / universitate

Aceasta activitate permite maparea tipurilor de studii aduse in aplicatie prin intermediul sincronizarilor cu tipurile de studii standard: An pregatitor, Studii universitare de licenta, Studii universitare de masterat, Studii universitare de doctorat. Maparea se face la nivel de an universitar si la nivel de Universitate, prin intermediul unui combobox in care se aduc tipurile de studii standard si cele importate. Forma afisata contine doua coloane, una care contine Tipul de studii standard, si una care afiseaza tipurile de studii importate din UMS.

f. Coeficientul de transformare / universitate

Aceasta activitate permite definirea coeficientilor de transformare a numarului de ore fizice in ore conventionale, la nivel de tip de studii si de activitate didactica. Aceasta se realizeaza la nivel de Universitate si an universitar in functie de selectia din comboboxurile contextului.

Forma de afisare are trei coloane in care se afiseaza Tipul de studii standard, Coeficientul de transformare si Activitatea Academica standard. Bara de instrumente ne permite de asemenea sa adaugam, sa modificam sau sa stergem o astfel de mapare a coeficientilor.

g.   Coeficientul de transformare / disciplina

Aceasta activitate permite tratarea unor cazuri de exceptie cand pentru o anumita disciplina, de la o anumita facultate, coeficentii de transformare a orelor fizice in ore conventionale nu mai sunt aceiasi, ci se aplica altii, cum ar fi de expemplu la o disciplina studiata intr-o limba straina la licenta, se vor aplica coeficentii de la master.

Aceasta definire a coeficentilor la nivel de disciplina va suprascrie maparile facute la nivel de universitate.

h.   Plan invatamant / catedra

Aceasta activitate permite utilizatorului sa vizualizeze toate disciplinele importate din UMS care sunt definite in cel putin un plan de invatamant la nivel de catedra si va avea de asemenea posibilitatea sa adauge discipline noi planului de invatamant, discipline care au fost definite in prealabil in Nomenclatorul de Discipline. De asemenea tot din Plan invatamant / catedra se pot si grupa anumite discipline, daca acestea sunt studiate impreuna in cadrul aceleiasi formatii de lucru.

Forma acestui subelement contine treisprezece coloane care aduc informatii dupa cum urmeaza:

Cod - codul disciplinei in planul de invatamant;

Disciplina - denumirea disciplinei ;

Forma de invatamant - forma de invatamant in care este definit planul de invatamant ce contine disciplina;

Tip studii - tipul de studii in care este definit planul de invatamant ce contine disciplina;

Domeniu - domeniul in care este definit planul de invatamant ce contine disciplina;

Specializarea - specializarea in care este definit planul de invatamant ce contine disciplina;

An studiu - anul de studiu in care este definit planul de invatamant ce contine disciplina;

Tip - tipul disciplinei asa cum este definita in planul de invatamant, anuala sau semestriala (afisandu-se de asemenea si semestrul in care se studiaza);

Nr.Saptamani - numarul de saptamani cat se studiaza disciplina dupa cum este definit in planul de invatamant din UMS;

Nr.credite - numarul de credite aferent disciplinei dupa cum a fost definit in planul de invatamant;

Categorie - categoria disciplinei, informatie adusa de asemenea din planul de invatamant din care face parte, Obligatorie, Facultativa, Optionala;

Grup - id-ul alocat grupului din care face parte disciplina in cazul in care este inclusa intr-un grup.Se poate apoi face o sortare dupa coloana Grup, pentru a usura vizualizarea disciplinelor apartenente fiecarui grup.

Master grup - coloana ce aduce informatii referitoare la statusul disciplinelor apartenente grupurilor. Fiecare grup avand o disciplina master (a carei detalii vor fi mostenite si de catre celelalte discipline din grup), acea disciplina va avea valoarea "Da" in coloana Master grup. Restul vor avea "Nu"

Adaugarea unei noi discipline se efectueaza prin apelarea operatiei din bara de butoane sau din click dreapta in ecran pe discipline.

Aceasta operatie ne aduce o fereastra de tip popup in care utilizatorul va selecta contextul destinatie in care va fi continuta disciplina si detaliile despre disciplina:

Astfel primele cinci comboboxuri vor reprezenta selectia planului de invatamant destinatie, in care va fi asignata disciplina: Tip studii, Domeniu, Specializare, Forma de invatamant, An studiu. Urmatoarele campuri reprezinta datele cu care va fi introdusa disciplina in planul de invatamant. Campul Catedra afiseaza catedra din care se va alege disciplina, iar in campul Disciplina se va selecta disciplina ce urmeaza a fi adaugata. Cod reprezinta codul disciplinei in planul de invatamant. Campul Tip reprezinta tipul disciplinei (ex.: Semestriala, Semestrul I), si se va completa si Numarul de saptamani cat se va studia disciplina in cursul anului universitar si Numarul de credite ce il va detine. In partea dreapta jos avem fereastra aferenta activitatilor didactice si a numarului de ore pe saptamana aferent fiecarei activitati didactice a disciplinei.

Pe aceeasi fereastra de adaugare disciplina avem un checkbox in functie de a carui bifare sau nu, raportul Stat de functii va aduce Anul, Seria, Grupa si Subgrupa, sau numarul de doctoranzi. Aceasta optiune va fi utilizata in cazul disciplinei "Conducere doctorat" unde in stat va trebui sa apara numarul de doctoranzi pe care ii are sub coordonare respectivul cadru didactic.

Pentru a grupa doua sau mai multe discipline, se va face selectie multipla, tinant apasat tasta "Shift", pentru a efectua o selectie liniara a unui interval de discipline sau tinant apasata tasta "Ctrl" si facand selectie in lista. Apoi se va apela operatia "Group" apasand click dreapta sau se va apasa butonul de grupare din bara de butoane

Apelarea operatiei de grupare ne va aduce o fereastra popup, care va afisa disciplinele selectate

Pe aceasta forma, utilizatorul va selecta disciplina ce urmeaza a fi disciplina master, dupa care va apasa butonul "Salveaza". Ulterior se pot adauga discipline grupului nou creat prin selectia noii discipline ce trebuie inclusa in grup si selectia oricarei discipline din grup. Se va redeschide aceeasi forma de unire discipline in care vom alege o noua (sau aceeasi) disciplina master.

Operatia inversa gruparii este operatia de "Ungroup" accesibila la click dreapta pe forma planului sau din bara de butoane

Pentru efectuarea acestei operatii este suficienta selectia unei singure discipline aferente unui grup.

i. Plan invatamant / facultate

Aceasta activitate permite vizualizarea tuturor disciplinelor din toate planurile de invatamant importate la nivel de universitate (pentru studiile universitare de doctorat). Toate functionalitatile prezentate mai sus la planul de invatamant / catedra sunt valabile si aici.

j. Formatii lucru / an studiu

Aceasta activitate permite utilizatorilor sa defineasca formatiile de lucru la nivel de facultate, tip studii, specializare, forma de invatamant si an de studiu.

Formatiile de lucru vor contine seriile cu grupe aferente si subgrupe ale acestora. De asemenea vor contine si numarul de studenti aferenti fiecarei structuri scolare. Toate aceste informatii vor fi afisate sub forma de "tree" in ecranul urmator:

Operarea formatiilor de lucru se face dupa alegerea contextului pana la nivel de an universitar, prin iconitele de pe bara de butoane sau apeland click dreapta in ecran.

  

Adaugarea formatiilor de lucru se poate efectua prin doua moduri, mai exact prin operatia de "Adauga serii", operatie prin care se vor adauga seriile, numarul de grupe pe serie, numarul de subgrupe pe grupa si numarul de studenti pe ultima configuratie scolara definita (eticheta campului numarului de studenti se modifica in functie de ultimul textbox completat )

Numele seriilor, al grupelor si al subgrupelor vor fi in urma acestei definiri notate automat cu cifre, urmand apoi a fi modificate dupa voia utilizatorului prin operatia de modificare prezenta pe bara de iconite (S1,Gr.1,Gr.2, etc).

A doua posibilitate de adaugare a seriilor (sau a celorlalte elemente) este prin intermediul operatiei "Adauga", aceasta fiind o adaugare mai detaliata a doar unui element: serie, grupa sau subgrupa. Pe forma acestei operatii utilizatorul are posibilitatea de a adauga numele structurii, tipul structurii si numarul de studenti aferenti structurii nou definite. Numele structurii si numarul de studenti se completeaza in cate un textbox, iar tipul structurii se completeaza prin alegerea unui tip in comboboxul aferent.

Dupa adaugarea sau modificarea tipurilor de structuri, se poate apela operatia de stergere la orice nivel, aplicarea acesteia asupra unei serii stergand grupele si subgrupele aferente, iar aplicarea acesteia unei grupe stergand subgrupele.

k.   Formatii de lucru / disciplina

Aceasta activitate permite definirii formatiilor de lucru aferente disciplinelor ce nu se supun Formatiilor de lucru definite la nivel de an universitar. Contextul este mult mai detaliat si permite selectia pana la nivel de disciplina.

Observatie: in cazul grupurilor, se va defini pe disciplina master formatia de lucru care va contine reuniunea formatiilor de lucru a disciplinelor componente grupului.

l. Proceduri de tratare a unor cazuri de exceptie

Procedura alocare discipline de la alte departamente

Descriere

In etapa de construire a Statului de functii exista cazuri cand pentru un cadru didactic titular trebuie sa ii alocam in norma, discipline care sunt studiate la alte departamente, fie din cadrul aceleiasi facultati, fie din cadrul unor facultati diferite. De exemplu disciplina Algebra de la Specializarea Informatica (in limba engleza) trebuie sa apara in Recapitulatia, in Statul de functii si in norma unui cadru didactic apartinand de Departamentului de Matematica.

Mod de operare

Operatia presupune "mutarea" disciplinei si a activitatilor didactice aferente de la un departament la altul, astfel:

ne vom pozitiona pe Planul de invatamant aferent catedrei/departamentului la care dorim sa adaugam disciplina, adica in planul de invatamant aferent departamentului la care este titular cadrul didactic in care va aparea disciplina in norma de baza; (de ex: ne pozitionam in planul de invatamant aferent departamentului de matematica, pentru a aduce o disciplina de la o specializare de la departamentul de informatica);

vom apasa butonul Adauga  , pentru a alege si a adauga disciplina de la departamentul de la care dorim sa o mutam.

Vom tine cont ca mai departe sistemul nu va mai afisa in Recapitulatie si nici in Statul de functii acea disciplina pe care am mutat-o. (de ex: alegem contextul aferent departamentului de informatica, specializarea informatica (in limba engleza), context in care vom gasi disciplina Algebra, disciplina ce dorim sa o "mutam" la departamentul de matematica, deoarece va trebui sa apara in norma unui cadru didactic de la acest departament).

Vom completa campurile: Cod disciplina, Numar saptamani, Nr. Credite,

Se vor adauga activitatile didactice aferente disciplinei;

Se va apasa butonul Salvare;

in acest moment, in planul de invatamant, vom putea vizualiza disciplina pe care am adaugat-o de la celalalt departament. (de ex: vizualizam disciplina Algebra de la specializarea informatica (in limba engleza) in Planul de invatamant al departamentului de Matematica).

Daca ne vom pozitiona pe Departamentul de baza a disciplinei care a fost mutata vom vedea acea disciplina marcata distinct in culoarea rosu. Astfel aceste discipline nu vor disparea din planul de invatamant aferent departamentului de baza, dar nu vor mai fi luate in considerare mai departe in Recapitulatie si in Statul de functii.

Daca vom da dublu click pe acesta disciplina sistemul ne va afisa un ecran in care vom putea seta/deseta activitatile care se muta la celalalt departament. Implicit noi am considerat ca se vor muta toate activitatile (curs, seminar,laborator, etc.), dar daca se doreste a se muta doar o singura activitate vom apasa butonul Modifica pe activitatea pe care dorim sa efectuam modificarea si vom debifa optiunea Studiat la alta catedra.

Astfel, aceasta activitate (seminarul) va ramane la departamentul de baza, urmand ca doar celelalte activitati sa fie mutate la celalalt departament.

Formatiile de lucru vor fi preluate de la departamentul de baza, de unde a fost mutata disciplina, in functie de tipul formatiilor de lucru definite: la nivel de an de studiu sau la nivel de disciplina.

Se va regenera recapitulatia pe cele 2 departamente, unde pe catedra de la care am mutat disciplina nu va mai aparea respectiva disciplina, iar pe cealalata catedra va aparea, cu impartirea activitatilor urmand fluxul normal. (de ex: disciplina algebra mutata in etapa de mai sus).

Se vor asocia cadrelor didactice de titulari, disciplinele aferente altor departamente din cadrul UVT.

Procedura impartire activitate didactica din plan (curs, seminar) la 2 sau mai multe posturi;

Exista cazuri cand, o activitate didactica din planul de invatamant (curs, seminar, laborator) care are un numar de ore (3 de exemplu) este impartit la 2 posturi (2 ore si 1 ora). Aceste cazuri, ar trebui tratate astfel:

vom merge in nomenclatorul de discipline si vom creea o disciplina cu un cod similar, dar cu aceeasi denumire;

vom merge in Planul de invatamant si vom adauga disciplina respectiva;

vom creea formatii de lucru la nivel de disciplina, impartind nr de ore pe cele 2 discipline;

vom regenera recapitulatia;

vom adauga celor doua cadre didactice acele activitatile corespunzatoare celor 2 discipline.

Procedura tratare discipline studiate la comun (unire discipline)

In aplicatia de construire a Statelor de functii, exista doua modalitati de unire discipline in functie de modalitatea in care acestea sunt studiate si anume:

a) grupare discipline la nivel de plan de invatamant;

Aceasca modalitate de grupare la nivel de plan de invatamant permite unirea disciplinelor, cu toate activitatile aferente (curs, semnar, laborator), discipline care sunt studiate la comun de studenti de la specializari diferite, din ani de studii diferiti, etc.

Unind disciplinele la acest nivel si alocand formatii de lucru acestora, apoi generand recapitulatia, aplicatia va afisa in recapitulatie doar activitatile aferente disciplinei master selectata in etapa de grupare.

b) grupare disicpline la nivel de recapitulatie.

Aceasta modalitate de grupare la nivel de recapitulatie, permite unirea disciplinelor la nivel de activitate didactica (curs, seminar, laborator).

Spre exemplu, pot exista discipline de la specializari diferite, pentru care activitatea de curs este comuna, iar activitatea de seminar pentru o specializare este de 1 ora pe saptamana, iar pentru cealalta specializare, 2 ore pe saptamana. Pentru un asemenea caz, se vor creea formatii de lucru la nivel de disciplina, pentru cele 2 specializari, se va genera recapitulatia, iar apoi in recapitulatie se vor selecta cele 2 cursuri, de la cele doua specializari, si se va apela operatia de unire.

Astfel, cursul celor 2 specializari va putea fi mai departe alocat in Statul de functii si desigur si laboratoarele cu numarul de ore saptamanale separat in functie de specializare.

Procedura operare acoperiri pentru posturi vacante

Descriere

Dupa finalizarea constructiei posturilor vacante din Statul de functii, va trebui ca pentru toate aceste posturi, sa se aloce cadre didactice ce vor preda respecitvele discipline.

Acest pas este absolut necesar in etapa de construire a Statului de functii, deoarece aplicatia de construire a Statului de functii se integreaza cu modulul HR din SAP, unde va trebui sa ajunga toate aceste informatii cu privire la: posturi vacante, disicpline pe posturi vacante, cadre didactice la nivel de discipline de pe posturi vacante.

Mod de operare

In acest moment la operatiunea de Creare post vacant vom completa urmatoarele campuri:

Nr. Ord. - Pozitia din statul de functii

Rol - Tipul postului (asistent, conferentiar, profesor, etc)

Tip - Titular / Vacant

Dupa operatia de Creare post vacant vom apasa butonul Modifica discipline , sau vom apasa dublu clik pe linia aferenta postului vacant, pentru a intra in ecranul de alocare discipline la postul vacant.

Se vor adauga toate disciplinele aferente postului vacant, dupa care se va trece la operatiunea de Adaugare cadru didactic pe disciplina. Aceasta operatiune se va face astfel:

fie apasand dublu clik pe disicplina asociata postului vacant;

fie selectand disciplina pe care dorim sa alocam un cadru didactic si apasam butonul Modifica profesor .    

Se va deschide fereasta Modifica profesor, unde vom putea adauga cadre didactice:

externe UVT. Aceste cadre didactice vor fi preluate din nomenclatorul de profesori, introdusi pe categoria profesori externi. Astfel, pentru a selecta un astfel de cadru didactic, se va bifa campul Extern, si sistemul va da posibilitatea selectarii unui cadru didactic din nomenclatorul de externi.

interne UVT. Aceste cadre didactice vor fi preluate din nomenclatorul de profesori, pe contextul selectat, cadre didactice care ajung in aplicatie in urma sincronizarii cu UMS-ul. Astfel, se pot selecta cadre didactice de la orice catedra, din orice facultate a Universitatii de Vest.

De asemenea, daca un cadru didactic nu exista pe contextul selectat si desigur nici in UMS, aplicatia permite adaugarea de cadre didactice direct in nomenclatorul de profesori, prin operatia de Adauga.

Important!!!

Toate cadrele didactice alocate posturilor vacante trebuie sa aiba completat campul CNP. Acest camp este vital pentru intrgrarea intre Statul de functii si modulul HR din SAP.

Acest camp ajunge in datele de baza ale cadrului didactic daca este completat in UMS, dar aplicatia permite si completarea acestuia direct in nomenclatorul de profesori.

m. Recapitulatie / catedra

Aceasta activitate permite generarea Recapitulatiei sintetice si analitice in functie de datele sincronizate din UMS, de configurarile si de maparile facute anterior in aplicatie.Dupa ce a fost generata prima recapitulatie, orice modificare ulterioara a datelor din aplicatie (nomenclatoare,activitati academice, configuratie scolara, tip studii, coef.transformare, plan invatamant) va necesita reapelarea acestei operatii (care isi va schimba numele in "Regenerare recapitulatie").Regenerarea recapitulatiei nu va duce la modificari in statul de functii.

Ecranul este compus din trei zone:

zona de context din care se va selecta Catedra pentru care se va genera recapitulatia:

zona de comanda, care contine o selectie a recapitulatiei pe care dorim sa o vizualizam:

filtru si bara de butoane specifica fiecarui tip de recapitulatie:

Recapitulatia sintetica

Lista ce ne afiseaza recapitulatia sintetica aduce informatii in 30 de coloane dupa cum urmeaza:

Nr.crt: numarul de ordine in lista;

Cod disciplina: codul din planul de invatamant din care face parte disciplina;

Nume disciplina: numele disciplinei dupa cum apare in planul de invatamant;

Specializare: specializarea aferenta planului de invatamant;

Tip de invatamant: tipul de invatamant aferent planului de invatamant;

An studiu: anul de studiu aferent planului de invatamant;

Nr.studenti: numarul total de studenti care studiaza disciplina;

Nr.serii: numarul de serii definite in formatii de lucru aferente disciplinei respective;

Nr.grupe: numarul de grupe ale seriei care studiaza disciplina respectiva;

Nr.subgrupe: numarul de subgrupe ale grupei care studiaza disciplina respectiva;

Nr.sapt s1:numarul de saptamani cat se studiaza disciplina pe semestrul 1;

Ore curs s1:numarul de ore de curs care se studiaza pe semestrul 1;

Ore sem. s1: numarul de ore de seminar care se studiaza pe semestrul 1;

Ore lucr. s1: numarul de ore de lucrari care se studiaza pe semestrul 1;

Nr.sapt s2: numarul de saptamani cat se studiaza disciplina pe semestrul 2;

Ore curs s2: numarul de ore de curs care se studiaza pe semestrul 2;

Ore sem. s2: numarul de ore de seminar care se studiaza pe semestrul 2;

Ore lucr. s2: numarul de ore de lucrari care se studiaza pe semestrul 2;

Total ore curs: numarul orelor de curs ale disciplinei respective;

Coef.transf.curs: coeficientul de transformare al orelor fizice in ore conventionale pentru curs;

Total ore sem.: numarul orelor de seminar ale disciplinei respective;

Coef.transf.sem.: coeficientul de transformare al orelor fizice in ore conventionale pentru seminar;

Total ore lucr.: numarul orelor de lucrari ale disciplinei respective;

Total ore conv.curs: numarul orelor conventionale ale activitatii Curs a disciplinei respective;

Total ore conv.sem.: numarul orelor conventionale ale activitatii Seminar a disciplinei respective;

Total ore conv.lucr.: numarul orelor conventionale ale activitatii Lucrari a disciplinei respective;

Total ore conv: numarul orelor conventionale ale disciplinei respective;

Ore curs pe serie: numarul orelor de Curs impartite la numarul de serii;

Ore seminar pe grupa: numarul orelor de Seminar impartite la numarul de grupe;

Total: Numarul total de ore conventionale aferente disciplinei respective;

Pentru Recapitulatia sintetica exista o forma ce contine un filtru dupa statusul disciplinei:

nici o selectie: se vor afisa toate disciplinele indiferent de alocarea in statul de functii;

Alocat: se vor afisa toate disciplinele care au toate orele aferente activitatilor didactice alocate in statul de functii;

Alocat partial:se vor afisa toate disciplinele care au doar o parte din activitatile didactice alocate in statul de functii;

Nealocat: se vor afisa toate disciplinele nealocate in statul de functii;

Si tot pentru recapitulatia sintetica exista si o bara de butoane, de pe care putem generaregenera recapitulatia, sau o putem downloada local. Pentru operatiile de generare respectiv regenerare recapitulatie exista un singur buton, care va genera recapitulatia in cazul in care nu a fost inca generata sau o va sterge pe cea anterioara si va crea una noua.

Downloadul, are loc in urma apasarii celui de-al doilea buton.Operatia incepe prin deschiderea unei forme de tip popup de pe care putem selecta tipul raportului, PDF sau Excel:

  

Raportul recapitulatiei contine in partea stanga sus contextul pe care a fost emis, Universitatea, Facultatea, Catedra. In partea dreapta sus este afisat anul contextului pe care a fost emisa recapitulatia. Corpul raportului contine 31 de coloane dupa cum urmeaza:

Ultima inregistrare din raport contine un total pe coloane, al coloanelor 12, 13, 14, 16, 17, 18, 19, 21, 23, 24, 25, 26, 27.

La finalul raportului, apare in partea stanga jos numele si functia decanului, iar central in partea de jos persoana care a intocmit raportul (utilizatorul curent).

Recapitulatia analitica

Aceasta recapitulatie prezinta mai detaliat inregistrarile aferente fiecarei discipline, mai exact, recapitulatia sintetica este descompusa la nivelul cel mai de jos si anume la nivelul in care fiecare disicplina este asociata individual formatiilor de lucru la care va fi studiata.

Aceste detalii sunt afisate intr-un tabel cu 18 coloane dupa cum urmeaza:

Nr.ord.: numarul de ordine in recapitulatie;

Disciplina: numele disciplinei dupa cum apare in planul de invatamant;

Activitate: activitatea importata din UMS a disciplinei respective;

Activitate standard: activitatea cu care a fost mapata activitatea introdusa in aplicatie in urma sincronului;

Nr.sapt.: numarul de saptamani in care se studiaza aplicatia;

Nr.credite: numarul de credite aferente disciplinei;

Categorie: categoria disciplinei (Obligatoriu, Facultativ, Optional);

Ore/sapt: numarul de ore ale activitatii academice aferente disciplinei studiate pe saptamana;

Coef.transformare: coeficientul de transformare al activitatii academice aferente disciplinei;

Serie/grupa/subgrupa: numele entitatii organizatorice;

Tip structura: tipul entitatii organizatorice;

Numar studenti: numarul de studenti aferent entitatii organizatorice;

An studiu: anul de studiu din care face parte planul de invatamant ce contine disciplina respectiva;

Tip: semestrul in care se studiaza disciplina;

Specializare: specializarea din care face parte planul de invatamant ce contine disciplina respectiva;

Forma de invatamant: forma de invatamant in care se incadreaza planul de invatamant ce contine disciplina respectiva;

Grup: id-ul grupului din care face parte disciplina daca face parte dintr-un grup;

Master group: are valoarea "Da" daca este master al unui grup;

Forma specifica recapitulatiei analitice difera de cea a recapitulatiei sintetice, aceasta detinand doua filtre, unul dupa status, in care se vor afisa:

nici o selectie: toate disciplinele indiferent de alocarea in statul de functii;

Alocat: se vor afisa toate disciplinele care au toate orele aferente activitatilor didactice alocate in statul de functii;

Nealocat: se vor afisa toate disciplinele nealocate in statul de functii;

Si un filtru dupa tipul de activitate, in functie de a carui selectie vom vizualiza doar anumite activitati didactice: nici o selectie ( se vor afisa toate activitatile didactice), Curs, Laborator, Proiect, Seminar.:

Specific recapitulatiei analitice este si bara de butoane care ne pune la dispozitie trei operatii:

Group: permite gruparea a activitatilor academice identice de pe acelasi semestru a doua sau mai multe discipline in functie de modul in care se doreste ca acestea sa apara pe o singura linie in Statul de functii. Apeland aceasta operatie se deschide o forma de tip popup, pe care utilizatorul va selecta disciplina master, disciplina a carei detalii vor fi mostenite de catre toate celelalte discipline din grup.

Fereastra de grupare contine aceleasi 18 coloane care aduc detalii despre discipline, pentru a evita posibile confizii.

Ungroup este operatia opusa gruparii.Pentru efectuarea operatiei se va selecta o singura disciplina a unui grup, si dupa efectuarea acestei operatii grupul se va dizolva.

Download: este butonul prin care putem downloada local raportul recapitulatiei analitice

In urma apelarii operatiei de download, se deschide o forma care permite utilizatorului sa aleaga tipul raportului, PDF sau Excel, si de asemenea sa aleaga disciplinele care vor fi aduse in raport in functie de alegerea din comboboxul "Status":

nici o selectia: vor fi aduse in raport toate disciplinele;

Alocat: se vor aduce doar activitatile alocate;

Nealocat: se vor aduce doar activitatile nealocate;

Raportul recapitulatiei analitice contine 18 coloane dupa cum urmeaza:

n.   Recapitulatie / facultate

Aceasta activitate permite generarea/regenerarea recapitulatiei la niivel de facultate, si prezinta functionalitati identice cu cele prezentate anterior.

o.   Stat functii / catedra

Aceasta activitate permite construirea si generarea statului de functii si al raportului de acoperire, pe baza informatiilor introduse si pe baza recapitulatiei generate anterior. Utilizatorul va selecta contextul pana la nivel de catedra, dupa care va avea acces la operatiile specifice, din bara de butoane sau din meniul care apare la click dreapta pe forma statului de functii.

Etapa de constructie a Statului de functii se realizeaza in 2 pasi:

adaugarea de titulari sau de posturi vacante;

adaugarea de discipline pentru fiecare post introdus anterior.

Forma statului de functii va afisa informatiile in 11 coloane dupa cum urmeaza:

Nr.: va afisa pozitia profesorului in raportul stat de functii;

Status: va afisa tipul de post (titular sau vacant);

Nume: va fi selectat numele profesorului importat din UMS aferent catedrei la care se realizeaza statul de functii, sau va fi completat numele profesorului in cazul posturilor vacante.

Rol: va afisa postul academic al profesorului selectat;

Functia: functia cadrului didactic;

Specializare: titlul profesorului;

Tip: tipul ocuparii postului, Titular sau Suplinitor;

Experienta: experienta profesorului in ani;

Salariu: salariul pe care il va lua profesorul;

Ore pe sapt.: numarul total de ore conventionale ale activitatii, pe saptamana;

Norma: numarul de ore conventionale ale activitatii, pe saptamana impartit la numarul minim de ore aferente coloanelor Rol si Tip dupa cum s-au definit in Nomenclator.

Operatiile specifice formei statului de functii sunt:

Adauga post vacant, operatie care permite adaugarea unui post ce urmeaza a fi ocupat de catre un profesor la plata cu ora. In urma accesarii operatiei se deschide o forma de tip popup pe care utilizatorul va completa informatiile necesare astfel:

Nr.ord: Pozitia profesorului in raportul stat de functii ( camp obligatoriu);

Nume: Numele profesorului in cazul in care se stie cine va ocupa postul (camp optional);

Rol: se incarca posturile academice definite anterior in Nomenclatorul de posturi academice (camp obligatoriu);

Functia: se va completa cu functia ce o va avea profesorul (camp optional);

Specializarea: se va completa cu titlul stiintific al profesorului (camp optional);

Tip: se va completa cu tipul ocuparii postului, ca si Titular sau Suplinitor (camp obligatoriu);

Experienta: se va completa cu experienta profesorului in ani, cu precizie de doua zecimale, acestea reprezentand partea fractionara a unui an (camp optional);

Salariu: se va completa cu salariul pe care il va lua profesorul (camp optional);

Alte activitati: se va completa cu alte activitati pe care trebuie sa le indeplineasca persoana ce va ocupa postul;

Adauga profesor, operatie care permite adaugarea unui profesor din cei importati in urma sincronizarii cu UMS-ul. Forma de adaugare este identica cu cea de adaugare a unui post vacant singura diferenta aparand la nivelul numelui profesorului.Forma curenta va afisa in dreptul profesorului un combobox care va aduce Numele profesorilor importati.

Modifica - operatie ce permite modificarea detaliilor aferente atat unui post vacant cat si unui titular;

Sterge - operatie ce permite stergerea diferitor inregistrari din statul de functii;

Inchidere stat de functii - permite inchiderea statului de functii si blocarea operatiilor ulterioare aferente acestuia;

Inchidere stat de functii la nivelul intregii universitati - permite inchiderea tuturor statelor de functii la nivelul intregii universitati;

In cazul in care se incearca inchiderea Statul de functii fara sa fi fost alocate toate orele tuturor disciplinelor, apare mesaj de atentionare, utilizatorul avand posibilitatea de a confirma inchiderea sau de a anula decizia:

Deschidere stat de functii - permite deschiderea statului de functii in vederea modificarii acestuia;

Download raport stat de functii - permite downloadul raportului Stat de functii. In urma apelarii acestei operatii se va deschide o forma de tip popup pe care avem posibilitatea de a alege tipul raportului ce urmeaza a fi emis, PDF sau Excel;

Download raport acoperire stat de functii - permite downloadul raportului de acoperire a platii.In urma apelarii operatiei de download, se va deschide o forma de download care va permite utilizatorului sa selecteze atat tipul raportului PDF sau Excel cat si semestrul aferent caruia se va emite raportul. Semestrul se va selecta dintr-un combobox specific:

Adauga/Modificare discipline -operatie care ne duce pe o noua pagina pe care vom asocia sau sterge discipline fiecarui profesor.

Pagina de adaugare sau stergere discipline prezinta o forma in care se aduc informatii despre profesrul selectat (de pe pagina anterioara, a profesorilor):

si o bara de butoane specifica:

Astfel putem reveni la pagina anterioara (de adaugare profesori) prin "<" sau putem apela operatiile denumite sugestiv "Adauga discipline" si "Sterge".

Informatiile sunt afisate pe pagina de adaugare discipline intr-un tabel format din 12 coloane dupa cum urmeaza:

Poz.rec.: numarul de ordine din recapitulatie;

Disciplina: numele disciplinei;

Serie/grupa/subgrupa: numele entitatii organizatorice;

Tip structura: tipul entitatii organizatorice;

An studiu: anul aferent planului de invatamant ce contine disciplina;

Specializare: specializarea aferenta planului de invatamant ce contine disciplina;

Total ore: totalul orelor activitatii aferente disciplinei ;

Total ore conv.: totalul orelor convelntionale ale activitatii aferente disciplinei ;

Curs sem I: numarul de ore de curs ale disciplinei studiate pe semestrul 1;

Curs sem II: numarul de ore de curs ale disciplinei studiate pe semestrul 2;

Alte activitati sem I: numarul de ore de activitati diferite de curs ale disciplinei studiate pe semestrul 1;

Alte activitati sem II: numarul de ore de activitati diferite de curs ale disciplinei studiate pe semestrul 2;

Raportul stat de functii are o structura dupa cum urmeaza:

Raportul de acoperire are o structura dupa cum urmeaza:

p.   Stat functii / facultate

Aceasta activitate permite functionalitati identice cu Stat functii / catedra, diferenta facand faptul ca se emite la nivel de facultate, si este destinat in principal Scolii Doctorale.