Postul

POSTUL

" Funcția publica reprezinta ansamblul atribuțiilor si responsabilitaților stabilite de autoritatea sau instituția publica, in temeiul legii, in scopul realizarii competentelor sale."

Legea privind Statutul funcționarilor publici Art.3

1. Analiza si evaluarea postului

POSTUL reprezinta totalitatea atribuțiilor si responsabilitaților alocate, in mod regulat si organizat, unei poziții in structura organizației.

Postul este elementul de baza al structurii de organizare a instituției. El delimiteaza si definește in cadrul acestei structuri:

- contribuția la realizarea scopurilor si obiectivelor organizației;

- conținutul si rezultatele muncii care va fi prestata;

- limitele de autoritate exercitate la acest nivel;

- legatura dintre post si alte poziții din structura;

- cerințele si condițiile care trebuie sa fie satisfacute de o persoana pentru a ocupa poziția respectiva din organizație;

Postul constituie unul dintre cele mai importante instrumente manageriale prin care se exprima așteptarile si exigentele organizației fata de munca pe care o vor desfașura persoanele ce urmeaza sa ocupe postul respectiv. Incadrarea si raportarea postului la celelalte instrumente manageriale utilizate la nivelul organizației este prezentata in schema urmatoare:

Informațiile cu privire la post sunt elementele de baza pentru abordarea si rezolvarea corecta activitaților de:

- planificare a resurselor umane;

- recrutarea si selecția personalului;

- compensarea muncii;

- instruirea si dezvoltarea muncii;

- managementul performantei;

- analiza si dezvoltarea organizației.

De aceea abordarea problemelor privind postul trebuie facuta cu profesionalism, exigenta si responsabilitate.

Probleme specifice postului, din perspectiva managementului resursei umane sunt:

1) analiza postului

2) descrierea postului

3) evaluarea postului

Analiza postului este procesul de examinare complexa a posturilor cu scopul de a identifica:

- principalele caracteristici;

- conținutul;

- factorii de influenta;

- condițiile de realizare, etc.

Analiza postului consta in culegerea de informații care sa serveasca scopului propus, analizarea si organizarea acestor informații si prezentarea rezultatelor analizei intr-un mod sistematic si concis,de regula sub forma fisei postului.

Principiile care stau la baza analizei sunt:

- se analizeaza posturi,nu persoane;

- se colecteaza fapte nu opinii;

- se abordeaza postul așa cum este el in momentul respectiv;

- se realizeaza analize, nu liste de constatari;

Analiza postului este intotdeauna o problema sensibila la realizarea careia trebuie sa se obtina suportul managementului superior al organizației si cooperarea tuturor angajaților.

Intregul proces este realizat de oameni special calificați sau instruiți in acest scop, respectiv analiști de post.

Tehnicile de realizare a analizei postului cel mai frecvent utilizate sunt:

- interviul;

- chestionarul;

- analiza documentelor existente;

- observarea.

Tehnica prin care se obțin informații foarte relevante, fara un consum excesiv de timp, bani si resurse umane este cea a chestionarului. Marimea si conținutul chestionarului depind de scopul pentru care se realizeaza analiza:

- daca analiza este necesara pentru evaluarea postului atunci informația cautata trebuie adaptata la metode de evaluare aplicate si trebuie sa evidențieze corect factorii care determina dimensiunile postului;

- daca scopul analizei este planificare organizaționala chestionarul trebuie sa fie orientat spre identificarea gradului de acoperire a sarcinilor organizației cu atribuții si responsabilitati ale postului.

- daca analiza este destinata activitații de recrutare si selectie, trebuie pus accent pe cerințele privind cunoștințele, abilitatile, aptitudinile si atitudinile necesare postului, etc.

Proiectarea unui chestionar este o sarcina dificila. Intrebarile trebuie sa fie adecvate, lipsite de ambiguitate, semnificative si sa faciliteze furnizarea de raspunsuri corecte.

1.2.Descrierea postului este procesul de prezentare organizata si sistematica a informațiilor esențiale despre post. Documentul rezultat este fisa postului.

Exista mai multe moduri de elaborare si prezentare a unei fise a postului care difera prin:

a) orientare

-fisa a postului orientata pe sarcina;

- fisa a postului orientata pe responsabilitate;

b)nivel de detaliere

c) grad de standardizare.

Organizațiile care asimileaza metode moderne de Managementul resursei umane au facut trecerea de la fisa postului orientata pe sarcina la fisa postului orientata pe responsabilitate, cu un nivel scazut de detaliere si cu utilizarea unor formate standardizate de fisa de post.

Conținutul de baza al unei fise a postului elaborata intr-o concepție moderna cuprinde urmatoarele informații:

- identificarea postului : titlul postului, codul, unitatea organizaționala, numele titularului postului, seful direct, subordonații;

- scopul postului : obiectivul principal al postului rezultat din strategia administrației publice respective;

- dimensiunea : dimensiuni cantitative legate de post - financiar, personal, buget, etc.

- responsabilitațile : principalele rezultate pe care trebuie sa le aiba postul respectiv de funcționar public;

- cerințele postului : Know-how, experiențe si competente cerute pentru ocuparea postului

La toate acestea se adauga organigrama cu indicarea relațiilor postului.

Scopul postului este o fraza care exprima rațiunea pentru care a fost creat si exista postul. Cerința principala este ca aceasta fraza sa nu fie o declarație generala ci sa fie specifica postului.

Structura frazei care exprima scopul este de tipul:

VERB DOMENIUL DE IMPACT REZULTAT

Asigura   legaturile si comunicarea pentru a promova imaginea

cu alte organizații si interesele organizației.

Exemple:

@ pentru responsabil IT :

"Asigura dezvoltarea,implementarea si intreținerea tuturor sistemelor computerizate pentru a satisface cerințele utilizatorului si a susține realizarea obiectivelor organizației."

@ pentru responsabil RU :

"Realizeaza implementarea strategiei de resurse umane a organizatiei prin planificarea, organizarea, coordonarea si controlul activitaților de RU pentru indeplinirea obiectivelor organizației si asigurarea satisfacției individuale a personalului privind munca prestata."

Dimensiunea specifica postului este o informație cantitativa semnificativa referitoare la resursele, bugetul sau oamenii asupra careia postul are un impact nemijlocit.

Exemple:

- pentru responsabilul de RU

-gestioneaza problemele de personal pentru 250 funcționari publici

-administreaza un buget de salarii de 37.000.000.000 lei

- pentru Responsabil taxe si impozite

-urmareste incasarea taxelor si impozitelor in valoare de 25.000.000.000 lei

Responsabilitațile. Fisa postului trebuie sa indice toate responsabilitațile principale care revin postului, in conexiune cu rezultatele cheie așteptate, orientate catre performanta, clare si daca este posibil, cu indicarea limitelor de timp.

Structura formarii unei responsabilitati este de tipul:

VERB OBIECT REZULTAT

pregatește,   bugetul anual pentru a asigura atingerea

monitorizeaza si   al departamentului obiectivelor stabilite.

controleaza

Verbele utilizate in exprimarea responsabilitaților trebuie sa fie relevante si adecvate categoriei de posturi. Astfel :

Pentru posturi manageriale: planifica, direcționeaza, stabilește, implementeaza, asigura, antreneaza, controleaza,aloca.

Pentru posturi de specialitate: analizeaza, propune, elaboreaza, evalueaza, recomanda, sprijina, dezvolta, avizeaza.

Pentru posturi de execuție: opereaza, prezinta, raporteaza, intreține, urmarește, menține, ofera, raspunde de

Pentru a evalua corectitudinea formularilor date responsabilitaților postului se poate utiliza testul SMART:

S - Specific

M - Masurabil

A - poate fi Atins

R - Relevant

T - limitat in Timp

Organigrama referitoare la post trebuie sa indice intr-o forma grafica adecvata relațiile ierarhice si funcționale ale postului, potrivit modelului :

Sef

Omolog 1 TITULAR Omolog 2

(titlul postului) POST (titlul postului)

Subordonat Subordonat

(titlul postului) (titlul postului)

Metodologia de elaborare a descrierilor de post urmeaza cale de sus in jos, in organizație.

In acest sens in prima faza se elaboreaza fisele de post pentru pozițiile marginale; in etapele urmatoare se intocmesc fisele de post pentru pozițiile de specialiști ( supervizori), personal de execuție, muncitori.

Evaluarea postului este procesul organizat de realizarea comparației sistematice intre posturi pentru a stabili poziția lor relativa, in scopul elaborarii unei structuri raționale de plati.

De regula, orice incercare de a compara doua sau mai multe posturi, din punct de vedere al importantei, marimii sau poziției relative este afectata de subiectivism.

De exemplu : intre postul de responsabil cu relațiile publice si postul de responsabil IT, care are mai mare importanta si pondere in organizație?,care trebuie sa fie mai bine platit? Chiar intre doua posturi de acelasi fel (de exemplu inspector de taxe si impozite) sunt ele intotdeauna echivalente ca importanta si dimensiune?

Aparent raspunsul este DA; in realitate nu se poate face o astfel de afirmație cu deplina certitudine, deoarece intre ele pot fi diferențe semnificative privind tipul de taxe si impozite cu care opereaza fiecare post, categoria de contribuabili cu care lucreaza, zona de activitate, etc. Pentru a obiectiva raspunsul la astfel de intrebari, foarte justificate si de multe ori presante se apeleaza la evaluarea postului.

Scopul evaluarii posturilor este de a oferi ierarhizarea argumentata si credibila, pe baza careia sa se construiasca o structura de plati raționala si acceptabila.

Procesul de evaluare a posturilor este caracterizat de cateva particularitati si anume:

- evaluarea este intotdeauna relativa, nu absoluta;

- se evalueaza posturi, nu oameni;

- rezultatul este o opinie argumentata, nu un raspuns științific;

- informația de baza pentru evaluare este obținuta din analiza postului;

- evaluarea trebuie facuta de echipe, nu de persoane individuale;

- echipele de evaluare nu stabilesc scalele de plata ci determina numai elementele de fundamentare a acestora.

Pentru evaluare se utilizeaza doua categorii de metode:

-metode neanalitice

-metode analitice

Metodele neanalitice iau in considerare posturile intregi, le compara, le analizeaza si le ierarhizeaza, iar metodele analitice descompun posturile in diferite parti componente si fac comparatia acestora. Metodele analitice sunt, astfel, mijloace mai rafinate de masurare decat cele neanalitice.

O clasificare sintetica a acestor metode este indicata in figura (a), iar reprezentarea simbolica a principiului de lucru in figura (b).

Una din cele mai fundamentate metode analitice este Metoda Diagramei Indicatoare HAY, elaborata de Hay Management Consultants - lider mondial in consultanta de resurse umane. Metoda diagramei HAY este utilizata, de exemplu, pentru evaluarea posturilor din administrația publica a Irlandei. Elementele care stau la baza stabilirii dimensiunii posturilor in metoda HAY sunt :

- cunoștințele ( know-how);

- rezolvarea problemelor;

- responsabilitatea.

Intr-o conexiune sistematica de forma:

INTRARE PROCES IESIRE

CUNOSTINTE REZOLVARE PROBLEME RESPONSABILITATE

Fiecare din cei trei factori este descompus in elemente componente dupa cum urmeaza:

Aceste componente, la randul lor sunt divizate in elemente primare, dupa urmatorul model:

Pentru cunoștințele tehnice

Pentru aptitudinile privind relațiile interumane

Nivel - de baza

- important

- critic

Fiecarui element primar i se asociaza o valoare numerica dintr-o grila elaborata pe baza unei experiențe de decenii, obtinuta la nivel mondial.

Suma acestor valori indica dimensiunea globala a posturilor exprimata in puncte HAY si permite analize senzitive cu privire la caracteristicile postului.

Metoda este utilizata , de asemenea, in numeroase organizații multinaționale de prestigiu.

Metodele neanalitice, desi par accesibile si ușor de aplicat sunt lipsite de consistenta si credibilitatea metodelor analitice. In confruntarea cu obligativitatea legala de a asigura oportunitati egale pentru angajați, nici un manager superior de organizație nu va putea rezolva cu siguranța si convingere cereri de plata egala fara aplicarea metodelor de evaluare analitica a posturilor respective.

2. Metode de evaluare a postului