Rolul si locul secretariatului in structura unei organizatii

ROLUL SI LOCUL SECRETARIATULUI IN STRUCTURA UNEI ORGANIZATII

1.1. Organizatia si structura ei organizatorica

Organizatia - este o forma concreta de desfasurare a activitatii umane in diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrata. De aceea, orice organizatie functioneaza ca un sistem ale carui componente sunt in stransa legatura pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a raspunde unei nevoi. Organizatia poate fi considerata ca o colectivitate ierarhizata de oameni si obiective, ca un ansamblu de mijloace de productie si de informatii, o impletire de interese generale si individuale. Ea are o structura proprie, determinata de scopul pentru care a fost creata. In vederea obtinerii obiectivelor social-economice, orice organizatie indeplineste mai multe functii:

a)  functia de cercetare-dezvoltare;

b)  functia comerciala si de marketing;

c)  functia de productie;

d)  functia financiar-contabila;

e)  functia de personal.

Structura organizatorica a unei organizatii reprezinta ansamblul persoanelor si compartimentelor de munca (tehnico-productive, economice, administrative), modul in care sunt constituite si grupate precum si legaturile care se stabilesc intre ele.

O structura organizatorica rationala este conditia esentiala pentru: asigurarea functionarii normale a compartimentelor de munca, repartizarea precisa a responsabilitatilor, stabilirea riguroasa a dependentelor ierarhice, a unitatii intre responsabilitatile unei functii si puterea de decizie. Reprezentarea grafica a structurii unei organizatii poarta numele de organigrama.

Indiferent de ramura economica sau activitatea sociala desfasurata, structura organizatorica este alcatuita din urmatoarele elemente:

1. Functia (functia de conducere si functia de executie)

2. Postul

3. Ponderea ierarhica

4. Compartimentele (compartimente functionale si compartimente operationale)

5. Nivelurile ierarhice

6. Relatiile organizatorice

7. Activitatile

La baza infiintarii unei organizatii sta Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competentelor unei institutii. Este un act normativ care reglementeaza functionarea compartimentelor (stabileste competentele pentru fiecare compartiment in parte, atributii si responsabilitati) si este adoptat de forul de conducere superior al organizatiei respective. Mai exista si Regulamentul de Ordine Interioara (ROI) care reglementeaza regulile de conduita cerute angajatilor in relatiile de serviciu, programul de lucru, circulatia documentelor si este adoptat pe cale de dispozitie de catre conducatorul unitatii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat si completat in conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.

Pe baza actelor normative de infiintare si care le reglementeaza functionarea (ROF), unitatile isi elaboreaza propriile regulamente de organizare si functionarea adaptate la structura organizatorica, aprobate si completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activitatilor, atributiilor si sarcinilor de secretariat sunt cuprinse in ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizatiei respective.

ROF al organizatiei are un caracter general si este completat de Statul de Functii. Statul de Functii are un caracter intern si prevede numarul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul si pregatirea angajatilor, precum si relatiile dintre acestia. Este o completare necesara a ROF pe baza careia se poate calcula bugetul de scolarizare a personalului1.

La randul sau, este completat de fisa postului care cuprinde atributiile si obligatiile fiecarui angajat in parte.

Legea reglementeaza explicit ca organigrama unei institutii nu intra in vigoare pana la adoptarea ROF si a Statului de Functii.

1.2. Activitatea de secretariat

Printre activitatile cu importanta deosebita in cadrul unei organizatii economico-sociale este si activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurata in compartimente specializate si are o ampla generalizare. Ea se desfasoara la niveluri diferite, atat in cadrul organelor centrale ale administratiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primarii, consilii locale), cat si la nivelul agentilor economici, al unitatilor de profiluri diferite (academii, institutii de invatamant superior, scoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numarul de functii si unele atributii sunt diferite de la o organizatie la alta.

Munca de secretariat in administratia publica prezinta unele particularitati fata de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca insusi managementul institutiilor publice si structura organizationala sunt diferite de organizarea si conducerea companiilor si firmelor private. Aici termenul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfata a sefului unei institutii cu personalul angajat si cu persoanele din afara institutiei si de asemenea, reprezinta (in unele cazuri) o dublare a directiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atributiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atributii privind personalul, activitati administrative, activitati de relatii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct si indispensabil al conducerii, avand ca sarcina degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creandu-i astfel conditiile necesare realizarii principalelor sale functii: prevedere - organizare - comanda - coordonare → control. Secretara trebuie sa creeze conditii optime pentru luarea deciziilor care reprezinta actul esential al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de functii si respectiv persoane care le ocupa) cu activitati, atributii si sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializati sunt reuniti sub o autoritate ierarhica (directori de secretariate, sefi de serviciu, secretari-sefi) autoritate subordonata la randul sau direct conducerii si care are precizate atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrarilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activitati.

Activitati cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea inscrisurilor dictate de sefi, clasarea documentelor, inregistrarea corespondentei).

Activitati prin care duc la indeplinire sarcinile si atributiile prevazute in fisa postului (documentare, corespondenta, protocol, organizarea manifestarilor, etc.)

Activitati pe care le decid, le initiaza singure (cursuri de perfectionare, instruire a secretarelor din subordine),

Activitati de reprezentare a sefilor lor (primiri oficiale, participare la discutii cu parteneri de afaceri, etc.)

Activitatile se descompun in atributii, iar atributiile in sarcini. Atributia reprezinta sfera de competenta a unui compartiment, iar executarea atributiilor de catre un compartiment presupune competenta membrilor compartimentului in realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activitati.

1.3. Atributiile si sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat ii revin atributii globale din care se extrag si se detaliaza sarcini pentru fiecare lucrator. Atributiile si sarcinile unei secretare depind de structura si domeniul de activitate al organizatiei respective si sunt cuprinse in fisa postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi in tara activitatea de secretariat, (in cazul in care functioneaza ca un serviciu autonom), ea include urmatoarele atributii si sarcini :

executarea lucrarilor de registratura generala (sortarea, inregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exista un compartiment specializat de registratura.

lucrari de corespondenta primita si emisa de unitate; lecturarea corespondentei primite, prezentarea la conducere, inregistrarea, repartizarea si urmarirea rezolvarii corespondentei primite, intocmirea unor raspunsuri pe baza documentarii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondentei cu materialul de baza; pregatirea corespondentei pentru expediere, predarea la registratura sau expedierea directa, dupa caz, asigurarea transportului corespondentei prin organizarea muncii curierilor.

atributii de documentare: detectarea surselor interne si externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub forma de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea si asigurarea unei bune functionari a arhivei unitatii.

scrierea rapida, stenografierea discutiilor din sedintele, conferintele, intalnirile de afaceri, stenografierea dupa dictare (si la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind masina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarba), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea masinilor de copiat, corectarea greselilor, cunoasterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

traduceri si retroversiuni de acte, corespondenta, materiale documentare, cunoasterea unei limbi straine de circulatie internationala scris si vorbit.

probleme de protocol si relatii cu publicul: intocmirea unor planuri pentru desfasurarea in bine conditii a intalnirilor cu persoane din afara institutiei, primirea vizitatorilor si a partenerilor de afaceri, cunoasterea, documentarea in ceea ce priveste regulile de comportament si protocol specifice tarii din care vine partenerul, pregatirea corespondentei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

evidenta necesarului de consumabile si evidenta de personal (secretara intocmeste referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, tine evidenta orelor suplimentare, concediilor, evidenta delegatiilor, a deplasarilor si a evenimentelor profesionale.

pregatirea calatoriilor de serviciu ale sefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obtinerea vizei (daca este cazul), pregatirea documentelor necesare pentru intalnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie sa se intalneasca seful si stabilirea programului.

cunoasterea si folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, masina de multiplicat, fax, aparatura de inregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoasterea tehnoredactarii computerizate si a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informational: primirea prelucrarea si transmiterea informatiilor.

intocmirea contabilitatii primare a firmei

primirea si transmiterea comunicarilor telefonice

organizarea sedintelor si a materialelor necesare.

difuzarea in unitate a deciziilor si instructiunilor cu caracter de circulata.

preluarea de la sefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilitati persoanelor din subordine.

perfectionarea permanenta din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitatilor fiecaruia si stabilirea responsabilitatilor.

respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atributiilor de catre un compartiment presupune exercitarea responsabilitatilor, a prerogativelor dar si competenta in a le realiza.

Competenta celor care lucreaza in compartimentele de secretariat se concretizeaza in a fi:

un bun stenograf - sa poata transmite si transcrie exact ceea ce i se dicteaza;

un dactilograf indemanatic, scriind fara greseli de tastare si limba;

un bun corespondent, folosind o limba corecta si bogata in continut;

un bun specialist in clasarea si arhivarea actelor, corespondentei si documentelor, capabil sa le gaseasca, la nevoie, cu rapiditate;

un interpret capabil sa discute cu persoane straine, sa faca cunoscute ideile reprezentantilor firmei, sa comunice acestora ideile reprezentantilor firmei, si sa comunice acestora ideile interlocutorilor straini fara denaturari;

un bun organizator al sistemului informational, capabil sa primeasca, sa prelucreze si sa transmita informatii, precum si sa tina la zi evidentele pentru conducere si celelalte compartimente ale unitatii;

un bun traducator, capabil sa traduca cu rapiditate un text din/in limba romana/limba straina;

un bun cunoscator al lucrarilor de secretariat si corespondenta, capabil sa inregistreze, repartizeze si sa urmareasca rezolvarea corespondentei primite, sa pregateasca raspunsul la scrisorile indicate de conducere, sa prezinte la semnat corespondenta impreuna cu materialul de baza, sa intocmeasca formele de expediere a corespondentei;

un bun organizator al contactelor intre conducere si persoanele din afara si din interiorul firmei (intalniri de lucru, sedinte, conferinte); capabil sa faca oficiul de secretar de sedinta si sa redacteze procese-verbale;

un bun documentarist, capabil sa detecteze surse de documentare, sa selecteze si sa claseze materialul, sa-l difuzeze sub forma de buletine, fise, etc;

un bun specialist in manipularea si utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, masini de multiplicat, aparatura de inregistrare-clasare, etc);

un bun lucrator, capabil sa intocmeasca statistici specifice sectorului de secretariat, sa le prezinte sub forma de grafice si tabele;

un bun agent de triere si transmitere a comunicarilor telefonice, capabil sa filtreze, limitand pana la evitarea totala a caracterului nociv al suprasolicitarilor si intreruperilor frecvente ale activitatii conducerii in anumite perioade.

un lucrator capabil sa redacteze rapoarte, referate, informari pe baza unor directive generale si a materialului documentar;

un bun specialist pentru controlul si corectura editoriala si tipografica a materialelor in curs de multiplicare.

1.4. Organizarea secretariatelor

In scopul desfasurarii activitatii specifice, secretariatele dispun de resurse umane si materiale. Resursele umane se refera la personalul angajat in activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregatite si capabile sa se adapteze permanent la noutatile din domeniu). De modul lor de integrare in sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refera la obiectele si mijloacele prin care se asigura conditiile de munca in acest domeniu, si anume:

spatiul de lucru ;

obiecte de iluminat;

obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

masini si aparate moderne de birou (masini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de inregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

In functie de modul de utilizare a resurselor umane si materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel:

in unitatile administrative si firmele mici intreg nucleul de secretariat este centralizat;

in administratiile centrale si locale, in organizatii mari, asezarea fizica este partial centralizata (birouri colective), partial descentralizata (sefi de cabinet, secretarii conducatorilor).

Organizarea centralizata in secretariate prezinta urmatoarele avantaje:

concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce inseamna utilizarea lor la capacitate maxima;

pregatirea noilor cadre este rapida, afectarea lor pe langa grupuri conduse centralizat influenteaza pozitiv formarea si perfectionarea lor;

posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitatii metodelor de operare in munca de birou;

costul performantelor este scazut, ca si al investitiilor in masini de birou si al intretinerii lor, deoarece sunt folosite in cadru restrans.

Indiferent de domeniul de activitate al unei organizatii, de forma sa organizatorica, de marimea ei, succesul depinde in mare parte de corectitudinea deciziilor, iar in procesul decizional, pe langa cunostinte, experienta, intuitie, o mare valoare o are informatia. Informatia corecta si obtinuta in scurt timp, sta la baza adoptarii unei strategii adecvate in ceea ce priveste activitatea unei firme.

Organizatia este privita ca un sistem in care partile componente contribuie la indeplinirea activitatii acesteia. Sistemul organizational este alcatuit din :

sistemul decizional sau de conducere ;

sistemul operational sau de executie ;

sistemul informational ;

Intre sistemul operational si cel decizional legatura se stabileste prin sistemul Informational (SI). Sistemul Informational este definit in literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane si materiale, surse si nivele consumatoare, canale de circulatie, proceduri si mijloace de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei.

Mijloacele umane - sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaza - emit sau transmit informatii utile in cadrul sistemului organizatiei.

Mijloacele materiale se refera la masini si echipamente de birou (calculator, masina de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.).

Informatia poate fi definita ca un mesaj, o stire, un semnal, un grup de imagini ce reflecta starea unui sistem sau a modului in care aceasta functioneaza si care aduce receptorului date noi, un plus de cunoastere.

Fiecarei activitati umane desfasurate in forma de organizare si structura specifice ii corespund informatii specifice. Sursele de informatie se regasesc atat pe plan decizional cat si operational. Informatia este utila cuiva daca este ceruta de un consumator de informatie, indiferent daca acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesita cateva elemente esentiale :   

Informatia circula intre emitator si receptor prin canale specifice (posta, telefon, etc.) si poate fi sub forma de : date, texte, imagini fixe, secvente audio sau video etc.

Cantitatea de informatii care se vehiculeaza intre emitator si receptor constituie fluxul informational. Distingem un flux de intrare de informatii si un flux de iesire de informatii. De exemplu, legatura cu alte organizatii aduce un flux de informatii din afara (o cerere de oferta, o comanda, etc.). In fluxul de iesire al informatiilor se pot incadra diverse forme de corespondenta (oferta etc.). Se impune o organizare a informatiei care circula atat in cadrul organizatiei cat si intre aceasta si exterior.

Comunicarea in cadrul unei organizatii sau in afara acesteia se desfasoara in bune conditii doar in cazul in care fluxul informational cu elementele sale componente - preluarea - prelucrarea si transmiterea informatiilor respecta o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informatii potrivite, la modificarile, transformarile, prelucrarea in vederea obtinerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informatii) prin respectiva informatie. De asemenea, un rol important il are si forma de prezentare precum si alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informatiei. Este un lucru recunoscut ca in acest proces preluare - prelucrare - transmitere, secretarei (asistentei manager) ii revin sarcini importante.

O secretara trebuie sa stie de unde sa obtina informatiile solicitate, cum sa obtina in timp util si sa le foloseasca eficient pentru fiecare situatie. Este cunoscut faptul ca la angajare, firmele solicita secretarei (asistentei manager) cunostinte despre utilizarea Internetului, a calculatorului si a altor mijloace moderne de informare.

Preluarea informatiei necesita cunoasterea surselor de informatii. Sursele de informatii pot fi comenzile, minutele diverselor intalniri de afaceri, cercetari de piata, baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizatii, programe de activitate, serviciul de informatii teletext, Internetul, reteaua Intranet, manuale, fise, biblioteca proprie etc.

Dupa preluarea unei informatii aceasta trebuie transmisa (prin intermediul canalelor interne de transmitere a informatiei) persoanelor competente la randul lor, acestea pot pastra informatia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei informatii raspuns adecvate.

Informatia ce urmeaza a fi transmisa capata un caracter special si in functie de modul de prezentare. Modalitatea de prezentare a informatiilor transmise constituie un element cheie in dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent insa de modul de prezentare trebuie avut in vedere ca mesajul sa fie foarte clar, sa raspunda intereselor celor care au cerut sa fie intr-o forma cat mai atractiva.

Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea si coerenta informatiei si canalul ales pentru transmitere. In caz contrar pot aparea distorsiuni in receptarea informatiei. Astfel :

daca informatia trebuie transmisa rapid unui numar mare de oameni se va alege fax-ul, e-mail-ul ;

daca se impune desfasurarea unei sedinte si pentru a reduce costurile (timp si bani) se va alege videoconferinta ;

daca mesajul este mai complex si necesita si oferirea unor explicatii suplimentare se va alege discutia fata in fata sau telefonul ;

daca informatiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

In concluzie, putem spune ca informatia, pe langa caracterul de unitate si utilitate, trebuie :

sa fie exacta si completa ;

sa fie furnizata la timp ;

sa corespunda atat cantitativ cat si calitativ ;

sa fie transmisa pe canalul cel mai scurt ;

sa fie prezentata intr-o forma adecvata si accesibila.

Secretariatul reprezinta un important canal informational, un releu intermediar si in anume conditii un emitator de informatii. El actioneaza in ambele sensuri ale circulatiei informatiei (ascendent si descendent). Secretariatul este o "statie" atat in circuitul ascendent (de la sistemul operational la cel decizional) cat si in circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel operational).

In sens ascendent al informatiei secretariatul furnizeaza conducerii informatii, unele selectate prin mijloace directe, altele obtinute pe baza delegarii de autoritate de la alte compartimente sau unitati subordonate.

Acestei etape ii sunt specifice informatii furnizate de secretariat ca:

prevederi din acte cu caracter normativ;

prezentarea notelor de comunicari telefonice;

comunicari verbale personale sau prin microfon, (in general pentru anuntarea unor chemari telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)

prezentarea programelor, a unor materiale documentare;

extrase din acte si corespondenta clasata sau arhivata;

prezentarea corespondentei primite;

prezentarea rapoartelor referatelor, informarilor cu privire la situatii existente sau trecute;

prezentarea unor situatii statistice insumate sau prelucrate sub forma unor grafice;

Astfel de informatii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.

In sens descendent al circulatiei informatiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se concretizeaza in:

activitatea de redactare de ordine, dispozitii circulare, redactate uneori de secretariate;

transmiterea orala a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie sa le execute;

note scrise de conducere cu indicatii pentru efectuarea unor lucrari, constituind decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme;

Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretari ulterioare care sa genereze neindeplinirea sau indeplinirea partiala sau incorecta a unor sarcini.

A treia etapa a circuitului informational, in care secretariatului ii revin sarcini importante este din nou in sens ascendent in cursul executarii deciziei.

In aceasta etapa in afara informatiilor date de compartimentele operationale, secretariatul informeaza permanent conducerea asupra respectarii termenelor de executie. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) isi organizeaza un sistem de evidente operative, (scadentarul de termene, agenda, fisiere in care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care ii permit sa urmareasca pentru informarea conducerii stadiului realizarii acestora.

Schimbul de informatii intre conducere si secretariat se realizeaza prin comunicari permanente. Permanentul schimb de informatii, desi util prin operativitate poate duce uneori la frecvente intreruperi in munca de conceptie a conducerii dar si a secretariatului.

Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaza in apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu si este impartit in doua: o parte pentru comunicari catre secretariat, iar cealalta parte de la secretariat. Sunt exceptate informatiile foarte urgente care sunt transmise imediat.