Rolul si locul secretarei (asistentei manager) in lumea profesionala contemporana

ROLUL SI LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) IN LUMEA PROFESIONALA CONTEMPORANA

1. Functia de secretara

Functia (postul) unui lucrator intr-o organizatie constituie participarea sa permanenta la desfasurarea diferitelor activitati ce permit realizarea obiectivelor firmei.

Multe functii sunt descrise exclusiv pe baza indatoririlor pe care le presupun. (activitatile care trebuie indeplinite si rezultatele care se asteapta din partea persoanei care le indeplineste). Totusi pentru a avea o imagine clara a unei functii trebuiesc luate in considerare urmatoarele elemente :

educatia (specifica nivelului de educatie cerut : liceu, studii superioare, scoli sau cursuri pregatitoare etc.) ;

experienta profesionala (unele funtii se pot incredinta imediat dupa terminarea scolii, altele necesita o anumita experienta) ;

pozitia in structura organizationala sau in structura ierarhica superioara. In aceasta etapa se va descrie pozitia pe care o ocupa functia de secretara (asistenta manager) in ansamblul structurii, locul pe care il ocupa in organigrama organizatiei.

atributii si sarcini - impuse functiei respective ;

calitati personale - cerute pentru ocuparea functiei ;

un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare sau luarea de decizii in numele sefului prin delegare de autoritate).

Functia de secretara este definita in fisa postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabileste un sistem de punctaj in functie de : gradul de pregatire - de baza si de specialitate - experienta acumulata si manifestata, gradul de dificultate si de risc pe care le presupune executarea functiei, priceperea de a lucra cu aparatura moderna din dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ; cunoasterea si practicarea curenta a unei limbi de circulatie internationala.

Functia de secretara presupune omniprezenta ei la diferite activitati organizate de conducere, consemnarea lucrarilor respective, preluarea, plasarea si arhivarea documentelor rezultate, etc.

Pentru functia de secretara nu exista o descriere universal valabila, dar definirea functiei presupune considerarea cel putin a urmatoarelor elemente : scopul si rolul secretariatelor in sistemul general al activitatii economico-sociale si in organizatia respectiva, pozitia pe care activitatea de secretariat o detine, responsabilitatile, gradul de autoritate primita de la manager, relatiile cu toti factorii implicati in respectivul proces al muncii.

Manualele de specialitate dau urmatoarea clasificare a functiilor de secretare:

1) Secretare ucenice

dactilografiaza scrisori, diverse materiale,

multiplica materialele,

preiau mesaje,

ajuta la expedierea corespondentei prin fax, posta,

nu au responsabilitati,

2) Tinere secretare

dactilografiaza corespondenta pornind de la notite stenodactilografiate, casete audio,

editeaza texte pe computer,

preiau si transmit mesaje,

redacteaza corespondenta simpla,

expediaza corespondenta,

primeste vizitatorii,

organizeaza sedinte, conferinte,

stenografiaza la diferite sedinte,

au responsabilitati multiple dar limitate.

3) Secretare personale

apartin de obicei unui director executiv, a carui activitate o organizeaza,

redacteaza si claseaza corespondenta,

cunosc bine stenografia si lucrul pe calculator,

redacteaza singura rapoarte, referate, brosuri,

intocmesc dari de seama,

primesc vizitatorii,

organizeaza calatorii de afaceri,

organizeaza agenda sefului,

au cunostinte de contabilitate,

participa la intalnirile de afaceri,

traduc din si in limbi straine

organizeaza sedinte, conferinte,

au responsabilitati care le permit sa participe la actul de conducere,

4) Asistente personale

reprezinta functia secretariala cea mai importanta,

lucreaza in sfera conducerii,

apartin unui director general (manager) sau presedinte,

supravegheaza activitatea secretarelor ucenice si tinerelor secretare,

supravegheaza personalul administrativ, curieri, soferi, personalul de serviciu,

traduc din si in limbi straine,

organizeaza protocolul la sedinte, conferinte, intalniri de afaceri,

organizeaza cursuri de perfectionare,

analizeaza si evalueaza activitatea de secretariat,

iau anumite decizii in numele sefului (prin delegare de autoritate),

au cunostinte de contabilitate, drept, management, etc.,

se ocupa de recrutarea personalului din secretariat

pot avansa pe scara ierarhica.

Desigur, continutul notiunii de secretara nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci si altele: secretara sefa, sefa de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de invatamant etc.

Statisticile demonstreaza ca 95% din functiile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumenteaza acestea prin faptul ca este o meserie care se potriveste ca o "manusa" femeilor caci ele din nastere au, o capacitate mai mare de supunere, inclinatie spre detaliu, loialitate, abilitate relationala si chiar o mai mare inteligenta emotionala.

In zilele noastre meseria de secretara/asistent manager este foarte cautata, accentul punandu-se acum pe selectarea cat mai atenta a lor. Dovada ca este asa sunt si zecile de anunturi care apar zilnic in ziare si reviste.

Daca acum 12-14 ani a fi secretara insemna o viata oarecum lipsita de griji, sub aripa protectoare, de multe ori la propriu si la figurat a sefului, o viata in care principalele atributii erau cafeaua de dimineata a sefului, ziarele, ceva corespondenta, telefonul, dar mai presus de toate ocrotirea sefului de prezenta inoportuna a diversilor solicitanti, astazi lucrurile s-au schimbat. Aceasta imagine perceputa de "ochiul public" intr-un anumit cliseu plasat undeva in sfera derizoriului a disparut, aproape in intregime, datorita gradului lor de profesionalism, calitatii serviciilor de comunicare si administratie pe care le pot oferi.

Profesiunea de secretara este poate singura profesiune care a "suferit" cele mai multe transformari dupa 1989, odata cu aparitia si la noi a mijloacelor moderne de comunicare si informare. Secretara nu inseamna doar putina dactilografie, picioare frumoase si arta de a face cafea, ea lucreaza acum pe calculator, foloseste Internetul, are cunostinte de management, marketing, drept, primeste si transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail in limbi straine pe care le stapaneste mai bine decat seful ei, dispune de un mic atelier informational, dactilografiaza pe calculator folosind "metoda oarba". Ea intocmeste si foloseste sisteme sigure de evidenta, fiind la curent cu institutiile, organismele si departamentele din tara si strainatate cu persoanele lor cheie. "Ea este cronicara evenimentelor institutiei sale, autoare de anale nepublicate. E mai usor sa gasesti un expert sau un strateg decat o secretara buna" (Mircea Malita).

In prezent secretara detine o functie indispensabila pentru bunul mers al organizatiei din care face parte si care a devenit acum o ocupatie de un inalt profesionalism. O secretara este o profesionista in adevaratul sens al cuvantului. Existenta a numeroase scoli postliceale, cursuri pentru secretare si chiar colegii care pregatesc tinerele secretare sau asistentele manager, existenta Asociatiei Europene a Secretarelor Profesioniste confirma caracterul profesionist al acestei activitati.

Profesiunea de secretara, ca atatea altele se practica si din vocatie, o vocatie care se poate descoperi, cultiva si perfecta prin intermediul educatiei continue. Secretara moderna este o persoana educata si educabila care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a intelege psihologia lor, o persoana care poseda pe langa un cod al eticii profesionale, cunostinte legate de profilul firmei si de operatiile tehnice specifice muncii de secretariat, si calitatii manageriale la fel de dezvoltata ca ale celor care conduc institutia din care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme - secretariatele.

Profesiunea de secretara nu reprezinta o munca independenta. Spre deosebire de un contabil manager, secretara este intotdeauna legata de o anumita persoana sau de un anumit departament. Ea lucreaza pentru altii, munca ei foloseste muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara si seful trebuie sa formeze o echipa in adevaratul sens al cuvantului cu drepturi si obligatii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esential ca seful si secretara sa gandeasca, sa planifice si sa actioneze ca o echipa. Asa cum succesul jucatorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecaruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa si sincroniza, tot asa seful si secretara trebuie sa munceasca din greu pentru a-si dezvolta strategia de echipa. Munca unui director si cea prestata de o secretara sunt greu de separat; actiunile directorului si cele ale secretarei sunt complementare, fiind directionate spre acelasi scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara il prelucreaza, il stilizeaza. Deci sarcina unica a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contributia celor doua persoane, existenta uneia depinzand de existenta celeilalte. Este cunoscut faptul ca atunci cand seful avanseaza pe scara ierarhica, secretara este luata cu el. (nu este mai putin adevarat ca pentru unele secretare exista riscul sa ramana fara post atunci cand seful este schimbat pe criterii politice).

Secretara este cea care contribuie la imaginea publica a unei firme sau institutii. Ea reprezinta prima imagine a firmei, prima persoana cu care se intra in contact (stim cu toti ca prima impresie conteaza; imaginea pe care o creeaza secretara este extrem de importanta. Nu de putine ori am auzit s-au am gandit "daca secretara arata asa sau se comporta asa . ce sa mai zicem de sef").

Trebuie sa recunoastem ca in Romania zilelor noastre, mai ales in institutiile publice de stat, secretariatul apare ca ceva "tabu", ca locul unde iti este teama sa intri si sa ceri informatii si asta pentru ca unele secretare confunda profesionalismul cu atitudinea ostila pe care o afiseaza de la prima ora a programului, aducand astfel un mare deserviciu atat sefului cat si institutiei unde lucreaza.

Rolul secretarei devine mai putin acela de servitoare a managerului si mai mult de manager administrativ.

Schimbarile politice din ultimii ani, disparitia confruntarilor Est-Vest au modificat si pietele: intreprinderile se afla in lupta concurentiala, ele trebuie sa actioneze si sa gandeasca global, deoarece structurile traditionale ale intreprinderilor cu diviziunea lor stricta a muncii, orientata ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reactiona rapid si flexibil la cerintele clientilor.

Toate aceste procese determina pentru secretare riscuri si noi sanse [1] si anume:

in cadrul restructurarii conducerii, in multe unitati se desfiinteaza niveluri ierarhice intregi sau se desprind din intreprindere domenii complete. Sunt mai putini sefi, automat exista mai putine secretare;

presiunea creste asupra secretarelor ramase, pentru ca eliminarea unor niveluri ierarhice nu inseamna si disparitia tuturor sarcinilor. De regula, sarcinile sunt redistribuite si maresc spectrul de sarcini al celor ramasi.

progresul tehnologic obliga la invatarea continua, timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu tine pasul cu noile tehnologii, isi va pierde mai devreme sau mai tarziu slujba;

aparitia pe scara larga a calculatoarelor face ca sefii sa le foloseasca nu numai pentru a-si rezolva problemele proprii, dar si pentru scrierea, uneori, a corespondentei. Aceasta poate fi considerata fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concurenta. De regula, este mai putin economic si eficient ca sefii sa-si scrie singuri corespondenta. Ei sunt prea costisitori si prea lipsiti de experienta pe post de scribi. (Cati dintre ei pot scrie repede dupa metoda oarba, cu zece degete?)

restructurarile le privesc din ce in ce mai mult si pe secretare. Se experimenteaza si se testeaza: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la distanta etc.

Din fericire, exista si reversul medaliei, iar sansele pentru secretare sunt foarte bune.

Dezvoltarea continua a tehnologiei informationale si comunicationale reprezinta o sansa pentru secretare. E-mail (posta electronica), calculatorul, calendarul electronic de termene inseamna pentru secretare o degrevare de muncile de rutina, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai sarac in hartii, iar intocmirea, distribuirea si gestiunea informatiilor se vor accelera. Aceasta presupune, insa, cunoasterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezinta pentru secretare urmatorul avantaj: timpul castigat pe care il poate folosi pentru a obtine sarcini mai atractive.

Pentru secretare apar si alte perspective [2] si anume:

asistenta manageriala calificata: Daca pe viitor vor fi mai putini sefi, acestia vor avea mai mult de lucru, deci, creste domeniul de conducere; se vor schimba si sarcinile de conducere. Conducerea subordonatilor se va face mai ales prin comunicare, pentru care sefii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional si talentate psihologic.

In spatele sefilor eficienti vor sta in viitor, mai mult decat in prezent, niste administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai sefii si totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci si parti din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);

prestarile de servicii in mediul birotic: Asa cum am mai spus, tot mai multe firme experimenteaza noi forme de organizare pentru prestarile de servicii birotice. O astfel de forma o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei caruia clientii ii comanda intocmirea utlrarapida a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaza si se dirijeaza video-conferintele, sau prin care se deruleaza organizarea si coordonarea sedintelor, congreselor.

externalizarea unor functiuni din intreprinderi: reprezinta, poate, o noua sansa pentru secretare. Aceasta presupune si o anumita acceptare a riscului. Domeniul se intinde de la traditionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestarilor, aranjamentele de calatorii, traducerile si stagiile de formare profesionala, cercetarea informationala sau coordonarea.

Multitudinea sanselor profesionale este inca imprevizibila pentru persoanele care indraznesc sa se califice continuu. Folosirea acestor sanse inseamna conducerea secretariatelor si posibilitatea acordarii asistenta sefilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesionala continua devine obligatie, prin aceasta nu se intelege formarea traditionala, ci invatarea pe tot parcursul vietii profesionale. Cu cat este mai calificata competenta profesionala, cu atat mai interesante sunt sarcinile (si salariile lor) si cu atat mai sigure sunt locurile lor de munca.

Prin imbunatatirea performantei si eficientei muncii lor, ele contribuie la o intelegere mai buna si la o perceptie publica apreciativa sporita a statutului profesional si social al secretarei in societatea moderna. A avea o prezenta fizica agreabila, a stapani o limba straina si lucrul pe calculator, sau a dispune de o diploma universitara sunt elemente importante, insa departe de a suplini cei "sapte ani de acasa", permanenta preocupare de a invata, de a se autodepasi, precum si grija constanta de a pastra proportiile dictate de bunul simt si de respectul pentru ceilalti.

Competente si constiente de sine - asa le dorim pe secretarele si asistentele manageriale de maine. Speram ca si in constiinta concetatenilor nostri sa se formeze acea imagine pe care o merita secretarele de multa vreme.

In concluzie, putem spune ca oricat de multe schimbari vor fi in structura organizatorica a institutiilor, oricat de multe si sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reusi sa inlocuiasca niciodata o secretara competenta, care se va perfectiona continuu.

Functia de asistent manager

Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern si in acelasi timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispozitii nimanui, fara a fi delegat in acest sens de director, doar daca la randul sau are subalterni (secretare). Sunt cazuri in care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaza directori de departamente, asistentele acestora etc.

Activitatea de asistent manager ofera nenumarate satisfactii personale si profesionale, dar si o serie de constrangeri:

Avantaje:

un salariu mai mare;

conditii de munca mai bune;

contacte variate;

mai multe responsabilitati;

mai multa putere de influenta;

Constrangeri :

deplasari frecvente in provincie si/sau strainatate ;

program flexibil ;

raportari permanente ;

obligatii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ;

stagii de perfectionare.

Pe de o parte, orice director isi doreste un asistent care sa primeasca dispozitiile fara a-l contrazice, sa fie loial si discret, iar pe de alta parte, independenta, inteligenta, solicitudinea si responsabilitatea sunt acele calitati pe care trebuie sa le aiba un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini si asigura succesul.

Sarcinile si atributiile pe care trebuie sa le indeplineasca un asistent manager depind de pozitia pe care seful lui o ocupa in structura organizatorica a firmei, precum si de activitatea desfasurata de aceasta. Fata de secretara din institutiile de stat, asistentului manager i se cer mai multe cunostinte si abilitati (cunostinte de management, marketing, drept, psihosociologie, informatica, relatii publice etc.) ; au mai multe responsabilitati.

Cele mai importante competente ale asistentei manager sunt :

administrarea - gestionarea documentelor

corespondenta cu partenerii de afaceri

motivare-stimulare

rezolvare a conflictelor

luarea deciziilor

negocierea

controlul

delegarea responsabilitatilor

raportarea activitatii

optimizarea fortei de munca

coordonarea perfectionarii fortei de munca

comunicarea interpersonala

Aceste unitati de competenta definesc in mare parte activitatea unei asistente manager, dar asa cum am mai spus, ele se stabilesc in functie de domeniul in care lucreaza si de pozitia pe care o ocupa (in subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).

Asistenta manager ocupa o functie reprezentativa in cadrul firmei, ea reprezentand Ť cartea de vizita ť a firmei in fata partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz si indiferenta actioneaza in mod negativ asupra clientilor. De aceea, o buna asistenta trebuie sa cunoasca si sa respecte regulile bunelor maniere in afaceri, sa dovedeasca respect fata de clienti, sa respecte timpul celorlalti, sa fie amabila, binevoitoare si sa poata purta in mod placut o conversatie.

3. Calitatile si aptitudinile secretarei (asistentei manager)

In conditiile organizarii moderne a unitatilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat sa se tina cont nu numai de pregatirea profesionala, de cunostintele de cultura generala, dar si de anumite calitati si aptitudini.

Este evident ca nu exista nici o secretara sau asistent manager care sa indeplineasca toate cerintele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretara buna trebuie sa aiba cat mai multe din aceste calitati, pe care, printr-o educatie permanenta le poate dobandi sau dezvolta.

1. Inteligenta - In cele doua forme ale sale, teoretica si practica, inteligenta presupune:

rationament si reflectie pentru a analiza faptele si a ajunge la o situatie reala;

capacitate de analiza si sinteza, ceea ce contribuie la optimizarea activitatii;

capacitate de adaptare, pentru a face fata dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie sa tina cont de schimbarile care au loc in structura firmei, stabilind strategii noi, pe masura noilor situatii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune intreruperea unor lucrari in favoarea altora mai urgente si mai importante.

bun simt si intelegere, in vederea rezolvarii cazurilor sau problemelor dificile si complicate care apar obiectiv in procesul muncii;

perspicacitate pentru sesizarea nuantelor. La selectarea persoanelor care urmeaza a lucra in secretariate, testarea perspicacitatii, prin folosirea testelor de inteligenta este deosebit de importanta;

spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dupa un plan al prioritatilor si din necesitatea utilizarii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice si pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.);

Discernamant - pentru a permite distinctia intre laturile unei probleme si alegerea celei mai bune solutii. Complexitatea vietii economico-sociale pune, de multe ori, secretara in situatia de a alege intre doua solutii, ambele rele, pe cea mai putin rea. O alegere corecta poate fi benefica pentru firma, la fel cum o alegere gresita poate fi in defavoarea unitatii respective.

3. Memorie - face parte din calitatile indispensabile pentru buna exercitare a atributiilor unei secretare; ea trebuie sa retina fizionomii, nume, numere de telefon si adrese, date statistice si alte informatii. Retinerea si utilizarea informatiilor este mult usurata de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevarat ca memoria este o calitate nativa, dar tot la fel de adevarat este ca oamenii mai putin dotati obtin rezultate performante prin exercitiu de memorie.

4. Atentia amelioreaza memoria. Ea permite secretarei sa retina informatii, inregistrand si transmitand datele fara erori.

5. Initiativa ii permite secretarei sa ia decizii rapide in cadrul competentelor atribuite. Initiativa secretarei scuteste conducerea de a insoti unele decizii mai putin importante de multe amanunte, dar nu scuteste secretara de a solicita precizari suplimentare (daca este cazul). In stransa legatura cu initiativa este competenta, care implica raspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Initiativa secretarei nu trebuie sa insemne imixtiunea in prerogativele conducerii si nici in initiativele celorlalte compartimente;

6. Spirit creativ - este in stransa legatura cu initiativa. Creativitatea inseamna cautarea continua de solutii care ar putea imbunatatii activitatea firmei.

7. Simtul estetic - se concretizeaza in:

preocuparea pentru realizarea unui mediu placut, ordonat si confortabil, atat in spatiul propriu de lucru, cat si in cel al conducerii;

preocuparea pentru procurarea unor materiale - articole de birotica si papetarie cat mai adecvate, dar si aspectuoase. O atentie deosebita trebuie acordata aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afisarii (anunturi, etichete, postere etc.).

aranjarea cu bun gust in birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice.

preocuparea pentru tinuta proprie care trebuie sa fie impecabila, incepand cu imbracamintea, incaltamintea si terminand cu coafura si produsele cosmetice folosite. Tinuta unei secretare trebuie sa fie sobra si eleganta, fara a avea un caracter festiv. Nu de putine ori, in institutiile publice sau la locul de munca suntem agresati vizual de culorile stridente ale vestimentatiei, ale parului sau machiajului unor secretare si nu numai. Este stiut faptul ca secretara (asistenta manager) este reprezentativa pentru institutia din care face parte si de aceea se impune o preocupare permanenta pentru felul cum arata.

prezentarea documentelor intr-o forma atractiva; aranjarea corecta a textelor in pagina;

8. Calitati de organizator si spiritul de ordine sunt necesare atat la nivelul conducatorilor compartimentelor de secretariat, cat si al fiecarui executant in parte si presupune:

ordine in idei;

ordine in acte;

ordine in pastrarea materialelor de referinta;

ordine in aranjarea obiectelor.

9. Calitati de vorbire si redactare - sunt considerate aptitudini de baza ale secretarei. Modul in care vorbesti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezinta o institutie. Pe langa atitudine si aspectul exterior secretara trebuie sa vorbeasca clar (pentru a evita interpretarile), concis (pentru a economisi timpul propriu si pe cel al interlocutorului sau), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lamuriri suplimentare) si corect din punct de vedere literar si gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor si formulelor de politete.

10. Politetea este un factor de eficienta pentru activitatea unei firme. Nu costa, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie sa manifeste politete si respect pentru toate persoanele cu care intra in contact. Este politicos si eficient sa raspunda la intrebarile ce li se pun chiar si prin "da" sau "nu", decat sa raspunda "nu stiu, veniti maine", "nu este program cu publicul", etc. Este un act de impolitete sa mesteci guma in timp ce vorbesti cu cineva (chiar si la telefon).

11. Meticulozitatea - este o alta calitate indispensabila in munca de secretariat. Ea trebuie sa priveasca faptele in profunzime, sa incerce sa patrunda in esenta fiecarei probleme, astfel incat tot ceea ce face sa fie riguros, exact, fie ca este vorba de agenda de intalniri a sefului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine si precizie se ajunge nu numai controland si verificand informatiile pe care secretara le foloseste dar si documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiza atenta nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar sa se patrunda in esenta problematicii, astfel incat informatiile prezentate conducerii sa fie cat mai exacte.

1 Tact si diplomatie - inseamna capacitatea de a lucra, de a vorbi si de a da satisfactie tuturor, de a-i face sa se simta importanti, chiar si atunci cand au primit un raspuns negativ. Se stie ca nemultumitii sunt o constanta a oricarui birou si ca de multe ori colegii cer secretarelor sa le rezolve problemele lor personale ca si cand acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact si diplomatie secretara trebuie sa-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are si a necesitatii rezolvarii lor, dandu-le de inteles ca problemele lor nu pot fi prioritare.

De multe ori apare urmatoarea situatie : Seful ii cere sa nu-l deranjeze o jumatate de ora orice s-ar intampla. Intre timp suna unul din clientii firmei si vrea sa vorbeasca urgent cu el. Secretara stie ca cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte importanta. In aceasta situatie nu este cel mai indicat ca ea sa respecte cu strictete indicatia sefului. Il va ruga pe client sa astepte putin si il va informa pe sef de situatia aparuta. Cu tact si diplomatie il asigura pe sef ca a inteles instructiunea lui, dar ca mesajul clientului i s-a parut suficient de important. Seful va fi recunoscator ca a inteles situatia si ca l-a intrerupt cu tact.

13. Punctualitatea - presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar si respectarea orelor de organizare a unor intalniri de afaceri sau manifestari stiintifice.

14. Autocontrolul - Se stie, ca secretariatul este locul unde se lucreaza intr-un ritm alert si deci, posibilitatea de eroare in scris este foarte mare. In aceasta situatie autocontrolul este o operatie nu numai indispensabila, dar si obligatorie. Autocontrolul poate imbraca si alte forme: in relatiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara sa se autocontroleze in vorbire, gestica, comportare.

15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru ca, cu cat sunt mai mari progresele tehnologice, cu atat va fi mai necesar ca vocea umana sa poata convinge, sa calmeze, sa laude si sa incurajeze. Sefii au nevoie de persoane competente care sa poata comunica cat mai eficient cu angajatii firmei, dar si cu furnizorii si clientii. Cu cat capacitatea de a comunica este mai mare cu atat va fi mai buna imaginea sa si a firmei pentru care lucreaza. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensari - prin avansari si mariri de salariu sunt cele cu abilitati de comunicare.

16. Independenta. Desi secretara este o veriga intr-un lant, ea trebuie sa fie capabila sa lucreze si independent : un director sau un avocat angajeaza o secretara pentru a organiza activitatea de birou cat mai eficient si pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie sa-i ceara mereu explicatii, sau solutii.

17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie sa colaboreze in bune conditii, pentru realizarea sarcinilor, atat cu seful cat si cu ceilalti angajati ai firmei. Ea trebuie sa le puna la dispozitie toate informatiile necesare.

18. Atitudinea pozitiva fata de munca. In mod evident duce la productivitatea de ansamblu a biroului. Iata cateva atitudini :

Negativa

Pozitiva

Nu este destul de practic, mai

bine renuntam

De ce sa achizitionam un alt dispozitiv ? 

Sa analizam toate posibilitatile.

Poate achizitionarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului.

19. Buna dispozitie si simtul umorului. - este o atitudine pe care ar trebui sa o aiba orice secretara in momentul in care trece pragul biroului sau. Indeplinirea cu placere a sarcinilor de serviciu este o dovada a profesionalismului.

20. Loialitatea - fata de seful direct si fata de firma, este una dintre cele mai importante calitati ale unei secretare. Loialitatea presupune atasament fata de locul de munca, fata de seful direct, apararea secretului de serviciu, apararea intereselor unitatii ; orice sef isi doreste un subaltern loial pe care sa poata baza oricand.

21. Confidentialitatea. Incepe sa devina o cerinta care cantareste destul de greu atunci cand cineva trebuie sa obtina un post. Sunt institutii care pun foarte mare accent pe confidentialitate (se acorda chiar sporuri la salariu). Pastrarea confidentialitatii informatiilor fata de cei din afara sau chiar de cei din interiorul institutiei este o sarcina dificila. Presiune exercitata cu scopul de a obtine informatii se poate manifesta cu o intensitate crescuta, mai ales daca secretara lucreaza pentru o oficialitate aleasa sau pentru un sef care ocupa o pozitie cheie intr-o institutie.

2 Eficienta - secretara trebuie sa stie sa rezolve sarcinile importante intr-un timp relativ scurt, pentru ca seful sa o poata aprecia la adevarata ei valoare. Ea trebuie sa stabileasca corect prioritatile pentru a fi eficienta.

24. Capacitatea de a lucra sub presiune. In secretariat se intampla sa apara la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. In birou intra mai multe persoane, fiecare avand cate o problema urgenta de rezolvat. In astfel de imprejurari se manifesta ca reactie stresul si iritabilitatea. Fara sa intre in panica si cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie sa ia deciziile cele mai bune si sa stabileasca care sunt problemele urgente si importante, fara sa jigneasca pe cineva.

In afara de aceste calitati si aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultura generala, justificat de faptul ca ea intra in contact cu multi oameni, diferiti ca stil, mai ales atunci cand este un reprezentant al firmei in aceste contacte. Ea trebuie sa aiba cunostinte din diverse domenii. Astazi exista multe mijloace de informare in masa (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care ii permit sa fim la curent cu evenimentele din tara si din lume. O buna secretara trebuie sa fie interesata de acestea.

Cerintele profesionale fata de o secretara sunt la fel de complexe ca si sarcinile pe care le indeplineste aceasta in cadrul firmei. Calitatile profesionale se obtin prin studiu permanent, prin observarea celorlalti si adaptarea la modul de lucru al organizatiei.

Cerintele profesionale se refera la:

cunoasterea limbii romane cu tot ceea ce inseamna ea (ortografie, gramatica, vocabular);

cunoasterea si utilizarea corecta a metodelor si tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale:

procedee de scriere si citire rapida;

procedee de codificare si clasare;

cunoasterea a una, doua limbi straine;

cunoasterea lucrului pe calculator:

tehnoredactare;

baze de date;

posta electronica;

noile tehnologii de transmitere si prelucrare a informatiilor.

cunoasterea unor notiuni de psihologie si comportament in relatiile cu publicul (secretara trebuie sa fie un bun psiholog, reusind sa descopere ce fel de om are in fata si ce pozitie trebuie sa adopte fata de comportamentul acestuia).

cunoasterea unor principii de organizare si conducere; in acest sens, ea trebuie sa aiba cunostinte de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc.

cunoasterea lucrarilor de secretariat si corespondenta;

dorinta de a se perfectiona continuu in domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate si a publicatiilor de profil.