STRATEGIA DE MODERNIZARE A

INSTITUTIEI PREFECTULUI a�� JUDETUL SIBIU

A晒 PERIOADA 2008-2010

1. ARGUMENT:

Prezenta strategie are menirea de a imprima activitatii Institutiei Prefectului actiuni eficiente si rapide, orientate in sensul evolutiei viitoare a societatii, acte decizionale care sa aiba in vedere atat interesul general al comunitatilor locale din Judetul Sibiu cat si interesul grupurilor implicate sau a asa numitilor a�徭takeholders[1]a�� .

A始 conformitate cu specificul si atributiile care revin prin lege institutiei, strategia vizeaza cele trei obiective ale reformei administratiei publice, prevazute in Programul de Guvernare pentru perioada 2005-2008,A� raspunzand dublei cerinte de satisfacere directa a cerintelor cetatenilor si integrarea Romaniei in Uniunea Europeana.

2. SCOP:

Crearea unei Institutii a Prefectului perfectA� functionala, adaptata realitatilor romanesti si compatibila cu structurile administratiei tarilor membre ale Uniunii Europene.

3. OBIECTIV FUNDAMENTAL:

A始tarirea capacitatii institutionale si imbunatatirea culturii organizationale la nivelul Institutiei Prefectului a�笛udetul Sibiu.

4. MISIUNEA:

A�5. FACTORI CHEIE:

Factorii determinanti pentru indeplinirea obiectivului fundamental:

A�Valori esentiale

Valorile pe care le promoveaza Institutia Prefectului a�� Judetul Sibiu in activitatile curente si serviciile in domeniul administratiei publice sunt:

CeleA� mai importante calitati in desfasurarea activitatii sunt:

Credem in tratarea cetatenilor si angajatilor nostri cu:

De asemenea consideram ca angajatii nostri trebuie:

A�ANALIZA DIAGNOSTIC:

Strategia, in forma actuala realizeaza evaluarea pozitiei curente a Institutiei Prefectului si proiecteaza noi modalitati de accelerare a transformarii institutionale in vederea sustinerii eforturilor generale de reforma a administratiei publice.

7.1. AnalizaA� mediului extern (analiza PEST) arata impactul si tendintele generale ale celor patru stimulatori majori ai schimbarii:

a) Fortele politice (inclusiv de reglementare): Aceasta analiza a identificat urmatoarele forte externe care actioneaza asupra institutiei: politicile si strategiile guvernamentale, Programul de Guvernare; mediul politic local; cadrul legislativ privitor la Institutia Prefectului;

b) Fortele economice: Aceasta analiza se ocupa de variabilele economice cheie. Variabilele economice includ in cazul nostru mediul de afaceri local, cresterea nivelului investitilor in Judetul Sibiu si programele de finantare existente la aceasta data

c) Factorii sociali:A� se refera la valorile, atitudinile si caracteristicile demografice ale clientilor Institutiei Prefectului a�� Judetul Sibiu. Factorii care trebuie avuti in vedere in cazul institutiei noastre sunt scorul demografic al judetului Sibiu, rata somajului si nivelul de trai, specificul cultural al zonei, minoritatile si implicarea societatatii civile in viata comunitatii.

d)Factori tehnologici: Fortele tehnologice care influenteaza Institutia Prefectului a�� Judetul Sibiu sunt dezvoltarea tehnologiilor IT care pot reduce costurile institutiei prin aplicarea celor mai bune tehnologii si solutiile software cu utilizarea in administratie care cresc cererea si oferta de servicii a Institutiei Prefectului- Judetul Sibiu

Cei patru stimulatori ai schimbarii nu actioneaza independent sau in paralel. Ei se afla in interactiune si genereaza schimbari imprevizibile lucruA� dovedit de faptul ca pana acum, schimbarile au fost determinate in special de factori externi (restrictii financiare, etc.). Datorita acestui fapt, logica interna a functionarii institutiei si a administratiei in general a dovedit tot mai multa lipsa de consecventa, iar analiza si fundamentarea strategiilor a fost inadecvata conducand la o diminuare a capacitatii administrative necesare pentru implementarea politicilor si strategiilor .

7.2. Analiza SWOT a scos in evidenta punctele tari si punctele slabe din organizarea si functionarea institutiei, oportunitatile momentului precum si amenintarile la adresa institutiei pentru a putea fi definite clar obiectivele strategice astfel incat sa adaptam punctele tari la oportunitati, sa reducem la minimum amenintarile si sa eliminam punctele slabe.

a) Puncte tari

A�  Procentul ridicat al personalului cu studii superioare din institutie;

A�  ProcentulA� ridicat al angajatilor institutiei care detin o functie publica;

A�  Sustinere guvernamentala de care se bucura in prezent Institutia Prefectului

A�  Adoptarea si implementarea unor noi instrumente si metode moderne de management;

A�  Capacitatea de adaptare a structurilor functionale la cerintele reformei.

A�  Structuri compatibile cu standardele UE (Serviciile Publice Comunitare, Compartimentul Acordare Asistenta in Accesarea Fondurilor Europene, Dezvoltare Economica si Conducerea Serviciilor Publice Deconcentrate etc.);

A�  Grad de transparenta ridicat in relatiile publice.

b) Puncte slabe

A�  Lipsa standardelor de evaluare;

A�  Resursele financiare de functionare a Institutiei Prefectului - Sibiu, raportate la nevoile de functionare corespunzatoare, sunt nesatisfacatoare;

A�  Neeligibilitatea Institutiei Prefectului la o serie de programe de finantare;

A�  Posibilitati reduse de motivare financiara a personalului si de atragere a personalului cu pregatire corespunzatoare;

A�  Restrictia impusa promovarii in grade profesionale de Legea nr. 161/2003 care se refera la vechime si procente de personal pe grade profesionale minimalizand competenta profesionala si defavorizand promovarea tinerilor;

A�  Relatii reduse cu ONG-urile;

A�  Lipsa unui sistem de management al documentelor pentru furnizarea de informatii complexe in timp real sau cu decalaje mai mici de 7 zile;

A�  Dificultati de comunicare interna care genereaza o anumita rezistenta la schimbare;

A�  Dificultati de comunicare cu unele autoritati ale administratiei publice locale.

c) Oportunitati

A�  Procesul de reforma din cadrul Institutiei Prefectului a�� Sibiu se bucura de sprijinul Ministerului Administratiei si Internelor;

A�  Existenta fondurilor europene destinate dezvoltarii institutionale;

A�  Existenta programelor si proiectelor privind reforma administratiei;

A�  Integrarea in structurile UE

A�  Existenta bunelor practici la nivelul altor institutii similare din tara si strainatate.

A�  Reforma constituie o prioritate a Guvernului Romaniei

d) Amenintari

A�  Gradul ridicat al migratie al A�functionarilor publici in alte sectoare.

A�  Insuficienta definire a rolului prefectului in coordonarea serviciilor deconcentrate;

A�  Birocratia excesiva;

A�  Capacitate limitata de implementare a politicilor publice;

A�  Rezistenta la schimbare

7.3. ANALIZA GRUPURILOR IMPLICATE- STAKEHOLDERS

Un imputernicit sau un stakeholdera�� reprezinta orice persoana, grup sau institutie care poate emite pretentii cu privire la resursele sau productia institutiei, sau este afectata de respectiva productie.

Analiza imputernicitilor este utila la identificarea relatiei dintre institutie si imputernicitii acesteia in scop strategic. Analiza a fost folosita pentru a identifica participantii cheie ai procesului de reforma, ce ii face sa aiba un rol cheie si care este atitudinea lor fata de reforma. Nu este numai o lista a participantilor; ea ajuta sa se raspunda la urmatoarele intrebari importante:

Aｷ   De ce sunt ei importanti pentru procesul de reforma?

Aｷ   De ce avem nevoie de la ei pentru a avea succes?

Aｷ   Unde sunt ei acum si ce trebuie sa facem pentru a-i mobiliza?

Aｷ   Care sunt serviciile/rezultatele pe care ei le asteapta de la noi?

7.3.1.Tipuri de imputerniciti:

A士puternicitii Institutiei Prefectului pot fi impartiti in doua grupe:

a)  A士puterniciti interni care sunt persoane sau grupuri din cadrul institutiei:

n  Factorii de decizie (Prefect, Subprefect, Secretar General, Directori si Sefi de Servicii)

n  Cabinetul Prefectului (Cancelaria Prefectului) ;

n  Corpul de Control al Prefectului

n  Auditul Intern

n  Compartimentul Acordare Asistenta in Accesarea Fondurilor Europene

n  Serviciul Financiar, Contabilitate, Resurse Umane si Administrativ;

n  Directia Verificarea Legalitatii Actelor a Aplicarii Actelor Normative si Contencios Administrativ;

n  Directia Integrare Europeana si Cooperare Internationala, Dezvoltare Economica si Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate, Relatii Publice si Secretariat;

n  Serviciului Public Comunitar Regim Permise de Conducere si A始matricularea Vehiculelor;

n  Serviciului Public Comunitar Pentru Eliberarea si Evidenta Pasapoartelor.

n  Colegiul Prefectural

b) A士puterniciti externi care sunt celelalte persoane sau grupuri afectate de actiunile institutiei, in cazul nostru:

n  Societatea civila

n  Cetatenii;

n  Guvernul;

n  Serviciile deconcentrate;

n  Administratia Publica Locala.

A�Prioritati sectoriale

Actul de conducere al serviciilor publice deconcentrate trebuie orientat in directia implementarii acquis-lui comunitar la nivel local, al satisfacerii rapide si eficiente a cerintelor autoritatilor administratiei publice locale si cetatenilor, iar intr-un cadru mai larg in directia sustinerii politicilor publice ale Guvernului Romaniei incluse in Programul de Guvernare pentru perioada 2005-2008.

A� A始 sustinerea si promovarea politicilor publice, actul decizional la nivelul conducerii Institutiei Prefectului trebuie sa aiba in vedere consultarea permanenta a a�徭takeholdersa�� a�� patronat-sindicate - autoritatea executiva -, sa promoveze solutii care sa raspunda dublei cerinte:

- satisfacerea interesului general al societatii in sensul dezvoltarii durabile a comunitatilor locale;

- satisfacerea interesului si necesitatilor imediate ale diverselor grupuri sociale.

Totodata sprijinirea politicii de dezvoltare regionala, corectiile periodice ale Planului de Dezvoltare Regionala in concordanta cu evolutia complexului economic si social al judetului, trebuie sa constituie o componenta de baza in conducerea activitatii serviciilor publice deconcentrate.

Consideram ca, cresterea capacitatii de absorbtie a fondurilor de post-aderare, monitorizarea acestui proces la nivelul autoritatilor administratiei publice locale, serviciilor publice deconcentrate si mediului economic, diseminarea informatiilor privind avantajele dar si constrangerile cu care se confrunta societatea romaneasca dupa aderare, sunt cerinte formulate a caror realizare este conditionata de asigurarea de personal cu calificare adecvata.

Obiectivele strategice si directiile de actiune

Obiectivele strategice ale Institutiei Prefectului a�� Sibiu, au rezultat din interactiunea diverselor concepte derivate din analiza diagnostic (analiza SWOT / PEST / STAKEHOLDER / ZRC a�� zonele rezultatelor cheie / ICP a�妬ndicatori cheie de performanta / analiza GAP a�� prin omisiune).A�

Obiectiv 1. Alinierea resurselor umane la nevoile organizatiei.

Suplimentarea de posturi in cadrul domeniilor de activitate care inregistreaza un deficit de personal;

Organizarea de concursuri pentru ocuparea posturilor vacante din cadrul Institutiei Prefectului;

Obiectiv 2. A士bunatatirea procedurilor actuale de management al resurselor umane.

Crearea unei baze de date a candidatilor la concursuri;

Crearea posibilitatii de aplicare on line prin includerea unor formulare standard si cereri de aplicare pe site-ul Institutiei Prefectului Sibiu;

Includerea fisei postului in proiectul de anunt, a conditiilor de serviciu si a salariului oferit de organizatie;

Introducerea testului psihometric in cadrulA� procedurii de recrutare;

Identificarea obiectivelor fiecarui postA� si discutarea nevoilor viitoare, la nivel de individ, departament si institutie;

Introducerea a�弃lanului de Dezvoltare Personalaa��;

GhidulA� pentru organizarea sedintelor de evaluare;

Implementarea unei culturi de leadership;

Introducerea unor instrumente de evaluare a competentelor si calificarilor;

Introducerea evaluarilor intermediare ale personalului;

Introducerea procedurilor pentru analiza volumului de munca;

Introducerea instrumentelor moderne in gestionarea nevoilor de training ale personalului;

Realizarea unui material scris care sa includa toate informatiile necesare noilor angajati (problematicile administrative, de organizare etc.);

Obiectiv 3. Gestionarea eficienta a A�sistemului integrat de management al documentelor in cadrul Institutiei Prefectului a�� Judetul Sibiu;

Instruirea si responsabilizarea functionarilor in vederea utilizarii optime a aplicatiei ;

Extinderea retelei informatice a institutiei

Perfectionarea aplicatiei actuale prin corelarea cu module conexe privind activitatile institutiei

Obiectiv 4. SistematizareaA� activitatilor bugetare dupa metode moderne de management financiar;

Adoptarea unui model de planificare a cheltuielilor cu eficienta probata;

Stabilirea unor standarde cu privire la sediul necesar functionarii optime a Institutiei Prefectului- Sibiu;

Obiectiv 5. A士bunatatirea domeniului relatiilorA� publice siA� liberuluiA� acces la informatiile de interes public;

Perfectionarea personalului in domeniul comunicarii si relatiilor publice;

Consultarea periodica a personaluluiA� cu privire la dificultatile intampinate(colectarea datelor, analiza, masuri si strategii de raspuns);

Utilizarea formularelor de tip chestionar pentru public in vederea evaluariiA� modului de acordare a informatiilor de interes public, de petitionare, acordare a audientelor (colectarea datelor, analiza, masuri si strategii de raspuns);

Introducerea unui ghid privitor la atributiile Institutiei Prefectului, destinat cetatenilor.

Obiectiv 6. A士bunatatirea comunicarii cu mediul asociativ;

Punerea la dispozitia ONG-urilor interesate a tuturor informatiilor de interes public;

Initierea si realizarea deA� parteneriate cu ONG-uri pentru derularea de proiecte in diverese domenii conexe activitatii institutiei.

Obiectiv 7. A士bunatatirea functionala a Serviciului public comunitar regim permise de conducere si inmatricularea vehiculelor precum si aA� Serviciului public comunitar pentru eliberarea si evidenta pasapoartelor.

Integrarea Serviciilor Publice Comunitare in sistemul informatizat al Institutiei Prefectului -Sibiu;

Aplicarea metodelor de diversificare si imbunatatire a cailor de comunicare interna si externa;

Introducerea standardelor de calitate de catre Institutia Prefectului

10. PROCEDURI DE IMPLEMENTARE, MONITORIZARE SI EVALUARE

10.1. Implementarea strategiei

Pentru o buna implementare a strategiei sa ales abordarea prin proiecte, planul strategic fiind impartit in proiecte specifice cu termeni de referinta definiti. Astfel se vorA� infiinta echipe de proiect cu specializari multiple, care vor fi coordonate de un membru al conducerii institutiei .

10.2. Monitorizare

Monitorizarea furnizeaza informatia necesara evaluarii. Pentru a putea monitoriza implementarea strategiei si pentru a aprecia performantele ei in raport cu obiectivele stabilite, este necesara stabilirea unui set de indicatori. Matricea cadrului logic din Planul de actiunea�� specifica indicatorii si ii compara cu obiectivele actiunii. Ea specifica si mijloacele de masurare.

Se va folosi un sistem de monitorizare dublu:

1) sistemul intern de monitorizare asigura feed-back-ul necesar pe tot parcursul implementarii strategiei ducand la imbunatatirea derularii actiunilor si va fi asigurat de catre grupurile de monitorizare a reformei administratiei publice de la nivelul Institutiei Prefectului.

2) sistemul extern de monitorizare asigura independenta si neutralitate in monitorizarea implementarii strategiei, precum si o transparenta reala si va fiA� asigurata de organisme independente;

10.3. Evaluarea rezultatelor

Evaluarea rezultatelor va avea loc la sfarsitul programului. Ea va masura intrarile, iesirile si rezultatele precum si problemele legate de eficacitate, eficienta si relevanta.

Se urmareste justificarea resurselor folosite si aA� efectelor asteptate (eficacitate) si neasteptate (utilitate), precum si eficienta interventiilor. Se vor evalua factorii de succes sau de esuare cat si durabilitatea rezultatelor si impacturilor. Se vor trage concluzii, care pot fi generalizate, pentru alte interventii. Pentru a se pute evalua impactul, evaluarea ex post trebuie realizata la un timp dupa implementare.

11.A� RESURSE

Aplicarea Strategiei de Modernizare a Institutiei Prefectului - Judetul Sibiu implica resurse umane si financiare suplimentare fata de cele alocate pentru 2008 care vor fi cuprinse in proiectul de buget pentru anul 2009 respectiv 2010, in conformitate cu Legea bugetului de stat.

Consecintele actiunilor prevazute in planul de actiune pentru aplicarea strategiei de reforma a Institutiei Prefectului - Judetul Sibiu

Planul de actiune pentru aplicarea strategiei de reforma a Institutiei Prefectului - Judetul Sibiu are menirea de a raspunde cerintelor factorului politic privind integrarea in Uniunea Europeana; strategia si planurile aferente, proprii Institutiei Prefectului - Judetul Sibiu vin in intampinarea cerintei privind intarirea capacitatii de asumare a obligatiilor de stat membru al U.E. de catre Romania si al capacitatii administrative de aplicare a acquis-lui comunitar.

A�A�A�A�A� A始 acelasi timp, modul de formulare si sustinere prin activitatea serviciilor publice deconcentrate ale ministerelor, a politicilor publice, va crea conditii ca mediul economic al judetului sa fie in masura a contribui la satisfacerea cerintelor privind criteriul economiei de piata functionala de catre Romania.

A�A�A�A�A� Consecinta logica a imbunatatirii organizatorice a institutiei se va reflecta in raporturile acesteia cu cetatenii si va crea premise ca cerintele acestora sa fie satisfacute la un nivel superior.

A�A�A�A�A� Reforma administratiei la nivelul Institutiei Prefectului - Sibiu creeaza posibilitatea ca partenerii si colaboratorii in diverse domenii de activitate sa perceapa institutia ca fiind una moderna, compatibila cu institutiile similare din tarile membre ale U.E.; in acelasi timp standardele preliminate a fi atinse vor conduce la profesionalizarea functiei publice si vor constitui motive de satisfactie pentru personalul din aparatul propriu al acesteia.A�A�

A�A�A�A�A� Apreciem de asemenea ca prin realizarea programelor multianuale de modernizare, in perioada de post-aderare, institutia isi va aduce in mod substantial contributia la imbunatatirea si in mod implicit la atingerea obiectivului prioritar al politicii Guvernului a�� instituirea si mentinerea unui mecanism care sa asigure respectarea obligatiilor de stat membru ale Romaniei.