1 - CONSIDERATII GENERALE

GESTFARM este un sistem informatic destinat evidentei cantitative si valorice a medicamentelor in farmacii si/sau depozite. Acest sistem realizeaza si monitorizarea consumului de medicamente eliberate pe retete gratuite sau compensate in farmaciile de circuit deschis si generarea automata a tuturor situatiilor solicitate de Casele Judetene de Asigurari de Sanatate sau de CNAS.

GESTFARM isi propune urmatoarele:

a. Promovarea unui nomenclator unic de medicamente. Acesta este o conditie obligatorie pentru a se putea creea o baza comuna pentru transferurile de informatii la toate nivelurile. (farmacie, CAS Judetene, CNAS )

b. Transferul de informatii catre CAS Judetene si catre CNAS.

c. Minimizarea efortului de introducere a datelor si preluarea numai a informatiilor necesare pentru scopul propus.

Sistemul informatic GESTFARM are implementat un mecanism de culegere si transfer al datelor care asigura confidentialitatea informatiilor si posibiliatatea identificarii surselor de unde provin (trasabilitatea prelucrarii)

Sistemul informatic este prevazut cu interfetele software necesare pentru a lucra cu acele case de marcat care pot fi cuplate dupa calculator sau cu imprimante fiscale. Exista interfete pentru acele case de marcat fiscale pentru care cei care le comercializeaza au solicitat acest lucru firmei noastre si au pus la dispozitie documentatia tehnica necesara.

Sistemul trateaza si rezolva urmatoarele probleme:

evidenta cantitativ-valorica a stocurilor de medicamente/produse;

evidenta si raportarea retetelor emise de farmacii;

evidenta facturilor de aprovizionare si a notelor de intrare receptie;

evidenta productiei de elaborari;

evidenta clientilor si a furnizorilor (facturi, chitante emise/primite);

evidenta platilor si a incasarilor;

urmarirea datei expirarii pentru medicamentele existente in stoc;

integrarea cu casa de marcat (emitere automata bon fiscal)

emiterea documentelor fiscale (avize sau facturi) pe imprimate tipizate;

modul special pentru raportarea catre CJAS/CNAS;

modul special pentru incarcarea nomenclatorului de medicamente compensate si gratuite de la CJAS/CNAS;

generare de note contabile pe baza contarilor introduse pe fiecare pozitie din document.

Sistemul este configurabil, in sensul ca:

poate lucra in modul PUNCT DE LUCRU (cu o singura gestiune) sau CENTRALA (evidenta mai multor gestiuni si a transferurilor de la, intre si catre acestea);

permite urmarirea stocului produselor parafarmaceutice pe grupe;

admite declararea parametrilor specifici de lucru (identificator obligatoriu pacient, port casa marcat, numar maxim pozitii pe reteta, procent (maxim) adaos comercial, suma maxima compensata pe reteta, etc.)

Sistemul a fost proiectat pentru functionarea atat pe calculatoare individuale, cat si pe retele locale (orice tip), in acest caz permitandu-se lucrul simultan de pe mai multe statii de lucru. Aplicatia este proiectata in limbajul de programare FoxPro 2.6 for DOS, avand o interfata prietenoasa si intuitiva.

2 - CUM PREGATESC SISTEMUL

Viteza de calcul a aplicatiei GESTFARM, ca si buna ei functionare sunt afectate de o serie de parametrii ai sistemului de calcul.

Aceste randuri sunt importante pentru cei ce intretin sistemul de calcul pe care se afla programul nostru.

In CONFIG. SYS parametrul FILES trebuie setat la 100 altfel vor exista portiuni in program unde, la o incarcare mai mare, mesajul sistemului va fi 'Too many files open' sau "Insufficient memory" - prea multe fisiere deschise in lucru.

Nu este, credem, nevoie sa mai spunem ce importanta are pentru un sistem bine organizat existenta un caching de hard disk. Existenta rezidenta in memorie a unui program ca SMARTDRIVE-ul de la WINDOWS, PC-CACHE din PCTOOLS sau NORTON CACHE din NORTON COMMANDER dubleaza viteza de lucru a programului.

3. MENIUL PRINCIPAL

Cum se selecteaza o optiune dintr-un meniu ?

Meniul este o lista de optiuni carora le sunt asociate diverse actiuni sau eventual alte (sub)meniuri. In functie de ceea ce doreste de la sistemul informatic, utilizatorul trebuie sa selecteze anumite optiuni din meniu. Pentru a selecta o anumita optiune exista mai multe modalitati:

- Deplasarea cursorului pe optiunea dorita cu ajutorul tastelor (sagetile sus/jos) si activarea acestei optiuni prin apasarea tastei 'ENTER'. In cazul meniurilor cursorul este reprezentat printr-o bara de culoare diferita de culoarea celorlalte optiuni din meniu.

- Tastarea literei evidentiate din optiunea respectiva fara a se mai apasa tasta 'ENTER'.

- Punctarea optiunii respective cu ajutorului 'mouse'-ului.

ATENTIE!

Deoarece selectarea unei optiuni dintr-un meniu poate determina aparitia unui nou meniu este posibil ca la un moment dat pe ecran sa fie mai multe meniuri active. Trebuie retinut faptul ca nu se poate face selectarea unei optiuni decit din ultimul (sub)meniu activat.

Terminarea executiei unei actiuni solicitate dintr-un anumit meniu va intoarce controlul in meniul din care s-a plecat.

Revenirea dintr-un meniu in meniul anterior acestuia se realizeaza prin selectarea optiunii 'Terminare', prin tastarea literei "T" sau prin apasarea tastei 'ESC' in cazul in care nu exista optiunea 'Terminare'.

4 - FUNCTII DE OPERARE ASUPRA BAZELOR DE DATE

In momentul cand se intra intr-un ecran de culegere date, pe prima linie a ecranului apare o banda cu functii de operare asupra bazelor de date, ca in imaginea de mai jos:

In momentul cand este activata una din aceste functii, litera evidentiata isi schimba culoarea, semn ca functia este activa.

<A> = Adaug

Adauga o noua inregistrare in baza de date. Toate campurile din ecran se initializeaza cu valori nule, urmand a fi completate de utilizator. Marea majoritate a acestor campuri nu pot admite valori nule, validarea facandu-se in momentul trecerii peste campul respectiv cu ENTER.

<ALT>+<A> sau <Z> = Adauga o noua pozitie in cadrul documentului

Aceasta functie este activa doar in anumite ecrane, si anume in cele referitoare la documente ce pot avea mai multe pozitii (facturi, chitante, avize, intrari/iesiri diverse, transferuri). Rezultatul activarii ei consta in faptul ca ea memoreaza datele din antetul documentului, initializand doar campurile corespunzatoare pozitiilor docmentului respectiv.

<M> = Modific

Modifica inregistrarea din baza de date care se afla pe ecran in acel moment. Rolul acestei functii este intuitiv, asa ca nu vom mai insista.

<ALT>+<M> sau <E> = Modifica doar pozitia in cadrul documentului

Ca si functia <ALT>+<A> este activa doar in cazul documentelor ce admit mai multe pozitii. Modifica doar pozitia din cadrul documentului care se afla pe ecran in acel moment. Editarea inregistrarii se poate face doar de la campul ce corespunde numarului pozitiei in jos, antetul neputand fi editat cu aceasta functie. OBS: Cu ajutorul tastei <M> se modifica atat antetul documentului cat si pozitia corespunzatoare afisata pe ecran.

<S> = Sterg

Sterge inregistrarea afisata pe ecran. In momentul cand se apasa tasta <S>, va apare o fereastra rosie care cere confirmarea optiunii de stergere alese, in cazul cand se apasa intamplator aceasta tasta.

<ALT>+<S> sau <G>= Sterge intreg documentul

Activa doar in cazul documentelor ce admit mai multe pozitii. Ca si in cazul functiei <S>, va apare o fereastra de validare a optiunii alese, ca in figura de mai jos. Utilitatea acestei functii este data de faptul ca, in multe cazuri, atunci cand un document admite multe pozitii, pentru a fi sters in intregime, ar trebui stearsa fiecare pozitie a sa (cu tasta <S>). Astfel, cu aceasta functie vor fi sterse toate pozitiile documentului (deci intreg documentul), cu o singura comanda.

<L> = Lista

Afiseaza (nu pe imprimanta - atentie!) pe ecran inregistrarile aflate curent in baza de date pe care o gestioneza programul.

In lista astfel afisata va puteti deplasa printre inregistrari cu sagetile (sus) si  (jos) sau mai rapid cu <PageDown> si <PageUp>. Deplasarile 'in jos' va duc spre inregistrari aflate la sfirsitul fisierului iar cele 'in sus' spre inceputul fisierului. Ordinea de afisare a inregistrarilor nu este cea de introducere, ci cea a indexului de ordonare (ex: in cazul fisierului de stoc, inregistrarile sunt ordonate dupa codul gestiunii, iar in cadrul acestora dupa codul de marfa/material/produs, iar in cadrul acestora dupa data intrarii in stoc).

Deplasarea in cadrul unei inregistrari printre cimpurile afisate in lista se face 'inainte' cu <Enter> sau <Tab> si 'inapoi' cu <Shift>+<Tab>. Cu ajutorul sagetilor 'dreapta' si 'stinga' nu puteti sa va deplasati decit caracter cu caracter in cadrul unui camp.

Functia de lucru LISTA permite vizualizarea unor anumite cimpuri din inregistrarile bazei active, aliniate unele sub altele. Un ecran contine simultan pina la 20 de inregistrari.

Revenirea la cimpurile anterioare se face cu 'sageata sus' (atentie! nu cu 'sageata stinga' - aceasta revine doar in cea mai din dreapta pozitie a cimpului anterior) iar la cimpurile urmatoare cu <Enter> sau 'sageata in jos'.

Daca intr-un cimp se afla deja un text si se doreste ca pozitia cursorului sa ajunga pe ultimul caracter se apasa <End>, iar pentru a reveni pe primul <Home>.

In imaginea de mai jos este reprezentata o fereastra in care sunt afisate 20 de inregistrari.

In cazul documentelor cu mai multe pozitii, apare o ferestra de interogare cu ajutorul careia operatorul poate alege intre afisarea antetelor documentelor, sau a pozitiilor din cadrul documentelor.

<C> = Caut

Aduce pe ecran prima inregistrare care satisface interogarea din fereastra, in cazul care aceasta exista.

Functia de lucru CAUT permite pozitionarea rapida in interiorul bazei de lucru active. Acest lucru se realizeaza prin selectarea functiei respective (i.e. tastarea literei <C>) si completarea integral sau partial a informatiilor ce sunt solicitate.

In cazul completarii partiale saltul va fi efectuat pe prima inregistrare care indeplineste conditia introdusa. Completarea partiala presupune eventuala omitere a unor date din cele solicitate. Datele lipsa trebuie sa fie OBLIGATORIU de la sfarsit spre inceput si nu invers.

In imaginea de mai jos este evidentiata cautarea unei inregistrari cu completare partiala.

<ALT>+<C> = Alta cautare

Aceasta functie este recomandata operatorilor mai experimentati, ea avand rolul de a cauta un (sub)sir de caractere in interiorul unui anumit camp din baza.

<F> = Filtru

De asemea, functia este recomandata operatorilor experimentati. Ea ofera facilitatea de a selecta din multimea inregistrarilor din baza o submultime de inregistrari caracterizate prin faptul ca oricare element al acestei submultimi satsface conditia de "filtrare" impusa de operator.

La selectarea optiunii Filtru pe ecran apare o fereastra de forma:

La inceput operatorul este pozitionat in stanga chenarului din partea de jos a ferestrei. Acest chenar cuprinde o serie de elemente distincte (butoane, campuri de editare, meniuri pop-up):

a) O lista a campurilor considerate din baza de date. Campurile sunt prezentate prin numele lor real, dat de programator. Daca operatorul este pozitionat pe acest element si apasa ENTER, lista de campuri este "desfasurata".

Selectarea unui element se face ca la orice meniu, prim pozitionare si apasarea tastei ENTER.

b) O lista de conditii logice, modul de operare fiind identic cu cel de la punctul 1. Cele trei conditii mai deosebite sunt:

<> - "diferit de";

= = - egalitate stricta (la comparatia de siruri de caractere , in cazul folosirii egalitatii simple (=), 2 siruri de lungimi diferite pot fi considerate egale daca primul sir este mai lung si primele lui caractere sunt identice cu sirul al doilea);

IN - Sirul din stanga este regasit (inclus) in sirul din dreapta

c) Zona in care se introduce de la tastatura termenul de comparatie al conditiei logice (valore de comparatie). In exemplul prezentat s-a construit conditia :"Data = "

d) Adaugare - prin pozitionare pe acest element si apsarea tastei ENTER conditia proaspat construita este adaugata la cele anterioare (daca exista), ceea ce permite construirea de conditii impuse. Confirmarea acestei adaugari este data de aparitia conditiei in lista prezentata in chenarul din partea de sus a ferestrei. Dupa adaugare, operatorul este repozitionat pe elementul 1 (lista campuri) pentru construirea unei noi conditii.

Ca regula generala, deplasarea intre diversele elemente "active" ale acestei ferestre (cele care sunt scrise cu alb intens si care determina o anumita actiune) se face circular, cu tasta TAB intr-un sens si cu SHIFT+TAB in sens invers. Pozitionarea pe un astefel de element este urmata de apasrare tastei ENTER conduce la indeplinirea functiei elementului respectiv.

e) Filtru - Declaseanza procesul efectiv de filtrare, adica de izolare a subsetului cautat in multimiea inregistrarilor din baza. La incheierea procesului, in coltul dreapta-sus va apare o fereastra in care este prezentat numarul de inregistrari care satisfac conditia de filtrare construita anterior si timpul consumat de operatia de filtrare.

f)  Terminare - Incheie efectiv procedura de filtrare si revine in ecranul anterior.

Pentru dezactivarea conditiei de filtrare, trebuie apasate tastele <ALT>+<D>, sau se iese pur si simplu din ecran.

g) Reset - Conduce la "stergerea" totala a conditiei de filtrare (Atentie, nu dezactiveaza filtrul!)

<R> = Raport

Functia RAPORT permite realizarea unor liste flexibile ale intregistrarilor bazei de date curente, liste care nu se regasesc in submeniul de RAPOARTE, si ale caror elemente de interes sunt specificate chiar de catre operator. Pentru a nu se repeta o serie de detalii de operare, cititi mai intai explicatiile prezentate la functia FILTRU.

La inceput operatorul este plasat pe elementul aflat in coltul stanga-sus al ferestrei, care, ca si la filtrare, este de fapt lista campurilor din baza de date curenta. La selectarea lui, aceasta lista este "desfasurata" pentru a alege campul dorit. Dupa pozitionarea pe campul dorit si apasarea tastei ENTER, se activeaza elementul ADAUGARE, pe care se sare automat dupa alegerea campului, ceea ce face ca respectivul camp sa fie adaugat la lista campurilor al caror continut va apare in raport.

Initiala care apare in dreptul fiecarui camp din lista celor selectate reprezinta tipul informatiilor din campul respectiv (D - data, C - sir de caractere, N - numar, L - camp de tip logic: true sau false).

Intocmirea si listarea pe ecran a raportului astfel construit se face prin pozitionarea pe elementul RAPORT si apasarea tastei ENTER.

Elementul RESET permite "stergerea" listei de campuri selectate iar elementul TERMIN inchide aceasta procedura si revine la macheta de culegere date.

<N> = Numar

Functia de lucru NUMAR permite utilizatorului cunosterea numarului de inregistrari existente in baza sa de date. Dupa activarea acestei functii va fi afisata o fereastra cu numarul de inregistrari (si pozitii, unde este cazul).

<P> = Prim

Se aduce pe ecran prima inregistrare din baza de date. Se intelege prin prima inregistrare cea care are codul de ordonare al bazei de date cel mai mic (de exemplu factura cu cea mai mica data sau contul cu codul cel mai mic din planul de conturi).

<U> = Ultim

Se aduce pe ecran ultima inregistrare din baza de date. Vezi prin analogie consideratiile de la functia Prima.

<!> = Ecran de tip "About"

Afiseaza un ecran de tip "About" ce ramane activ 5 secunde (sau pana cand se apasa o tasta), in care sunt afisate denumirea programului, versiunea, numele societatii noastre, telefonul firmei precum si informatii despre sistemul de operare sub care ruleaza aplicatia.

<?> = Help Screen

Afiseaza o fereastra de Help, in care sunt prezentate sumar functiile de operare prezentate aici detaliat.

<T> = Termin

Iese din ecranul de culegere date si revine in meniul principal.

5. CONFIGURAREA SISTEMULUI

Se intra in ecranul CONFIGURARE din meniul principal. Vor apare 4 optiuni de configurare: DATE DESPRE UNITATE, FUNCTII DE PRELUCRARE DATE, CONFIGURARE SOFTWARE SISTEM, CONFIGURARE HARDWARE SISTEM.

5.1 DATE DESPRE UNITATE

Se apasa <M> de la modificare si se introduc intai datele despre unitate (Reprezentant Legal, Farmacie ID, Numar contract, Denumire unitate, Registrul Comertului, Cod fiscal, Localitate, Judet, Banca, Cont banca, Casa Asigurari implicita).

5.2 FUNCTII DE PRELUCRARE DATE

In acest ecran aveti active 3 taste: F1 - Recalculare stoc, F2 - Repunere incasari/plati si F3 - Generare note contabile

F1-Recalculare stoc. Aceasta functie permite recalcularea stocului. Poate fi data ori de cate ori se doreste reactualizarea stocului cantitativ si valoric. Astfel, baza de stoc curent este actualizata la fiecare apelare a acesteti functii. Intai se goleste, apoi se adauga stocul initial, apoi intrarile (inclusiv retururi de la clienti), transferuri intre gestiuni (daca exista cel putin doua gestiuni) si in final iesirile (inclusiv retururi furnizori). OBSERVATIE: In timpul culegerii datelor stocul se actualizeaza fara a fi nevoie sa apelati aceasta procedura.

F2-Repunere incasari/plati. Aceasta procedura devine utila doar in cazul in care apar anomalii ale sistemului din punct de vedere al incasarilor/platilor la facturi, ea avand rolul de a recalcula si rescrie in antetul fiecarei facturi (emise sau de la furnizori), valoarea incasata/platita din factura.

F3-Generez note contabile. Se genereaza o baza de date ce cuprinde inregistrarile contabile (desfasurate sau cumulate), utila pentru vizionare, interogare sau preluarea in sistemul contabil al unitatii respective. De mentionat ca notele contabile pot vizionate in meniul de RAPOARTE submeniul NOTE CONTABILE.

5.3 CONFIGURARE SOFTWARE SISTEM

Se tasteaza <M> si se intra in partea de configurare propriu-zisa: cu DA sau NU se alege daca se doreste ca o optiune sa fie activa sau nu.

Grupe parafarmaceutice: Daca se alege DA, atunci produsele parafarmaceutice (si numai ele) vor fi compartimentate, devenind activ nomenclatorul de grupe, urmand ca atunci cand se introduce un nou produs sa se aleaga si compartimentul din care face parte. In toate rapoartele de stocuri si de vanzari, programul va permite defalcarea parafarmaceuticelor pe aceste grupe.

Data scadenta: Acest camp permite introducerea unui numar de zile implicit

pentru scadenta. Daca nu se doreste urmarirea scadentei, se trece 0.

Parola: Aceasta optiune este pusa implicit DA. Parola implicita este "softeh" (cu litere mici). Ea poate fi schimbata intrand in meniul de UTILITARE, submeniul DEFINIRE PAROLA

Programul va cere operatorului parola pentru a executa anumite proceduri in urma carora se vor face calcule ireversibile (cum ar fi restaurari de date de pe suport extern, initializari de stoc,etc.)

Procente TVA: Se vor introduce in lista, cu virgula intre ele, toate procentele de TVA cu care societatea lucreaza. Ordinea introducerii va fi aceeasi cu ordinea aparitiei (cand se tasteaza SPATIU) in campul de procent de TVA din ecranele de introducere a datelor.

OBSERVATIE: Unele din aceste campuri sau functii pot fi inhibate in functie de modulele cumparate de beneficiar (stocuri, furnizori/clienti, integrat cu CONTIF, deci notele contabile).

Identificator obligatoriu pacient: Daca se alege DA, atunci la introducerea unei retete va fi activat campul unde se vor introduce datele referitoare la pacient, identificat prin CNP (Cod Numeric Personal, Buletin Identitate sau Carnet de Sanatate).

Contare: Daca este activata aceasta optiune, atunci va fi activata contarea fiecarui document de introducere, precum si functia de generare (si vizualizare) a notelor contabile pentru o anumita luna.

Numar maxim de pozitii (medicamente) pe reteta: Implicit este 3. Se va schimba cand vor aparea reglementari noi.

Procent (maxim) adaos comercial: Implicit este 15%. Permite calcularea (si validarea) pretului de vanzare in momentul achizitiei.

Suma maxima compensata pe reteta: Daca se depaseste aceasta suma pentru o anumita reteta, operatorul va primi un mesaj de atentionare, dar va putea continua lucrul.

Cod diversi: Propune un cod generic pentru furnizorii/clientii care nu se vor introduce in nomenclator. Cand programul intalneste acest cod, se poate introduce direct pe factura denumirea (si eventual codul fiscal), util pentru jurnalele de TVA.

Numar linii pe pagina: Implicit este 66 (setarea implicita pentru majoritatea imprimantelor). Are rolul de a formata un raport la un numar de linii pe pagina, corespunzator imprimantei pe care se tipareste acest raport.

Borderou gratuit pe categorii de pacienti: Daca se selecteaza aceasta optiune, atunci este posibila raportarea catre CJAS/CNAS pentru retetele gratuite defalcata pe cele 3 categorii de pacienti.

Urmarire retete pe tipuri de medici: Daca se selecteaza, atunci la raportarea catre CJAS, inainte de scoaterea borderoului, veti avea posibilitatea de a lista pe o anumita ctaegorie de medici (MEDICI SPECIALISTI, MEDICI DE FAMILIE, MEDICI STOMATOLOGI sau TOTI)

5.4 CONFIGURARE HARDWARE SISTEM

Casa de marcat/imprimanta fiscala: Se alege cu SPATIU tipul de casa de marcat sau imprimanta fiscala care este conectata la calculator.

Numarul de case de marcat in retea: Se introduce numarul total de case de marcat din retea.

Port casa de marcat: Se alege portul serial la care este conectata casa de marcat (COM1 sau COM2).

Cititor cod de bare instalat: Se alege cu SPATIU (DA sau NU) daca aveti conectat un cititor de cod de bare in paralel cu tastatura

6. Actualizarea nomenclatoarelor

Sistemul GESTFARM utilizeaza in prelucrarea datelor o serie de baze continand informatii generale, prezente in toate documentele si numite nomenclatoare. Aceste nomenclatoare pot fi: Medicamente/Produse, Grupe parafarmaceutice, Furnizori/Clienti, Medici, Specialitati medici, Case asigurari, Gestiuni, Tipuri note contabile, Localitati.

Actualizarea acestor nomenclatoare se face din meniul principal, selectand submeniul NOMENCLATOARE, ca in figura:

6.1 MEDICAMENTE / PRODUSE

Reprezinta nomenclatorul de entitati (medicamente, parafarmaceutice, medicamente noi, substante, elaborari) ce pot avea stoc in gestiune. Anumite campuri sunt specifice medicamentelor si nu se pot modifica (datele sunt preluate direct de la CJAS/CNAS).

Cand se adauga o entitate, utilizatorul poate alege cu SPATIU tipul de produs: ALTE PRODUSE (PARAFARMACEUTICE), MEDICAMENTE NOI sau SUBSTANTE)

In campul "Stoc de siguranta" se introduce o cantitate (in unitati) care se doreste a fi minima in stoc (de ex. sa existe cel putin 100 buc) pentru produsul respectiv.

Campul "Grupa parafarmaceutic" permite operatorului sa incadreze fiecare produs parafarmaceutic intr-o grupa anume. Acest lucru presupune sa fie completat intai nomenclatorul de grupe. Daca o grupa nu a fost declarata inainte, ea poate fi introdusa acum, prin apasarea tastei F4. De altfel, aceasta functie, ce permite introducerea oricarei entitati din nomenclator, este valabila in toate ecranele de culegere date si se poate activa prin F4 cand cursorul se afla pe campul de nume produs.

Campul FRACTIONABIL determina daca produsul este fractionabil sau nu (se alege cu SPATIU), adica daca se pot vinde fractii (unitati terapeutice) dintr-o anumita forma de ambalare.

Campul UM reprezinta denumirea unitatii de masura (terapeutice) a produsului, adica cea mai mica unitate in care se poate imparti medicamentul/produsul (ex: ML, COMPRIMATE, FIOLE, etc.)

Pe langa meniul de sus, comun tuturor ecranelor, exista un meniu aflat pe ultima linie, cu functii specifice fiecarui ecran. Ca si meniul de sus, acest meniu devine activ cand nu suntem in editarea unei inregistrari. Ecranul de "Medicamente/Produse" admite o asemenea functie:

F2 - Vizualizare stoc produs: Permite vizualizarea stocului produsului respectiv din toate gestiunile.

F3 - Editare forme de ambalare: Permite introducerea, modificarea sau stergerea formelor de ambalare ale produsului respectiv

La introducerea unei noi forme se vor completa campurile BUC/FA (bucati pe forma de ambalare), denumirea formei si pretul de vanzare (de stoc) al formei respective. Cu tasta INSERT se poate adauga o noua forma, cu CTRL+T se sterge, iar CTRL+W se salveaza si inchide fereastra.

OBS: Formele de ambalare pot fi actualizate si direct din ecranele de intrari (FACTURI FURNIZORI si INTRARI DIVERSE), sau din nomenclatorul de forme, prezentat mai jos.

F5 - Similare: Permite vizualizarea medicamentelor care fac parte din aceeasi grupa DCI cu medicamentul pe care sunteti pozitionat.

6.2 FORME DE AMBALARE

Pentru ca acest nomenclator este deosebit de important, el fiiind direct legat de nomenclatorul de medicamente/produse, am considerat necesar sa-l prezentam si intr-un ecran de editare, ca cel de mai sus. Cautarea se face astfel: Se apasa "C" (de la CAUT), se alege un medicament si programul va afisa prima forma de ambalare a produsului cautat. Daca se apasa "L" (de la LISTA), vor fi afisate (toate) formele de ambalare, lista fiind pozitionata pe inregistrarea curenta din ecran.

6.3 GRUPE PARAFARMACEUTICE

Nomenclatorul de grupe admite doar doua campuri (cod si denumire) ce sunt obligatorii. Este activ daca in ecranul de CONFIGURARE s-a ales urmarirea produselor parafarmaceutice pe grupe. In acest caz trebuie completat inaintea nomenclatorului de medicamente/produse.

Functiile specifice acestui ecran sunt F2 si F3.

F2 - Vizualizare produse din grupa: Permite vizualizarea produselor din acea grupa

F3 - Vizualizare stoc produse din grupa

6.4 FURNIZORI/CLIENTI

Reprezinta nomenclatorul de entitati (furnizori sau clienti) Doar 3 campuri sunt obligatoriu de introdus in acest nomenclator: cod, nume si tipul (F pentru furnizor, C pentru client - se alege cu SPATIU). In momentul instalarii programului, acesta vine cu un nomenclator deja preintrodus cu furnizorii importanti din Romania.

Recomandam ca la introducerea furnizorilor/clientilor sa se foloseasca pentru societatile comerciale codul fiscal. Acest mod de completare asigura avantajul asigurarii unicitatii codului.

Este de asemenea recomandat, in cazul persoanelor juridice, sa se renunte la initialele "S.C." la inceputul numelui, pentru a putea avea o ordonare dupa nume cat mai reala.

Campurile SCADENTA si LIMITA CREDIT sunt valabile de asemenea numai pentru clienti. Daca termenul scadent nu este gol, atunci cifra introdusa acolo reprezinta numarul de zile pana la care factura emisa trebuie sa fie incasata (termenul scadent). Acest camp are o foarte mica legatura cu campul de TERMEN SCADENT din ecranul de CONFIGURARE, in sensul ca acela este global (valabil pentru toti clientii), iar acesta este specific fiecarui client in parte. In campul LIMITA CREDIT se introduce o suma ce reprezinta valoarea pana la care poate ajunge soldul unui client. In momentul cand se depaseste aceasta limita de credit, programul nu mai emite facturi catre clientul respectiv. Nu vom mai insista asupra celorlalte campuri pentru ca sunt intuitive.

Dupa introducerea completa a codului, programul executa o validare pentru a preveni introducerea de coduri duble.

6.5 MEDICI

Sunt obligatorii campurile PARAFA (care este unica), NUME si SPECIALITATE.

Numerele de contract (pentru unitatea principala unde profeseaza medicul sau pentru cea secundara) nu sunt obligatorii, dar la introducerea unei retete este necesara completarea campului CONTRACT. Daca se completeaza aici, acolo se va propune implicit numarul contractului pentru unitatea principala.

F2 - Retete emise de medic: Afiseaza o ferastra cu informatiile despre retetele emise de medicul respectiv

6.6 SPECIALITATI MEDICI

Se introduce un cod de specialitate si denumirea. Ambele campuri sunt obligatorii.

Tasta F2 permite vizualizarea medicilor din acea specialitate.

6.7 CLASE DE DIAGNOSTICE

Reprezinta nomenclatorul de coduri de boala (clase de diagnostice), care este preintrodus in momentul instalarii. Acest nomenclator are un rol informativ in momentul alegerii unui medicament eliberat pe o retea, in sensul ca programul sesizeaza daca acel medicament face parte din grupa DCI asociata cu clasa de diagnostic aleasa pe reteta.

Ecranul se activeaza o data cu alegerea optiunii Urmarire retete pe clase de diagnostice si DCI din CONFIGURARE SOFTWARE SISTEM.

Tasta F2 permite vizualizarea si editarea denumirilor comerciale internationale (DCI) a medicamentelor referitoare la aceste coduri de boala.

6.8 CASE DE ASIGURARI

Acest nomenclator nu poate fi actualizat, el fiind completat implicit cu totate casele de asigurari existente in momentul implementarii.

6.9 GESTIUNI

Aici se codifica gestiunile (magaziile). Campuri obligatorii: cod si nume. Dupa introducerea completa a codului, programul executa o validare pentru a preveni introducerea de coduri duble.

Tasta F2 activeaza o fereastra in care operatorul poate viziona stocul entitatilor din gestiunea respectiva.

6.9 TIPURI NOTE CONTABILE

Acest nomenclator este foarte util, el permitand memorarea unor scheme (configuratii) de contare ce vor fi propuse automat in momentul contarii documentului.

Exista o schema de contare specifica pentru fiecare document in parte.

6.10 LOCALITATI

Din experienta acumulata, am considerat ca acest nomenclator poate deveni util in cazul unitatilor ce au activitate in toata tara si doresc urmarirea teritoriala a clientilor (de exemplu) respectiv a soldurilor acestor clienti. Nomenclatorul are 3 campuri dintre care active sunt doar doua. Dupa ce s-a introdus o noua localitate (sau s-a modificat denumirea), utilizatorul trebuie sa aleaga un cod de judet (sau codul X in cazul furnizorilor /clientilor externi). Acest nomenclator poate fi activat direct din nomenclatorul de repartitori, in momentul cand, la editarea unui client (de exemplu), se doreste incadrarea lui intr-o localitate dintr-un anumit judet.

OBSERVATIE: In cazul orasului BUCURESTI in campul Denumire exista un spatiu liber inainte de numele propriu-zis, pentru a fi propus primul (implicit), in cazul introducerii unui client/furnizor nou.

7 - INTRODUCERE SOLDURI / STOCURI INITIALE / STOCURI INVENTAR

7.1 Introducerea stocului initial pe gestiuni.

Se face prin ecranul de initializare stoc, aflat in meniul de stocuri, optiunea A. Se introduc toate produsele existente in stoc in momentul inceperii lucrului cu programul.

RECOMANDARE: Cititi cu atentie mesajele care apar in josul ecranului, mesaje specifice fiecarui camp de culegere a datelor.Dupa ce s-a terminat introducerea stocului initial pe gestiuni in aceasta baza temporara, se apasa tasta F2 pentru recalcularea stocului.Daca se observa ulterior ca mai trebuia actualizat stocul initial, se continua adaugarea, modificarea sau stergerea datelor in acelasi ecran, apoi se apasa din nou tasta F2.

OBSERVATII:

Stocul initial se va introduce pe forme de ambalare astfel:

BUC/FA reprezinta forma de ambalare a produsului

Cantitatea este in forme de ambalare, iar CANTITATE UNITATI este produsul dintre BUC/FA si CANTITATE

Data expirarii este obligatorie in cazul medicamentelor, dar optionala in cazul parafarmaceuticelor

Pretul unitar de intrare reprezinta pretul de achizitie de la furnizor (DACA NU SE CUNOASTE SE VA LASA 1.00), iar pretul unitar de stoc este pretul de vanzare al formei de ambalare a produsului respectiv.

7.2 Introducerea soldurilor initiale furnizori/clienti.

Se face prin ecranul SOLDURI INITIALE din meniul principal.

Sa luam de exemplu soldurile initiale furnizori. Se intra in ecranul corespunzator, introducandu-se soldurile defalcate pe facturi. (Daca exista mai multe facturi de sold, se introduc toate). Actualizarea nomenclatorului de furnizori/clienti nu trebuie sa fie obligatoriu incheiata, putandu-se introduce din mers un client (respectiv furnizor) nou cu tasta F4, cand cursorul se afla pe campul de cod repartitor. Inregistrarile introduse aici se regasesc si in ecranele de facturi interne (respectiv facturi emise), ca si cum au fost introduse pe acolo la data respectiva (anterioara datei sistemului), putandu-se incasa/plati ulterior.

Cu tasta F2 pot vedea incasarile (platile) facturii de sold afisate pe ecran.

7.3 Stocul inventar

In momentul activarii acestei optiuni, va apare o fereastra de interogare, in care operatorul valideaza data la care se face inventarul:

Dupa acest prim pas, se va cere parola pentru a putea efectua acest inventar. Mentionam din nou ca parola implicita este "softeh" (cu litere mici), ea putand fi schimbata din meniul UTILITARE/SCHIMBARE PAROLA.

Daca se introduce parola corecta, va apare ecranul de stoc inventar, ca in figura:

Sunt aduse toate produsele/medicamentele existente in stoc, cu data expirarii, cantitatea si pretul de stoc respective. Operatorul poate modifica doar campurile CANTITATE REALA si PRET NOU (Acestea sunt implicit egale cu valorile din stoc).

CUM SE OPEREAZA: Se alege din lista un produs pentru care vrem sa modificam cantitatea din stoc (Se apasa "L", se alege produsul, apoi ENTER pentru aducere pe ecran). Se apasa "M"-modificare, se modifica cantitatea reala si (eventual) pretul nou de stoc (vanzare), apoi se trece la alt produs.

In momentul cand se termina modificarea stocului existent, se apasa F2-Recalculare stoc dupa inventar, pentru a fi luate in calcul aceste updatari asupra stocului.

Functia F3-Procese verbale schimbare de pret genereaza un raport cu schimbarile de pret efectuate.

OBSERVATIE: Programul memoreaza toate datele cand s-a facut inventarul, aceste date putand fi vizionate in meniul LISTE/RAPOARTE SPECIALE/DATELE CAND S-A FACUT INVENTAR.

8 - DOCUMENTE DE INTRARE

Submeniul "Documente de intrare" permite introducerea documentelor de intrare, defalcate in Facturi de la furnizori si Intrari diverse.

8.1 Facturi de la furnizori

Aici se introduc facturile de la furnizorii interni, atat cele de aprovizionare cat si cele de servicii. Ecranul este impartit in doua parti: antetul facturii si pozitiile facturii. In momentul intrarii in ecran, inregistrarea afisata este cea mai veche factura introdusa (prima in ordinea descrescatoare a datei). Navigarea prin acest ecran se poate face cu "sageata sus" , cu "sageata jos" - din pozitie in pozitie, sau cu PGUP (Page Up) , PGDN (page Down) - din factura in factura. De altfel aceste taste sunt valabile pentru toate ecranele de documente.

Sa repetam tastele de editare pentru acst ecran: Cu "A" se adauga o noua factura, cu "ALT+A" se adauga o noua pozitie in cadrul facturii, cu "M" se modifica antetul facturii si pozitia curenta, cu "ALT+M" se modifica doar pozitia curenta, cu "S" se sterge pozitia curenta iar cu "ALT+S" se sterge toata factura. Aceste taste devin active cand nu se editeaza factura (adica nu sunt deja in adaugare sau modificare). In orice moment se poate renunta la editarea unei facturii, prin apasarea tastei ESCAPE, ce atrage dupa sine o confirmare: "Renuntati? [DA/NU]". Cand se apasa "D" se anuleaza editarea, iar cand se apasa "N" sau ESCAPE, se continua editarea.

Antetul facturii cuprinde campurile: NUMAR, DATA (data inregistrarii facturii), DATA ORIGINALA (data reala a facturii), COD (codul furnizorului), NUME (numele furnizorului), COD FISCAL, SCADENTA (data scadenta), NIR, DATA NIR, VALOARE FARA TVA, VALOARE TVA, VALOARE TOTALA si TOTAL PLATI.

Observati ca exista 2 date pe care le cere programul. Prima reprezinta data inregistrarii facturii iar a doua reprezinta data reala a facturii, pentru ca poate exista cazul cand o factura, emisa intr-o luna mai mica decat luna curenta de lucru si nu a fost introdusa la timpul respectiv, este adaugata in luna curenta.

In momentul cand cursorul ajunge pe campul COD, utilizatorul are mai multe variante de selectie a furnizorului respectiv. Daca a fost introdus deja in nomenclatorul de furnizori/clienti, poate tasta primele litere din denumirea lui, in acel moment deschizandu-se o lista ordonata alfabetic iar cursorul este pozitionat pe furnizorul respectiv.

Daca furnizorul a specificat data scadenta pe factura, ea se trece in campul SCADENTA.

In campurile NIR si DATA NIR se introduc numarul actului de receptie si data receptiei.

Campurile VALOARE FARA TVA, VALOARE TVA, VALOARE TOTALA si TOTAL PLATI nu pot fi editate, ele calculandu-se automat.

Campul POZITIE determina pozitia curenta in cadrul facturii. Valoarea lui este propusa automat de catre program (de exemplu: cand se apasa "A"- o noua factura, pozitia este 1, cand se apasa "ALT+A" valoarea este n+1, unde n este valoarea utliemti pozitii). Acest camp poate fi modificat in timpul editarii, dar se valideaza duplicitatea pozitiei respective.

Campul STOC? intreaba operatorul daca este pozitie de stoc sau de serviciu. Implicit este DA.

Daca avem actualizare de stoc, in campul DENUMIRE PRODUS utilizatorul alege un produs/medicament din nomenclator.

Campul DATA EXPIRARII este obligatoriu de completat pentru medicamente.

Campul BUC/FA reprezinta numarul de bucati pe unitate de masura (de exemplu daca un medicament este ambalat la 25 pastile pe flacon, se completeaza 25). In campul CANTITATE se va trece numarul de forme de ambalare, iar in campul PRET INTRARE pretul de intrare (achizitie) al unei forme de ambalare.

Campul PRET VANZARE este de asemenea obligatoriu, el fiind propus din nomenclator (daca exista), sau poate fi actualizat de aici.

Valoarea campului PROCENT TVA se poate schimba cu tasta SPACE, devenind valabile valorile introduse in ecranul de CONFIGURARE (in ordinea introducerii de acolo). Programul calculeaza automat VALOAREA FARA TVA, VALOAREA TVA si TOTAL CU TVA, cu specificarea ca VALOAREA TVA poate fi modificata.

Daca se alege optiunea de contare a documentelor, devine activ TIP NOTA, care contine codul schemei de contare pentru FACTURILE INTERNE.

Campul COD GESTIUNE permite introducerea unei gestiuni de intrare, declarata in prealabil in NOMENCLATORUL DE GESTIUNI. Acest camp devine activ cand s-au definit cel putin doua gestiuni.

Meniul din partea de jos a ecranului, specific acestui ecran , cuprinde urmatoarele functii:

F2 - Emit NIR: Permite vizualizarea si listarea note de intrare receptie aferente facturii.

F3 - Platesc: Deschide o fereastra cu ajutorul careia se poate plati factura, fara a se mai intra in ecranul de INCASARI/PLATI.

F4 - Vad plati: Permite vizalizarea platilor facturii (daca acestea exista).

F5 - Stoc: Arata stocul curent, care se actualizeaza in timp real.

F6 -Corectie: In cazul cand factura este completata gresit, se poate genera o pozitie de corectie a valorilor totale ale facturii (valoarea fara TVA si valoarea TVA).

F7 -Diverse: Permite modificarea ulterioara a datei scadente, a codului fiscal si a tipului de nota contabila.

8.2 Documente de intrare diverse

Acest ecran permite evidenta documentelor de intrare diverse (orice alt document diferit de factura).

In campul TIP se introduce tipul de document (aviz, NIR,etc). Campurile GESTIUNE, PRODUS, DATA EXPIRARII, BUC/FA, CANTITATE, PRET INTRARE, PRET VANZARE si TIP NOTA se completeaza ca in ecranul de FACTURI FURNIZORI.

Meniul de jos cuprinde urmatoarele functii:

F2 - Emitere NIR: Se poate vizualiza si tipari nota de intrare receptie.

F5 - Stoc: Vizualizarea stocului curent.

F6 - Tip nota contabila: Permite schimbarea contarii pozitiei documentului.

8.3 Preluare fisier furnizori

Aceasta functie permite preluarea automata de pe discheta a intrarilor de la furnizori intr-un format DBF cu o structura publica (cu F1 puteti afla informatii despre structura acestui fisier), nemai fiind nevoie sa introduceti factura furnizorului in program, aceasta generandu-se automat.

9 - DOCUMENTE DE IESIRE

Submeniul "Documente de iesire" permite introducerea documentelor de iesire, impartite in Bonuri fiscale, Retete si Facturi emise.

9.1 Bonuri fiscale

Bonurile fiscale reprezinta documentele cu care se opereaza cel mai des, de aceea instructiunile de utilizare trebuie cititite cu mare atentie.

Acest ecran permite emiterea bonului fiscal pe casa de marcat, fara a mai fi necesara operarea efectiva a casei, ci doar operarea in calculator. Astfel casa de marcat devine o imprimanta fiscala (care doar tipareste bonul cu valoare fiscala).

In momentul adaugarii unui bon, numarul si data se completeaza automat astfel: Numarul se incrementeaza automat iar data reprezinta data curenta a calculatorului (care este validata in momentul inceperii lucrului cu programul). De asemenea, valoarea totala a bonului si valoarea TVA sunt calculate automat in functie de pozitiile bonului.

Partea de pozitii bon cuprinde urmatoarele campuri care trebuie completate:

POZ: Este numarul pozitiei curente (acelasi mecanism ca la FACTURI FURNIZORI)

PRODUS: Se alege din lista (dupa denumire sau cu semnul "?") un medicament/produs existent in stoc (DECI NU SE POATE VINDE UN PRODUS CARE NU ESTE IN STOC!)

BUC/FA: Reprezinta numarul de bucati pe unitate de masura (forma de ambalare a produsului respectiv). Este propus implicit din nomenclator.

UNITATI DE AMBALARE: Cate flacoane/cutii se vand

FRACTIE: Daca se vand si unitati terapeutice (de exemplu 2 pastile)

CANTITATE: Reprezinta BUC/FA x UNITATI AMBALARE + FRACTIE, adica cantitatea totala de unitati terapeutice vandute

PRET: Reprezinta pretul de vanzare (pe unitate de ambalare)

PRET UNITAR: Pretul de vanzare pe unitate terapeutica

TIP NOTA: Codul contarii aferente bonului fiscal

Dupa ce se introduc toate pozitiile bonului, se verifica valoarea totala si valoarea TVA, apoi se apasa F2-Inchidere bon. ATENTIE! Bonul, o data inchis, nu poate fi anulat sau retiparit!

In momentul emiterii, casa de marcat, care trebuie sa fie conectata si sub tensiune, va emite bonul fiscal.

9.2 Retete (compensate, gratuite, stupefiante)

Ecranul este impartit in doua: antetul retetei si pozitiile retetei.

Antetul retetei cuprinde urmatoarele campuri:

SERIE: Seria retetei - obligatorie

NUMAR: Numarul retetei - obligatoriu

DATA ELIBERARII: Obligatorie, este propusa implicit data curenta

DATA LISTEI DE MEDICAMENTE: Este un camp informativ, ce permite vizualizarea ultimei date cand a fost preluat nomenclatorul de medicamente de la CNAS.

DATA RAPORTARII: De asemenea informativ, arata data cand reteta a fost raportata

IDENTIFICATOR: Poate fi CNP (COD NUMERIC PERSONAL - cu validare, NU PERMITE INTRODUCEREA UNUI COD GRESIT!), BI (Serie Buletin Identitate) sau CS (CARNET DE SANATATE).

CASA DE ASIGURARI: Se alege din lista casa de asigurari corespunzatoare retetei. Implicit este propusa casa de asigurari definita in CONFIGURARE.

MEDIC: Se alege un medic din nomenclator, completandu-se automat PARAFA, DENUMIREA, SPECIALITATEA si NR. CONTRACTULUI.

CONTRACT: Daca nu este propus implicit (conform nomenclatorului de medici), se va cere completarea lui obligatorie, urmand ca noua valore sa fie retinuta in nomenclator.

TIP RETETA: Permite alegerea unui tip de reteta din: (COMPENSATA, GRATUITA sau STUPEFIANTE)

CATEGORIE PACIENT: Se activeaza doar in cazul retetelor gratuite (si stupefiante) si poate fi Copil, Adult-boli cronice sau Adult-Alte gratuitati.

Pozitiile retetei cuprind campurile:

POZ: Numarul de ordine al pozitiei in cadrul retetei.

MEDICAMENT: Se alege din lista un medicament care exista in stoc (NU se pot alege medicamente care nu au stoc in momentul eliberarii retetei), completandu-se automat tipul (gratuit sau compensat), producator, tara, pret referinta sau suma compensata

BUC/FA, UN. AMBALARE, FRACTIE, CANTITATE, PRET, PRET UNITAR - vezi ecranul de BONURI FISCALE

Campurile PRET COMPENSAT, VALOARE si VALOARE COMPENSATA se calculeaza automat, atat pe fiecare pozitie in parte cat si la nivel de reteta.

Reamintim aici ca o noua pozitie se introduce cu <ALT>+<A> sau <Z>. De altfel, in moment se poate apasa "?" pentru a deschide ecranul de HELP.

Meniul de jos cuprinde urmatoarele functii:

F2-Emit bon: Este asemanatoare inchiderii unui bon fiscal. In acest moment se va genera

un bon fiscal cu valoarea necompensata (pe care o plateste pacientul).

F3-Taxare: Permite listarea taxarii retetei pe imprimanta

F4-Schimb data raportare: Permite schimbarea datei raportarii retetei (daca este raportata), aceasta urmand a fi raportata la urmatoarea lista.

F5-Stoc: Se vizualizeaza stocul existent

F6-Total casa asigurari: Permite calculul valorii totale, a compensarilor si a restului de compensat pentru o anumita casa de asigurari la o anumita data de raportare.

F7-Antecalcul: Sare in meniul de antecalcul retete.

F9-Ecran bonuri: Sare in ecranul de bonuri fiscale (vanzare la liber).

9.3 Facturi emise

Aici se introduc facturile emise, atat cele de vanzare (produse) cat si cele de servicii. Ecranul este impartit in doua parti: antetul facturii si pozitiile facturii.. In momentul intrarii in ecran, inregistrarea afisata este cea mai veche factura introdusa (prima in ordinea indexului bazei). Navigarea prin acest ecran se poate face cu "sageata sus" sau cu "sageata jos" - din pozitie in pozitie, sau cu PGUP (Page Up) , PGDN (page Down) - din factura in factura. De altfel aceste taste sunt valabile pentru toate ecranele de documente.

In momentul adaugarii unei facturi, programul propune automat numarul urmator. Daca mai exista o alta factura cu acelasi numar (si alta data), va apare un mesaj de atentionare.

DATA FACTURII este propusa implicit data calculatorului.

Cand cursorul este in dreptul campului COD CLIENT, are loc a validare a limitei de credit pentru clientul respectiv. (De exemplu, daca limita de credit este declarata in nomenclator avand valoarea 1000000 lei, iar soldul clientului depaseste aceasta valoare, programul nu mai permite emiterea unei noi facturi catre acest client.)

Daca clientul respectiv are introdus un termen scadent in nomenclator, SCADENTA este propusa automat (data facturii + termenul scadent). Daca termenul scadent este 0, programul se uita in ecranul de CONFIGURARE (la termenul general de scadenta, valabil pentru toti clientii) si propune scadenta calculata conform lui. In caz contrar campul este lasat gol.

Campurile VAL. FARA TVA, TVA, VALOARE TOTALA, VALOARE VALUTA si INCASARI se completeaza automat de catre program.

In partea de pozitii ale facturii vom discuta doar despre campurile specifice acestui ecran, editarea celorlalte campuri facandu-se asemanator ecranului de facturi de la furnizori.

Mecanismul cu BUC/FA, UN. AMBALARE si FRACTIE este asemanator ecranelor de bonuri fiscale si retete.

Dupa completarea tuturor campurilor, programul intreaba "Salvam inregistrarea? DA/NU" cu optiunea implicita DA. In caz afirmativ, se completeaza automat valorile din antet cu valorile corespunzatoare pozitiei tocmai salvate.

Meniul de jos cuprinde urmatoarele functii, care devin active cand nu se efectueaza o editare de inregistrare (adaugare sau modificare):

F2 - Emit: Permite emiterea facturii respective pe format tipizat.

F3 - Anulez: Anuleaza factura. In acest moment va apare pe ecran cuvantul "Anulata!". Factura respectiva va apare in jurnalul de vanzari cu valoarea 0. Optiunea inversa anularii este repunerea ei si se activeaza prin apasarea aceleiasi taste. (Aceasta tasta are rolul de comutator).

F4 - Achit: Deschide o fereastra cu ajutorul careia se poate incasa factura respectiva

F5 - Stoc: Permite vizualizarea stocului curent.

F6 - Vad incasari: Deschide o fereastra de vizualizare a incasarilor facturii respective.

F7 - Corectie: Permite generarea unei pozitii de corectie (vezi FACTURI DE LA FURNIZORI).

F8 - Divers: Deschide o fereastra cu ajutorul careia se poate schimba data scadenta, modul de plata al facturii si tipul de nota contabila.

9.4 Antecalcul valoare reteta

Reprezinta o modalitate rapida de a genera o reteta (compensata sau gratuita) si un bon fiscal (vanzare la liber), fiind foarte utila cand se lucreaza cu programul la vanzare.

In momentul cand se intra pe una din cele optiuni (GRATUITA, COMPENSATA sau LIBER), dupa o fereastra de interogare (daca se foloseste stocul disponibil, ce lista de medicamente se foloseste, din ce gestiune se scoate, felul de pacient - pentru GRATUITE), utilizatorului i se deschide o fereastra de introducere DOAR a pozitiilor documentului respectiv.

Dupa ce s-a ales un medicament si s-a salvat pozitia respectiva, in partea de sus apare o lista cu pozitiile din antecalcul, in care se poate modifica eventual cantitatea (in forme si fractii). In partea de mijloc a ecranului se poate vizualiza in permanenta valorile totale ale retetei sau bonului, pentru a putea informa clientul cat are de plata.

In momentul cand se apasa <T>-TERMINARE, programul intreaba daca se doreste salvarea antecalculului. In caz afirmativ, se genereaza o reteta cu datele partial introduse si/sau un bon fiscal, urmand ca ulterior, pe baza numarului de ordine afisat, reteta respectiva sa fie completata

cu restul de informatii din antet (serie, numar, parafa medic, casa de asigurari, CNP) prin ecranul de retete.

10 - PRODUCTIE ELABORARI

Acest meniu permite introducerea si gestionarea elaborarilor produse in unitatea farmaceutica respectiva. O elaborare consta in doi pasi: definirea ei (conform retetei), apoi producerea ei (in functie de substantele existente in stoc).

10.1 Definire elaborari

Acest ecran permite definirea efectiva a unui produs farmaceutic ce urmeaza a fi elaborat. Se completeaza campurile COD INTERN (Trebuie sa inceapa obligatoriu cu "E"), DENUMIRE, UM (Unitate de masura), PREZENTARE, CONCENTRATIE si STOC DE SIGURANTA.

OBSERVATIE: Codul generat aici va fi regasit in nomenclatorul de produse/medicamente

Se trece apoi la introducerea pozitiilor elaborarii (a substantelor care alcatuiesc acest produs finit). Automat se va calcula ponderea pe care o substanta o are in producerea elaborarii.

Tasta F4 arata ce cantitate de produs elaborat se poate obtine, conform stocului componentelor.

10.2 Productie elaborari

Operarea este simpla si intuitiva: Se apasa "A" pentru adaugare, se alege din lista o elaborare definita in prealabil, apoi se introduc numarul si data actului de productie, data expirarii (care este obligatorie), cantitatea produsa (exista validare, in sensul ca nu se pot produce mai mult decat permite stocul componentelor-substantelor).

Pretul de vanzare (stoc) este calculat automat in functie de pretul componentelor, dar poate fi modificat. Cand se salveaza inregistrarea, se scad din stoc componentele si intra in stoc produsul elaborat.

11 - TRANSFERURI (DOCUMENTE DE TRANSFER INTRE GESTIUNI)

Acest ecran devine activ doar in cazul cand exista mai multe gestiuni definite in nomenclator.

In campul FEL se introduce tipul documentului. Implicit este propus 'NT' (de la nota de transfer). Celelalte campuri sunt intutive sau au fost explicate mai sus.

Meniul de jos cuprinde functiile:

F2 - Emitere nota de transfer: Permite listarea documentul afisat pe ecran.

Functiile F5 - Stoc si F6 - Tip nota contabila au fost explicate mai sus.

12 - PLATI/INCASARI

Ecranul de INCASARI / PLATI permite evidenta incasarilor facturilor emise si a platilor facturilor de la furnizori.

In campul TIP OPERATIE se alege operatie de incasare sau plata, folosind tasta SPATIU. El poate lua valorile: INCASARE sau PLATA FURNIZORI INTERNI.

Campul FACTURA poate fi completat cu numarul facturii care se doreste a fi incasata/platita. Daca nu se cunoaste factura, se lasa gol, cursorul trecand direct la campul COD CLIENT/FURNIZOR. Cautarea unui client / furnizor se realizeaza ca in celelalte ecrane de introducere. In momentul selectarii unui client/furnizor, se deschide o lista cu toate facturile neincasate / neplatite referitoare la codul respectiv.

Cu ENTER se alege factura de platit/incasat, campurile NR. FACTURA, DATA, SCADENTA, COD , SUMA LEI si EXPLICATII fiind completate automat.

Campul SUMA LEI este completat cu restul de platit / incasat din factura, el putand fi modificat, chiar in momentul editarii sau ulterior.

13 - VIZUALIZARE STOC CURENT

Se intra in meniul de STOCURI/VIZUALIZARE STOC CURENT. Acest ecran permite numai vizualizarea stocului, functiile de adaugare, modificare sau stergere fiind inactive.

Deosebit de utila este functia F2-Miscare cantitativa produs, care permite urmarirea cantitativa a unui produs/medicament de la inceput si pana la zi.

14 - UTILITARE

Meniul de FUNCTII UTILITARE cuprinde o serie de proceduri utile in intretinerea programului, in optimizarea lui si in buna lui functionare.

14.1 Reindexare baze

Aceasta procedura are rolul de a repara eventualele baze de date stricate, de a reface indexul acestora si de a sterge inregistrarile marcate pentru stergere. Apelarea acestei functii este oricand binevenita, dar trebuie data doar cand ceilalti utilizatori nu lucreaza in program (in cazul lucrului in retea).

In momentul apelarii, apare o fereastra in care operatorul poate alege daca doreste si reindexarea nomenclatoarelor. OBSERVATIE: Aceasta functie nu poate asigura completa reparare a datelor in orice situatie. De aceea va sfatuim sa folositi periodic functia de Salvare-Restaurare pentru a va salva datele pe un disc flexibil (sau chiar pe hard).

14.2 Salvare date curente

Aceasta optiune permite salvarea datelor curente (si a nomenclatoarelor, optional) pe un disc flexibil (FLOPPY DISK sau ZIP) sau pe HARD DISK.

Pentru efectuarea salvarii datelor pe discheta este necesa ca in unitatea de disc sa fie introdus un disk FORMATAT, care sa aiba cat mai mult spatiu liber disponibil (de preferinta sa fie gol). In cazul in care pe disk nu exista suficient spatiu disponibil pentru slavarea datelor, utilizatorul este avertizat printr-un mesaj corespunzator si sfatuit sa foloseasca alt disc.

In caz ca sunt necesare mai multe discuri, utilizatorul este informat de acest lucru si invitat sa introduca, pe rand, cate un disc pentru salvare.

Din punct de vedere fizic salvarea presupune crearea unui fisier cu ajutorul programului de compresare ARJ avand numele Gzzllaa unde zz este ziua, ll este luna, iar aaaa anul curent (ex. g010800.arj - va contine datele zilei de 1 august 2000).

14.3 Restaurare date

Fiind o actiune distructiva (datele curente se pierd, fiind inlocuite cu cele de suportul magnetic), utilizatorul este avertizat si i se cere confirmarea prin parola, pentru continuarea operatiei.

Prima informatie ceruta la restaurare este unitatea de disc cu care se opereaza. Daca pe respectivul disc nu exista nici o salvare pentru ziua respectiva, se emite un mesaj de avertizare si se abandoneaza operatia.

14.4 Arhivare anuala date pe disc

Aceasta functie devine utila in momentul cand exista in bazele de date inregistrari din anii precedenti, date care nu se mai folosesc. Ea are rolul de a compacta bazele de date, urmarea fiind o viteza de lucru mai mare a programului.

Functia nu poate fi apelata decat pentru cel putin 2 ani diferenta fata de anul curent, pentru ca pot exista, de exemplu, facturi neincasate/neplatite din anul precedent.

Urmarea consta in crearea unui fisier ANaaaa.arj in directorul ARHIVA de pe discul C:, unde aaaa reprezinta anul pentru care se face arhivarea.

14.5 Initializare date

Aceast optiune are un efect radical asupra datelor si de aceea trebuie folosita cu maxima responsabilitate si in deplina cunostinta de cauza.

Ea goleste toate bazele de date folosite de program. Rolul ei este de a pregati colectia curenta de date pentru inceperea evidentei stocurilor pentru o unitate noua.

Pentru a impiedica o lansare accidentala a acestei functii distructive din punct de vedere al operatiilor efectuate pana la acel moment, la selectarea ei se lanseaza un semnal sonor de avertisment, se activeaza o fereastra de confirmare si se cere parola; in caz contrar operatia este abandonata.

Practic, aceatsa functie se apeleaza doar atunci cand:

Pentru a se obisnui cu programul, utilizatorul a efectuat niste operatii fictive si doreste acum sa anuleze aceste inregistrari de test pentru a incepe lucrul real cu programul;

Utilizatorul schimba unitatea pentru care efectueaza evidenta stocurilor si facturilor si trebuie sa anuleze toate inregistrarile pentru unitatea veche pentru a face loc celor pentru noua unitate.

14.6 Definire parola

Permite schimbarea parolei curente. OBSERVATIE: La implementarea programului, parola implicita este SOFTEH.

14.7 Schimbarea datei curente

Permite schimbarea datei calculatorului - curente de lucru.

14.8 Executie program

Aceasta functie permite lansarea in executie a unui program extern aplicatiei. Programul respectiv trebuie sa se afle in directorul curent de lucru ('SOFTEHGESTFARM').

15 - LISTE

Meniul de liste permite intrarea in subprogramul de RAPOARTE, ca in figura de mai sus. Acest meniu cuprinde urmatoarele submeniuri:

A.DOCUMENTE - permite listarea documentelor (facturi, intrari, retete, bonuri, productie, NIR-uri, jurnale de TVA)

B.SITUATIE STOCURI - listeaza stocurile initiale, curente, la o anumita data, defalcate pe grupe, stocurile de siguranta, intrari/iesiri intr-o perioada, fisa produs, produse ce expira peste x zile.

C.URMARIRE INCASARI - listeaza situatia clientilor, facturi incasate integral, facturi neincasate, incasari dupa scadenta/emitere, solduri clienti in an, in luna, incasari intr-o perioada, limite credit,etc.

D.URMARIRE PLATI - listeaza situatia furnizorilor, facturi neplatite/platite integral, platite dupa scadenta, plati intr-o perioada.

E.SITUATII COMERCIALE - listeaza situatia vanzarilor (iesirilor) de medicamente/produse intr-o perioada, in luna, in an, intr- zi, topul vanzarilor

F.NOTE CONTABILE - permite vizualizarea inregistrarilor contabile pentru o anumita luna.

G.NOMENCLATOARE - listarea nomenclatoarelor sistemului (medicamente/produse, grupe, furnizori/clienti, medici, specialitati, case asigurari, gestiuni, tipuri note contabile

H.RAPOARTE SPECIALE - permite vizualizarea datelor cand s-a factu inventarul. Acest modul ramane deschis versiunilor ulterioare ale programului, aici putand fi introduse alte rapoarte la cerere din partea beneficiarilor.

I.GESTIONARE RAPOARTE - este o baza de date ce cuprinde listele generate la un moment data pe disc. Mentionam ca orice raport generat de sistemul GESTFARM este un fisier text (cu extensia *.txt). Aceste liste se gasesc in directorul C:LISTE pe fiecare statie de lucru, putand fi importate in alte aplicatii.

16 - TIPARIREA UNUI RAPORT

Utilitarul pentru vizualizare si tiparire liste este automat apelat dupa generarea unei liste. Daca nu s-au gasit datele necesare pentru generarea unei liste, pe ecran va apare mesajul 'Raportul nu contine informatii . '. Daca generarea listei s-a incheiat cu succes, programul va afisa pe ecran o parte din lista si o serie de informatii si comenzi disponibile utilizatorului. Lista va fi vizualizata in partea centrala a ecranului in timp ce informatiile sunt afisate pe prima linie a ecranului, ('linia de stare') iar comenzile pe ultima linie a ecranului.

In linia de stare gasim urmatoarele informatii:

- Pagina curenta afisata si numarul total de pagini ale listei,

- Prima coloana afisata pe ecran si numarul total de coloane ale listei,

- Denumirea fisierului (listei) si calea in care se gaseste.

Linia de comenzi afiseaza comenzile disponibile. Textele scrise cu culoare rosie corespund inscriptionarilor de pe tastatura si au rolul de a indica utilizatorului tastele ce trebuie apasate pentru a executa o anume comanda.

O comanda oarecum mai speciala este cea de schimbare a setului de comenzi (tasta CTRL). Cat timp aceasta tasta este apasata se schimba continutul liniei de comenzi si un nou set de comenzi este disponibil.

Comenzile pot fi grupate in mai multe categorii:

1. Comenzi de deplasare prin lista (rasfoire),

2. Comenzi de tiparire,

3. Comenzi de configurare,

4. Functii ajutatoare.

1. Comenzile de deplasare prin lista (rasfoire) sunt acele comenzi care ne permit sa aducem in fereastra ecranului acea portiune a listei pe care dorim sa o vizualizam.

Initial pe ecran este afisata prima parte a listei (marginea stanga a primei pagini). Pentru deplasarea spre dreapta se poate folosi tasta (deplasare coloana cu coloana) sau se poate folosi tasta 'END' pentru a se 'sari' direct la marginea din dreapta a listei. Pentru deplasare spre stanga se vor folosi tastele (deplasare coloana cu coloana) si 'HOME' pentru salt direct la marginea stanga a listei.

Pentru deplasare pe verticala se pot folosi tastele (deplasare rind cu rind), tastele 'PAGE UP' si 'PAGE DOWN' pentru deplasare ecran cu ecran si combinatia de taste 'CTRL' + 'PAGE UP' respectiv 'CTRL' + 'PAGE DOWN' pentru pozitionarea pe inceputul respectiv sfarsitul listei.

Tot din aceasta categorie face parte si comanda 'Salt' ce se obtine prin apasarea tastei 'S' si care va determina afisarea pe ecran a paginii dorite. Aceasta comanda va cere utilizatorului sa tasteze numarul paginii dorite.

Numarul introdus trebuie sa fie in intervalul precizat in fereastra de dialog. Dupa ce s-a introdus numarul se tasteaza 'ENTER'.

2. Pentru tiparire se da comanda 'Print' prin apasarea tastei 'P'. Aceasta comanda are ca efect afisarea unei ferestre de dialog in care utilizatorul poate preciza anumiti parametri de tiparire.

ca se foloseste combinatia de taste 'CTRL' + 'C' in locul combinatiei 'CTRL' + 'L'.

Pentru revenirea in meniul anterior (pentru incheierea operatiei de vizualizare/tiparire a listei) se utilizeaza comanda 'Terminare' (tasta 'T') sau 'ESC'.

17 - TERMINARE

Inchide sesiunea de lucru, programul intoarce controlul sistemului de operare.

Recomandam ca abandonarea lucrului cu acest program sa se realizeze prin acesta optiune si nu prin resetarea, inchiderea calculatorului sau scoaterea acestuia de sub tensiune, pentru a preveni distrugerea bazelor de date si/sau incarcarea discului cu fisiere temporare.

CUPRINS:

1 - CONSIDERATII GENERALE

2 - CUM PREGATESC SISTEMUL

3 - MENIUL PRINCIPAL

4 - FUNCTII DE OPERARE ASUPRA BAZELOR DE DATE

5 - CONFIGURAREA SISTEMULUI

6 - ACTUALIZAREA NOMENCLATOARELOR

7 - INTRODUCERE STOCURI/SOLDURI INITIALE, STOCURI DE INVENTAR

8 - DOCUMENTE DE INTRARE

9 - DOCUMENTE DE IESIRE

10 - PRODUCTIE ELABORARI

11 - TRANSFERURI (DOCUMENTE DE TRANSFER INTRE GESTIUNI)

12 - PLATI/INCASARI

13 - VIZUALIZARE STOC CURENT

14 - UTILITARE

15 - LISTE

16 - TIPARIREA UNUI RAPORT

17 - TERMINARE