Programul de asigurare cu resurse materiale pentru exploatatiile agricole, de industrie alimentara, intreprinderile comerciale sau de distributie

Locul programului de asigurare cu resurse materiale in cadrul

managementului unitatilor economice.

In vederea realizarii activitatii economice, a obiectivelor propuse, unitatile din agricultura, industrie alimentara si cele de distributie, trebuie sa isi asigure, in fiecare perioada de gestiune, baza materiala a carei structura este, de regula, extrem de diversificata.

Din aceasta cauza, prelucrarea manuala a datelor (pentru elaborarea programelor de aprovizionare), evidenta stricta a miscarii materialelor, a stocurilor, etc., este foarte greoaie, necesita un volum de munca mare si nu asigura operativitate la un grad de reactie care sa permita actiunea in timp util pentru luarea deciziilor si masurilor care se impun pentru realizarea unui management performant.

In sistemele computerizate de prognozare a cererilor de resurse materiale, un rol important revine "nomenclatorului de materiale si echipamente tehnice ". Acesta reprezinta o lista (catalog) centralizatoare a tuturor resurselor materiale necesare unitatii economice, ordonate dupa anumite criterii, definite prin toate caracteristicile fizico-chimice si de calitate, prin care se asigura individualizarea distincta a fiecarui articol. Totodata, in cadrul nomenclatorului se mai precizeaza, pentru fiecare articol component, sursele de furnizare cunoscute, preturile de oferta, dupa caz si conditiile de livrare-furnizare care sunt specificate in oferta.

Pe baza acestui nomenclator se elaboreaza "fisierul de materiale si de echipamente tehnice" care va fi actualizat ori de cate ori este nevoie pentru lucrarile de prelucrare automata a datelor de genul : elaborarea de planuri strategice si programe de aprovizionare, stabilirea cantitatilor economice de comandat, studierea si alegerea furnizorilor, alegerea substituentilor, etc.

In elaborarea nomenclatorului general de materiale, produse si echipamente tehnice sunt antrenate toate compartimentele si subunitatile intreprinderii, in scopul identificarii reale a tuturor resurselor necesare pentru fiecare perioada de gestiune. Totodata se foloseste o documentatie larga de informare care sa evidentieze elementele si caracteristicile care prezinta interes pentru a fi precizate in cadrul nomenclatorului si anume : purtatorii de informatii existenti in unitatea economica, care evidentiaza clar si complet resursele folosite curent in cadrul acesteia (retete de fabricatie, fise tehnologice, listele cu cereri de materiale emise de sectii, ateliere,etc.), cataloage de STAS-uri, cataloage comerciale, oferte ale furnizorilor, prospecte, pliante, etc.

Desfasurarea la parametrii proiectati, a activitatii unitatilor economice, presupune asigurarea in conditii de eficienta economica, in timp util, ritmic, in cantitatile, calitatatea si structura dorita, a tuturor resurselor materiale si energetice necesare pentru toate destinatiile de consum, si in primul rand pentru productia de baza. Aceasta se realizeaza prin elaborarea, inca inaintea perioadei de gestiune la care se refera, a unei strategii, a unui plan si a unor programe de aprovizionare judicioase.

Prin planul si programele de aprovizionare, se nominalizeaza ,de fapt, cererile de resurse materiale ale intreprinderii pe o anumita perioada (de regula de pana la un an), pe categorii de resurse (materii prime si materiale, echipamente tehnice, piese de schimb, diferite repere, etc.), nivelul acestora si sursele de acoperire a lor. Datele si informatiile respective sunt estimate fie in functie de elementele certe cunoscute, fie in functie de previziunile referitoare la activitatea unitatii economice. Datele certe sunt evaluate pe baza comenzilor ferme de productie si a contractelor economice incheiate si prin care se creaza un anumit grad de certitudine in asigurarea resurselor materiale necesare.

Prin continutul lor, planurile si programele de aprovizionare, raspund intr-o forma sintetica sau analitica, la intrebarile specifice domeniului de asigurare a resurselor materiale cum ar fi :

ce anume trebuie comandat si asigurat pentru perioada de gestiune ?

in ce cantitati urmeaza a fi aprovizionata resursa materiala pentru orizontul de timp avut in vedere (an, semestru, trimestru) ?

din ce surse, interne (proprii) sau de la terti, si in ce proportie se prevede acoperirea necesitatilor de consum? etc.

Resursele materiale necesare bunei desfasurari a procesului de productie din agricultura si industria alimentara, prezinta o serie de diferentieri. Conoasterea acestor diferentieri este necesara pentru a se realiza rolul si importanta diferita a lor pentru activitatea unitatii economice, atentia si gradul de exigenta care trebuie manifestate in procesul aprovizionarii si gestionarii lor, strategia care trebuie conturata in procesul asigurarii materiilor prime si materialelor, sistemele si tipurile de gestiune cele mai eficiente, etc.

Structura sortimentala extrem de vasta a resurselor materiale necesare unitatilor agricole si de industrie alimentara, ca si conditiile de folosire foarte diferite, sugereaza ca, procesului de aprovizionare, pe fazele lui, (planificare, programare, organizare, derulare, evidenta, urmarire, control, analiza, evaluare), ii este specific un volum amplu de munca fizica si intelectuala. Ca urmare, desfasurarea acestui proces, cu operativitate si eficienta, in concordanta cu cerintele de consum din unitatea economica, necesita un "sistem informational" simplu, cuprinzator, fundamentat pe baze informatice.

Programul de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare, reprezinta parte componenta a programului de ansamblu al intreprinderii, precum si a bugetului de venituri si cheltuieli. De modul de fundamentare a programului de asigurari cu resurse materiale, de managementul asigurarii resurselor materiale, depinde realizarea obiectivelor prevazute in progamul de productie, cresterea cifrei de afaceri si a profitului prin reducerea consumurilor specifice, a consumului de forta de munca (deci reducerea costurilor unitare totale), toate acestea contribuind la asigurarea unei politici de marketing in condttii de maxima eficienta.

Locul programului de asigurare cu resurse materiale in managementul unitatilor agroalimentare este dat de interdependentele ce se creaza intre acest program si celelalte componente ale programului de ansamblu al intreprinderilor agroalimentare (programul de dezvoltare al unitatilor agroalimentare).

Astfel, asa cum se constata din figura 1. programul de asigurare cu resurse materiale, primeste informatii de la unele sectiuni din interiorul unitatii agroalimentare (programul de productie vegetala, programul de productie zootehnica, programul de industrializare, programul pentru investitii si cel pentru transport etc) ; iar pentru alte sectiuni, programul de asigurare, devine furnizor de informatii, cum ar fi pentru : consumurile specifice, costuri de productie, fond de salarii si productivitatea muncii, contul de profit si pierderi si necesarul de finantare.

Pe langa interdependentele pe care le creaza cu alte sectiuni ale programului de dezvoltare al unitatii agroalimentare, programul de asigurare cu resurse materiale se afla in stransa legatura cu programul de dezvoltare al intreprinderilor din amonte si din aval. In amonte, relatiile sunt stranse cu piata resurselor materiale, in primul rand cu producatorii de resurse materiale cu care unitatile agroalimentare au relatii directe, iar in al doilea rand cu intermediarii (distribuitorii) care actioneaza pe aceasta piata.Cat priveste relatiile din aval, programul de aprovizionare cu resurse materiale, se afla in relatie cu piata de desfacere a unitatilor agroalimentare, adica atat cu magazinele proprii, cat si cu unitatile distribuitoare de produse agroalimentare (cu amanuntul sau cu ridicata).

	PROGRAMUL PRODUCTIEI VEGETALE		PROGRAMUL PRODUCTIEI ZOOTEHNICE		PROGRAMUL PRODUCTIEI I INDUSTRIALE (DE PROCESARE)		PROGRAMUL PENTRU INVESTITII		PROGRAMUL PENTRU TRANSPORTURI

Fig. 1. Locul programului de asigurare cu resurse materiale

in managementul unitatilor agroalimentare

SURSA : Nicolae David si Nicolae Istudor - "Asigurarea si gestionarea resurselor materiale pentru agricultura si industrie alimentara, Editura Tribuna Economica Bucuresti 2000.

Locul programului de asigurare cu resurse materiale in cadrul managementului unitatilor agroalimentare rezulta din legaturile stranse pe care le are cu celelalte capitole din programul de dezvoltare al firmelor, si in primul rand cu programul de productie, care se elaboreaza in functie de cererea manifestata pe piata de desfacere a produselor finale si care sta la baza elaborarii programului de asigurare cu resurse materiale (pornind de la necesarul de aprovizionat pentru fiecare categorie de resursa materiala de baza).

Sincronizarea programului de aprovizionare cu obiectivele prevazute in programul de productie si cu cererea manifestata pe piata produselor finale, constituie conditia elementara pentru asigurarea unei activitati eficiente a unitatilor agroalimentare, atat in ceea ce priveste asigurarea cu resurse materiale, cat si realizarea obiectivelor din programul de productie (programul de productie vegetala, programul de productie zootehnica, programul de industrializare, etc.).

Programul costurilor de productie se fundamenteaza, in mare masura pe baza informatiilor provenite din programul de asigurare cu resurse materiale, deoarece consumurile specifice prognozate, atat pentru productia vegetala sau animala, cat si pentru productia alimentara, se determina pe baza normelor de consum de samanta, furaje, combustibil, ingrasaminte chimice, de carne, lapte, zahar, etc., care stau la baza elaborarii programului de asigurare.

In programele fermelor de productie vegetala, fundamentarea necesarului de mijloace de productie, se face in stransa corelatie cu planul de cultura, suprafetele ocupate cu fiecare cultura agricola, programul de fertilizare a solului, programul de irigatii, programul de combatere a daunatorilor, etc.In sectorul cresterii animalelor, necesarul de furaje, constituie unul din capitolele de baza ale programului de productie ; se elaboreaza in stansa corelatie cu miscarea efectivelor de animale si cu productia prognozata, pe categorii de animale, pe luni, pe trimestre, pe semestre, sau pe intreg anul de productie.

Programul de investitii este strans legat de programul de constructii si cu cel de modernizare a capacitatilor de productie si se elaboreaza in stransa legatura cu programul productiei vegetale, al productiei animale si al celei alimentare ; cu structura culturilor si a efectivului de animale ; cu tehnologiile folosite in procesul de productie ; cu masurile tehnice si organizatorice prevazute a se lua in vederea cresterii gradului de mecanizare, a productivitatii muncii si in consecinta, a eficientei economice

De asemenea, programul de asigurare cu resurse materiale este direct legat de programul financiar, mai precis de sursele de finantare, atat pentru achizitiionarea resurselor materiale din categoria mijloacelor circulante (inclusiv pentru formarea stocurilor curente si de rezerva), cat si pentru realizarea investitiilor in mijloace fixe necesare modernizarii liniilor de fabricatie, a parcului de masini si tractoare si a proceselor de productie (in general), indiferent ca ne referim la productie vegetala, zootehnica sau de produse alimentare.

Etapele elaborarii programului de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare

Prin programul de aprovizionare se contureaza politica globala in asigurarea bazei materiale si cu echipamente tehnice necesare unei unitati agroalimentare pentru o anumita perioada de timp, de regula, un an . Orizontul de timp poate fi si mai mare, caz in care, datele de evaluare a strategiei in aprovizionarea materiala au, de aceasta data, un caracter de previziune, de evolutie probabila. Aceasta reprezinta baza orientativa pentru delimitarea cadrului in care conducerea unitatii economice isi organizeaza intreaga activitate de aprovizionare.

In definirea planului si a programelor de aprovizionare materiala, se au in vedere obiectivele strategice specifice acestui domeniu de activitate, ca si modalitatile de actiune care asigura indeplinirea lor. Obiectivul de baza al strategiei in activitatea de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare, este acoperirea (asigurarea) completa si complexa a cerintelor de consum ale unitatii agroalimentare, cu resurse materiale de calitate, in mod ritmic si la timp, (la momentul dorit), in conditiile unei stricte corelatii a momentelor calendaristice de aducere a acestora cu cele la care se inregistreaza consumul lor . Resursele materiale este de preferat sa fie asigurate de la furnizorii care practica preturi de vanzare avantajoase, prezinta grad ridicat de certitudine in livrarea produselor, care antreneaza pentru achizitie, transport si stocare un cost minim. Acestui obiectiv de baza i se asociaza o serie de obiective derivate, dintre care cele mai importante sunt :

a) formarea unor stocuri minim-necesare, care asigura o viteza maxima de rotatie a mijloacelor circulante (ceea ce are influenta pozitiva asupra profitului) ;

b) mentinerea stocurilor efective in limitele maxime si minime estimate ;

c) protectia si conservarea rationala a resurselor materiale pe timpul depozitarii-stocarii ;

d) asigurarea unui grad de certitudine ridicat in aprovizionarea materiala pe un orizont lung de timp, care sa contribuie la eliminarea riscului de aparitie a golurilor in activitatea de asigurare cu resurse materiale.

Pentru realizarea (indeplinirea) atat a obiectivului de baza, cat si a celor derivate din acesta sunt necesare luarea unor masuri dintre care cele mai importante sunt :

a) elaborarea unor planuri si programe de aprovizionare, fundamentate stiintific, pe baza de documentatie tehnica si economica de realizare a produselor, lucrarilor si prestarilor de servicii ;

b) prospectarea pietei din aval (in prealabil de a elabora programul de productie) si din amonte in vederea depistarii furnizorilor cu cele mai avantajoase conditii de livrare si testarea credibilitatii acestora ;

c) pregatirea judicioasa, in amanunt, a actiunilor de negociere, in scopul obtinerii unor preturi avantajoase la achizitia resurselor materiale si echipamentelor tehnice, a rabaturilor comerciale, a bonificatiilor ;

d) preocuparea continua pentru organizarea si concretizarea cu preponderenta, pe baza de contracte comerciale, a relatiilor de colaborare cu partenerii furnizori, incheiate pe un orizont cat mai lung de timp, aspect care asigura stabilitate in timp in ceea ce priveste asigurarea cu resurse materiale ;

e) aplicarea unor modele economico-matematice pretabile pentru dimensionarea stocurilor, a unor metode si tehnici eficiente si de utilitate practica pentru urmarirea si controlul dinamicii stocurilor ;

f)  asigurarea unor conditii rationale de protectie-conservare a resurselor materiale pe timpul stocarii ;

g) aplicarea in procesele de aprovizionare-stocare a unui sistem informational simplu, operativ, cu sfera extinsa de cuprindere, informatizat, etc.

Elaborarea programului de asigurare cu resurse materiale este parte componenta a procesului de elaborare a programului de dezvoltare al unitatilor agroalimentare, etapele acestui program, fiind in corelatie cu etapele elaborarii programului de ansamblu (vezi figura nr 2.) :

a) Etapa I -          Lucrari pregatitoare sau etapa activitatilor preliminare intocmirii planului de asigurare cu resurse materiale .

b) Etapa a -II-a -    Proiectul programului de asigurare cu resurse materiale sau etapa calculului indicatorilor de program .

c) Etapa a -III-a -   Cercetarea pietei de aprovizionare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare .

d) Etapa a -IV-a -  Negocieri si incheierea contractelor cu furnizorii pentru resursele materiale necesare .

e) Etapa a -IV-a -  Definitivarea programului de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare si integrarea acestuia in strategia de dezvoltare a unitatii economice .

ETAPA

I

ETAPA

a -II-a

ETAPA

a -III-a

ETAPA

a -IV-a

ETAPA

a -V-a

Fig. 2. Etapele elaborarii programului de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare si relatiile acestora cu programul de dezvoltare

SURSA : Nicolae David si Nicolae Istudor - "Asigurarea si gestionarea resurselor materiale pentru agricultura si industrie alimentara, Editura Tribuna Economica Bucuresti 2000.

In asigurarea cu resurse materiale a agriculturii si industriei alimentare exista particularitati legate fie de materialul sau grupa de materiale cu care se face aprovizionarea, fie de ramura pentru care se face aprovizionarea , fie de forma de proprietate caracteristica unitatilor agroalimentare (publica, mixta sau privata). Cu toate aceste particularitati, programele de asigurare cu resurse materiale trebuie sa cuprinda urmatoarele parti esentiale :

a) necesarul de materiale pentru realizarea sarcinilor sau obiectivelor de program ;

b) stocurile de resurse materiale ce urmeaza a se inregistra la inceputul si sfarsitul perioadei de program ;

c) surse interne de acoperire a necesarului ;

d) cantitatea de resurse materiale ce trebuie procurata din afara unitatii agroalimentare .

Necesarul de resurse materiale pentru realizarea obiectivelor de program, reprezinta elementul esential al programului de asigurare cu resurse materiale si el trebuie corelat cu sursele de acoperire a acestuia, astfel incat sa se realizeze o aprovizionare completa, ritmica si in structura dorita de unitatile agroalimentare. De asemenea necesarul de resurse materiale pentru realizarea obiectivelor de program de productie trebuie sa aiba la baza (ca punct de plecare) capacitatile maxime de productie si tehnologiile de productie, pentru a nu se ajunge la constituirea de stocuri supranormative sau subnormative (ambele aducand numai efecte nedorite de catre unitatile agroalimentare).

2.1. Lucrarile pregatitoare elaborarii programului de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare

Lucrarile pregatitoare sunt activitati anterioare procesului de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare (de elaborare a programului de asigurare cu resurse materiale) si contribuie la o buna fundamentare a deciziilor privind elaborarea noului program . Acestei etape ii corespunde etapa furnizarii de informatii din strategia de dezvoltare a unitatii agroalimentare si presupune culegerea de date necesare intocmirii programului. Asa cum se procedeaza in cadrul fiecarui program, si programul de asigurare cu resurse materiale, incepe cu analiza diagnostic a activitatii de asigurare cu astfel de produse din anii precedenti, analiza care detine primul loc in cadrul activitatilor preliminare.

In cadrul analizei activitatii de asigurare cu resurse materiale sunt vizate urmatoarele aspecte mai importante :

a) Analiza gradului de realizare a programului global de asigurare cu resurse materiale, care se realizeaza prin intermediul indicatorilor valorici. De fapt se porneste de la analiza gradului de realizare a programului de productie si de desfacere a produselor finale realizate in anii precedenti de catre unitatea agroalimentara si se stabileste influenta acestuia (gradului de realizare a programelor) asupra activitatii de asigurare cu resurse materiale (privite in mod global) .

b) Pentru principalele categorii de resurse materiale utilizate de unitatile agroalimentare, analiza valorica a gradului de realizare a programului de asigurare este insotita de o analiza, in unitati fizice, a asigurarii acestor resurse ; aceasta pentru a se elimina influenta cresterii preturilor de achizitie asupra activitatii de ansamblu a intreprinderii .

c) Efectuarea unei analize a realizarii clauzelor contractuale de catre furnizori (pe principalii furnizori), atat pe total resurse materiale aprovizionate (analiza valorica) cat si pe principalele categorii de resurse materiale (analiza cantitativa). De asemenea, prezinta o importanta deosebita analiza efectuata pe sisteme si forme de aprovizionare, pentru a se face corelatie cu cheltuielile de aprovizionare (cele de circulatie) in vederea diminuarii lor, prin renuntarea, pe cat posibil, la asigurarea cu resurse materiale prin canale lungi , care genereaza cheltuieli mari de asigurare cu resurse materiale.

d) Stabilirea nomenclatorului de resurse materiale de care se va tine seama la intocmirea noului program. Tinand seama de particularitatile pe care le prezinta diferitele resurse materiale care fac obiectul aprovizionarilor unitatilor agroalimentare, distributia diferita a acestora in procesul de productie, cat si caracteristicile cu privire la fundamentarea tehnico-economica a acestora, se pot forma doua grupe distincte de resurse si anume :

- materii prime si materiale care sunt aprovizionate pentru nevoile de productie, din care fac parte : semintele, materialul de plantat, ingrasamintele organice si chimice, amendamentele, insecto-fungicidele, materialul biologic si medicamentale de uz veterinar, carburanti, lubrafianti, piese de schimb pentru masini si utilaje, produsele agricole destinate prelucrarii (industrializarii), etc ;

- active fixe cu care se aprovizioneaza unitatile agroalimentare pentru modernizatrea procesului de productie cu masini, utilaje si linii de fabricatie moderne , realizate prin investitii (in cadrul carora intra si reparatiile capitale) ;

e) Analiza, in dinamica, a consumurilor specifice (consumuri de capital circulant pe unitate de produs, exprimate in unitati fizice) din perioada anterioara, cu depistarea cauzelor care au dus la abateri fata de normele de consum prognozate. Aceste norme, de fapt sunt prognozate pentru principalele categorii de resurse materiale (materii prime, materiale, combustibil, energie, etc.) si sunt adaptate la conditiile locale fiind aprobate pentru anul de prognoza, de catre unitatile agroalimentare.

f)  Depistarea cauzelor care au dus la deficiente in procesul de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare, stabilirea urmarilor economice negative ale nerealizarii programului de asigurare cu resurse materiale precum si gasirea de solutii pentru eliminarea acestora .

g) Actualizarea obiectivelor din programul anual de productie al unitatii agroalimentare (pe fiecare dintre sectoarele de activitate : productie vegetala, zootehnica, industriala), precum si orientarea catre furnizorii cei mai seriosi, cu solicitarea prospectelor, cataloagelor si pliantelor cu noile resurse materiale pe care acestia le produc (inclusiv preturile acestora). De asemenea, tot in cadrul acestei etape,trebuie efectuata actualizarea normelor de consum pentru diferitele categorii de resurse materiale, care sunt orientate in general si de preferat, dupa rezultatele cercetarii stiintifice (inclusiv adaptarea acestora la conditiile locale noi aparute).

Rezultatele obtinute in aceasta etapa sunt foarte importante pentru celelalte etape ale elaborarii programului de asigurare cu resurse materiale, deoarece informatiile obtinute in urma analizelor efectuate in etapa pregatitoare contribuie la imbunatatirea procesului propriu-zis de asigurare cu resurse materiale prin propuneri concrete de masuri de eficientizare a acestei activitati.

2.2. Elaborarea proiectului de program de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare

In cadrul acestei etape, considerata ca fiind cea mai importanta din intregul proces de elaborare a programului de asigurare, se calculeaza indicatorii din programul de asigurare cu resurse materiale. Cel mai important indicator al programului de asigurare, este necesarul de aprovizionat (Na). Necesarul de aprovizionat se determina in mod diferit pentru activele fixe, spre deosebire de activele circulante (materii prime, materiale, combustibil, energie electrica, alte resurse materiale de natura circulanta).

Pentru activele fixe (masini, utilaje si linii de fabricatie), necesarul de aprovizionat se calculeaza in mod diferit pe categorii de mijloace fixe, iar in cadrul fiecarei categorii se tine seama de caracteristicile de fabricatie si tehnico-productive (marca, tip, functionalitate, energie utilizata pentru realizarea productiei, capacitate, randament, etc.). Astfel, la determinarea necesarului de tractoare, trebuie sa se aiba in vedere, de catre unitatea agricola, suprafata ce trebuie lucrata, gradul actual de inzestrare precum si gradul de incarcare al unui tractor cu suprafata arabila (care in conditiile Romaniei este de cca 50 ha / tractor, apropape dublu fata de cel existent in tarile membre ale Uniunii Europene) astfel incat sa se poata efectua lucrari agricole de calitate si in timp util (in perioadele optime). O alta caracteristica a determinarii necesarului de masini si tractoare agricole, o constituie faptul ca, asigurarea cu astfel de resurse, nefiind continua,completarea parcului de tractoare si masini agricole se face periodic.

Necesarul de resurse materiale de natura capitalului circulant cu care urmeaza a se aproviziona unitatea agroalimentara este mult influentat de parametrii tehnico-economici ai acestora, precum si de volumul de productie ce urmeaza a se realiza in cadrul unitatii. In plus, pentru aceasta categorie de resurse materiale, se pune problema asigurarii in limite optime a stocurilor indispensabile bunei desfasurari (continuitate) a procesului de productie si de distributie.

In activitatea de organizare si prognozare a productiei agricole, determinarea necesarului de resurse materiale, ocupa un loc deosebit de important, influentand in mare masura, realizarea sarcinilor de program si eficienta economica a productiei si a activitatii economice , in general, de la nivel de producator agroalimentar. Cantitatile cu care urmeaza a se aproviziona fiecare unitate agroalimentara, trebuie sa constituie rezultatul unor calcule bine fundamentate pentru fiecare sortiment sau categorie de resurse materiale, pornind de la cantitatea de produse sau lucrari ce urmeaza a se realiza, precum si de la dotarea cu forta de munca si cu capital fix a unitatii.

In cadrul programului de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare, cantitatile de resurse materiale pe care acestea urmeaza sa le asigure din afara, in perioada de calcul (de obicei un an) sunt determinate cu ajutorul necesarului de aprovizionat (Na), care se calculeaza cu ajutorul urmatoarei formule :

Na = Ncp +Sf - Si - Ri , in care :

Ncp = necesarul de consum de resurse materiale pentru realizarea obiectivelor de program (calculat in unitati fizice) ;

Sf = stocul de resurse materiale prognozat a exista in unitatea agroalimentara la sfarsitul perioadei de program ;

Si = stocul de resurse materiale preliminat a exista in unitatea agroalimentara la inceputul perioadei de program ;

Ri = resursele interne care pot fi mobilizate (realizate de unitatea agroalimentara) in perioada de program pentru acoperierea nevoilor de productie ;

Principalul indicator ce intra in componenta necesarului de aprovizionat il constituie necesarul de consum pentru realizarea obiectivelor de program (Ncp), care la randul lui se calculeaza, pentru fiecare categorie de resurse materiale in parte, in mod diferit, dupa cum urmeaza :

- daca resursa materiala pentru care se calculeaza acest indicator participa la realizarea unei singure grupe de produse sau la executarea unei singure categorii de lucrare, atunci, necesarul de consum pentru realizarea obiectivelor de program se calculeaza cu ajutorul relatiei de calcul :

Ncp = Q · Nca , in care :

Q = cantitatea de produse din produsul ce urmeaza a se realiza sau numarul de lucrari de acelasi fel la care se foloseste resursa materiala ;

Nca = norma de consum de aprovizionare ;

- in cazul in care materia prima sau materialul pentru care se face calculul se utilizeaza la realizarea mai multor grupe de produse sau le executarea mai multor categorii de lucrari, necesarul de consum pentru realizarea obiectivelor de program se calculeaza astfel :

_n

Ncp = a Qj · Ncaj , in care :

^j=1

Qj = numarul de produse (lucrari) la care se utilizeaza aceeasi resursa

materiala (pentru care se face calculul)

Ncaj = norma de consum de aprovizionare necesara pentru obtinerea unei

unitati de produs j sau pentru executarea unei unitati de lucrare j .

Norma de consum de aprovizionare este compusa (la randul ei ) din norma de consum tehnologic (Nct) si din pierderile netehnologice (Pneteh) , rezultand, in acest fel, urmatoarea relatie de calcul :

Nca = Nct + Pneteh

Pierderile netehnologice sunt cele inregistrate in timpul procesului de aprovizionare cu resurse materiale, adica cele din timpul transportului, depozitarii-stocarii, conditionarii, circulatiei interioare a resurselor materiale, etc. Ponderea acestora din totalul normei de consum de aprovizionare este mult mai mare in cazul resurselor materiale de natura agricola (resurse autoproduse sau cumparate de la terti) si este determinata de scaderea naturala in greutate a produselor dupa recoltare (mai ales prin uscare) dar si de perisabilitatea foarte mare a acestora. La unele categorii de produse agricole destinate industrializarii, aceste pierderi se ridica pana la 30 % din norma de consum de aprovizionare.

Norma de consum tehnologic este ceea ce se consuma efectiv in procesul de productie si se determina cu ajutorul urmatoarei relatii de calcul :

Nct = Cn + Pneteh , in care :

Cn  = consumul net ;

Pneteh = pierderi netehnologice .

Pierderile tehnologice sunt acelea care au loc pe toata durata procesului tehnologic, de la insamantarea terenului pana le recoltarea sau vanzarea produselor finale (pentru productia vegetala, de exemplu). Pentru pierderile tehnologice, sunt baremuri diferentiate pe categorii si sortimente de resurse, baremuri stabilite fie prin lege (valabile la nivel de tara), fie prin decizii ale conducerii unitatii agroalimentare (pierderile peste aceste limite stabilite, fiind imputabile).

Stocul de resurse materiale preliminat a exista la inceputul anului de program in intreprinderile agroalimentare constituie un indicator calculat cu aproximatie, deoarece, unitatea economica, in momentul elaborarii programului (proiectului de program) nu dispune de date certe privind resursele materiale care vor exista in momentul inceperii anului de program. La determinarea stocului preliminat a exista la inceputul anului de program, se tine seama de urmatoarele elemente :

a) stocul real de materiale care exista in cadrul unitatii agroalimentare in momentul elaborarii proiectului de program, stoc ce se stabileste cu ajutorul fiselor de magazie (Sr) ;

b) cantitatile de resurse materiale pe care intreprinderea urmeaza sa le primeasca de la furnizori pe baza contractelor economice incheiate pentru anul in curs, in perioada din momentul intocmirii proiectului progarmului de aprovizionare pana in momentul inceperii noii perioade de program (I). In cazul in care unitatea agroalimentara nu-si desfasoara activitatea de aprovizionare pe baza de contracte economice, practic acest element de calcul este imposibil de determinat prin metode matematice, urmand a se stabili pe baza datelor statistice din anii anteriori (daca programele de dezvoltare si de aprovizionare a unitatii agroalimentare sunt asemanatoare) ;

c) cantitatea de resurse materiale pe care unitatea agroalimentara urmeaza sa o consume in procesul de productie, din momentul elaborarii proiectului de program si pana la inceputul noii perioade de program (C).

Pe baza acestor elemente, stocul de resurse materiale preliminat a exista in unitatile agroalimentare la inceputul anului de program, se poate determina cu ajutorul urmatoarei formule de calcul  :

Si = Sr + I - C

Stabilirea cat mai corecta a stocului de resurse materiale preliminat a exista la inceputul anului de program este foarte importanta, deoarece de modul cum acesta este determinat depinde stabilirea corespunzatoare a cantitatilor de resurse materiale cu care unitatea se va aproviziona, din afara unitatii sau din interiorul acesteia , in perioada de program. Avand un caracter preliminat, cu ocazia inventarului de materiale ce se face la finele anului curent, acest stoc trebuie corectat in functie de stocurile reale de materiale. Prin corecterea stocurilor preliminate de resurse materiale, pe baza inventarului , se stabilesc cu mai multa exactitate, cantitatile de resurse materiale cu care unitatea se vor aproviziona in perioada de program, corectandu-se in acelasi timp si ceilalti indicatori ai programului de asigurare.

In agricultura si industria alimentara, mai mult decat in alte ramuri ale economiei nationale, intreprinderile isi autoproduc o parte din resursele materiale necesare (mai ales de natura agricola). Mobilizarea resurselor interne, presupune si utilizarea integrala a diferitelor materiale aflate in stocuri supranormative sau de prisos , care in noua perioada de program pot fi antrenate pentru nevoile proprii ale intreprinderii. De asemenea, anumite cantitati de resurse pot rezulta ca urmare a posibilitatilor de refolosire prin reciclarea acestora.

In aceste conditii, totalul resurselor interne ale unitatilor agroalimentare, ce vor fi utilizate in procesul de productie al anului de program va rezulta din insumarea cantitatilor de resurse materiale obtinute din productia proprie (Pi), a cantitatilor atrase din stocurile supranormative (Ssn) si a cantitatilor recuperate din procesul de productie si reciclate, care pot fi reutilizate in cadrul aceleiasi unitati (Rrr) :

Ri = Pi + Ssn +Rrr

Exista situatii in care unitatile agroalimentare, nu dispun de resurse interne, in perioada de prognoza, cum este cazul unitatilor de prelucrare a produselor agricole care nu au ferme proprii ; pentru acestea, necesarul de aprovizionat se calculeaza dupa relatia:

Na = Ncp + Sf - Si

La elaborarea programului de asigurare cu resurse materiale, este necesar sa se acorde o mare atentie elaborarii necesitatilor de resurse materiale ale intreprinderii, luand in calcul sursele de acoperire a acestora. Nerespectarea acestui echilibru conduce la nerealizarea programului de productie al unitatii, la stagnari in procesul de productie (ceea ce conduce la pierderea pietelor de desfacere) sau la crearea de stocuri supranormative, cu toate consecintele negative care decurg din aceste situatii.

Necesarul de asigurat (de aprovizionat) se determina pe grupe de produse (resurse materiale) sau pe tipuri de astfel de produse. Astfel, la unitatile de dimensiuni mari, se utilizeaza un centralizator al aprovizionarilor cu resurse materiale in expresie valorica, constituind date informative pentru bugetul de venituri si cheltuieli al unitatii. La nivelul subdiviziunilor organizatorice (ferme, sectoare, sectii, ateliere), necesarul de aprovizionat este redat in unitati fizice, pe categorii si sortimente de produse, chiar daca pentru stabilirea bugetului de venituri si cheltuieli se utilizeaza centralizatorul in unitati valorice. Un model de centralizator al necesarului de aprovizionat se prezinta conform fig.

Fig. Centralizatorul, in unitati fizice sau valorice, necesarului de aprovizionat la o unitate agroalimentara

Pentru unitatile economice care au ca obiect de activitate comercializarea resurselor materiale, necesarul de aprovizionat se calculeaza dopa o formula de calcul adaptata la specificul acestei activitatii , si anume :

Na = Nd + Sf - Si - Ssn , in care :

2. Cercetarea pietei de aprovizionare cu resurse materiale

In mecanismul vietii economice, consumul ocupa o pozitie centrala ; el indeplineste mai multe functii, determinate de relatiile reciproce cu diferite faze si procese ale unui mecanism, ca si legitatile proprii, interne, de dezvoltare. In esenta, consumul reprezinta procesul de utilizare a bunurilor si serviciilor, pentru satisfacerea unor nevoi materiale si spirituale. Aflat intr-o legatura stransa cu productia, consumul are asupra acesteia, un rol activ, dinamizator. Orice activitate economica se finalizeza prin consumarea rezultatelor acesteia, iar prin consum se creaza motivatia reluarii activitatii, de preferat, pe o scara mai larga.

Cercetarea cosumului propriu-zis, vizeaza aspecte de ordin cantitativ , calitativ si structural ale acestuia, cu evidentierea particularitatilor determinate de factorii sai formatori. Complexitatea deosebita a consumului, impune insa utilizarea, in procesul de investigare, a unor criterii de clasificare pentru delimitarea principalelor sale structuri. Prioritate in aceasta privinta are criteriul destinatiei finale a bunurilor si serviciilor, potrivit caruia se delimiteaza consumul productiv (consum de prodfactori) de consumul neproductiv (consm de satisfactori).

In cazul consumului productiv, campul de investigatie este reprezentat de productia de resurse materiale bazata pe utilizarea capitalului social si a celorlalti factori de productie ai agentilor economici. Specific acestui consum, este caracterul sau rational, determinat de organizarea riguroasa a productiei si fundamentarea nivelurilor optime ale consumurilor de resurse pe unitatea de produs sau serviciu prestat, astfel incat sa se maximizeze eficienta factorilor de productie utilizati. Unul din obiectivele cercetarii la nivel de agent economic, il constituie evidentierea proportiilor in care nevoile de consum se satisfac prin valorificarea resurselor interne ale intreprinderii (mijloace fixe, stocuri de materii prime si materiale, forta de munca, resurse financiare proprii, etc.) si respectiv prin cumpararea unor astfel de resurse de pe piata. in acelasi timp, se urmareste intercorelarea resurselor pentru cresterea potentialului de piata, a fortei sinergice a intreprinderii, prin evaluarea stiintifica a nevoilor de materii prime, materiale, forta de munca, credite, etc. Un alt obiectiv se refera la realizarea unei informari de calitate a intreprinderii in legatura cu noile tehnologii de fabricatie, cu activitatile de cercetare in domeniul tehnologiei si realizarii unor produse, desfasurate de alte intreprinderi cu profil similar .

Comportamentul de achizitie al unitatilor reprezinta rezultanta deciziilor factorilor responsabili din cadrul acestora privitor la cumpararea de marfuri si servicii pentru asigurarea conditiilor optime desfasurarii procesului de productie sau pentru revanzarea acestora altor firme sau consumatorilor finali (deci subiectii comportamentului de achizitie sunt reprezentantii firmelor producatoare sau comerciale). Obiectul achizitionarii il reprezinta pe de-o parte, materiile prime si materialele destinate prelucrarii industriale (resursele materiale), semifabricatele sau produsele finite care urmeaza a mai participa la un proces de productie, iar pe de alta parte, marfurile care sunt aprovizionate de firme de comert in vederea revanzarii lor pe piata (catre consumatorii finali)

Cadrul manifestarii comportamentului de achizitie al unei unitati economice este piata ; derularea acestui proces din punct de vedere al continutului, perioadei, duratei, participantilor si modalitatilor de finalizare se bazeaza pe o motivatie profund rationala fara a exclude insa (total) si interventia unor stimuli de natura afectiva.

Specificul functiei de asigurare cu resurse materiale si multitudinea de ipostaze in care acestea se realizeaza impun decidentilor o suita de competente. Acestia, indiferent ca sunt reprezentanti ai conducerii firmei, sau ai serviciilor de aprovizionare si desfacere, ai unor compartimente tehnice sau financiare, trebuie sa se caracterizeze prin :

a) competenta tehnica, data de cunoastera temeinica a tuturor parametrilor calitativi si resursele materiale ce fac obiectul tranzactiilor comerciale ;

b) competenta economica, reflectata de cunostintele privitoare la caracteristicile pietei pe care actioneaza, la conjunctura acesteia, la regimul de tarife practicat, la conditiile de comercializare oferite de furnizorii potentiali, etc. ;

c) competenta juridica, materializata in cunostinte temeinice de legislatie economica si interna, de drept al comertului international, precum si privitoare la uzante, obiceiuri, cutume, din zonele de unde pot proveni partenerii comerciali (in cazul negocierilor comerciale externe) ;

d) competenta financiara, reflectata de stapanirea mecanismului decontarilor interne si internationale si al creditului pentru productie, investitii sau consum.

Principalul element al pietei de aprovizionare cu resurse materiale, il constituie cererea, a carei cercetare (studiere), prezinta o serie de particularitati . Astfel, obiectul cercetarii se refera la o gama larga de bunuri materiale, pana la echipamente destinate modernizarii tehnologiilor de productie (realizate prin investitii). Purtatorii acestei cereri sunt reprezentati de o varietate de agenti economici : firme particulare, publice si mixte, institutii de credit si companii de asigurari, administratii publice, etc.

Elementele de rationalitate in motivarea deciziilor de cumparare, legarea acestora de anumite consumuri specifice sau de un anumit grad de tehnicitate a echipamentului de productie, determina o anumita rigiditate a cererii de resurse materiale. Formularea spontana a unei comenzi pe piata bunurilor de productie este un caz accidental, fata de multitudinea situatiilor de acest gen intalnite pe piata bunurilor de consum. Reprezentand la scara macroeconomica, dimensiuni apreciabile, cererea de bunuri productive exercita o influenta determinanta asupra ansamblului pietei nationale si internationale.

O privire comparativa asupra elementelor ce diferentiaza studierea cererii pentru bunurile de productie , de cea pentru bunurile de consum final este reprezentata in tabelul 1. (in practica, elementele de diferentiere sunt mult mai numeroase).

Directiile principale ale studierii cererii pentru bunurile de utilizare productiva privesc atat latura calitativa, cat si cea cantitativa a investigatiilor.

2.1. Studierea calitativa a cererii urmareste identificarea si cat mai buna cunoastere a utilizatorilor , departajarea lor pe clase de marime, din punct de vedere al cererii efective si potentiale. De aceea, deosebit de utila ar fi elaborarea, sub patronajul Camerei de Comert si Industrie a Romaniei, a unei liste nationale a ofertantilor, grupati pe ramuri si subramuri de activitate cu precizarea principalilor indicatori economico-financiari.

Investigarea calitativa este foarte greu de realizat, deoarece reprezinta comporatmente exprimate pe piata, intr-o perioada determinata de timp. In studiul calitativ al cererii pentru bunurile de productie (resursele materiale) trebuie sa permita departajarea utilizatorilor efectivi ai unui produs sau serviciu industrial de nonutilizatorii sai relativi ( agenti economici care in momentul cercetarii nu solicita, datorita unor restrictii temporare, bunul de productie luat in studiu) si de nonutilizatorii absoluti (agenti economici ce nu vor solicita nici in viitor produsul respectiv).

Motivele de noncumparare a unui produs intermediar (resursa materiala) pot fi comune cu cele care privesc alte produse sau specifice numai acelui produs, dintre acestea cele mai intalnite fiind :

produsul nu corespunde nevoilor reale ale utilizatorilor ;

deficienta in ceea ce priveste asigurarea serviciilor ce insotesc produsul dupa cumparare ;

preturile ridicate, greu de suportat de catre unitatile agroalimentare ;

produsul nu este suficient de bine cunoscut de catre utilizatori, datorita unei slabe preocupari pentru promovarea acestuia de catre ofertant ;

reclama nefavorabila realizata de firmele concurente, etc

Delimitarea utilizatorilor efectivi de cei potentiali sau de nonutilizatori, reprezinta o operatiune complexa, ce se concretizeaza in studierea cererii de consum a unitatilor agricole sau de industrie alimentara, cu luarea in calcul a cererii potentiale (date de capacitatile maxime de productie), iar unitatile care cumpara efectiv de la un anumit agent de resurse materiale constituie purtatorii cererii efective. Deoarece cercetarea se face pe un esantion, exista riscul ca informatiile sa aiba un anumit grad de eroare, ceea ce contribuie la nerealizarea, in totalitate a productiei marfa a unitatilor producatoare.

De o importanta deosebita trebuie sa se bucure actiunile de atragere, de catre ofertantii de resurse materiale, a a nonutilizatorilor, actiuni dintre care cele mai importante sunt :

ridicarea nivelului calitativ al resurselor materiale, ceea ce va contribui la satisfacerea in conditii mai bune, a necesitatilor de consum ale unitatilor beneficiare ;

practicarea unor preturi de vanzare suportabile de catre unitatile beneficiare de resurse matriale ;

prezentarea, intr-o lumina favorabila, a produselor intermediare, de catre ofertanti, ceea ce va duce le manifestarea cererii de consum din partea utilizatorilor potentiali si chiar atragerea acestora printre utilizatori ;

seriozitate in relatiile cu beneficiarii si cu unitatile concurente (practicarea unei concurente loiale, etc).

TABELUL 1. - Principalele diferentieri ale studierii cererii pentru bunurile de productie fata de bunurile de consum final

Sursa: C.Florescu si colaboratorii-Marketing, Editura Marketer, Bucuresti 1992, pag. 216

Un loc distinct in randul obiectivelor studierii calitative a cererii il reprezinta investigarea necesarului de noi capacitati de productie, fundamentarea unor viitoare obiective de investitii . Astfel de cercetari castiga tot mai mult teren in randul preocuparilor compartimentelor de marketing, la firmele ce adopta strategii ofensive de piata. Specialistii folosesc in acest sens, baterii de intrebari ale caror raspunsuri, in majoritatea lor de ordin calitativ, sunt rezultatul unor studii complexe ce privesc atat dezvoltarea economica, cat si procesele tehnologice corelate cu resursele financiare ale unitatilor economice, care pot deveni cumparatori potentiali (vezi tabelul 2.)

Pe baza raspunsurilor la aceste intrebari, se pot determina proportiile in care resursele materiale aflate in utilizarea unor unitati economice vor fi inlocuite intr-un viitor previzibil. In continuare, se pot realiza estimari ale cererii viitoare de bunuri de productie (volum, structura, distributie pe obiective) ale agentului economic in cauza.

Studierea calitativa a cererii de resurse materiale, isi propune, deopotriva, evidentierea tuturor surselor potentiale de aprovizionare. Informatiile privitoare la distributia spatiala a furnizorilor si puterea lor economica, se cer completate cu date cat mai cuprinzatoare din cataloagele de preturi ale produselor oferite. Aceste surse individuale de aprovizionare pot fi consemnate pe o scala ordinala, pentru a oferi o imagine mai sugestiva asupra spatialitatii aprovizionarilor. Studiul acestor informatii, va continua cu cercetarea concurentei si a conjucturii in aprovizionare. Cercetarea conjuncturii nu poate fi insa subordonata exclusiv procesului de aprovizionare, deoarece, mai ales pe piata materiilor prime, pot interveni frecvent achizitii speculative, ce nu reflecta dimensiunile reale ale cererii.

2.2. Cercetarea cantitativa a cererii de resurse materiale urmareste cuantificarea in expresie fizica (in unitati de masura naturale sau conventionale) si (sau) valorice a necesarului exprimat pe piata beneficiarilor de resurse materiale. Fundamentarea cererii de resurse materiale a unei unitati agroalimentare se sprijina, in mare masura, pe informatiile referitoare la consumurile din perioadele anterioare, pe cele privind structura productiei viitoare si pe cele legate de consumul specific pe unitatea de produs finit sau serviciu prestat.

Metodele de studiere a cererii de resurse materiale sunt grupate in doua categorii : metode indirecte si metode directe. Daca metodele indirecte se bazeaza pe informatii provenind din sursele secundare, cele directe au la baza sursele primare de teren.

A. Metodele indirecte de studiere a cererii de resurse materiale apeleaza la datele statistice si utilizeaza, alaturi de metodele comune de studiere a cererii (analiza vanzarilor, analiza stocurilor, analiza retelei de distributie) si metode specifice, cum ar fi : metoda indicilor industriali, rapoartele financiare ale firmei, analiza input-output, analiza tendintelor istorice, prognozele tehnologice, etc.

Tabelul 2.- Evaluari de ordin calitativ privitoare la cererea pentru noi bunuri de productie

a) Analiza vanzarilor este considerata una dintre cele mai accesibile si mai putin costisitoare metode de studiere a cererii de resurse materiale si permite firmei sa realizeze o privire retrospectiva asupra productiei realizate, pe tipuri de produse, clase de utilizatori, zone geografice

de distributie, sezoane, in raport cu marimea costurilor de onorare a comenzilor. Coreland aceste informatii cu datele de acelasi fel privitoare la firmele concurente, untatile economice care utilizeaza aceasta metoda poate sa-si localizeze mai bine pozitia sa pe piata.

b) Metoda indicilor industriali se sprijina pe elemente de ordin normativ, legate de structurarea utilizatorilor potentiali de materii prime si materiale pe clase de beneficiari, dupa marime, cunoscand numarul acestora si consumurile normate pe unitatea de produs, se pot cuantifica dimensiunile cantitative ale cererii, pe tipuri de marfuri, luandu-se in calcul anumiti coeficienti de siguranta, in raport cu conjuctura pietei.

c) Raporturile financiare ale firmei ofera o paleta larga de informatii asupra rotatiei capitalurilor si a stocurilor, asupra relatiilor dintre vanzari si stocuri normate, dintre vanzari si investitii, dintre profit si investitii, etc., de natura sa fundamenteze necesarul de resurse materiale ale unitatilor agroalimentare in activitatea lor viitoare.

d) Analiza input-output, utilizeaza in studiul cererii, forma matriceala, care asigura o mai buna fundamentare a necesarului de aprovizionat pentru unitatile agroalimentare. Ea pleaca de la analiza fluxului de fabricatie (ce poate comporta una sau mai multe faze de productie) si determina marimea si structura intrarilor (input), reprezentand cererea, in functie de dimensiunile productiei (output), ce se asteapta a fi realizata intr-o anumita perioada de timp.

Informatiile referitoare la bunurile de productie obtinute din sursele secundare de date pot fi prelucrate cu instrumentele statisticii matematice, folosind coeficientii de corectie, coeficienti de elasticitate, sau ajustarile analitice, pentru a determina relatiile dintre cerere si principalii sai factori de influenta si a putea anticipa evolutia acesteia.

B) Metoda anchetelor se bazeaza pe studierea cererii de resurse materiale prin surse primare (cercetere directa), adica prin investigatii de teren, care necesita consum mare de forta de munca fizica si intelectuala (desi este foarte costisitoare), dar aduce cele mai bune rezultate in cereceterea pietei . Anchetele desfasurate pe piata resurselor materiale sunt de doua feluri :

a) Anchete nedirectionate ce se realizeaza prin convorbiri libere, organizate de reprezentantii unitatilor producatoare sau distribuitoare de resurse materiale, in care se procedeaza la o simulare a discutiilor, retinand ideile mai interesante lansate de utilizatori (mai ales), care ulterior sunt analizate, interpretate si pe baza lor se intocmeste o lista a problemelor ridicate de utilizatori (chiar si motivatiile acestora), uneori acestea fiind incluse intr-un viitor chestionar (in cadrul unei anchete directionate).

b) Anchete directionate ce se realizeaza pe baza de chestionare elaborate in functie de interesul unitatilor producatoare de resurse materiale, rezultate din ancheta nedirectionata, la care sunt antrenati specialisti din conducerea unitatiicare desfasoara ancheta, consultatii din domeniu, specialisti de la institutele de cercetare, etc. Aceasta ancheta poate fi efectuata global (pentru toti utilizatorii efectivi sau potentiali) sau printr-o selectie, respectandu-se toate cerintele unui astfel de sondaj.

Prin intermediul anchetei de piata, se analizeaza urmatoarele aspecte principale :

performantele produselor utilizate de unitatile beneficiare ;

deficientele resurselor materiale ;

posibilitatile de imbunatatire a calitatii resurselor materiale ;

opiniile utilizatorilor asupra serviciilor ce insotesc produsele ;

masura in care piata este maturizata, adica, consumatorii sunt constanti in cumpararea resurselor materiale (motivele pentru care nu le cumpara) ;

posibilitatile extinderii vanzarilor si la alti utilizatori potentiali,etc.

Toate aceste informatii servesc la trecerea la ancheta directionata, care vizeaza intreaga politica de marketing sau un domeniu de marketing . Majoritatea anchetelor desfasurate pe piata producatorilor agoalimentari din tara noastra au fost dirijate prin internediul intrebarilor cuprinse in chestionare.

Ancheta directionala globala este utila pentru depistarea posibilitatilor de extindere a pietei intreprinderii, diversificarea activitatii pentru lansarea de noi produse, largirea sferei de utilizare, etc. In acest sens se intocmeste o fisa pentru fiecare utilizator (exploatatie agricola sau unitate de procesare) prin care sa se conoasca capacitatea de productie a consumatorilor, structura de productie, forta de munca si calificarea acesteia, resursele pe care le folosesc, situatia financiara si posibilitatile de plata. Cunoscand aceste aspecte, se poate intocmi programul de dezvoltare in perspectiva, care sa cuprinda produsele noi ce urmeaza a fi fabricate, respectiv asigurarea cu resurse materiale pentru aceste produse noi.

Trebuie stabilite posibilitatile de crestere a vanzarilor pentru un anumit produs, in functie de evolutia pana la data carcetarii pietei, noile tehnologii ce urmeaza a fi introduse, in functie de dinamica si evolutia pietei prin prisma nevoilor beneficiarilor.

Trebuie mantionat faptul ca acest gen de anchete este foarte costisitoare, datorita numarului mare de subiectii care actioneaza pe piata de aprovizionare a resurselor materiale din sectorul agroalimentar (peste 4,5 milioane de entitati economice), putand fi efectuate numai de catre institutiile statului . Este demn de luat in seama Recensamantul agricol din anul 2002, care a costat Guvernul Romaniei aproximativ 640 de miliarde de lei, dar care prezinta situatia fidela la acel moment a sectorului agricol, si care a reprezentat baza de negociere cu Uniunea Europeana a Capitolului Agricultura pentru aderarea la aceasta organizatie multinationala.

Anchetele directionate selective se bazeaza pe alegerea unor esantioane de unitati reprezentative, reprezentativitatea fiind stabilita in functie de numarul de unitati de acelasi gen care urmeaza a fi cercetate, stabilirea esantionului realizandu-se in functie de stuctura utilizatorilor pe colectivitati studiate.

Avantajul acestei anchete consta in aceea ca se obtin, intr-un interval scurt, informatii valoroase cantitative si calitative, desi se utilizeaza un numar restrans de unitati cercetate. Programul de lucru intr-o astfel de ancheta, cuprinde urmatoarele etape :

Identificarea utilizatorilor produselor cercetate pe ramuri economice, zone geografice (administrative), profile, unitatile economice, tehnologii practicate, etc. .

Stabilirea categoriilor de informatii ce urmeaza a fi culese, pe grupe de utilizatori ce vor fi cercetati .

Stabilirea posibilitatilor metodologice de obtinere a datelor .

Stabilirea metodelor de prelucrare, de analiza si interpretare a datelor .

Validarea metodelor alese in scopul determinarii capacitatii informatiilor de a satisface unitatea economica ce realizeaza ancheta .

Stabilirea personalului ce va fi folosit pentru cerecetare .

Realizarea anchetelor pe teritoriul distribuitorilor si completarea chestionarelor, centralizarea datelor, prelucrarea, analiza si interpretarea lor.

Pe baza analizarii raspunsurilor obtinute de la subiectii testati, se stabilesc concluziile, se calculeaza indici de corelatie, indicatori economici, se compara evolutia indicatorilor in timp si spatiu si se fac propuneri care sa vizeze fie un domeniu de marketing, fie ansamblul politicilor de marketing, un produs sau un ansamblu de produse ce fac obiectul de activitate al unitatii de productie agroalimentare.

2.4. Negocierea si incheierea de contracte economice cu furnizorii de resurse materiale

Negocierea reprezinta, in esenta, totalitatea actiunilor si documentelor elaborate si prezentate intr-un dialog dintre doi parteneri, desfasurat prin reprezentantii oficiali ai acestora, care conduc la finalizarea unei tranzactii, a unei afaceri. Finalizarea negocierii, prin care s-a hotarat cert o colaborare viitoare pe o perioada definita, inseamna certitudine in vanzarea produselor pentru furnizor si garantie in aprovizionare materiala (in formarea structurii resurselor materiale si a echipamente tehnice) pentru utilizatori.

Negocierea este un proces de tratative in care partenerii sunt intr-un fel de competitie, care se desfasoara intre cel putin doi participanti, care isi propun, prin anumite forme (scrise, telefonice, intalniri directe, etc), sa realizeze o tranzactie, o afacere (armonizand progresiv interesele si pozitiile lor cu privire la vanzarea-cumpararea unui produs, cooperare la realizarea unui produs, executarea unei lucrari, etc.). Actiunea se finalizeaza, daca se ajunge la intelegere, intr-un acord, conventie, contract, etc., cu valoare juridica. Dupa conceptia lui M. Laponjade «  a negocia inseamna a accepta sau a avea o discutie pentru a ajunge la solutia de a gasi marja de intelegere posibila pentru incheierea tranzactiei, care va insemna minimum de concesii , pe care fiecare parte gandeste sa o poata face pentru a atinge un punct de echilibru temporar, permitand inlaturarea dificultatilor ce pot aparea intre parti ».

In cele mai dese cazuri, la negocierea privind aprovizionarea cu resurse materiale, participa echipe de negociere care (privite in sens larg) pot fi compuse din : directorul de specialitate pe domeniul aprovizionarii sau desfacerii ; seful compartimentului vanzari sau achizitii ; responsabilul de produs sau de material ; juristul ; un specialist pe probleme financiare ; un analist-metodolog pentru preturi ; un tehnolog ; un sef productie sau proiectant (dupa caz),etc.

Intr-o negociere, cel mai important lucru este ceea ce se petrece inainte de discutiile intre parti, deoarece, negocierea, daca nu este bine pregatita, va fi de regula compromisa sau se incheie cu un esec. Un bun negociator se caracterizeaza prin mai multe calitati, si anume : puterea de a asculta, stapanirea de sine, spirit analitic (de profunzime); spirit constructiv, critic, orizont larg de cunoastere ; este operativ in decizii, isi recunoaste erorile si este preocupat pentru a le evita, are putere de sinteza ; se exprima usor, coerent, este fidel celui pe care il reprezinta, este ponderat, echilibrat, nu este superficial in pregatirea sa pentru participare la negociere, este competent profesional. Aria de cunoastere a negociatorilor trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii: de specialitate tehnico-economica, de psihologie, de mediu socio-economic, de gestiune economica, de drept.

Literatura de specialitate recunoaste mai multe criterii de clasificare a negocierilor (si deci, mai multe categorii de negociere ), dintre care cele mai importante sunt :

a) Dupa modalitatile de desfasurare, negocierile in procesul de vanzare-cumparare, se prezinta in urmatoarele forme : prin corespondenta (in scris), telefonice, prin intalniri directe intre negociatori, mixta (combinand formele anterioare) ;

b) In functie de scopul propus, negocierile pot fi : pentru incheierea unor noi contracte, conventii ; initierea unor noi actiuni concrete de colaborare (ocazionale, cu caracter de previziune, speculative, de rutina ), prelungirea colaborarii pe baza de contracte, conventii ; modificarea unor conditii, clauze stabilite anterior ; nominalizarea relatiilor.

c) Dupa numarul de participanti, negocierile se diferentiaza in :bilaterale, plurilaterale, multilaterale .

Indiferent de criteriul de clasificare si de categoria din care fac parte, desfasurarea negocierilor necesita parcurgerea urmatoarelor etape mai importante :

a) initierea actiunii prin transmiterea de oferte sau cereri de oferta scrise (telex, fax, scrisoare, telegrame ), sau telefonice, ca si prin contractare directa a partenerului potential;

b) pregatirea (organizarea) actiunii de negociere ;

c) stabilirea si desfasurarea unor discutii preliminare ;

d) negocierea propriu-zisa ;

e) incheierea actiunii si elaborarea raportului final.

Obtinerea unor rezultate bune in cadrul negocierilor, depinde , in mare masura, de pregatirea actiunii ; aceasta activitate de natura complexa, presupune : precizarea necesitatii desfasurarii si deci acceptarea participarii la tratative ; definirea clara a obiectului de negociat si stabilirea obiectivelor de urmarit ; precizarea partenerilor de tratative ; formarea echipelor de negociere ; stabilirea responsabilitatilor si a rolului fiecarui membru, a sefului coordonator ; emiterea mandatului de reprezentare a firmei la negocieri ; alegerea locului pentru desfasurarea actiunii ; intocmirea documentatiei pe baza careia se vor purta tratative (situatia cererii si a ofertei, a partenerilor, a preturilor, a pietei in general, etc.) ; elaborarea strategiei si tacticii firmei in procesul negocierii ; organizarea protocolului ; stabilirea programului de lucru, etc.

Obiectul unei actiuni de negociere specifice managementului aprovizionarii, se refera, din punct de vedere al unitatii agroalimentare, la achizitionarea unei materii prime, unui material, produs sau echipament tehnic definit, identificat in mod unitar de catre parteneri; obiectul, mai poate fi cooperarea pe baza de subfurnizorat la realizarea unui produs complex (prin livrarea de componente) sau modificarea unor clauze ale unor contracte incheiate anterior.

Tactica de negociere esta acea parte a strategiei care are in vedere mijloacele si formele de actiune ce urmeaza a fi folosite in vederea realizarii obiectivelor urmarite. Tactica reprezinta elementul flexibil, dinamic, al conducerii tratativelor, acesta adaptandu-se la situatiile noi aparute in diversele etape ale negocierii. Spre deosebire de strategia negocierii, care priveste pregatirea si conducerea unui proces de negociere, tactica prevede procedeele si operatiile efectiv utilizabile pentru a impune strategia.

Pe parcursul negocierii se pot intalni doua posibile atitudini : vointa de cooperare si cea de competitie. In faza de cooperare, negociatorul favorizeaza interesul comun, schimbul de informatii, adevarul informatiei, spiritul de conciliere, increderea, argumentatia bunei credinte, jocul influentei, etc. In faza de competitie, negociatorul va actiona pentru interesul propriu, restrangerea circulatiei informatiei, orientarea si influentarea informatiei, intransigenta spiritului, neancrederea in argumentatia partenerului, exercitiul puterii, etc.

Finalizarea negocierii este momentul de incrucisare a efoturilor depuse de participantii la tratative, a intregii lor activitati, desfasurate in cadrul sesiunilor actiunii. Finalitatea tratativelor, stabileste daca fiecare partener este multumit cu rezultatele pe care le-a obtinut. Daca s-a ajuns la un acord, finalizarea negocierilor, se concretizeaza intr-un contract scris, o comanda ferma, un aide-memoire, sau chiar prin acorduri tacite.

Contractul economic de vanzare-cumparare este un acord de vointa intre doua parti, in virtutea caruia, cel care vinde se obliga sa transmita celui care cumpara dreptul de proprietate asupra unui obiect (materie prima, piesa de schimb, echipament tehnic,etc.) in schimbul unui pret pe care il plateste cumparatorul.

Contactele economice pot fi clasificate dupa urmatoarele criterii principale:

a) Dupa natura obiectului pe care il au, contractele economice pot fi clasificate in urmatoarele grupe :

contracte economice de furnizare de produse, care, la randul lor, dupa destinatia produselor ce constituie obiectul acestora, se impart in : contracte de furnizare pentru asigurare cu resurse materiale, contracte de furnizare pentru fondul pietei , contracte de furnizare de marfuri pentru export, etc. ;

contracte de cooperare in productie, cum sunt, de exemplu, cele pentru livrarile complexe, adica de echipament, instalatii si linii tehnologice, pentru executarea carora participa mai multe unitati economice ;

contracte de furnizare de energie ;

contracte de cercetare stiintifica si proiectare ;

contracte economice pentru lucrari de constructii-montaj ;

contracte economice pentru alte prestatii specifice relatiilor economice dintre unitatile economice .

b) In functie de perioada pentru care se incheie, contractele economice pot fi :

contracte de lunga durata menite sa contribuie la instituirea unor raporturi contractuale de continuitate si a crearii unor relatii de stabilitate intre partenerii de afaceri ;

contracte anuale care constituie parti componente ale contractelor de lunga durata ;

contracte pe termen scurt (operative) pentru acele furnizari care, prin natura lor, sunt sezoniere sau al caror obiect se realizeaza intr-un termen scurt sau livrarea se face din materiale aflate in stoc. De regula, aceste contracte au forma unor comenzi confirmate sau de comenzi urmate de executarea lor imediata.

c) Dupa modul de detaliere a obiectului lor, se disting doua categorii de contracte :

contracte ferme al caror obiect se determina cu toate specificatiile sale calitative (sortimente, tipodimensiuni, etc.) ;

contracte cadru .

d) Din punct de vedere al gradului de complexitate a mijloacelor de productie (resurse materiale) contractate se pot distinge :

contracte pentru livrarea de utilaje si instalatii fabricate de catre o singura intreprindere 

contracte pentru livrari complexe ;

contracte pentru cooperare in vederea realizarii unor mijloace tehnice complexe ;

e) Dupa gradul de dificultate al rezolvarii obiectiilor (neintelegerilor precontractuale) contractele pot fi :

contracte care rezulta prin confirmarea in scris a comenzii emise de beneficiar;

contracte rezultate din executarea imediata a comenzii beneficiarului ;

contracte incheiate fara divergente si concilieri ;

contracte incheiate ca urmare a concilierii obiectiilor la proiectul de contract de catre partile contractante ;

contracte incheiate cu participarea unor organe ierarhice furnizorului si beneficiarului pentru concilierea obiectiilor la proiectul de contract .

f)  Din punct de vedere al provenientei furnizorului (ofertantului) contractele pot fi :

contracte cu furnizori interni ;

contracte cu furnizori externi .

g) Din punct de vedere al raporturilor cu celelalte instrumente de prognoza, contractele economice pot fi :

contracte economice care se incheie cu acordul partilor pe baza unor acte de planificare (repartitii sau extrase de balante) prin care se stabilesc sarcini concrete de program (specifice economiei centralizate) ;

contracte economice care se incheie prin acordul partilor, fara a exista obligatii suplimentare stabilite prin acte de planificare (specifice economiei de piata ).

In forma sa generala, contractul de aprovizionare cuprinde urmatoarele elemente : denumirea si domiciliul unitatilor contractante ; persoanele imputernicite sa semneze contractul ; produsele care constituie obiectul contractului ; cantitatea ce urmeaza a fi aprovizionata ; conditiile de calitate ; tipurile si sortimentele ; adaptarile si imbunatatirile care trebuie aduse acestuia ; durata de executare in natura a obiectului contractului (perioada pe care se intinde obligatia contractuala) ; termenele calendaristice de executare a cantitatii prevazute ; conditiile de receptie a cantitatii si calitatii produsului contractat ; modalitatile de efectuare a probelor tehnologice ; formele de asistenta tehnica si regimul de garantii ; preturile de vanzare la care urmeaza sa fie aprovizionate produsele si modalitatea de plata ; conditiile de ambalare, marcare, etichetare, livrare si transport, alte clauze menite sa asigure un continut cat mai complet, mai clar si mai precis si care ii asigura contractului rolul de instrument juridic in exercitarea obligatiilor asumate de catre parti in concordanta cu acordul la care au ajuns dupa negocieri.

Contractele trebuie sa cuprinda, in final, precizari (clauze contractuale) in legatura cu raspunderile partilor contractuale pentru cazul executarii partiale, cu intarziere sau neexecutarii obligatiilor ce le revin. Acestea se stabilesc numai prin acordul de vointa al partenerilor de contract, care pot specifica o suma de bani pe care o parte o datoreaza celeilalte, cu titlu de penalitati pentru executarea partiala sau cu intarziere a obligatiilor asumate prin contract sau neexecutarea integrala a acestuia. Penalizarea se poate stabili si procentual fata de valoarea produsului nelivrat sau pe zi de intarziere.

La incheierea contractelor comerciale, o importanta deosebita prezinta si clauza referitoare la stabilirea duratei si termenelor de executie a obligatiilor asumate. Durata de executie se stabileste prin acordul de vointa al partilor ; termenele de executie reprezinta momentele calendaristice (zi, decada, luna ) pana la care obiectul contractului, in totalitate sau partial, trebuie sa fie realizat si predat de furnizor. In acest sens, mai ales pentru resursele materiale de natura agricola destinate industrializarii (produsele agricole perisabile) contractul cuprinde si grafice de livrare (anexe la contract).

Contractul comercial se incheie prin acordul de vointa al partilor, care au convenit (s-au pus de acord) asupra tuturor clauzelor care definesc viitorul continut al acestuia. Pentru a fi valabil, contractul incheiat trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii : sa existe consimtamantul partilor ; partile sa aiba capacitatea de a incheia acte juridice ; obiectul sa fie legal.

Fiind vorba de produse destinate consumului intermediar, pentru resursele materiale necesare agriculturii si industriei alimentare, ar trebui sa se incheie cu preponderenta, contracte pe perioade lungi de timp, aceasta, pentru asigurarea certitudinii in aprovizionarea cu resurse materiale, pentru crearea unor conditii de colaborare si conlucrare bune, intre parti, precum si cunoasterea reciproca a partilor contractante si sporirea increderii intre parteneri .

2.5. Definitivarea programului de asigurare cu resurse materiale si integrarea acestuia in strategia de dezvoltare a unitatii economice.

Definitivarea programului de asigurare cu resurse materiale si integrarea acestuia in strategia de dezvoltare a unitatilor agroalimentare trebuie sa se faca pe baza unor date certe rezultate din acceptarea de catre furnizori a livrarii materiilor prime si materialelor necesare in cantitatile, sortimentele si termenele stabilite prin tehnologiile practicate de diferite sectoare de activitate.

Continutul final al programului de aprovizionare trebuie sa evidentieze o situatie reala, judicios dimensionata in ceea ce priveste volumul necesarului de consum, care se va corela cu strategia generala conturata de conducerea sectorului de asigurare cu resurse materiale, in raport cu tendintele si mutatiile ce se inregistreaza pe piata interna si internationala de materii prime. Ca urmare, strategia de aprovizionare se va afla continuu sub influenta modificarilor de ordin tehnic, tehnologic si organizatoric care au loc in unitatile agroalimentare, a celor legate de volumul si structura activitatilor specifice acestora, a rezultatelor cercetarii stiintifice care contribuie la imbunatatirea structurii materiale necesare, la extinderea folosirii de inlocuitori, a materialelor refolosibile, la reducerea consumurilor specifice de resurse materiale si energetice si nu in ultimul rand, a mutatiilor de pe piata furnizorilor (producatorilor sau intermediarilor de resurse materiale) .

Toate aceste elemente prezentate mai sus evidentiaza faptul ca, prin strategia in aprovizionare, se urmareste ca permanent sa se asigure o stricta corelare intre necesitatile de consum ale unitatilor agroalimentare cu potentialul, pe structura de resurse materiale care poate fi asigurata ; aceasta, in scopul indeplinirii "obiectivelor" de ansamblu ale activitatii unitatilor economice.

Continutul programului de aprovizionare a unitatilor economice se defineste prin mai multi indicatori specifici care, in functie de natura lor economica, pot fi grupati in doua categorii :

a) indicatori care reflecta necesitatile (cererile) de consum de resurse materiale (materii prime, materiale, combustibili, energie, lubrifianti, piese de schimb, etc.) destinate realizarii activitatii de ansamblu a unitatii economice , in primul rand a celei de baza, in vederea indeplinirii obiectivelor strategice finale ;

b) indicatori care evidentiaza sursele si potentialul de acoperire cantitativa si structurala cu resurse materiale a necesitatilor de consum.

Definitivarea programului de asigurare cu resurse materiale are ca principala etapa stabilirea bugetului pentru realizarea programului si implicit a obiectivelor de productie. In acest sens este de mentionat ca , unitatile agroalimentare, dupa ce si-au calculat si eventual, ajustat indicatorii de program, sa-si evalueze eforturile ce trebuiesc facute (cheltuielile), pentru realizarea programului de asigurare cu resurse materiale. Astfel, se porneste de la cantitatile de materiale ce urmeaza a se aproviziona si de la preturile prognozate a se practica pe piata resurselor materiale.

In urma definitivarii programului de asigurare, se trece la integrarea acestuia in programul de ansamblu al unitatii agroalimentare, acesta constituind un capitol distinct al strategiei generale a unitatii, capitol care se afla , insa, in stransa legatura cu programul de productie, cu programul de vanzari, cu programul de investitii etc.