Descrierea postului

Descrierea postului

Analiza postului presupune nu numai desfasurarea procesului propriu-zis de analiza ci si prezentarea rezultatelor sale de baza in fisa postului, compusa din doua parti: descrierea postului si specificatia postului.

Descrierea postului consta in prezentarea tuturor aspectelor importante ale postului sau in prezentarea functiilor postului.

Descrierea postului este sursa principala de informatii privind denumirea, localizarea postului in structura organizationala, indatoririle si responsabilitatile aferente, conditiile generale de munca, echipamentele si instrumentele de lucru folosite.

Descrierea postului trebuie sa indice toate sarcinile repartizate unui post de munca. Fiecare sarcina din descriere se defineste prin insiruirea elementelor componente. De asemenea, descrierea trebuie sa specifice si importanta relativa a sarcinilor si timpul alocat fiecareia din totalul programului de munca.  Descrierile de post trebuie sa cuprinda cerintele postului si nu cat de bine ar trebui indeplinite sarcinile respective.

Descrierea postului poate fi mai simpla sau mai complexa si poate lua diferite forme in functie de natura postului si de scopul pentru care se intocmeste. Pentru muncitorii direct productivi descrierea postului poate cuprinde numai un paragraf sau o pagina, in timp ce pentru posturile complexe de manageri descrierea se poate desfasura pe mai multe pagini. In cazurile posturilor inferioare, descrierea posturilor se realizeaza usor, accentul punandu-se pe sarcinile care trebuie indeplinite in timp ce in cazul posturilor manageriale, descrierea posturilor are in vedere rezultatele care trebuie obtinute. Pentru posturile de specialisti, datorita autonomiei de care acestia trebuie sa se bucure, descrierea de post se limiteaza doar la mentionarea indatoririlor si responsabilitatilor, a precizarilor privind sarcinile mai putin pertinente. Astfel, cu cat un post se afla la un nivel ierarhic mai inalt, cu atat este mai dificila descrierea precisa a continutului sau iar ocupantul postului are mai multe posibilitati de a executa indatoririle sau responsabilitatile sale.

Indiferent de forma, descrierea postului trebuie sa ofere o imagine cat mai cuprinzatoare, completa si complexa a postului si a cerintelor sale. Ea trebuie sa contina informatii care sa ajute managementul in pozitionarea exacta a activitatii desfasurate si a rezultatelor obtinute.  Totodata ea trebuie sa fie suficient de flexibila pentru a nu limita capacitatile angajatului sau dezvoltarea acestuia.

Foarte pe scurt, se poate spune ca fisa postului precizeaza ceea ce trebuie sa faca titularul postului respectiv. Ea ofera informatii despre activitati, sarcini, indatoriri, responsabilitati. Acestora li se adauga si informatii cu privire la comportamentul pe care trebuie sa-l aiba ocupantul postului. Descrierea trebuie sa fie clara si precisa pentru a permite angajatului sa inteleaga ce anume are de facut, chiar din simpla lecturare a descrierii postului.

Descrierea unui post difera de la o companie la alta in functie de modul de organizare si obiectivele companiei. Este necesar sa cuprinda toate sarcinile, atributiile si competentele corespunzatoare postului in ordinea importantei lor sau a succesiunii acestora. Acestea trebuiesc exprimate intr-o nota clara si cuprinzatoare dar si flexibila pentru a-i permite ocupantului postului sa actioneze dupa conjunctura creata la momentul executiei sarcinii trasate. La elaborarea descrierii postului, analistul trebuie sa precizeze urmatoarele elemente ale postului[1]: denumirea si obiectivele postului, nivelul ierarhic, superiorul direct, relatiile organizatorice, sarcinile cheie, autoritatea acordata, limitele de competenta, resursele disponibile.

Descrierea poate fi o simpla enumerare a sarcinilor si responsabilitatilor la posturile de agenti de asigurare care au ca sarcina incheierea contractelor de asigurare, rolul de contactare a potentialului asigurat si de negociere a contractului revenindu-i altui agent de asigurare. Descrierea, poate fi mai stufoasa la posturile de manageri unde accentul se pune de obicei pe rezultatele pe care trebuie sa le obtina ocupantii acestor posturi.

In practica recenta tot mai multi directori generali au in fisa postului doar cateva din sarcinile, atributiile si competentele specifice postului ocupat, detaliile acestora si criteriile de performanta asteptate de la ocupantul postului fiind trecute intr-un contract de management, ca o anexa la fisa postului. Aceasta anexa se incheie intre persoana desemnata drept manager si actionariatul care-l desemneaza. Ea cuprinde durata pe care este ales manager, resursele de care beneficiaza, performantele pe care trebuie sa le obtina si pachetul salarial pe care-l primeste.

Descrierea la fisele de post ale agentilor de asigurare se regaseste ca o enumerare de sarcini si atributii iar competentele lor (formele de asigurari pe care le poate subscrie, limitele maxime de sume asigurate pana la care poate contracta asigurari sau marimea primei de asigurare) sunt cuprinse de obicei in anexe la fisele de post sau se comunica sub forma de note interne cu valabilitate determinata, de multe ori pana la o reevaluare a cunostintelor profesionale a ocupantului postului respectiv.

Consideram ca este un procedeu defectuos, motivat de faptul ca instruirea si perfectionarea agentilor de asigurare se face de departamentul de asigurari sau de un departament distinct de pregatire profesionala iar rezultatele pregatirii nu sunt comunicate departamentului de resurse umane si sunt folosite la acordarea de competente nu de stimulente materiale sau alte facilitati. Un alt motiv este pregatirea deficitara in domeniul asigurarilor sau al pietei de asigurari al managerilor de resurse umane din companiile de asigurari.

Parerea noastra este ca fisele de post ale agentilor de asigurare ar trebui sa contina atat sarcinile si atributiile aferente cat si competentele acordate de coordonatorii directi ai lor, lucru realizabil prin colaborarea dintre compartimentele asiguratorului.

Fisele de post ale agentilor de asigurare pot fi redactate prin simpla enumerare a sarcinilor si atributiilor lor (pentru agentii de asigurare care au vechime in profesie) sau se poate opta pentru descrierea detaliata a acestora( pentru agentii de asigurare incepatori).

Un exemplu de descriere a sarcinilor de munca ale unui agent de asigurare a carui activitate este intermedierea contractelor de asigurare pentru potentialii asigurati ai companiei:

.estimeaza, evalueaza si preia in asigurare riscurile specifice urmatoarelor tipuri de asigurari cu mentionarea limitei de competenta:

asigurarea de avarii auto: pana la max 10.000 euro suma asigurata/contract

asigurarea cladirilor si a continutului acestora:pana la max. 100.000 euro/contract

transport bunuri materiale:pana la max. 100.000 euro/un transport

animale, culturi agricole: cu asistenta la subscriere din partea specialistilor in subscrierea acestor tipuri de asigurari

raspundere civila profesionala: pana la max 100.000 euro/an vatamari corporale si pagube materiale, indiferent de numarul de evenimente dintr-un an.

raspundere civila auto: conform Normei RCA/2007[2]

contracteaza, incheie si reannoieste contractele de asigurare pentru asigurarile autorizate in limita competentelor stabilite .

incaseaza la scadenta ratele de prima urmatoare celei dintai, in vederea continuarii raporturilor de asigurare;

ofera superiorului ierarhic informatii in vederea elaborarii ofertelor de asigurare in concordanta cu cerintele potentialilor asigurati;

depune in termenul legal primele de asigurare incasate de la asiguratii sai in concordanta cu documentele cu regim special si a celor de incasare existente asupra sa;

arhiveaza copiile documentelor de asigurare si le pastreaza in conditii de siguranta si protectie.

Aceeasi fisa poate cuprinde si descrierea fiecarei sarcini, pana in detaliu. Spre exemplu sarcina "contracteaza, incheie si reannoieste contractele de asigurare pentru asigurarile autorizate in limita competentelor stabilite prin normele interne", poate fi detaliata pe subpuncte oferind mai multa claritate si rigoare sarcinii respective:

detecteaza nevoia de asigurare a persoanelor fizice si juridice din aria teritoriala in care actioneaza, prin colectarea de adrese a celor care i-ar putea deveni asigurati;

stabileste intalniri cu potentialii asigurati sau cu asiguratii existenti pentru reannoiri de asigurari;

prezinta oferta de produse de asigurare a companiei pe care o reprezinta sau produsul de asigurare care-l intereseaza pe cel cu care se intalneste;

face propuneri pentru conditiile de asigurare in care sa se incheie contractul;

propune prima de asigurare in concordanta cu riscurile care se subscriu;

negociaza prima de asigurare in limitele competentelor primite de la superiorul direct;

in termenii negociati, incheie contractul de asigurare si incaseaza prima de asigurare;

inmaneaza asiguratului polita de asigurare, daca s-a incheiat pe formular tipizat.

Mergand mai in detaliu, fiecare enunt poate fi explicat in amanuntime, astfel "stabileste intalniri cu potentialii asigurati sau cu asiguratii existenti pentru reannoiri de contracte de asigurare", se poate detalia:

ia legatura telefonic cu potentialul asigurat, se prezinta pe sine si compania pe care o reprezinta.

solicita interlocutorului sau stabilirea unei intalniri in vederea contractarii unei asigurari sau in vederea reanoirii asigurarii care va expira peste o perioada scurta de timp.

dupa ce primeste acceptul interlocutorului, pentru intalnire, stabilesc de comun acord locul de intalnire, data si ora.

De regula fisa postului este structurata in trei parti:

1..prima parte cuprinde informatii care permit identificarea postului. Denumirea postului nu trebuie sa fie generala, ea va reflecta cat mai exact continutul muncii respective:

titulatura postului

localizarea

clasificarea/codul postului

2. a doua parte ofera informatii asupra gradului de control si relationarea cu alte posturi. In aceasta parte se consemneaza pe scurt, obiectivul postului ceea ce ofera posibilitatea unei vederi de ansamblu, utila in momentul recrutarii si selectiei pentru postul respectiv:

- superiorul imediat

-relatia cu alte posturi

-scopul general al postului

3. a treia parte cuprinde lista de sarcini si responsabilitati specifice postului, limitele de autoritate si resursele puse la dispozitie. Sunt cuprinse sarcinile principale  si secundare, precum si sarcinile ocazionale si specifice: Pentru fiecare sarcina se indica timpii care sunt prevazuti pentru executare. Este cea mai importanta sectiune din fisa postului, motiv pentru care ea trebuie elaborata cu foarte mare atentie si responsabilitate, deoarece trebuie sa fia completa si precisa. In functie de natura postului pentru care se elaboreaza fisa postului, prezentarea datelor se va face dupa mai multe criterii: dupa importanta sarcinilor si responsabilitatilor, dupa ordinea in care trebuie executate sarcinile, dupa timpul pe care executantul il aloca executarii sarcinilor sau dupa frecventa activitatii.

Descrierea postului la un manager sau la un specialist va putea cuprinde si informatii despre marimea bugetului alocat acestui post:

Activitatile si procedurile postului - sarcini ce trebuie indeplinite, materiale si utilaje folosite, interactiuni formale cu alti angajati

Marja de autonomie - limite de autoritate

Conditiile de munca si mediul fizic in care se desfasoara aceasta, localizarea geografica, posibilitatea modificarii acestor conditii,

Resurse disponibile,

Principalele cerinte (pregatire, experienta, aptitudini si atitudini)

Data redactarii

Prin corecta definire a postului conform acestui cadru, prin corecta descriere a fiecarei componente se va putea raspunde corect la ratiunea existentei postului si la rezultatele asteptate. De asemenea corecta descriere a postului va pune in evidenta resursele necesare si autoritatea oferita ocupantului postului fata de organizatie si bugetul alocat pentru indeplinirea sarcinilor.

Descrierile de post nu au caracter permanent. Datorita dinamismului activitatilor din toate domeniile de activitate, descrierile trebuie examinate si actualizate permanent in functie de schimbarile care se produc. De preferat este ca atunci cand se actualizeaza descrierile sa fie anticipate tendintele de dezvoltare, astfel incat continutul postului sa isi pastreze actualitatea pe parcursul unui an. Descrierea postului suporta modificari si in decursul unui an daca se constata ca au intervenit modificari importante in structura postului, determinate de situatii speciale. Intotdeauna, descrierea trebuie sa se bazeze pe informatiile oferite de analiza postului si sa contina toate elementele necesare scopului pentru care a fost elaborata.

Redactarea descrierilor de post

Redactarea descrierilor de post trebuie sa fie concreta si precisa. Agentia Europeana de Productivitate a elaborat un set de indicatii asupra modului de redactare a sectiunii referitoare la descrierea postului

• Stilul trebuie sa fie direct si concis,
• Frazele trebuie sa inceapa prin verbe functionale la diateza activa si timpul prezent
• Termenii folositi trebuie sa fie precisi. Sunt de evitat termenii care nu dau relatii precise despre activitate si pot fi folositi pentru o gama extrem de larga de sarcini si responsabilitati,
• Fiecare fraza trebuie sa aiba un continut explicit,
• Trebuie aratate legaturile ce unesc sarcinile,
• O descriere de post trebuie sa fie completa

Formularea principalelor responsabilitati ale postului trebuie sa se bazeze pe termeni relevanti si verbe potrivite pentru indeplinirea sarcinilor. In acest scop este recomandabil ca pentru fiecare categorie de posturi sa se aleaga termeni proprii si verbe specifice.

Procesul de formulare a descrierii postuluieste extrem de dificil fapt pentru care persoana care se ocupa de redactare trebuie sa aiba o practica indelungata in domeniu. Din marea masa de informatii culese in procesul de analiza va trebui sa aleaga doar datele esentiale despre post.

In procesul de redactare , analistul va trebui sa filtreze informatiile pentru a le putea aseza pe probleme sau domenii de responsabilitate inrudite. Dupa formularea lor acestea vor trebui discutate cu ocupantul postului si cu seful ierarhic al acestuia pentru a avea un ultim punct de vedere cu privire  la corectitudinea si claritatea datelor sintetizate.

Analistul trebuie sa aiba in vedere ca descrierea postului :

sa contribuie la aprecierea de catre angajat a muncii prestate, nu ca pe o activitate de rutina ci ca pe o creatie personala,

sa ofere angajatului informatii noi si semnificative despre postul sau.

Nu este exclus ca angajatul si seful sa sa faca observatii pentru amandarea descrierii potrivit viziunii sau anumitor interese. Analistul trebuie sa discearna observsatiile primite si sa retina numai ce aduce plus valoare prin continut si acuratete descrierii postului